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AULA 8
Prof. Ricardo Ferreira
BEM-VINDO À DISCIPLINA
Gestão de Processos 
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AULA 8
Ao final desta aula, você será capaz de:
 desenvolver a capacidade de construir manuais e formulários adequados para o tratamento das informações organizacionais;
 compreender a importância dos formulários e manuais para a armazenagem e distribuição da informação;
 conhecer os diferentes tipos de manuais e formulários;
 conhecer estratégias para a elaboração dos mesmos. 
AULA 8
Nesta aula,você aprenderá a criar formulários e manuais de forma adequada para o eficaz tratamento da informação. 
Abordará também os aspectos relevantes e necessários para a criação e a gestão efetivas de formulários e manuais.
AULA 8
Informações precisas são a base da perfeita comunicação organizacional. Sem elas os fluxos de trabalho e as atividades não serão corretamente realizadas.
Dois instrumentos são utilizados para evitar que isto ocorra: o manual e o formulário. 
Enquanto os manuais são guias orientadores da forma de fazer os trabalhos, os formulários são instrumentos de envio de coleta e informação entre áreas, setores ou pessoas.
Uma das atribuições do profissional de OSM é a criação e manutenção de formulários e manuais. Sua importância advém da necessidade de padronizar as informações e procedimentos relativos aos processos.
AULA 8
O ponto de partida para a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos. Você sabe quais são?
AULA 8
O ponto de partida para a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos. Você sabe quais são?
Finalidade
Deve-se identificar, inicialmente, a que fim se destina o formulário. Para tal, algumas questões devem ser respondidas:
 Qual ou quais informações serão transportadas pelo formulário?
 Qual o nível de aprofundamento de informação ou informações?
 Qual ou quais os resultados que se espera obter com a(s) informação(ões)?
AULA 8
O ponto de partida para a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos. Você sabe quais são?
Características
Tem por finalidade definir a diagramação do formulário. Busca-se, através do desenho do formulário, atingir os seguintes objetivos:
 facilitar a clara e imediata identificação do formulário e seus objetivos;
 ser de fácil compreensão e preenchimento;
 permitir a perfeita armazenagem das informações necessárias.
AULA 8
O ponto de partida para a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos. Você sabe quais são?
Número de vias 
É necessário identificar a quantidade de vias que serão necessárias serem emitidas por formulário, a fim de eliminar o desperdício. São consideradas:
 identificação dos interessados nas informações contidas no formulário;
 se há necessidade de cada interessado arquivar uma via do formulário ou se a mesma via pode circular por vários interessados;
 viabilizar a possibilidade de divulgação do formulário por meio eletrônico.
AULA 8
O ponto de partida para a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos. Você sabe quais são?
Áreas envolvidas 
Determinar quem serão os emissores e os receptores das informações. Identificar:
 quais setores necessitam das informações;
 quais setores podem fornecer informações;
 a forma de circulação dos formulários entre setores.
AULA 8
Uma vez elaborado o formulário, é necessário orientar os responsáveis pelo preenchimento e pela análise dos mesmos, a fim de unificar o entendimento.
AULA 8
Segundo Araújo, “... para que seu desempenho seja eficiente e eficaz é fundamental que as gerências tenham pessoal qualificado na sua análise, no seu desenho e na sua elaboração...”.
O autor propõe a utilização de um questionário para identificar os elementos necessários de estarem contidos no formulário. Para tal, divide as questões em três grupos distintos. 
 Questões abrangentes, que são aquelas que versam sobre os todos os formulários da organização.
 Questões específicas, que são aquelas a serem aplicadas aos formulários em estudo e, portanto, válidas apenas para o formulário.
 Questões de integração, que são aquelas que abordam o formulário em estudo e as relações que mantêm com outros formulários e demais aspectos da organização.
AULA 8
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ANEXO IV – FICHA DE CADASTRAMENTO DE EMPRESAS
AULA 8
AULA 8
A partir das respostas obtidas através das questões do questionário proposto por Araújo, prossegue-se na gestão dos formulários, através da realização de algumas etapas. 
AULA 8
A partir das respostas obtidas através das questões do questionário proposto por Araújo, prossegue-se na gestão dos formulários, através da realização de algumas etapas. Vamos conhecê-las?
O formulário deve ser instrumento de facilitação da comunicação e da transmissão de informações, e não deve ser um causador de entraves burocráticos à organização em função de sua má utilização.
 Inventário de formulários já existentes.
 Levantamento do fluxo do trabalho e da presença de informações.
 Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação, considerando a compatibilização com a gestão de processos.
 Criação de novos formulários.
 Teste de formulários. O teste não serve somente para validar a qualidade de sua elaboração e preenchimento, mas, também, para avaliar a sua importância junto a demais aspectos da organização.
AULA 8
O objetivo principal dos manuais é armazenar as informações necessárias para o funcionamento da organização. Neles podem estar contidas informações sobre estrutura organizacional, preenchimento de formulários, fluxo de processos e conduta dos funcionários.
AULA 8
Elaboração do manual – fase em que são considerados os seguintes aspectos: sistematização das informações; disposição das informações; segmentação das informações.
Qualificação da informação – fase onde deve ser feito um detalhamento sobre quais informações deverão constar nos manuais.
Na implantação de um sistema de manuais, a organização deve desenvolver algumas fases. Veja quais são. 
Otimização de modelos – fase de identificação de qual ou quais tipos de manuais são necessários à organização.
Distribuição dos manuais – fase em que os manuais são distribuídos a todos os interessados nas informações neles contidas, ou seja, aos usuários dos materiais.
AULA 8
Com a sistematização das informações, busca-se definir a ordem em que as informações serão apresentadas.
Com a disposição, defini-se a forma de apresentação das informações.
Com a segmentação busca-se agrupar as informações sobre assuntos correlatos em um mesmo capítulo ou tópico.
Assim como acontece no formulário, as informações contidas nos manuais devem ser claras, precisas e de fácil entendimento, a fim de evitar que o manual se torne um obstáculo ao perfeito funcionamento organizacional. 
Não se pode descuidar do treinamento, tanto dos funcionários usuários dos manuais como, principalmente, daqueles envolvidos em sua confecção.
Informação A
Informação B
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formulários
comunicação
manuais
informação
comparação
transmissão
meio
armazenar
burocráticos
percepção
instrumento
Informações precisas são a base da perfeita comunicação organizacional. Sem elas os fluxos de trabalho e as atividades não serão corretamente realizadas.
Enquanto os manuais são guias orientadores da forma de fazer os trabalhos, os formulários são instrumentos de envio de coleta e informação entre áreas, setores ou pessoas.
O formulário deve ser instrumento de facilitação da comunicação e da transmissão de informações, e não deve ser um causador de entraves burocráticos à organização em função de sua má utilização.
O objetivo principal dos manuais é armazenar as informações necessárias para o funcionamento da organização. 
medir
realizadas
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AULA 8
 São documentos elaborados com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser realizados nas diversas áreas da organização. 
 Favorecem a integração do sistema de comunicação e entre os diversos setores.
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AULA 8
Divulgar instruções.
Proporcionar métodos que possibilitam a execução uniforme do serviço.
Coordenar
as atividades dos setores.
Atribuir competência aos setores.
 
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AULA 8
Crescimento da organização - quando não é mais possível dar instruções particulares para cada empregado.
Complexidade da Operação - quando não é mais possível dar explicações individuais. Nos Manuais estão previstos todos os casos, podendo ser consultado pelo próprio empregado.
Alta taxa de Turnover - quando a rotatividade de pessoal é grande, torna-se impraticável o treinamento exaustivo de cada novo funcionário.
AULA 8
Tipos de Manuais
Manual de Organização
Manual de Formulários
Manual de Procedimentos
Codificação - Numeração dos documentos com base nas respectivas finalidades.
Padronização - forma de apresentação, tamanho do papel, margens, composição dos campos. 
AULA 8
 
Documentar a forma como a empresa está organizada.
Retratar o plano organizacional da empresa, mostrando de maneira prática as regiões em que ela opera, as linhas de produtos, a coordenação das funções e o controle dos serviços. 
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 Manual de Formulários - Define a finalidade do formulário, a forma de preenchimento, nº de vias a sua distribuição, tipo de papel, tamanho, cor de impressão, e o usuário do formulário na empresa.
 Manual de Procedimentos - Tem como objetivo descrever as atividades que interessam aos diversos órgãos da empresa e explicar como elas devem ser desenvolvidas. 
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Estabelecem as diretrizes gerais da empresa. 
Regulamento - traduz as políticas gerais.
Diretriz - define as linhas gerais de ação para os subordinados.
Procedimento - estabelece os princípios orientadores da execução das funções/atividades de cada órgão.
Instruções - é o instrumento que regula detalhes da execução das atividades.
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Expressam as decisões tomadas pelos executivos.
 Resolução - de competência da alta administração, quando transmite suas decisões.
Decisão - de competência dos executivos de execução setorial.
Determinação - de competência dos gerentes de 3º nível administrativo.
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São instrumentos indispensáveis ao desempenho das atividades. Compete aos executivos de 1º e 2º níveis. 
Catálogos de produtos.
Quadros de pessoal. 
Tabelas salariais.
Tabelas de siglas.
Publicações internas.
Lista de fornecedores.
Lista de códigos de materiais.
AULA 8
Síntese da Aula 08 – Formulários e Manuais 
Nesta aula, você:
 viu que manuais e formulários são complementares entre si;
 aprendeu que a elaboração de formulários abrange quatro aspectos básicos: Finalidade, Características, Número de vias e Áreas envolvidas;
 viu que é necessário orientar os responsáveis pelo preenchimento e pela análise dos formulários;
 conheceu que a perfeita compreensão do formulário pode
ser mensurada pela facilidade de preenchimento do mesmo e da compreensão de seu conteúdo;
 atentou que o formulário deve ser instrumento de facilitação da comunicação e da transmissão de informações;
 viu que o objetivo principal dos manuais é armazenar as informações necessárias para o funcionamento da organização;
 analisou que as informações contidas nos manuais devem ser claras, precisas e de fácil entendimento. 
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 Ao clicar nos números, aparecem os boxes com os respectivos conteúdos.
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 Ao clicar nos números, aparecem os boxes com os respectivos conteúdos.
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 Ao clicar nos números, aparecem os boxes com os respectivos conteúdos.
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 Ao clicar nos números, aparecem os boxes com os respectivos conteúdos.
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 Ao clicar nos números, aparecem os boxes com os respectivos conteúdos.
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 Ao arrastar o lápis até a folha de papel, o box de instrução desaparece e a folha aparece com um leve zoom e o respectivo conteúdo.
 
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Após aparecer o conteúdo da folha, o último box aparece.
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Inserir animação
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Z:\PROJETOS\_BIBLIOTECA\imagens_compradas\pessoas: stockxpertcom_id486208_size5
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Arquivo da síntese: Sintese_Aula_08
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