AI_matriz_plano_comunicacao

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Atividade individual
	Matriz Plano de Comunicação
	Disciplina: Gerenciamento de Mudanças e Stakeholders
	Módulo: 1-4
	Aluno: 
	Turma: PGO_GEPPOSEAD-36_07122020_4
	Tarefa: Criação de um projeto de mudança para uma organização, considerando a comunicação e a relação com os seus stakeholders.
	Introdução: Apresente o seu trabalho em linhas gerais.
	
Mudanças organizacionais criam desconforto, mudam a forma como as pessoas trabalham, alteram o fluxo e o domínio das informações. Quando não há um bom planejamento e falta informações que permitam que as pessoas impactadas notem uma relação de custo-benefício positiva, estas tendem a não participar ativamente das mudanças propostas.
O medo do desconhecido faz parte de todo ser humano. É preciso abrir espaço, dar as ferramentas adequadas e criar um ambiente que seja propício à mudança. Para isso, é importante ter uma estratégia de comunicação, mapear e engajar os stakeholders, realizar treinamentos, avaliar impactos e riscos.
Desta forma, após avaliações realizadas pela equipe de PMO da Indústria Farmacêutica “Drugs Lab”, foi identificada a necessidade de realização da transferência de produtos sólidos da planta de Campinas para Manaus para diminuição da ocupação fabril. Este projeto envolverá dois centros de produção e terá acompanhamento direto das diretorias envolvidas.
	Tema do projeto: Descreva o seu tema de forma curta e simples, em uma frase pequena.
	O presente projeto será realizado na Indústria Farmacêutica “Drugs Lab” e tem os seguintes objetivos: Diminuir a ocupação dos equipamentos de produção do site Campinas devido à sua alta demanda produtiva; incluir o local de fabricação na outra planta que está localizada em Manaus e eventuais alterações decorrentes da inclusão de local (processo, equipamento, tamanho de lote) de 115 produtos sólidos (comprimidos e cápsulas) que estão aptos para transferência. A documentação necessária para essa alteração está citada na RDC 73/16 (Anvisa) e suas atualizações.
	Equipe do projeto: Detalhe quem compõe a equipe deste projeto e o papel de cada um.
	
	Nome
	Departamento
	Função
	Thalita Borghi
	Gerenciamento de Projetos
	Gestão do projeto de forma a garantir um planejamento, que ao ser realizado, garanta que as entregas previstas aconteçam conforme planejado.
	Willian Cunha
	Documentação Técnica
	Adequação de Lista Técnica no SAP e relatórios técnicos; Avaliação da documentação do Departamento Analítico e oficialização de métodos.
	Denise Farias
	Planejamento Integrado
	Aquisição das MPs e material de embalagem para produção dos lotes; Planejamento da produção dos lotes dentro dos prazos previstos, quando aplicável; Start de remessa de separação de pesagem e MP.
	Vanessa Santos
	Farmacotécnica
	Enquadramento das mudanças e elaboração da documentação para protocolo.
	Juliano Martins
	GQ – Campinas
	Levantamento de informações da Validação de Processo, Desvios de Qualidade, Qualificação de Fornecedores e elaboração de documentação para protocolo.
	Daniel Arrais
	GQ - Manaus
	
	Rosana Cruz
	Desenvolvimento Embalagem
	Adequação do layout do material de embalagem dos produtos. Desenvolvimento de novos materias e fornecedores quando necessário.
	Jaime Luan
	CQ - Campinas
	Levantamento de informações acerca dos desvios de controle de qualidade, bem como a análise/liberação dos lotes dos projetos e elaboração de documentação.
	Leandra Saad
	CQ - Manaus
	
	Ana Morais
	Analítico
	Adequação dos métodos analíticos das matérias-primas e produto acabado, realização dos estudos de estabilidade dos lotes, análises prévias, cumprimento do SLA e elaboração da documentação; Levantamento de informações e investigações de desvios analíticos e de estabilidade.
	Felipe Cascais
	Assuntos Regulatórios
	Avaliação das diferenças de status regulatório, conferência das documentações, montagem do dossiê e protocolo de registro para envio a ANVISA.
	Carlos Souza
	Cadastro
	Cadastro das ordens de produção do projeto no sistema SAP.
	Julio Neves
	Suprimentos
	Disponibilização de informações acerca da cadeia de suprimentos dos materiais.
	Lauro Dias
	Equivalência Farmacêutica
	Análises de perfil de dissolução, preenchimento de documentação e disponibilização dos resultados para realização do protocolo.
	Marcel Fhuel
	Engenharia de Processos
	Análises de rota de produção dos produtos e estudos de capacidade.
	Ronald Villa
	S&OP
	Levantamento e análise dos produtos aptos a serem transferidos para Manaus.
	Visão do projeto: Defina uma frase curta e empolgante que descreva como estará a empresa quando o projeto de mudança estiver totalmente implantado.
	Atualmente a planta de Manaus está destinada à produção de medicamentos sólidos (comprimidos e cápsulas) com capacidade produtiva de até 2,0 bilhão de comprimidos e cápsulas ao mês. Este volume só será atingido após a transferência de alguns produtos que hoje estão sendo produzidos no site Campinas. A estratégia é centralizar as maiores produções de comprimidos e cápsulas no mesmo site (Manaus) e reduzir a ocupação do site Campinas, fazendo com que a produção seja equilibridada, não haja mais frequência de priorização de produção, devido competitividade de equipamento e rota de produção e maior agilidade e menor tempo de entrega para distribuição dos medicamentos.
	Plano de comunicação: Inicie o plano de comunicação do seu projeto informando o máximo possível de dados. Defina ferramentas (peças) e canais da empresa, público-alvo, responsável, prazo e ordem em que as etapas vão ocorrer.
	
	Ordem
	Público-alvo
	Canais
	Prazo
	Tipo de material
	Responsável
	1
	Time do Projeto e
Stakeholders
	Presencial e 
Video-conferência
	Até 1 semana após
aprovação do projeto
	Reunião de Kick-Off
	Gerente do Projeto
	2
	Time do Projeto
	Presencial e 
Video-conferência
	Semanal
	Follow Up Status do Projeto
	Gerente do Projeto
	3
	PMO
	Presencial e 
Video-conferência
	Mensal
	Follow Up Gestão
	Gerente do Projeto
	4
	Time do Projeto
	Presencial e 
Video-conferência
	Quartil
	Revisão lista de produtos
	Gerente do Projeto
	5
	Time de Projeto
	Email ou Presencial ou 
Video-conferência
	Quando necessário
	Alinhamento/
revisão nova estratégia
	Gerente do Projeto/
Líder Técnico
	6
	Time do Projeto e
Stakeholders
	Presencial e 
Video-conferência
	Até 1 semana após
encerramento do projeto
	End Up Meeting
	Gerente do Projeto
	Vitórias intermediárias
Informe as vitórias intermediárias que poderão ser celebradas.
	A duração do cronograma de cada produto para transferência é de 6 meses caso não haja nenhuma intercorrência. Devido outras demandas de projetos e análises de produtos de linha que competem com este projeto, cada transferência será programada conforme priorização definida previamente. Após a transferência do primeiro produto, já será possível notar a diminuição da competição de produção, uso de equipamentos, rota produtiva e liberações que estavam impactanto os demais fluxo da fábrica.
	Stakeholders
Faça uma lista abrangente dos stakeholders que serão impactados por essa mudança.
	
	#
	Departamento
	Stakeholder
	Posição
	Envolvimento/
Impacto
	Qualificação
(A/B/M/D)
	Motivo (D/C/M)
	1
	Industrial Campinas
	Antônio Silva
	Diretor
	Acompanhamento plano operacional
	Aliado
	C – Certeza do ganho do site Campinas em balancear a produção
	2
	Industrial Manaus
	Artur Berel
	Diretor
	Acompanhamento plano operacional
	Aliado
	C – Certeza do ganho do site Manaus em balancear a produção
	3
	CQ - Campinas
	Joana Gal
	Gerente
	Apoiar os processos/análises durante transferência
	Aliado
	C – Certeza na diminuição do número de análises futuras para liberação 
	4
	CQ - Manaus
	Natalia Farias
	Gerente
	Assumir novos processos/
demandas
	Bloqueador
	M – Medo do aumento das atividades a serem realizadas com mesmo número de colaboradores
	5
	GQ - Campinas
	Daniel Rocha
	Coordenador
	Apoiar os processos/análises durante transferência
	Aliado
	C – Certeza na diminuição do número de acompanhamento dos produtos
	6
	GQ - Manaus
	Daniela Arantes
	Coordenadora
	Assumirnovos processos/
demandas
	Desacelerador
	C – Medo do aumento do número de acompanhamento dos produtos a ser realizado com mesmo número de colaboradores
	7
	S&OP
	Renata Fontes
	Gerente
	Elaborar e revisar o processo de planejamento de vendas e operações
	Membro da rede
	C – Certeza do ganho do site Campinas na diminuição do acompanhamento da produção
	8
	Analítico
	Robson Soares
	Gerente
	Desenvolver e validar metodologias
	Membro da rede
	C – Antevê promoção
	9
	Farmacotécnico
	Luiza Santos
	Gerente
	Acompanhamento do processo produtivo e formulações
	Membro da rede
	C – Antevê promoção
	10
	Assuntos
Regulatórios
	Felipe Carvalho
	Gerente
	Preparar e analisar toda documentação de registro na ANVISA e possíveis recebimento de exigências
	Aliado
	C – Certeza da regularização inclusão dos mesmos tipos de produtos em um único site.
Legendas
	Qualificação
	Motivo
	A – aliado
	D – Dúvida 
	B – bloqueador
	C - Certeza
	M – membro de rede
	M - Medo
	D – desacelerador
	
	Avaliação dos stakeholders
Avalie os stakeholders utilizando a Matriz de Influência versus Posicionamento e a Matriz de Atitude.
	
Ger. S&OP
Ger. Analítico
Ger. Farmacotécnico
Coord. GQ Manaus
Ger. CQ Manaus
Dir. Ind. Campinas
Dir. Ind. Manaus
Ger. CQ Campinas
Coord. GQ Campinas
Ger. Assuntos Reg.
Avaliação dos stakeholders na Matriz de Atitude.
Posicionar um ou dois dos seus stakeholders nesta matriz, conforme exemplo abaixo. Você também pode elaborar uma Matriz de Atitude para cada um deles.
	Avaliação de impacto na cultura organizacional
Avalie se houve transformação na cultura organizacional a partir da mudança implantada.
	A estratégia de centralizar as maiores produções de comprimidos e cápsulas no mesmo site (Manaus) e reduzir a ocupação do site Campinas, fez com que a produção se tornasse equilibridada, não sobrecarregando os supervisores e operadores da linha. Além disso, os demais departamentos de Garantia e Controle de Qualidade que eram o mais afetados para realizarem as liberações de matérias primas e produtos conseguiram notar uma melhora do clima das equipes devido os planos e target de liberação terem diminuído, podendo o mesmo ser realizar e um tempo maior. Antes da transferência, o site de Manaus tinha picos de ociosidade, agora todos os turnos estão 100% em operação com chance de mais contratações. Houve ganho para ambas as partes. 
	CONCLUSÃO
Apresente as suas considerações finais sobre o seu projeto.
	O gerenciamento de stakeholders visa garantir o cumprimento dos objetivos tanto dos projetos estratégicos de uma empresa, quanto em seu contexto de atuação organizacional.
Falhas em qualquer fase do gerenciamento do projeto, poderá ocasionar prejuízos que podem levar ao fracasso dele. 
Como esta ação será desempenhada, está diretamente ligada ao fato de as fases serem construídas de maneira sólida e criteriosa, bem como um bom plano de comunicação visa ser o principal ponto de mudança na relação junto aos stakeholders.
O projeto apresentado só pôde alcançar o sucesso devido a implementação das técnicas descritas no PMBOK, um efetivo plano de comunicação e engajamento de todos os envolvidos.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MULCAHY, R. Preparatório para o exame de PMP. 9ª ed. EUA: RMC Publications Inc., 2018.
NETO, Almires dos Reis. GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS E STAKEHOLDERS EM PROJETOS. 2021. Disponível em: https://ls.cursos.fgv.br/d2l/lor/viewer/viewFile.d2lfile/352265/605924/assets/gerenciamento_mudancas_stakeholders_projetos2.pdf#page=7 Acesso em: 14 Outubro 2021.
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 6ª ed. EUA: Project Management Instituite, 2017.
	
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