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2016 Fundamentos de Gestão, empreendedorismo e marketinG Prof.ª Ana Maria Stolfi Prof.ª Bianca A. G. Gonçalves de Araújo Copyright © UNIASSELVI 2016 Elaboração: Prof.ª Ana Maria Stolfi Prof.ª Bianca A. G. Gonçalves de Araújo Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. Impresso por: 658 S875f Stolfi; Ana Maria Fundamentos de Gestão, Empreendedorismo e Marketing / Ana Maria Stolfi; Bianca A. G. Gonçalves de Araújo: UNIASSELVI, 2016. 228 p. : il. ISBN 978-85-515-0027-9 1.Administração. I. Centro Universitário Leonardo Da Vinci. III ApresentAção Olá, acadêmico! É com muito prazer que apresentamos a disciplina Fundamentos de Gestão, Empreendedorismo e Marketing. Essa disciplina aborda os principais conceitos fundamentais para o alcance dos objetivos relacionados ao seu aprendizado durante o curso de Estética e Imagem Pessoal, pois são temas que abrangem conteúdos sobre os diversos cenários da gestão organizacional. Na primeira unidade, você terá como foco principal as funções administrativas planejar, dirigir, controlar, administrar, distribuídas entre as áreas de uma organização, como: área de recursos humanos, financeira, compras, vendas, administrativa e os conceitos e importância delas na organização. E você sabe a diferença entre ser eficiente ou eficaz? Não? Você saberá essas definições ao longo desta unidade. Nas organizações existe o papel do gestor, você irá compreender quais as funções desse profissional, além de suas características e competências. Ainda iremos falar sobre as teorias fundamentais da administração, as ideias de alguns autores principais sobre os percursos e atitudes pioneiras da administração de empresas. Você é capaz de mudar? Ou seja, livrar-se dos paradigmas? Quais são as competências e estratégias necessárias para superar com eficácia essa fragilidade? Apresentaremos conteúdos relacionados a diversos fatores sobre a competitividade, o processo decisório e a comunicação nas organizações. Pois bem, os conceitos e os indicadores de desempenho nas organizações, fazem parte das funções administrativas e com elas os processos decisórios. Falar sobre a comunicação dentro das organizações é realmente um desafio, pois com cada vez mais tecnologia, menos as pessoas sabem se comunicar. Isso mesmo, essa fragilidade esteve e está sempre presente no dia a dia das pessoas. Enfatizaremos sobre a importância de se ter uma boa comunicação dentro das organizações. IV Na Unidade 2 dessa disciplina importantíssima para seu crescimento profissional, iremos compartilhar conhecimentos em relação aos demais conceitos de empreendedorismo, empreendedor e suas características. Quem não quer ter seu próprio negócio? Abordaremos o ser empreendedor, identificando os desafios e as oportunidades do mercado de trabalho, buscando ser um diferencial competitivo. Nesta unidade mostraremos também como fazer um plano de negócio, sua importância e de que maneira ele deverá ser planejado. E, ainda, de que maneira devemos encarar o mercado empreendedor. Na Unidade 3 dessa disciplina, o aprendizado será referente aos conceitos e evolução de marketing, que terá como foco o valor e a satisfação dos clientes, para que tenhamos a credibilidade deles. Para que isso seja possível, o desenvolvimento estratégico de marketing é fator essencial. Abordaremos a pesquisa de marketing e os 4Ps (preço, praça, produto e promoção), você acadêmico, terá a clareza do que realmente significa cada um deles, a importância e sua aplicação. Acadêmico! Ao final de cada unidade, você terá ainda uma leitura complementar, relacionada ao tema da unidade, e, ao final de cada tópico, autoatividades para você testar se realmente entendeu o conteúdo apresentado. Desejamos que você aproveite o conhecimento que essa disciplina lhe oferece. Bons estudos! Prof.ª Ana Maria Stolfi Prof.ª Bianca A. G. Gonçalves de Araújo V Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! NOTA VI VII UNIDADE 1 – CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES .............. 1 TÓPICO 1 – CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES .................. 3 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 3 2 AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS NAS ORGANIZAÇÕES .................................................. 4 3 A TEORIA DA ORGANIZAÇÃO: CONCEITOS E A SUA IMPORTÂNCIA .......................... 8 4 DIFERENÇAS DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ................................................................................ 14 4.1 CONCEITOS DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ............................................................................ 14 5 AS FUNÇÕES, CARACTERÍSTICAS E COMPETÊNCIAS DE UM GESTOR ........................ 18 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 21 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 22 TÓPICO 2 – A ADMINISTRAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS DE NEGÓCIO ............................ 25 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 25 2 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA ADMINISTRAÇÃO ......................................................... 25 3 AS PRINCIPAIS IDEIAS PRECURSORAS DA ADMINISTRAÇÃO ....................................... 27 4 A GESTÃO E A MUDANÇA SOCIAL E ORGANIZACIONAL ................................................. 30 5 PREPARAÇÃO DAS PESSOAS PARA O PROCESSO DE MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS ......................................................................................................................... 33 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 36 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 37 TÓPICO 3 – A COMPETITIVIDADE, O PROCESSO DECISÓRIO E A COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES ..................................................................................................39 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 39 2 INDICADORES DE DESEMPENHO PARA AS ORGANIZAÇÕES ......................................... 40 3 DEFINIÇÃO DE COMPETITIVIDADE ORGANIZACIONAL .................................................. 42 4 CONCEITO E IMPORTÂNCIA DO PROCESSO DECISÓRIO ................................................. 45 5 TIPOS DE COMUNICAÇÃO PARA OBTER UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ .................. 48 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 58 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 61 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 62 UNIDADE 2 – CONCEITO DE EMPREENDEDORISMO, CARACTERÍSTICAS DO EMPREENDEDOR E COMO MONTAR UM PLANO DE NEGÓCIOS ........... 63 TÓPICO 1 – CONCEITO DE EMPREENDEDORISMO E CARACTERÍSTICAS DO EMPREENDEDOR .................................................................................................... 65 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 65 2 CONCEITOS DE EMPREENDEDORISMO ................................................................................... 66 3 VOCÊ É EMPREENDEDOR? ............................................................................................................. 70 3.1 FORMULÁRIO DE AUTOAVALIAÇÃO .................................................................................... 72 4 AS CARACTERÍSTICAS DE UM EMPREENDEDOR .................................................................. 77 5 O PROCESSO EMPREENDEDOR ................................................................................................... 82 sumário VIII 6 DESAFIOS AO EMPREENDEDORISMO FEMININO ..............................................................85 RESUMO DO TÓPICO 1......................................................................................................................94 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................95 TÓPICO 2 – CARACTERÍSTICAS DO INTRAEMPREENDEDOR: IDENTIFICANDO IDEIAS E OPORTUNIDADES ...................................................................................97 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................97 2 CONCEITO E CARACTERÍSTICAS DO INTRAEMPREENDEDOR .....................................98 3 DIFERENÇA DE IDEIA E OPORTUNIDADE .............................................................................101 4 CONCEITO DE CRIATIVIDADE ...................................................................................................104 4.1 DESENVOLVENDO A CRIATIVIDADE ....................................................................................105 4.2 COMPORTAMENTO CRIATIVO ...............................................................................................107 4.3 FATORES QUE BLOQUEIAM A CRIATIVIDADE ...................................................................109 4.4 TESTE DE CRIATIVIDADE ..........................................................................................................110 5 TIPOS DE INOVAÇÃO E OS PARADIGMAS QUE ENVOLVEM A INOVAÇÃO ..............112 5.1 TIPOS DE INOVAÇÃO .................................................................................................................116 RESUMO DO TÓPICO 2......................................................................................................................118 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................119 TÓPICO 3 – MONTANDO UM PLANO DE NEGÓCIO ..............................................................121 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................121 2 GESTÃO DE UM PLANO DE NEGÓCIO .....................................................................................122 3 COMO PLANEJAR UM PLANO DE NEGÓCIO .........................................................................126 3.1 SUMÁRIO EXECUTIVO ...............................................................................................................126 3.2 EMPRESA .......................................................................................................................................127 3.3 RECURSOS HUMANOS ..............................................................................................................127 3.4 PRODUTOS E SERVIÇOS ............................................................................................................128 3.5 MERCADO .....................................................................................................................................128 3.6 ESTRATÉGIA DE MARKETING ..................................................................................................128 3.7 ESTRATÉGIA OPERACIONAL ...................................................................................................129 3.8 PLANO FINANCEIRO .................................................................................................................129 3.9 OS NEGÓCIOS ...............................................................................................................................129 4 EXEMPLO DE UM PLANO DE NEGÓCIO PREENCHIDO .....................................................130 5 INCUBADORAS DE EMPRESAS ...................................................................................................137 5.1 QUEM PODE PARTICIPAR DAS INCUBADORAS ................................................................139 5.2 INCUBADORAS NO BRASIL ......................................................................................................139 6 EMPREENDEDORISMO NO BRASIL ..........................................................................................140 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................142 RESUMO DO TÓPICO 3......................................................................................................................144 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................145 UNIDADE 3 – CONCEITO E ESTRATÉGIAS DE MARKETING ................................................147 TÓPICO 1 – CONCEITOS CENTRAIS DE MARKETING ............................................................149 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................149 2 DEFINIÇÃO DE MARKETING ........................................................................................................150 2.1 FUNÇÕES DO MARKETING .......................................................................................................152 2.2 APLICAÇÃO DO MARKETING ..................................................................................................153 3 A EVOLUÇÃO DO MARKETING ..................................................................................................155 4 ESTUDANDO O CONSUMIDOR ..................................................................................................1605 FIDELIZAÇÃO DO CLIENTE..........................................................................................................163 6 CADEIA DE VALOR E SATISFAÇÃO DO CLIENTE .................................................................166 IX 6.1 SATISFAÇÃO DO CLIENTE ........................................................................................................167 RESUMO DO TÓPICO 1......................................................................................................................169 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................170 TÓPICO 2 – MARKETING DE SERVIÇOS .....................................................................................173 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................173 2 CONCEITO DE MARKETING DE SERVIÇOS ...........................................................................173 2.1 TIPOS DE SERVIÇOS ....................................................................................................................176 3 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS SERVIÇOS ................................................................177 3.1 INTANGIBILIDADE ....................................................................................................................178 3.2 INSEPARABILIDADE ...................................................................................................................179 3.3 VARIABILIDADE ..........................................................................................................................180 3.4 PERECIBILIDADE .........................................................................................................................181 4 AMBIENTE FÍSICO DOS SERVIÇOS............................................................................................182 5 PREÇOS EM SERVIÇOS ...................................................................................................................185 5.1 DEFINIÇÃO DE PREÇOS ............................................................................................................187 6 QUALIDADE NOS SERVIÇOS ......................................................................................................188 6.1 QUALIDADE E SUAS DIMENSÕES ..........................................................................................189 6.2 COMO MEDIR A QUALIDADE EM SERVIÇOS ......................................................................191 RESUMO DO TÓPICO 2......................................................................................................................192 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................193 TÓPICO 3 – DESENVOLVENDO ESTRATÉGIAS DE MARKETING ........................................197 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................197 2 ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO .............................................................................................198 2.1 COMUNICAÇÃO DE MARKETING ..........................................................................................199 2.2 DESENVOLVENDO AS ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO ............................................202 2.2.1 Identificação do público-alvo ..............................................................................................202 2.2.2 Determinação dos objetivos da comunicação ...................................................................203 2.2.3 Elaboração da comunicação ................................................................................................203 2.2.4 Seleção dos canais de comunicação ...................................................................................204 2.2.5 Orçamento para comunicação ............................................................................................204 3 DEFINIÇÃO DO MIX DE MARKETING .......................................................................................205 3.1 PRODUTO ......................................................................................................................................206 3.2 PREÇO .............................................................................................................................................207 3.3 PRAÇA OU DISTRIBUIÇÃO .......................................................................................................207 3.4 PROMOÇÃO ..................................................................................................................................208 4 ESTRATÉGIAS DE POSICIONAMENTO E DIFERENCIAÇÃO .............................................209 4.1 DIFERENCIAÇÃO EM SERVIÇOS .............................................................................................210 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................212 RESUMO DO TÓPICO 3......................................................................................................................215 AUTOATIVIDADE ...............................................................................................................................216 REFERÊNCIAS .......................................................................................................................................219 X 1 UNIDADE 1 CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • reconhecer e entender as funções administrativas nas organizações; • compreender a importância dos processos administrativos; • identificar as características e competências dos gestores. • compreender a importância da competitividade organizacional. • identificar estratégias de mudanças organizacionais. Esta unidade está dividida em três tópicos, sendo que no final de cada um deles, você encontrará atividades visando à compreensão dos conteúdos apresentados. TÓPICO 1 – CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES TÓPICO 2 – A ADMINISTRAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS DE NEGÓCIO TÓPICO 3 – A COMPETITIVIDADE, O PROCESSO DECISÓRIO E A COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 1 INTRODUÇÃO Quando falamos em organizações, lembramo-nos das diversas funções administrativas e atividades existentes dentro de cada área de uma empresa, cada uma delas com o propósito de somar participações, lucros e alcançar os objetivos. Da mesma forma para uma organização em que o negócio seja estética. Pois bem, esta unidade irá esclarecer quais são essas atividades, suas funções, conceitos e importância. Abordaremos a teoria da organização, que traz significados que compreendem a importância de sua existência, as principais características, os níveis organizacionais e os tipos que podem surgir. Cultura organizacional são os valores, crenças, missão, visão, objetivos e propósito da existência de uma empresa. Ela se dispõe perante os colaboradores e a sociedade, demonstrando o negócio em que a empresa está inserida, ou seja, apresenta-se por meio de produtos ou serviços. Você saberia responder o que é fazer um trabalho eficiente ou eficaz? Essas diferenças serão esclarecidas neste tópico. O gestor é um profissional importante dentro das organizações, ele deve ter diversas características e competências no que tange ao saber lidar com as pessoas. Para isso ele deve ser um profissional preparado para influenciar sua equipe de acordo com a missão e visão da empresa. As competências que o gestor adquire ao longo de sua vida profissional, não dependem unicamente dele, e sim com o aprendizado que ele tende a somarcom sua equipe de trabalho. Essas competências podem ser individuais, que se resumem em conhecimento, habilidade e atitude que o profissional demonstra ao longo de sua jornada como um diferencial competitivo. Então, acadêmico, vamos iniciar os estudos do tópico! UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 4 2 AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS NAS ORGANIZAÇÕES Para alcançar os objetivos das organizações, pessoas e grupos preocupam- se em obter resultados diariamente. Cada área tem um número de funções importantes separadas de acordo com cada cultura organizacional, ou de acordo com o planejamento operacional. Sobre a organização, Chiavenato (1995, p. 96) a define como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e assim por diante. A organização representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a avaliação para atingir os seus objetivos. Essa função tem como propósito designar cada uma das atividades que cabe ao gestor executar dentro da organização, assim, iremos conceituar cada uma delas, segundo Chiavenato (1995). Segundo Chiavenato (1994), o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou divisões a partir de certas hipóteses e respeito da realidade atual ou futura. O objetivo de se fazer um planejamento é evitar a adoção de ações improvisadas, casuais, contribuindo para reduzir o nível de incerteza e possibilitando maior segurança quanto ao desempenho da empresa (CHIAVENATO, 1997). A função administrativa depende do planejamento, do controle e da direção, e essas funções estão inter-relacionadas. A Direção é extremamente dinâmica, ocorre em todos os níveis da empresa e está relacionada ao planejamento, à organização e ao controle. Como a função Direção diz respeito ao processo de interação entre pessoas, três assuntos inerentes a ela são de capital importância: comunicação, liderança e motivação. Assim, para dirigir pessoas são necessários profundos conhecimentos a respeito do processo de comunicação, das teorias de liderança e da motivação. Como nas funções planejamento e organização, a direção pode ser considerada em função dos níveis da empresa: institucional, intermediário e operacional. FONTE: Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAAev00AF/apostila-introducao- a-administracao-parte-1?part=3>. Acesso em: 26 set. 2016. TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 5 FIGURA 1 – O PROCESSO ADMINISTRATIVO Planejamento Organização Direção Controle Definir Missão Formular objetivos Definir os planos para alcançá-los Programar as atividades Dividir o trabalho Designar as atividades Agrupar as atividades em órgãos e cargos Designar as pessoas Coordenar os esforços Comunicar Motivar Liderar Orientar Definir padrões Monitorar o desempenho Avaliar o desempenho Ação corretiva FONTE: Chiavenato (2000, p. 195) Chiavenato (2000, p. 195) diz que “planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los”. Ferreira e Souza (2001, p. 36), em uma analogia do planejamento a um barco que está navegando, afirmam que “planejar é [...] saber onde queremos chegar e prever as providências que precisam ser tomadas para garantir uma viagem segura e bem-sucedida”. Faria (1997, p. 71) afirma que “o planejamento determina os objetivos a atingir e os tipos de controle necessários que a administração da empresa deverá adotar”. Após esses conceitos sobre planejamento, podemos afirmar que para toda e qualquer área existe a necessidade do planejamento, portanto, não é diferente para a área de estética, planejar desde o espaço (leiaute), os horários dos clientes, inclusive os procedimentos estéticos que serão realizados ao longo do dia, para assim tornar eficaz o serviço prestado. Veja na figura a seguir os três níveis de planejamento. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 6 FIGURA 2 – NÍVEIS DE PLANEJAMENTO Planejamento Operacional Planejamento Tático Planejamento Estratégico Nível Operacional Nível Intermediário Nível Institucional FONTE: Chiavenato (1995, p. 152) Cada um desses níveis tem seus propósitos e objetivos: • O planejamento estratégico envolve a cúpula da empresa e as decisões são tomadas pelos administradores. • O planejamento tático envolve a gerência diretamente em médio prazo, suas decisões envolvem cada unidade da empresa. • Planejamento operacional envolve o nível operacional da empresa, de supervisão, suas tarefas e operações. Em relação ao controle, Chiavenato (2000, p. 205) diz que “o controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado”. Já Moraes (2000, p. 14) diz que controlar “significa verificar se os atos realizados estão de acordo com os planos, ou seja, se os atos individuais ou coletivos levam realmente à ação organizacional em direção aos objetivos estabelecidos”. Ferreira e Souza (2001, p. 73) dizem que o papel da atividade de direção é “a integração dos esforços individuais, a mobilização de todos os membros da organização em prol do alcance dos objetivos comuns”. Enfatizando as palavras do autor, o papel dos gerentes não pode ser confundido com o de chefe e sim de verdadeiro líder, influenciando as pessoas que com ele trabalham, motivando-os constantemente para que juntos possam alcançar os objetivos. Desse modo uma das funções do gestor é direcionar pessoas e para isso ele deverá integrar-se ao conhecimento sobre os processos de comunicação, liderança e motivação. Esses fatores fazem parte do planejamento e da organização. O gestor deve constantemente buscar conhecimentos necessários para que possa influenciar as pessoas que com ele trabalham nas organizações, integrando- as, motivando-as diante das funções direcionadas e executadas por elas. TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 7 Segundo Faria (1997, p. 81), organização é o “estabelecimento de uma estrutura formal de autoridade, mediante a qual se definem, dispõem e coordenam as fases e métodos de trabalho para se atingir um objetivo”. Ou seja, essa estrutura divide-se em diversas funções internas que definem o trabalho das pessoas contemplando o alcance dos objetivos da organização. Ao criar uma organização, primeiramente precisamos identificar se a organização é de produtos ou serviços. Ela pode ser pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, permanente ou temporária. De acordo com Lacombe (2009, p. 3), “administrar é obter resultados por meio de pessoas, ou seja, é o ato de trabalhar com pessoas para realizar os objetivos da organização e de seus membros. O administrador é aquele que conduz um grupo de pessoas para os resultados desejados”. A organização pública é aquela em que o governo ou estado está no comando, já a organização privada é formada por uma ou mais pessoas, ou seja, sócios. As ONGs (Organizações Não Governamentais) são formadas pela sociedade civil sem fins lucrativos. Pois bem, após todas essas definições, podemos perceber que não é tão fácil entender o propósito de uma empresa e de uma organização. Segundo Maximiano (2011, p. 65), “as funções mais importantes de qualquer organização são analisadas sucintamente a seguir: produção (ou operações), marketing, pesquisa e desenvolvimento, finanças e recursos humanos. A coordenação de todas essas funções especializadas é o papel da administração”. FIGURA 3 – FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS PESQUISA E DESENVOLVIMENTO RECURSOS HUMANOS FINANÇAS MARKETING OPERAÇÕES (PRODUÇÃO) ADMINISTRAÇÃOGERAL FONTE: Maximiano (2004, p. 65) UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 8 Todas essas funções são direcionadas à administração geral de uma organização, cada uma delas com seus respectivos objetivos. A produção tem como objetivo fornecer os produtos e serviços da organização. São através de vários tipos de produção, como: produção em massa, em que pode ser produzida uma grande quantidade de produtos, exemplo: parafusos, carros etc.; produção por processo contínuo: fornecimento de um único produto ou serviço, como gasolina, corantes, transmissão de programas de televisão, energia elétrica etc. O marketing tem como objetivo manter a organização em constante mídia, estabelecendo a ligação entre clientes, consumidores e público em geral. Envolve também pesquisa de mercado, marcas e preços, sobre esse assunto abordaremos na última unidade do caderno de estudos. A área de Finanças tem como objetivo proteger o patrimônio da empresa em relação aos investimentos, financiamentos, controle de despesas. A área de Recursos Humanos possui o objetivo de cuidar das pessoas, ou seja, é uma gestão de pessoas que atrai e mantém profissionais através de suas atividades motivadoras, como por exemplo, treinamento e desenvolvimento da equipe, avaliação de desempenho, entre muitas outras. Essas são as principais funções administrativas que envolvem uma organização, em um contexto de pessoas que nela trabalham, buscando no dia a dia proporcionar qualidade nos produtos e serviços. E é importante frisar qualidade de vida no trabalho. 3 A TEORIA DA ORGANIZAÇÃO: CONCEITOS E A SUA IMPORTÂNCIA Para entendermos a teoria da organização, temos que saber alguns conceitos sobre a organização. Mas, o que é organização? Segundo Schein (1972, p. 19), “organização é a coordenação racional das atividades de certo número de pessoas, que desejam alcançar um objetivo comum e explícito mediante a divisão de funções e do trabalho e por meio da hierarquização da autoridade e de responsabilidade”. Segundo Silva (2006, p. 32), “organização é o processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e equipamentos, de acordo com o planejamento efetuado”. Ainda o autor relata que se o segundo passo do administrador é organizar a empresa, dando-lhe determinada estrutura, pergunta-se: o que devemos entender por estrutura organizacional? TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 9 Pois bem! A estrutura organizacional é formada por cargos e funções executadas dentro de um estabelecimento, podemos citar como exemplo, nossa casa, qual a linha estrutural que existe, quais os papéis das pessoas que nela vivem. Cada um possui responsabilidades de exercer serviços ou tarefas, prestando conta a uma linha de autoridade existente a cada um. FIGURA 4 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PRESIDENTE DIRETOR MARKETING DIRETOR ADMINISTRATIVO DIRETOR TÉCNICO PRODUTO BPRODUTO AFINANCEIRARHINDÚSTRIACOMÉRCIO FONTE: Chiavenato (1998, p. 151) A estrutura organizacional é definida de acordo com o tamanho da empresa, ou seja, pela quantidade de áreas em que será dividida perante a necessidade da empresa. Por isso, é especificado cada gestor de acordo com suas determinadas áreas hierarquicamente apresentadas. Na figura anterior nos é apresentada uma distribuição da estrutura organizacional feita de maneira vertical e hierárquica, em que a cúpula (presidente) tem como responsabilidade a gestão sobre os diretores das áreas de marketing, administrativo e técnico e cada um dos diretores tem como responsabilidade as áreas comércio, indústria, recursos humanos, finanças e produto A e B. Muito bem! Além dessas especificações, as estruturas são definidas ainda como formais e informais, a diferença é apresentada no quadro a seguir: QUADRO 1 – ESTRUTURAS FORMAIS E INFORMAIS FORMAIS INFORMAIS Importância das atividades Método políticos (competência) den-tro da empresa Destaque na especialização Preparação da equipe para possíveis mudanças Organização entre as áreas Qualificação e treinamento UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 10 Forma de controle Diferenciação e integração entre níveis Custo da estrutura Autoridade e autoritarismo FONTE: Silva (2006, p. 71) Relação informal subordinado-superior escala acima: um vendedor desrespeitando a linha hierárquica prefere falar diretamente com um diretor da empresa quando deveria dirigir-se ao chefe de vendas, seu supervisor. Relação informal superior-subordinado escala abaixo: o gerente do departamento administrativo, em vez de se comunicar com seu colega de hierarquia, ou seja, o gerente do departamento comercial, entra em contato direto com os vendedores, os quais estão subordinados ao chefe de vendas. Esses são dois exemplos que demonstram a existência da organização informal. Após uma prévia explicação sobre as estruturas organizacionais, podemos perceber que as organizações se definem de acordo com cada uma de suas especificidades, relevantes a determinados objetivos. As organizações buscam constantemente integrar-se ao alcance dos objetivos propostos por toda uma equipe especializada, essa equipe dispõe de uma cultura organizacional desde o início da empresa. Com isso passamos a viver dentro de uma organização como se fosse nossa casa, compartilhando saberes, realizando sonhos, alcançando objetivos e traçando outros. Com a Revolução Industrial houve o desenvolvimento das organizações, aumentando a capacidade de suprir as necessidades da sociedade, influenciando nos elementos essenciais para nossa sobrevivência. Os produtos e serviços são definidos e inovados ao longo dos anos para suprir a necessidade humana, e com ela a satisfação e a concorrência de produtos diferenciados. Cada vez mais a tecnologia avança e os produtos e serviços chegam em nossas casas com mais eficácia, mas para isso acontecer, as organizações têm um complexo de planejamento e adequações com o novo. Parece simples, mas não é, todos os dias as organizações tendem a treinar e preparar seus gestores em relação às diversidades e aos desafios da força de trabalho diante do mercado competitivo. TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 11 Os colaboradores são fortes aliados para essa guerra de mercado, sua participação é fundamental para atingir as metas organizacionais. De acordo com Oliveira (2006, p. 48), “As organizações modelam nossas vidas, e gerentes preparados e informados podem modelar as organizações. O conhecimento da teoria da organização capacita os gerentes a projetar as organizações para que funcionem de forma mais eficaz”. São muitas as etapas de desenvolvimento que as organizações passaram ao longo dos anos para que mostrassem a importância de sua existência para a sociedade. A etapa da natureza em que teve que usufruir dos fatores naturais, é irrelevante para o papel de sua sobrevivência. Etapa do trabalho, em que a humanidade teve papel principal, a mão de obra era fundamental para que juntos formassem uma organização. Etapa do capital, que preponderou sobre a etapa da natureza e do trabalho, tornando-se fatores básicos da vida social. E por último a etapa da organização, revelando-se independente à natureza, ao trabalho e ao capital, alcançando seus objetivos. Essas etapas foram o início de tudo para as organizações tomarem espaço na sociedade, que hoje não vive sem elas. A evolução trouxe para as organizações o crescimento contínuo e integraram-se as atividades humanas, complementando a sociedade moderna. March e Simon (1958, p. 4) realçam a importância das organizações no mundo moderno. Organizações são grupos de seres humanos em interação e são os maiores grupos em nossa sociedade que têm qualquer coisa que pareça um sistema central de coordenação [...] a alta especificidade da estrutura e coordenação das organizações, quando contrastada com as difusas e variáveis relações entre as organizações e indivíduosdesorganizados, realça a organização como uma unidade sociológica comparável em significado ao organismo individual. As organizações se muniram de pessoas a fim de atingir seus objetivos, pessoas se instalam nas organizações para alcançar seus objetivos, então, uma precisa da outra e com o mesmo propósito de obter crescimento e desenvolvimento. Com o passar dos anos, pessoas e organizações evoluíram, a globalização e a tecnologia favoreceram para isso, porém, as teorias continuaram em suas dimensões. Uma delas é a dimensão estrutural, em que se apresenta: UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 12 Formalização: é a parte burocrática envolvida em papéis fundamentais, como, descrições de cargos, regulamentos, manuais, contratos, entre muitos que se destacam nos comportamentos das funções que existem nas organizações. Especialização: chamada também de divisão de trabalho, acontece quando funções são subdivididas em tarefas formando cargos. Exemplo, área financeira, divide-se em: contas a pagar, a receber, cobranças etc., ou seja, uma área dividida em várias de acordo com as necessidades. Hierarquia: apresenta-se através de um organograma formada por linhas verticais, demonstrando as áreas de acordo com os cargos de cima para baixo. Diante desse contexto é visto que as organizações têm por pilares as “atitudes, crenças, motivações, hábitos, e expectativas dos seres humanos, e representam padrões de relacionamento em que a constância das unidades individuais que neles se envolvem é muito baixa”. (KATZ; KAHN, 1975, p. 49-50). São pilares que, cada um dos colaboradores vai colocando dentro de cada cargo ou função exercida, juntamente com os demais de sua equipe de trabalho, formando assim uma família, isso se chama qualidade de vida no trabalho. Com essa visão Morgan (2007, p. 61) “interpreta as organizações como fenômenos socialmente construídos, produtos em grande parte, das visões, ideias, normas e crenças das pessoas dependentes das ações criativas dos seres humanos”. Podemos ainda dizer que as pessoas têm comportamentos diferentes umas das outras, por isso as diferenças de ideias, visões e propósitos são comuns dentro das organizações, às vezes favoráveis, às vezes não. Explicando melhor, as pessoas de uma organização se dispõe a se integrar à cultura organizacional, no que se refere a valores, crenças, que muitas vezes podem ser diferentes das suas. Para isso é necessário um relacionamento interpessoal para obter uma equipe que compartilhe e compreenda os pilares que existem na organização. É de suma importância que as pessoas se integrem à cultura organizacional, pois conhecer os valores, crenças, objetivos, missão e visão da empresa faz parte do crescimento e da vida profissional. Segundo as palavras de Srour (1998, p. 107), “a cultura impregna todas as práticas e constitui um conjunto preciso de sistemas coerente de significações e funciona como um cimento que procura unir todos os membros em torno dos mesmos objetivos e dos mesmos modos de agir”. TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 13 A cultura organizacional tem uma grande influência sobre os resultados e processos das empresas, ao longo dos anos busca integrar os colaboradores para o aprendizado constante e para que todos trabalhem com o mesmo objetivo. Dessa maneira, os comportamentos passam a ser coletivos e complexos, expressando os valores, crenças e regras de conduta. Srour (1998, p. 108) entende a cultura organizacional como um conjunto de camadas expressas em termos de visibilidade, conforme mostra a figura a seguir. FIGURA 5 – CAMADAS DA CULTURA ORGANIZACIONAL Artefatos, padrões formais, arranjos físicos, logos etc. Padrões de comportamento Normas Valores Crenças e Cognições Pressupostos básicos FONTE: Srour (1998, p. 108) Srour (1998) define as camadas da seguinte maneira: artefatos, padrões formais, arranjos físicos, logos etc., e padrões de comportamento como fatores visíveis representando singularidade da cultura de uma organização, diante dos demais fatores, ou seja, normas, valores, crenças e cognições e pressupostos básicos. Srour (1998) explica, a visão integrada diante da cultura organizacional consiste no compartilhamento e consistência entre diferentes camadas da cultura organizacional, possibilitando a vida da estrutura social em um processo dinâmico complexo circular e não linear, que pode ser modificada pela cultura organizacional. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 14 Ao entrarmos em uma empresa, logo percebemos que nela existe uma cultura definida e bem estruturada, caso contrário ela não teria razão de existir, ou seja, para cada tipo de empresa há pessoas destinadas a fazer parte de sua missão, visão e objetivos, formando assim uma cultura organizacional. Para Morgan (2007) o conceito de cultura está intimamente ligado aos diferentes modos de vida de distintos grupos de pessoas. A “cultura” de um grupo agrega elementos que levam a uma estabilidade estrutural do grupo. Encontra-se disseminada para além das pessoas, em um estágio de conceito estável e profundo (menos consciente, tangível e visível). Podemos perceber, com os conceitos citados, que a cultura é uma grande aliada das pessoas. A cultura favorece na construção da vida profissional e na busca da perfeição dos objetivos individuais e organizacionais. 4 DIFERENÇAS DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA Segundo Chiavenato (1994, p. 70), “A eficiência e a eficácia são diferenciadas através do desempenho do profissional, desenvolvido em diversos fatores no desenvolvimento de suas funções”. Diferenças entre eficiência e eficácia: • Eficiência cuida de: • Fazer as coisas bem. • Resolver problemas. • Salvar recursos. • Cumprir com o seu dever. • Reduzir custos. • Eficácia cuida de: • Fazer as coisas certas. • Produzir alternativas criativas. • Maximizar a utilização de recursos. • Obter resultados. • Aumentar o lucro. 4.1 CONCEITOS DE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA Relação entre os resultados que se conseguiu alcançar e os recursos que foram empregados. É a palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente é a organização. Idalberto Chiavenato (1994) ensina que toda organização deve ser analisada sob o escopo da eficácia e da eficiência, ao mesmo tempo: TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 15 eficácia é uma medida normativa do alcance dos resultados, enquanto eficiência é uma medida normativa da utilização dos recursos nesse processo. [...] A eficiência é uma relação entre custos e benefícios. Assim, a eficiência está voltada para a melhor maneira pela qual as coisas devem ser feitas ou executadas (métodos), a fim de que os recursos sejam aplicados da forma mais racional possível. (CHIAVENATO, 1994, p. 70). Ao sintonizar esses requisitos dentro de uma equipe, a eficiência e a eficácia estarão presentes, pois a vocação para desenvolver determinadas tarefas será completada com a operacionalização e a utilização correta dos instrumentos de trabalho. Porém, montar uma equipe de trabalho nem sempre é fácil. Elencamos a seguir os erros mais comuns no trabalho de equipe (CHIAVENATO, 2002): • metas superdimensionadas; • composição equivocada; • liderança ditatorial; • falta de motivação; • reuniões improdutivas; • subjetividade na avaliação; • sensação de injustiça. Para Druker (2002, p. 105), “eficiência é fazer certo as coisas, é o meio para atingir o resultado e eficácia é fazer as coisas certas, o resultado apresentado”. Eficiência: é a palavra usada para indicar que a organização se utiliza de seus recursos de forma a realizar tarefas. Pode-se medir a eficiência de uma organização, a partir do maior e melhor uso dos seus recursos, enfatizando os meios utilizados e a melhoria no desenvolvimento dos processos.A eficiência está ligada ao processo de produção. Eficácia: a eficácia indica como as operações realizadas atingiram seus objetivos. O papel do gerenciamento é apresentar a eficácia como desempenho do grupo, para que a organização atinja seus objetivos. Portanto, a atenção deve ser redobrada na melhoria do desempenho. Para que as organizações prosperem é necessário que tenham um grupo estável e organizado, para lidar com as tarefas. Um grupo eficaz é aquele que atinge um alto nível tanto no desempenho de tarefas, quanto na manutenção de recursos organizacionais. A capacidade na equipe fica transparente nos resultados apresentados, quanto à sua eficiência e sua eficácia. Ainda para Chiavenato (1994, p. 70), à medida que o administrador se preocupa em fazer corretamente as coisas, ele está se voltando para a eficiência (melhor utilização dos recursos disponíveis). Porém, quando ele utiliza estes instrumentos fornecidos por aqueles que executam para avaliar o alcance dos resultados, isto é, para verificar se as coisas bem-feitas são as que realmente deveriam ser feitas, então ele está se voltando para a eficácia (alcance dos objetivos através dos recursos disponíveis). UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 16 Diante dos mais diversos conceitos de eficiência e eficácia, entende- se que se fizermos o trabalho de maneira certa, adquirimos reconhecimento e credibilidade por parte das pessoas que conosco trabalham. Essa credibilidade é fator principal para o sucesso profissional. Para cada área existem maneiras de conquistar a confiança das pessoas, na prestadora de serviços é ainda maior essa preocupação, pois o profissional muitas vezes está ligado a uma determinada função muito pessoal. Vários são os autores e seus conceitos sobre a eficiência e eficácia, cada um com suas especificidades, contudo, cada uma delas tem ao final proporcionar o alcance dos objetivos organizacionais e individuais. Vamos entender: Chiavenato (1994, p. 70) oferece pitorescos exemplos para diferenciar os conceitos: “eficiência é ir à igreja, enquanto eficácia é praticar os valores religiosos; eficiência é rezar, enquanto eficácia é ganhar o céu; ou ainda utilizando um exemplo tão oportuno para a Copa do Mundo de Futebol, eficiência é jogar futebol com arte, enquanto eficácia é ganhar o jogo”. Porém, o profissional que busca constantemente ser eficaz, utiliza de suas competências individuais junto à organização para o alcance do sucesso profissional. Vamos conhecer as competências individuais que prosperam a eficácia. Pois bem! No dia a dia das organizações, pessoas vão e vêm o tempo todo, construindo seu currículo de vida, compartilhando conhecimento, demonstrando habilidades e tomando atitudes. Frisamos a sigla CHA, que significa Conhecimento, Habilidade e Atitude. FIGURA 6 – CONHECIMENTO – HABILIDADE – ATITUDE COMPETÊNCIA C: Conhecimento H: Habilidade A: Atitude Saber Dependente do Profissional Querer Fazer Treinamento Prático Saber Fazer Treinamento Teórico FONTE: Chiavenato (2000, p. 45) TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 17 O profissional que busca alcançar seus objetivos, define o CHA nas suas funções diárias, pois é através delas que crescemos, buscando o conhecimento através do aprender as habilidades no modo de saber fazer cada vez melhor e nas atitudes de querer fazer as coisas com decisão e convicção. Sérgio Rodrigues Bio, caminha no mesmo sentido no que diz respeito aos conceitos. Para ele “eficiência diz respeito a método, ao modo certo de fazer as coisas. [...] Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos. Portanto, ao menor custo por unidade produzida” (BIO, 1996, p. 20). Já a “eficácia diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata-se da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. [...] Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo para determinada necessidade” (BIO, 1996, p. 21). Porém, o autor vincula a eficácia à eficiência: “[...] a eficácia depende não somente do acerto das decisões estratégicas e das ações tomadas no ambiente externo, mas também do nível de eficiência [...]” (BIO, 1996, p. 22). As pessoas são treinadas a desempenhar suas funções com qualidade e produtividade, em que as organizações delegam as atividades de acordo com as necessidades de realização eficaz de um determinado trabalho, com isso elas se dispõe a apresentar suas competências individuais, ou seja, ampliar seus conhecimentos, habilidade e atitudes. Drucker (1995) propôs o julgamento do desempenho de um administrador através dos critérios gêmeos de eficácia – a capacidade de fazer as coisas ‘certas’ – e eficiência – a capacidade de fazer as coisas ‘certo’. Desses dois critérios, pelo que sugere Drucker (1995), a eficácia é o mais importante, já que nenhum nível de eficiência, por maior que seja, irá compensar a escolha dos objetivos errados. Em meio às definições dos autores podemos entender que obter a capacidade de saber fazer as coisas certas ou de buscar a eficácia das coisas, não é tão fácil assim, podemos observar que buscar os objetivos diante das atividades e das funções organizacionais é de suma importância para o crescimento e desenvolvimento organizacional. Eficiência é um conceito mais limitado que diz respeito aos trabalhos internos da organização. A eficiência organizacional é o volume de recursos utilizados para produzir uma unidade de produto. Ela pode ser medida como a razão entre as entradas e as saídas. Se uma organização puder conseguir um determinado nível de produção com menos recursos que outra, diz-se que ela é mais eficiente (DAFT, 1999, p. 39). UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 18 Ainda, segundo Daft (1999, p. 39): A eficácia organizacional é o grau em que a organização realiza seus objetivos. Eficácia é um conceito abrangente. Ele implicitamente leva em consideração um leque de variáveis tanto do nível organizacional como do departamental. A eficácia avalia a extensão em que os múltiplos objetivos – oficiais ou operativos – foram alcançados (DAFT, 1999, p. 39). Diante dos conceitos citados acima, podemos entender que para que as organizações alcancem seus objetivos, as pessoas das organizações precisam desempenhar suas funções com eficácia. Com planejamento e bom desempenho e gostar do que faz é fundamental para conquistar os objetivos, a maioria das empresas busca trabalhar com empowerment, dessa maneira, a responsabilidade passa a ser dividida entre todos os colaboradores. NOTA Empowerment é um conceito de Administração de Empresas que significa “descentralização de poderes”, ou seja, sugere uma maior participação dos trabalhadores nas atividades da empresa ao lhe ser dada maior autonomia de decisão e responsabilidades. FONTE: Disponível em: <http://www.significados.com.br/empowerment/>. Acesso em: 3 ago. 2016. 5 AS FUNÇÕES, CARACTERÍSTICAS E COMPETÊNCIAS DE UM GESTOR Antigamente o gestor era conhecido como chefe de setor de área ou até mesmo da empresa, suas funções eram apenas delegar tarefas e verificar a produtividade, suas características eram buscadas pelo desempenho de alguns anos de experiência. Por exemplo, o colaborador que mais tempo de serviço tivesse seria provavelmente um gestor ou líder. Atualmente a visão de se promover um colaborador como gestor ou líder é outra. São avaliados pelas características, comportamentos e competências, adquiridas ao longo da vida profissional. Desse modo iremos destacar alguns comportamentos de um gestor com diferencial competitivo diante de suas atitudes. 1. Fazer boas perguntas – não perguntas inconvenientes, mas sim perguntas que façam a equipe refletir e sentir-se motivada a buscar as respostas; 2. Capacidade de adaptação ao meio – jogar o jogo no ritmo certo, entender a velocidade e limitaçõesda equipe e criar um meio de sinergia mútua; 3. Desconfiar do novo, mas não temê-lo – quantas coisas novas não funcionam? Muitas, portanto desconfiar e avaliar cada TÓPICO 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 19 passo é muito importante. Medo apenas cria resistências e não nos leva ao progresso. Desconfiar é refletir positivamente; 4. Seja sempre um aprendiz – parta do princípio que alguém sabe sempre mais que você. Permita-se aprender todos os dias algo não sabido; 5. Conheça o trabalho de cada um de sua equipe – somente assim você poderá reconhecer o valor de cada um e dar feedbacks verdadeiros, você não precisa conhecer os detalhes, mas sim entender os objetivos, acertos e dificuldades; 6. Defina qual é o principal talento de cada pessoa da equipe – o que eles fazem bem, quais são os seus cases de sucesso, o que faz eles serem realmente bons. Deixe seu lado crítico de lado nesse momento; 7. Diga NÃO – sempre que necessário um NÃO é muito bem-vindo. Um NÃO é sempre bem aceito quando, com clareza, existe um motivo forte. Descubra os motivos e diga o seu NÃO; 8. Preocupe-se com o Processo e não somente com o Resultado. Vencer a qualquer custo custa caro. O que fez você vencer? O que faz de sua equipe uma boa equipe? Qual etapa do processo é fundamental, qual precisa ser melhorada? Não tenha somente indicadores de resultados, tenha também formas de avaliar o desempenho dos processos; 9. Compartilhe – trocar energia com os outros é fundamental. Dúvidas, medos, certezas, angústias, pressões, estresses, crises, vitórias, apenas compartilhe; 10. Pressione com moderação – o ser humano não viveria sem pressão, muito menos produziria resultados. Dosar a pressão relativa aos resultados é uma atitude positiva. Cabe a você, líder, impor o ritmo, mas também garantir pela segurança e saúde de cada pessoa (ser humano) de sua equipe. Se você tem muitos afastamentos na equipe, alta rotatividade ou o bom humor do pessoal desapareceu, podem ser sinais que você esqueceu de praticar esse item (RICCI, 2012). O líder tem um papel fundamental na organização e na sociedade, pois ele está presente no cotidiano das pessoas que com ele trabalham, e suas ações, determinações, atitudes, refletem no bem-estar delas, por isso o líder ou gestor deve ser um profissional preparado para tal cargo, muitas vezes ouvimos profissionais dizendo: “líderes são todos iguais, agem da mesma maneira diante do poder”. Independente dos ditos, somos humanos e todos são individuais em suas ideias. Drucker (1995, p. 195) afirma: “independentemente da diversidade quase ilimitada de personalidade, estilo, capacidade e objetivos, os líderes eficazes que encontrei, com quem trabalhei e quem observei, também se comportavam de forma muito semelhante”, o perfil dos líderes, que assim pode ser resumido, não começavam pela pergunta: – o que eu quero? Começavam perguntando: – o que precisa ser feito? Depois questionavam: – o que posso e devo fazer de importante? Isso precisa ser algo que tanto necessite ser feito quanto corresponda à capacidade do líder e à maneira como ele é mais eficaz; constantemente questionavam: – qual a missão da organização e quais são suas metas? O que constitui o desempenho e os resultados nesta organização? Então, persuadir, influenciar, comandar, delegar, exigir, quais são realmente as funções de um líder eficaz? Pois bem, diante dessas diversidades de tarefas, o líder deve sim ouvir, respeitar para ser respeitado, compartilhar ideias, aprender ensinando, ter interesses e paixão pelo que faz, saber conviver com as pessoas. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 20 Ainda Drucker (1995, p. 195) diz que: As empresas modernas precisam trabalhar com as equipes, integrando pessoas e processos de várias áreas, para obterem melhores resultados. As pessoas precisam desenvolver suas habilidades e competências e deve-se buscar a multifuncionalidade e o empowerment, se quer fazer mudanças que sejam necessárias. Por trás das modernas arquiteturas organizacionais percebe-se que uma totalidade pressupõe o encadeamento dinâmico das várias partes do todo. Os conjuntos de pessoas são um algo maior e mais imprevisível do que a soma das partes, quase que formando um organismo vivo, uma mente coletiva, de natureza diversa das individualidades que o compõem. Os verdadeiros líderes aprendem muito com seus fracassos, que os levam a querer melhorar e superar seus erros. O verdadeiro líder tem seguidores constantes, que o apreciam. Ponto importante para o líder é manter o relacionamento com os seguidores, ouvindo e apoiando-os. O bom líder no presente, numa organização específica, não necessariamente será um bom líder amanhã, em outra empresa. O bom líder é mais visionário que estrategista, mais contador de histórias do que um chefe hierárquico, mais um agente e servo da mudança do que um especialista em alguma área da administração. Diante desses conceitos, concluímos que o líder é o profissional que nos acompanha com suas competências individuais e profissionais, e que se diferencia das outras pessoas na sua capacidade de saber envolver pessoas. 21 Neste tópico vimos o conceito de organização e cultura organizacional, incluindo as funções e as teorias administrativas, destacando-se cada procedimento relacionado à gestão e aos profissionais de cada área determinadas a cada função. • Vimos que a cultura organizacional é formada pelos valores, crenças, missão, visão, objetivos e propósito da existência de uma empresa. • Estudamos o conceito de eficiência e eficácia. A eficiência determina o que se faz e a eficácia são os resultados alcançados. • Citamos a sigla CHA, em que toda e qualquer área deve saber que o conhecimento, a habilidade e a atitude são fundamentais para o crescimento e desenvolvimento profissional. • As competências individuais seguem a todas as categorias, inclusive na área da estética, em que somente o saber não é necessário para fazer a diferença no mercado competitivo, mas sim as habilidades e as atitudes que serão tomadas para cada atendimento ao cliente. • Essas habilidades se definem na satisfação do cliente, no momento da realização do serviço prestado por você, portanto, percebe-se que a eficácia de fazer certas as coisas é saber fazer com qualidade. • Já nas atitudes a credibilidade é o que irá lhe proporcionar a tranquilidade de seus clientes, pois muitas vezes você terá que decidir por eles, ou seja, saber qual o produto a ser usado e realmente usar sem ter a preocupação de fazer errado. • Com todas essas informações podemos considerar que as organizações não vivem sem as pessoas e que as pessoas precisam das organizações, pois uma depende da outra para o crescimento e desenvolvimento. E com a competência de cada um fazer um mercado competitivo para ambas as partes, da organização e do profissional. RESUMO DO TÓPICO 1 22 Um instrumento importante para entender uma equipe e traçar ações mais eficazes de gestão é o mapeamento. Para realizar o mapeamento de equipe, é necessário considerar as competências elencadas pela organização como desejáveis. Nesse sentido, suponha que uma empresa tenha solicitado ao gestor de vendas que mapeie a sua equipe, considerando as seguintes competências: • Conhecimento – entender como se faz (saber) • Habilidade – saber fazer • Atitude – vontade de fazer • Visão – organizar, planejar o que se faz • Ética – comportamento em grupo • Superação – fazer acontecer Utilizando uma escala de 1 a 4, na qual 1 corresponde a pouco e 4 a muito, o gestor aplicou essa técnica e obteve o seguinte resultado. AUTOATIVIDADE Equipe Conhecimento Habilidade Atitude Visão Ética Superação Ana 2 2 4 1 4 2 João 1 1 3 2 3 4 Fernanda 2 1 2 4 2 3 Henrique 2 4 1 3 1 4 Bárbara 4 3 4 3 4 3 Com base nos resultados desse mapeamento, avalie as afirmações a seguir. I- Uma ação a ser implementada é promover um treinamento para melhorar a habilidade de vendas, visto queos resultados indicam ser este um dos pontos mais críticos da equipe, como demonstram os resultados de Ana, João e Fernanda. II- Henrique, apesar de sempre cumprir as metas, precisaria de acompanhamento próximo do gestor e de feedback, para melhorar seu comportamento interpessoal, espelhando-se em Ana e Bárbara. III- Bárbara representa um membro formador de opinião e exemplo para a equipe. É uma colaboradora que deve ser reconhecida e incentivada para que ajude a melhorar o relacionamento da equipe como um todo. 23 É correto o que se afirma em: a) ( ) Somente a alternativa I está correta. b) ( ) Somente a alternativa III está correta. c) ( ) Somente as alternativas I e II estão corretas. d) ( ) Somente as alternativas II e III estão corretas. e) ( ) Todas as alternativas estão corretas. 24 25 TÓPICO 2 A ADMINISTRAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS DE NEGÓCIO UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Neste tópico apresentaremos os conceitos fundamentais da administração envolvendo as suas ideias precursoras. Mas o que são ideias precursoras? Não podemos continuar pensando em administrar pessoas ou organização como nos velhos tempos, temos que constantemente buscar inovar, criar um novo propósito de administrar, enfatizando a qualidade de vida no trabalho. Estudaremos também como a gestão age perante a mudança organizacional. Quando falamos em mudanças, formamos ideias de paradigmas que nos envolvem a pensar no passado, se tudo está certo, por que mudar? Mudança social é para quem quer realmente crescer profissionalmente com as organizações, transformando o velho no novo, melhorando suas competências e buscando conhecimento e compartilhando ideias. Para isso são definidas diversas competências para esse processo e não são poucas, parece fácil quando se fala em competências, mas é a dificuldade que o homem tem de adaptar-se com novos desafios, porém o medo traz consigo o contrário. São muitas as definições que apresentaremos nesse tópico, leia com atenção desafie-se a fazer outras leituras sobre os assuntos apresentados e vamos à luta! 2 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA ADMINISTRAÇÃO São muitos os conceitos de administração, muitos são os autores que definem, porém, o dia a dia é que determina a nossa capacidade de aprender a administrar, o cotidiano nos desafia a cada instante sobre ela, pois envolve pessoas, máquina, tempo, espaço, organização, empresa, sociedade, entre muitas outras. De acordo com Silva (2006, p. 15), “A administração é um processo de realizar coisas por meio de pessoas. Este processo é válido universalmente e de sua análise resultam os princípios ou normas que facilitam a ação de administrar”. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 26 O autor ainda diz que “A administração é o resultado das observações da experiência e da prática de todos os dias. A experiência e a prática são generalizadas e transmitidas aos estudantes e administradores práticos”, portanto, a administração é para nós parte do nosso convívio profissional. No momento em que entramos na vida profissional, temos que saber administrar a vida pessoal, pois a administração não se dirige apenas à vida profissional, mas sim, por exemplo, administrar nossa casa, afazeres, tempo de trabalho, tempo de lazer, saber administrar nosso dinheiro, e assim por diante. Os conhecimentos práticos adquirimos ao longo do tempo, mas os teóricos temos que buscar diante das palavras de quem nos ensina, dos mestres da pesquisa que adquiriram entre pontos fortes e fracos a capacidade de nos compartilhar conhecimentos sobre a administração. Silva (2006, p. 16) ainda fala sobre a administração na relação humana ou behaviorista: “A administração é o estudo das relações entre as pessoas. Esta escola apoia-se no princípio de que as pessoas trabalham juntas, em grupos; então, umas devem entender as outras”. A palavra behaviorista significa procedimento, comportamento, conduta. Por isso, a relação humana anda em harmonia com a administração, pois sem as pessoas não há administração, organização, empresa, ou até mesmo a vida em sociedade. Administração é tudo em nossa vida. Vamos a dois conceitos de autores norte-americanos citados por Silva (2006, p. 16): Conceito de Harold Koontz: “administração é a arte de realizar coisas com e por meio de pessoas em grupos formalmente organizados”. Harold Koontz inicia seu conceito dizendo que a administração é uma arte de realizar coisas. Para ele, a arte administrativa compreende a aplicação de diversas técnicas práticas, as quais, por sua vez, estão baseadas em conhecimentos de várias ciências (Psicologia, Sociologia, Economia, Matemática e outras ciências). Conceito de William H. Newman: “Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum”. Objetivo esse que deve ser conquistado em equipe, em um grupo de pessoas que buscam atingir os resultados positivos dentro de um projeto de vida pessoal e ou profissional. Segundo Lacombe (2011, p. 4), Administrar é obter resultados por meio de pessoas, ou seja, administrar é o ato de trabalhar com pessoas para realizar os objetivos da organização e de seus membros. A essência do papel do administrador é obter resultados pelo desempenho da sua equipe. Portanto, o administrador depende de terceiros para alcançar seus objetivos e os da sua equipe. TÓPICO 2 | A ADMINISTRAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS DE NEGÓCIO 27 Afirmando as palavras anteriores, sabemos o quanto é fundamental a existência do administrador para juntamente com as pessoas, executar com eficácia seu papel e, assim, obter a capacidade de liderar pessoas influenciando equipes de trabalho com suas competências, obtendo assim o resultado esperado. Esse administrador, com sua administração, faz com que suas competências sejam um diferencial competitivo para as organizações. Lacombe (2011, p. 6) enfatiza que: “Existirá um administrador ideal, padrão para qualquer situação? Qualquer executivo sabe que uma empresa precisa de vários tipos de administradores, conforme as funções. Algumas habilidades podem ser válidas em quase todos os casos, mas é sabido que, conforme a posição ocupada, as habilidades requeridas variam. Podemos mencionar algumas habilidades gerais, conforme Lacombe (2011, p. 7): 1. Comunicação e expressão: deverá ser capaz de estabelecer comunicação interpessoal, de expressar-se corretamente, verbalmente e por escrito, e de interpretar a realidade das organizações. 2. Raciocínio lógico, crítico e analítico: deverá saber usar o raciocínio lógico, crítico e analítico, operando formulações matemáticas e estabelecendo relações de causa e efeito entre fenômenos. 3. Visão sistêmica e estratégica: deverá demonstrar a compreensão do todo administrativo, de modo integrado, sistêmico e estratégico, bem como suas relações com o ambiente externo. 4. Criatividade e iniciativa: deverá ser capaz de inovar e demonstrar espírito empreendedor. 5. Negociação: deverá ser capaz de resolver situações conflitantes com flexibilidade. 6. Tomada de decisão: deverá ser capaz de decidir entre alternativas e de identificar e dimensionar riscos. 7. Liderança: deverá ter capacidade de escolher estratégias adequadas de ação e de implementá-las. 8. Trabalho em equipe: deverá ser capaz de selecionar formas de atuação visando a objetivos comuns. É importante enfatizar que essas e outras habilidades são adquiridas ao longo de sua experiência, em que cada qual toma as decisões de adquiri-las ou não, contudo, se souber administrar essas habilidades, será um ótimo administrador. Os conceitos fundamentais sobre a administração evidenciam quanto é importante sabermos administrar nossa vida, tanto pessoal quanto profissional, se quisermos alcançar nossos objetivos. 3 AS PRINCIPAIS IDEIAS PRECURSORAS DA ADMINISTRAÇÃO Com a globalização e a revolução tecnológica as empresas tiveram que se disciplinar em torno das novas dimensões culturais e organizacionais,diante disso a sobrevivência foi o fator essencial para cada uma delas, buscando novas ideias, expandindo o mercado com seus produtos e serviços, direcionado as necessidades do seu público-alvo com pensamento global. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 28 As organizações parecem isoladas, porém, elas vivem e operam em um nicho de outras organizações, em um ambiente externo, em que predomina a competitividade e a cooperação entre elas. Para Chiavenato (2014, p. 67), “ambiente é tudo aquilo que envolve externamente um sistema ou uma organização. Em outras palavras, ambiente é tudo o que está além das fronteiras ou limites da organização. O ambiente geral é o meio mais amplo que envolve toda a sociedade humana, nações, organizações, empresas, comunidades etc.” De acordo com Chiavenato (2014, p. 67), o ambiente geral é representado por: 1. Condições econômicas: representam a parte do ambiente geral que define como os recursos estão sendo distribuídos e usados dentro do ambiente. 2. Condições tecnológicas: representam a parte do ambiente geral que inclui novas abordagens técnicas para a produção de bens e serviços. Envolve novos procedimentos ou equipamentos, o estado geral do desenvolvimento e da disponibilidade da tecnologia no ambiente, incluindo pesquisa, desenvolvimento e avanços científicos. 3. Condições sociais: representam a parte do ambiente geral que descreve as característi- cas da sociedade na qual a organização está integrada. Importantes assuntos do componente social são: o estado geral dos valores sociais que prevalecem em questões de direitos humanos, valores sociais, educação, bem-estar, qualidade de vida, instituições sociais, bem como padrões sociais de comportamento. 4. Condições legais: representam a parte do ambiente geral que contém os códigos legais vigentes. Envolvem o estado geral das leis e regulamentos definidos pela sociedade, bem como a forma de governo predominante. 5. Condições políticas: representam a parte do ambiente geral que contém os elementos relacionados com assuntos governamentais e políticos. Incluem o estado geral da filosofia, os objetivos políticos dominantes, partidos políticos, representações da sociedade, atitudes dos governos locais, regionais e nacional sobre indústrias, esforços de lobbies políticos, grupos de interesses etc. 6. Condições culturais: representam a parte do ambiente geral que contém os elementos relacionados com os valores sociais e culturais que prevalecem na sociedade. 7. Condições demográficas: representam as características estatísticas de uma população e de sua mobilidade. Inclui mudanças no número de pessoas e a distribuição de rendas entre os vários segmentos da população. Essas mudanças influenciam a receptividade de bens e serviços dentro do meio ambiente de uma organização que se refletem na estratégia organizacional. 8. Condições ecológicas: representam o estado geral da natureza e condições do ambiente físico e natural, bem como a preocupação da sociedade com a preservação do meio ambiente e a sustentabilidade. Diante dessas condições, as organizações buscam ideias precursoras para a administração, pois a globalização faz com que elas atuem em um mercado mundialmente competitivo. Segundo Braga (2004, p. 89), TÓPICO 2 | A ADMINISTRAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS DE NEGÓCIO 29 a globalização no mercado mundial aponta perspectivas cada vez melhores para a profissão do administrador. Este, por sua vez, deverá dominar a gestão de negócios, os novos ambientes organizacionais, as mudanças nos regimes e nas modalidades de trabalho, o aumento da produtividade e da qualidade, compreensão das novas tecnologias e novos modelos de gestão, e por fim, a exigência crescente de desenvolver uma visão de futuro. As organizações, juntamente com as pessoas que nelas trabalham, visam a um futuro promissor, para desenvolver cada vez mais o processo de crescimento organizacional. São muitos os paradigmas que as empresas enfrentam perante as mudanças ambientais dentro das organizações, pois as incertezas e a imprevisibilidade que os administradores obtêm a respeito é variável, porém, na maioria dos casos os gestores buscam integrar-se no novo ambiente. Sabemos que as mudanças acontecem constantemente e as incertezas vêm com elas, para isso temos que estar preparados, as organizações e seus gestores devem buscar a adaptação através das informações, pois é com elas que nós nos atualizamos. Segundo Chiavenato (2014), para lidar com a incerteza, as organizações procuram agir por meio de duas formas de comportamento: adaptar-se ao ambiente ou influenciá-lo. Afirma ainda que as organizações que enfrentam alto grau de incerteza com relação aos concorrentes, clientes, fornecedores ou agências reguladoras costumam utilizar várias estratégias para adaptar-se a essas mudanças, como: Previsão e planejamento: a previsão de mudanças ambientais e o planejamento organizacional são atividades típicas das grandes organizações [...]. Elas criam departamentos de planejamento quando a incerteza é elevada. A previsão é um esforço para delinear tendências que permitam aos administradores predizerem eventos futuros. As técnicas de previsão vão desde serviços de consulta a jornais e periódicos, até modelos econômicos quantitativos de atividade de negócios para prever tendências futuras. Muitas organizações criam órgãos internos de planejamento para evitar erros em situações de mudanças rápidas ou adversas no seu ambiente. (CHIAVENATO, 2014, p. 68-69). Vimos, então, que são muitos os fatores ambientais que se dispõem nas organizações, porém cada um deles é específico para os negócios da empresa. Fatores ambientais internos que apontam fragilidades na gestão, geram dificuldades com os relacionamentos humanos, assim como, os fatores ambientais externos geram dificuldades com os clientes e fornecedores. UNIDADE 1 | CENÁRIOS RELACIONADOS À GESTÃO NAS ORGANIZAÇÕES 30 Por essas e outras questões que as organizações buscam constantemente ideias precursoras e novas perspectivas de melhorias, tendo como propósito o crescimento e o desenvolvimento da empresa. 4 A GESTÃO E A MUDANÇA SOCIAL E ORGANIZACIONAL Na maioria das empresas, diante do cenário atual, ainda se persiste em continuar com fatores antepassados, em que a gestão organizacional não fazia parte das mudanças, em que apenas a cúpula, ou seja, o nível estratégico, é que administrava e os demais gestores táticos e operacionais obedeciam. Pois bem, aqui iremos explicar qual é a diferença para uma organização se toda a gestão participa de mudança social e organizacional. Hoje nas organizações existem grupos de pessoas formadores de ideias, e preparadas para enfrentar novos desafios, pois toda empresa requer mudanças em seus investimentos, recursos para poder continuar competitiva no mercado. Senge (2007, p. 60) enfatiza que as mais importantes iniciativas de mudança parecem possuir as seguintes qualidades: 1. São ligadas a metas e processos de trabalho verdadeiros. 2. São vinculadas com a melhoria do desempenho. 3. Envolvem pessoas que têm o poder de empreender ações relativas a essas metas. 4. Buscam equilibrar ação e reflexão, ligando a experimentação. 5. Oferecem às pessoas uma quantidade maior de tempo livre, ou seja, oportunidades para que possam refletir e pensar, sem pressão. 6. Têm o propósito de aumentar a capacidade das pessoas, individual e coletivamente. 7. Focalizam o aprendizado em contextos que importam. São qualidades determinadas por grupos de pessoas que, por sua vez, planejam e põem em prática todas essas qualidades, proporcionando assim maior praticidade no desenvolvimento das atividades das pessoas envolvidas. O autor Senge (2007, p. 60) diz que as iniciativas mais eficazes criam ambientes para aprendizagem quando incorporam três aspectos fundamentais: 1. Novas ideias guiam: a maior parte das empresas é governada por ideias medíocres. Ideias como “abertura”
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