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Autor: Prof. Ricardo Calasans Profa. Carla Batista Baralhas Prof. Fernando Gorni Neto Auditoria e Atividades Periciais Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Professores conteudistas: Ricardo Calasans / Carla Batista Baralhas / Fernando Gorni Neto © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Z13 Zacariotto, William Antonio Informática: Tecnologias Aplicadas à Educação. / William Antonio Zacariotto - São Paulo: Editora Sol. il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ano XVII, n. 2-006/11, ISSN 1517-9230. 1.Informática e tecnologia educacional 2.Informática I.Título 681.3 ? Ricardo Calasans Graduado em Engenharia de Produção Mecânica pela Universidade Metodista de Piracicaba (1994), em Direito pela UNIP – Universidade Paulista (2008) e em Medicina Veterinária pela UNIP – Universidade Paulista (2014). Possui especialização em Engenharia de Segurança do Trabalho pela Universidade Paulista (1996), especialização em Informática pela Universidade Paulista (1997) e mestrado profissional em Engenharia de Produção pela Universidade Paulista (1999). Doutorando pela Faculdade de Saúde Pública da USP em Organização dos Processos Produtivos e Saúde do Trabalhador. Diretor da Associação Brasileira dos Profissionais de Medicina e Segurança do Trabalho e Meio Ambiente – Abraphiset – desde 1997, órgão em que atua como consultor e perito em questões de insalubridade, periculosidade, doenças e acidentes do trabalho, cursos e treinamentos em SST. Coordenador do Congresso Brasileiro de Segurança e Medicina no Trabalho (Cobrasemt) e do Congresso Brasileiro de Perícias (Cobrape). Coordenador do Simpósio de Criminalística e Atividades Periciais e do Simpósio de Meio Ambiente. Professor-adjunto dos cursos de graduação nas seguintes modalidades de Engenharia: Mecânica, Mecatrônica, Produção, Elétrico-eletrônica e Civil. Nessa função, também atua nas disciplinas de Arquitetura e Urbanismo, Administração, Medicina Veterinária, Biomedicina, Gestão Ambiental e Agronegócios. Tecnólogo em Segurança do Trabalho pela UNIP. Coordenador-geral do curso de Tecnologia de Segurança do Trabalho e do curso técnico de Segurança do Trabalho – Pronatec da UNIP. Também é coordenador do curso de pós-graduação em Engenharia de Segurança do Trabalho da UNIP-Anchieta. Líder das disciplinas de Ergonomia – nos cursos de Engenharia e Gestão Laboratorial – e Controle de Qualidade – do curso de Biomedicina. Carla Batista Baralhas Formada em Direito pela Universidade São Francisco – USF/SP, mestranda em Direito: Positivação e Concretização Jurídica dos Direitos Humanos pela UniFieo – Osasco/SP e em Saúde Pública pela Faculdade de Saúde Pública – FSP/USP. Soma alguns títulos de especialista em nível de pós- graduação na área jurídica, em especial nas esferas do Direito Cível, Seguridade Social e Processo Civil e Empresarial, e de MBA em Prática Previdenciária, bem como em formação de Ensino Superior a Distância. É advogada atuante, com escritório em Osasco/SP, e palestrante nas áreas do Direito do Consumidor e Previdenciário e da Responsabilidade Civil. Como professora universitária, ministra várias disciplinas em cursos como Direito e Administração de Empresas e é professora-tutora de pós-graduação em Direito na modalidade EaD. Também é professora conteudista no curso superior de Tecnologia em Segurança do Trabalho EaD nas disciplinas Legislação e Normas Técnicas de Segurança do Trabalho e Legislação Previdenciária. Fernando Gorni Neto É graduado e pós-graduado (2004) em Marketing pela Universidade Nove de Julho – Uninove. Também possui pós-graduação (2006) em Agronegócios pela Universidade Federal do Paraná – UFPR – e em Formação em Educação a Distância (2015) pela Universidade Paulista – UNIP. Foi professor de Transportes Internacionais na Exportacian Assessoria em Comércio Exterior. No curso de graduação em Administração de Empresas da UNIP, leciona as seguinte disciplinas: Gestão de Suprimentos e Logística, Elaboração e Análise de Projetos. Em Logística Empresarial, é professor de Comércio Internacional e Marketing Internacional. Detém mais de 30 anos de experiência em comércio internacional nas áreas de desembaraço aduaneiro de importação e exportação, tráfego marítimo internacional de granéis tramp, tráfego marítimo de navios liners, distribuição de produtos por via rodoviária, ferroviária e marítima de cabotagem e em Business Intelligence Center. Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Prof. Dr. João Carlos Di Genio Reitor Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento, Administração e Finanças Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora de Unidades Universitárias Prof. Dr. Yugo Okida Vice-Reitor de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Marília Ancona-Lopez Vice-Reitora de Graduação Unip Interativa – EaD Profa. Elisabete Brihy Prof. Marcelo Souza Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Prof. Ivan Daliberto Frugoli Material Didático – EaD Comissão editorial: Dra. Angélica L. Carlini (UNIP) Dra. Divane Alves da Silva (UNIP) Dr. Ivan Dias da Motta (CESUMAR) Dra. Kátia Mosorov Alonso (UFMT) Dra. Valéria de Carvalho (UNIP) Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista – EaD Profa. Betisa Malaman – Comissão de Qualificação e Avaliação de Cursos Projeto gráfico: Prof. Alexandre Ponzetto Revisão: Vitor Andrade Juliana Mendes Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Sumário Auditoria e Atividades Periciais APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................7 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................8 Unidade I 1 TIPOS DE AUDITORIA ........................................................................................................................................9 1.1 Origem da auditoria ............................................................................................................................ 12 1.2 Auditoria .................................................................................................................................................. 13 1.3 Princípios de auditoria ....................................................................................................................... 16 1.4 Termos empregados nas definições de auditoria de sistema de gestão da SST ......... 17 1.5 Objetivos da auditoria ........................................................................................................................ 17 1.6 Definição de critérios .......................................................................................................................... 18 1.7 Objetivos de um programa de auditoria ..................................................................................... 20 1.8 Definição dos recursos usados na auditoria .............................................................................. 21 1.9 Definição do escopo ............................................................................................................................ 21 1.10 Elaboração do questionário........................................................................................................... 22 1.11 Questionário de pré-auditoria, protocolo e lista de verificação (checklist) ............... 23 2 COMPREENSÃO DA UNIDADE E DE SUA GESTÃO .............................................................................. 24 2.1 Coleta de evidências ........................................................................................................................... 24 2.2 Avaliação das evidências ................................................................................................................... 25 2.3 Apresentação dos resultados ........................................................................................................... 26 2.4 Conteúdo do relatório ........................................................................................................................ 27 2.5 Formato do relatório ........................................................................................................................... 27 2.6 Modelo de protocolo de auditoria em SST ................................................................................ 28 2.7 Fiscalização do trabalho .................................................................................................................... 30 2.8 Exigências do auditor na fiscalização .......................................................................................... 31 3 LEGISLAÇÃO ....................................................................................................................................................... 33 4 ACIDENTE DA PIPER ALPHA ........................................................................................................................ 35 Unidade II 5 A MEDIAÇÃO E A ARBITRAGEM COMO FORMAS ALTERNATIVAS DE RESOLUÇÃO DE CONFLITOS E GARANTIA DO DIREITO FUNDAMENTAL ........................................ 41 5.1 Soluções alternativas para os conflitos ....................................................................................... 42 5.1.1 Mediação .................................................................................................................................................... 42 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 5.1.2 Conciliação ................................................................................................................................................ 42 5.1.3 Arbitragem ................................................................................................................................................. 42 6 PERÍCIA ................................................................................................................................................................ 44 7 PERICULOSIDADE ............................................................................................................................................ 47 7.1 Características de armazenamento .............................................................................................. 50 8 CONCLUSÃO DA AUDITORIA ....................................................................................................................... 57 7 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 APRESENTAÇÃO Nesta disciplina, iniciamos nossos estudos com a auditoria, em especial a auditoria de sistemas de gestão. Assim, poder-se-á compreender sua relevância num processo de controle e melhoria contínua em suas etapas, permitindo identificar falhas ou vulnerabilidades em seu sistema. Então, com tais informações em mãos, a organização poderá buscar soluções mais adequadas, dentro da sua realidade técnica, financeira e cultural, a fim de atingir seus objetivos de forma eficiente. Há muitos anos que a área de segurança e saúde no trabalho (SST) tem sido tratada, na maioria dos países, por meio de leis e regulamentos (ou normas regulamentadoras) de aplicação obrigatória. As normas técnicas, nacionais ou internacionais, produzidas no âmbito da SST, têm aplicação voluntária, mas complementam essas especificações, e muitas vezes são imprescindíveis para a efetivação prática das exigências legais e regulamentares. Nesses casos, a legislação tem abordado cada vez mais a exigência de aplicação de muitas dessas normas técnicas, que passam a ter caráter obrigatório. Em suma, as normas técnicas são, por natureza, de aplicação voluntária, a menos que uma lei ou um regulamento as tornem compulsórias. No entanto, o crescente conhecimento de novos perigos, bem como os correspondentes riscos a que estão expostos os trabalhadores, resultam, em geral, na produção de novos regulamentos, leis e normas técnicas ou na adaptação dos existentes à nova realidade, tendo em conta a evolução tecnológica dos processos produtivos de cada atividade econômica. Em cada país, o número de leis, regulamentos e normas técnicas no âmbito da SST é cada vez mais elevado, como também é elevado o número de empregadores e outras partes interessadas (donos de obra, proprietários), que têm a obrigação de implementá-las, dificultando a verificação do seu cumprimento. No conjunto, todos esses preceitos jurídicos formam um sistema de gestão da SST. Entretanto, muitas vezes esse sistema apresenta difícil articulação, por conta do exorbitante número de documentos aplicáveis em constante adaptação. Em grande parte, as inúmeras alterações desses regimentos têm sido ressaltadas por muitos profissionais da SST, que as destacam como um problema que tem dificultado o estabelecimento de soluções-padrão que perdurem. Para facilitar essa articulação, surgem os modelos de sistemas de gestão da SST, que são organizados e sistematizados. Muitas empresas os utilizam para efetivar e demonstrar o cumprimento desse elevado número de leis, regulamentos e normas técnicas, por exemplo, Diretrizes da OIT (ILO-OSH 2001) a recente norma brasileira (ABNT NBR 18801:2010), ambas relativas a sistemas de gestão da SST e de aplicação voluntária por qualquer organização. Em qualquer dos casos, as auditorias desempenham um papel fundamental na melhoria contínua da SST. Permitem salientar o cumprimento das medidas previstas no referencial considerado na auditoria (aspectos positivos), assim como determinar as medidas preconizadas nesse referencial que não estão sendo executadas (aspectos negativos). O balanço ponderado de ambos os aspectos (positivos e negativos) determinam o nível (score) da auditoria realizada, dando pistas aos auditados para as correções ou ponderação das situações que carecem de revisão, sempre com o intuito de evolução constante. 8 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Contudo, em muitos países ainda se deixa a cada destinatário dessas leis a responsabilidade pela definição das soluções técnicas para cada exigência legislativa e/ou regulamentar, situação que não considera a reduzida dimensão da maioria das empresas, incentivando a aplicação de soluções muitas vezes pouco ponderadas. Em geral, aplicam-se soluções de equipamentos de proteção coletiva (EPC) que respondem às exigências dimensionais impostas, mas não verificam as de resistência, isto é, não cumprem integralmente com a sua principal função, que é impedir acidentes com trabalhadores. INTRODUÇÃO Neste livro-texto vamos diferenciar auditoria de perícia. Auditoria é uma consulta feita em diversas áreas da empresa com a finalidade de verificar se as funções estão sendo exercidas de maneira correta dentro dos padrões ou normas exigidas pela política da organização. Temos dois tipos distintos de auditoria. Exemplificaremos em pormenores a diferençaentre auditoria interna e externa. Este livro-texto também apresenta como se realiza um processo de perícia e os seus benefícios para o empregador. 9 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS Unidade I 1 TIPOS DE AUDITORIA A auditoria pode ser classificada em externa ou interna. A auditoria interna é feita por uma equipe ou por um auditor que fica na instituição constantemente, podendo trabalhar com a diretoria executiva ou a presidência. Esse processo almeja administrar e verificar se os procedimentos estão de acordo com os padrões exigidos pela entidade. Uma auditoria pode ser originada por qualquer parte interessada de uma corporação e ter objetivos diferenciados. Por exemplo, uma empresa de construção pode determinar a realização de auditorias em matéria de SST para melhorar o seu desempenho e eliminar ou reduzir as não conformidades de uma norma voluntária de gestão da SST que decidiu adotar, bem como algumas exigências legais que não está cumprindo. Neste caso, trata-se de uma “auditoria interna ou de primeira parte”. Na auditoria externa, o auditor externo deve ser independente, sem nenhum vínculo empregatício com a entidade em questão. Pode atuar em parceria com o auditor interno. Além dessas características, o auditor externo trabalha como uma espécie de consultor e tem seu foco voltado para a confiabilidade dos registros contábeis de uma entidade. O proprietário ou dono de uma obra pode determinar a realização de uma auditoria sobre a elaboração do projeto ou a execução de uma obra. Então, contrata uma empresa para elevar a probabilidade de esse projeto e/ou obra contemplar todas as medidas de segurança e saúde, reduzindo a ocorrência de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais. Neste caso, trata-se de uma “auditoria de segunda parte”, pois uma organização determina um trabalho para outra organização (proprietário ou dono da obra), e ambas as partes estão interessadas no mesmo objetivo. Fato similar ocorre quando há uma auditoria determinada por um construtor a um subcontratado, a um fornecedor ou a um prestador de serviços. Em determinados casos (dependendo dos referenciais), uma instituição pode decidir implementar um sistema de gestão abrangendo toda ou parte da sua atividade e, posteriormente, solicitar a uma entidade externa independente (e acreditada explicitamente para a certificação desse sistema por um organismo nacional de acordo com a legislação) a realização de uma auditoria para efeitos de certificação do sistema de gestão efetivado. Nesta situação, trata-se de uma “auditoria externa ou de terceira parte”. Na Figura 1 ilustram-se os principais tipos de auditorias mencionadas. Na sequência de qualquer uma delas, podem-se realizar auditorias de seguimento com o objetivo de verificar se a organização auditada executou as medidas corretivas e/ou preventivas mencionadas nas conclusões da auditoria realizada. Importa destacar que, além dessas auditorias (primeira parte ou internas, segunda e terceira parte, ambas também designadas por externas, e auditorias de seguimento), existem outros tipos, por exemplo, auditorias conjuntas, combinadas, de concessão, de acompanhamento e de renovação, cada uma com características e objetivos bem-definidos. 10 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I Eleva-se a exigência das auditorias de segunda parte no âmbito da segurança e saúde no trabalho em muitos países, sobretudo quando a legislação nacional atribui a estes responsabilidades de primeiro nível, como acontece em todos os países da União Europeia no que diz respeito à SST, e as empresas mantêm as responsabilidades pela execução das obras em segurança que as leis nacionais naturalmente lhes atribuem. As incumbências dos proprietários justificam o grande desenvolvimento das auditorias de segunda parte e têm contribuído significativamente para explicar parte da redução do número de acidentes de trabalho e de doenças ocupacionais na indústria nos referidos países. Acredita-se que essa seja a via a seguir por todos os que pretendem contribuir para a evolução constante da segurança e saúde no trabalho, pois é notória a impossibilidade de haver um auditor fiscal do trabalho para cada entidade. Assim, considera-se que todas as partes interessadas numa instituição devam contribuir para a evolução da segurança e saúde no trabalho no âmbito das suas competências. Em especial, os proprietários devem incluir as exigências específicas e objetivas sobre SST e fazer periodicamente (com meios próprios ou subcontratados) auditorias técnicas de SST (auditorias de segunda parte) durante a execução dos trabalhos com vistas a verificar e comprovar o cumprimento daquelas exigências pelas empresas. Essas exigências devem ser proativas, não podendo limitar-se a determinar o cumprimento, por parte das construtoras, da legislação de SST aplicável. Por sua vez, as organizações deverão também assumir uma ação proativa, designadamente, integrando a segurança e saúde no trabalho nos seus processos de produção e implementando auditorias técnicas internas, por meios próprios ou subcontratados. Saiba mais Para mais informações, consulte: APOLLO 13: do desastre ao triunfo. Dir. Ron Howard. EUA: 1995. 140 minutos. Auditoria interna ou de Primeira parte Realizada pela própria organização, podendo recorrer a pessoas externas Auditoria externa Segunda parte Realizada por uma organização, que elege um (sub)contratado, podendo recorrer a pessoas externas Terceira parte Realizada para efeitos de certificação por entidades externas independentes e acreditadas Auditoria de seguimento Realizada após qualquer das outras auditorias, dependendo do número e tipo de não conformidades encontradas Figura 1 – Principais tipos de auditorias Já a perícia é uma avaliação empregada por uma equipe ou profissionais especializados para esclarecer a ocorrência, com a finalidade de apurar as causas e chegar a uma conclusão definitiva do 11 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS fato em questão. Por exemplo, quando ocorre algum acidente, com ou sem vítimas fatais, é preciso que a perícia seja chamada imediatamente para iniciar o processo investigativo para que as causas ou os culpados possam ser identificados e responsabilizados pelo acontecido. A perícia pode ser definida como a vistoria ou exame de caráter técnico e especializado. É a mesma conceituação que traz o Código de Processo Civil: Art. 464. A prova pericial consiste em exame, vistoria ou avaliação. § 1o O juiz indeferirá a perícia quando: I – a prova do fato não depender de conhecimento especial de técnico; II – for desnecessária em vista de outras provas produzidas; III – a verificação for impraticável (BRASIL, 2015b). Observação A perícia é prova elucidativa dos fatos, tem caráter de eventualidade e trabalha com o universo completo, já a auditoria é a revisão, utiliza-se da amostragem, repetindo-se de quando em quando. O médico perito é o profissional capacitado para os procedimentos que envolvem a perícia médica e a perícia médica judicial. A perícia médica é, portanto, um procedimento executado por um médico. É uma avaliação (exame médico do periciado – que pode ser um segurado, um autor, um réu etc.) específica para avaliar a questão em análise. Já a perícia médica judicial visa determinar o estado de saúde do periciado e sua capacidade, incapacidade ou redução de capacidade geral e/ou laborativa. Ao longo dos últimos anos, várias séries de novas normas de sistemas de gestão surgiram. Isso mostra comoo mercado competitivo exige que as empresas invistam em sistemas de gestão na busca de eficiência e maior competitividade sem comprometer seus processos. Nesse cenário, tornou-se necessário padronizar uma forma de se avaliar esses sistemas de gestão. Nesse sentido, a ABNT publicou em 2002 a primeira edição da norma NBR ISO 19011, a qual apresenta diretrizes para a auditoria de sistemas de gestão. Esta norma foi tecnicamente revisada e teve uma evolução do seu escopo, não se limitando mais à auditoria de sistemas de gestão da qualidade e meio ambiente, mas sim a sistemas de gestão de qualquer natureza. 12 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I Lembrete Perícia é uma avaliação realizada por uma equipe ou profissionais especializados para esclarecer uma ocorrência. Tem o dever de apurar as causas e chegar a uma conclusão definitiva sobre a questão em análise. Com essa atualização, essa norma pôde atender à demanda do mercado. Diversas normas de sistema de gestão se iniciavam, exigindo uma ferramenta que pudesse avaliar todos esses sistemas. Assim, a NBR ISO 19011 traz diretrizes de forma a atender todos os usuários, sejam eles micro, pequenas ou médias organizações. Lembrete Auditoria interna: é feita por uma equipe ou um auditor que fica na empresa constantemente. Auditoria externa: o auditor externo deve ser independente, sem vínculo empregatício com nenhuma empresa. 1.1 Origem da auditoria A origem da auditoria tem raízes na Antiguidade. É difícil precisar quando a atividade de auditoria teve início, mas pode-se supor que foi bem antes da definição do próprio termo. Em ruínas da civilização da Mesopotâmia, os arqueólogos encontraram marcas ao lado de números de transações financeiras que retratam um sistema de verificação. Outros registros indicam que sistemas similares também foram usados por egípcios, persas e hebreus. Os gregos preferiam manter escravos, em vez de homens livres, como encarregados dos registros de controle financeiros, porque podiam ser torturados para revelar a verdade. Os governantes romanos nomeavam pessoas responsáveis por controlar a contabilidade de suas províncias, como questores, magistrados e funcionários do Tesouro, que ouviam a prestação de contas dos governantes das províncias e verificavam a existência de fraudes ou de uso impróprio dos fundos. A tarefa de ouvir as contas deu origem ao termo auditoria, que provém do latim auditus. Entende-se que a auditoria surgiu nos governos como forma de controlar a arrecadação de tributos, de inibir e identificar os atos fraudulentos. Durante muitos anos, as auditorias foram realizadas somente em impérios, monarquias e igrejas, cujas atividades eram suficientemente amplas para exigir e justificar a realização de auditorias que examinassem e confirmassem os registros contábeis. Observa-se que a história da auditoria está intimamente relacionada com a evolução histórica da contabilidade e da área financeira. Com o passar do tempo, as organizações públicas e privadas tornaram-se maiores e mais complexas, demandando a realização de diferentes tipos de auditorias. 13 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS A respeito das auditorias na área de SST, no fim da década de 1970, somente algumas das maiores e mais prestigiadas corporações industriais dispunham de programas de auditorias em SST. No decênio seguinte, principalmente após a ocorrência de acidentes graves na indústria química, muitas entidades passaram a realizar auditorias internas para identificar e resolver rapidamente os problemas envolvendo a segurança dos trabalhadores ou da comunidade, e/ou avaliar a conformidade da empresa com as leis e os regulamentos governamentais. Entre 1980 e 1990, muitas instituições se conscientizaram dos benefícios da auditoria na área de SST e de meio ambiente, e introduziram técnicas e processos de auditoria em seus negócios. Atualmente, as auditorias são empregadas nos mais diversos tipos e tamanhos de organizações, e são consideradas fundamentais para a evolução contínua do sistema de gestão. 1.2 Auditoria As auditorias constituem processos sistemáticos, independentes e documentados para obter evidências e avaliar objetivamente o nível de cumprimento dos referenciais especificados por uma organização. Assim, para realizar uma auditoria, é necessário, fundamentalmente: definir a empresa a auditar; identificar os referenciais (critérios); e designar a equipe auditora. A auditoria vem sendo destacada como uma importante ferramenta de gestão, a qual possibilita à administração da empresa a avaliação das conformidades de seus sistemas, como em situações de certificação ou registro externo, ou mesmo a análise e o acompanhamento de seus fornecedores dentro da sua cadeia produtiva. A auditoria faz parte dos princípios básicos que foram instituídos pela Teoria da Administração, concentrando os esforços na eficiência e na eficácia administrativa. Para tal, procura-se utilizar da melhor forma possível os recursos humanos, materiais e financeiros da organização. Como ferramenta administrativa, já vem há muitos séculos sendo exercida pelas instituições, e seu objetivo é reconhecer problemas pontuais na estrutura administrativa. Geralmente, trata-se de auditoria interna, feita por funcionários da própria entidade, com o intuito de identificar os problemas e determinar as ações necessárias para eliminá-los. Quando se fala em auditorias externas, estas podem ser contratadas para comparar os resultados com as auditorias internas e garantir que certos detalhes ignorados pelas auditorias internas, muitas vezes por terem estes como parte da rotina e não entendê-los mais como problemas, sejam identificados. Isso ocorre porque muitas dessas informações fazem parte da rotina da instituição, e os designados não as compreendem como problemas. Também há as auditorias externas por exigências de clientes ou mesmo para obtenção de certificações, exigindo escritórios reconhecidos para certificações. De uma forma geral, toda organização é regida por princípios que visam estabelecer excelente administração. Vejamos seus princípios básicos: • economicidade: um princípio fundamental para a redução de custos, que verifica os processos administrativos empregados a fim de buscar práticas que agreguem valor e eliminem ou minimizem as práticas que não o fazem; 14 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I • eficiência: busca desenvolver atividades que tenham a menor margem de erros possível, uma vez que os erros causam retrabalho, consumindo mais recursos humanos, materiais e financeiros; • eficácia: almeja garantir que sejam tomadas as medidas corretas e, para evitar o desperdício de recursos, busca reconhecer as causas da ineficiência do sistema; • efetividade: trata-se de um princípio comum a todas as atividades humanas, e busca-se averiguar os resultados, verificando se foram ou não alcançados conforme haviam sido estabelecidos – segundo os três princípios já descritos. Observação De acordo com o Código de Processo Civil, artigo 156, o juiz será assistido por perito quando a prova do fato depender de conhecimento técnico ou científico. “§ 1º Os peritos serão nomeados entre os profissionais legalmente habilitados e os órgãos técnicos ou científicos devidamente inscritos em cadastro mantido pelo tribunal ao qual o juiz está vinculado” (BRASIL, 2015). Há diversas normas, como a NBR ISO 9000 e a NBR ISO 14000, que destacam a importância dessa ferramenta para monitorar e verificar a eficácia com que as políticas de qualidade e meio ambiente foram e estãosendo executadas pela empresa. Nesse sentido, a NBR ISO 19011 traz orientações de como gerir programas de auditoria, interna ou externa, em seus sistemas de gestão, e também apresenta as competências dos auditores e de como estes devem ser avaliados. A NBR ISO 19011 (2012) é uma referência para a atividade de auditoria, pois regula os principais procedimentos dessa atividade, permitindo que seus resultados possam ser comparados com outras auditorias que se utilizam da mesma metodologia. Por tais razões é que teremos tal norma como base nesta obra. Todas as normas ISO enfatizam a relevância de auditorias e são consideradas como ferramentas de gestão. Assim, elas são conduzidas para monitorar e verificar a eficácia da aplicação das políticas desenvolvidas e executadas pela organização. As auditorias também serão aplicadas para possibilitar a avaliação da conformidade dos processos produtivos, bem como para a avaliação e o acompanhamento ao longo da cadeia de fornecedores da entidade. Nesse contexto, a NBR ISO 19011 traz orientações sobre como desenvolver as auditorias, a metodologia a ser empregada, destaca a referência sobre a gestão de um programa de auditorias – e sua realização, tanto interna quanto externa; ainda aborda outro ponto fundamental nas auditorias: o fator humano, ou seja, o preparo, a competência e a avaliação desses profissionais. 15 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS Saiba mais Para mais informações, acesse: ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS (ABNT) NBR ISO 19011. Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro, 2012. Disponível em: <https://www.abntcatalogo.com.br/norma.aspx? ID=90603>. Acesso em: 10 maio 2016. Considerando que o nosso foco está voltado para segurança e saúde do trabalhador, ao se falar em capacitação de auditores para avaliar um sistema de gestão de segurança e saúde do trabalho, passa a ser essencial que dentro da equipe de auditores tenhamos ao menos um profissional de SST. Para garantir bons resultados, também é preciso que esse profissional tenha experiência na área, uma vez que a SST exige um vasto horizonte de conhecimentos multidisciplinares. Desse modo, a organização deve ter confiança na equipe de auditores: primeiro, pelo acesso às informações que eles terão; segundo, pela importância do relatório final, o qual será utilizado pela alta administração em suas tomadas de decisões. Então, se houver erros no relatório, as conclusões apresentadas no documento poderão causar decisões equivocadas, prejudicando a entidade. A auditoria é uma ferramenta administrativa, e este livro-texto a retrata como um mecanismo confiável para garantir que as políticas definidas e adotadas pela empresa estejam realmente de acordo com a sua realidade e cultura. Assim, caso caso haja desvios ou interferências em sua aplicação, a empresa pode agir para aprimorar seu desempenho. Nessa conjuntura, a equipe de auditores é vital para assegurar os resultados esperados. Para tal, é imperioso que os profissionais sigam princípios basilares de auditoria. Então, as conclusões que serão relatadas pela auditoria serão substanciais o suficiente para que a organização possa tomar suas decisões de modo embasado e consistente. Para entender melhor esse cenário, vamos destacar os princípios que se aplicam aos auditores: Primeiro, temos a conduta ética do auditor. Fundamental, é responsável por garantir a relação de confiança entre a organização e o auditor, o qual deverá asseverar a confidencialidade das informações que forem acessadas e registradas ao longo da auditoria, bem como uma postura discreta e íntegra ao longo da sua atividade. Depois, destaca-se a apresentação justa dos dados coletados, ou seja, a preocupação em se trazer os informes com precisão, a fim de retratar a realidade dos fatos. O relatório da auditoria deve ser consenso entre a equipe. Deve-se, ainda, registrar todos os fatos, dificuldades encontradas, obstáculos ou situações que posam ter comprometido os resultados, ficando tudo evidenciado nos documentos da auditoria. 16 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I Então, ressalta-se a independência do auditor, que deve ser imparcial e objetivo em suas conclusões, não permitindo que nada possa afetar suas observações e conclusões. Assim, não deve haver nenhum impedimento do auditor, por exemplo, algum parentesco com funcionário do setor auditado que possa gerar algum conflito de interesse, comprometendo as observações e o relatório final. Por fim, acentua-se a abordagem baseada em evidências, outro princípio fundamental. Tudo deve ser comprovado, documentado, de forma que possa ser confirmado em outro processo de auditoria. 1.3 Princípios de auditoria Segundo a NBR ISO 19011, a auditoria é um processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, a fim de determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos. O critério de auditoria é definido como o conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos que são usados como uma referência com a qual a evidência de auditoria é comparada. A evidência, que pode ser qualitativa ou quantitativa, compreende os registros, a apresentação de fatos ou outras informações verificáveis pertinentes aos critérios de auditoria. Já a constatação de auditoria envolve os resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, que é comparada com os critérios de auditoria. Estes podem indicar tanto conformidade quanto não conformidade com o critério de auditoria ou oportunidades para desenvolvimento. Finalmente, temos a conclusão de auditoria, que é o resultado indicado pela equipe de auditoria. Tal documento pode ser apoiado por especialistas no assunto. A auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confiável em apoio a políticas de gestão e controles, fornecendo informações nas quais uma empresa pode se basear para melhorar seu desempenho. A aderência a tais princípios é um pré-requisito para que sejam fornecidas conclusões de auditoria relevantes e suficientes, permitindo que auditores que trabalhem independentemente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias equivalentes. Os princípios destacados a seguir estão relacionados aos auditores. • Conduta ética: o fundamento do profissionalismo Confiança, integridade, confidencialidade e discrição são essenciais para auditar. • Apresentação justa: a obrigação de reportar com veracidade e exatidão Constatações, conclusões e relatórios de auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as atividades em questão. Nesse processo, obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe e o auditado são relatados. 17 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS • Devido cuidado profissional: a aplicação de diligência e julgamento na auditoria Auditores devem ter o cuidado necessário em sua análise. Obviamente a devida competência é crucial. Outros princípios se relacionam à auditoria, que, por definição, é independente e sistemática. • Independência: a base para a imparcialidade da auditoria e a objetividade das conclusões de auditoria Auditores são independentes da atividade a ser auditada e são livres de tendência e conflito de interesse. Devem manter um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e conclusões serão baseadas somente nas evidências de auditoria. • Abordagembaseada em evidência: o método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis A evidência de auditoria é verificável. É baseada em amostras das informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com recursos limitados. O uso apropriado de amostragem está intimamente relacionado com a confiança que pode ser colocada nas conclusões de auditoria. 1.4 Termos empregados nas definições de auditoria de sistema de gestão da SST Na atualidade, ao se analisarem os termos comuns empregados nas definições de auditoria de sistema de gestão da SST, diversos fatores podem ser identificados. A auditoria de sistema de gestão é um processo sistemático, pois implica uma série metódica, lógica, estruturada e organizada de etapas ou procedimentos. Para ser formal, o processo deve ser documentado e fazer parte das atividades planejadas e controladas pela empresa. O processo deve ser o mais independente possível; todavia, deve-se considerar que numa auditoria interna o nível de independência não é total e é menor que numa auditoria externa. Para verificar o cumprimento dos critérios da auditoria, o processo precisa obter e avaliar evidências, como registros, relatos de fatos ou outras informações relevantes. O processo deve verificar se as providências planejadas estão sendo efetivamente aplicadas e se são adequadas para atender à política e aos objetivos da entidade, ou seja, deve-se verificar se as ações programadas para a área de SST estão sendo cumpridas adequadamente e se satisfazem as metas e a política da instituição. Então, os resultados da auditoria devem ser comunicados às partes envolvidas, o que envolve a elaboração de um relatório escrito e sua distribuição àqueles que têm responsabilidade na correção e melhoria do sistema auditado. 1.5 Objetivos da auditoria Os objetivos podem variar de uma auditoria para outra. Nas organizações que ainda não implementaram efetivamente o sistema, a auditoria deve ser dirigida para a identificação dos problemas existentes. 18 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I A meta principal de uma auditoria de gestão de segurança do trabalho é produzir um diagnóstico específico, a fim de obter a correção de possíveis desvios em relação às práticas prevencionistas. Nesse caso, o uso de checklists com pontuação pode ser útil para o acompanhamento do progresso da efetivação do sistema. À medida que o sistema de gestão da SST vai se consolidando, a organização pode estabelecer objetivos particulares para avaliar a conformidade desse sistema com os critérios definidos e confirmar a ausência de avarias. Com o passar do tempo, o foco da auditoria é deslocado naturalmente para a confirmação da legitimidade do sistema. Em geral, elas são mais frequentes nos locais que apresentam riscos mais elevados ou maior quantidade de não conformidades com os critérios da auditoria. Os locais que indicam impactos potenciais avaliados como “médios” e “baixos” devem ser auditados para verificação do desempenho das operações e garantia de que o nível de risco percebido seja preciso. Ocasionalmente, pode-se optar pela realização de auditoria não programada (de surpresa), desde que esteja de acordo com a política da entidade. A duração de uma auditoria varia basicamente de acordo com a quantidade de auditores disponíveis, seu nível de conhecimento e experiência, a quantidade de atividades ou departamentos a serem auditados, o tempo médio despendido em cada atividade ou departamento e a jornada de trabalho da equipe. Deve-se levar em consideração que um período demasiadamente curto para a realização da auditoria pode representar uma falsa economia, pois há uma etapa inicial na qual os benefícios obtidos são baixos. Subsequentemente, há um aumento da quantidade de evidências objetivas coletadas pelo auditor. Finalmente, quando se atinge o ponto de inflexão, ou seja, quando se inicia a redução dos benefícios obtidos, o tempo empregado com a continuação da auditoria praticamente revelará os mesmos tipos de evidências objetivas. 1.6 Definição de critérios Os critérios da auditoria correspondem às políticas, práticas, aos procedimentos ou regulamentos (legais, organizacionais, normas) que serão utilizados pelo auditor como referência para a coleta das evidências da auditoria. Eles serão selecionados de acordo com o objetivo e o escopo. Devem ser relacionados criteriosamente, a fim de acelerar o trabalho dos auditores. Os materiais de apoio à aplicação da auditoria – lista de verificação (checklist), protocolos, guias de entrevistas e outros – são elaborados à luz dos documentos de referência, ou seja, dos critérios estabelecidos para a auditoria Convém que os checklists usados pelos auditores, geralmente empregados para verificar a conformidade das operações com os critérios definidos, sejam concebidos e aplicados de forma que não limitem as atividades ou investigações adicionais; estas, dependendo de informações obtidas durante a 19 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS auditoria, poderão ser necessárias. Os checklists atuam como guias para os auditores e, como tais, não devem determinar rigidamente o que deve ser auditado. O auditor deve perseguir as pistas para aprofundar as investigações e assim chegar a conclusões consistentes. Em muitos casos, antes do início da auditoria, pode ser útil o auditado receber os checklists que serão aplicados para auxiliá-lo nas providências a serem tomadas. Os materiais de apoio à aplicação da auditoria – lista de verificação (checklist), protocolos, guias de entrevistas e outros – devem ser elaborados de acordo com os documentos de referência, ou seja, os critérios estabelecidos para a auditoria. O uso de softwares reduz o custo da auditoria em 40% ou 50%, economizando de 65% a 70% do tempo requerido para a condução de uma auditoria. As ferramentas de informática podem incluir bancos de dados da legislação, das normas técnicas aplicadas e de substâncias perigosas, como também questionários que abordam assuntos específicos. Entretanto, tal qual ocorreu no estudo de caso da plataforma de petróleo (vide tópico 1.2.2), é necessário ter em mãos um programa de auditoria, um conjunto de uma ou mais auditorias planejadas, com descrição das atividades e arranjos, incluindo abrangência e limites organizacionais da auditoria. O planejamento é essencial para que sejam definidos os elementos-chave de uma auditoria: o escopo, que indica o local onde será realizada a auditoria. Deve ser clara e objetiva, estando de acordo com: o objetivo; os critérios; os recursos necessários; a equipe de auditores e respectivas responsabilidades; as datas de realização da auditoria in loco. Um programa de auditoria pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da instituição a ser auditada. Elas podem ter uma variedade de objetivos e também podem incluir auditorias combinadas ou auditorias em conjunto, já que duas ou mais organizações auditoras podem cooperar entre si. Em tal caso, convém que se tenha atenção especial à divisão de responsabilidades, à provisão de qualquer recurso adicional, à competência da equipe de auditoria e aos procedimentos apropriados. Um programa de auditoria também inclui todas as atividades imprescindíveis para planejar e ajustar os tipos e números de auditorias para fornecer os recursos para conduzi-las de modo eficaz e dentro do período de tempo especificado. Convém, ainda, que a alta direção da organização conceda autoridade para os peritos gerenciarem o programa de auditoria. Então, esses designados têm a responsabilidade de: • estabelecer, programar,monitorar, analisar criticamente e melhorar o programa de auditoria; • identificar os recursos necessários e assegurar que eles sejam providos. Caso uma organização a ser auditada opere sistemas de gestão da qualidade e de gestão ambiental, por exemplo, auditorias combinadas podem ser incluídas no programa de auditoria. Assim, deve-se 20 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I definir o que será auditado, isto é, se a auditoria de segurança do trabalho será aplicada em conjunto com auditorias de saúde, ambiental, qualidade do processo produtivo, análise de riscos etc. Os critérios da auditoria correspondem às políticas, práticas, aos procedimentos ou regulamentos (legais, organizacionais, normas) que serão utilizados pelo auditor como referência para a coleta das evidências da auditoria. Para facilitar o trabalho dos auditores, tais critérios serão selecionados considerando o objetivo. Neste caso, é preciso atentar para a competência da equipe de auditoria, e, antes do início da auditoria, é preciso haver consenso sobre esses pontos. Estabelecendo o programa de auditoria (5.2, 5.3) • objetivos; • responsabilidades; • recursos; • procedimentos. Autoridade para o programa de auditoria (5.1) Implementando o programa de auditoria (5.4, 5.5) • programando; • avaliando; • selecionando equipes; • dirigindo atividades; • mantendo registros. Melhorando o programa de auditoria (5.6) Competência e avaliação de auditores (seção 7) Atividades de auditoria (seção 6) Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria (5.6) • monitorando e analisando; • identificando necessidades de ações corretivas e preventivas; • identificando oportunidades. Agir (Act) Planejar (Plan) Fazer (Do) Verificar (Check) Figura 2 – Ilustração do fluxo do processo de gestão de um programa de auditoria 1.7 Objetivos de um programa de auditoria É necessário que sejam estabelecidos objetivos para um programa de auditoria, de modo a direcionar o planejamento e sua realização. Para tal, vejamos os pontos basilares que devem ser considerados: • prioridades da direção; • intenções comerciais; • requisitos de sistema de gestão; 21 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS • requisitos estatutários, regulamentares e contratuais; • necessidade de avaliação de fornecedor; • requisitos de cliente; • exigências de outras partes interessadas; • riscos para a organização. Como exemplos de objetivos de programa de auditoria, podemos citar os seguintes: • satisfazer os requisitos para certificação em uma norma de sistema de gestão; • verificar conformidade com preceitos contratuais; • obter e manter confiança na capacidade de um fornecedor; • contribuir para a melhoria do sistema de gestão. Nessa etapa, define-se se a auditoria pretende verificar a conformidade da empresa com a legislação, com sua política em segurança e saúde do trabalho, com seu sistema de gestão em segurança e saúde do trabalho, dentre outros objetivos possíveis. Deve-se evitar a resolução de inúmeros objetivos, o que pode confundir e dificultar a atuação dos auditores. Um dos elementos fundamentais da gestão da saúde e segurança no trabalho (SST) é o processo de auditoria interna, não apenas por fornecer uma avaliação periódica dos fatos consumados, mas principalmente por orientar a tomada de decisões e otimizar os procedimentos atuais e futuros. 1.8 Definição dos recursos usados na auditoria Os recursos devem ser compatíveis com o objetivo e o escopo da auditoria. Devem ser fornecidos recursos humanos, físicos e financeiros suficientes para a sua aplicação. 1.9 Definição do escopo Escopo é o local onde será realizada a auditoria. Deve ser clara e precisa, estando de acordo com o objetivo. Na localização geográfica, define-se o local onde será realizada a auditoria, isto é, as atividades que serão empregadas em determinada cidade, estado ou país. Para a corporação que tenha diversas unidades em uma mesma cidade, por exemplo, recomenda-se a escolha de uma delas para a aplicação da primeira auditoria, seguida, paulatinamente, pelas demais. 22 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I Os limites organizacionais definem se a auditoria será aplicada em toda a organização, em alguma de suas unidades ou em alguma área funcional (produção, armazenagem, comercialização etc.) da organização. Já o objeto de auditagem retrata o que será auditado, isto é, se a auditoria de segurança do trabalho será aplicada em conjunto com auditorias de saúde, ambiental, qualidade do processo produtivo, análise de riscos etc. No quesito período, define-se a data em que serão levantadas as informações e as evidências de conformidade e de não conformidade da unidade submetida à auditoria. Esta é estabelecida de acordo com alguns fatores, como: objetivo da auditoria, periodicidade, tipo de atividade da unidade auditada, localização, data de instalação e tempo de funcionamento da unidade. Em caso de empresas que apliquem auditorias periódicas, o auditor deve avaliar a entidade a partir da data de realização da auditoria precedente. Caso se trate de uma primeira auditoria, admite-se a definição de um período de dois anos. Desse modo, é possível compreender o funcionamento de uma organização e detectar o risco de ocorrência de acidente ambiental. Enfim, destaca-se o tema ambiental. Nesta etapa, avaliam-se quais os itens que serão estudados na auditoria: poluição do ar e da água, gestão de resíduos sólidos, uso de recursos naturais, riscos ambientais etc. Em geral, a definição dos itens está correlacionada ao tipo de auditoria e à tipologia da atividade em questão. 1.10 Elaboração do questionário Os auditores em contato prévio com os auditados e com base em objetivo, escopo e critérios estabelecidos para a realização da auditoria ambiental, por meio de um questionário, obtêm informações básicas para a estruturação do protocolo ou da lista de verificação (checklist), considerando os seguintes aspectos: • razão social, registros e licenciamentos pertinentes à unidade auditada; • organograma gerencial com identificação de responsabilidades; • estrutura de gestão da unidade auditada (política de comunicação, de informação etc.) e da corporação a que ela pertence (se for o caso); • mercado em que a unidade opera; • planta da unidade auditada; • fluxograma do processo de produção; • registro e inventário de poluentes (líquidos, gasosos, sólidos e material radioativo), ruídos, vibrações e odores; 23 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS • registro de acidentes; • relação de insumos utilizados; • legislação, normas e regulamentos pertinentes; • exigências específicas para a unidade a ser auditada; • registro de treinamentos; • relatórios de auditorias ambientais anteriores ou inspeções anteriores, se for o caso. Os protocolos e as listas de verificação conterão questões gerais e específicas. De posse das informações, os auditores as analisam, estabelecem e preparam os instrumentos e os documentos essenciais à atividade de campo. Se o auditor já possuir tais registros, eles serão adaptados às exigências da unidade em análise. A partir dessa fase, a equipe de auditores deve conhecer e compreender o sistema de produção, os aspectos ambientais, os mecanismos de controle e gestão, bem como as atribuições de tarefas e responsabilidades da unidade auditada. Em alguns casos, já épossível detectar não conformidade ou parâmetros falhos em termos de controle ambiental. Além disso, pode ser identificada a urgência de incorporar à equipe auditores especialistas numa determinada questão ambiental. Exemplo: a partir da avaliação do material enviado pelo auditados, a equipe pode apontar a necessidade de agregar ao grupo algum especialista em tratamento de efluentes líquidos e que seja capaz de avaliar a tecnologia aplicada na unidade. A data da realização da auditoria em campo é agendada entre auditores e auditados. A equipe deve enviar ao gerente da unidade auditada uma carta confirmando a data de aplicação da auditoria ambiental, objetivos, escopo, critérios da auditoria e de seus objetivos. Todos os trabalhadores da unidade devem ter conhecimento da auditoria. 1.11 Questionário de pré-auditoria, protocolo e lista de verificação (checklist) O questionário de pré-auditoria é um instrumento que contém uma relação de perguntas visando à obtenção de respostas detalhadas, que esclareçam bem os procedimentos, as rotinas, os registros e as responsabilidades da empresa, auxiliando na elaboração dos demais instrumentos a serem empregados em campo para a identificação de evidências de conformidades e não conformidades com os critérios estabelecidos para a auditoria. O protocolo é um guia para ser usado pelo auditor na condução da auditoria. Contém completa orientação para a verificação das evidências de cumprimento ou não cumprimento dos critérios definidos para a auditoria. Na fase de preparação, os auditores adéquam o protocolo genérico às exigências específicas, como legislação, normas e requisitos aplicáveis à unidade auditada, as quais devem ser identificadas e revistas. 24 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I A lista de verificação (checklist) é uma relação de perguntas que procura identificar a existência de conformidade ou não conformidade na unidade auditada. A princípio, um profissional com pouca ou média experiência não conduz uma auditoria apenas com uma lista de verificação; há de se fazer uso do protocolo. Profissionais familiarizados com a metodologia de auditoria ambiental e com a tipologia da unidade a ser auditada podem usar apenas a lista de verificação, dispensando o protocolo. 2 COMPREENSÃO DA UNIDADE E DE SUA GESTÃO Na busca das evidências, cinco perguntas devem estar sempre na mente dos auditores: Quem?; O quê?; Como?; Onde?; e Quando? Para identificar as evidências de conformidade e não conformidade, os potenciais riscos e as atribuições de cada indivíduo dentro da unidade, é imperioso compreender não apenas o que é realizado, mas também conhecer o local e como e com que frequência se dá a ocorrência. Esta é uma etapa essencial na realização de qualquer auditoria. O processo de assimilação da gestão da unidade começa com a obtenção de uma ampla visão das atividades desenvolvidas, que se inicia na preparação da auditoria (fase de pré-auditoria), com a análise dos dados disponíveis na unidade propriamente dita; é retomada na reunião de abertura e prossegue na condução de três procedimentos. O primeiro deles é a reunião de trabalho. Os auditores e os membros indicados pela gerência da unidade se reúnem para discutir, dentro do escopo da auditoria, os aspectos ligados à operação e à estrutura organizacional da unidade e onde serão estabelecidas as diretrizes gerais para a operacionalização da auditoria no local, como a definição dos locais e horários das entrevistas e as pessoas da unidade que acompanharão os auditores nos locais e horários designados. Depois, temos a visita de reconhecimento. Acompanhada pelos funcionários indicados, a equipe de auditores visita a unidade, orientando-se com relação ao leiaute e às atividades que pertencem ao escopo da auditoria. Os funcionários destacados para acompanhar os auditores devem ser capazes de lhes responder e explicar questões e dúvidas apresentadas. Então, a equipe pode obter maior conhecimento sobre os processos existentes e avaliar melhor como os procedimentos podem afetar o meio ambiente, seja em rotina, seja em ocasiões especiais. Por fim, destaca-se a revisão do plano de auditoria. Nessa etapa, a equipe se reúne para verificar os seguintes aspectos: se considerou no protocolo ou na lista de verificação todos os tópicos aplicáveis à auditoria na unidade; se os recursos estão adequadamente distribuídos. Deve, ainda, discutir não conformidades já identificadas, a fim de obter, na etapa seguinte, as evidências. 2.1 Coleta de evidências O maior tempo da auditoria local será destinado à obtenção das evidências que darão suporte às avaliações e conclusões da auditoria. As evidências são conquistadas em: entrevistas com empregados; 25 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS observação das práticas de trabalho; exame dos processos de produção; controle dos equipamentos; revisão da documentação – manuais de procedimentos, manifestos de resíduos, mapas de risco. O protocolo ou a lista de verificação auxilia a coleta de evidências, direcionando a atuação dos auditores de modo que não se desviem do objetivo principal. A capacitação da equipe de auditores e as técnicas por ela usadas nas entrevistas, nos testes e na observação também influenciam a qualidade dos resultados. Durante a condução da auditoria, pode ser que uma observação leve o auditor a identificar uma evidência não relacionada no protocolo. Nesse caso, registra-se a ocorrência. Depois, o desvio de protocolo deve ser documentado para auxiliar na execução de uma nova auditoria na mesma unidade e na demonstração dos resultados. É importante que o auditor esteja ciente de que a constatação de uma não conformidade não deve ser registrada a partir de apenas uma observação, mas que há necessidade de apresentá-la aos auditados, acrescida da coleta de evidência da descoberta. Conclui-se que a coleta de informações precisas deve ir além da simples consideração de documentos preexistentes. Para tanto, podem-se usar, alternativamente ou cumulativamente, três técnicas: Inicialmente, faz-se a entrevista, que pode desenrolar-se de maneira formal ou informal, em geral fazendo uso do material preparado durante a pré-auditoria. Em seguida, acentua-se a observação. O auditor deve ser bom observador. Tudo aquilo que pode ser visto, sentido e entendido pode se constituir em elemento de informação, de constatação. Após esses processos, temos o teste de verificação, que são úteis para avaliar os sistemas de controle interno (de gestão e técnica), bem como para identificar a conformidade com os critérios da auditoria em situações de atividade “anormais” na unidade. Os sistemas de controle se sofisticam principalmente com o potencial de risco da unidade. 2.2 Avaliação das evidências A avaliação é realizada juntamente com a etapa de coleta de evidências da auditoria, evitando que se tenha ao final da auditoria resultados indesejados, como: • a descoberta de que não houve evidências suficientes; • que as evidências não estavam devidamente comprovadas; • algumas das evidências haviam sido mal-interpretadas, não resultando em real evidência; Além disso, algumas das evidências detectadas poderiam ter influência em uma não conformidade não verificada, podendo gerar resultados incompletos para a auditoria. Nessa conjuntura, poderia ser necessária a permanência dos auditores por maior tempo do que o planejado para conduzir a auditoria no local. É importante identificar se todos os itens no protocolo ou na lista de verificação estão sendo respondidos. Para que a auditoria tenha sua missão cumprida, é mister responder a todos os itens acentuados na documentação previamentepreparada. 26 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I No fim do dia, recomenda-se que os auditores se reúnam para apresentar e discutir as evidências encontradas e as razões para caracterizá-las. Em geral, esta atividade é realizada em duas reuniões. A primeira é a reunião da equipe de auditores. Cada auditor identifica se os itens do protocolo ou da lista de verificação a ele atribuídos estão sendo respondidos. Destaca o sumário das evidências e observações obtidas naquele dia e os eventuais obstáculos e dificuldades encontrados durante a auditoria. Posteriormente, os membros da equipe, em conjunto, discutem e identificam se as evidências e observações obtidas naquele dia são objetivas e comprováveis, se os objetivos da auditoria estão sendo alcançados e se as questões levantadas na fase anterior estão sendo respondidas. Em seguida, a equipe prepara o sumário das evidências e observações a serem relatadas naquele mesmo dia, e os auditados combinam os procedimentos a serem seguidos pelos auditores no dia seguinte. Depois, temos a reunião com o pessoal da unidade auditada. Seu objetivo é indicar as evidências e observações identificadas no dia pelos auditores e esclarecer pontos polêmicos ou divergentes. Nessa reunião, o grupo de auditados poderá esclarecer dúvidas suscitadas ou descaracterizar algumas não conformidades incorretamente detectadas pelos auditores devido a incorreções de dados e informações a eles apresentados ou, ainda, prover as bases para as revisões mais detalhadas a serem executadas no dia seguinte. As observações e evidências não devem ser relatadas pelos auditores individualmente no ato em que forem obtidas. Elas devem ser relatadas por cada auditor na reunião da equipe, o que evita a influência dos auditados nos resultados, a perda de tempo ou a perda de foco com o debate relativo à conveniência ou não de registrar a respectiva não conformidade durante a execução da auditoria. Apesar de recomendável para maior eficácia da auditoria, nem sempre é possível realizar a reunião diária da equipe de auditores com os representantes da unidade em análise. Nesse caso, o auditor-líder deve procurar o funcionário da unidade destacada para acompanhá-lo e discutir os aspectos relevantes detectados durante o dia. 2.3 Apresentação dos resultados Ao fim do trabalho de campo, a equipe de auditores apresenta aos auditados as evidências e observações detectadas durante a auditoria. Essa demonstração atende a dois objetivos: • assegurar que a empresa auditada conheça prontamente as evidências detectadas durante a auditoria; • permitir ao auditados sanar ou esclarecer eventuais desentendimentos por parte dos auditores e destacar suas observações quanto às não conformidades elencadas. Para auxiliar a manutenção de clima agradável, devem ser relatadas as evidências de conformidades e de não conformidades. É recomendável que todos os membros da equipe de auditores estejam presentes na reunião de apresentação dos resultados. Além disso, essa reunião deve ser conduzida pelo auditor-líder, que deve ter em mãos um relatório preliminar preparado em conjunto com os membros 27 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS da equipe. Assim, haverá concordância de todos quanto aos laudos relativos às áreas funcionais auditadas. O relatório deve conter um sumário das evidências detectadas, que serão acuradamente relatadas em tópicos. Após a exposição das evidências, o auditor-líder ressalta eventuais dificuldades encontradas durante o processo da auditoria em campo e, se for o caso, requisita as informações solicitadas pelos auditores que ainda não foram obtidas. Em seguida, são acentuadas as recomendações mais imediatas, com ênfase nos itens que denotam riscos. Depois, define-se o tempo necessário à elaboração do relatório final da auditoria. Finalmente, essa reunião encerra a atividade da auditoria no local, isto é, na unidade. 2.4 Conteúdo do relatório O conteúdo do relatório dependerá do objetivo da auditoria. Não obstante, alguns elementos devem estar sempre presentes. Os itens do relatório são acordados entre o auditor-líder e o cliente, assim como a relação dos destinatários. Observa-se que a auditoria resulta de um contrato entre a equipe de auditores e seu cliente, e é importante que a equipe de auditores apresente um certificado de confidencialidade, assinalando que os seus resultados só serão indicados ao cliente e a quem este determinar. O relatório deverá conter todas as evidências objetivas encontradas durante a auditoria, que, por sua vez, devem ter sido elencadas e discutidas com a equipe de auditados na reunião final da auditoria. As notas de trabalho, comprovando as evidências enumeradas no relatório, devem ficar sob a guarda de um membro da equipe da auditoria (em geral com o auditor-líder) por um período de tempo não inferior a três anos, caso precisem ser evidenciadas. Atendendo ao objetivo de servir como instrumento de gestão ambiental, é interessante que o relatório de auditoria contenha também as principais evidências objetivas de conformidade com os critérios da auditoria. Estas poderão servir de subsídio a uma argumentação por parte do gestor, caso necessite requerer novos recursos para corrigir as não conformidades detectadas. 2.5 Formato do relatório Independentemente do objetivo da auditoria ambiental e de seu destinatário final, existem algumas características básicas que devem estar presentes em qualquer relatório de auditoria ambiental para que este cumpra sua função, clareza, objetividade, precisão e concisão. A equipe de auditores deve estabelecer um formato-padrão para as auditorias de uma determinada empresa, de modo que possa ser definida a comparação dos resultados de sucessivas auditorias realizadas, identificando-se, assim, a efetividade das medidas adotadas para corrigir as não conformidades, bem como a evolução no trato das questões ambientais obtidas pela organização auditada. A redação do relatório deve considerar seu público-alvo e usar linguagem adequada e familiar ao grupo em questão. Em particular, deve-se evitar o uso de jargões técnicos. 28 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I As não conformidades devem ser claramente relatadas, evitando: • conclusões precipitadas; • exibir opiniões de natureza jurídica; • estimar consequências; • generalizar; • usar mensagens contraditórias; • focar a crítica em um indivíduo; • usar adjetivos ou locuções adjetivas, aumentativos e superlativos. Na introdução ou no item geral é identificada a unidade auditada, o cliente da auditoria, a data de realização, os membros da equipe e da unidade auditada que tiveram efetiva participação na auditoria, os objetivos e seu escopo. Enfim, essa seção orienta o leitor a respeito dos aspectos administrativos da auditoria e de seus objetivos. O sumário executivo destaca em linhas gerais as evidências-chave detectadas durante a auditoria, com o intuito de orientar o gestor da empresa quanto aos aspectos ambientais mais significativos. Na seção seguinte, são apresentados, em linhas gerais, os critérios utilizados. Como anexo, exibem-se as evidências objetivas encontradas durante a auditoria. É recomendável que sejam incluídas, além das não conformidades, as conformidades mais significativas, que deverão, elegantemente, ser expostas antes das não conformidades. A conclusão sumariza as principais evidências detectadas na auditoria. Por fim, é declarada a certificação de confidencialidade quanto aos resultados ali indicados e a lista das pessoas para as quais o relatórioestá sendo enviado. Os anexos correspondem ao detalhamento dos critérios usados ou de itens que possam subsidiar o melhor entendimento do relatório. 2.6 Modelo de protocolo de auditoria em SST Como mencionado, o protocolo de auditoria em SST é um item fundamental. A seguir destacamos os elementos de um modelo: • política de SST; • desempenho do SST; 29 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS • estrutura gerencial; • gerenciamento de pessoal e treinamento; • comunicação; • investimento; • conformidade legal; • fornecedores; • seguro; • fontes diversas de consumo de energia; • processos de produção – responsabilidade pela segurança do processo – verificação de normas e procedimentos, processo de treinamento, avaliações de risco etc.; • transporte e distribuição; • segurança no trabalho; • higiene e saúde ocupacional; • gestão de resíduos sólidos; • gestão de emissão gasosa; • ruídos e odores; • gestão de matérias; • produtos: — matéria-prima; — embalagens; — estocagem. A auditoria de SST é o retrato momentâneo do desempenho da empresa em SST, isto é, ela verifica se a organização está momentaneamente atendendo ao padrão de SST estabelecido nos critérios das normas. 30 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I 2.7 Fiscalização do trabalho Vamos verificar mais detalhadamente os aspectos ligados à fiscalização do trabalho, que nada mais é do que uma auditoria do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) na organização. Essa análise do MTE tem a finalidade de garantir que a empresa cumpra o disposto nas leis, normas e instruções normativas, que são os direitos dos funcionários, tanto direitos do trabalho em geral como os de segurança do trabalho. A tarefa da fiscalização é garantir que os direitos dos funcionários sejam cumpridos. Quando dizemos direitos, estamos nos referindo àqueles adquiridos por força das leis e normas vigentes. O auditor apenas exige que a lei seja cumprida. Para tal, pode empregar as seguintes medidas: • advertir; • multar; • embargar (o embargo só vale para obras) total ou parcialmente (conforme definido na NR 3 – Embargo e Interdição); • interditar, total ou parcialmente, máquina, setor ou empresa (conforme definido na norma citada). Segundo o Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 (CLT), artigo 630, o auditor é obrigado a se identificar para o exercício do trabalho. Essa obrigação é uma considerável garantia de segurança na relação entre auditor e empresa. A lei dispõe que “nenhum agente da inspeção poderá exercer as atribuições do seu cargo sem exibir a carteira de identidade fiscal, devidamente autenticada, fornecida pela autoridade competente” (BRASIL, 1943). Somente a partir da identificação deve-se permitir a entrada do funcionário. Caso cumpra com seus deveres, a empresa não pode impedir sua entrada, não importando horário ou dia. Obviamente que tal profissional deverá agir com bom senso – e é bem-instruído para isso. O empregador é quem escolhe quem receberá o auditor do MTE na organização. Na maioria dos casos, o Departamento de Pessoal ou o técnico de segurança do trabalho são os designados. Algumas corporações preferem que o pessoal do Departamento Jurídico acompanhe a fiscalização, mas essa escolha é totalmente livre. Já que o empregador vai responder legalmente pela fiscalização na empresa, é justo que ele escolha a seu critério. Segundo o Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, artigo 630, inciso 3º: O agente da inspeção terá livre acesso a todas as dependências dos estabelecimentos sujeitos ao regime da legislação, sendo as empresas, por 31 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 AUDITORIA E ATIVIDADES PERICIAIS seus dirigentes ou prepostos, obrigadas a prestar-lhes os esclarecimentos necessários ao desempenho de suas atribuições legais e a exibir, quando exigidos, quaisquer documentos que digam respeito ao fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho (BRASIL, 1943). A empresa deverá fornecer os esclarecimentos necessários ao desempenho do trabalho do auditor do MTE, exibindo os documentos exigidos em relação às normas de proteção ao trabalho. É notório que devemos tratar todas as pessoas com atenção e gentileza, mas algumas organizações encaram esse profissional como um inimigo, iniciando um grande problema. Devemos lembrar que o auditor é um trabalhador como outro qualquer. Ele só quer fazer o trabalho dele, que é fiscalizar o trabalho da entidade, apenas exigindo o cumprimento das normas e leis. Recomenda-se sugerir ao auditor um lugar confortável para se instalar temporariamente, local onde possa examinar os documentos em questão. Se o designado da empresa for interrogado sobre qualquer assunto relacionado à inspeção, deverá falar pouco, mas jamais deixar perguntas sem respostas. A documentação é um item vital na segurança do trabalho, pois é a defesa da empresa. Para a organização que registra tudo por escrito, a inspeção do trabalho é tranquila. Observação Sempre que o auditor retirar qualquer documentação, ele deverá deixar um protocolo na empresa. Se a organização não concordar com alguma ação do auditor, poderá denunciá-lo à SRTE (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego) ou a outro órgão competente para que sejam tomadas as atitudes cabíveis. A inspeção do auditor às vezes promove ações de segurança do trabalho na empresa. Afinal, a parte que mais atinge o empregador é o dinheiro. O medo da multa faz as coisas acontecerem com facilidade. Há casos em que os próprios funcionários denunciam a empresa para conseguir melhores condições de trabalho. Isso pode ser considerado errado? Claro que não! Errado é padecer no trabalho. O trabalho não foi feito para gerar sofrimento, e sim suprimento. 2.8 Exigências do auditor na fiscalização As exigências do auditor dependem do ramo de atividade da empresa e seu porte. Há outros fatores que também podem pesar na fiscalização. Grosso modo, podemos dizer que a documentação mais requisitada no Departamento Pessoal compreende os seguintes itens: • livro de inspeção; • fichas de registros de funcionários; 32 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 0/ 05 /1 6 Unidade I • folhas ou cartões de ponto (para ver turno de trabalho e horas extras); • contracheques; • comprovantes relacionados às horas extras de trabalho. O auditor poderá pedir outros documentos, mas os exemplos destacados são os mais comuns. Em relação à segurança do trabalho, todos os documentos exigidos são pedidos com base nos riscos da atividade e no segmento da organização. No caso de fiscalização, a gama de documentos pode ser imensa. Em geral, dão mais atenção a oito itens. O primeiro deles é a ordem de serviço, um instrumento de extrema importância em toda gestão de segurança do trabalho. Este documento serve para conscientizar o trabalhador dos riscos do ambiente de trabalho, bem como para mostrar as medidas adotadas pela entidade em favor da segurança do funcionário. É muito importante pelo fator “documentação”. Por meio dela, o funcionário se compromete a trabalhar de forma segura. A CLT relata que cabe às empresas “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais” (BRASIL, 1943). Como vimos, a lei é bem clara quando se trata de ordem de serviço, que é um mandamento, uma ordem, portanto deve ser bem-elaborada para que seja eficiente. Outros elementos requisitados são: PPRA
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