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ADMINISTRAÇÃO Gisele Lozada Organização, sistemas e métodos Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Conceituar organização, sistemas e métodos. Explicar a importância do uso de sistemas e métodos nas organizações. Analisar situações que envolvam organização, sistemas e métodos sob uma visão sistêmica. Introdução Neste capítulo, você vai estudar os conceitos de organização, sistema e métodos, compreendendo a importância da utilização desses três pilares, que visam a melhorar a entrega das atividades-fim de uma empresa, podendo também ser utilizados em qualquer outra área que busque os benefícios dessas práticas. Você também vai analisar situações que envolvem organização, sistemas e métodos e verificar como esses ele- mentos podem ser aplicados em diferentes cenários. Conceitos fundamentais Quando se fala em organização, o tema muitas vezes parece ser familiar, uma vez que é algo presente na vida de todos. Pode-se dizer que a sociedade é uma enorme organização, sendo esse aspecto primordial para a comunidade como um todo. Cabe ressaltar que, atualmente, as pessoas passam a maior parte do seu tempo dentro de organizações, atuando nelas e dependendo delas. Pode-se dizer que é nas organizações que o indivíduo vive e trabalha, onde aprende e ensina a outros indivíduos o que sabe. Cabe ressaltar, ainda, que as mais diversas necessidades que o homem possui são atendidas pelas organizações, sejam elas necessidades materiais ou físicas, sociais ou psicológicas, conforme apontam Andreoli e Rossini (2015). A palavra organização tem origem grega, organon, cujo significado é “ferramenta”, “instrumento”. Ou seja, a origem da palavra remete a algo com que se trabalha e que tem por objetivo alavancar e potencializar esforços. Nesse sentido, veja no Quadro 1 a conceituação de organização na visão de grandes pensadores. Fonte: Adaptado de Andreoli e Rossini (2015). Autor Conceito Etzioni (1980) Organização é uma unidade social ou agrupamento humano com várias funções, estruturada para atingir objetivos específicos. Maximiano (1992) Organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos, cuja realização seria impossível sem ela. Srour (1998) Organização é uma coletividade especializada na produção de determinado bem ou serviço. Kanaane (1994) Organização é um sistema socialmente estabelecido pelo conjunto de valores expressos pelos indivíduos que fazem parte dele, onde esses indivíduos aprendem e transmitem ensinamentos. Quadro 1. Conceituação de organização Tendo em vista a complexa relação que a organização possui com o in- divíduo e com o meio que a cerca, pode-se dizer que a organização interage a todo momento com o meio em que está inserida, influenciando e sendo influenciada por ele. Ainda, as organizações são criadas e estruturadas para alcançar objetivos específicos, ou seja, sua elaboração e sua execução são planejadas e projetadas para atender aos fins para os quais foram criadas, conforme lecionam Andreoli e Rossini (2015). As organizações poderão ser reconstruídas, reestruturadas e redefi- nidas, na medida em que precisam se adaptar ao mercado em que atuam, considerando as mudanças de objetivos que poderão surgir ao longo de sua existência. Nessa visão, as organizações estão sempre em um processo de monitoramento, adaptação e revisão e em constante modificação, para que Organização, sistemas e métodos2 se perpetuem perante a sociedade, devendo ser vistas como um organismo social vivo, sujeito a mudanças e constantes interferências, conforme leciona Chiavenato (2011). Segundo Chiavenato (2010), uma organização, em suma, tem origem no ato básico de organizar, que significa estruturar, colocar em ordem, consolidar, atribuir autoridades e responsabilidades, definir quem é responsável pelo quê e quais são as tarefas organizacionais que serão essenciais para o objetivo do negócio. Vejamos os elementos constituintes de uma organização, com base em Caravantes, Kloeckner e Panno (2005). Propósito: toda organização, quando é criada, visa a atender a um propósito, um objetivo específico a que se propõe atender. Pessoas: são a parte mais importante de uma organização, que depende do desempenho delas; as pessoas são responsáveis pelo planejamento, pela organização e pela execução das funções para as quais foram contratadas. Estrutura: a organização precisa estar instalada em alguma estrutura, pois, assim, conseguirá organizar com mais facilidade os diversos recursos, esforços, fluxos e processos das atividades que precisam ser desempenhadas, conforme o objetivo da organização. Tal estrutura pode funcionar das mais diversas formas, sempre em função das ca- racterísticas da organização. Tecnologia: refere-se ao conhecimento e aos métodos que serão uti- lizados pelas organizações para alcançar seus objetivos. A tecnologia ainda representa o conhecimento da organização, ou seja, a maneira como ela realiza suas tarefas. Para suprir toda essa complexidade da organização, há um elemento es- sencial, que é chamado de sistema. A palavra sistema tem sua origem no grego sistemis, que significa combinar, ajustar, formar um conjunto. Ela pode ser utilizada com vários sentidos, mas, para o entendimento do assunto que está sendo abordado neste capítulo, será conceituada como um conjunto de partes integradas que possui por finalidade comum alcançar determinado objetivo, conforme sintetiza Chiavenato (2010). Ou seja, um sistema pode ser definido como um somatório de dois ou mais elementos, que são chamados de subsistemas e que, quando interagirem, alcançarão um propósito comum, conforme apontam Andreoli e Rossini (2015). 3Organização, sistemas e métodos A partir desse conceito, cabe dizer que existem quatro premissas que carac- terizam a definição de sistema, conforme apontam Andreoli e Rossini (2015): um sistema deverá englobar um conjunto de dois ou mais elementos ou subsistemas; esses elementos deverão se relacionar, gerando influência um sobre o outro e mantendo, assim, uma relação de interdependência; tal interação entre os elementos deverá ter como objetivo alcançar um propósito comum; o conjunto dos elementos deverá estar inserido em um meio ou um local no qual desenvolva determinada função. Salienta-se que, para compor um sistema, não é somente necessário que exista mais de um elemento, mas também que os elementos interajam e se coordenem, unindo-se, assim, para desempenharem um papel no ambiente em que estão inseridos. Cabe ressaltar que a quantidade de subsistemas estará ligada diretamente à complexidade do sistema, o que impactará diretamente na necessidade de coordenação de suas ações. Ou seja, quanto mais subsistemas existirem em um sistema, maior deverá ser a complexidade, demandando, assim, uma maior harmonia entre as partes envolvidas, conforme lecionam Andreoli e Rossini (2015). A organização pode ser um belo exemplo de sistema, pois ela é composta por diversas áreas, como: marketing, financeiro, gestão de pessoas, produ- ção, entre outras. Quanto maior for a empresa, mais coordenados os setores necessitarão trabalhar. Assim, torna-se necessário apresentar as partes que constituem um sistema; são elas: entradas (inputs), processamento, saídas (outputs) e retroalimentação ( feedbacks), além do objetivo e do ambiente no qual as partes estão inseridas, conforme se vê na Figura 1. Figura 1. Estrutura e partes constituintes do sistema. Fonte: Adaptada de Andreoli e Rossini (2015). Organização, sistemas e métodos4 O objetivo principal de um sistema é sempre atender ao desígnio para o qual foi desenvolvido. Por exemplo, um sistema de produção possui como alvo principal o atendimento do mercado consumidor da organização; para tanto, o processo de produção deverá desenvolver e fabricar os produtos conforme as demandas geradas pelos consumidores. Se uma fábricase propõe a produzir isqueiros, logo, o produto final destinado ao cliente deverá ser isqueiros. Mas, para que o sistema tenha efetividade em seu objetivo, é necessária a utilização de métodos que facilitem o que está sendo desenvolvido pelo sistema. Em linhas gerais, pode-se dizer que método é como se deve fazer algo, ou seja, é a forma pela qual algo será realizado ou produzido, visando ao atendimento do que foi proposto, conforme lecionam Andreoli e Rossini (2015). A palavra método tem sua origem no grego méthodos, cujo significado é “caminho para chegar a um fim”; ou seja, é o meio pelo qual as coisas são feitas, segundo Chiavenato (2015). O criador do conceito moderno de método foi René Descartes (1596–1650), que escreveu o famoso livro Discurso do método. O método cartesiano, como ficaram conhecidos seus ensinamentos, é resu- mido em quatro princípios básicos, descritos a seguir (DESCARTES, 2007). 1. Dúvida sistemática ou evidência: é basicamente não aceitar como verdade algo enquanto não se souber com evidências e de forma clara e distinta aquilo que é realmente verdade. 2. Análise ou decomposição: é a divisão e decomposição do problema em quantas partes forem possíveis ou necessárias, visando a buscar a melhor solução. 3. Síntese ou composição: é conduzir de maneira ordenada o raciocínio, iniciando sempre com os objetivos mais fáceis, ou seja, que são simples de se conhecer, migrando gradualmente para os pensamentos mais complexos. 4. Enumeração ou verificação: consiste em fazer recontagens, verifica- ções e revisões, de maneira geral, a fim de que fique claro que nenhuma das partes envolvidas foi deixada de lado. Métodos remetem à maneira como as atividades ou tarefas serão desenvol- vidas, visando sempre à utilização do melhor caminho a ser percorrido, para que as tarefas alcancem os objetivos e resultados para os quais foram criados. São os métodos, ainda, que definem o modo de fazer algo da melhor maneira possível, buscando economizar esforços, tempo e recursos, visando sempre à melhora da qualidade na produção, conforme aponta Chiavenato (2010). 5Organização, sistemas e métodos Pode-se definir, então, que a fusão dessas três variáveis, organização, sistemas e métodos, vai permitir organizar, sistematizar e metodizar as ativi- dades de uma empresa, para que seus desafios internos possam ser encarados e transformados em atividades com padrões de excelência, visando a entregar aos seus usuários o que a organização propõe. Importância do uso de sistemas e métodos nas organizações A fi nalidade dos sistemas e métodos para a organização é estruturar, organizar, arranjar, integrar e coordenar as atividades que serão realizadas pela empresa. Trata-se do meio pelo qual se ordena o arranjo da empresa, visando a facilitar o trabalho dos setores e indivíduos que estão envolvidos nela, conforme leciona Chiavenato (2010). O uso de sistemas e métodos tem como premissa orientar os administradores e gerentes na organização da empresa, tendo como finalidade aumentar a eficiência do trabalho que está sendo proposto. Busca-se assegurar a máxima eficiência da operação, aplicando-se sistemas e métodos que visam à economia de recursos e tempo de trabalho, conforme sintetiza Chiavenato (2010). Uma função muito importante do uso de sistemas e métodos é indicar formas de administrar e estruturar a organização visando à redução de cus- tos, sem que isso acarrete mais esforços à estrutura da organização. Ou seja, deve-se buscar novos meios para que a organização possa ser mais efetiva em suas atividades, mas sem aumentar a carga de trabalho sobre os setores da organização. Nesse sentido, conforme leciona Chiavenato (2010), quando os sistemas, a organização e os métodos estão em consonância, os objetivos a seguir se exaltam e se tornam poderosos aliados para a empresa: organizar e reorganizar a atividade organizacional; metodizar e racionalizar a atividade organizacional; melhorar continuamente o trabalho organizacional; criar condições para utilizar adequadamente e otimizar o uso dos re- cursos da organização; promover a integração de atividades que fazem parte do trabalho da organização; aumentar a eficiência e a eficácia organizacional, proporcionando, como consequência, o aumento da qualidade e da produtividade do trabalho; Organização, sistemas e métodos6 agregar valor ao negócio da empresa e às pessoas que nela estão envolvidas; identificar os indicadores de desempenho da organização e das unidades que fazem parte da mesma, podendo, assim, alavancar os resultados de todos os setores. Possuir um alinhamento entre os sistemas, os métodos e a organização não é algo simples. Alcançar tais objetivos torna-se, muitas vezes, um desafio, pois racionalizar tarefas e atividades, aperfeiçoar processos e métodos, aumentar a produtividade e a qualidade do produto que está sendo entregue, ou seja, transformar a atividade organizacional em um exemplo de excelência, é uma tarefa complexa para qualquer empresa. A Figura 2 demonstra o objetivo final dos sistemas, da organização e dos métodos e tudo o que esse alinhamento representa para a saúde da organização. Figura 2. Objetivo final do sistema, da organização e dos métodos (SO&M). Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). Observe que o uso dos sistemas e dos métodos em uma organização tem como foco a forma como ela entrega seus resultados, a partir das atividades por ela desenvolvidas. Por exemplo, uma empresa de produção ou de prestação de serviços espera entregar eficiência e eficácia, visando aos melhores resultados no que tange à satisfação de seus clientes. Quando a empresa consegue atuar de maneira efetiva em seus sistemas e metodologias, em prol da valoração da organização, cria uma cadeia de valor organizacional muito importante para o desenvolvimento de todo o ambiente em que está inserida. 7Organização, sistemas e métodos Nesse sentido, é importante conhecer os tipos de sistemas que existem, a fim de identificar os métodos que são utilizados por eles e os impactos que vão causar nas organizações. As classificações mais utilizadas levam em conta a constituição e o relacionamento que o sistema possui com o ambiente. Portanto, quanto à sua constituição, temos os seguintes sistemas, conforme aponta Chiavenato (2010). Físicos ou concretos: são os sistemas que são compostos por tudo aquilo que é palpável, ou seja, abrangem tudo o que é concreto, como máquinas, equipamentos, instalações, edifícios, entre outros elementos. Conceituais ou abstratos: são sistemas compostos por aspectos que não são palpáveis, ou seja, que são abstratos, como filosofia, políticas, diretrizes, programas, procedimentos, regras, entre outros elementos. Um ponto importante e que tem impacto direto na organização é a relação que os diferentes tipos de sistemas têm com o meio em que estão inseridos. Nesse sentido, eles poderão ser classificados a partir dos conceitos a seguir, conforme elabora Chiavenato (2010). Sistemas fechados ou mecânicos: são os sistemas cujas entradas e saídas para o ambiente externo são conhecidas, ou seja, são sistemas nos quais um tipo de entrada vai sempre produzir um determinado tipo de saída; são altamente previsíveis e quase sempre contam com a total certeza de seus acontecimentos. Exemplos: motores, máquinas e equipamentos. Sistemas abertos ou orgânicos: são sistemas que possuem entradas e saídas para o meio ambiente externo nem sempre conhecidas, ou seja, possuem um grande relacionamento com o meio externo e, em função disso, necessitam estar sempre em adaptação. São os sistemas chamados de vivos e orgânicos, os quais estão sujeitos à indeterminação e à incer- teza, sendo, em geral, dotados de elevada flexibilidade e adaptabilidade. A grande verdade é que não há um sistema absolutamente fechado ou absolutamente aberto. Nas empresas em geral, existem os sistemas mecânicos, que são as máquinas, e os sistemas orgânicos,que são, principalmente, as pessoas. A própria organização se torna um sistema orgânico, vivo e aberto. Organização, sistemas e métodos8 No passado, as empresas eram visualizadas como sistemas fechados e dotados de poucos componentes relevantes. A ideia predominante era abordar apenas alguns poucos componentes conhecidos do sistema e omitir totalmente tudo aquilo que não podia ser compreendido ou controlado. A incessante busca pela certeza e pela previsibilidade fazia com que as empresas se concentrassem apenas naqueles aspectos que podiam compreender ou controlar, conforme leciona Chiavenato (2010). A partir do esquema apresentado na Figura 3, e para contribuir com a compre- ensão da complexidade que envolve sistemas, organizações e métodos, é preciso ainda compreender um pouco sobre o sistema econômico. O sistema econômico é definido como o conjunto de elementos que participam da produção de bens e serviços, cuja finalidade última é o consumo. O cliente é o agente mais importante da relação econômica, pois todos os esforços utilizados nas organizações visam ao atendimento do consumidor, conforme leciona Carvalho (2015). Figura 3. Classificação dos sistemas. Fonte: Chiavenato (2010, p. 47). 9Organização, sistemas e métodos Dentro desse ecossistema econômico, outros dois atores são de suma importância: produtor e empresa. O produtor, com o papel de produção, é responsável pela organização dos fatores que envolvem a produção. Já a em- presa entrega ao consumidor final o que foi produzido pelo produtor, ou seja, pega a matéria-prima bruta da produção e transforma em produto, que será destinado ao consumidor, conforme elabora Carvalho (2015). A partir desses três atores, o sistema econômico se divide em três grandes categorias, apresentadas a seguir, com base em Carvalho (2015). Setor primário: é o conjunto de unidades produtoras que extraem os recursos naturais e os transformam em produtos destinados às indústrias do setor secundário. Abrange áreas dedicadas à pecuária e às atividades agrícolas extrativistas, como uma fazenda produtora de grãos ou uma granja que produz ovos. Setor secundário: são as unidades destinadas à atividade industrial, que têm o papel de transformar matéria-prima em bens de consumo destinados ao cliente final ou à produção. Um exemplo são indústrias de calçados que utilizam o couro, a borracha, os plásticos e os metais, ou seja, produtos oriundos do setor primário, transformando tudo isso em um sapato, que será vendido ao consumidor final, ou, ainda, pro- duzindo parte do sapato, como a sola, que será vendida a um produtor que finalizará o sapato. Setor terciário: é o conjunto de unidades produtoras que prestam serviços, como hospitais, escolas, bancos, academias, barbearias, res- taurantes, dentre outras. No link a seguir, você pode consultar a codificação e a descrição das atividades de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas, elaborada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, podendo, assim, identificar a qual setor econômico cada atividade pertence. https://qrgo.page.link/F6Rxx Cabe ressaltar que, para cada sistema, pode ser adotado um tipo de método que melhor se adapte. Sendo assim, haverá inúmeros tipos de metodologias, Organização, sistemas e métodos10 tendo em vista as inúmeras combinações que os sistemas apresentam quando tratados dentro da organização. Nota-se, nesse sentido, a importância de os três pilares — organização, sistemas e métodos — estarem bem alinhados, pois, só assim, o ambiente em que estão inseridos poderá atingir o objetivo para o qual é proposto. Organização, sistemas e métodos sob uma visão sistêmica Como vimos, em teoria, os conceitos de organização, sistema e métodos estão conectados, permitindo que um conjunto de agentes estejam adequadamente arranjados (organização), interagindo em relações de interdependência (sis- tema). Cada parte tem um papel a ser cumprido, executando sua tarefa de acordo com o que dela se espera (método), em busca de um objetivo comum (visão sistêmica). Mas isso não é algo que ocorre apenas na teoria; muito pelo contrário, é algo que acontece na prática o tempo todo. Esses conceitos e suas conexões estão presentes nos mais variados cenários do nosso cotidiano. Podemos começar a analisar essa questão pensando em uma empresa, como uma fábrica: ela existirá com o propósito de produzir bens que são destinados à satisfação das necessidades de seus clientes, gerando lucros para a empresa. Para que isso aconteça, haverá diversas pessoas envolvidas na operação, distribuídas em diversos setores, cada uma desempenhando um importante papel para o conjunto por elas formado e para o alcance dos objetivos. Por exemplo: haverá a área de marketing, fazendo propaganda dos produtos, que serão negociados com os clientes pela área de vendas. Depois de fechados os pedidos, estes serão encaminhados para a área de produção, que fabricará os produtos que serão entregues aos clientes. Então, a área financeira pode emitir cobranças e receber os valores oriundos das vendas, para pagar os custos envolvidos na produção, como matérias-primas e pessoal, e apurar o lucro obtido pela operação. Nota-se que, se não houver o trabalho do marketing, as vendas não acon- tecerão; se não houver vendas, não haverá o que produzir; se o produto for entregue sem que o faturamento e a cobrança sejam realizados, a empresa não terá receitas e, assim, não terá como pagar seus custos e despesas. Ou seja, as áreas estão interconectadas, de maneira que a atividade de uma depende da atividade da outra, e a empresa depende da atividade de todos. 11Organização, sistemas e métodos Analisando por outro ângulo, se a área de vendas fechar um pedido de um produto que a empresa não tem como produzir, não será possível entregá-lo ao cliente; se a área de produção fabricar o produto em desacordo com o que o cliente solicitou, o pedido não será aceito, e a empresa terá o prejuízo de refazer o produto; se a área financeira vender a prazo para um cliente que não possui condições de pagar pelo produto, não haverá o retorno esperado pela venda realizada. Ou seja, um setor da empresa precisa realizar sua tarefa seguindo um determinado modo de trabalho, para que o empenho aplicado pelo setor gere o resultado esperado, seja para a entrega a um cliente externo, de maneira individual, ou para outro setor da empresa. Isso não é algo que ocorre apenas no ambiente empresarial. Esse con- texto se repete em vários outros cenários. Por exemplo, pense em um time de voleibol, no qual existem diversas pessoas envolvidas, distribuídas em diferentes áreas, como a diretoria do clube, a comissão técnica, o depar- tamento médico, os preparadores físicos, os médicos, o pessoal de apoio e os atletas. Cada um deles tem um importante papel a cumprir, o que fica ainda mais evidente se pensarmos no time durante a partida: cada atleta ocupa uma posição, como os atacantes, o levantador e o líbero, cada um desempenhando sua função. Eles devem estar posicionados em pontos específicos da quadra, realizando movimentos que seguem orientações prévias que indicam como dar um saque, como receber uma bola, como atacar, entre outras ações. E tudo isso é feito com um propósito, um objetivo comum, que é ganhar o jogo. Isso pode acontecer de uma forma ainda mais abrangente se pensarmos não somente no ambiente interno da empresa, mas também em seu ambiente externo, onde estarão o cenário econômico e a sociedade de forma geral. Em um contexto macro, teremos as empresas devidamente posicionadas e agrupadas em setores econômicos, divididos em primeiro, segundo e terceiro setores. Nesse cenário, podemos pensar no plantio do trigo, que depois vira fari- nha, que se transforma no pão que é servido aos clientes de um restaurante. Nesse exemplo, a visão sistêmica se aplica ao conjunto dos setores, em que a qualidade do trabalho de cada organização impacta no desempenho daoutra, e todos se dedicam ao atendimento de um objetivo final. Organização, sistemas e métodos12 Seja em que cenário for, é imprescindível que todos tenham consciência de sua importância e seu papel no grupo, sabendo o que precisam fazer e como, tendo clareza da interpendência entre os envolvidos e a preocupação de bem desempenhar seu papel para que o próximo também possa fazê-lo, todos buscando atingir um mesmo objetivo coletivo. Esses exemplos, embora relativamente simples, demonstram o significado de cada um dos conceitos, suas conexões e relações de dependência, assim como o todo por eles formado. O empenho de todos não só permite atingir o objetivo estabelecido, mas gera uma sinergia, capaz de promover resultados coletivos que em muito superam a soma dos resultados individuais, permitindo que o objetivo comum seja até mesmo superado. Na fabricação de um carro da marca Lamborghini, tudo inicia com o marketing, que demonstra todo o potencial que a marca possui em entregar luxo, design e potência mecânica. Depois, entra em ação o setor de vendas, que trata o cliente com exclusivi- dade, oferecendo um produto totalmente personalizado, passando para a equipe de produção um pedido extremamente detalhado e específico para um cliente específico. Ou seja, as cadeias sistêmica, organizacional e de métodos de marketing, vendas e produção, cada uma em sua área, precisam estar totalmente alinhadas com a missão da empresa, pois, somente assim, será possível entregar um carro de acordo com o que a marca oferece a seus clientes. Mais importante do que conhecer organização, sistema e métodos é fazer as conexões entre esses pilares, em prol do melhor proveito das atividades que envolvem os setores de uma empresa, uma equipe desportiva, a prestação de um serviço ou a confecção de um produto. Seja qual for o segmento que tem a necessidade de aplicação desses conceitos, é primordial conhecer e perceber onde cada conceito deverá ser utilizado e em que momento. Ao conhecer o melhor caminho a ser seguido, o resultado será o melhor atendimento das necessidades que precisam ser supridas. 13Organização, sistemas e métodos ANDREOLI, T. P.; ROSSINI, F. Organização, sistemas e métodos. Curitiba: InterSaberes, 2015. CARAVANTES, G. R.; KLOECKNER, M. C.; PANNO, C. C. Administração: teorias e processo. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. CARVALHO, M. A. Microeconomia essencial. São Paulo: Saraiva, 2015. CHIAVENATO, I. Iniciação a sistemas, organização e métodos: SO&M. Barueri: Manole, 2010. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 8. ed. Rio de Janeiro: Cam- pus, 2011. DESCARTES, R. Discurso do método. São Paulo: Martins Fontes, 2007. Organização, sistemas e métodos14