Fluxo de Documentos na Empresa

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Fluxo de Documentos:
· Solicitante: Pessoa de qualquer área autorizada a realizar solicitações de compras.
· Gestor: Que será responsável pelo custo desta aquisição.
· Comprador: Colaborador responsável pela aquisição do produto ou serviço.
· Almoxarifado: A área da empresa que recebe e estoca os bens adquiridos.
Ordem de Compra: Solicitação de Compra Cotação - Emissão da Ordem de Compra - Envio ao Fornecedor - Entrada do Produto – Conferência - Entrega ao Solicitante - Envio para arquivamento físico ou digital.
Nota Fiscal (Danfe): Ordem de Compra - Fornecedor - Emissão da Nota Fiscal - Envio para o Comprador para pré-conferência - Chegada do Produto, Conferência junto a Nota Fiscal - Lançamento no Sistema - Pagamento da Nota pelo Setor Financeiro - Escrituração pelo Setor Contábil - Salvo no sistema em notas pagas ou similar. 
Romaneio de Carga: Emissão junto e separação carga destinada - Recebimento da carga - Conferência junto a Nota Fiscal e a carga em si - Envio para arquivamento. 
Ficha de Inspeção: Emissão da ficha de inspeção - Recebimento da Carga - Conferência Junto a carga fazendo o checklist dos procedimentos e armazenamento - Envio para arquivamento. 
Ficha de Cautela: Emissão da Ficha de Cautela - Recebimento dos EPI’s - Conferência dos equipamentos - Encaminhamento para o setor de compras para gerar a O.C. - Encaminhamento para arquivamento.
Arquivo Corrente: Organizados em ordem decrescente, separados por data, mês e ano e localizados dentro de pastas separadas e identificadas, os documentos fiscais como NF e outros documentos administrativos devem permanecer em um local de fácil acesso, no setor administrativo para que o colaborador responsável possa consultar o mesmo em tempo hábil. Após o recebimento da Nota Fiscal e conferencia a mesma já fica arquivada no arquivo corrente, podendo ser consultada caso haja divergências ou conferências de valores junto ao setor financeiro, somente após o período determinado a mesma será transferida para o arquivo intermediário. Nessa etapa de arquivo documentos de rotina podem ser localizados como por exemplo: folhas de pagamentos, relatórios semanais, pedidos de compra, romaneios de cargas, contas a pagar, apólices de seguro dentre outros.
Arquivo Intermediário: Nessa etapa do arquivo os documentos são identificados em pastas, caixas de arquivos, localizados em armários identificados, porém não são consultados com frequência. Os documentos administrativos e fiscais permanecem devido o seu valor legal e probatório os mesmos não devem ser excluídos ou descartados. Muitas vezes a Nota Fiscal apresenta um erro ou necessita de alguma correção, as mesmas permanecem nesse arquivo até que seja feita a alteração e possam ser transferidas para a próxima etapa do arquivo. 
Arquivo Permanente: Identificados por ano, mês, data e separados por caixas os documentos dessa etapa devem ser arquivados em um local arejado com ventilação e limpeza adequada para que os documentos físicos não deteriorem e permaneçam conservados. Esses documentos tornam-se definitivos não podem tramitar e são restritos. 
As planilhas servem como um registro dos custos por setor, bem como dos resultados gerados em termos financeiros. Esse registro, com o tempo e se bem administrado, tende a formar um histórico, pelo qual as lideranças poderão pautar estratégias de decisões. Atualizar com frequência, facilita o acesso aos dados e a sua compreensão. A planilha de controle de produção bem formatada de fácil interpretação é o seu melhor ponto de partida para reduzir os desperdícios.
Sabemos que a organização dos arquivos traz vários benefícios e praticidade a empresa, principalmente as que recebem e produzem documentos diariamente. Os documentos possuem um tempo ideal para o descarte seguro, isso varia de acordo com a sua definição e tipo. É como se possuíssem um ciclo de vida e o mesmo é definido a partir da produção do documento, ação ou fato que originou a sua produção e da sua frequência de uso. 
É necessário identificar um local adequado para a organização desses documentos bem como adotar um padrão, sejam eles físicos ou digitais, o ideal é que fiquem bem localizados e de fácil identificação. E essa papelada e arquivos digitais podem facilmente se perder, se não houver um processo adequado para arquivá-los de forma organizada. As notas fiscais, por exemplo, podem ser identificadas por ordem de data de recebimento ou saída da carga, assim haverá controle do que entra ou sai da empresa. Normalmente é usado uma ordem cronológica com auxílio da tecnologia e de sistemas automatizados. Para que as notas fiscais não se confundam com outros documentos é necessário que tenham seu próprio espaço para arquivamento. Tanto as notas fiscais físicas quanto as notas fiscais eletrônicas (NF-e) precisam ser categorizadas. Ou seja, separadas por datas – mês e ano –, e eventualmente também com separação por clientes ou outro critério. Caso estejam em um computador ou drive compartilhado, as pastas virtuais devem seguir uma nomenclatura intuitiva e de fácil acesso. A organização das pastas deve permitir buscas ágeis e não se tornar um verdadeiro labirinto de pastas e arquivos. No arquivo corrente são os documentos em curso que costumam ser usados frequentemente. Já no arquivo intermediário são os documentos que tem pouca frequência de uso. Finalizando o ciclo temos o arquivo permanente, também são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.