Grátis: A gestão de documentos deve ser encarada como um processo que engloba medidas administrativas para a racionalização e eficiência nos procedimentos ... – Questões Respondidas

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A gestão de documentos deve ser encarada como um processo que engloba medidas administrativas para a racionalização e eficiência nos procedimentos relacionados aos arquivos.
Sobre a gestão e os arquivos, analise as afirmativas a seguir:
I- A gestão documental é utilizada para controlar e sistematizar todas as ações desenvolvidas nos acervos arquivísticos.
II- No Brasil, a gestão documental é opcional nos órgãos públicos.
III- Os documentos de arquivos correntes têm seu valor identificado como mediato.
A As afirmativas I e III estão corretas.
B As afirmativas II e III estão corretas.
C Somente a afirmativa I está correta.
D Somente a afirmativa III está correta.

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Respostas

Ed

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Vamos analisar cada afirmativa: I- A gestão documental é utilizada para controlar e sistematizar todas as ações desenvolvidas nos acervos arquivísticos. Verdadeiro, essa afirmativa está correta, pois a gestão documental realmente visa controlar e sistematizar as ações relacionadas aos arquivos. II- No Brasil, a gestão documental é opcional nos órgãos públicos. Falso, a gestão documental é obrigatória nos órgãos públicos brasileiros, conforme a legislação que regula a administração pública e a gestão de documentos. III- Os documentos de arquivos correntes têm seu valor identificado como mediato. Falso, os documentos correntes têm valor imediato, pois são aqueles que estão em uso frequente e que precisam ser acessados regularmente. Com base nas análises, apenas a afirmativa I está correta. Portanto, a alternativa correta é: C) Somente a afirmativa I está correta.

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O protocolo faz parte da gestão documental e é uma atividade importante, pois é por meio dela que se comprova a entrega e o recebimento de documentos nas instituições.
Sobre o protocolo, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) O ingresso de documentos de arquivo corrente acontece por meio do protocolo.
( ) A atividade de protocolo tem como subatividades: recebimento, classificação, registro, avalição e movimentação.
( ) A atividade de protocolo tem como subatividades: recebimento, classificação, registro e movimentação.
A V - V - V.
B V - F - V.
C V - F - F.
D F - V - V.

Os documentos de arquivos correntes têm seu valor identificado como primário, por serem de uso frequente. Os arquivos correntes ficam situados próximos à administração ou ao órgão produtor.
Sobre os arquivos correntes, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Os arquivos correntes correspondem às atividades de: recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos.
( ) As atividades dos arquivos correntes são distribuídas nos setores: protocolo, arquivamento, empréstimo e destinação.
( ) As atividades dos arquivos correntes são distribuídas somente nos setores: protocolo, empréstimo e destinação.
A) F - V - V.
B) V - V - V.
C) V - F - V.
D) V - V - F.

Os arquivos correntes ficam situados próximos à administração ou ao órgão produtor, e há algumas atividades que são necessárias.
Sobre o arquivamento, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) O arquivamento consiste na guarda do documento no local devido, de acordo com a classificação dada e o método de arquivamento adotado pela instituição.
( ) Os métodos de arquivamento são divididos dentro de quatros sistemas.
( ) O método alfabético é considerado o mais simples e fácil método de arquivamento.
A V - F - F.
B V - F - V.
C F - V - V.
D V - V - V.

Na teoria das três idades, surgida após a Segunda Guerra Mundial em que os países estavam com uma grande massa documental acumulada, os documentos e os arquivos passaram a ser reconhecidos pelas idades ou ciclo de vida dos documentos.
Sobre os documentos arquivísticos correntes, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Os documentos arquivísticos, após cumprirem o prazo nos arquivos correntes, devem ser encaminhados para o arquivo intermediário.
( ) Os documentos de uso pouco frequente devem aguardar sua destinação final no arquivo mediato.
( ) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das outras idades por apoiarem as atividades administrativas.
A V - F - F
B F - V - V.
C V - F - V.
D V - V - V.

O método ideográfico é utilizado na organização dos documentos por meio da interpretação dos seus assuntos.
Sobre esse método, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) No método ideográfico decimal, os assuntos de um mesmo tópico são colados em grupos, sendo 11 classes principais.
( ) No método unitermo, o documento recebe um número decrescente, conforme a sua entrada no arquivo.
( ) No método ideográfico, são utilizados o assunto e a data para a recuperação da informação.
A F - V - F.
B F - F - V.
C F - F - F.
D V - F - F.

Os arquivos e os documentos possuem um ciclo de vida, que determinamos as as idades documentais, bem como seu valor.
Na teoria das três idades, os documentos e arquivos são classificados em: primeira idade, segunda idade e terceira idade. Sobre a teoria a primeira idade, associe os itens, utilizando o código a seguir:
I- Administrativo.
II- Fiscal.
III- Jurídico.
( ) O documento é necessário às atividades cotidiano-correntes de quem o criou.
( ) Comprovam direitos a curto ou longo prazo.
( ) O documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui.
A III - I - II.
B I - II - III.
C I - III - II.
D II - III - I.

O método alfabético é simples e de fácil arquivamento, desde que o seu elemento principal seja o nome.
Sobre as regras desse método, assinale a alternativa CORRETA:
A Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um e uma, são considerados no arquivamento.
B Os sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados por hífen são separados.
C Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e, depois, o prenome.
D Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do sobrenome, precedido pela letra do prenome.

Dentre as atividades desenvolvidas no arquivo corrente, o arquivamento que é a guarda dos documentos precisa de uma atenção especial, pois "o futuro da documentação de uma instituição dependerá do bom ou do mau tratamento que for dispensado aos documentos na fase corrente" (PAES, 2004, p. 96).
Sobre as operações do arquivamento, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
( ) Para realizar o arquivamento, é necessário seguir algumas etapas como: inspeção, estudo, avaliação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
( ) Para realizar o arquivamento, é necessário seguir algumas etapas como: inspeção, estudo, classificação, codificação, desordenação e guarda dos documentos.
( ) Para realizar o arquivamento, é necessário seguir algumas etapas como: inspeção, estudo, classificação, codificação ordenação e guarda dos documentos.
A F - V - V.
B F - F - V.
C V - F - V.
D V - V - V.

A Gestão documental garante o controle dos documentos desde sua produção até sua destinação final, permitindo a localização dos documentos e acesso rápido às informações.
Sobre a fase da gestão - produção, assinale a alternativa CORRETA:
A A fase de produção está relacionado com a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados.
B A fase de produção está relacionada com a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos.
C A fase de produção é referente ao protocolo, à expedição, à organização e aos arquivamentos de documentos em fase corrente e intermediária.
D A fase de produção está relacionado com o fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.