TEORIAS_II_-_Controle

Prévia do material em texto

�PAGE �
�PAGE �1�
UNIGRANRIO
Escola de Ciências Sociais Aplicadas
Curso de Administração
TEORIAS DE ADMINISTRAÇÃO II
AULA 14: 15 de maio de 2012 (terça-feira)
AULA 14: 9 de maio de 2012 (quarta-feira)
FUNDAMENTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO: CONTROLE
Fundamentos de Controle
Controle “é a função da administração que tem duas atribuições essenciais: monitoramento das atividades comparando o desempenho real com o planejado, e a correção de qualquer desvio significativo, caso se conclua que as atividades estão sendo executadas de tal forma que não conduzam ao alcance dos objetivos definidos” (SOBRAL; PECI, 2007)
Planejamento e controle ( relacionadas intrinsecamente.
O controle tem como função manter o sistema organizacional dentro de um padrão previamente estabelecido, devendo sempre buscar informações contínuas sobre esse sistema para possíveis acertos.
1.1	Importância do Controle
Garante que o ciclo administrativo se complete.
Colabora na monitoração das mudanças ambientais que afetam o funcionamento da organização, sugerindo mudanças que permitam alcançar os objetivos.
Um controle eficaz garante que as atividades da organização sejam realizadas conforme o que foi estabelecido no planejamento.
Mesmo que as unidades organizacionais tenham desempenho satisfatório, todos os gerentes devem se envolver com a função controle.
1.2	Controle por Nível Organizacional
São três os níveis de controle:
Controle Estratégico: monitora o desempenho da organização como um todo (medido por indicadores como eficiência, produtividade, rentabilidade, competitividade, inovação, satisfação dos clientes, trabalhadores, acionistas, imagem etc.), bem como acompanha as mudanças do ambiente externo, devendo fazer os ajustes necessários quanto à estratégia da organização. Observa a organização sistemicamente, devendo fazer a inter-relação das diferentes áreas funcionais. 
Controle Tático: monitora - fazendo uso de mecanismos especializados - os subsistemas organizacionais, como divisões ou áreas funcionais (marketing, fianças, produção, recursos humanos, entre outras), possibilitando que os gerentes tomem decisões específicas voltadas para a área de atuação. Foco nas áreas funcionais.
Controle Operacional: utiliza mecanismos de controle mais específicos ainda. Alguns tipos de instrumento de controle operacional: cronogramas, orçamentos, planilhas etc. Foco no desempenho de atividades e processos organizacionais.
2.	Tipos de Controle
O controle do desempenho de uma atividade pode ser efetuado em diferentes momentos:
Controle Preventivo: antecipa os problemas, evitando problemas futuros. Tem foco nos insumos. Consiste na antecipação dos problemas que poderão ocorrer, em vez de resolvê-los depois de acontecerem. Detecta desvios em algum padrão de desempenho nos insumos, a fim de garantir a imediata reparação antes que determinada sequência de ações seja iniciada. Exemplos: seleção de recursos humanos; inspeção de matérias-primas; políticas, procedimentos e regras, que limitam o comportamento dos membros organizacionais etc.
Controle Simultâneo: corrige problemas à medida que ocorrem. Com foco nos processos, é considerado um mecanismo de controle reativo (ocorrência de um problema ( correção). Consiste no monitoramento contínuo das atividades de forma a garantir que estejam sendo executadas de acordo com os padrões de desempenho definidos. Exemplos: supervisão direta; controles estatísticos etc.
Controle Posterior ou Controle por Feedback: avalia o desempenho de uma atividade ou processo após sua realização. Foco nos resultados, já que compara os resultados obtidos com os parâmetros de desempenho previamente estabelecidos. O controle posterior não tem como objetivo corrigir o desempenho, mas identificar as causas dos desvios. Exemplos: avaliação de desempenho dos empregados; demonstrativos financeiros; controle de qualidade de bens produzidos etc.
3.	Processo de Controle
Fonte: SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.
A função de controle, como um todo, pode ser considerada como um processo, já que se refere a uma série de etapas que buscam assegurar que a organização alcance seus objetivos. É um processo de coleta de informações que faz com que os administradores tomem decisões mais adequadas quanto ao rumo da organização.
As etapas do processo de controle são:
Estabelecimento de Parâmetros de Desempenho ou Padrões de Desempenho: define as expectativas da organização, explicitando o nível de desempenho esperado para cada tarefa organizacional. Os parâmetros precisam ser definidos de forma clara, tangível e mensurável.
Medição do Desempenho Real: consiste no monitoramento e no acompanhamento da execução das atividades organizacionais. É um processo de produção e coleta de informações. Para isso, os administradores precisam definir o foco do controle (o que deve ser mensurado), as fontes de informação que serão usadas no decorrer do processo de controle (observações pessoais, relatórios estatísticos, relatórios orais ou escritos, mecanismos de contagem, gráficos, mapas, inspeções visuais, questionários, conversas de corredor etc.) e o timing do controle (definição do momento de obter a informação).
Comparação do Desempenho Real com os Parâmetros de Desempenho: consiste em avaliar se os desvios que acontecem no decorrer da execução das atividades são realmente significativos. Caso a variação observada seja inaceitável, medidas corretivas devem ser tomadas.
Implementação de Medidas Corretivas: última etapa que consiste em tomar medidas de correção, que podem seguir três cursos de ação: não fazer nada, corrigir o desempenho atual ou revisar os parâmetros de desempenho.
4.	Sistemas de Controle
São meios de coleta de informação para os administradores.
4.1.	Desenho de Sistemas de Controle
O desenho de um sistema de controle consiste na definição dos procedimentos e ferramentas para a coleta, processamento e apresentação de informações sobre o andamento das atividades organizacionais. Para que sejam eficazes, esses sistemas devem apresentar as características abaixo:
Fonte: SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.
As organizações dedicam muito esforço, tempo e dinheiro ao desenho e à manutenção de sistemas de controle, visando aumentar a coordenação de seus funcionários e identificar problemas na medida em que surgem. Porém, sua eficácia depende da forma como os gerentes fazem uso desses sistemas. Cada organização possui o seu próprio formato.
4.2.	Fatores Contingenciais dos Sistemas de Controle
Para melhor adequar os sistemas de controle às necessidades organizacionais, os administradores devem compreender os fatores contingenciais que influenciam os sistemas de controle (dimensão da organização, nível hierárquico, estrutura organizacional, cultura organizacional, estilo de liderança e relevância da atividade organizacional).
5.	Instrumentos de Controle do Desempenho Organizacional
Os administradores usam diferentes instrumentos e métodos de controle para lidar com as diversas atividades e elementos da organização. Alguns dos instrumentos: 
Controle Financeiro: demonstrativos financeiros, análise de índices e orçamento.
Sistema de Informação Gerencial (SIG): uso estratégico de tecnologias da informação e da comunicação; processa os dados e disponibiliza informações aos administradores de forma regular e contínua.
Auditoria (interna ou externa): controla e avalia qualquer atividade ou processo organizacional, fornecendo uma base crítica para a tomada de decisões estratégicas e operacionais;
Benchmarking: sistema de controle via comparação com as melhores práticas, ou seja, promove a avaliação permanente das ações internas da organização comparando-as com os padrões praticados por outras organizações. Não é um processo de cópia ou imitação, mas sim um processo de aprendizado contínuo.
O Fator Humanono Processo de Controle
O fator humano no processo de controle é de suma importância para a boa adequação dos sistemas de controle aos objetivos organizacionais.
6.1.	Efeitos Comportamentais do Controle nas Organizações
São as pessoas que decidirão se vão ou não respeitar os procedimentos de controle a fim de garantir um bom desempenho organizacional.
Fonte: SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.
6.2.	Abordagens Estratégicas ao Controle Comportamental
De acordo com que os administradores formulam em relação ao que motiva seus subordinados/colaboradores, existem duas abordagens estratégicas ao controle comportamental:
Imposição Externa: funcionários são motivados pelas recompensas e punições externas que receberão em função do seu desempenho e precisam ser controlados por supervisores. 
Motivação Interna: funcionários são motivados por seu comprometimento com os objetivos organizacionais. Os dirigentes que utilizam essa abordagem acreditam que os funcionários são motivados pelo sentimento de realização, pelo reconhecimento e pela auto-estima que advém da realização de um bom desempenho.
Fonte: SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.
Fonte: SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.
6.3.	Controle Comportamental nas Organizações
Os administradores fazem uso de diversas técnicas de controle comportamental que buscam verificar se os funcionários estão realizando aquilo que a organização espera deles. Entre as técnicas mais utilizadas para controlar a atividade humana nas organizações, temos: 
supervisão direta: limita o comportamento dos trabalhadores e permite rápida correção de comportamentos relevantes;
avaliação de desempenho;
disciplina: ação adotada pelo administrador para forçar o cumprimento das normas e regulamentos.
Em contradição às técnicas de controle comportamental, tem verificado uma tendência para conceder mais autonomia e poder de decisão aos trabalhadores: empowerment (níveis tático e operacional ganharam maior responsabilidade e controle sobre suas atividades). Outro sistema de controle que tem ganho espaço é o autocontrole, que funciona como uma internalização do controle (autodisciplina e comprometimento) pelas pessoas que fazem parte da organização.
7.	Tendências Contemporâneas do Controle
As tendências são:
Controlar o desempenho em um contexto que exige flexibilidade e agilidade às organizações: as organizações modernas permitem que os trabalhadores inovem nos processos e nas respostas que dão às demandas ambientais, abrindo espaço para a criatividade e a flexibilidade. Porém, elas fazem de forma controlada, criando e impondo limites à ação individual.
Responder às pressões para controlar o desempenho socioambiental das organizações (ameaça do aquecimento global, exploração de mão-de-obra, outras práticas abusivas praticadas pelas organizações): o controle de desempenho sócio-ambiental vem-se materializando em um conjunto diversificado de indicadores não financeiros, que buscam verificar se a organização está de fato criando valor social. 
Referência Bibliográfica
SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.