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Referencial Teórico – Arquivo
Segundo o Dicionário da Terminologia Arquivística (2005, p. 27), arquivo “É o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.” 
Em um ambiente institucional, Arquivo deve ser compreendido por um local reservado, com toda a estruturação correta, para o armazenamento dos documentos nascidos das atividades e das funções da empresa ou de uma pessoa física.
No âmbito Federal a Lei nº 8.159, de oito de janeiro de mil novecentos e noventa e um, que dispõe sobre a política nacional dos arquivos públicos e privados, afirma que:
 Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Qualquer Arquivo, seja ele público ou privado, tem como função básica tornar disponíveis, aos seus usuários ou clientes, as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
[...] um arquivo organizado objetiva a preservação na medida que [...] beneficiam-se a pesquisa histórica e a própria administração, pois o processo decisório só pode ser satisfatoriamente informado e adequadamente instrumentado se puder recorrer à legislação, as resoluções já tomadas, aos casos registrados em processo e em dossiês ou aos dados constantes em atos administrativos semelhantes àqueles de que se está tratando [...] (BELLOTTO, 2006, p. 114-115).
Para alcançar esse objetivo, que é prioritariamente atender às demandas e atividades relacionadas à gestão nos Arquivos de qualquer instituição, torna-se necessário a estruturação de um espaço físico para a guarda de documentos que satisfaça às especificidades registradas na literatura da área arquivística. 
Gestão Documental
O Surgimento do conceito da Gestão Documental, começou com a explosão documental e da ciência e tecnologia no período após II Guerra Mundial. Com a necessidade da organização de grande Massa Documental Acumulada (MDA), oriundas da documentação da administração pública, começou-se uma intervenção no clico de produção, utilização, conservação e a destinação daqueles documentos.
Segundo Moreno (2008):
[...] o reconhecimento da importância dos documentos só foi mais acentuado e difundido após a Segunda Guerra Mundial com o conceito de gestão de documentos. Esse conceito aparece pós-guerra, quando ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a consequente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais que começaram a ser acumuladas nos depósitos.
A Lei Federal nº 8.159, de oito de janeiro de mil novecentos e noventa e um, conhecida como a Lei Brasileira dos Arquivos, em seu artigo terceiro apresenta a definição de Gestão Documental:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) em seu Manual de Gestão de Documentos (MANUAL, 2012, p.11), conceitua a Gestão Documental como sendo um: 
[...] um processo de intervenção no ciclo de vida dos documentos de arquivo para garantir agilidade no controle, utilização e recuperação de documentos e informações, imprescindível para o processo de tomada de decisões e para a preservação da memória institucional.
Para Bernardes (1998, p.11), a autora, descreve a origem da palavra Gestão Documental:
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês ‘records management’. O primeiro é originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão ibero-americana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser mais difundido entre nós.
Com a Gestão Documental, sendo aplicada corretamente, poderá trazer benefícios para as empresas, usuários e funcionários, as seguintes vantagens: controle na produção documental, critérios no arquivamento e desarquivamento, tendo em vista a centralização dos documentos em um Arquivo estruturado, rápida busca dos documentos, bom fluxo dos documentos até o seu arquivamento e/ou eliminação, boa administração dos documentos e preservação da memória da empresa.
Bernardes e Delatorre (2008, p. 49) concluem apresentando dois benefícios principais da Gestão Documental:
A aplicação dos instrumentos de gestão na produção atual permite que o documento seja classificado no momento de sua produção, com seus prazos de guarda, destinação e localização física definidos, interrompendo o acúmulo desordenado de documentos nos arquivos. 
 A aplicação dos instrumentos de gestão na massa documental acumulada permitirá a eliminação criteriosa e consequente liberação de espaço físico, garantindo assim uma melhor conservação dos documentos de guarda permanente.
Entretanto, para um resultado com êxito na gestão de documentos, é preciso estruturar um sistema de arquivos[footnoteRef:1] na empresa. Sua principal função é de gerenciar, por isso, implantar esse sistema introduzirá um passo para a inserção da política de gestão documental na Instituição. Para isso, Jardim (2003, p. 39) afirma que “um modelo de gerenciamento, entre outros que podem ser tomados como ferramentas na condução de políticas arquivísticas” [1: Conjunto de arquivos (2) que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.] 
Tratamos como atividades da gestão documental: criação/produção, avaliação, aquisição, classificação, descrição, acesso e conservação/preservação o qual será o foco deste trabalho.
Na literatura, os autores apresentam os seguintes conceitos das atividades de gestão documental.
Criação/Produção: Segundo Santos (2007, p.178) conceitua como sendo 
[...] procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite [...] a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição.
Portanto, é necessário intervir no controle de produção dos documentos, para que seja evitado a criação e consequentemente reprodução de documentos desnecessários.
Avaliação: Consiste em um procedimento de 
[...]identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos (BERNARDES, 1998, p. 14)
Para Santos (2007, p.179), aponta outra ideia sobre o conceito de avaliação:
[...] contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos [...] 
Na função arquivística aquisição, Santos (2007, p. 179) define como sendo “[...] a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo.”
Na classificação de documentos, Barbosae Malverdes (2015, p.42) definem a classificação como sendo 
[...] identificação de elementos característicos de cada grupo documental, conforme suas diferenças e semelhanças. Sua utilização tem o objetivo de agrupar os documentos sob o mesmo assunto, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação [...]
Schellenberg (2006, p. 83) apresenta a importância de se classificar:
A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem ás necessidades das operações correntes.
Dando sequência as funções arquivísticas, Santos (2007, p.180-181) traz a definição de Descrição como sendo 
[...] uma função relacionada à fase permanente, o que consideramos equivocada, a descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases [...] a descrição compreende a criação de índices [...] e de vocabulários controlados, atualmente, no Brasil o modelo de descrição aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos para ser usado na fase permanente é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – Nobrade. 
A Instituição precisa reconhecer os documentos como fontes primordiais para criar uma política institucional, visando fácil acesso a todos que precisam das informações contidas na documentação. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 19) define o acesso como sendo “Possibilidade de consulta a documentos e informações. informações e função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.”
Conservação e Preservação (Mobiliário, Prédio, Climatização, localização)
Em muitos acervos, observa-se a ausência de práticas de conservação e preservação documental, por falta de profissionais, políticas de preservação e a não preocupação com o local correto de guarda dos documentos, o seu armazenamento, etc. Para tanto, a não conservação e preservação dos documentos fazem com que os documentos sofram uma deterioração, podendo comprometer a médio e a longo prazo a recuperação das informações.
Cassares (2000, p. 12) define Preservação e Conservação como:
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento) 
Para evitar a destruição e perda de informações, consequência de manuseio e arquivamento incorreto dos documentos, é importante que haja na instituição políticas de conservação e preservação bem definidas e que todos os usuários e funcionários do Arquivo estejam cientes e comprometidos com as mesmas. Logo, Zúñiga (2002, p. 72) afirma que “Sem um programa de preservação bem estruturado, a proposta do Arquivo em dar pleno acesso a seus acervos será possivelmente limitada e eventualmente impossível.” O processo básico para uma conservação adequada na documentação, deve ser conhecida e seguida, rigorosamente, por todos aqueles que são responsáveis pela guarda dos documentos. Aliada com a Gestão Documental e utilizando os procedimentos técnicos de conservação e preservação, juntas manterão a integridade dos documentos.
O Manual de Gestão de Documentos do APERJ (MANUAL, 2012, p. 38) valoriza o benefício de se fazer conservação do acervo: “A conservação de documentos diminui a proliferação de pragas e aumenta a vida útil dos documentos. Além disso, proporciona segurança ao documento e aos servidores que o manuseiam.”
Visando uma boa preservação dos documentos, a conservação preventiva no Arquivo é fundamental. Logicamente o espaço físico adequado deve ser ponto importante na política de preservação. Essas políticas, uma vez implantadas, facilitarão a execução do trabalho no Arquivo, bem como, dia a dia, a prática cotidiana dos funcionários da Instituição.
Sobre a Conservação preventiva, Costa (2003, p. 03) define que “São intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: Higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc.”
Colocando em prática as atividades de Conservação preventiva, primeiramente ela formará um conjunto de ações visando a prevenção dos danos sofridos pelo acervo, minimizando o estrago da documentação.
São medidas para uma boa conservação e preservação dos documentos, o cuidado ao manuseio da documentação, bem como o seu acondicionamento e o local de sua guarda.
Ao manusear os cuidados deverão ser:
[..] usar Equipamentos de Proteção Individual (EPI) - jalecos (guarda pó), luvas, máscaras, e óculos a fim de evitar riscos à saúde; 
Não comer ou beber durante o manuseio dos documentos ou dentro das áreas de guarda, para evitar que resíduos de alimentos danifiquem os papéis ou se tornem atrativos para insetos (ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, 2012, p. 38).
Acondicionamento dos documentos:
Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade de dobrá-los; 
Caixas devem ser de poliondas e não de papelão. Caixas e pastas devem ser, preferencialmente, de poliondas cristal ou branco (ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, 2012, p. 38).
Local destinado a Guarda de documentos: 
Evitar que as áreas de guarda sejam localizadas em espaços de umidade e temperatura alta ou variação intensa. Não são adequados subsolos ou sótãos, áreas em que existam canos de água expostos ou que apresentem riscos de acidentes com água, como salas com banheiros, próximas a cozinhas e despensas de comida, locais com telhados sem manutenção adequada, sujeitos a goteiras ou vazamentos constantes e ambientes com janelas abertas ou com vãos que permitam entrada de insetos e pragas (ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, 2012, p. 39).
Em se tratando de espaço físico adequado para um Arquivo, deve ser pensado toda sua estrutura física, bem como o mobiliário, segurança, local de atendimento entre outros.
Para que isso ocorra na prática, Michel Duchein (1987), ao elaborar o item Projeto Arquitetônico de Arquivo para a UNESCO, demonstra a importância da inter-relação entre arquiteto e arquivista. Segundo ele, seria impossível para um arquiteto contemplar todas as especificidades de um Arquivo, se não fossem, essas demandas e necessidades, levantadas pelos profissionais de Arquivo. Estes profissionais dominam o conhecimento teórico e o fazer da prática arquivística para relatar o objetivo de cada espaço e os problemas advindos externa e internamente para serem considerados no projeto arquitetônico.
Portanto, ao se pensar e elaborar o projeto para a estruturação do espaço físico para os Arquivos é importante que ele agregue algumas necessidades para o acondicionamento dos documentos já existentes, pensando assim na criação/produção de novos documentos, ou seja, se considere o crescimento natural do Arquivo num futuro próximo . É preciso pensar, também, em áreas destinadas à prestação dos serviços aos usuários, alunos, funcionários, pesquisadores e para a guarda de materiais que serão utilizados no dia a dia do funcionamento do Arquivo. 
Localização 
A escolha da localização do edifício do Arquivo, abrange a seleção do terreno que deve promover a segurança e preservação do acervo, para não haver problemas no futuro, como inundações, deslizamentos e etc.
Entretanto, o local selecionado deve ser salubre, que não haja grande volume de umidade e principalmente afastado de locais onde existem proliferações de insetos e roedores e de usinas químicas, fontes elétricas, rios, mares etc. Sobre essas medidas a escolha do terreno para a construção do Arquivo ou areforma do prédio já existente, além de respeitar um dos direitos e garantias fundamentais, disposta no Artigo 5º, inciso XIV, da Constituição Federal (1988), que assegura a todos o acesso à informação deve considerar também que as facilidades de acesso ao local sejam possíveis a todos, evitando locais distantes e de difícil chegada para funcionários e usuários. 
Outras considerações são importantes na escolha do local, considerando os fatores que comprometem à preservação dos acervos, tais como relacionados nas recomendações:
Proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações; terrenos e subsolos úmidos; regiões de fortes ventos e tempestades; regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos; proximidade com indústrias que liberam poluentes; proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares; proximidade com linhas de alta tensão; proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos; terminais de tráfego aéreo e terrestre; e áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p.5).
Para Trinkley (2001, p. 16) a escolha do local deverá considerar o financiamento, o acesso e o atendimento futuro. 
Visando a segurança do local destinado a guarda de documentos, é necessário inspeções de órgãos competentes como o corpo de bombeiro e a vigilância sanitária. Essas inspeções têm como objetivos diagnosticar o local para evitar possíveis problemas, como desabamento, incêndios entre outros. 
De acordo com Trinkley (2001) se um Arquivo está prevendo reformas, o arquiteto deve ser inserido e sugerir recomendações para melhorar toda a estrutura existente. Ele também diz que o trabalho para mudanças no Arquivo deve ser sempre feito pelo arquiteto em parceria com o arquivista. 
O que deve prevalecer no final da elaboração do projeto arquitetônico é: a escolha do terreno para o local do Arquivo, Segurança e o acesso.
Edifício
O projeto arquitetônico de construção ou adaptação de um edifício deve ser pensado e planejado pelos profissionais envolvidos, segundo Machado (2012, p. 6) “Uma edificação planejada e segura é o principal instrumento para a preservação de um acervo arquivístico, sendo a base para que haja conservação e preservação efetivas”
Nesse sentido, um projeto de um Arquivo, deve considerar três áreas distintas: a área reservada ao trabalho técnico e aos depósitos, que deverá ser vedada ao público; a área reservada ao trabalho administrativo, que será parcialmente vedada ao público – pois em suas atividades administrativas, há o relacionamento com fornecedores de bens e serviços e; a área pública, destinada ao público em geral. Nesta perspectiva, Silva (1993, p. 31) destaca a importância de fatores como segurança, funcionalidade e custo do empreendimento.
O Manual de Recomendações para Construção de Arquivos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), apresenta as orientações para o projeto arquitetônico:
[...]as condições e dimensões do terreno; os regulamentos e tradições, as condições climáticas e outras características locais; o fluxo de trabalho e de atendimento ao público; e as considerações sobre características físicas, formatos dos documentos, volume do acervo e expectativa de crescimento. 
É fundamental e lógico que o edifício deve comportar o todo o volume da massa documental do setor, pensando nas condições de preservação e segurança, e favoreça a expansão e integridade física do acervo.
PAES (2004, p. 119), apresenta como deve ser pensado o acesso às áreas do Arquivo, sendo que o importante é não haver restrições dos usuários e facilitar a rotina de trabalho no ambiente:
As dimensões devem ser fixadas em função da massa de papéis a receber e da previsão de crescimento. A construção deve ser adotada de meios modernos para a proteção contra incêndio, explosão, inundações, poluição atmosférica, excesso de umidade e de luz solar. Deve também possibilitar comunicações fáceis e relativamente rápidas com as administrações que os utilizam, assim como fácil acesso aos seus funcionários. 
Deverão orientar o projeto arquitetônico, segundo a Câmara Técnica de Conservação de Documentos, do CONARQ (2000), além das condições e dimensões do terreno, os regulamentos municipais, estaduais e federais, as condições geográficas; o fluxo de trabalho e de atendimento ao público; bem como, as considerações sobre características físicas, formatos dos documentos, volume do acervo e expectativa de crescimento, além dos materiais e equipamentos a serem utilizados na construção predial.
Materiais e equipamentos 
A proteção dos acervos é umas das principais funções dos arquivos. Na execução do projeto arquitetônico deve ser assegurado que os materiais de construção, acabamento e de equipamentos devem obedecer estritamente às normas e especificações técnicas com o objetivo de assegurar a proteção contra acidentes, ao meio ambiente e impedir a deterioração predial, devido à qualidade do material empregado.
Portanto, os materiais e equipamentos que devem ser utilizados,precisam possibilitar a proteção, saúde e segurança dos usuários que de forma, direta e indireta, utilizarão o Arquivo. Para isso, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) apresenta algumas especificações de segurança na portaria nº 3.214/74 em sua Norma Regulamentadora (NR) 5, traz como objetivo:
“A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - tem como objetivo a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho, de modo a tornar compatível permanentemente o trabalho com a preservação da vida e a promoção da saúde do trabalhador.”
Para se tornar o Arquivo protegida, é essencial tomar algumas medidas que contribuem para segurança dos usuários e documentos: materiais e revestimentos, portas e janelas, local de guarda dos documentos, cobertura, mobiliário.
Materiais e revestimentos 
Em observância as boas práticas na construção de um edifício de Arquivo, segundo a Câmara Técnica de Conservação de Documentos, do CONARQ (2000, p. 11), “as paredes externas devem ser espessas para retardar a passagem do calor”. Recomenda-se também que os revestimentos internos sejam de cores claras por sua capacidade de proporcionar isolamento contra calor e umidade, facilitar a limpeza e conservação do edifício. Os produtos químicos devem ser observados em sua composição, pois alguns são pouco resistentes ao fogo. 
Nas áreas externas, o uso de materiais impermeáveis e cores claras, têm ação direta no calor interno do edifício. Os pisos devem ser fáceis de limpar, preferencialmente laváveis, enquanto as fachadas de vidro devem ser descartadas, pois não protegem “os acervos das alterações climáticas externas, além de promover o efeito estufa” (2000, p. 12), segundo as Recomendações para Construção de Arquivos, do CONARQ. 
A madeira é um material que deve ser utilizado em último caso, quando não houver outra forma de substituí-la e, ao ser utilizada, deve passar pelo processo de desinsetização e contra o fogo. Recomenda-se utilizar na construção a pedra, o tijolo e o aço, que são materiais isolantes de calor e umidade. Paes (2004, p. 141) “O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possível, deve ser não-inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. De acordo, com o Manual das Recomendações para Construção de Arquivo os materiais, CONARQ (2000, p. 12) “Os materiais usados para construção e revestimento devem de ser escolhidos pelas suas características de durabilidade e isolamento de calor e umidade.” Por isso, que os materiais e equipamentos utilizados devem sempre zelarem pela função do acervo, assim como sua preservação e segurança para os funcionários e usuários. 
Portas e Janelas
As portas e janelas são elementos importantes na barreira contra a umidade e entrada de água de chuva ou por alagamentos. Dessa forma, a escolha dos locais que serão instaladas portas e janelas devem ser orientadas principalmente pelo clima da região, evitando ventos e chuvas em virtude do relevo da área. A instalação deve ser cuidadosa para que a calafetagemseja garantida, impedindo a entrada de ar úmido ou água. Além disso, os vidros devem ser revestidos de películas protetoras, que reduzirão a incidência dos raios solares. É também recomendável à construção de marquises ou a instalação de toldos para a proteção das janelas e portas, evitando a chuva direta. 
Nos casos em que a climatização não seja uma realidade, recomenda-se a instalação de telas protetoras nas janelas, para evitar a entrada de insetos quando forem abertas para possibilitarem a circulação de ar.
Segundo o Manual das Recomendações para Construção de Arquivo, do CONARQ, podemos observar as orientações para utilização das janelas e portas:
As janelas devem ter boa vedação, mas permitir a sua abertura para ventilação natural quando necessário. Onde não há climatização, elas devem permitir uma boa aeração e ao mesmo tempo serem dotadas de proteção contra a entrada de insetos (utilizando-se telas de trama pequena) e radiações solares (instalando-se persianas e filtros).
As portas das oficinas e laboratórios devem ter 1,40 m. de largura para permitir a entrada e transferência de grandes equipamentos. Já as portas corta-fogo devem atender às normas vigentes, com proteção retardadora de calor de pelo menos uma hora (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p.12).
Trinkley (2001, p. 26) acrescenta a importância de manutenção no Arquivo:
Portas e janelas que não operam apropriadamente devem ser consertadas. Portas que não fecham completamente ou que apresentam ferragens quebradas devem ser consertadas. Todas as portas externas devem ser dotadas de molas automáticas para fechá-las. Seu funcionamento adequado deve ser checado.
Área de Guarda dos documentos
O local destinado a guarda dos documentos, em virtude do volume produzido no decorrer da vida de uma instituição detém maior parte da construção de um Arquivo. O surgimento desses locais, segundo Rousseau e Couture, se faz a partir da estabilização e fixação da administração que levaram a criação de lugares destinados ao depósito de documentos, imprimindo assim, uma centralização dos documentos e consequente previsão do aumento da documentação orgânica, por no mínimo cinquenta anos.
Então, por ocupar maior parte da construção de um Arquivo:
Os depósitos merecem atenção especial quanto às condições ambientais, de acordo com a natureza do suporte físico dos documentos ali armazenados. Eles possuem especificações técnicas especiais de resistência estrutural e de carga, de compartimentação e pé direito, além de iluminação e de condicionamento de ar. Há ainda recomendações especiais para segurança, proteção contra sinistros, atos de roubo e vandalismo. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p.8)
Sua construção deve propiciar o isolamento de consulentes e corpo técnico, em virtude dos agentes físicos, químicos, biológicos, dentre outros que podem colocar a saúde do homem em risco. 
O espaço para a guarda de documentos, devem estar preferencialmente alocados no andar inferior das construções, com espaços não superiores a 200m², para facilitar ações imediatas em caso de intempéries, como por exemplo, a rápida retirada dos arquivos. Além de o térreo de uma construção suportar melhor peso das estantes, caixas e demais mobiliários que irão compor o espaço físico.
Esses locais podem ser construídos de concreto ou armação metálica, ou a junção de ambos, posto que o primeiro fornece estrutura do prédio, e o segundo, embora possa também servir de esqueleto para edificação, é utilizado para pisos intermediários que podem dividir, horizontalmente, um andar em dois, de acordo com a necessidade de implantação, além de permitirem a circulação de ar no acervo.
Eles também devem conter espaços destinados ao acondicionamento dos arquivos de caráter especial, a saber:
Documento em linguagem não-textual, em Documento suporte não suporte convencional, ou, no caso de papel, em formato e formato dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processa- processamento técnico, guarda e preservação cujo acesso depende, no acesso maioria das vezes, de intermediação tecnológica. (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005. p. 75) 
Em virtude dessas características, os arquivos especiais precisam de padrões mais rigorosos de climatização, umidade relativa do ar e luz, não iremos nos aprofundar nesses quesitos, porém acreditamos que merece destaque um espaço diferenciado, com custos diferenciados, dado a natureza dos suportes e processamento técnicos, aos documentos especiais como fitas magnéticas, discos, fotografias, dentre outros.
Mobiliário 
O mobiliário utilizado para acondicionar os documentos de arquivo será potencialmente destinado ao depósito, onde arquivos de diferentes tamanhos e em suportes variados são armazenados, por isso, a necessidade de estantes aptas a flexibilização de altura, mapotecas com gavetas razas para acondicionar documentos que não cabem nas caixas, dentre outros. Para este quesito é a avaliação do suporte de peso, tipo do material a ser acondicionado, confecção do material, cor, acidez são essenciais para uma guarda de documentos que auxiliarão na durabilidade do suporte e consequente informação contida neles.
A seleção de móveis para guardar os acervos de biblioteca e de arquivos requer uma investigação cuidadosa. Muitos tipos de móveis disponíveis no mercado produzem subprodutos que contribuem para deterioração das coleções que abrigam. Por exemplo, até recentemente apenas os móveis de esmalte seco em estufa eram recomendados. O material desses móveis (aço) era considerado quimicamente estável. Sendo fáceis de encontrar, a preços competitivos, fortes e duráveis, constituíam uma escolha particularmente atraente. (OGDEN, 2001, p. 39)
Para Ogden (2001, p. 40) apresenta o risco de se usar mobília de madeiro para os documentos:
Visando-se a prevenção contra potenciais danos às coleções, deve-se evitar a mobília de armazenagem de madeira ou de seus subprodutos. Ao verificar-se impossível essa opção, sendo imprescindível a utilização de madeira, há que se observar uma série de precauções. Certas madeiras e compostos são potencialmente mais danosos que outros
Portanto, Brandão e Peralta (2012, p. 6) afirma:
Móveis de metal são os mais adequados, desde que as peças passem por banhos químicos progressivos desengraxantes e decapantes que proporcionem uma limpeza absoluta e assegurem uma completa proteção contra a oxidação. Estantes com problemas de oxidação devem ser descartadas, pois a oxidação migra para os documentos, causando a deterioração destes.
Cobertura
A cobertura do edifício de Arquivo, deve estar nos itens prioritários do projeto. Para que se mantenha firme na proteção contra chuvas intensas e longas, dessa maneira o telhado deve ser colocado numa posição inclinada. Os que apresentam lajes retas é recomendado um revestimento com material impermeabilizante.
As coberturas inclinadas se adaptam melhor aos climas com forte insolação e precipitações volumosas. No caso das lajes de cobertura, recomendam-se tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico. O emprego de cores claras sobre a cobertura reforça a reflexão das radiações solares. Para se obter um bom isolamento térmico em relação às condições climáticas externas, deve-se prever um afastamento entre o último andar e o telhado, além da utilização de revestimento com material termo isolante, que seja à prova de fogo. A impermeabilização de áreas de cobertura é muito importante, pois evitam-se problemas de vazamento que poderiam comprometer a segurança do acervo CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p.12-13)
ILUMININÇÃO
A iluminação também deve fazer parte dos projetos arquitetônicos para construção de arquivo para que se tenha um aproveitamento dos níveis adequados de iluminação e não trazer riscos ao acervo, as recomendações do CONARQ (2000, p. 16) são claras, “As radiações luminosas podem causar sérios danos pelas rações físico-químicas que desencadeiam nos materiais.” Produzindo um efeito cumulativo, aradiação traz danos e se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição. 
Ainda sobre a iluminação não utilizada corretamente no Arquivo:
A luz acelera a deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos, atuando como catalisador da oxidação. Ela conduz ao enfraquecimento e ao enrijecimento das fibras de celulose, e pode provocar a descoloração, o amarelecimento ou o escurecimento do papel. Também provoca o esmaecimento ou a mudança de cor das tintas, alterando a legibilidade e/ou a aparência dos documentos e das fotografias, obras de arte e encadernações. Qualquer exposição à luz, mesmo por um breve período, causa danos, e esses danos são cumulativos e irreversíveis (OGDEN, 2001, p. 8-9)
A Radiação ultravioleta deve ser evitada, no que se diz a conservação de documentos. Cassares e Petrella (2003, p. 178) “Chamamos de radiação ao processo de propagação de calor no qual a energia, denominada radiante, apresenta-se sob forma de ondas eletromagnéticas. A radiação é o único processo de propagação de calor que ocorre no vácuo.”
Segundo o CONARQ (2000) “A radiação ultravioleta (UV) é medida em microwatts por lúmen (µw/l). O limite padrão para fins de preservação é de 75 µw/l. Qualquer fonte de luz com emissões superiores de UV tem de ser filtrada.” 
A Iluminação nos espaços do Arquivo, área de trabalho e leitura, deve ser utilizada a luz natural e artificial, por isso do projeto arquitetônico e nos corredores e locais de guarda de documento, deve ser recomendado no projeto que a intensidade da luz deve ser reduzida para 500 ou 450 lux. 
No caso de luz artificial é importante saber:
As duas principais fontes de luz utilizadas nas bibliotecas, nos museus e nos arquivos são as lâmpadas de tungstênio e as fluorescentes. Motivados pela necessidade de economizar energia e custos, os fabricantes continuam refinando a tecnologia para produzir lâmpadas de maior duração e que consumam menos energia. As lâmpadas fluorescentes compactas, as de tungstênio-halógeno e as de descarga de alta intensidade (high intensity descharge - HID) têm sido desenvolvidas como resposta a essas preocupações (OGDEN, 2001, p. 15)
Temperatura, umidade e ventilação
As condições ambientais internas adequadas são vitais no prolongamento da vida dos acervos.  Nesse sentido, a temperatura e a umidade relativa do ar devem ser monitoradas e mantidas nos níveis aceitáveis. 
Temperatura – Não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22º. O Calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar (PAES, 2004, p. 141)
Os parâmetros praticados têm sido questionados pelos pesquisadores, pois induzem a utilização de sistema de climatização artificial, que segundo eles poderiam ser reduzidos, com estudos prévios para a escolha do local, o posicionamento do edifício, a vegetação, além de estudos dos fluxos de ar.
No entanto, todo o cuidado em relação a temperatura do local deve ser sempre monitorado e estar em constante manutenção, pois dessa maneira evitará a proliferação de insetos e micro-organismos no acervo. Em relação ao controle da temperatura, Spinelli (1997, p.28) “A temperatura pode ser controlada a partir do uso de sistemas de condicionamento de ar. Por outro lado, a ventilação natural ou forçada pode ser um recurso para o controle simultâneo da umidade e da temperatura.”
Então, segundo o CONARQ (2000) “A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa” pois a temperatura e a umidade relativa (UR) são fatores que podem influenciar aceleração de processos de deterioração dos documentos.
Segundo Ogden (2002, p. 23)
[...] UR é a medida da capacidade do ar de segurar a umidade. Esta umidade pode provir de água acrescentada ao ambiente intencionalmente (por exemplo, de umidificadores), acidentalmente (por exemplo, de vazamentos ou inundações) ou gradualmente (por exemplo, de materiais que absorvem umidade, como livros ou madeira); ou de mudanças na temperatura (causadas, por exemplo, por aquecimento ou refrigeração do ar). Na realidade, todos estes fatores atuam uns sobre os outros para aumentar ou diminuir a UR.
Para que exista um controle entre a variação da temperatura e da UR, é recomendado uso de aparelhos. A fim de que esse controle seja realizado nos Arquivos, Spinelli (1997, p. 28) nos apresenta:
O controle da umidade nos locais de guarda de acervos é feito através de aparelhagens de desumidificação do ar, em situação de ambientes úmidos e de umidificação, em situação de ambientes secos. Em ambientes pequenos, por exemplo, arcazes, mapotecas, etc., é mais conveniente utilizar sílica-gel.
Considerando que num ambiente institucional, Arquivo deve ser um local reservado, com toda a estruturação correta para o armazenamento dos documentos nascidos das atividades e das funções da empresa e que essa, obrigatoriamente, deve zelar pela conservação e preservação dos documentos, bem como deve ser facilitado o acesso, a busca e a recuperação das informações nele contidas faz-se necessário observar todas as recomendações dos especialistas.
As diversas literaturas que explicam conservação e preservação de arquivos, que nesta parte do trabalho recebeu maior destaque, devem ser observadas com cuidado, no que se refere a construção ou estruturação do espaço do arquivo. Bem como nas atividades que serão aplicadas nessa estruturação de espaço destinado aos Arquivos do Setor da Pós-Graduação da FAESA, e na construção da gestão do acervo, com suas demandas e políticas de trabalho.