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PRINCÍPIOS E TÉCNICAS DE NEGOCIAÇÃO Autores: Deivi Eduardo Oliari Elson Vieira Da Mota Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS 658.4052 O46p Oliari, Deivi Eduardo Princípios e técnicas de negociação / Deivi Eduardo Oliari e Elson Vieira da Mota. Indaial : Uniasselvi, 2012. 99. p.: il Inclui bibliografia. ISBN 978-85-7830-541-3 Ebook 978-857141-150-0 1. Negociação; 2. Administração. I. Centro Universitário Leonardo da Vinci II. Núcleo de Ensino a Distância III. Título Reitor: Prof. Dr. Malcon Tafner Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Norberto Siegel Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Profa. Hiandra B. Götzinger Montibeller Profa. Izilene Conceição Amaro Ewald Profa. Jociane Stolf Revisão de Conteúdo: Profª. Márcia Regina Annuseck Revisão Gramatical: Profª. Iara de Oliveira Diagramação e Capa: Centro Universitário Leonardo da Vinci CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (047) 3281-9000/3281-9090 Copyright © UNIASSELVI 2012 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. Impresso por: Elson Vieira da Mota Possui graduação em Publicidade e Propaganda pela Universidade Anhembi Morumbi (1989) e especialização em Gestão Estratégica de Marketing - ICPG (2004). Pós- graduação em Metodologia de Ensino de Filosofia e Sociologia (UNIASSELVI-PÓS, 2011). Mestrando em Desenvolvimento Regional pela FURB - Universidade Regional de Blumenau (Linha de pesquisa em comunicação e desenvolvimento sustentável). Atualmente é coordenador e professor do curso de Publicidade e Propaganda do IFES - Instituto Fayal de Ensino Superior (Itajaí), professor titular da Associação Educacional do Vale do Itajaí Mirim (Brusque) e professor no curso de publicidade e propaganda da FURB- Fundação Universidade Regional de Blumenau. Tem experiência na área de Comunicação, com ênfase em Relações Públicas e Propaganda, atuando principalmente nos seguintes temas: propaganda, mercadologia, relacionamento com o cliente, comunicação e desenvolvimento regional, gestão de marcas e serviços desde 1990. Deivi Eduardo Oliari Doutorando no Programa de Pós- Graduação em Ciências da Linguagem com ênfase na Análise do Discurso e Mestre em Ciências da Linguagem – Tecnologia da Informação - pela UNISUL. Especialista em Propaganda e Marketing com graduação em Comunicação Social pela UNIVALI. Atualmente é Coordenador do Curso de Comunicação Social na UNIASSELVI. Tem experiência na área de Comunicação, com ênfase em Editoração Eletrônica, Design e Comunicação Visual, Planejamento e Projeto Gráfico, Relações Públicas, Publicidade e Propaganda e Jornalismo. Sumário APRESENTAÇÃO ..................................................................... 7 CAPÍTULO 1 Introdução à Negociação ..................................................... 9 CAPÍTULO 2 As Etapas das Negociações ................................................ 29 CAPÍTULO 3 Formas de Negociação ....................................................... 41 CAPÍTULO 4 Os 10 Elementos da Negociação ........................................ 53 CAPÍTULO 5 Indicadores de Avaliação da Negociação .......................... 69 CAPÍTULO 6 Negociação Internacional ................................................. 87 7 APRESENTAÇÃO Caro(a) pós-graduando(a): Vamos iniciar os estudos de Princípios de Técnicas de Negociação. A abordagem que faremos neste caderno estará direcionada para a identificação de problemas na negociação, matrizes e formas de negociações, com seus elementos e indicadores, bem como negociações internacionais. A escolha dos assuntos vai ao encontro das exigências do mercado competitivo, dinâmico e globalizado, num contexto onde negociamos o tempo todo, em todas as esferas de relações. No primeiro capítulo faremos a apresentação da negociação, seus conceitos, identificação do problema da negociação, percepções e emoções. Este capítulo é de grande importância, pois servirá de base para todo o restante do conteúdo. O segundo capítulo trará a matriz de negociações complexas, que auxiliará na identificação dos elementos da negociação e ajudará na condução para formalização de negociações seguras e consistentes. O terceiro capítulo trará conceitos para ampliar a tomada de decisões nas negociações e estabelecerá uma relação de negociações embasadas na lei. O quarto capítulo tratará diretamente dos dez elementos da negociação e como eles impactam nas negociações. Seu domínio é essencial para que o negociador tenha segurança em suas ações de abordagem e argumentação. No quinto capítulo traremos os indicadores de avaliação de negociação que auxiliarão na análise dos resultados alcançados pelas negociações realizadas, além de indicar algumas avaliações para mensurar e orientar a comparação destes resultados de negociações de naturezas distintas. As negociações internacionais será tema do sexto e último capítulo deste caderno. Trará as peculiaridades desta negociação, na qual aspectos culturais e legais devem ser tratados de maneira diferenciada para se ter eficácia. Desejamos a todos(as) uma excelente leitura, ótimos estudos e um ótimo aproveitamento! CAPÍTULO 1 Introdução à Negociação A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Compreender a questão de conflito x negociação. 3 Trabalhar as percepções. 3 Desenvolver o pensamento crítico. 3 Compreender os conceitos de conflitos, percepção e emoções. 11 Introdução à Negociação Capítulo 1 Contextualização Quando você pensa em negociação, o que vem à sua mente? Alguns acham que a negociação depende de várias teorias que devem ser aprendidas antes de se entrar no palco das atividades de negociação. Outros acham que ela é uma atividade óbvia que só se aprende no dia a dia através de experiências práticas e que não pertenceria a uma competência técnica/profissional. São duas visões equivocadas. Durante muitos anos se falou que negociação era uma arte, mas negociar é muito mais que isso. É um misto de atitude, técnica, conhecimento do outro negociador, do produto e do cenário. Tudo isso reunido para que, no momento em que você crie a oportunidade e ela apareça, não perca a chance de fechar um ótimo negócio. Negociação é um assunto extremamente importante para se trabalhar, pois está inserido no cotidiano, na vida, na natureza das pessoas e, portanto, é a base de seus relacionamentos. Tudo é negociável, tudo se negocia: a pauta da reunião, o horário para chegar a casa, o restaurante para o jantar, o desarmamento nuclear, a preservação da natureza, a guerra, a paz e, até mesmo, a venda e a compra de objetos. Breve História da Negociação A história da negociação começa quando o homem precisou administrar a sobra de produção da agricultura, assim surgiu o sistema de trocas, que se caracterizou como escambo. Depois, algumas mercadorias (o gado, o sal) passaram a ser mais aceitas que outras e assumiram a função de moeda, daí derivou-se a palavra pecúlio = dinheiro. Quando o homem descobriu o metal foram fabricadas as moedas de ouro. Na Idade Média, as pessoas deixavam seus valores guardados com o ourives, posteriormente surgiu a moeda de papel como garantia. Na era industrial vemos os excedentes de produção se multiplicarem, então, surgiu a figura do vendedor com a missão de vender (não trocar), o máximo que pudesse. Hoje, na era da transformação digital e da tecnologia da informação, precisamos transformar bons vendedores em bons negociadores. A importância da Negociação A negociação pode ser considerada como um processo de decisão pelo qual as partes envolvidas estabelecem ou pretendemestabelecer um acordo por oposição a uma forma de ação unilateral. O processo desencadeia-se quando 12 Princípios e Técnicas de Negociação se verifica a existência de divergências entre posições de várias partes, cuja natureza compreende a percepção de interesses comuns que conduzem, por sua vez, a algum tipo de interdependência. Pollan e Levine (1994 apud MARTINELLI; ALMEIDA, 1988) afirmam que a negociação é, depois de ler e escrever, a habilidade mais importante das necessárias para se tornar bem-sucedido pessoalmente, financeiramente e nos negócios. Segundo os autores, os negociadores são proativos e não aceitam as coisas como elas são sem antes perguntar por que não poderiam ser feitas melhor. Afirmam, ainda, que há poucos negociadores de fato. Negociar efetivamente ou tecnicamente, para os autores, exige outras condições nem sempre preenchidas pelos que negociam informalmente. E elencam três razões por existir poucos negociadores: a. Muitas pessoas, simplesmente, não sabem como negociar, já que ninguém ensina a negociar, quer seja na escola quer seja em casa. b. As pessoas não acreditam que seja possível aprender como negociar, visto que, como isso não é ensinado, pensam que seja algo que não necessita ser aprendido. c. E a terceira e principal razão é o medo de negociar. Devemos considerar então que a habilidade de negociação não é nata do ser humano, mas aprendida e desenvolvida com métodos e técnicas características. O Conceito de Negociação O tema Negociação é um assunto muito discutido nos últimos tempos, incluindo o mundo da tecnologia da informação e da globalização do século XXI. Buscar o consenso nas transações seja em qualquer esfera é fundamental para estabelecermos relações duradouras e ampliarmos fronteiras de negócios. As negociações devem contemplar ganhos para todas as partes envolvidas no processo. Para isso são necessárias certas habilidades que veremos no decorrer deste caderno. Muitas definições são encontradas na literatura, mostrando diversas visões e enfoques sobre o conceito de negociação: “Negociação é o uso da informação e do poder, com o fim de influenciar o comportamento dentro de uma rede de ‘tensão’.” (COHEN, 1980, p.13). “Negociação é um processo de comunicação bilateral com o objetivo 13 Introdução à Negociação Capítulo 1 de se chegar a uma discussão conjunta.” (FISCHER; URY, 1985, p.30 apud MARTINELLI; ALMEIDA, 1988, p. 20). “Negociação é o processo de comunicação com o propósito de atingir um acordo agradável sobre diferentes ideias e necessidades.” (ACUFF, 1993, p. 21 apud MARTINELLI; ALMEIDA, 1988, p. 20). Percebe-se neste conceito que a comunicação tem uma importância no processo. No entanto, diversos aspectos influenciam a negociação. O autor ainda conclui que a negociação é um conjunto de comportamentos que compreende comunicação, vendas, marketing, psicologia, sociologia e resolução de conflitos. Para Andrade, Alyrio e Macedo (2007), são duas as formas de as pessoas negociarem para se chegar a um acordo: a barganha de propostas e a solução de problemas. Na barganha, cada uma das partes defende sua proposta sem se aprofundar na compreensão daquilo que está sendo negociado; enquanto na solução de problemas os negociadores visualizam as etapas do processo decisório e procuram entender o problema para, a partir daí, buscar soluções. As negociações devem apresentar benefícios para todas as partes envolvidas, ou seja, o sentimento da obtenção de algum ganho. Hoje, mais do que nunca, é preciso compreender e desenvolver a capacidade da negociação ganha-ganha. O negociador ganha-ganha parte do princípio de que a efetividade de um acordo é fruto da sua qualidade por aceitação, uma vez que esta qualidade significa o atendimento integral ou parcial dos interesses de todas as partes envolvidas. Isto somente é possível quando se consegue manter o relacionamento em um nível construtivo mesmo com todas as divergências e conflitos de interesses. As divergências estão presentes em todos os relacionamentos humanos e em todos os meios sociais. As diferenças acontecem entre pessoas de uma mesma família, vizinhos, grupos religiosos e esportistas, organizações e governo, cidadãos, dentre outros. Podem ser das áreas trabalhista ou comercial, sendo constituídas por múltiplos participantes e múltiplos critérios. Devido aos altos custos físico, emocional e financeiro, os quais resultam de uma situação conflituosa, os indivíduos têm buscado maneiras de resolver suas discordâncias e diferenças de pontos de vista. Ao buscar administrar e resolver as diferenças tem-se procurado estabelecer proce dimentos que atendam aos interesses das partes envolvidas, minimizando o desgaste e os gastos desnecessários. Negocia-se nos relacionamentos sociais, em clubes, com prestadores de serviços, nos condomínios, etc. Nestes ambientes, são encontrados os mais diversos tipos de situações que requerem, em todos os momentos, que as pessoas realizem negociações. Negociação é um processo de atualização, revisão, realização de perguntas relevantes, proporcionando um aprendizado conjunto com o objetivo de minimizar as diferenças na definição de valor. 14 Princípios e Técnicas de Negociação Negociação é a possibilidade de se fazer algo melhor por meio de uma ação conjunta. Por outro lado, não deverá ser surpresa caso as ações de não negociação provem ser o meio superior de realizar algo. (SEBENIUS; LAX, 1987). Negociação é um processo de atualização, revisão, realização de perguntas relevantes, proporcionando um aprendizado conjunto com o objetivo de minimizar as diferenças na definição de valor. A negociação é ainda o modo mais eficiente de conseguir algo que se deseja. Negocia-se quando existem alternativas a serem escolhidas e essas alternativas envolvem a própria pes soa ou terceiros. Para ambos os lados, as diversas alternativas apresentam interesses comuns e interesses conflitantes, expressando a complexidade das relações. Por outro lado, a negociação possui um dilema fundamental, denominado o Dilema do Negociador. Negociar é uma arte. Requer sensibilidade, criatividade, assertividade, capacidade de análise, compreensão de relações às vezes muito complexas. Através do acesso a conceitos e técnicas, pode-se aprender e desenvolver a arte da negociação. A negociação é uma troca de valores. Estamos sempre aprimorando as nossas qualidades para nos tornarmos bons negociadores. Iniciando o Processo de Negociação Para iniciarmos o processo de negociação o primeiro ponto básico a ser definido é identificar claramente qual o problema a ser resolvido, identificando o objetivo da negociação ou o que se pretende solucionar. Para que a negociação tenha o desempenho desejado e que traga o benefício do “ganha-ganha” para as partes, Martinelli e Almeida (1988) abordam alguns problemas no processo, conforme mostra o quadro: Quadro 1 – Problemas no processo de negociação Separar pessoas do problema Frequentemente confunde-se a pessoa com o problema. É importante se- parar as pessoas do problema, concentrando-se efetivamente no objetivo da negociação. As partes envolvidas devem atacar o problema juntas e não atacar umas às outras. Concentrar-se nos interesses É comum no início da negociação que as partes assumam posições rígidas. Esse fato dificulta muito, à medida que não há flexibilidade nos acordos. Este aspecto pode tirar o foco do que realmente interessa na negociação. Negociar é uma arte. Requer sensibilidade, criatividade, assertividade, capacidade de análise, compreensão de relações às vezes muito complexas. 15 Introdução à Negociação Capítulo 1 Buscar o maior número possível de alternativas Não se fixar em apenas uma escolha para solucionar o problema ou concluir uma negociação. Sugestões das partes em encontrarsoluções é a maneira ideal para uma situação de negociação bem sucedida. Encontrar crité- rios objetivos Refletir padrões justos, que beneficiem as partes, de modo consensual e viável na negociação. Ao discutir soluções, nenhum dos lados deve ceder ao outro, mas devem acatar uma solução justa, baseados em critérios previamente discutidos e aceitos. Etapas da nego- ciação baseada em princípios Etapas que compreendem desde o momento em que se começa a pensar na negociação até o momento em que se chega a um acordo, divididos em análise, planejamento e discussão. Evitar a barganha posicional A barganha posicional deixa de atender aos critérios básicos de produzir um acordo sensato, de modo eficiente e amistoso. Criam estímulos que pa- ralisam a discussão, colocando em risco a manutenção do relacionamento. Cria tensão entre as partes e rompimento de acordos. Barganha posi- cional com várias partes envolvidas Quanto mais partes envolvidas, maiores as dificuldades em chegar a um acordo, causando a barganha posicional, extremante nociva para as negociações. Fonte: Elaborado com base em Martinelli e Almeida (2007, p. 33-37). Identificando o Problema: Percepções e Emoções O feijão é: 1- Grão; 2 - Planta; 3 - Leguminosa; 4 - Fruto Para haver a negociação será necessário definir o problema. Em não existindo uma concordância a cerca do que seja o feijão, como se poderá negociar o tipo de transporte para ele? Diferentes percepções definem diferentes critérios. A definição do problema tem que ser incontestável, assim deve-se, inicialmente, definir conceitos. Exemplo: Entender as Percepções e a Proposta de Valor O que você vê nas figuras abaixo? 16 Princípios e Técnicas de Negociação Uma ave marinha? Uma senhorinha? Um coelho? Uma jovem com chapéu? A percepção é inerente ao ponto de vista individual, mas é preciso ter vários olhares para ter a melhor percepção. As competências-chave para a negociação incluem atributos pessoais, tais como a comunicação e a percepção; a capacidade de avaliar grandes quantidades de informação e a criatividade necessária para encontrar opções que resultem em benefícios mútuos. Administrar conflitos é justamente a Criação de Consenso que leva as partes a uma definição mais adequada do problema, proporcionando, por consequência, uma melhor execução. Nas várias formas de negociação, a alternativa de um dos lados pode ser um conjunto de acordos a ser alcançado por uma potencial coalizão dos adversá rios. Conceitos Básicos Negociação é uma atividade que coloca frente a frente dois ou mais atores que, unidos por uma interdependência engajam-se voluntariamente para enfrentarem as divergências existentes em busca de um caminho satisfatório, não violento (acordo efetivo), que leve em conta a realidade do outro, visando por fim a estas divergências e, desse modo, criar (ainda que temporariamente), manter ou desenvolver uma nova relação entre eles. (ARAÚJO, 2006, p.23). A afirmação acima estabelece uma série de fatores que devem estar presentes para que um impasse possa ser resolvido através de uma negociação As competências- chave para a negociação incluem atributos pessoais, tais como a comunicação e a percepção. 17 Introdução à Negociação Capítulo 1 e que a diferencia das demais formas de resolver divergências, conforme observado anteriormente. Os envolvidos: A negociação não é um jogo contra a natureza, mas uma atividade social. Ela necessita de uma relação entre duas ou várias pessoas. Os negociadores são os representantes escolhidos para falar, negociar e decidir em nome dos envolvidos. Cinco coisas que você NUNCA deve dizer em uma negociação Algumas expressões tiram sua vantagem competitiva na hora de fechar um negócio Todo executivo passa algum tempo barganhando, seja com clientes, fornecedores, investidores ou funcionários. Muitos empresários parecem ter, naturalmente, um bom desempenho em uma negociação. Provavelmente, você tem um truque ou dois e algumas frases mágicas que costumam ajudar nessas horas. Só que ninguém é infalível. As coisas podem dar errado quando acontece um descuido. As dicas abaixo, publicadas no site da revista Inc, ajudam a manter em mente o que nunca pode ser dito para garantir o melhor negócio, com as melhores condições. 1. A palavra “entre” Muitas vezes parece razoável estabelecer uma possibilidade de escolha. Com um cliente isso pode significar dizer “eu posso fazer isso por um preço entre R$ 10 mil e R$ 15mil”. Em uma potencial contratação, você pode se sentir tentado a dizer: “Você pode começar entre 1º de fevereiro e 15 de fevereiro”. Mas esta expressão – e o estabelecimento de que é possível fazer uma escolha – tende a ser o equivalente a uma concessão. E qualquer negociador inteligente com o qual você esteja lidando vai rapidamente escolher o preço mais barato ou o prazo mais distante. Em outras palavras, você automaticamente fez uma concessão sem ganhar nada em troca. 2. “Acho que estamos quase lá” Todos já passamos por isso: aquele momento em que se quer 18 Princípios e Técnicas de Negociação tanto fechar um negócio que acabamos sinalizando ao interlocutor - o equivalente a dizer “estou pronto, vamos seguir em frente”. O problema de chegar a esta encruzilhada e anunciar que está lá é que você indicou que o valor de chegar a um acordo é maior do que alcançar o que realmente deseja. Um negociador hábil do outro lado da mesa pode muito bem usar este momento como uma oportunidade para negociar mais concessões. A menos que você consiga encarar a pressão do tempo, não deve ser o primeiro a apontar que o relógio está girando. Crie você uma situação na qual o interlocutor com quem esteja negociando fique ansioso para finalizar a negociação. Ou, pelo menos, mais ansioso do que você. 3. “Por que você não me dá um número?” Muitos acreditam que você nunca deve ser o primeiro em uma negociação a citar um preço. Deixe o outro lado iniciar a licitação, dizem os pensadores, e mais hora menos hora ele será forçado a mostrar sua “carta na manga”, o que dará uma vantagem a você. Entretanto, pesquisas indicam que o resultado de uma negociação fica muitas vezes mais perto da primeira proposta feita do que o número que a outra parte tinha em mente. Logo, o primeiro número proferido em uma negociação (contanto que não seja ridículo) tem o efeito de “ancorar a conversa”. E, por isso, seu papel na negociação pode ser importante. No livro Negociação, os autores Adam D. Galinsky, da Northwestern Kellogg School of Management, e Roderick I. Swaab afirmam: “Descobrimos que o resultado final de uma negociação é afetado pelo fato de o comprador ou o vendedor fazer a primeira oferta. Quando um vendedor faz a primeira oferta, o preço final tende a ser maior do que quando o comprador faz a primeira oferta.” Aprendeu? 4. “A decisão final é minha” No início das negociações, alguém normalmente pergunta: “Quem são as pessoas mais importantes do seu lado? Todos nesta sala estão envolvidos na decisão?” Para a maioria dos executivos, a resposta, claro, é sim. No entanto, principalmente nas negociações com organizações maiores, esta pode ser uma armadilha. Você deve estabelecer logo no início da conversa que existe uma autoridade superior, a quem deve consultar antes de bater o martelo. No caso do presidente de uma empresa, esta instância maior pode ser um investidor-chave, um parceiro ou os membros de seu conselho de administração. O ponto é, mesmo quando a decisão é apenas sua, 19 Introdução à Negociação Capítulo 1 você não quer que os negociadores saibam que é o responsável pela decisão final. Caso fique “encurralado” na negociação, esta é uma boa desculpa para conseguir um prazo antesde dar sua resposta final. Especialmente em um negócio de alto risco, um prazo de 24 horas para pensar nos termos do negócio pode ser uma (enorme) vantagem estratégica. 5. “Vá se...” Os negociadores mais experientes não levam nada para o lado pessoal. Eles são imunes a críticas, elogios rasgados e a quaisquer tentativas de provocar um abalo emocional. Como eles parecem impassíveis a todas as situações e pouco impressionados com riscos, assumem uma postura que pode deixar os menos experientes irritados. Esta pode ser uma arma eficaz quando o interlocutor é dono de sua própria empresa ou tende a levar os aspectos de seus negócios de forma muito pessoal. Sempre que negociar, lembre-se de que vale a pena manter a calma, nunca demonstrar que uma contraoferta absurdamente baixa é irritante e que essa tática o deixou perturbado. Use da mesma frieza para enervar seu interlocutor. E se isso causar raiva ou irritação, não use essa vantagem competitiva para atacar. Você pegou para si a vantagem emocional na situação. Agora vá fechar o negócio. Fonte: Época Negócios Online. Disponível em: <http://epocanegocios.globo.com/ Revista/Common/0,,EMI283857-16360,00-CINCO+COISAS+QUE+VOCE+NUNC A+DEVE+DIZER+EM+UMA+NEGOCIACAO.html>. Acesso em: 23 fev. 2012 A negociação, mesmo que algumas regras estatísticas possam ser estabelecidas, dá certa homogeneidade e regularidade às atitudes do negociador. Estas regras aproximam o negociador das disciplinas técnicas ao considerar a vontade, a capacidade cognitiva, afetiva e criativa do homem. Isoladamente ou em grupo, incorpora também um caráter próprio das ciências humanas. Das primeiras, as chamadas disciplinas técnicas, a negociação retirará os ensinamentos de análise de processos e de determinação de resultados (como na teoria do jogo); das segundas (capacidade cognitiva, afetiva e criativa), ela utilizará os estudos de comportamento e de interações. Isto é, dos fatores psicológicos, psicossociológicos e daqueles decorrentes dos aspectos socioeconômicos e culturais dos mais diversos contextos. O negociador, guardadas as devidas proporções, é o porta-voz de um grupo do qual ele assume a salvaguarda de interesses. As formas de representação têm uma grande importância na condução das negociações, destacando-se as com interesse prático considerável: 20 Princípios e Técnicas de Negociação Psicossociologia: Ciência que estuda a vida nas suas manifestações sociais ou os aspetos da vida psíquica que resultam da influência de uns indivíduos sobre os outros. Entende-se ainda por Psicossociologia a abordagem de determinada temática que privilegia as aquisições teóricas e conceituais do glossário da Psicologia e da Sociologia, por exemplo: Psicossociologia das organizações, Psicossociologia da comunicação, Psicossociologia da educação, etc. A condição voluntária: Ainda que seja uma relação entre dois ou mais atores, a negociação coloca em evidência um fenômeno de participação voluntária. Ninguém é obrigado a negociar ou permanecer na negociação. Isto levanta, então, outro aspecto importante que é a existência de um ponto de ruptura, isto é, da existência de fronteiras que delimitam imperativamente o campo de ação e cuja transgressão coloca fim à situação de negociação. Cada negociador tem interesses fundamentais, zonas de extrema intransigência, territórios invioláveis, mandatos ou obstáculos imperativos que definem os pontos de ruptura reais, além dos quais ele abandonará a negociação ou partirá para o confronto. O senso de divergência: O conceito de divergência aplica-se às situações de diferenças, desacordos, litígios e conflitos declarados ou latentes, bem como àqueles relativos à confrontação de interesses não concordantes ou, ainda, àqueles relativos à confronto de posicionamentos, de pontos de vista mais ou menos contraditórios ou incompatíveis, enfim, àqueles relativos a explorar ou compartilhar uma informação ou um projeto. O traço comum no conjunto dessas situações diversas é que elas separam, ao menos temporariamente, os atores. A negociação, embora pressuponha a existência de divergências, não se estabelece apenas para atender interesses ou objetivos contraditórios. Muitas vezes as divergências se apresentam na interpretação dos fatos, na forma de condução ou encaminhamento de um projeto, na metodologia a ser utilizada, ainda que os objetivos sejam comuns. Assim, pode-se falar de dois tipos principais de negociação: a negociação projeto e a negociação conflito. A negociação projeto tem como interdependência um objetivo comum, ainda que seja apenas uma ideia. Pode constituir-se num meio julgado necessário para colocar em prática um projeto que não se realizará ou chegará a bom termo sem a intervenção de um ou vários outros parceiros. Ainda que o objetivo seja o mesmo, Muitas vezes as divergências se apresentam na interpretação dos fatos, na forma de condução ou encaminhamento de um projeto, na metodologia a ser utilizada, ainda que os objetivos sejam comuns. 21 Introdução à Negociação Capítulo 1 existem sempre divergências de preocupações entre os parceiros que deverão se engajar, voluntariamente, numa série de discussões nas quais eles tentarão encontrar um terreno fértil para alianças e acordos. Sem estes acordos, o projeto não conseguirá ser implementado, pois, por definição, as partes encontram-se ligadas umas as outras, numa situação de interdependência (um não pode agir sem o consentimento ou a participação ativa do outro). Numa negociação conflito os atores não se encontram diante de uma realidade virtual visando à realização de projetos futuros que se quer tornar tangíveis. Refere-se sim a uma realidade concreta, caracterizada pela oposição de vontades e objetivos contraditórios. Procura de um acordo: A busca de um caminho aceitável sublinha a grande originalidade da negociação. Pode-se descrever a vontade de ter sucesso como a aceitação mútua (tácita ou explícita) de continuar uma relação ou de manter a existência de um projeto comum. O êxito substancial e não simplesmente formal de uma negociação, caracterizado pelo acordo realizado, pode adotar formas diversas, incluindo o compromisso simples, a troca de concessões mútuas, a adoção de contrapartidas ou de compensações, a criação de opções novas ou apenas a transformação do objeto ou da situação negociada. O compromisso simples pode ser definido como a retirada, por parte de cada negociador, de certas exigências em relação às posições fixadas, admitindo-se uma negociação caso a caso. O compromisso não atinge um ponto considerado ótimo por nenhuma das partes, já que cada uma abriu mão de determinados aspectos, mas fornece uma solução mínima, cujo valor é positivo, do ponto de vista da oportunidade. Este valor é de fato positivo se comparado ao custo da alternativa que seria o conflito ou à falta de ganho que o abandono do projeto ou da relação acarretaria. Toda a negociação está longe de encerrar-se através de um compromisso simples. Na verdade, alguns desses meios de pré-negociações fogem completamente ao espírito da negociação que tem como premissa básica a voluntariedade do engajamento. Embora muitos autores acreditem que tudo possa ser negociado, não podemos negociar nossas crenças, nem nossos valores, ainda que a negociação conduza, frequentemente, a uma modificação aceitável destes. Ou se acredita em Deus ou não se acredita, ou se é a favor ou contra a pena de morte, o aborto, etc. Essas opiniões podem mudar, mas elas não são negociáveis. Podemos observar que em todos os aspectos que envolvem a negociação o processo é fundamental para a sua execução. O processo está presente nos conceitos de negociação e na forma prática como é aplicada. O quadro abaixo ilustra como este processo se desenvolve dentro das negociações: Ou se acredita em Deus ou não se acredita, ou se é a favor ou contraa pena de morte, o aborto, etc. Essas opiniões podem mudar, mas elas não são negociáveis. 22 Princípios e Técnicas de Negociação Quadro 2 - O processo da Negociação Fonte: Martinelli e Almeida (1997, p.38). Você transmite credibilidade ao negociar? Reunião agendada, material preparado e argumentação na ponta da língua. Chegado o dia do encontro com o cliente tudo parece perfeito. Mas existe um “pequeno” detalhe que não pode faltar em uma negociação – a credibilidade. Passar para o seu interlocutor em uma negociação que você e suas palavras são um conjunto verdadeiro é um dos desafios na área de vendas. Em um mercado cada vez mais disputado, a falta deste quesito pode ser mortal para o sucesso da sua meta. Estar bem preparado para uma reunião com o cliente exige mais do que sair com uma tabela de preço e um cartão de visitas. Já parou para pensar na forma como você se comporta, em suas palavras, tom de voz, gestos, roupas, entre outros detalhes da sua aparência e personalidade? E sua bagagem técnica e seus conhecimentos estão adequados e atualizados para uma visita aos seus clientes? Esses questionamentos parecem óbvios, mas revê- los é de fundamental importância para medir o sucesso ou o fracasso do quanto você tem passado credibilidade em uma negociação. 23 Introdução à Negociação Capítulo 1 Segundo Marcio Miranda, Consultor internacional especializado em Negociação e Vendas e Autor do livro Negociando Para Ganhar, os maiores erros dos executivos de vendas no quesito credibilidade é a falta de preparação adequada. “Os executivos não se preocupam com a própria aparência. Além disso, os materiais de apresentação são amadorísticos, não há um planejamento formal para criar elementos que transmitam ou aumentem a credibilidade. Um bom exemplo de preparação que gosto de citar, foi o governo brasileiro na conquista das Olimpíadas de 2014”, pontua. E não é apenas a preparação que conta pontos para que a pessoa transmita a credibilidade necessária em uma negociação. É preciso ainda somar outros fatores como histórico, conhecimento específico, aparência, voz e argumentação baseadas em fatos concretos, relatórios, material impresso, testemunhos de terceiros, vídeos, clipping de aparições na imprensa e artigos publicados. Ter um histórico bem construído significa, por exemplo, ser reconhecido como uma pessoa confiável e cumpridora de suas promessas. O conhecimento específico está voltado para os negociadores com background técnico, que estudam grandes especialistas, autores e personalidades do mundo da negociação. O ponto da aparência surge exatamente na compatibilidade com a imagem que se quer transmitir. Isso passa pelo vocabulário, desenvoltura e até pelos acessórios que se usa, como relógios, canetas, celulares, etc. Assim como uma voz firme, confiante e com uma dicção clara podem ajudar e muito nos momentos de negociar. Unida a todos esses fatores, a ética na negociação passa, neste caso, a ser somente um dos pontos que confirma a credibilidade. Segundo o consultor Miranda, a credibilidade está ligada tanto a imagem da empresa quanto a do profissional. “Na negociação já se pressupõe que os argumentos utilizados pela outra parte não são 100% precisos ou verdadeiros. Por isso, a importância de se preparar detalhadamente para cada negociação e desenvolver todos os elementos que respaldam sua credibilidade é fundamental”, reforça Miranda, que também é diretor executivo da Câmara de Comércio Brasil-Rússia e presidente de um conglomerado de empresas. Ao longo de sua carreira, o consultor desenvolveu um roteiro que pode ser aplicado em qualquer tipo de negociação. Confira abaixo as oito dicas para se preparar antes de bater na porta do cliente. 24 Princípios e Técnicas de Negociação Oito passos para se planejar antes da negociação O Roteiro Estratégico de Planejamento de Marcio Miranda, é composto por oito etapas. 1º - Na primeira, chamada de “Dados da Situação”, devem ser preenchidos os dados sobre o cliente com quem vai se negociar, o assunto, a data e o local. 2º - Na segunda etapa, chamada de “Análise do Oponente”, deve constar o estilo de negociar do Oponente, o estilo do vendedor, as características do estilo do oponente e as características do seu estilo. 3º - Na terceira etapa entram os “Objetivos da Situação”. Descreva primeiro qual o principal objetivo da negociação, além também dos outros objetivos que estão em jogo. 4º - Em um quarto momento, escreva quais são as informações que precisam ser levantadas em função do estilo do oponente e dos objetivos a serem atingidos. 5º - Liste os itens que devem ser negociados, assim como as prioridades. O importante é iniciar sempre a negociação pelo item de menor conflito. Isso serve para analisar o comportamento do oponente e preparar os ânimos para os temas geradores de maior conflito. 6º - Caso a negociação seja em equipe, lembre-se de listar quem vai com você; para fazer exatamente o quê; qual será o papel de cada um; quando e onde vai ter o ensaio/alinhamento e quais informações serão necessárias para esse ensaio. 7º - Faça uma “Estrutura da Negociação”. Primeiro liste quais pontos servirão de base para a argumentação. Segundo, escreva quais informações ou materiais serão necessários para fundamentar a argumentação, tais como: planilhas, folhetos, amostras, depoimentos de clientes, etc. Terceiro, liste quais tópicos poderão ser negociados. É importante definir as condições de abertura e as condições aceitáveis, a mínima e a máxima. 8º - Finalize seu roteiro decidindo com quem você deve negociar internamente. Liste os assuntos que devem ser negociados previamente e lembre-se de definir para quem será enviada uma cópia do planejamento. 25 Introdução à Negociação Capítulo 1 Fonte: HSM Online. 2010. Disponível em: <http://www.hsm.com.br/ editorias/voce-transmite-credibilidade-ao-negociar>. Acesso em: 22 fev. 2012. Atividade de Estudos: 1) A percepção é inerente ao ponto de vista individual, mas é preciso ter vários olhares para ter a melhor percepção. As competências- chave para a negociação incluem atributos pessoais, tais como a comunicação e percepção; a capacidade de avaliar grandes quantidades de informação e a criatividade necessária para encontrar opções que resultem em benefícios mútuos. Para que possamos ter sucesso em negociações diversas é de suma importância que tenhamos nossas ideias claras e que possamos expressa-las de forma que todos possam entender. O texto acima citado demonstra que a percepção é visualizada do ponto de vista individual e que uma mesma informação pode ter vários entendimentos. Discorra sobre o assunto. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 2) Conforme o conteúdo apresentado no capítulo comente sobre “senso de divergência” e sua implicação em uma negociação. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 26 Princípios e Técnicas de Negociação ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Algumas Considerações Este capítulo abordou conceitos da negociação e sua importância no contexto das relações humanas. O ato de negociar é inerente ao ser humano desde a infância. As crianças por sinal são excelentes negociadoras, você não acha? Numa negociação de sucesso, devemos ampliar nosso campo de percepções acerca de um cenário, no qual os atores buscam em suas transações a plena satisfação dos objetivos. É nesse ambiente que permeiam os negociadores profissionais. Conhecer os envolvidos (as partes), saber propor condições, lidar com as divergências, procurar um acordo em que haja benefícios múltiplos e garantir compromissos firmados são condições básicas e essenciais para o negociador. Referências ANDRADE, Rui Otávio Bernardes de; ALYRIO, Rovigati Danilo; MACEDO, Marcelo. Princípios de negociação: ferramentas de gestão. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007. ARAÚJO, João Vieira de. Negociação e administração de conflitos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. COHEN, H. Você pode negociar qualquer coisa. 8ª edição. Record. Rio de Janeiro. 1980. MARTINELLI, Dante P.; ALMEIDA, Ana Paula de. Negociação e solução de conflitos: do impasse ao ganha-ganha através do melhor estilo. São Paulo: Atlas, 1998. SEBENIUS, James; LAX, David. The Manager Negotiatior: Bargaining for Co operation and Competitive Gain. New York: The Free Press, 1987. CAPÍTULO 2 As Etapas das Negociações A partir da concepção do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Conduzir a Negociação ao longo de suas etapas. 3 Identificar os elementos presentes na negociação. 3 Desenvolver as formas de negociação. 29 As Etapas das Negociações Capítulo 2 Contextualização Em uma negociação as partes envolvidas devem sempre buscar o ganho mútuo, ou seja, a situações que usualmente são chamadas de “ganha-ganha”. Esta ação reforça o relacionamento entre as partes no processo de negociação, garantindo que o processo seja eficiente. Esse tratamento garante que o processo seja efetivo, viabiliza a realização de ganhos das partes e, caso os ne gociadores não alcancem o acordo, sairão menos abatidos. O que é uma relação “ganha-ganha”? Como a sintonia entre empresário e fornecedor ajuda os dois a ganharem juntos. No ambiente de negócios, muito se fala na relação “ganha- ganha”. Mas, o que significa essa expressão? Ela significa que a negociação tem uma característica incomum: ninguém perde, todos ganham. É o que se pode dizer, por exemplo, da relação ideal entre uma empresa e seu fornecedor. Para entender melhor, vamos comparar com dois jogos: o tênis e o frescobol. O tênis é uma relação ganha–perde. Quando a bolinha cai no chão e fora do local, faz-se ponto. Alguém tem que ganhar, um jogador será o ganhador e o outro necessariamente será o perdedor. Já o frescobol não tem essa característica. É que para se ganhar o jogo não podemos deixar a bolinha cair no chão - os dois jogadores ganham. A ideia e a ação do frescobol são totalmente opostas ao tênis: “Somos bons se estivermos nivelados e juntos, ajudando-nos mutuamente, em um verdadeiro trabalho em equipe.” Para conseguirmos uma relação ganha–ganha, precisamos ter uma relação estilo “frescobol” e um comportamento cooperativo com nossos fornecedores. Tanto o empresário quanto o fornecedor devem expor suas percepções, seus pontos de vista e suas ideias de forma adequada e no momento oportuno. Importante: sem julgar o comportamento do outro. Fonte: LACERDA, Flávia Alves de Brito. Gestão da Qualidade: Parcerias Eficazes. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br/setor/ comercio-varejista/gestao-do-varejo/fornecedores/120-000-764-o-que -e-uma-relacao-201cganha-ganha201d/integra_bia/ident_ unico/120000764> Acesso em: 04 fev. 2012. 30 Princípios e Técnicas de Negociação A ideia central deste capítulo é abordar a negociação com foco nos interesses das partes que, na realidade, são os objetivos que se deseja alcançar. Esta fase exige a flexibilização da negociação para que se possam ser concluídos os acordos. Para isso, analisar e praticar com efetividade as etapas deste processo é fundamental para a conquista de negociações com ganhos mútuos e fortalecimento de relacionamento. Estratégias na Negociação Em uma negociação, definir a estratégia é definir o plano básico de abordagem. Segundo Hindle (2001, p. 20), “[...] estratégia é a visão geral, pensada para alcançar determinados objetivos.” Ela não deve ser confundida com tática, que é o detalhamento dos métodos a serem utilizados para colocar em prática a estratégia. Na definição da estratégia alguns fatores poderão ser levados em consideração, tais como: personalidade da(s) pessoa(s) envolvida(s), circunstância das conversas e assunto em questão. Conforme Mills (1993), em uma negociação não se deve entrar sem antes saber o que se pretende conseguir e como. “Para conseguir o que você quer dos outros, a melhor abordagem, em geral, é ajudá-los a conseguir o que eles querem.” (MILLS, 1993, p. 134). Acordos que deixam ambos os lados satisfeitos funcionam melhor porque assim as partes ficam comprometidas em manter o seu lado do acordo. Para Fisher e Brown (apud MARTINELLI, 1997), a construção do planejamento da negociação dependerá da estratégia a ser seguida. Segundo eles, o ponto mais importante a ser seguido é a construção do relacionamento, pois, dessa forma, fica mais fácil conciliar as diferenças no processo de negociação. Além da importância de separar o relacionamento das questões fundamentais envolvidas na negociação, os autores citam que é importante identificar o tipo de relacionamento que se precisa para obter-se o desejado. Pode-se concluir que os pensamentos dos três autores se complementam dentro da condição de que a estratégia é o que definirá o norte para a conquista dos objetivos pretendidos, uma vez que esta estratégia deve ser articulada levando-se em consideração as questões do relacionamento (profundidade) existente entre as partes. Conforme Lewicki e colaboradores (apud MARTINELLI, 1997, p. 116), “[...] quando se pensa em classificar as estratégias num processo de negociação, dois aspectos básicos devem ser considerados: a importância do relacionamento e a relevância do resultado.” Dessa forma, surgem cinco tipos básicos de estratégias possíveis, conforme mostra a figura: 31 As Etapas das Negociações Capítulo 2 Figura 1 – Estratégia de negociação Fonte: Lewicki et al. (apud MARTINELLI, 1997, p. 117). Etapas da Negociação Para Duzert, Spinnola e Brandão (2010), o foco no interesse é melhor para uma negociação, pois interesses são objetivos que se deseja alcançar em uma negociação e oferecem maior flexibilidade para se chegar a acordos. Existe mais de um caminho para se alcançar os interesses. Na abordagem dos ganhos mútuos, os autores exemplificam em quatro as etapas do processo de negociação utilizadas: • Preparação: o que se faz antes de iniciar um processo de negociação. • Criação de valor: o que se faz nos estágios iniciais da negociação. • Distribuição de valor: o que se faz para alcançar um acordo. • Implementação e Avaliação: o que se faz para implementar efetivamente um acordo e avaliá-lo. O quadro que segue ilustra melhor as quatro etapas citadas pelos autores: 32 Princípios e Técnicas de Negociação Quadro 3 - Estágios do processo de negociação baseados em princípios PREPARAÇÃO CRIANDO VALOR DISTRIBUIÇÃO DE VALORES IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO Deixe claras as suas atribuições e defina a sua equipe. Identifique seus interesses. Veja quais são os interesses dos outros. Prepare sugestões alternativas de ganhos mútuos. Explore os interesses de ambos oslados. Suspenda a crítica. Crie sem compro- misso. Gere alternativas que “façam o bolo aumentar”. Use a neutralidade para melhorar a situação. Comporte-se de maneira que crie confiança. Discuta padrões e critérios para “dividir o bolo”. Use de neutralidade para sugerir possíveis formas de distribuição. Projete acordos que se reforcem e estabele- çam relações dura- douras. Entre em acordo para monitorar as ações adotadas. Facilite a sustenta- ção dos compromis- sos. Continue trabalhan- do para melhorar o relacionamento. Use a neutralidade para resolver desa- cordos. Fonte: Adaptado de Duzert, Spinnola e Brandão (2010, p.16). A Preparação No processo de negociação a preparação é indispensável, é a etapa mais importante. Uma empresa ou negociador que estrutura uma boa preparação de negociação é facilmente reconhecido pelo sucesso e profissionalismo que imprime em seus negócios. [...] estar bem preparado para negociar significa que se é capaz de identificar claramente suas prioridades. É possível aprender informações cruciais no processo de embate, quando um tenta convencer o outro. (COVEY apud SORTINO, 2005, p. 51). Preparar-se para negociar é antes de qualquer coisa entender como age a outra parte, quais seus critérios e como atua. Efetivamente, o negociador que negligenciar a preparação pode ficar sem uma clara noção dos seus objetivos. A falta de preparação pode gerar propostas irreais que induzem à imediata rejeição pelo cliente e que Estar bem preparado para negociar significa que se é capaz de identificar claramente suas prioridades. É possível aprender informações cruciais no processo de embate, quando um tenta convencer o outro. (COVEY apud SORTINO, 2005, p. 51). 33 As Etapas das Negociações Capítulo 2 podem conduzi-lo a perder a credibilidade e o poder persuasivo. A preparação evita aceitar propostas desfavoráveis, permitindo que o cliente adote uma postura agressiva e recuse-se a dar continuidade à negociação por conta da sua atuação lenta e confusa. Elaborar propostas é fundamental em qualquer negociação. Este processo é realizado na preparação. Ela envolve a decisão se é melhor falar primeiro ou apenas responder às propostas do outro lado. Essa disposição é peça crucial da estratégia de negociação. Futrell (2003, p. 229) mostra como a preparação é o primeiro desafio para um bom negociador: Durante a fase de planejamento, depois de concluir uma análise da concorrência, você já sabe como sua empresa se situa [...] no que diz respeito a preços, qualidade e reputação, por exemplo. Esse conhecimento é importante no momento da negociação. [...] é conveniente destacar essas vantagens para seu cliente potencial quando for a hora certa. O quadro a seguir traz questões fundamentais para realizar o roteiro de uma estratégia favorável à sua negociação. Quadro 4 - Roteiro de Preparação de Negociação Quais são os meus interesses? Entender no processo quais são as condições favorá- veis para mim dentro da negociação. Quais são os prováveis interesses da outra parte? Buscar identificar as necessidades que serão atendidas pela outra parte quando da apresentação da minha proposta. Quais são as opções de benefícios mútuos? Nesta negociação, definir quais são os pontos em comum que beneficiam ambas as partes. Qual vai ser a minha estratégia? Quais serão meus argumentos para poder sensibilizar a outra parte de forma que aceite a proposta com mais facilidade. Qual deve ser a estratégia deles? Estar preparado para uma contrapartida da outra parte quando da apresentação da sua proposta. Qual é o mínimo aceitável e, ainda assim, melhor do que não chegar a um acordo? Estar bem certo das suas limitações na proposta para que não haja a situação de perde-ganha entre as partes. Fonte: Os autores. 34 Princípios e Técnicas de Negociação A Criação de Valor Uma vez iniciada a negociação é frequente os negociadores preocuparem-se basicamente em estratégias de ganhos de valor e esquecerem-se das oportunidades para a criação de valor. Esta situação resulta basicamente de ainda estar presente em muitas mentes o fato de que para a outra parte terá que perder quando, na prática, deveria preocupar-se em criar valor e alcançar acordos eficientes, procurando sempre captar a maior parte do valor para si próprio. Os termos negociação e investigação normalmente “andam de mãos dadas”, pois uma negociação para ser eficaz carece impreterivelmente de uma boa investigação. Bazerman (2004) ensina em alguns passos como gerar valor nas negociações: • Cultivar confiança e compartilhar informações: Busque manter o clima de confiança e pergunte se a outra parte está disposta a compartilhar informações que possam ser avaliadas em conjunto. • Revelar informações estrategicamente: confirme sua boa-vontade, deixando claro o desejo de caminhar para uma negociação em que a confiança seja a tônica das partes. Demonstre a importância do processo de troca de informações. • Apresentar múltiplas ofertas em que pese o que foi proposto: nem todas as negociações surtirão efeito positivo. Quando você percebe que há muita probabilidade de a negociação não encerrar de forma produtiva, lance mão de algumas de suas alternativas e apresente-as. Para uma negociação obter criação de valor deve atender a todos os seus interesses, não apenas aos financeiros. Deve existir uma criação de valor eficiente, de acordo com padrões de justiça, e que possibilite aos dois lados “cantar vitória”. Negociações desse tipo criam uma relação de trabalho entre os envolvidos e sempre que possível serão repetidas. Isso permite ainda que você aprenda mais sobre o outro lado e até mesmo adote algumas das habilidades de negociação dele como parte de seu repertório. A Distribuição de Valor Esta etapa é a definição de escolha dos caminhos que serão seguidos em Os termos negociação e investigação normalmente “andam de mãos dadas”, pois uma negociação para ser eficaz carece impreterivelmente de uma boa investigação. Para uma negociação obter criação de valor deve atender a todos os seus interesses, não apenas aos financeiros. Deve existir uma criação de valor eficiente, de acordo com padrões de justiça, e que possibilite aos dois lados “cantar vitória”. 35 As Etapas das Negociações Capítulo 2 comum acordo entre os envolvidos no processo de negociação. Esta distribuição está diretamente relacionada às escolhas que foram definidas na etapa de criação de valor. A distribuição de valor se torna muito mais fluída quando existe confiança entre as partes. Uma forma de facilitar esta distribuição é oferecer um conjunto de opções e definir claramente os critérios que levem os envolvidos no processo a escolherem o que mais possa beneficiá-los nesta negociação. Nesse cenário o importante é buscar opções que estejam aceitáveis e razoáveis para a definição de um acordo. Podem acontecer situações em que uma das partes perceba que tiraria mais vantagem se violasse o acordo. Nestas situações, se ambos violarem o acordo, ambos irão perder. Para que este problema não aconteça, pode-se definir uma multa para os casos do não cumprimento do acordo. Implementação e Avaliação Este é o momento da verdade em que é aplicado, na prática, todo o estudo teórico da negociação. É também, neste momento, de fato, que os acordos realizados começam a agregar valor à empresa. Aqui podemos destacar a importância de seguirmos todas as etapas sugeridas anteriormente para antecipar os aspectos que compõem a implementação e conseguir efetividade nos negócios que serão oferecidos, sem correr o risco de oferecer ou acatar o que é impossível de ser cumprido. Se o que foi decidido na mesa de negócios é extremamente difícil de colocar em prática, então o negócio não vale nem sequero papel onde foi redigido, Ertel e Gordon (2009). Os maus negociadores têm o hábito de negligenciar essa fase, o que, no futuro, acaba causando dor de cabeça e até prejuízo para as empresas. Para reforçar os conceitos abordados até agora, segue um artigo do consultor, escritor e palestrante Raúl Candeloro sobre as habilidades de um bom negociador: Responda rápido: de cada dez decisões que você toma, em quantas precisa negociar? Se a resposta foi “em todas”, você está no caminho certo e tem grandes chances de se descobrir um excelente negociador. Para realizarmos nossas tarefas somos obrigados a negociar todos os dias. Você já parou para pensar quantas decisões teve de partilhar com outras pessoas, só hoje, em casa e no trabalho? Em passagem pelo Brasil, o professor William Ury – fundador e diretor do Programa de Negociação da Universidade de Harvard e autor do best-seller Getting to Yes – abriu o Fórum Mundial de Negociação, realizado em São Paulo pela HSM (www.hsm.com.br), definindo negociação como uma comunicação A distribuição de valor se torna muito mais fluída quando existe confiança entre as partes. Uma forma de facilitar esta distribuição é oferecer um conjunto de opções e definir claramente os critérios que levem os envolvidos no processo a escolherem o que mais possa beneficiá-los nesta negociação. Se o que foi decidido na mesa de negócios é extremamente difícil de colocar em prática, então o negócio não vale nem sequer o papel onde foi redigido. 36 Princípios e Técnicas de Negociação em duas vias, com um interesse em comum. A negociação é um processo interpessoal e o maior obstáculo é a nossa tendência de agir sem pensar, o que nos faz cometer erros. Além disso, há muita emoção em uma negociação e o alto desgaste de energia, muitas vezes, prejudica o desenrolar do acordo. Ury identificou sete habilidades muito importantes para um profissional se tornar um negociador bem-sucedido. Essas habilidades estão divididas em três grupos: pessoas, problemas e decisões. Abaixo, você saberá quais são essas habilidades e como você pode desenvolver uma a uma, para se tornar um grande negociador! Quadro 5 - GRUPOS – HABILIDADES Pessoas Problema Decisão 1 - Filósofo 2 - Psicólogo 3 - Detetive 4 - Inventor 5 - Juiz 6 - Estrategista 7 - Diplomata Tenha uma perspec- tiva. Coloque-se no lugar do outro. Descubra os interes- ses. Invente opções. Avalie o que está sendo proposto. Pense antecipada- mente. Construa uma ponte. Fonte: Adaptado de Candeloro, R. As 7 habilidades do bom negociador. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/as- 7-habilidades-do-bom-negociador/30384/>. Acesso em: 03 fev. 2012. Habilidades relacionadas a pessoas: • Habilidade de ser filósofo – Mantenha a calma, o autocontrole e tenha uma perspectiva. Não perca de vista o objetivo. Dedique o mesmo tempo para preparar e para falar, conte até dez antes de responder e tenha certeza de que entendeu o que o outro está propondo. Não se esqueça de ouvir a si mesmo, observando suas reações para não “entregar” o jogo. • Habilidade de ser psicólogo – Coloque-se no lugar dos clientes. Ouça mais do que fale e faça isso para entender, não para refutar. Tenha respeito pela outra pessoa, não censure nem humilhe. Considere as questões levantadas e aconselhe-se antes de decidir. Crie uma relação de confiança e respeito. “Para cada minuto de negociação, você deve ter um minuto de preparo”. Habilidades relacionadas ao problema: • Habilidade de ser detetive – Tente descobrir o máximo possível de informações da pessoa com quem está negociando. Quais são seus interesses e motivações? E suas necessidades, desejos, preocupações? Utilize perguntas como: “Ajudem-me a entender suas necessidades” ou ainda “Por que não?”, 37 As Etapas das Negociações Capítulo 2 “O que haveria de errado em...?“ e “Pelo que entendi, seus interesses são...”. • Habilidade de ser inventor – Em vez de criticar a proposta do outro ou dizer: “Isso não é o que quero”, tente inventar situações. Conversem sobre elas para poderem, juntos, identificar os pontos positivos/negativos da proposta. Invente cenários para que seja possível encontrar uma solução que atenda a seus interesses e aos interesses do outro negociador. • Habilidade de ser juiz – Durante a negociação, você precisará ser um juiz, ou seja, decidir o que é ou não justo no que está sendo conversado. Esteja aberto aos argumentos, desde que válidos, da outra pessoa. Avalie se o que está sendo dito tem lógica. “Tão importante quanto os fatos, é a percepção das pessoas com relação a eles. Todos temos percepções diferentes”. Habilidades relacionadas à decisão: • Habilidade de ser estrategista – Ser um estrategista inclui imaginar quais são as ações que a outra parte pode tomar. É como em um jogo de xadrez: antes de mexer qualquer peça, você precisa avaliar o que aquela ação vai influenciar no jogo do outro. Quais são as peças que ele detém? Qual é a posição delas e que tipo de risco representam? Isso envolve pensar bastante antes de tomar qualquer decisão. Muitas pessoas, na ânsia de acabarem logo com a negociação ou de conseguirem o que querem mais rapidamente, acabam agindo precipitadamente. Decidem sem se preocupar com as possíveis reações do outro e se distanciam dos seus objetivos. • Habilidade de ser diplomata - É preciso criar uma ponte para que o seu adversário possa chegar até você. Você precisa ser amigável, mas isso não significa que tenha de aceitar tudo o que o outro propõe. Trabalhe para que os outros digam “sim” para suas propostas, e não para que antipatizem com sua pessoa e acabe não conseguindo chegar a acordo algum. Talvez a maior lição seja mudarmos a maneira como encaramos uma negociação, pois muitas pessoas acham que só há um vencedor. Mas em uma negociação de sucesso não existe um vencedor, mas sim dois (ou quantos forem os envolvidos). O ganho tem de ser mútuo, sempre! Depois de ler e aprender com essas habilidades, você deve ser capaz de melhorar suas negociações. E para aprimorar suas habilidades, responda a estas perguntas sempre que sair de uma negociação: 1. Quais foram as surpresas? 2. O que funcionou? 38 Princípios e Técnicas de Negociação 3. O que não funcionou? 4. O que eu faria de outro modo? 5. Quais as maneiras de melhorar o acordo? 6. Quais as habilidades a aperfeiçoar? Conselhos finais do professor Willian Ury: 1 – Pare, olhe, ouça. 2 – Prepare-se sistematicamente. 3 – Reduza o ritmo quando necessário. 4 – Faça intervalos frequentes. 5 – Invista na confiança da relação. 6 – Vá devagar, principalmente se tiver pressa. 7 – Coloque-se na posição do outro. 8 – Mantenha o autocontrole. 9 – Cuidado com as ameaças. Obrigado por fumar (Thank you for smoking), uma produção americana de 2006, com direção de Jason Reitman, é um filme que aborda muito bem o processo de negociação. Nele, Nick Naylor, ao se relacionar com seu filho Joey, dá uma aula sobre negociação e argumentação. Atividade de Estudos: Com base no conteúdo do capítulo sobre as etapas para a formulação do plano de negociação, escolha uma empresa e um cliente para os quais você tenha que formatar a PREPARAÇÃO. Para isso, responda às perguntas do quadro, imaginando a elaboração do plano: Produto: _____________________________________________ Cliente:______________________________________________ Objetivo da negociação: ________________________________ PREPARAÇÃO 39 As Etapas das Negociações Capítulo 2 Quais são os meus interesses? Quais são os prováveis interesses da outra parte? Quais são as opções de benefícios mútuos? Qual vai ser a minha estratégia? Qual deve ser a estratégia deles? Qual é o mínimo aceitável e, ainda assim, melhor do que não chegar a um acordo? Algumas Considerações Na negociação,o planejamento das etapas se torna fundamental para que o processo tenha êxito. O objetivo é que as partes tenham, no final dos negócios, a real impressão de que solucionaram suas necessidades na negociação realizada. Verificamos, neste capítulo, a existência de elementos que são fundamentais no processo de negociação. Trata-se de operações estratégicas para que se possa encaminhar da melhor forma as transações. A preparação tem como finalidade primordial posicionar o negociador para a negociação, abastecendo-o de informações e de condições que podem ser utilizadas neste processo. Serve, também, para programar a segunda etapa, que é a criação de valor, procurando otimizar os objetivos. A terceira etapa, a distribuição de valores, é o estágio da credibilidade entre as partes, primordial no processo de negociação. Finalmente, a implementação e avaliação devem ser acompanhadas detalhadamente pelo negociador para garantir a base do relacionamento e cumprimento dos acordos acertados entre as partes. 40 Princípios e Técnicas de Negociação Referências BAZERMAN, M.H. Processo Decisório. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. CANDELORO, R. As 7 habilidades do bom negociador. Disponível em: <http:// www.administradores.com.br/informe-se/artigos/as-7-habilidades-do-bom- negociador/30384/>. Acesso em: 03 fev. 2012. DUZERT, Y.; SPINNOLA, A.; BRANDÃO, A. Negociação. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2010. ERTEL, Danny; GORDON, Mark. Negociação: Desenvolvendo novas habilidades e abordagens para obtenção de resultados práticos e duradouros. São Paulo: M.Books, 2009. FUTRELL, C.M. Vendas: fundamentos e novas práticas de gestão. São Paulo: Saraiva, 2003. HINDLE, Tim. Como Conduzir Negociações. Seu Guia de Estratégia Pessoal. 3. ed. São Paulo: Publifolha, 2005. MARTINELLI, D. P. Negociação e solução de conflitos: do impasse ao ganha- ganha através do melhor estilo. São Paulo: Atlas, 1997. MILLS, Harry A. Negociação: a arte de vencer. São Paulo: Makron Books, 1993. SORTINO, Guilherme. Guia do executivo para tomada de decisões. São Paulo: Atlas, 2005. CAPÍTULO 3 Formas de Negociação A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Identificar as formas de negociação sob as diversas óticas. 3 Habilitar o conhecimento da utilização das diversas ferramentas de negociação. 3 Relacionar e diferenciar as formas e suas aplicações práticas. 43 Formas de Negociação Capítulo 3 Contextualização Neste capítulo, faremos uma abordagem sob a ótica da tomada de decisão e dos princípios de negociação por interesses. Nesse contexto, trataremos da Matriz de Negociações Complexas e a relacionaremos com as dez formas de negociação. Negociação esta baseada nos interesses e na lei. Podem-se atingir as formas de negociação sob a perspectiva da tomada de decisão e pela perspectiva dos princípios de negociação por interesses. O Quadro abaixo apresenta as diferentes for mas de negociação a partir do mais baixo nível de harmonia – evitar o conflito - até o nível mais alto – violência. Associados a estas formas de negociação têm-se diversos tomadores de decisão para a resolução de conflitos: particular feita entre as partes, particular feita por uma terceira parte, legal (pública) e autoritária feita pela terceira parte e coercitiva extrajudicial. Quadro 6 – Formas de negociação Fonte: Os autores. A Matriz de Negociações Complexas relaciona dez formas de negociação. Pode-se sub dividi-las em dois grupos: negociações baseadas nos interesses, em que existem oportunidades de criação de valor e ganhos mútuos, incorrendo em menores custos para as partes; negociações baseadas na lei, nas quais terceiros, não interessados nos resultados da negociação, serão responsáveis pela tomada de decisão, produzindo resultados do tipo “ganha/perde”. O Quadro abaixo apresenta as formas de negociação e os grupos aos quais pertencem. 44 Princípios e Técnicas de Negociação Quadro 7 – As 10 formas de Negociar Fonte: Brandão (2005, p. 206). Negociações Baseadas em Interesses As negociações baseadas em interesse podem ser: diretas, informais paralelas e diálogo entre Multistakeholders. a) Negociações Diretas Correspondem à negociação entre as partes em que os interessados tratam diretamente com a outra parte, sem intermediários (mediadores), a fim de defender seus interesses e chegar a um acordo. Para Fischer, Ury e Patton (1994), o método de negociação direta apresenta quatro pontos fundamentais que devem ser atendidos em quaisquer circunstâncias: • Separar as pessoas do problema. • Voltar a atenção para os interesses e não para as posições. • Criar uma variedade de possibilidades antes de decidir o que fazer. • Insistir que o resultado tenha por base algum padrão objetivo. Dessa forma, as partes iniciam uma caminhada para o alcance de seus objetivos, realizando concessões e ofertas que vão alinhando os acordos até que os interesses sejam atingidos. b) Negociações Informais Paralelas (NIP) 45 Formas de Negociação Capítulo 3 Negociação Informal Paralela, também denominada Conversa Informal Paralela, cons titui uma forma alternativa de agregar valor e facilitar a negociação. As partes agem informalmente, agilizando as questões a partir de encontros (reuniões), com ênfase em brains torming e na busca de solução de problemas. Brainstorming (“tempestade cerebral”) ou chuva de ideias é uma técnica criada por Alex Osborn, em 1953, que tem como principal objetivo explorar a criatividade. É uma ferramenta para geração de novas ideias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação. O Brainstorming é útil quando se deseja gerar, em curto prazo, uma grande quantidade de ideias sobre um assunto a ser resolvido, possíveis causas de um problema, abordagens a serem usadas ou ações a serem tomadas. Sua grande vantagem é liberar as pessoas a pensarem de maneira criativa. Nesse cenário, os representantes estão livres para ouvir os outros, perceber como o mundo observa os pontos de vista das outras partes e, também, para explorar opções que os negociadores oficiais não ponderam. Como os parti- cipantes do workshop se movimentam para posições de influência e poder, a melhoria do re lacionamento entre eles permite uma efetiva solução de problemas. Na maioria das vezes, os negociadores que fazem parte desse processo mantêm um relacionamento de longo-prazo. Workshop: Um workshop diferencia-se de uma palestra por alguns eixos conceituais básicos. Nele, a plateia não é apenas mera espectadora. Em determinados momentos (ou em todos eles, dependendo da organização do trabalho e do estilo de aprendizado proposto), o auditório é convocado a participar, normalmente vivenciando experiências que remetem ao tema em discussão. Nesse sentido, o workshop tem caráter mais prático e sua realização requer do palestrante (também chamado “facilitador”) uma profunda abertura ao diálogo, ao envolvimento, ao confronto. Normalmente, durante um workshop, estimulam-se trabalhos de recortes, de construções em subgrupos, de organizações de painéis, de plenárias com recursos multimídia. 46 Princípios e Técnicas de Negociação As negociações são realizadas por representantes não oficiais que discutem entre si, bus cando elementos para um acordo, enquanto as hostilidades permanecem, muitas vezes, com os representantes oficiais. Por exemplo, em um caso de disputa entre diferentes países e interesses, pode-se propor um formato alternativo para a promoção do consenso. Este formato prevê um en contro preliminar entre as partes para facilitar o conhecimento entre os representantes das comunidades, a fim de que possam conversar, privada e informalmente, sobre seus conflitos. Esse encontro preliminar tem por fins: criar um fórumem que os grupos, os quais du rante longo tempo se rivalizaram, procurem uma base comum para acordo; mapear os conflitos, identificando, da melhor forma possível, as áreas de acordos em pelo menos algumas questões pendentes; verificar se o escopo de algumas áreas de concordância pode ser informado às pessoas e/ou às instituições relevantes do grupo encarregado de elaborar a política. O diálogo não será somente para efetivação da técnica de brainstorming, mas também e principalmente para causar aprendizado, troca de informações e esclarecer bases de in teresses, bem como para criar um ambiente de questionamento e de exploração intelectual que não pode ser confundido com as posições oficiais. Martinez e Susskind (2000) especificam algumas condições para que esta metodologia alternativa seja funcional: (1) representantes nacionais junto a especialistas da sociedade civil (ONGs) devem se envolver em (2) processos de resolução de problemas não públicos, (3) não atribuindo ideias a pessoas específicas; (4) as partes precisam operar em paralelo ao processo formal, através de (5) um facilitador neutro. c) Diálogo entre Multistakeholders (DeM) O entrosamento entre Multistakeholders é um processo atualmente utilizado por dezenas de agências das Nações Unidas e de organizações multilaterais, na busca do desenvolvimento de intensivas conversações entre representativos grupos de interesse. A participação de três ou mais stakeholders em uma negociação conduz a uma possibilidade de criação de coalizão. O termo stakeholders, em inglês, significa “stake”, interesse; “holder”, aquele que possui. Na prática são todos aqueles que influenciam uma empresa. São os interessados pelos projetos, O diálogo não será somente para efetivação da técnica de brainstorming, mas também e principalmente para causar aprendizado, troca de informações e esclarecer bases de in¬teresses, bem como para criar um ambiente de questionamento e de exploração intelectual que não pode ser confundido com as posições oficiais. 47 Formas de Negociação Capítulo 3 gerenciamento, mercado e produtos de uma empresa. São os colaboradores, funcionários, clientes, consumidores, planejadores, acionistas, fornecedores, governo e demais instituições que direta ou indiretamente interfiram nas atividades gerenciais e de resultado de uma organização. Fonte: Disponível em: <http://www.infoescola.com/ administracao_/stakeholders/>. Acesso em: 14 jan. 2012. Os objetivos do DeM referem-se à construção do relacionamento, à reunião e à troca de informações, ao brainstorming para solução de problemas e à construção de consenso, sendo este último o mais ambicioso. As informações geradas conjuntamente terão maior credibi lidade entre todas as partes, sendo a construção do relacionamento indispensável quando há divergência entre valores fundamentais, tornando-se importante que as partes iniciem a construção de alguma possibilidade de acordo. Por meio do DeM, são promovidos diálogos informais nos quais cada uma das partes compreende as perspectivas das outras partes e, assim, exploram as áreas de acordos e desacordos. A construção de consenso deve ser buscada entre os participantes. O consenso é alcan çado quando todos os participantes concordam que poderão satisfazer-se com o pacote de resultados que foi definido depois de um esforço para identificar os interesses dos partici pantes. Para que as negociações multipartites prosperem deve-se es truturar corretamente a estratégia das coalizões, construindo alianças para ampliar o poder de barganha. Multipartites: Construção de ideia, no caso citado, de forma democrática com a participação de várias pessoas. Para alcançar seus propósitos, o DeM precisa estabelecer-se como uma legítima fonte de informação e influência. Os organizadores do DeM deverão facilitar o processo de seleção dos participantes e o levantamento de informações de forma que estes tenham legitimi dade, atuem com justiça, estabeleçam critérios e alcancem a eficácia com eficiência. A justiça, um dos valores básicos da humanidade, é utilizada como um A construção de consenso deve ser buscada entre os participantes. O consenso é alcan¬çado quando todos os participantes concordam que poderão satisfazer- se com o pacote de resultados que foi definido depois de um esforço para identificar os interesses dos partici¬pantes. 48 Princípios e Técnicas de Negociação importante bali zador nos processos participatórios e de deliberação. Os diferentes valores vinculados a cada um dos stakeholders faz com que haja dificuldade em se encontrar um parâmetro único de ganhos e perdas entre grupos com o qual todos concordem. Negociação com Utilização de Agentes De acordo com Bazerman e Neale (1993), os agentes possuem seus próprios interesses sobre o fato negociado e, por vezes, os indicadores ou metas para mensuração de seu resul tado ou do êxito de sua atuação podem diferir dos parâmetros e resultados da negociação. Segundo os autores, sua forma de atuação não é através da neutralidade, pois representam uma das partes, de alguma forma, agindo por ela ou no lugar dela. Os agentes possuem importância e mais valia quando possuem conhecimentos específi cos sobre o objeto negociado ou sobre o ambiente em que a negociação se desenvolve. O agente, em muitos casos, possui um vínculo com a parte, sendo funcionário ou prestador de serviço, respondendo por sua área ou pela organização, seja ela governamental ou não. Os agentes podem configurar-se como simples intérpretes, sendo obedientes e atenden do às orientações da parte que defendem ou podem representá-la de forma pró-ativa. Negociação por Meio de Facilitador Os facilitadores são pessoas que têm a habilidade de gerenciar encontros e conversas entre partes que estão em litígio. Os facilitadores fazem seu trabalho frente a frente com as partes. O facilitador deve apresentar-se com imparcialidade, não possuindo autoridade para decidir junto aos grupos envolvidos na negociação. Os facilitadores assumem a responsa bilidade de desenvolver as agendas de reunião, verificar o papel de trabalho e o material de preparo, estabelecer padrões e regras de conduta para preservar o relacionamento entre as partes e garantir fluidez nos Os agentes possuem importância e mais valia quando possuem conhecimentos específicos sobre o objeto negociado ou sobre o ambiente em que a negociação se desenvolve. O agente, em muitos casos, possui um vínculo com a parte, sendo funcionário ou prestador de serviço, respondendo por sua área ou pela organização, seja ela governamental ou não. O facilitador deve apresentar-se com imparcialidade, não possuindo autoridade para decidir junto aos grupos envolvidos na negociação. 49 Formas de Negociação Capítulo 3 encontros, estabelecendo canais de comunicação e fomentando a interação, a fim de conduzir às soluções para a construção do acordo. a) Mediação Para Moore (1982, p.78), o mediador caracteriza-se por ser uma pessoa que “[...] ajuda as partes principais a chegarem, de forma voluntária, a um acordo mutuamente aceitável das questões em disputa.” O autor acrescenta que a “[...] mediação é um processo em que os par ticipantes devem estar dispostos a aceitar a ajuda do interventor se sua função for ajudá-los a lidar com suas diferenças – ou resolvê-las.” O mediador não tem poder normativo, deve possuir uma cultura de debates, de entendimentos, de atualização e de revisão de posições. O objetivo do mediador é ajudar as partes a negociarem de maneira mais efetiva. O me diador não resolve o problema nem impõe solução, sua função é ajudá-los a buscar o melhor caminho e fazer com que estejam de acordo, depois de encontradas as soluções. O mediador tem controle do processo, mas não dos resultados.
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