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DESCRIÇÃO Preparação e condução profissional de auditorias de sistema de gestão da qualidade. PROPÓSITO Compreender as fases de preparação, condução, elaboração do relatório e conclusão da auditoria de sistema de gestão da qualidade a partir da norma de diretrizes para auditorias de sistema de gestão NBR ISO 19011:2018. PREPARAÇÃO Antes de iniciar este conteúdo, acesse os sítios da ISO (Organização Internacional para Normalização) e da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). OBJETIVOS MÓDULO 1 Identificar as etapas do processo de auditorias de qualidade MÓDULO 2 Reconhecer os agentes e as partes interessadas do processo de auditoria de SGQ, bem como os aspectos importantes da comunicação nesse contexto MÓDULO 3 Descrever o perfil, o comportamento pessoal e as competências dos auditores de SGQ, bem como o processo de seleção da equipe de auditoria MÓDULO 4 Definir o papel do auditor no processo de auditoria INTRODUÇÃO Estudaremos os aspectos inerentes ao gerenciamento e à execução de auditoria, tomando por base a norma NBR ISO 19011:2018. Apresentaremos as fases de preparação, condução, elaboração do relatório e conclusão da auditoria do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), além de conhecermos as partes interessadas do processo de auditoria. Discutiremos as características do perfil do auditor e as competências requeridas para os auditores de SGQ, levando em conta aspectos de educação, treinamento, experiência profissional e atributos pessoais. Por fim, vamos discutir os aspectos relacionados à comunicação oral e escrita, liderança e seleção de auditores. Para tal, compartilharemos exemplos práticos e situações reais de auditorias. MÓDULO 1 Identificar as etapas do processo de auditorias de qualidade AS ETAPAS DO PROCESSO DE AUDITORIA O especialista explicará as etapas de processo da auditoria. INÍCIO DA AUDITORIA O início da auditoria se dá a partir do estabelecimento do contato com os auditados e da determinação da viabilidade da auditoria. Desse modo, temos: Estabelecimento do contato com os auditados Determinação da viabilidade da auditoria ESTABELECIMENTO DO CONTATO COM O AUDITADO O contato inicial é fundamental para a auditoria. Nesse contexto, cabe ao auditor líder estabelecer o contato com a finalidade de: Confirmar os canais de comunicação com representantes do auditado e a autoridade para conduzir a auditoria; Fornecer as informações relevantes sobre objetivos da auditoria, escopo, critérios, métodos e composição da equipe; Solicitar o acesso a informações relevantes para fins de planejamento, incluindo informações sobre os riscos e as oportunidades que a organização identificou, e como tais informações são abordadas; Determinar os requisitos estatutários e regulamentares; Confirmar o acordo com o auditado em relação à confidencialidade; Concordar com presença de observadores, guias ou intérpretes; Determinar áreas de interesse, preocupação ou riscos para o auditado. VIABILIDADE PARA REALIZAÇÃO DA AUDITORIA Antes de tratarmos da questão da preparação da auditoria, precisamos garantir a viabilidade para que os objetivos da auditoria sejam alcançados. Para isso, deveremos considerar os seguintes fatores: Informação suficiente para planejar e conduzir a auditoria; Cooperação adequada do auditado; Tempo e recursos adequados para a realização da auditoria, incluindo acesso à informação, comunicação e a tecnologias apropriadas, por exemplo. Caso não seja viável a realização da auditoria, a organização auditora deverá propor uma alternativa ao cliente da auditoria. Um adiamento, até que as condições mínimas sejam viabilizadas, pode ser um exemplo de alternativa. PREPARAÇÃO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA A preparação das atividades de auditoria envolve as seguintes etapas: Imagem: Pedro Magalhães A seguir, descreveremos as etapas que compõem as atividades de preparação da auditoria de SGQ. ANÁLISE CRÍTICA DA DOCUMENTAÇÃO DA AUDITADA A análise crítica será mais eficaz quanto mais informações documentadas, em quantidade e qualidade, a equipe auditora conseguir acessar. O processo de análise crítica visa a: Compreender as operações do auditado; Preparar atividades de auditoria e documentos de trabalho, como o plano de auditoria e a lista de verificação (check-list) para realização da auditoria; Avaliar, por meio da abrangência da informação documentada obtida e analisada, se ela é suficiente para determinar conformidade aos critérios de auditoria e para identificar áreas-chave e de preocupação – por exemplo, documentos ausentes, incompletos ou inadequados, e até conflitos na documentação. Vamos elencar, a seguir, as informações documentadas típicas para um processo de auditoria de SGQ. Cabe lembrar que essa relação nunca será completa e deverá ser ajustada às particularidades da auditoria: Documentos e registros do SGQ; Relatórios de auditoria anteriores; Contexto da organização do auditado, incluindo porte, natureza e complexidade; Riscos e oportunidades relacionados ao escopo, aos critérios e objetivos da auditoria. PLANEJAMENTO DE AUDITORIA O planejamento da auditoria pode ser dividido em: Abordagem baseada em risco. Detalhes do planejamento de auditoria. Preparo de informações documentadas para auditoria. Vejamos, a seguir, cada uma dessas três etapas. ABORDAGEM BASEADA EM RISCO O AUDITOR LÍDER DEVE CONSIDERAR OS RISCOS DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA E FORNECER A BASE PARA O ACORDO ENTRE O CLIENTE DE AUDITORIA, A EQUIPE AUDITORA E O AUDITADO EM RELAÇÃO À AUDITORIA. O detalhamento do plano de auditoria deve estar aderente ao escopo e à complexidade da auditoria, incluindo o risco de não alcançar os objetivos da auditoria. O auditor líder deve considerar os seguintes fatores de risco: Composição e competência global da equipe auditora; Técnicas de amostragem apropriadas – julgamento ou estatística; Oportunidades para melhorar a eficácia da auditoria; Riscos para alcançar os objetivos de auditoria; Riscos criados para o auditado pela execução da auditoria. DETALHES DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA O planejamento deve ser flexível para permitir ajustes durante a realização das auditorias. Além disso, deve abordar ou fazer referência a: Objetivos da auditoria; Escopo da auditoria, identificação da organização, funções e processos auditados; Critérios de auditoria e qualquer informação documentada de referência; Arranjos de logística de locais – físico e virtual –, datas e duração das atividades, incluindo reuniões com auditado; Visita de conhecimento às instalações do auditado; Revisão da tecnologia de informação e comunicação; Métodos de auditoria, incluindo o tipo e a extensão de amostragem; Papéis e responsabilidades dos membros da equipe auditora, incluindo guias, observadores ou intérpretes; Alocação de recursos e ações para tratar os riscos e as oportunidades; Aspectos de comunicação, incluindo o idioma de trabalho e de apresentação de relatórios da auditoria quando for diferente do idioma do auditor, do auditado ou de ambos; Confidencialidade e segurança da informação; Quaisquer ações de acompanhamento de uma auditoria anterior ou de lições aprendidas. PREPARO DE DOCUMENTOS PARA AUDITORIA A equipe auditora deve, com base na análise crítica das informações da auditada, preparar documentos para auditoria, usando qualquer mídia apropriada. Os documentos incluem, mas não se restringem a: Listas de verificação (check-lists) físicos ou digitais. Informação audiovisual. AS PERGUNTAS-CHAVE QUE OS AUDITORES CONSIDERAM AO PREPARAR OS DOCUMENTOS DA AUDITORIA SÃO: Quais tipos de registros de auditoria são esperados ao aplicar estes documentos de trabalho? Quais atividades de auditoria estão relacionadas aos documentos de trabalho? O usuário destes documentos de trabalho será um auditor experiente ou não? Que informações são necessárias para preparar estes documentos de trabalho? Apresentamos, a seguir, orientações para servir de base para elaboração da lista deverificação – check-list: Tabela 1 – Lista de verificação de auditoria – NBR ISO 9001:2015 l LISTA DE VERIFICAÇÃO – NBR ISO 9001:2015 Organização auditada: Razão Social – organização auditada Auditor líder: Nome LISTA DE VERIFICAÇÃO – NBR ISO 9001:2015 Auditores: Nome(s) Capítulo Requisito Perguntas Classificação/avaliação Relatos (constatações + evidências) Anotações/comentários Orientação para preenchimento Capítulo da Inserir o requisito da norma – ISO 9001 Customizar as perguntas com base na análise crítica dos documentos da PF– Ponto Forte C–Conformidade NC–Não Conformidade OM–Oportunidade de Melhoria Descreveras constatações e evidências objetivas. Anotações de campo – por exemplo, inserindo pontos que deverão ser vistos em outros pontos ou lembretes para passar para auditores da equipe. Exemplo de preenchimento javascript:void(0) javascript:void(0) javascript:void(0) javascript:void(0) javascript:void(0) javascript:void(0) LISTA DE VERIFICAÇÃO – NBR ISO 9001:2015 Cap. 4 Contexto da 4.1. Contexto da Organização A organização determina os fatores internos e externos que são relevantes para o propósito de seu direcionamento estratégico e que afetam sua capacidade de atingir os resultados pretendidos para seu SGQ? Nota: Questões podem incluir fatores positivos ou negativos ou condições a serem consideradas. Nota: A compreensão do contexto externo pode ser facilitada se forem considerados fatores relacionados a aspectos legais, tecnologia, competitividade, mercado, culturais, sociais e ambiente econômico – seja internacional, nacional, regional ou local. C – Conformidade A organização determinou as questões internas e externas referentes ao seu SGQ com base na Matriz 4.1 – Contexto interno e externo – Revisão 02 de 20/01/2021. Quando auditar o requisito 6.1 – Ações para abordar riscos e oportunidades, checar se os pontos citados no contexto interno e externo como positivo e negativo estão sendo tratados como oportunidades e riscos. LISTA DE VERIFICAÇÃO – NBR ISO 9001:2015 A organização monitora e analisa criticamente as informações sobre esses fatores internos e externos? NC – Não conformidade Não estão sendo monitoradas questões internas e externas que compõem o contexto da organização. Levar essa NC para o relatório. Fonte: Vanilson Fragoso. Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal Ponto forte: quando o atendimento ao requisito da norma é um benchmarking que excede a normalidade. Quando se obtém o “estado da arte” (fonte: autor). Conformidade: atendimento de um requisito (fonte: NBR ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão de qualidade – Fundamentos e vocabulário). Não conformidade: não atendimento de um requisito (fonte: NBR ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão de qualidade – Fundamentos e vocabulário). Oportunidade de melhoria: constatação de que ainda não pode ser classificada como não conformidade, mas poderá se transformar em uma se nenhuma ação for tomada (fonte: autor). Constatação: resultados da avaliação de evidência objetiva coletada, comparada com os critérios de auditoria (fonte: NBR ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão de qualidade – Fundamentos e vocabulário). Evidência objetiva: dados que apoiam a existência ou a veracidade de alguma coisa (fonte: NBR ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão de qualidade – Fundamentos e vocabulário). CONDUÇÃO DA AUDITORIA A auditoria deve ser conduzida por meio das seguintes etapas: Imagem: Pedro Magalhães REUNIÃO DE ABERTURA A reunião de abertura deve ser conduzida pelo auditor líder e realizada com a administração do auditado. Quando apropriado, deve ser realizada com a presença dos responsáveis pelos processos a serem auditados. O detalhamento da reunião de abertura depende do tipo de auditoria a ser realizada, do nível de formalidade exigido pelo SGQ da auditada e do procedimento de auditoria das organização auditora ou auditada. Nesse sentido, pode ser um simples anúncio de realização da reunião como um evento com pauta definida e vários participantes. ENTRE OS PRINCIPAIS OBJETIVOS DA REUNIÃO DE ABERTURA, PODEMOS DESTACAR: Apresentação da equipe auditora e seus papéis, incluindo especialistas, observadores, guias, intérpretes e outros participantes eventuais. Confirmação do plano de auditoria, incluindo agenda proposta, junto à organização auditada. Garantia de execução das atividades de auditoria planejadas. Apresentamos, a seguir, uma pauta típica de reunião de abertura: Ratificar objetivos, escopo e critérios da auditoria; Confirmar o plano de auditoria, bem como o horário da reunião de encerramento e das reuniões entre a equipe auditora e a direção da auditada; Apresentar métodos de auditoria para gerir os riscos que possam surgir; Apresentar métodos de relatar resultados da auditoria, incluindo critérios de classificação de não conformidade e oportunidade de melhoria; Confirmar canais de comunicação entre a equipe auditora e o auditado, incluindo o idioma adotado e as reclamações ou apelações sobre a auditoria; Confirmar disponibilidade dos recursos e instalações necessários para a equipe auditora; Ratificar questões de confidencialidade e segurança da informação; Solicitar orientação quanto à forma de transitar na unidade, nas áreas classificadas e sem permissão de acesso, e em relação aos equipamentos de proteção individual (EPI), pontos de encontro para emergências e demais informações pertinentes à segurança do trabalho; Estimular perguntas dos auditados para sanar dúvidas que não tenham sido esclarecidas. ABORDAGEM POR PROCESSO – TRILHA DE INVESTIGAÇÃO PODEMOS DIZER QUE O AUDITOR EXECUTA SEU TRABALHO AUDITANDO POR TRILHA DE INVESTIGAÇÃO, E NÃO POR TRILHO. EM OUTRAS PALAVRAS, EM UMA TRILHA, O AUDITOR CONSEGUE MUDAR UM POUCO A SUA BUSCA POR EVIDÊNCIAS FAZENDO OS DESVIOS NECESSÁRIOS, UMA VEZ QUE SURGEM INDÍCIOS NOVOS QUE ELE NÃO TINHA PLANEJADO INICIALMENTE, MAS SÃO PERTINENTES AO PROCESSO DE AUDITORIA. O auditor, nesse caso, pode verificar se tais indícios se transformam em fatos e evidências objetivos, servindo de base para as constatações. Imagem: Shutterstock.com FIGURA 1 – TRILHA DE AUDITORA Em contrapartida, caso o auditor realize seu trabalho seguindo a lógica de um trilho de trem, ele não terá a flexibilidade exigida pelo processo de auditoria. Nesse contexto, o auditor poderá deixar passar informações valiosas ao processo. Imagem: Shutterstock.com FIGURA 2 – TRILHO DE TREM 2f89d61a-5d1e-4ae5-a832-cda796d4de85 A figura, a seguir, apresenta a sequência que o auditor executa quando está utilizando uma trilha de investigação. Os números entre parênteses se referem aos de requisitos da NBR ISO 9001:2015 – SGQ: Imagem: Pedro Magalhães Figura 3 – Auditoria por trilha de investigação Os auditores desdobram os temas, por exemplo, Processo/Fabricação/Ambiente físico – segunda coluna da trilha – nos requisitos da NBR ISO 9001 a serem auditados – primeira coluna da trilha – e identificam quais documentos ou evidências são esperadas – terceira coluna da trilha. COLETA E VERIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES As possíveis informações sujeitas a verificação podem ser consideradas evidências de auditoria. Em se tratando da amostragem, caso o grau de verificação seja baixo, deve-se usar do julgamento profissional para determinar o grau de confiança que pode ser colocado como evidência. A tabela, a seguir, apresenta o processo típico desde a coleta de informações até a conclusão da auditoria. Fluxo de coleta e verificação de informações Coleta e verificação de informações – evidênciasColeta e verificação de informações – evidências Fontes de informação – onde o auditor procura Coleta por meio de amostragem apropriada – julgamento ou estatística Evidência da auditoria – o que o auditor quer encontrar Avaliação com base nos critérios da auditoria – o auditor compara as evidências com esses critériosConstatações de auditoria – o auditor compara as evidências com os critérios da auditoria Análise crítica – o auditor avalia essa comparação para preparar a conclusão Conclusões da auditoria – auditor conclui se chegou a uma conformidade, oportunidade de melhoria ou não conformidade Fonte: adaptado de ISO 19011:2018 – Auditorias de sistemas de gestão – Diretrizes. Atenção! Para visualização completa da tabela utilize a rolagem horizontal A BOA PRÁTICA DE AUDITORIA RECOMENDA QUE, AO MENOS, AS NÃO CONFORMIDADES SEJAM REGISTRADAS. OS PONTOS FORTES E AS CONFORMIDADES PODEM SER RESUMIDOS. As oportunidades de melhorias, dependendo do procedimento de auditoria, poderão ou não ser tratadas pelo auditado. Caso os auditados resolvam fazer isso, poderão fazê-lo por meio de ações preventivas. Já as não conformidades reais deverão ser tratadas, obrigatoriamente, por ações corretivas. A figura, a seguir, mostra como o auditor finaliza a sua trilha de investigação. Imagem: Pedro Magalhães Figura 5 – Tripé do auditor GERAÇÃO DAS CONSTATAÇÕES RELATÓRIO DE AUDITORIA O RELATÓRIO DEVE SER UM REGISTRO DATADO, COMPLETO, CONCISO, PRECISO E CLARO DA AUDITORIA. Ele tem importância significativa, uma vez que se trata do relatório que permanece na organização auditada ao final da auditoria. A partir dele, a organização deverá tratar das não conformidades e oportunidades de melhorias para manter e melhorar seu SGQ continuamente. A seguir, apresentamos os tópicos que constituem o relatório de auditoria que poderão ser alterados mediante o procedimento da auditoria adotado: Objetivos de auditoria; Plano de auditoria; Escopo da auditoria, particularmente a identificação da organização auditada e as funções ou processos auditados; Eventuais áreas não cobertas do escopo da auditoria, com suas justificativas; Resumo do processo de auditoria, incluindo obstáculos encontrados que possam reduzir confiabilidade da auditoria; Identificação do cliente de auditoria, da equipe de auditoria e dos participantes do auditado na auditoria; Critérios de auditoria; Resultados de auditoria e evidências relacionadas; Resumos que cubram as conclusões de auditoria; Quaisquer opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe auditora e o auditado; Auditorias por natureza são um exercício de amostragem e, como tal, existe o risco de que a evidência de auditoria examinada seja não representativa; Declaração de confidencialidade; Acompanhamento do plano de ação anterior acordado. Datas e locais em que as atividades de auditoria foram conduzidas; CONCLUSÕES DA AUDITORIA As conclusões da auditoria são pautadas em algumas questões relevantes, como: Aderência aos objetivos da auditoria, cobertura do escopo da auditoria; Grau de conformidade com os critérios de auditoria e robustez do SGQ, incluindo sua eficácia em cumprir resultados pretendidos; Identificação dos riscos e da eficácia das ações tomadas pelo auditado para tratá-los; Eficaz implementação, manutenção e melhoria do SGQ. Vejamos, a seguir, um exemplo de texto de conclusão de auditoria: Conclusões da auditoria Foram identificados 02 (dois) pontos fortes, 36 (trinta e seis) conformidades, 05 (cinco) não conformidades, 06 (seis) oportunidades de melhoria. Em função desse resultado positivo, concluímos que o SGQ se mantém adequadamente implementado e demonstrando a melhoria contínua requerida. É importante ressaltar que a auditoria é uma amostragem e, em função disso, recomendamos que a ORGANIZAÇÃO AUDITADA proceda à análise das não conformidades e oportunidades de melhorias necessárias para as demais áreas e processos. Recomendamos atenção para que as ações corretivas implementadas atuem efetivamente nas causas dos desvios encontrados, a fim de se traduzir em ações eficazes que evitem a recorrência deles. Em função disso, deve-se evitar que o tratamento das não conformidades se esgote na tomada de ações de correção que atuam apenas nos efeitos das não conformidades. Recomendamos, também, a abertura de ações preventivas para as oportunidades de melhorias identificadas. REUNIÃO DE ENCERRAMENTO A PRINCIPAL FINALIDADE DA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO É APRESENTAR AS CONSTATAÇÕES E CONCLUSÕES DE AUDITORIA PARA A ORGANIZAÇÃO AUDITADA E DEMAIS PARTES INTERESSADAS. A reunião deve ser conduzida pelo auditor líder, realizada com a administração do auditado e, quando apropriado, com a presença de responsáveis pelas funções ou processos auditados. O detalhamento da reunião de encerramento depende do tipo de auditoria a ser realizada, do nível de formalidade do SGQ da organização auditada e do procedimento de auditoria da organização. Auditorias internas costumam ser menos formais do que as auditorias externas. Também deve ser considerada a eficácia do SGQ na obtenção dos objetivos do auditado, incluindo a consideração de seu contexto, os riscos e as oportunidades. ENTRE OS PRINCIPAIS OBJETIVOS DA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO, DESTACAMOS: Ratificação, junto aos auditados, de que as evidências de auditoria foram baseadas em amostragem e não representam, necessariamente, a eficácia geral dos processos do auditado; Método de relato; Possíveis consequências de não abordar adequadamente os resultados da auditoria; Apresentação das constatações e evidências de auditoria que compõem resultados e conclusões da auditoria; Quaisquer atividades pós-auditoria relacionadas – por exemplo, implementação e revisão de ações corretivas, reclamações de auditoria, processo de apelação; Conflitos e opiniões divergentes sobre resultados ou conclusões da auditoria entre a equipe auditora e a organização auditada devem ser discutidos e, se possível, resolvidos. Se não forem resolvidos, isso deve ser registrado. VERIFICANDO O APRENDIZADO 1. NA FASE DE PLANEJAMENTO DE AUDITORIA, A ETAPA DA ANÁLISE CRÍTICA DA DOCUMENTAÇÃO DA AUDITADA É FUNDAMENTAL, DE MODO QUE A EQUIPE AUDITORA DEVE TER MUITO CUIDADO PARA QUE ELA SEJA CONDUZIDA DA FORMA MAIS COMPLETA E ACURADA POSSÍVEL. ASSINALE A ALTERNATIVA QUE MELHOR COMPLETA O TEXTO A SEGUIR. ENTRE OS OBJETIVOS DESSA ETAPA, PODEMOS DESTACAR O DE AVALIAR, POR MEIO DA ABRANGÊNCIA DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA OBTIDA E ANALISADA, SE ELA É ____________ PARA DETERMINAR A ____________ AOS ____________ DE AUDITORIA E PARA IDENTIFICAR ÁREAS-CHAVE E DE PREOCUPAÇÃO. A) Suficiente; conformidade; critérios B) Razoável; importância; membros C) Mínima; relevância; objetivos D) Acessível; transparência; objetos E) Razoável; relevância; participantes 2. AO FINAL DA ETAPA DE COLETA E VERIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES, O AUDITOR PRECISA DEFINIR SE ENCONTROU UMA CONFORMIDADE, UMA NÃO CONFORMIDADE OU UMA OPORTUNIDADE DE MELHORIA QUANDO APLICOU AS SUAS TRILHAS DE INVESTIGAÇÕES. ESSA ETAPA É FUNDAMENTAL PARA QUE O AUDITOR ESTEJA BEM-PREPARADO PARA CONCLUIR A AUDITORIA DE FORMA ASSERTIVA. PARA ALCANÇAR ESSE OBJETIVO O AUDITOR PRECISA OBTER OS TRÊS PONTOS FUNDAMENTAIS PARA FORMAR O QUE CHAMAMOS DE TRIPÉ DO AUDITOR. APONTE A ALTERNATIVA QUE EXEMPLIFICA ESSES TRÊS PONTOS. A) Indício; inferência; escopo B) Observação; teoria; objeto C) Indício; suposição; objeto D) Constatação; evidência; critério ou requisito E) Observação; hipótese; escopo GABARITO 1. Na fase de planejamento de auditoria, a etapa da análise crítica da documentação da auditada é fundamental, de modo que a equipe auditora deve ter muito cuidado para que ela seja conduzida da forma mais completa e acurada possível. Assinale a alternativa que melhor completa o texto a seguir. Entre os objetivos dessa etapa, podemos destacar o de avaliar, por meio da abrangência da informação documentada obtida e analisada, se ela é ____________ para determinar a ____________ aos ____________ de auditoria e para identificar áreas-chave e de preocupação. A alternativa "A " está correta. Precisamos analisar os documentos de forma suficiente, e essa análise serve para avaliarmos a conformidade que deverá ser sempre comparada aos critérios da auditoria. As demais alternativasformam contextos que não mantêm a relação requerida pelas técnicas de auditoria. 2. Ao final da etapa de coleta e verificação de informações, o auditor precisa definir se encontrou uma conformidade, uma não conformidade ou uma oportunidade de melhoria quando aplicou as suas trilhas de investigações. Essa etapa é fundamental para que o auditor esteja bem-preparado para concluir a auditoria de forma assertiva. Para alcançar esse objetivo o auditor precisa obter os três pontos fundamentais para formar o que chamamos de tripé do auditor. Aponte a alternativa que exemplifica esses três pontos. A alternativa "D " está correta. Precisamos obter uma constatação suportada por evidência e compará-la com critério ou requisito para fechar a nossa trilha de investigação. As demais alternativas ferem premissas de auditoria – por exemplo, inferência, indício e hipótese – ou mostram termos que não se relacionam ao contexto da questão, como escopo e objeto. MÓDULO 2 Reconhecer os agentes e as partes interessadas do processo de auditoria de SGQ, bem como os aspectos importantes da comunicação nesse contexto OS PRINCIPAIS AGENTES DA AUDITORIA O especialista Vanilson Fragoso falará a respeito dos principais agentes da auditoria. AGENTES – EXPECTATIVAS E PARTICULARIDADES EM RELAÇÃO À AUDITORIA ALTA DIREÇÃO Pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no nível mais alto. Em sistemas de gestão, há o consenso de que alta direção é quem tem poder executivo por uma organização. Dependendo do porte e da estrutura da empresa, ela pode ser representada por presidente, superintendente, diretor, entre outros. A alta direção deseja que suas organizações se mantenham certificadas na NBR ISO 9001, uma vez que perder a certificação poderá acarretar diversos riscos ao negócio, por exemplo, perda de clientes, imagem, reputação, entre outras. A alta direção é a responsável por prover as condições e recursos necessários não somente para a implementação do SGQ como também para que a realização da auditoria aconteça de forma adequada. AUDITADO Corresponde à organização que está sendo auditada, seja a organização como um todo ou suas partes. Nesse sentido, é o agente responsável por receber a auditoria propriamente dita. Além de garantir que seu SGQ esteja eficazmente implementado para receber a auditoria, cabe ao auditado garantir as condições suficientes para que a auditoria se realize. Nesse sentido, são atribuições do auditado as condições logísticas e disponibilidade de acesso da equipe auditora às áreas, aos processos e às documentações pertinentes ao SGQ. AUDITOR Trata-se do profissional designado para realizar a auditoria. Deve, portanto, demonstrar competência suficiente para realizar a auditoria em questão. Esse profissional pode desempenhar o papel de auditor líder, auditor ou auditor em treinamento, dependendo de sua competência e do arranjo da auditoria. O auditor pode pertencer à própria organização auditada quando se tratar de uma auditoria interna; à organização que resolve auditar seus fornecedores, quando se tratar de uma auditoria de fornecedor; ou pode pertencer a um organismo certificador independente nas auditorias de certificação. CLIENTE DA AUDITORIA Corresponde à organização ou pessoa que solicita uma auditoria. No caso de auditoria interna, o cliente de auditoria também pode ser o auditado ou as pessoas que gerenciam o programa de auditoria. Solicitações para auditoria externa podem vir de fontes como reguladores, partes contratantes ou clientes potenciais ou existentes. É importante destacar que, dependendo do propósito da auditoria, conforme apresentado na definição, o cliente da auditoria pode não pertencer à organização a ser auditada, mas ter algum interesse em relação a essa auditoria. Esse interesse pode estar relacionado à verificação do desempenho dessa organização em relação ao seus SGQ, por exemplo. CONSUMIDOR Trata-se do membro individual do público que compra ou usa produtos ou serviços para fins pessoais. No contexto da auditoria, o consumidor está “no final da fila”, uma vez que pode ser o cliente final que compra um produto ou contrata um serviço cujo desempenho foi verificado por meio de uma auditoria. Isso se dá, por exemplo, em situações de auditorias de 2ª e 3ª partes, em que o comprador final receberá o produto ou serviço avaliado por meio de uma dessas auditorias. EQUIPE DE AUDITORIA Corresponde a uma ou mais pessoas que realizam uma auditoria, apoiadas por especialistas, se necessário. Um auditor da equipe de auditoria é indicado como o líder da equipe de auditoria, e a equipe de auditoria pode incluir auditores em treinamento. A equipe de auditoria é um agente fundamental, de forma que é necessário sempre garantir a competência global da equipe auditora. Tal competência deve ser proporcional à complexidade da auditoria. Nesse sentido, é uma boa prática que as auditorias sempre tenham um líder. Apesar de não ser positivo para a qualidade da auditoria, as auditorias podem ser realizadas por um auditor apenas. Isso não é muito positivo já que o auditor, sendo único, não tem com quem trocar ideias e alinhar opiniões sobre temas importantes da auditoria. ESPECIALISTA É a pessoa que provê conhecimento ou experiência específicos para a equipe de auditoria. Nesse caso, experiências ou conhecimentos específicos são relativos à organização, atividade, ao processo, produto, serviço, à disciplina a ser auditada, ao idioma ou à cultura. Um especialista para a equipe de auditoria não atua como um auditor. Em determinadas situações, não é possível garantir a competência global da equipe auditora para a realização auditorias complexas por diversos fatores – por exemplo, ausência de auditores com aquela formação ou expertise específica na organização ou organismo que realizará a auditoria. Nesse momento, é necessário que o especialista se some à equipe auditora para suprir a ausência da competência em questão. Devemos lembrar de que, conforme estabelecido na própria definição, o especialista precisa conhecer o assunto, mas não precisa ser auditor necessariamente. O papel do especialista é auxiliar a equipe auditora na tomada de decisão referente à auditoria com base nos temas técnicos que ele conhece. GUIA Trata-se da pessoa indicada pelo auditado para apoiar a equipe auditora. Nomeados pelo auditado, os guias devem auxiliar a equipe auditora e atuar sobre a solicitação da auditoria. Desse modo, não devem influenciar ou interferir na condução da auditoria. Apesar de parecer que esse tipo de agente é menos importante do que os demais, isso não é verdade necessariamente. Os guias têm papel importante de facilitar o acesso da equipe auditora às áreas e aos processos a serem auditados. Como um dos principais recursos da auditoria é o tempo, ganhar agilidade na execução da auditoria é fundamental. OBSERVADOR Pessoa que acompanha a equipe de auditoria, mas não atua como auditor. Observadores podem ter diversas origens, dependendo do tipo de auditoria, e não devem influenciar ou interferir na condução da auditoria. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMA DE GESTÃO Corresponde ao organismo de avaliação de conformidade de 3ª parte – independente. É o agente – a parte interessada – que, contratado pelo cliente da auditoria, realiza a auditoria de 3ª parte – auditoria de certificação. ÓRGÃO ACREDITADOR Organismo autorizado a executar a acreditação. A autoridade de um organismo de acreditação é, geralmente, oriunda de um governo. O organismo acreditador brasileiro é o Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro). O Inmetro é uma autarquia federal, vinculada à Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade, do Ministério da Economia. ÓRGÃO REGULAMENTADOR São os órgãos governamentais que exercem o papel de fiscalização, regulamentação e controle de produtos e serviços de interesse público. Nesse contexto, eles são importantes, pois emitem os regulamentos técnicos entendidosno SGQ como requisito regulamentares. Os regulamentos são requisitos que fazem parte do conjunto de critérios com os quais os auditores devem comparar suas evidências e constatações para classificá-las como conformidade, oportunidade de melhoria ou não conformidade. PARTE INTERESSADA – STAKEHOLDER Trata-se da pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada ou se perceber afetada por uma decisão ou atividade. Os stakeholders são as partes interessadas definidas e comentadas nas demais células da tabela: cliente, consumidor, organização, acionista ou proprietário, órgão regulamentador, órgão certificador, órgão acreditador, provedor (fornecedor), trabalhador. PROPRIETÁRIO OU ACIONISTA É a parte interessada proprietária da organização. Aplicável para organizações de capital fechado (Sociedade Limitada), proprietário e capital aberto (acionista). Os proprietários ou acionistas sempre estão interessados em que as auditorias transcorram bem, que as organizações se mantenham certificadas na NBR ISO 9001, a fim de evitar riscos de reputação e potenciais perda de clientes, queda de ação na bolsa, entre outros prejuízos. PROVEDOR EXTERNO É o fornecedor, a organização que provê um produto ou serviço. Por exemplo, um produtor, distribuidor, varejista ou vendedor de um produto ou serviço. Trata-se do agente – a parte interessada – que recebe a auditoria realizada por um cliente. Essa auditoria é chamada de auditoria de 2ª parte. O cliente pode, em função da criticidade ou relevância do que compra ou contrata junto ao seu provedor externo, definir requisitos adicionais e mais específicos além dos requisitos de SGQ – NBR ISO 9001. TRABALHADOR Trata-se da pessoa que realiza o trabalho ou a atividades relacionada ao trabalho sob o controle da organização. De maneira geral, o trabalhador pode estar representado pelos auditados da organização e pelos funcionários dos provedores externos. Nesse contexto, eles receberão as auditorias correspondentes. COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA Uma das questões fundamentais do processo de auditoria diz respeito à comunicação. Nesse sentido, as comunicações entre as diversas partes interessadas são frequentes e distintas no contexto das auditorias. ENTRE AS PARTES INTERESSADAS, TEMOS A EQUIPE AUDITORA, O AUDITADO – INCLUINDO OS PROVEDORES QUE LÁ TRABALHAM –, O CLIENTE DE AUDITORIA E, DEPENDENDO DOS PROPÓSITOS DA AUDITORIA, OS ORGANISMOS CERTIFICADORES, OS ÓRGÃOS ACREDITADORES E OS ÓRGÃOS REGULAMENTADORES. Vejamos, a seguir, os tipos de comunicação presentes no contexto da auditoria. TIPOS DE COMUNICAÇÃO Tanto a comunicação oral quanto a comunicação escrita são fundamentais para garantir que a auditoria seja conduzida de forma eficaz. Nesse contexto, cabe aos emissores e aos receptores do processo de comunicação executá-las da melhor forma possível. ATENÇÃO Devemos lembrar de que os papéis de emissor e receptor se invertem entre auditores e auditados durante a auditoria. Basta observarmos os exemplos a seguir. COMUNICAÇÃO ORAL Observe que, durante a execução das entrevistas de auditoria: O auditor: é o emissor e o auditado é o receptor, nos momentos em que o auditor está fazendo a pergunta para o auditado; O auditado: é o emissor e o auditor passa a desempenhar o papel de receptor, nos momentos em que o auditado responde à pergunta feita pelo auditor. Vamos compreender por que essas questões são relevantes. Para isso, analisaremos a figura a seguir: Auditor, auditado, Emissor Mensagem (código) Barreira Cultural Ruídos Barreira sociocultural Auditor, auditado, receptor Feedback Vimos que são várias as possibilidades de ruídos e barreiras culturais quando realizamos comunicação oral durante os processos de auditoria entre auditores e auditados. Imaginemos, agora, situações em que auditores e auditados tenham: Níveis de escolaridade distintos. Idiomas nativos distintos – situação que pode ser amenizada por meio de intérpretes, mas esse profissional nem sempre existe na equipe. Questões socioculturais distintas. As questões citadas, aliadas a questões comportamentais e emocionais, podem prejudicar a execução do processo de auditoria de forma eficaz. Dessa forma, cabe à equipe auditora e, em última análise, ao auditor líder assegurar que tais questões sejam administradas de forma adequada para não prejudicar a eficácia requerida durante a execução da auditoria. COMUNICAÇÃO ESCRITA A comunicação escrita também é muito importante para o processo de auditoria. São inúmeros os documentos que têm de ser analisados pelos auditores na realização de uma auditoria. Nesse caso, assim como na comunicação oral, o auditado é o emissor e o auditor é o receptor do processo de comunicação escrita. Os auditores, por outro lado, emitem plano de auditoria a ser compartilhado com os auditados, além de emitirem os relatos que compõem as constatações e evidências que servirão de base para a elaboração do relatório final de auditoria. NESSE MOMENTO, INVERTEM-SE OS PAPÉIS, DE MODO QUE O AUDITOR PASSA A SER O EMISSOR, E O AUDITADO PASSA A SER O RECEPTOR DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO ESCRITA. Alguns dos mesmos fatores tipificados para a comunicação oral – por exemplo, idiomas não nativos e diferenças de escolaridade – também podem prejudicar a comunicação escrita. No entanto, o mais comum e preocupante é quando o auditor deixa de usar as boas técnicas de auditoria conhecidas para fazer relatos escritos adequados de auditoria. Vejamos o exemplo, a seguir, de relatos adequado e não adequado para a mesma não conformidade em uma situação típica de auditoria: RELATO ESCRITO ADEQUADO VERSUS INADEQUADO DE UMA NC – NÃO CONFORMIDADE DIFERENCIAL DOS RELATOS (SGQ) Relato inadequado – não agrega valor Constatação/evidências: Existem produtos danificados no almoxarifado. Requisitos: X (não descrito). Relato adequado – agrega valor Constatação: Três produtos embalados estão danificados, apre-sentando embalagens externas (caixas de papelão) rasgadas. Evidências: Almoxarifado nº 2 – Lotes 01-12, 10-44 e 33-2, inclu-sive o lote 10-44 estava pronto para liberação. Requisitos: PR 015.4 V. 1 – Embalagem e preservação de produ-tos/Requisito 8.5.4 da ISO 9001:2015. Analisando os relatos apresentados, podemos concluir que: O RELATO INADEQUADO APRESENTA AS SEGUINTES INCONSISTÊNCIAS: • Descrição genérica da constatação juntamente com as evidências, sem deixar claro, por exemplo, quais eram os produtos danificados, quais eram as avarias e onde os produtos danificados estavam localizados; • Não estão descritos os requisitos, o que fere a forma correta de se descrever um relato de auditoria, uma vez que precisamos referenciar a quais requisitos a não conformidade está relacionada. • Imagine, portanto, a dificuldade que os auditados teriam para tratar uma não conformidade com esse relato inadequado. O RELATO ADEQUADO APRESENTA AS SEGUINTES CONSISTÊNCIAS: • Descrição precisa, concisa e completa da constatação e das evidências objetivas, por exemplo, além de identificação clara dos produtos danificados, das avarias e da localização desses produtos danificados; • A separação de constatação e evidência objetiva deixa o relato mais didático e de fácil entendimento por parte do auditado; • Os requisitos aos quais a não conformidade está associada estão descritos corretamente, são eles: o 8.5.4 da norma NBR ISO 9001:2015 e o procedimento interno do SGQ da organização – PR 015.4 V. 1 – Embalagem e preservação de produtos. • Os auditados, portanto, teriam facilidade para tratar a não conformidade com esse relato adequado. VERIFICANDO O APRENDIZADO 1. EXISTEM VÁRIOS AGENTES OU PARTES INTERESSADAS PERTINENTES AO PROCESSO DE AUDITORIA. UM DELES, EM ESPECIAL, TEM PAPEL FUNDAMENTAL EM SITUAÇÕES EM QUE A EQUIPE AUDITORA NÃO DETÉM TODAS AS COMPETÊNCIAS REQUERIDAS PARA A EXECUÇÃO DA AUDITORIA. ESSE AGENTE TEM COMO PRINCIPAL ATRIBUIÇÃO FORNECER CONHECIMENTO TÉCNICO ESPECÍFICO PARA A EQUIPE AUDITORA. APONTE A ALTERNATIVA QUE EXEMPLIFICAESSE AGENTE. A) Guia B) Observador C) Auditor em treinamento D) Cliente da auditoria E) Especialista 2. OS ORGANISMOS DE CERTIFICAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO SÃO UM DOS AGENTES OU PARTES INTERESSADAS IMPRESCINDÍVEIS PARA O PROCESSO DE AUDITORIA. ELES PARTICIPAM DESSE PROCESSO ESPECIFICAMENTE PARA UM DOS TIPOS DE AUDITORIA, ENTRE OS TRÊS PRINCIPAIS QUE TEMOS. APONTE, ENTRE AS OPÇÕES, A QUAL DOS TIPOS ELES ESTÃO RELACIONADOS. A) Auditoria de segunda parte ou de fornecedor B) Auditoria de fusão ou de aquisição C) Auditoria de terceira parte D) Auditoria de primeira parte ou interna E) Auditoria de conformidade legal GABARITO 1. Existem vários agentes ou partes interessadas pertinentes ao processo de auditoria. Um deles, em especial, tem papel fundamental em situações em que a equipe auditora não detém todas as competências requeridas para a execução da auditoria. Esse agente tem como principal atribuição fornecer conhecimento técnico específico para a equipe auditora. Aponte a alternativa que exemplifica esse agente. A alternativa "E " está correta. A definição e atribuição principal do especialista é prover informações e conhecimentos à equipe auditora. Ou seja, quando não temos todas as competências reunidas na equipe auditora, podemos lançar mão de um especialista. As demais opções apresentam outros agentes importantes no processo de auditoria, mas que possuem atribuições distintas. Para citar alguns exemplos, os guias facilitam o acesso da equipe auditora às áreas, já o cliente da auditoria é quem solicita a auditoria. 2. Os Organismos de Certificação de Sistemas de Gestão são um dos agentes ou partes interessadas imprescindíveis para o processo de auditoria. Eles participam desse processo especificamente para um dos tipos de auditoria, entre os três principais que temos. Aponte, entre as opções, a qual dos tipos eles estão relacionados. A alternativa "C " está correta. A letra C é a alternativa que apresenta a associação correta da auditoria de terceira parte à parte interessada. São os organismos certificadores que realizam as auditorias de terceira parte de forma correta. As demais opções apresentam outros tipos de auditorias, cujos protagonistas são outro. Por exemplo: auditoria de primeira parte – auditor interno; auditoria de conformidade legal – órgão regulamentador. MÓDULO 3 Descrever o perfil, o comportamento pessoal e as competências dos auditores de SGQ, bem como o processo de seleção da equipe de auditoria PERFIL E COMPORTAMENTO DO AUDITOR O especialista Vanilson Fragoso comentará do perfil e do comportamento do auditor PERFIL E COMPORTAMENTO PESSOAL DO AUDITOR As questões técnicas são muito importantes para o processo de auditoria e, sem elas, torna-se difícil conduzir o processo de auditoria de forma eficaz. No entanto, é um equívoco imaginar que somente os aspectos técnicos são significativos e relevantes para o processo de auditoria. Analisaremos, agora, como e em que medida as questões relacionadas ao perfil e comportamento pessoal do auditor podem influenciar o processo de auditoria. Sobre as questões técnicas, já falamos anteriormente, e sobre as questões de competência, falaremos adiante. As boas práticas de auditoria nos ensinam que convém que os auditores: Detenham características e atributos em seu perfil que permitam que eles atuem em sinergia com os princípios de auditoria. Demonstrem comportamento pessoal adequado para desempenhar as atividades de auditoria. A figura, a seguir, mostra algumas das características e dos atributos importantes para que um auditor performe adequadamente durante as fases de um processo de auditoria. Imagem: Pedro Magalhães Figura 7 – Comportamento e perfil do auditor A tabela apresentada a seguir detalha as características e os atributos descritos na figura para tornar mais fácil o nosso entendimento. Vejamos: Tabela 2 – Detalhamento do perfil e comportamento do auditor Perfil e comportamento Detalhamento Comentário Ético Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto A ética é inegociável em toda atividade profissional, e não é diferente na auditoria. Mente aberta Disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos O auditor não deve se considerar “dono da verdade”. Diplomático Sensível ao lidar com as pessoas Os auditados podem estar pressionados ou tensos. Observador Observador ativo do ambiente físico e das atividades As boas evidências podem estar no ambiente. Lembrem-se das trilhas de investigações. Perceptivo Consciente e capaz de entender situações Permita-se entender as situações, já que elas podem ser valiosas. Perfil e comportamento Detalhamento Comentário Versátil Capaz de, prontamente, adaptar-se a diferentes situações Ora o auditor audita diretoria em escritórios confortáveis e pode usar linguagem rebuscada; ora audita processos operacionais em áreas críticas e precisa se fazer entender. Tenaz Persistente e focado em alcançar objetivos A auditoria é uma atividade cansativa e complexa, que traz cansaço mental e, por vezes, físico. Decisivo Capaz de alcançar conclusões em tempo hábil com base em raciocínio lógico e análise O auditor deve decidir se é conformidade, não conformidade ou oportunidade de melhoria. Autoconfiante Capaz de agir e funcionar de forma independente enquanto interage eficazmente com outros Seja eficaz e determinado. Firme Capaz de atuar de forma ética e responsável, mesmo que suas ações não sejam sempre populares e possam, algumas vezes, resultar em desacordo ou confrontação Às vezes, o auditor é portador de notícias negativas. Aberto a melhorias Disposto a aprender com situações O auditor tem de se permitir aceitar novas situações. Culturalmente sensível Observador e respeitoso com a cultura do auditado Alguns auditados têm culturas distintas, e o auditor tem de se adaptar. Colaborativo Eficaz na interação com os demais, incluindo os membros da equipe de auditoria e o pessoal do auditado A auditoria é trabalho em equipe, de forma que a interação produtiva com auditados é imprescindível. Fonte: Vanilson Fragoso. Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal LIMITAÇÕES E POTENCIALIDADES Vale ressaltar que os auditores são seres humanos normais como qualquer outro profissional, com limitações e, por vezes, características que não são tão positivas quanto às apresentadas na figura e tabela anteriores. Nesse caso, como podemos resolver tais questões? COMO TODO PROFISSIONAL, PRECISAMOS POTENCIALIZAR NOSSAS CARACTERÍSTICAS POSITIVAS, E ADMINISTRAR E CONTROLAR AS CARACTERÍSTICAS QUE PRECISAMOS MELHORAR. Por exemplo, sabemos que ser decisivo e autoconfiante são características determinantes para o auditor. CASO SER DECISIVO E AUTOCONFIANTE NÃO SEJAM CARACTERÍSTICAS TÃO MARCANTE DO AUDITOR, ELE PODERÁ MELHORAR ESSAS QUESTÕES PREPARANDO-SE BEM PARA REALIZAR A AUDITORIA. SERÁ MAIS FÁCIL QUE O AUDITOR SE MOSTRE AUTOCONFIANTE E TOME AS DECISÕES NOS MOMENTOS CERTOS E SEM DEMORA SE ELE ESTIVER BEM PREPARADO. Outros exemplos poderão ser considerados sempre com o intuito de potencializar ações que gerenciem eventuais fragilidades no perfil ou comportamento do auditor. COMPETÊNCIAS DO AUDITOR Vamos tratar de uma questão fundamental inerente ao processo de auditoria – a competência do auditor. Sem auditores competentes não se realizam boas auditorias. É fundamental que se garanta a competência global da equipe auditora. Isso quer dizer que todas as competências requeridas não precisam estar em cada um dos auditores individualmente, mas na equipe como um todo. Vamos recorrer à definição de competência com base na figura a seguir: Imagem: Pedro Magalhães Figura 8 – Competência = educação + experiência profissional + treinamento em auditoria + experiência em auditoria Entendemos que o somatório de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria, além dos atributos pessoais, compõem acompetência requerida para o auditor. Esses fatores variam em função do tipo de auditoria a ser realizada e em função dos procedimentos de auditoria em questão. ALCANCE DA COMPETÊNCIA DO AUDITOR Afinal, como um auditor de SGQ é formado? Que tipo de treinamento ele recebe? Como se dá esse processo? PODEMOS DIZER, EM RESPOSTA A TAIS QUESTÕES, QUE A COMPETÊNCIA DO AUDITOR PODE SER ADQUIRIDA POR UMA COMBINAÇÃO DE: Conclusão, com sucesso, dos programas de treinamento que abrangem conhecimentos e habilidades genéricas do auditor; Experiência em cargo técnico ou gerencial, envolvendo o exercício de julgamento, tomada de decisão, resolução de problemas e comunicação com gestores, profissionais, clientes e outras partes interessadas; Educação, formação e experiência em SGQ e em qualidade, de modo a contribuir para o desenvolvimento da competência global; Experiência de auditoria adquirida sob a supervisão de um auditor competente na mesma disciplina. COMPETÊNCIA PARA O AUDITOR INTERNO DE SGQ Para realizar uma auditora interna de SGQ com base na NBR ISO 9001, o procedimento interno de uma organização pode exigir as seguintes competências para o seu auditor interno: Conhecimento da NBR ISO 9001:2015 Escolaridade de nível médio Experiência profissional de, no mínimo, 1 ano Treinamento em auditoria com curso de formação de auditor interno – carga horária 24 horas – NBR ISO 19011:2018 Experiência em auditoria, com acompanhamento de, ao menos, 40 horas de auditoria interna de SGQ nos últimos 3 anos, sob a supervisão de um auditor competente. ABRANGÊNCIA DA COMPETÊNCIA REQUERIDA PARA O AUDITOR DE SGQ Auditar não é uma tarefa fácil e trivial, entre outras razões, pelo fato de a abrangência de competência requerida para o auditor ser diversificada e complexa. Além da capacidade de aplicar métodos, técnicas, processos, a equipe de auditoria deve avaliar a conformidade dentro do escopo de auditoria definido e gerar achados e conclusões. Na figura, a seguir, apresentamos algumas dessas competências relacionadas aos temas estratégicos de SGQ que os auditores precisam conhecer para realizar uma boa auditoria. Imagem: Pedro Magalhães Figura 9 – Abrangência para temas estratégicos de SGQ Podemos observar como são diversas e não triviais as competências estratégicas requeridas para os auditores. Devemos estar atentos ao item entre outros, apresentado no diagrama, pois ele representa outras competências que poderão ser requeridas em função da particularidade da auditoria. SELEÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORES DE SGQ A equipe de auditoria deve ser selecionada levando em conta a competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria individual no escopo determinado. Para assegurar a competência global da equipe de auditoria, a organização deve: Identificar competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria. Selecionar membros da equipe considerando a competência requerida. A escolha do tamanho e da composição da equipe deve considerar: Complexidade da auditoria, considerando porte, processos e características específicas. Métodos de auditoria selecionados em função do tipo de auditoria. Garantia da objetividade e imparcialidade para evitar conflito de interesse na auditoria. Se tal situação surgir, ela deverá ser resolvida mediante acordo entre o líder da equipe de auditoria, as pessoas que gerenciam o programa de auditoria e o cliente da auditoria, ou auditado, antes que quaisquer mudanças sejam feitas. Questões internas e externas pertinentes, como o idioma da auditoria e as características culturais e sociais da organização auditada. Tais questões podem ser abordadas pelas próprias habilidades do auditor ou por meio do apoio de um especialista, também considerando a necessidade de intérpretes. A capacidade dos membros da equipe de atuar e interagir com os membros da auditada e partes interessadas pertinentes. É RECOMENDÁVEL QUE OS RESPONSÁVEIS PELO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DO PROGRAMA DE AUDITORIA CONSULTEM O AUDITOR LÍDER DA EQUIPE SOBRE A COMPOSIÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORIA. Caso a competência mínima requerida não esteja coberta pelos auditores na equipe de auditoria, podem ser necessárias contratações de especialistas técnicos ou auditores com essas competências adicionais faltantes para apoiar a equipe. Auditores em treinamento podem ser incluídos na equipe de auditoria, mas devem sempre atuar sob a direção e orientação de um auditor competente. Como nem sempre um processo termina como começa, podem ser necessárias mudanças na composição da equipe de auditoria durante a auditoria. Esse tipo de mudança pode ocorrer mediante a necessidade de garantir as competências específicas antes não identificadas. Caso seja preciso mudar a composição da equipe, isso deverá ser resolvido mediante acordo entre o líder da equipe de auditoria, as pessoas que gerenciam o programa de auditoria, o cliente da auditoria, ou auditado, antes que quaisquer mudanças sejam feitas. VERIFICANDO O APRENDIZADO 1. É FUNDAMENTAL QUE SE GARANTA A COMPETÊNCIA GLOBAL DA EQUIPE AUDITORA. ISSO QUER DIZER QUE TODAS AS COMPETÊNCIAS REQUERIDAS NÃO PRECISAM ESTAR EM CADA UM DOS AUDITORES INDIVIDUALMENTE, MAS NA EQUIPE COMO UM TODO. MARQUE A ALTERNATIVA QUE APRESENTA OS TÓPICOS QUE COMPÕEM A COMPETÊNCIA. A) Autoconfiança, diplomacia, capacidade de decisão e tenacidade. B) Imparcialidade, mentalidade aberta, firmeza e sensibilidade. C) Liderança, ética, observância e percepção. D) Educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria. E) Capacidade de julgamento, firmeza, diplomacia e ética. 2. AO SELECIONAR A COMPOSIÇÃO DA EQUIPE AUDITORA, DEVE-SE LEVAR EM CONTA A COMPETÊNCIA GLOBAL NECESSÁRIA PARA ALCANÇAR OS OBJETIVOS DA AUDITORIA INDIVIDUAL NO ESCOPO DETERMINADO. APONTE A ALTERNATIVA QUE EXEMPLIFICA ALGUNS DOS FATORES QUE DEVEM SER CONSIDERADOS PARA SE DETERMINAR O TAMANHO E A COMPOSIÇÃO DA EQUIPE. A) Localidade da empresa auditada; condições logísticas; facilidade de acesso aos auditados. B) Complexidade da auditoria; métodos de auditoria; questões internas e externas pertinentes. C) Tempo de operação da empresa auditada; número de funcionários; porcentagem de reclamação de clientes no ano. D) Condições logísticas; estado em que a organização opera; número de funcionários. E) Número de provedores; facilidade de acesso aos funcionários; porcentagem de produtos não conformes no ano. GABARITO 1. É fundamental que se garanta a competência global da equipe auditora. Isso quer dizer que todas as competências requeridas não precisam estar em cada um dos auditores individualmente, mas na equipe como um todo. Marque a alternativa que apresenta os tópicos que compõem a competência. A alternativa "D " está correta. A letra D nos mostra os componentes de competência requerida para o auditor. As demais alternativas apresentam características importantes para o auditor, mas que compõem seu perfil e não sua competência. 2. Ao selecionar a composição da equipe auditora, deve-se levar em conta a competência global necessária para alcançar os objetivos da auditoria individual no escopo determinado. Aponte a alternativa que exemplifica alguns dos fatores que devem ser considerados para se determinar o tamanho e a composição da equipe. A alternativa "B " está correta. A letra B nos apresenta todas as questões relevantes para determinação de composição e tamanho da equipe auditora. As outras opções apresentam questões pertinentes ao processo, mas que, em sua maioria, serão vistas na auditoria independentemente do tamanho e da composição da equipe, por exemplo, a porcentagem de produtos não conformes e reclamações no ano. MÓDULO 4 Definir o papel do auditor no processo de auditoria O PAPEL DO AUDITOR O especialista Vanilson Fragoso comentará o papel do auditor Imagem: Shutterstock.com LIDERANÇA Podemos entender liderança como a capacidade de influenciar um grupo em direção à realização de metas. Trazendo esse conceitopara o contexto em questão, podemos dizer que o auditor líder é o responsável por coordenar a equipe de auditoria, influenciando os membros da auditoria e o processo propriamente dito em diversos momentos. SEMPRE QUE POSSÍVEL, A AUDITORIA DEVE SER REALIZADA POR UMA EQUIPE COMPOSTA POR MAIS DE UM PROFISSIONAL. ENTRE ESSES MEMBROS, É FUNDAMENTAL QUE EXISTA O AUDITOR LÍDER, QUE É A PEÇA-CHAVE NO PROCESSO DE AUDITORIA. Cabe aos indivíduos que gerenciam o programa de auditoria a indicação de todos os membros que compõem a equipe auditora, incluindo o auditor líder, os auditores, os especialistas técnicos, os auditores em treinamento e os observadores. Para essas designações, é imprescindível que se leve em conta a competência global da equipe para alcançar os objetivos da auditoria no seu escopo definido. Equipes individuais também são aceitas. Nesses casos, caberá ao auditor líder executar todos os papéis da auditoria. ATRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADE AO LÍDER DA EQUIPE DE UMA AUDITORIA INDIVIDUAL As responsabilidades atribuídas ao auditor líder são inúmeras e importantes. Caso a auditoria seja executada por um único auditor, ele deverá, obrigatoriamente, desempenhar os papéis de liderança pertinentes da auditoria. A atribuição de responsabilidades deve ser feita em tempo hábil, antes da data agendada para a execução da auditoria, a fim de garantir que a eficácia do planejamento da auditoria não seja prejudicada. Para propiciar a condução eficaz das auditorias individuais, o auditor líder necessita das seguintes informações: Objetivos da auditoria; Critérios de auditoria, incluindo documentação; Escopo da auditoria, incluindo identificação da organização, seus setores, suas funções e os processos a serem auditados; Processos de auditoria e métodos associados; Composição da equipe auditora; Detalhes de contato do auditado, locais, período e duração das atividades de auditoria; Recursos para executar a auditoria; Informações necessárias para avaliar a abordagem adotada para os riscos e oportunidades identificados para o alcance dos objetivos de auditoria; Informação que suporte o líder da equipe auditora em suas interações com o auditado para a eficácia do programa de auditoria. Ainda são necessárias as seguintes informações para que o auditor líder possa coordenar as auditorias: Idioma a ser adotado na auditoria, incluindo oral e escrito – o que é pertinente quando o idioma for diferente do idioma nativo da equipe auditora ou dos auditados. Saídas esperadas dos relatos de auditoria, conforme apropriado, e indicação das funções ou partes interessadas para as quais esses relatos serão distribuídos. Assuntos relacionados à confidencialidade e segurança da informação, se requerido pelo programa de auditoria. Quaisquer arranjos de saúde, segurança, incluindo acesso a áreas classificadas e uso de equipamento de proteção individual (EPI) para os auditores. Questões de logísticas, incluindo viagens com acesso a locais de difícil acesso. Ações de acompanhamento de auditoria anterior. Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal AUDITORES QUE AUDITAM SISTEMAS DE GESTÃO DE QUALIDADE – ABRANGÊNCIA DE TEMAS Os auditores encarregados de verificar a adequação e conformidade do SGQ necessitam auditar tanto as questões mais estratégicas, já contempladas anteriormente, como as questões mais operacionais relacionadas à qualidade. A figura, a seguir, exemplifica algumas dessas questões: Imagem: Pedro Magalhães Figura 10 – Abrangência para temais operacionais de SGQ Podemos observar como são diversas e não triviais as competências estratégicas requeridas para os auditores. Devemos estar atentos ao item entre outros, apresentado no diagrama, pois ele representa outras competências que poderão ser requeridas em função da particularidade da auditoria. EDUCAÇÃO, EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL E TREINAMENTO – AUDITOR LÍDER Além da competência já relatada quando tratamos da competência dos auditores, cabe ao auditor líder, adicionalmente, ter as competências necessárias para coordenar e liderar o processo. A figura, a seguir, ilustra e detalha essas competências: Imagem: Pedro Magalhães Figura 11 – Competências requeridas para auditor líder COMPETÊNCIA GENÉRICA DO LÍDER DA EQUIPE AUDITORA Entre as competências genéricas do líder da equipe auditora, podemos destacar: Planejar a auditoria e atribuir atividades com base na competência específica individual dos auditores membros; Discutir questões estratégicas com a alta direção do auditado para assegurar que tais questões foram consideradas na avaliação de riscos e oportunidades; Manter um relacionamento de trabalho colaborativo e saudável entre os membros da equipe auditora e com os auditados; Gerenciar todo o processo de auditoria; Representar a equipe auditora nas comunicações com o cliente de auditoria e o auditado; Conduzir, de forma harmônica e assertiva, a equipe auditora a chegar às conclusões da auditoria; Preparar, revisar e finalizar o relatório de auditoria. javascript:void(0) Incluindo: Otimizar utilização adequada dos recursos; Gerenciar incertezas e dúvidas quanto a atingir os objetivos da auditoria; Salvaguardar a saúde e a integridade física dos membros da equipe auditora; Fornecer orientação e avaliar, quando pertinente, os auditores em treinamento; Prevenir e solucionar conflitos, ocorrências e problemas que possam ocorrer durante a auditoria, incluindo aqueles dentro da equipe auditora, conforme necessário; ALCANCE DA COMPETÊNCIA DO LÍDER DA EQUIPE AUDITORA Afinal, como um auditor líder de SGQ é formado? Que tipo de treinamento ele recebe? Como se dá esse processo? Adicionalmente às competências já mencionadas para o auditor membro, o auditor líder deverá ser capacitado para coordenar e liderar o processo de auditoria. Sob o ponto de vista comportamental, também é necessário lidar com questões de resolução de conflitos e até administração de problemas junto ao auditado e a equipe auditora. Embora muitos pensem de forma equivocada, para liderar um processo de auditoria interna de SGQ, o auditor não precisa ter realizado um curso de auditor líder. Basta que tenha o curso de auditor interno de SGQ e perfil de liderança. Os critérios para determinação da competência mínima requerida para o auditor líder de SGQ deverão ser determinados no procedimento interno da organização. Entre tais critério, podem ser exigidos, por exemplo: Conhecimento da NBR ISO 9001:2015; Escolaridade de nível superior; Experiência profissional de, no mínimo, 3 anos em cargo de liderança; Experiência, como líder de equipe, em 4 auditorias, perfazendo 80 horas de auditoria de SGQ nos últimos 3 anos; Treinamento em auditoria; Entre tais critério, podem ser exigidos, por exemplo: Curso de formação de auditor interno – carga horária 24 horas – NBR ISO 19011:2018; Curso de auditor líder de SGQ – carga horária 40 horas – NBR ISO 19011:2018 – desejável. Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal AVALIAÇÃO DE AUDITOR ESTABELECIMENTO DE CRITÉRIOS Após determinarmos as competências mínimas requeridas, como poderemos avaliar se essa competência está sendo mantida ao longo do tempo? Para responder a essa pergunta, precisamos definir os critérios de avaliação da competência. É usual trabalharmos com critérios qualitativos e quantitativos. EXEMPLO Um exemplo de critério qualitativo é demonstrar comportamento desejado, conhecimento ou desempenho das competências, na formação ou no local de trabalho. Já o critério quantitativo pode ser os anos de experiência e educação, o número de auditorias realizadas, perfazendo um determinado número de horas, bem como horas de treinamento em auditoria. SELEÇÃO DO MÉTODO APROPRIADO DE AVALIAÇÃO DE AUDITOR A NBR ISO 19011:2018 sugere os métodos apresentados na tabela, a seguir, e recomenda que sejam utilizados ao menos dois métodos para realizar a avaliação. Vejamos algumas observaçõespertinentes ao usar a tabela: Os métodos representam uma gama de opções e podem não ser aplicáveis ou a melhor opção para todas as organizações; Os métodos podem variar quanto à sua confiabilidade; A combinação de métodos pode ser uma alternativa razoável para garantir resultado objetivo, coerente, justo e confiável. Tabela 3 – Métodos de avaliação de auditores Métodos de avaliação Objetivos Exemplos Comentário Análise crítica dos registros Verificar a formação profissional do auditor. Análise de registros de educação, treinamento, emprego, credenciais profissionais e experiência em auditar Meramente documental. Importante, mas não garantirá que temos um bom auditor apenas por esse método. Realimentação Fornecer informação sobre como o desempenho do auditor é percebido. Pesquisas, questionários, referências pessoais, testemunhos, reclamações, avaliação de desempenho, análise crítica por pares É interessante, pois mantém a avaliação continuada sobre o auditor pela percepção do auditado. Entrevista Avaliar o comportamento profissional e a habilidade de comunicação desejados para verificar informação e testar conhecimento, bem como para adquirir informação adicional. Entrevista pessoal Bom por verificar os aspectos de comunicação fundamentais para a boa condução da auditoria. Observação Avaliar o comportamento profissional desejado e a capacidade para aplicar conhecimento e habilidades. Desempenho de funções, auditorias de testemunho e desempenho no trabalho Bom por avaliar o comportamento do auditor, que também é muito importante. Teste Avaliar o comportamento, o conhecimento e as habilidades desejadas, bem como sua aplicação. Exames orais e escritos, testes psicométricos Importantes, mas não são definitivos quando aplicados unicamente. Métodos de avaliação Objetivos Exemplos Comentário Análise crítica pós-auditoria Fornecer informações sobre o desempenho do auditor durante as atividades de auditoria, identificar forças e oportunidades para melhoria. Análise crítica do relatório de auditoria, entrevistas com o líder da equipe de auditoria e com a equipe de auditoria e, se apropriado, retorno (feedback) do auditado Importante por verificar os relatos e por ter o retorno dos auditados. Fonte: adaptado de NBR ISO 19011:2018. Atenção! Para visualizaçãocompleta da tabela utilize a rolagem horizontal FINALIZAÇÃO DA AUDITORIA – ATRIBUIÇÕES DE AUDITORES E AUDITADOS Para finalizar o nosso estudo, vamos apresentar como funciona a sequência e troca de atribuições entre auditores e auditados. Poderíamos chamar isso do “pingue-pongue” entre auditor e auditado. Observe a figura a seguir: Imagem: Pedro Magalhães Figura 12 – “Pingue-pongue” entre auditor e auditado Podemos observar que as atividades mudam de responsabilidade entre auditor e auditado na sequência da auditoria. Não há etapa mais importante do que outra, e todas devem ser executadas com dedicação e técnica tanto pela equipe auditora quanto pela organização auditada. VERIFICANDO O APRENDIZADO 1. SELECIONAR O MÉTODO APROPRIADO DE AVALIAÇÃO DE AUDITOR É UM DOS PONTOS FUNDAMENTAIS PARA QUE AS AUDITORIAS SEJAM CONDUZIDAS DE FORMA EFICAZ. A NBR ISO 19011:2018 NOS APRESENTA ALGUMAS OPÇÕES DE MÉTODOS COM SUAS PARTICULARIDADES E RECOMENDA QUE, AO MENOS, DOIS DELES SEJAM ADOTADOS PARA ESSA AVALIAÇÃO. IDENTIFIQUE, ENTRE AS OPÇÕES, AQUELA QUE APONTA DOIS DESSES MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE AUDITORES. A) Análise crítica dos registros e teste. B) Curriculum vitae e número médio de não conformidades abertas. C) Idade mínima e tempo de formação em nível superior específico. D) Curso de auditor de, no mínimo, 24 horas e auditor considerado idôneo. E) Tempo de formação em nível superior específico e número médio de não conformidades abertas. 2. AO FINAL DO PROCESSO DE AUDITORIA, PODEMOS RESUMIR O QUE AQUI CHAMAMOS DE “PINGUE-PONGUE” ENTRE AUDITOR E AUDITADO. NESSA ETAPA, ESTÃO ATRIBUÍDAS AS RESPONSABILIDADES ENTRE AUDITOR E AUDITADO, E A SEQUÊNCIA EM QUE ELAS OCORREM. MARQUE A ALTERNATIVA QUE EXEMPLIFICA CORRETAMENTE ALGUMAS DESSAS ATRIBUIÇÕES ASSOCIADAS ENTRE A AUDITOR E AUDITADO. A) Auditado – relatar não conformidade; auditor – investigar causas, propor e implementar as ações corretivas. B) Auditado – aprovar plano de ação corretiva; auditor – verificar implementação das ações corretivas. C) Auditor – relatar não conformidade; auditado – investigar causas, propor e implementar as ações corretivas. D) Auditor – concordar com as não conformidades apontadas; auditado – analisar eficácia das ações corretivas implementadas. E) Auditado – relatar conformidade; auditor – implementar as ações corretivas. GABARITO 1. Selecionar o método apropriado de avaliação de auditor é um dos pontos fundamentais para que as auditorias sejam conduzidas de forma eficaz. A NBR ISO 19011:2018 nos apresenta algumas opções de métodos com suas particularidades e recomenda que, ao menos, dois deles sejam adotados para essa avaliação. Identifique, entre as opções, aquela que aponta dois desses métodos de avaliação de auditores. A alternativa "A " está correta. Apenas a alternativa A nos mostra dois dos métodos estabelecidos pela NBR ISO 19011, que são o teste e a análise crítica dos registros de competência que envolvem escolaridade, experiência, treinamentos, entre outros. As demais opções citam questões que são incompletas ou não são determinantes para essa seleção. Como exemplo, podemos citar apenas observar o curriculum vitae do auditor ou considerar uma questão que não deve ser considerada nessa seleção, como o número médio de não conformidades abertas pelo auditor. 2. Ao final do processo de auditoria, podemos resumir o que aqui chamamos de “pingue-pongue” entre auditor e auditado. Nessa etapa, estão atribuídas as responsabilidades entre auditor e auditado, e a sequência em que elas ocorrem. Marque a alternativa que exemplifica corretamente algumas dessas atribuições associadas entre a auditor e auditado. A alternativa "C " está correta. A letra C é alternativa que apresenta, de forma correta, as atribuições entre auditor e auditado. As demais alternativas invertem as atribuições desses atores – por exemplo, atribuir relatar não conformidade para auditado e implementar ações corretivas para auditores. CONCLUSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS Apresentamos aspectos referentes ao gerenciamento e à execução de auditoria. Passamos pelas fases de preparação, execução, preparação de relatório e conclusão da auditoria de qualidade, apresentando exemplos práticos e visões que excedem o que é determinado pela NBR ISO 19011:2018. Discutimos, também, os papéis dos agentes que participam do processo de auditora. Discorremos sobre aspectos comportamentais e de comunicação na auditoria, apresentando questões sobre o perfil e o comportamento do auditor. Por fim, tratamos das competências para auditores e auditores líderes, incluindo os métodos para seleção de auditores e avaliação dessas competências. AVALIAÇÃO DO TEMA: REFERÊNCIAS ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9001: Sistemas de gestão de qualidade – Requisitos com orientações para uso. Brasil, 2015. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 19011: Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. Brasil, 2018. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 9000: Sistemas de gestão de qualidade – Fundamentos e vocabulário. Brasil, 2015. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 17000: Avaliação da conformidade – Vocabulário e princípios gerais. Brasil, 2005. EXPLORE+ Acesse o site do Inmetro para conhecer as divulgações referentes ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomada de contas realizadas. Acesse o site da International Organization for Standardization (ISSO) para ler as publicações das normas internacionais. Acesse o site da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) para encontrar todas as normas brasileiras aplicadasaos sistemas de gestão de qualidade, de avaliação de conformidade e as diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. CONTEUDISTA Vanilson Fragoso CURRÍCULO LATTES javascript:void(0);
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