Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos, desde sua criação até o momento em que são recolhidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. Sendo assim para organização dos documentos podemos citar a seguinte ordem: higienização dos documentos; classificação e identificação; criação de um plano de classificação, em que foi sugerida a divisão por grupos e subgrupos; aplicação da tabela de temporalidade; reavaliação dos documentos; eliminação dos documentos que perderam seu valor; elaboração de códigos para implantação dos documentos na base de dados; utilização de pastas com cores diferenciadas para melhor visualização dos documentos; listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
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