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1 UNIJUÍ – Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul DACEC – Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação Curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Gestão de Pessoas – modalidade EaD ALINHAMENTO DE EQUIPES DE TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS DOS DEPARTAMENTOS AOS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS ESTRAT ÉGICOS DA UNIJUI: PERCEPÇÕES DE SECRETÁRIOS EXECUTIVOS Monografia ELIZA DE FÁTIMA MENEGAZZO Orientador: Prof. Ms. Gustavo Arno Drews IJUÍ (RS), julho de 2014 2 “É possível mudar nossas vidas e a atitude daqueles que nos cercam simplesmente mudando a nós mesmos.” Rudolf Dreikurs 3 RESUMO O presente estudo refere-se a uma análise das competências essenciais para que os Secretários Executivos, enquanto líderes consigam um alinhamento estratégico de suas equipes com os objetivos organizacionais. Neste sentido, buscou-se diagnosticar e analisar treze das quinze competências de suporte descritas pela autora Gramigna (2007, p.44). Segundo esta autora, são estas competências “as que agregam valor às competências técnicas e que fazem a diferença no perfil profissional das pessoas.” A pesquisa foi feita através da aplicação de um questionário ao grupo de pessoas que em março de 2014 exerciam o cargo de secretários executivos das unidades departamentais da UNIJUÍ. São seis unidades departamentais, portanto, este estudo envolve seis pessoas, sendo a autora do presente trabalho, ocupante do cargo em uma das unidades departamentais. Tomou-se por referência literaturas ligadas ao tema em estudo através de pesquisa bibliográfica. Metodologicamente, utilizou-se uma pesquisa aplicada e exploratória, levantando-se as informações por meio da pesquisa de campo, bibliográfica e documental. Quanto aos procedimentos técnicos, pode-se dizer que enquadra-se como pesquisa participante “Quando se desenvolve a partir da interação entre pesquisadores e membros das situações investigadas” (Gil, apud ZAMBERLAN, L (org.) [et al.], 2014, p.99). Os resultados apresentados no estudo responderam aos objetivos específicos e mostram que as competências técnicas e comportamentais apresentadas pelo atual grupo de secretários executivos são satisfatórias e estão de acordo com as exigidas para atuação no cargo. Porém com as constantes mudanças que ocorrem atualmente nas organizações e no mundo do trabalho, há a necessidade constante de atualização e potencialização destas competências. Palavras-chave: Competências, alinhamento estratégico, liderança. 4 LISTA DE QUADROS Quadro 01 – qualidades de liderança............................................................................. 37 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 01 – Distribuição da amostra de Secretários executivos por gênero................. 55 Gráfico 02 – Distribuição da amostra de Secretários executivos por faixa etária........... 56 Gráfico 03 – Distribuição da amostra de Secretários executivos por estado civil.......... 56 Gráfico 04 – Distribuição da amostra de secretários executivos por tempo de serviço. 57 5 LISTA DE TABELAS Tabela nº 01 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao autode- senvolvimento....................................................................................... 59 Tabela nº 02 – Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao proces- sos de comunicação ............................................................................. 61 Tabela nº 03 – Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao trabalho em equipe............................................................................................... 62 Tabela nº 04 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao relacio- namento interpessoal............................................................................. 63 Tabela nº 05 – Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a capaci- dade de adaptação e flexibilidade........................................................ 65 Tabela nº 06 – Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a lideran- ça.......................................................................................................... 66 Tabela nº 07 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a capaci- dade negocial...................................................................................... 67 Tabela nº 08 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a motiva- ção e energia.......................................................................................... 68 6 Tabela nº 09 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a criativi- dade e inovação ................................................................................. 69 Tabela nº 10 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a orientação para resultados...................................................................................... 71 Tabela nº 11 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a cultura da qualidade............................................................................................... 72 Tabela nº 12 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a capaci- dade empreendedora........................................................................... 74 Tabela nº 13 - Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a visão sistêmica................................................................................................ 75 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 10 1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ................................................................................... 12 1.2 Apresentação do tema ........................................................................................................... 12 1.3 Questão de Estudo ................................................................................................................. 14 1.4 Objetivos ................................................................................................................................. 14 1.4.1 Objetivo geral ....................................................................................................................... 14 1.4.2 Objetivos específicos .......................................................................................................... 15 1.5 Justificativa .............................................................................................................................. 15 2. REFERENCIAL TEÓRICO ...................................................................................................... 18 2.1 Organizações .......................................................................................................................... 18 2.1.1 Organizações Sem Fins Lucrativos.................................................................................. 20 2.1.2 Organizações Universitárias.............................................................................................. 21 2.2 Planejamento Organizacional ............................................................................................... 21 2.2.1 Planejamento Estratégico .................................................................................................. 23 2.3 Competências .........................................................................................................................24 2.3.1 Competências Organizacionais ........................................................................................ 26 2.3.2 Competências Individuais .................................................................................................. 27 2.3.2.1 Autodesenvolvimento e Gestão do Conhecimento .................................................... 29 2.3.2.2 Comunicação .................................................................................................................... 30 2.3.2.3 Trabalho em Equipe ........................................................................................................ 33 2.3.2.4 Relacionamento Interpessoal ........................................................................................ 36 2.3.2.5 Liderança ........................................................................................................................... 38 2.3.2.6 Motivação .......................................................................................................................... 41 8 2.3.2.7 Criatividade ....................................................................................................................... 42 2.3.2.8 Inovação ............................................................................................................................ 42 2.3.2.9 Orientação para Resultados .......................................................................................... 42 2.3.2.10 Capacidade Empreendedora ....................................................................................... 44 2.3.2.11 Visão Sistêmica.............................................................................................................. 46 3. METODOLOGIA ........................................................................................................................ 47 3.1 Classificação da pesquisa ................................................................................................... 47 3.1.1 Quanto a Natureza .............................................................................................................. 47 3.1.2 Quanto a Abordagem ......................................................................................................... 48 3.1.3 Quanto aos Objetivos ..................................................................................................... 48 3.1.4 Quanto aos Procedimentos Técnicos .............................................................................. 48 3.2 Sujeitos da pesquisa e universo amostral .......................................................................... 49 3.3 Coleta de dados ...................................................................................................................... 50 3.4 Análise e interpretação dos dados ...................................................................................... 50 4. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS ........................................................ 52 4.1 Caracterização da Organização ........................................................................................... 52 4.2 Análise do perfil biográfico dos participantes da pesquisa .............................................. 55 4.3 Análise do perfil de liderança em busca de alinhamento estratégico da equipe ....... 57 4.3.1 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao auto desenvolvimento e gestão do conhecimento ........................................................................................................... 58 4.3.2 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao processo de comunicação institucional ............................................................................................................ 60 4.3.3 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto Trabalho em Equipe ..... 61 4.3.4 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto ao relacionamento interpessoal .................................................................................................................................... 63 4.3.5 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a capacidade de adaptação e flexibilidade.............................................................................................................. 64 4.3.6 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a Liderança ..................... 65 4.3.7 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a capacidade .................. 66 negocial ........................................................................................................................................... 66 4.3.8 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a Motivação e ................. 67 energia ............................................................................................................................................ 67 4.3.9 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a criatividade e inovação .......... 69 9 4.3.10 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a orientação ................. 70 para Resultados ............................................................................................................................ 70 4.3.11 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a Cultura da Qualidade .......... 72 4.3.12 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a Capacidade Empreendedora ............................................................................................................................. 73 4.3.13 Percepção da amostra de Secretários Executivos quanto a Visão Sistêmica ....... 74 CONCLUSÃO .................................................................................................................................... 76 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................. 80 ANEXOS ............................................................................................................................................. 83 APÊNDICE 01 ................................................................................................................................... 88 10 INTRODUÇÃO Para que as organizações consigam se manter no mercado, precisam bem mais que uma imagem consolidada. Precisam acima de tudo contar com profissionais altamente qualificados, que saibam trabalhar em equipe, tendo postura pró-ativa, visão holística e também atuação sinérgica em torno dos mesmos objetivos. Além disso, ter capacidade de constantemente reavaliar os processos de trabalho de forma a sempre aprimorá-los em busca do oferecimento de produtos e serviços qualificados, com maior rapidez e eficácia, utilizando-se de todos os meios disponíveis no atual mundo globalizado. Numa instituição que prima pela qualidade, as pessoas que ocupam cargos estratégicos devem ter competência para conduzir suas equipes ao alcance de resultados cada vez de forma mais rápida e eficaz, portanto devem assumir o papel de verdadeiros líderes. Da mesma forma ocorre com equipes interdependentes, pois não basta um setor ter uma excelente equipe se isso não acontece com os demais. O sucesso da organização depende basicamente do desempenho de cada pessoa que somado ao todo promovam resultados efetivamente esperados. Na UNIJUÍ, organização base do presente estudo, os departamentos são administrados por um chefe, docente do quadro de professores efetivos, eleito pelos integrantes do respectivo colegiado de departamento. As unidades departamentais, além das coordenações de programas e projetos, possuem ainda o cargo de Secretários Executivos, cuja função é assessorar a chefia da unidade. Sendo este um cargo mais permanente, jáque os chefes de departamento tem mandato determinado de dois anos. Neste sentido, o técnico administrativo e de apoio que assume tal cargo precisa ter competências essenciais para conseguir alinhar a equipe aos objetivos da instituição, de forma eficaz e qualificada. 11 Este trabalho consiste na monografia do Curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Gestão de Pessoas que tem como foco de estudo: Quais as competências essenciais para que os Secretários Executivos que atuam nos departamentos consigam um alinhamento estratégico de suas equipes com os objetivos organizacionais? O estudo busca aprofundar conhecimento das competências de lideres para trabalhar com equipes altamente eficientes e com alta performance. Temas estes aprofundados no decorrer do Curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Gestão de Pessoas. Busca-se diagnosticar as competências que existem ou que necessitam ser desenvolvidas pelos Secretários Executivos das unidades acadêmicas da UNIJUÍ. O trabalho estrutura-se em quatro partes. A primeira parte denominada contextualização do estudo, busca introduzir o tema e a questão de estudo, assim como define-se os objetivos, a justificativa e caracteriza a organização. Referente à revisão bibliográfica, o segundo capítulo, centraliza-se nas competências que compõe o perfil ideal aos gestores a fim de liderar equipes de alta performance. Busca-se sustentação à luz das teorias, conceitos do contexto científico. Apoia-se, portanto na visão de diferentes autores sobre as competências necessárias para gestores de fato assumirem papel estratégico de liderança no contexto institucional. Na sequência, descreve-se os procedimentos metodológicos, referindo-se a classificação da pesquisa, o universo amostral e sujeitos da pesquisa, como se deu a coleta de dados e como aconteceu a análise e sistematização. Em seguida apresenta-se a análise dos resultados descritas em duas partes, sendo uma contemplando o perfil biográfico e outra com a análise das percepções dos Secretários Executivos em busca de alinhamento estratégico da equipe, contemplando cada uma das onze competências já anunciadas no referencial teórico. Logo após a análise citada anteriormente é apresentada as referências bibliográficas utilizada para construir o estudo. E por fim, a última etapa inclui as conclusões do presente estudo. 12 1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO Apresenta-se nesta parte do Trabalho de Conclusão do Curso, na modalidade de monografia, o tema e a questão de estudo, acompanhada dos objetivos e justificativa da temática investigada. 1.2 Apresentação do tema Atualmente, com a competitividade, a exigência de profissionais cada vez mais qualificados e que respondam com resultados cada vez mais rápidos e eficazes, são temáticas que desafiam reflexões. Cada vez mais, percebe-se que o diferencial centra-se nas pessoas, mas elas estão preparadas para atuar neste contexto? Inicia-se esta reflexão citando por Teixeira (2005, p.81-82): “o novo mundo dos negócios requer um novo tipo de trabalhador cujas ferramentas são o conhecimento, a criatividade, a inovação, a flexibilidade e a aptidão para atuar de forma interdependente, interdisciplinar, multifuncional e com maior autonomia. Assim suas ferramentas deixam de ser mecânicas para ser ferramentas mentais e atitudinais.” Nesta realidade, o desenvolvimento de competências possui um papel significativo na medida em que contribui para a formação das pessoas e para a mudança de atitude em relação às suas práticas de trabalho. O valor destinado para este fim torna-se um investimento estratégico, pois somente pessoas que tenham características que as diferencie da maioria é que serão capazes de buscar a excelência na qualidade dos serviços prestados por suas equipes. Da mesma forma é necessário o desenvolvimento não somente das lideranças, mas das equipes como um todo. Principalmente em equipes interdependentes, cada um deve ter clara a importância do seu papel no desenvolvimento 13 de cada uma das tarefas para que ocorra de forma harmonizada e culmine no sucesso de sua execução. A literatura tem mostrado que “[...] uma coisa é você encontrar várias pessoas juntas trabalhando, cada uma por si, ao mesmo tempo e no mesmo lugar, outra é você se deparar com várias pessoas trabalhando juntas num mesmo projeto, por um mesmo objetivo” (MOSCOVICI, 2001, p.4). Realmente formar uma equipe que atue como equipe não é nada fácil, requer muito comprometimento das pessoas em prol dos mesmos objetivos e com a mesma motivação. Buscar esse alinhamento de várias equipes, onde umas dependem de outras para a execução de suas atividades é algo ainda mais desafiador. Segundo Bekin (2004, p.24) “[...] o objetivo final da empresa é criar um produto ou serviço cuja qualidade corresponda às necessidades, os desejos e expectativa do consumidor. Pois bem, para que a empresa funcione satisfatoriamente é preciso que todos os setores estejam sintonizados com esse objetivo principal, com a própria razão de ser da empresa.” No contexto da UNIJUÍ existem as unidades acadêmicas (departamentos) ou atividades fins, onde de fato é executado o propósito da instituição (Ensino, Pesquisa e Extensão) e as atividades meios ou unidades administrativas, denominadas também de setores de apoio. Considerando o ensino seu principal serviço e, para que o professor consiga fazer sua parte, depende de todos os processos que acontecem por trás disso. Ou seja, deve ocorrer uma sinergia perfeita entre unidades acadêmicas e administrativas, suas respectivas equipes devem estar em permanente sintonia entre demanda e atendimento, para que tudo aconteça de forma qualificada. Os secretários executivos por atuarem nas unidades acadêmicas (departamentos) tem um papel preponderante para o sucesso destas ações. Nesta perspectiva, pode-se ir além, baseando-se nos “eixos estruturantes” fixando as prioridades estratégias e amplamente divulgadas através da Resolução do Conselho Diretor da FIDENE nº 02/2012 e retomada em diversas falas de membros da reitoria para todos os públicos internos. Voltado a um modelo de Gestão por Resultados, os Secretários Executivos tem um importante papel a contribuir na execução destes eixos, principalmente com foco na excelência no atendimento, formação de lideranças e elevar a resolutibilidade das demandas. 14 Atender demandas com alta performance, de forma alinhada as estratégias institucionais, se complexifica na medida em que é necessário tomar cuidado em não ultrapassar limites de responsabilidades de cargos hierarquicamente superiores que existem nos departamentos, com diferentes interesses, entendimentos e ritmos de trabalho, como coordenadores de programas e chefia de departamento. No que se refere ao quadro de pessoal técnico-administrativo e de apoio vinculados aos departamentos, isso se agrava quando se tem um quadro com alta rotatividade , quando pessoas já capacitadas e treinadas são substituídas por outras com pouca experiência e conhecimento institucional. Assim, para que haja um alinhamento, é preciso fazer nascer em todos os técnicos- administrativos e de apoio o direcionamento para o cumprimento dos objetivos institucionais, e isso só se concretiza com uma liderança eficaz. Neste sentido que surgiu como tema um estudo investigativo sobre as competências essenciais para que um líder consiga sucesso nesse contexto. 1.3 Questão de Estudo Diante das considerações apresentadas, a questão norteadora desta investigação é assim formulada: Quais as competências essenciais para que os Secretários Executivos, enquanto líderes, consigam um alinhamento estratégico de suas equipes com os objetivos organizacionais? 1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo geral Identificar as competências essenciais para que os Secretários Executivos,enquanto líderes, consigam um alinhamento estratégico de suas equipes com os objetivos organizacionais. 15 1.4.2 Objetivos específicos Apresenta-se a seguir os objetivos específicos que irão nortear este estudo: - Diagnosticar as expectativas institucionais quanto às competências necessárias dos Secretários Executivos para atuação qualificada em busca de resultados, ou seja, para buscar um alinhamento estratégico da equipe aos objetivos organizacionais; - Buscar a percepção dos atuais ocupantes dos cargos de Secretários Executivos quanto às competências dos mesmos e como se comportam frente aos resultados esperados em busca de alinhamento de suas ações com os objetivos estratégicos institucionais; - Comparar as competências esperadas com as competências dos atuais gestores a luz de teorias, visando a possibilidade de ser aplicada neste contexto; - Propor ajustes necessários para suprir gargalos constatados, de forma a sincronizar competências esperadas e adquiridas, bem como verificar seus benefícios para o desempenho organizacional. 1.5 Justificativa A escolha do tema de pesquisa parte inicialmente pela experiência da pesquisadora, que também é colaboradora da empresa investigada. Devido ao cargo que exerce, a mesma referencia observações das interrelações de dependências que existem nas diferentes unidades que compõem a UNIJUÍ. Ressalva-se a relevância da temática que busca estudar a atuação das lideranças estratégicas e seus reflexos no desdobramento das atividades do dia a dia organizacional e seu consequente alinhamento aos objetivos da instituição. Para a pesquisadora, este trabalho visa aprofundamento teórico sobre o assunto, buscando enriquecer o conhecimento da temática e consequente reflexão para o desenvolvimento de suas próprias competências profissionais. Como pós-graduanda este estudo torna-se uma oportunidade de colocar em prática alguns conhecimentos construídos no decorrer do curso. Pessoalmente este estudo visa crescimento profissional, por julgar extremamente importante conhecer os demais setores e poder analisar com mais propriedade os reflexos de sua própria atuação. 16 O foco da pesquisa são as pessoas que ocupam um dos cargos estratégicos dentro das unidades acadêmicas (departamentos), ou seja, os Secretários Executivos. Porém os Secretários Executivos são formalmente enquadrados com funções táticas pela Resolução do Conselho Diretor da FIDENE nº 02/2008 que dispõe sobre o Plano de Cargos e Salários do Pessoal Técnico Administrativo e de Apoio, na qual enquadra os cargos em três grupos de funções, como segue: “Art. 7º. Os cargos são organizados em três grupos de funções: I - operacionais, que são desenvolvidos pelos técnico-administrativos e de apoio denominados auxiliares e assistentes; II - táticos, que são desenvolvidos pelos técnico-administrativos e de apoio denominados analistas; III - estratégicos, que são desenvolvidos pelos técnico-administrativos e de apoio denominados especialistas.”(Resolução do Conselho Diretor da FIDENE nº 02/2008) No caso das unidades acadêmicas, ocupando os cargos operacionais, também denominados de auxiliares e assistentes, estão os atendentes, secretárias de curso e técnicos de laboratórios. Já nos cargos táticos, também denominados de analistas encontram-se os Secretários Executivos. No grupo de cargos estratégicos ou especialistas estes são ocupados pelos assessores e especialistas alocados nas unidades administrativas ou setores de apoio. Também fazem parte do Plano de Cargos e Salários técnicos-administrativos e de apoio com funções gratificadas que seriam os encarregados, chefes e gerentes das unidades administrativas. No que se refere a UNIJUÍ, este estudo significa uma oportunidade de reflexão sobre o comportamento desta relação lideranças e suas equipes para uma possível análise do desempenho positivo ou negativo frente a interrelação com outras equipes das diferentes unidades administrativas. Espera-se que este estudo seja relevante ou sirva de apoio ou mesmo de subsídio para possíveis tomadas de decisões por parte dos superiores. Cada unidade ou setor objeto deste estudo pode se utilizar da pesquisa para verificar o quão sua unidade está alinhada aos objetivos institucionais, como estão se comportando e se há necessidade de ajustes no direcionamento das ações em prol de resultados efetivos. Aos Secretários Executivos, ou as pessoas que atualmente estão ocupando estes cargos, o estudo objetiva apresentar uma análise comparativa, se suas competências 17 técnicas e comportamentais estão de acordo com as competências esperadas de um gestor para o alinhamento de suas equipes aos objetivos institucionais. Para os técnicos-administrativos e de apoio das unidades acadêmicas, pode significar um benefício, pois atuar num ambiente profissional onde se busca e valoriza o constante aprimoramento das pessoas para a agilidade dos processos pode ser considerado com um ponto altamente positivo, proporcionando motivação por estar contribuindo por melhores resultados e consequentemente pela realização pessoal com o seu desempenho profissional. 18 2. REFERENCIAL TEÓRICO Para Mota (2003, p. 9) “[...] propor instrumento para conhecer a realidade, a ciência caracteriza-se por ser uma atividade metódica. Assim, denomina-se método científico ao conjunto de concepções sobre a natureza, o homem e sobre o próprio conhecimento [...]” Diante do exposto e com a finalidade de buscar a consecução dos objetivos deste trabalho, aprofundar conhecimentos e analisar os dados a serem coletados, buscou-se reflexões de alguns autores cujas teorias fundamentem sobre o tema em estudo. Portanto, neste capítulo, pretende-se, com o apoio da literatura existente, formar bases para reflexões acerca dos seguintes temas: organizações, organizações sem fins lucrativos, organizações universitárias, planejamento organizacional e planejamento estratégico, competências organizacionais e competências individuais. 2.1 Organizações As organizações constituem parte integrante da vida das pessoas. O indivíduo desde que nasce e durante a sua existência depara-se com um vasto contingente de organizações. Organizações empresariais, públicas, hospitalares, recreativas, educacionais e filantrópicas, entre outras. Necessidades básicas como alimentação, vestuário, transporte, salário, lazer, segurança e moradia, bem como satisfação social e cultural são atendidas por meio de organizações e nas organizações. 19 Segundo Drucker (1999, p.19), “a organização é acima de tudo social. São pessoas. Seu propósito deve ser o de tornar eficazes os pontos fortes das pessoas e irrelevantes suas fraquezas. Na verdade, essa é a única coisa que a organização pode fazer – a única razão pela qual existe e precisamos dela.” Já, conforme Bernard (1979), “a organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas de duas ou mais pessoas. A cooperação entre elas é essencial para a existência da organização. Uma organização somente existe quando: há pessoas capazes de se comunicarem e que estão dispostas a contribuir com ação conjunta, a fim de alcançarem um objetivo comum.” Esses segmentos de pessoas têm em comum a existência de um quadro de necessidades e objetivos, onde todos buscam um determinado resultado. Para atingir estes resultados, as organizações definem um produto ou serviço, produzido e oferecido através de pessoas e para pessoas, que o desenvolvem via sistemas e processos. Nesta linha Drucker (2001, p.107) enfatiza que “as pessoas determinam a capacidade de desempenho de uma organização. Nenhuma organização pode ir melhor que as pessoas que tem.” Hoje, os principais objetivos das organizações são o crescimento, desenvolvimento,lucro (fins lucrativos ou não), acúmulo de capital, expansão, prosperidade, geração de empregos, realização pessoal de seus funcionários e de seus fundadores e suprimento de necessidades básicas. Souza, et al (2005, p.76) reiteram que “organização interessada na construção de bases de sustentação sólidas, para enfrentar a incerteza que caracteriza o cenário corporativo contemporâneo, empreendem esforços visado a formação de uma cultura de alta performance, para fortalecer uma filosofia de excelência, que privilegia, entre outros valores, o foco no cliente, a valorização das melhores ideias, o reconhecimento das pessoas como parceiras, o respeito dos demais, a honestidade e o comprometimento.” A maioria das organizações tem fins lucrativos, destacando-se as empresas, que são empreendimentos que envolvem pessoas e recursos, com o fim básico de sustentar-se em um mercado competitivo, e nele obter lucro, caso contrário, morrem. De outro lado, estão as organizações que não visam lucro, como as Fundações, onde encontram-se as Universidades Comunitárias, Organizações Não-Governamentais, entre outras. 20 2.1.1 Organizações Sem Fins Lucrativos Dentre os vários tipos de organizações, destacam-se as filantrópicas, foco do presente estudo. Trata-se de uma instituição neste formato, no caso a UNIJUÍ. Sabe-se que com as mudanças e a crescente globalização, as organizações tiveram que reorganizar suas estruturas, com a intenção de continuarem no mercado, e não só isso, sobreviverem. E isso aconteceu também com o Estado, as mudanças têm sido inevitáveis e os próprios governantes já concluíram que também o Estado deve ser enxugado para fazer frente às novas exigências básicas de seus habitantes. Pode-se justificar com isso o surgimento das organizações filantrópicas na sociedade, ou seja, da deficiência ou abandono do Estado, surgem organizações que têm como característica principal, jamais auferir lucros, objetivando o bem da coletividade, sendo que, dentre elas, estão as Fundações e as Universitárias Comunitárias. Na visão de Drucker (2001, p.8) “as instituições sem fins lucrativos não tem “lucros”. Elas tem a tendência de considerar tudo aquilo que fazem como justo, moral e a serviço de uma causa; assim, não se mostram dispostas a dizer, caso alguma coisa não produza resultados, que seus recursos devem ser direcionados. Talvez as organizações sem fins lucrativos necessitem mais de disciplina do abandono organizado do que uma empresa. Elas precisam enfrentar opções críticas.” Defende ainda que “algumas instituições de ensino superior aprenderam que a educação continuada de adultos já altamente educados não é um luxo, um meio para auferir receitas adicionais ou uma questão de boas relações públicas. Ela está se transformando no impulso central da nossa sociedade do conhecimento. Assim, elas organizam a si mesmas e seus corpos docentes para atrair os médicos, engenheiros e executivos que desejam voltar à escola.” Mais do que isso, estas instituições também tem o papel de promover o desenvolvimento de uma sociedade, através da educação. “A instituição sem fim lucrativo não está meramente prestando um serviço. Ela não quer que o usuário final seja um usuário, mas sim um executor. Ela utiliza um serviço para provocar mudança em um ser humano.” (DRUCKER, 2001: 39) As mantenedoras dessas instituições não estão subordinadas a nenhum interesse empresarial de pessoas físicas ou grupos, mas unicamente a um objetivo social e seus bens não são propriedade de particulares, não são transmitidos por herança. Tem uma profunda vinculação com a região ou a população onde está inserida. 21 2.1.2 Organizações Universitárias A universidade é uma instituição que tem como matéria prima o conhecimento e existe para alavancar a sociedade e contribuir para o seu desenvolvimento objetivando a formação de profissionais qualificados. Sendo assim, é uma instituição necessária que tem como missão os caminhos do crescimento dentro de oportunidades históricas, atendendo as necessidades do processo de desenvolvimento do país. A universidade é entendida como “uma organização complexa não só pela sua condição de instituição especializada, mas principalmente pelo fato de executar tarefas múltiplas, onde cada uma delas (relacionada com ensino, pesquisa e extensão) tem uma metodologia de trabalho que lhe é própria, diferente daquela desenvolvida pelas outras organizações.”(MINTZBERG, 1995). As organizações ou instituições universitárias são classificadas em públicas federais e estaduais, comunitárias, confessionais e particulares. Essa diversidade implica problemas e desafios de cada setor e de cada tipo de instituição. Não há, portanto, uma receita que possa ser universalizada para atender todos os setores, embora seja possível identificar um núcleo comum de questões pertinentes a todas elas. Drucker (1997) argumenta que “uma das diferenças básicas entre organizações comunitárias, sem fins lucrativos, e organizações que visam o lucro é que estas são autogestionária e sempre estiveram envolvidas com diversos públicos. Afirma ainda que em instituições sem fins lucrativos a gestão é mais complexa, já que a relação que se estabelece entre os sujeitos, universidade/comunidade constitui espaço de diálogo, devendo atender interesses específicos da comunidade em geral.” 2.2 Planejamento Organizacional O planejamento tem como objetivo orientar gestores para estabelecer normas específicas, definir metas, desenvolvendo as ações requeridas a fim de atingir os objetivos. Ou seja, é definir com antecedência as ações a serem executadas a curto, médio e longo prazos, bem como verificar os recursos necessários para a execução de tais ações, para o alcance dos objetivos de forma satisfatória. 22 Segundo Baggio e Lampert (2010, p.196) “planejamento no ponto de vista empresarial consiste, no seu sentido mais amplo, em um processo que estabelecem objetivos, define linhas de ação e planos detalhados para atingi-los e determina os recursos necessários à consecução dos mencionados objetivos”. Isso significa definir linhas de ações e planos de como atingir objetivos pré-estabelecidos, ou seja, planejamento é o processo que identifica as metas e os objetivos que se quer alcançar, produzindo estratégias para conseguir o que se propõe, ou seja, projeta-se o futuro. É este processo que define o sucesso de todas as operações, é o pensamento que se procede à ação e direciona a melhor decisão a ser tomada, com vista a concluir com sucesso os objetivos futuros. Ainda autores diferenciam o planejamento também conforme o nível organizacional, ou seja: tático, operacional e estratégico. Segundo Oliveira (1998, p. 33) “O planejamento pode ser conceituado como um processo [...] desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa”. Sobre planejamento estratégico Oliveira (1998, p. 46) diz que “o planejamento estratégico é conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente.” No que se refere ao planejamento tático, na visão de Oliveira (1998, p. 46) “é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia predeterminada bem como as políticas orientativas para o processo decisório da empresa.” Já o planejamento operacional, para Oliveira (1998, p. 46) “[...] pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas”. Pode-se dizer que resumidamente, “planejamento significaconstruir uma ponte mental de onde você esta agora até onde quer estar quando tiver alcançado o objetivo”. ADAIR (2002, p. 28). Portanto, planejamento é algo que deve ser levado a sério em qualquer tipo de organização. Deve considerar o contexto e ter objetivos organizados e planejados, mas 23 somente isto não basta, o gestor precisa estar constantemente relembrando isso para sua equipe, avaliando e redirecionando, se for o caso. Gramigna (2007, p.110) cita um exemplo de como deve se portar um gestor para ter sucesso na questão de planejamento. Para isso o líder: “Demonstra acreditar no valor do planejamento. Divulgar para o grupo e colegas a importância dos planos. Criar estratégias focadas em metas mensuráveis e atingíveis, cumprindo-as dentro do prazo. Elabora ferramentas para verificar o andamento dos trabalhos e garantir resultados positivos [...] Busca informações sobre recursos disponíveis. Preocupa-se com planos e estratégias e prioriza o planejamento antes da ação [...] Atua voltado para resultados. Disponibiliza recursos por prioridade. Usa instrumentos de acompanhamento. Realinha metas quando estas vão em direção contrária com objetivos. É exemplo para o grupo e obtém a aprovação e o comprometimento da equipe nos planos definidos. Define instrumentos de medida de resultados.” (GRAMIGNA, 2007, p.110) 2.2.1 Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é um processo para a formulação de objetivos estratégicos, levando em consideração as condições da empresa. Por exemplo, toda empresa deve ter objetivos a atingir e para isso o planejamento estratégico é essencial, seja formal ou informal. Na visão de Silveira (1999, p. 31) “no contexto organizacional, a estratégia corresponde à capacidade de se trabalhar contínua e sistematicamente o ajustamento da organização às condições ambientais em mutação, tendo em mente a visão de futuro e a perpetuidade organizacional.” Para Oliveira (2005, p. 35) “[...] o planejamento estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providencias a serem tomadas pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado; entretanto, a empresa tem condições e meios de agir sobre as variáveis e fatores de modo que possa exercer alguma influência; o planejamento é, ainda, um processo contínuo, um exercício mental que é executado pela empresa independentemente de vontade específica de seus executivos.” Para o planejamento estratégico se tornar uma peça fundamental e utilizada como ferramenta de gestão, deve conter alguns itens indispensáveis, como: visão, missão, valores, objetivos e metas. 24 A visão é praticamente a definição do sonho da organização. É, efetivamente, a posição almejada que se quer alcançar e para quem isso se deseja. Oliveira (2005, p. 88) completa que “ visão é conceituada como os limites que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla. Nesse contexto, a visão proporciona o grande delineamento do planejamento estratégico a ser desenvolvido e implementado pela empresa. A visão representa o que a empresa quer ser.” Já a missão de uma organização pode ser considerada a razão de sua existência. Qual realmente é o negócio da empresa. Para Oliveira (2005, P. 116) “a missão da empresa exerce a função orientadora e delimitadora da ação empresarial, e isto dentro de um período de tempo normalmente longo. Em que ficam comprometidas crenças, expectativas, conceitos e recursos.” No que se refere aos valores, pode-se dizer que servem de referência para a orientação das pessoas envolvidas na organização. Oliveira (2005, p.89) descreve que “valores representam o conjunto dos princípios e crenças fundamentais, que fornecem sustentação para todas suas decisões.” Já os objetivos surgem a partir da visão estratégica e da missão já estabelecida, e são utilizados de base para a composição das metas. Ou seja, as metas fazem parte dos objetivos. Elas são os desejos mensurados a serem realizados em um curto espaço de tempo. Para Oliveira (2005, p. 325) “Meta é a etapa realizada para o alcance do objetivo ou desafio. São fragmentos dos objetivos e desafios e sua utilização permite melhor distribuição de responsabilidade, como também melhor controle dos resultados concretizados pelos diversos participantes da equipe de trabalho.” 2.3 Competências O mundo contemporâneo exige profissionais cada vez mais qualificados e com múltiplas competências, capazes de uma versatilidade e flexibilidade, garantindo assim mobilidade dentro da organização. Por outro lado, também as organizações precisam estar sempre inovando, se atualizando e se adaptando as novas demandas sociais. Ocorre também um aumento de complexidade nas atividades, exigindo das organizações respostas cada dia mais rápidas e eficazes. Portanto tanto a empresa quanto o profissional 25 precisam ser dinâmicos e preparados para enfrentar situações inéditas. Nesta linha, diversos autores discorrem sobre gestão por competências ou gestão estratégica de recursos humanos baseadas em competências. A definição de Competência, quando inserido no contexto do mercado de trabalho, pode ser associado à ideia de agregação de valor e entrega a determinado contexto de forma independente do cargo, isto é, a partir da própria pessoa. Ou ainda, “uma pessoa é competente quando, graças as suas capacidades, entrega e agrega valor ao negócio ou à empresa em que atua, a ele próprio e ao meio em que vive.” (DUTRA, 2001, p.46). Para Drucker (1997, p.91), “as organizações do século XXI devem encontrar um meio de tornar formação espontânea e constante de equipes multidisciplinares de alto desempenho um método natural de trabalho. [...] fácil falar, difícil fazer. E isso se aplica aos gabinetes executivos assim como à linha de frente. Os resultados se revelarão no desempenho extraordinário.” Para além de apresentarem um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, é necessário que as pessoas apresentem resultados das suas ações. O grande segredo para estimular as metas de performance é transitar por todos os elementos necessários para alcançar uma meta, representados pela sigla CHAR (Conhecimento, Habilidades, Atitudes e Resultados). Segundo Prates (2012, p.106) “muitas pessoas esquecem que as nossas conquistas futuras são frutos do que plantamos hoje. Portanto, ao projetar o futuro, defina os resultados que você quer atingir no presente para ser merecedor do futuro que almeja. Apresente resultados hoje, comemore as conquistas hoje, mesmo que pequenas, e orgulhe-se do caminho que está construindo. Além disso, é importante conhecer as facilidades, aquilo que se faz sem esforço, que gosta de fazer, que faz bem e por vezes sem saber explicar a origem disso. O profissional que aliar este intenso desejo por resultados à competências de auto liderança, conseguirá desfrutar de um comportamento incrível para prosperar no mundo corporativo do futuro: a capacidade de aceitar novos desafios, é principalmente, a ousadia de buscar novos desafios.” (PRATES, 2012, p.108) Drucker (2001, p.108) argumenta ainda que “toda organização desenvolve pessoas; não há escolha. Ou ela as ajuda a crescer, ou impede seu crescimento. Ou as forma, ou as desforma.” Segundo o mesmo autor, as melhores delas aprendem a avaliar e julgar 26 desempenho e usam essas ferramentas para ampliar cada cargo, para elevar as exigências e para inovar.” Pode-se dizer que a educação deve provocar no indivíduo mudança de atitude de forma a torná-lo um ser humano melhor e que vai influenciar outro indivíduo, que influenciará mais outro e assim por diante, fortalecendo com isso o desenvolvimento de uma comunidade que por sua vez desenvolve a sociedade como um todo. Isso tudo sendo potencializadas pela aquisiçãode novas competências, tanto organizacionais quanto individuais. 2.3.1 Competências Organizacionais A competência organizacional “não será baseada nos princípios passados de propriedade, estabilidade e controle mas, ao contrário, nos princípios emergentes da interdependência, flexibilidade e parceria. Tais competências abrangem métodos para envolver e inspirar as pessoas, evoluir as equipes e as alianças, e adquirir e empregar o conhecimento.” (DRUCKER,1997, p. 85) A organização para ser competente deve se diferenciar das demais, segundo o mesmo autor, “uma alternativa bem sucedida é quando se estabelecem parcerias orgânicas. Os parceiros precisam aprender a se unir em mútuo apoio, na criação de valor complementando suas competências para criar mais valor juntos do que conseguiriam criar separados.” Enfatiza ainda que “a essência da criação de valor reside na confiança, não na propriedade, no tipo de respeito mútuo e comportamento sinérgico que ocorre quando todas as partes buscam uma genuína relação de ganho.” (DRUCKER, 1997, p. 92) Na tentativa de identificar modelos de gestão mais eficazes, fontes de vantagem competitiva e mecanismos para promover de forma sustentada o desenvolvimento organizacional, “empresas investem pesado para ter o domínio de certas competências aquelas raras valiosas, difícil de serem desenvolvidas-confere a organização um desempenho superior ao de seus concorrentes”, conforme descrevem CARBONE et al (2005, p.42). Também citam o conceito de competências humanas e organizacionais como sendo “(...) combinações sinérgicas de CHA, expressas pelo desempenho profissional dentro de 27 determinado contexto organizacional, que agregam valor a pessoas e organizações.” (CARBONE et al, 2005, p.43) Phahalad e Hamel (1990), por sua vez, tratam do conceito no nível organizacional, referindo-se à competência como “uma capacidade da organização que a torna eficaz, permitindo a consecução de seus objetivos estratégicos.” É possível, então, classificar as competências como humanas ou profissionais (indivíduo e equipe) e organizacional. Para Carbone et al (2005, p.51-52): “Organizações focadas da estratégia ao desempenho, utilizam os objetivos estratégicos, por sua vez, representam os desígnios a atingir, isto é, a situação a ser buscada pela organização em um dado período de tempo. Em seguida, em razão dos objetivos estratégicos estabelecidos, seria possível definir indicadores de desempenho no nível corporativo e metas, assim como identificar as competências necessárias para concretizar o desempenho esperado. (...) identifica- se gap, ou lacuna, existente entre as competências necessárias ao alcance do desempenho esperado e as competências já disponíveis na organização, além de identificar o gap de competências permite também o planejamento de ações de captação e de desenvolvimento de competências que permite minimizar essa lacuna. É necessário realizar periodicamente este trabalho pois como a complexidade e velocidade das mudanças exigem novas competências e outras tendem ao declínio, se tornam obsoletas. Pode-se afirmar que não existe capital humano sem base de competências. Mas a competência necessita de suporte organizacional para ser criada, aprimorada, desenvolvida e exercida. CARBONE et al (2005 p.51-52) Neste contexto, Souza et al (2005, p.29) corroboram enfatizando que “o mercado globalizado e extremamente competitivo impõem o desafio do alcance de metas cada vez mais ousadas, com equipes cada vez mais reduzidas, sob a pressão de um tempo cada vez mais curto. As estratégias globais da organização formam o adesivo que interliga diferentes segmentos, permitindo o alinhamento da missão e da visão às estratégias corporativas, favorecendo a construção da identidade empresarial e propiciando a sintonia entre as ações.” 2.3.2 Competências Individuais Na contemporaneidade, com a alta competitividade, é natural a exigência de requisitos de diferenciação. O indivíduo que não foca no desenvolvimento de competências essenciais, tem dificuldade em ter uma colocação no mercado de trabalho, ou mesmo em manter seu posto de trabalho. Por outro lado, há um cuidado por parte das organizações 28 em manter os talentos humanos que atuam na organização, sabida a dificuldade em selecionar outro no mesmo nível. Diversos autores relacionam as competências em técnicas e comportamentais. Segundo Hanashiro et al (2008, p. 221) “Competência é um conjunto de conhecimentos, habilidades e aptidões ou características associadas a alta performance no trabalho, com resolução de problemas, pensamento analítico ou liderança.” Por sua vez, Dutra (2002, p.22) considera que a “competência pode ser vista como a capacidade de entrega da pessoa e também como o conjunto de qualificações que a pessoa possui para entregar.” Gramigna (2007, p. 50) relata sobre isso na metáfora da árvore: “Uma competência pode ser observada no dia-a-dia e no trabalho – e também pode ser desdobrada em três blocos de indicadores: Habilidades: capacidade de colocar seus conhecimentos em ação para gerar resultados, domínio de técnicas, talentos, capacidades – SABER FAZER. Conhecimentos: informações, fatos, procedimentos e conceitos – SABER. Atitudes: valores, princípios, comportamentos, pontos de vistas, opiniões e percepções, atos pessoais – QUERER.” (GRAMIGNA, 2007, p.50) Porém existe uma lacuna entre o saber fazer e o querer fazer e isso depende do comportamento da pessoa, ou seja, não basta ter conhecimentos, habilidades e atitudes. É necessário agregar também um importante fator, que são os resultado. Para atuar num contexto dinâmico e concorrido, o profissional precisa ser versátil e estar em constante atualização, além de apresentar competências fundamentais para atuar em qualquer organização. Diante deste contexto, e buscando respostas para o tema em estudo: “Quais as competências essenciais para que os Secretários Executivos, enquanto líderes, consigam um alinhamento estratégico de suas equipes com os objetivos organizacionais?” buscou-se diversas bibliografias que versassem sobre o tema. A autora Gramigna descreve dois tipos de competências: as técnicas e as de suporte. Sendo as de suporte como “as que agregam valor às competências técnicas e que fazem a diferença no perfil profissional das pessoas.” Gramigna (2007, p. 44). Nesta lógica, descreve 15 competências de suporte, que são: autodesenvolvimento e gestão do conhecimento, capacidade de adaptação e flexibilidade, capacidade empreendedora, capacidade negocial, comunicação e interação, criatividade e inovação, cultura da qualidade, liderança, motivação e energia para o trabalho, orientação para resultados, 29 planejamento e organização, relacionamento interpessoal, tomada de decisão, trabalho em equipe e visão sistêmica. Nesta mesma linha, Gramigna (2007, p. 115) alerta para que “a busca pela competência essencial deve ser acompanhada pelo investimento naquelas que são a base interna dos processos empresariais.” Portanto, das competências acima citadas, algumas são imprescindível para uma atuação de alta performance em cargos de liderança. Destaca-se a seguir reflexões e abordagens conceituais de algumas das competências citadas por Gramigna, que podem ser consideradas como fundamentais para um gestor de equipes, tais como: autodesenvolvimento e gestão do conhecimento, comunicação, trabalho em equipe, relacionamento interpessoal, liderança, motivação, criatividade, inovação, orientação para resultados, capacidade empreendedora e visão sistêmica. 2.3.2.1 Autodesenvolvimento e Gestão do Conhecimento Na realidade atual, o desenvolvimento de competências possui um papel significativo na medida em que contribui para a formação das pessoas e para a mudança de atitude em relação às suas práticas de trabalho. Somente pessoas que tenhamcaracterísticas que as diferencie da maioria é que serão capazes de apresentar excelência na qualidade dos serviços prestados. Nesta dinâmica, as organizações devem buscar um alinhamento de seus colaboradores, no sentido de deixar claro, o significado de suas ações para seu próprio desenvolvimento pessoal e profissional. Nesta linha, Drucker (2001, p. 137) destaca que: “A primeira prioridade para o desenvolvimento do executivo é esforçar-se pela excelência. Esta traz satisfação e auto-respeito. A habilidade conta não apenas porque faz muita diferença na qualidade do trabalho feito, mas também porque faz muita diferença na pessoa que o fez. Sem habilidade não há um bom trabalho, nem auto-respeito, nem crescimento pessoal. O autodesenvolvimento está profundamente entrelaçado com a missão da organização, com compromisso e com a crença de que o trabalho feito é importante. O segundo para se construir uma organização com esse espírito é organizar o trabalho de forma que cada um se sinta essencial para uma meta em que acredita.” (DRUCKER, 2001, p. 137) 30 Neste contexto, autores apresentam três tipos de orientação profissional que são eficazes pela capacidade de conectar as necessidades individuais com o desempenho empresarial, destes destaco dois, que são: Coaching e mentoring. Ressalta-se o processo de coaching, por atuar como facilitador do aprendizado e contribuir para a construção de novos conhecimentos, pois objetiva apoiar as pessoas para que consigam atingir determinados resultados. Portanto é extremamente benéfico para as organizações no sentido de ajudar no desempenho geral das equipes de trabalho. Outro processo salientado é o mentoring, indicado em casos em que há necessidade de assegurar, dentro da organização, conhecimentos de qualquer natureza, podendo ser aplicado em casos de sucessão, como aposentadoria, mudança de função ou desligamento de colaboradores, e para momentos em que há necessidade de acelerar a adaptação na cultura da empresa. Verifica-se o mentoring de relevante importância quando se busca otimizar e agilizar a carreira, pois oferece conhecimentos e sabedorias já testadas pela própria vivência profissional. Segundo Crosby (1991, p.05) “[...] sabe-se que quase todos os casos de fracasso em negócios a situação evolui a partir de um problema que já era conhecido e poderia ter sido evitado.” Portanto, pode-se corrigir erros anteriormente cometidos e que agora podem ser evitados com a atuação de profissionais mais experientes. É um novo campo de trabalho para aquelas pessoas, já aposentadas, e que ainda se sentem jovens para deixar o mercado de trabalho e estarão lá para auxiliar as novas gerações a progredir e crescer profissionalmente com a confiança de alguém que sabe o que fala. 2.3.2.2 Comunicação Para se ter uma boa comunicação no ambiente de trabalho, é necessário se dedicar com empenho em dialogar com frequência com a equipe, priorizar momentos de convivencialidade. “A convivencialidade é também um fator importante no desenvolvimento da sinergia” Agostinho et al (2002, p.98). Acrescenta ainda que “esta prática faz crescer o profissional e, em equipes, faz multiplicar suas competências.” Nesta direção Gramigna (2007, p.214-215) lembra que: “(...) modernos recursos de comunicação cada vez mais acessíveis e eficientes, mas administrados e mensurados por pessoas que não se alinhem, o que leva gestores a uma atuação desintegrada, que afeta 31 os resultados (....) recebimento excessivo de e-mail sem importância (....) omissão de informações importantes para o desenvolvimento do trabalho, percebe-se que a comunicação interpessoal está por trás desse cenário. Ao tratar comunicação interpessoal, precisamos compreendê-la como um processo que envolve 2 palavras-chaves: saber e querer. - SABER – como procedimentos, fatos e conceitos apreendidos nas experiências vividas. Esses saberes tornam-se obsoletos quando não há uma atitude de constante curiosidade e vontade de aprender, compreender e buscar a comunicação assertiva. - QUERER – é o início de qualquer intenção de mudança. Ninguém ensina o outro a querer. O querer pode ser sensibilizado com eventos, seminários, workshops, etc. A consequência da mudança de atitude reflete-se no clima de trabalho, na produtividade, e amplia a vantagem competitiva da empresa que investiu no querer. (GRAMIGNA, 2007, p.214-215) Na correria do dia a dia este espaço de vivência acaba se perdendo, portanto, propiciar momentos de feedback dando espaço para também escutar os colaboradores com calma e atenção, é uma forma de manifestar o querer. Drucker (2001, p. 14) cita duas competências básicas para haver comunicação: “Como primeira dessas competências básicas coloca a disposição, a capacidade de autodisciplinar para ouvir. Ouvir não é uma habilidade; é uma disciplina [...] A segunda competência essencial é a disposição para se comunicar, para se fazer entender. Esta requer uma paciência infinita.” Portanto, é necessário investir para que a comunicação aconteça, ou seja, para ouvir e ser ouvido e acima de tudo compreendido. Porém há que se ter cuidado e planejamento para que ocorra o entendimento da mensagem que se quer transmitir. Nesta lógica, Drucker (2001, p. 26) alerta que “não apenas disseminar informações a respeito mas compreender e usar todas as maneiras existentes para alcançar as pessoas. Não basta distribuir matérias impressas.” No que se refere ao cumprimento da missão da organização, ressalta ainda que “a primeira tarefa do líder é de assegurar que todos vejam, ouçam e vivam a missão”. Ou seja, para que isso aconteça, é necessário utilizar muita criatividade nas formas de comunicar. A comunicação é fator preponderante quando se busca equipes de alto desempenho. Nesta linha Souza et al (2005, p. 115) argumentam que “em uma equipe as diferenças individuais trazem divergências de opiniões quanto a percepção da tarefa, interesses e motivações. Porém, a comunicação é o fator responsável pelo desenvolvimento e a manutenção da equipe, e somente por meio dela as diferenças individuais passarão de obstáculos a fatores de crescimento e de comprometimento.” 32 Portanto, uma comunicação eficaz pode ser uma forte aliada a equipe em prol de resultados, portanto, “é necessário investir em diálogos, adotando estratégias centradas na busca do envolvimento do empregado, como descentralização do poder (participação) e o acesso as informações (transparência)”. Souza et al (2005, p.125). Ainda nesta mesma lógica, ressalta que “[...] o diálogo constitui a base das práticas inovadoras de planejamento, acompanhamento, avaliação do desempenho. Logo, o desenvolvimento da competência interpessoal de dar e receber feedback é fundamental ao adequado gerenciamento das contribuições humanas aos resultados empresariais desejados.” Por outro lado, há que se tomar cuidado com a forma de comunicação, pois na visão de Gramigna (2007, p.63) “As palavras e as atitudes exercem um poder assustador na vida das pessoas. Podem ajudar a construir uma auto-imagem positiva ou destrutiva, sonhos e desejos.” Na visão de Hall (2004, p.156) “[...] poder, liderança e tomada de decisões se apoiam no processo de comunicação, explícita ou implicitamente, pois não teriam significado na ausência de informações.” Da mesma forma, diferentes setores dentro de uma mesma organização, principalmente os que tem interdependências de serviços, a comunicação se faz ainda mais necessária na sua forma mais ampla de abrangência e eficiência. Nesta linha Hall (2005, p. 164) ressalta que “[...] embora seja relativamente simples, em termos abstratos, descrever a combinação ideal das comunicações verticais e horizontais, um outro elemento das comunicações entre pares é importante. Em virtude de as comunicações entre os pares tenderem a basear-se em compreensões comuns e como as comunicaçõescontínuas propiciam a solidariedade de grupo, ou grupos de trabalho desenvolvem respostas coletivas para o mundo que os circundam. Essas respostas tem a possibilidade de ser acompanhadas por percepções coletivas das comunicações transmitidas aos grupos de trabalho ou por meio deles.” Nesta lógica que empresas criam canais de comunicação que busquem suprir esta deficiência em ligar as informações essenciais entre os diferentes setores de uma organização. Para isso buscam um processo ideal de comunição. Para Bekin (2004, p.23) esta ligação é realizada por um bom programa de endomarketing, caso contrário: “[...] cada departamento acaba perdendo a visão da empresa e do cliente como um todo, visão esta que não pode ficar restrita à alta direção. Quando isso acontece, surgem conflitos na empresa e, consequentemente, há desperdício de recursos organizacionais, com prejuízo para a eficiência da empresa, que não consegue difundir seus próprios valores para criar um clima de integração e 33 cooperação interna. Esse é o ponto decisivo, essencial para empreendermos a nova concepção do marketing e o papel decisivo do endomarketing nos dias de hoje.” (BEKIN, 2004, p.23) Um eficiente processo de comunicação com o público interno agrega valor aos serviços. Nesta linha Bekin (2004, p. 04) ressalta que “mais que um nome ou uma marca, endomarketing é um conceito, uma postura, uma atitude e um comportamento, um instrumental que corresponde a uma nova abordagem para o mercado.” Tal postura visa sincronizar, compartilhar e alinhar objetivos organizacionais. Além de harmonizar e fortalecer relacionamentos. Argumenta ainda que: “[...] devemos ter em mente que uma empresa moderna se caracteriza por uma organização complexa e que esse tipo de organização requer uma interdependência estreita entre seus setores, entre todas as suas atividades e operações. Essa interdependência ou a coesão interna é fator essencial para sua eficiência. E é justamente o atendimento ao cliente como objetivo final da empresa que deve proporcionar o fator de coesão, ao integrar todos os seus setores e funcionários a partir de uma visão orientada para o cliente, para o marketing, criando até mesmo a noção de cliente interno [...].portanto a empresa precisa estar atenta. Sua velocidade de reação será tão mais completa e integrada quanto for seu nível de alinhamento interno em relação a seus objetivos [...] uma última habilidade e possivelmente a que amarra todas as anteriores, é a capacidade interna de alinhar pessoas e processos aos objetivos do negócio. A empresa que reunir e colocar em prática essas habilidades terá muito mais chance de ser bem sucedida também a longo prazo. [...] Para bons resultados, não há mágica: apenas clareza de objetivos somados á mobilização interna rumo esses objetivos.” (BEKIN, 2004, p.28-41) 2.3.2.3 Trabalho em Equipe Não se admite mais, nos dias de hoje, na maioria das organizações, trabalhos individualizados. Muito se lê e ouve de que quando existem pessoas trabalhando juntas alinhadas em prol dos mesmos objetivos, os índices de sucesso são imensamente maiores do que pessoas trabalhando individualmente, cada um com uma função, na busca por um resultado maior para a organização. Portanto, vale apostar neste diferencial do trabalho em equipe, investindo em capacitações e valorizando trabalho nesta linha de desenvolvimento das equipes de trabalho. 34 “No ambiente de trabalho supõe-se que a interação se dê de acordo com um esquema inteligível de ação, isto é, que as pessoas façam o que se espera delas. Entretanto, as pessoas nem sempre fazem ou dizem o que é esperado, e deixam as outras surpresas e confusas com algumas de suas respostas e atos”. (MOSCOVICI, 2001, p.29). Se isso ocorre no nível individual, no coletivo essa percepção ainda é mais complexa. Portanto, a atuação em equipe é algo que desafia os pensadores a reflexão, os quais tem diferentes percepções sobre este assunto. Parker (1995, p. 31) ressalta o trabalho estratégico de equipes, para que consigam evoluir a ponto de visualizarem o resultado final e não a forma como chegar lá, estão neste estágio, quando “veem que a estratégia para vencer era o trabalho em equipe entre as pessoas de diferentes setores da empresa, todos empenhados em servir ao cliente.” Isso pode ser aplicado nos mais variados tipos de empresas. Pode-se observar o que descreve Gramigna (2007, p.98) sobre o aproveitamento de potenciais em evidência na formação de equipes multidisciplinares e complementares. “As competências reunidas ampliam as possibilidades de alcançar os resultados pretendidos em um prazo menor e com menos esforço.” Complementa que “é gratificante participar de equipes que possuem moral elevado, compostas por pessoas empreendedoras, criativas, entusiasmadas, colaboradoras, que gostem do que fazem, que vibram com seus sucessos e se apoiam em momentos de crise.” Segundo a mesma autora, “as vantagens da formação de equipes por competências são: que a estratégia contribui para o aprendizado coletivo, pois a troca de informações e de experiências quando as pessoas trabalham juntas; - O apoio dos mais talentosos influencia a atuação dos que tem alguma dificuldade; - A gestão do conhecimento torna-se parte da cultura do grupo; - Estimula-se a cooperação, diminuindo a prática de competição interna entre os profissionais; - O cliente é atendido de forma personalizada e qualitativa; - A estratégia contribui para o aumento da produtividade e melhoria do clima de trabalho; - A imagem passada é de uma equipe imbatível. Se não podemos contratar gênios, podemos construir uma equipe genial.” (GRAMIGNA, 2007, p.234) Sobre o perfil de excelência, afirma ainda que “é possível aproveitar os talentos internos, identificando domínios de potenciais nas pessoas. Primeiro define as exigências e respectivos indicadores de excelência. O segundo passo é identificar as pessoas que melhor dominam cada uma das exigências.” 35 Moscovici (2001, p.5) fala que “o futuro pertence a organizações baseadas em equipes” e revela que é possível a transformação de grupo em equipe. “Um grupo transforma-se em equipe quando passa a prestar atenção à sua própria forma de operar e procura resolver problemas que afetam seu funcionamento. A transformação de um grupo em equipe passa, necessariamente, pela frustração sistemática dos pressupostos básicos: nem importância, nem onipotência, mas interdependência; nem ataque, nem evasão, mas diálogo; nem cúmplices, nem adversários, mas co-laboradores.” Para Moscovici, (2001, p.12) “os conflitos são inerentes à vida em grupo, portanto conflito não pode ser encarado como algo negativo. É apenas uma dinâmica interpessoal que pode revelar o amadurecimento do grupo e o grau de intensidade que o modo como é enfrentado e administrado. Inclusive pode ter uma visão positiva quando rompe o equilíbrio da rotina, desafia a acomodação de ideias e posições, desvenda problemas escondidos, aguça a percepção e o raciocínio, excita a imaginação e estimula a criatividade.” Frizza ainda que “alguns conflitos não podem mesmo serem resolvidos, uma vez detectados a situação real de importância, uma decisão prática prevalece: manter o conflito, bem delineado e compreendido, sob controle de ambas as partes. Isso é preferível a insistir em esforços estéreis e desgaste emocional inócuo.” (MOSCOVICI, 2001, p.12). Quando se fala em desenvolvimento de equipes, pode-se classificar os estágios de desempenho conforme o modo de funcionamento: a) Pseudo-equipe – não se preocupa com o desempenho coletivo. As interações inibem o desempenho individual, sem produzir nenhum ganho coletivo apreciável. b) Grupo de trabalho – partilham informações, mas responsabilidade, objetivos e produtos pertencem a cada indivíduo. c) Equipe potencial – quer trabalhar conjuntamente mas precisa de orientações eesclarecimentos constantes. d) Equipe real – pessoas com habilidades complementares e comprometidas, através de missão e objetivos comuns. Confiança mútua. e) Equipe de elevado desempenho – membros profundamente comprometidos com o crescimento e sucesso de cada um. Supera o desempenho e consegue resultados muito além das expectativas. (KATZENBACH e SMITH 1993, apud MOSCOVICI, 2001, p.14) Neste caso, o papel do gestor é preponderante e logo deve entrar em ação e propor e implementar o desenvolvimento de equipe (DE), que “pressupõe mudanças significativas pessoais e interpessoais de conhecimentos, sentimentos, atitudes, valores, motivação, postura, comportamento. É uma atividade de educação permanente e não de tempo limitado. Porém um só evento não caracteriza um processo de DE nem produz os resultados desejados, independente da denominação que receba. O desafio constante é 36 desenvolver um processo de integração entre as diversas unidades de trabalho, preservando porém suas diferenças funcionais e potencializando seus esforços, energia e competências para a produtividade global da empresa” (MOSCOVICI, 2001, p.17). Seguindo nesta linha, quando se detecta um problema em equipes com potencial capacidade de atuação em conjunto, vale o investimento em desenvolvimento de equipes, utilizando-se de todos os recursos necessários para que a equipe atue com alto grau de excelência. Pois além da alta performance que pode vir como resultado, também ocorre um incremento na efetividade do grupo que passará a atuar colaborativamente para alcançar qualquer resultado que lhe for cobrado. 2.3.2.4 Relacionamento Interpessoal Considerando que o trabalho em conjunto pode ser mais ágil, mais dinâmico, mais qualificado, além de mais gratificante do que cada um desempenhando suas atividades individualmente e mais do que isso, reconhecer que um depende do outro, é o que ressalta Moscovici (2001, p. 47): “sob uma perspectiva democrática de gestão participativa, preconizam-se relações interpessoais de coesão, cooperação, harmonia no grupo. Essas formas de interação facilitam as tarefas conjuntas, a produtividade e a qualidade (...). As relações dos membros entre si e com o líder determinam as verdadeiras possibilidades de trabalho conjunto produtivo (....) vale enfatizar, reiteradamente, que as relações interpessoais no grupo são tão ou mais importantes do que a qualificação individual para as tarefas. Se os membros relacionam-se de maneira harmoniosa, com simpatia e afeto, as probabilidades de colaboração aumentam muito, a sinergia pode ser atingida e resultados produtivos surgem de modo consistente.” (MOSCOVICI, 2001, p. 47) Nesta dinâmica, Souza, et al (2005, p. 121) sugerem que “a preparação dos gestores de desempenho também deve privilegia os aspectos comportamentais. A visão expandida do desempenho argumenta que o desempenho humano é fruto das relações de trabalho e das relações humanas. Por isso, torna-se necessária a construção de ambientes estimuladores de comprometimento com o alto desempenho. Posturas avançadas capazes de transformar competências individuais e grupais em resultados organizacionais esperados.” 37 Já Crosby (1991, p. 25) relaciona empresa com ecossistema de uma floresta, sua complexidade, suas relações de dependência e o impacto quando o ciclo de vida é afetado. Nesta linha ressalta a responsabilidade dos executivos pelos relacionamentos. Para este autor “o tom dos relacionamentos dentro da organização é estabelecido diretamente ou indiretamente pelos executivos. Um gerenciamento insensível pode eliminar uma floresta da mesma forma com a direção adequada pode ajudá-la a se tornar maravilhosa. As organizações podem resplandecer ou obscurecer-se, dependendo de como as pessoas veem umas as outras, de como elas trabalham juntas, e de como suas ações se inter-relacionam.” (CROSBY, 1991, p. 25) A questão do relacionamento humano não é algo simples de descrever, e complexo também de compreender. No mundo empresarial, muitas vezes ocorrem disputas por poder e surgem diversos conflitos. Moscovici (2001, p.32) fala que “o relacionamento entre os indivíduos engloba expectativas, demandas, afetividade e poder, em qualidade e intensidade variadas, como fatores importantes na conduta individual.” Dos relacionamentos “ainda emergem atrações, ciúmes, ressentimentos, inveja, hostilidade, manobras manipulatórias de chantagem emocional, sedução.” Ainda mais que “as empresas de hoje, são na sua maioria, estruturas piramidais de poder recheadas com pessoas. Cada grupo no seu quadradinho do organograma, em algum ponto da pirâmide, mais alto ou mais baixo. No topo está o comando.” o que torna este desafio ainda maior. Daí o papel do gestor é preponderante no sentido de apaziguar os ânimos e reverter esta energia em foco nos resultados. Neste contexto, Moscovici (2001, p.52) enfatiza que “[...] enquanto estes conteúdos emocionais não são compartilhados e trabalhados em conjunto, com um problema mútuo e concreto de relação interpessoal na dinâmica do trabalho o caminho continuará cheio de empecilhos recorrentes como pedras de difícil remoção que obrigam a desvios, ultrapassagens arriscadas, desdobramentos imprevisíveis...” Então os conflitos dentro da equipe, sempre que detectado deve ser enfrentado e resolvido, para não afetar o desempenho da equipe de forma irreversível e cabe ao líder este papel de conduzir para que o conflito seja resolvido ou mesmo criar dentro da equipe uma cultura de enfrentamento deste tipo de conflito entre os próprios integrantes, para não comprometer o resultado. Toda pessoa que possui um cargo, automaticamente depende de relacionamentos interpessoais com outros colegas e subordinados. Na visão de Teixeira et al (2005, p.104) 38 “[...] o cargo é uma função genérica, com uma missão definida, indicação flexível e transitória de objetivos e tarefas críticas, desempenhadas numa perspectiva de interdependência, interdisciplinariedade e multifuncionalidade.” Nesta perspectiva, a eficiência nos relacionamentos é diretamente proporcional a eficiências nos resultados. Diante disso, Moscovici (2001, p. 103) ressalta que “as habilidades interpessoais são facilitadoras de processos grupais básicos tais como: comunicação, liderança, processo decisório, negociação, administração de conflitos, análise de processos. Outrossim, facilitam o estabelecimento de objetivos e metas grupais, diagnóstico e resolução de problemas, planejamento e implantação de mudanças intragrupais e intergrupais.” O diálogo e feedback podem ser forte aliados do trabalho em equipe. Para Souza et al (2005, p. 125) “[...] o diálogo constitui a base das práticas inovadoras de planejamento, acompanhamento, avaliação do desempenho. Logo, o desenvolvimento da competência interpessoal de dar e receber feedback é fundamental ao adequado gerenciamento das contribuições humanas aos resultados empresariais desejados.” 2.3.2.5 Liderança A atuação de qualquer gestor que espera alto desempenho de sua equipe em busca de resultados é muito desafiador e requer que o ocupante do cargo possua um conjunto mínimo de competências, entre elas, se destaca a liderança. Nesta linha, Drucker (2001, p. 13) reforça que “os líderes mais eficazes nunca dizem “Eu”. E não é porque eles treinaram para não fazê-lo. Eles não pensam em “eu” eles pensam em “nós” pensam em “equipe”. Eles compreendem que sua função é de fazer a equipe funcionar. Eles aceitam a oportunidade e não fogem a ela, mas a equipe leva o crédito.” E ainda complementa, “o papel do líder não é de dar respostas, mas de facilitar a geração de ideias e o pensamento. E então reunir tudo para implementar [...] é de estabelecer a meta e a visão. A deles (os liderados) é de descobrir como atingi-los em conjunto.” Um líder também deve prover sucessores, capacitando pessoas