GERANDO REUNIÕES PRODUTIVAS

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GERANDO REUNIÕES PRODUTIVAS 
Francisco Bittencourt
"Em uma boa reunião há um momento que surge da troca espontânea de idéias frescas e produz resultados extraordinários. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes"
Harold Geneen
A reunião conceitualmente pode ser definida como um processo de decisão coletiva, através do qual os envolvidos, após exposição e discussão de suas idéias conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus resultados.
Será que é isso mesmo?
Participar de uma reunião pressupõe que é a melhor forma de se conseguir chegar a uma conclusão efetiva sobre determinado tema – decisão, superação de problema, desenvolvimento de uma nova idéia, adoção de um processo de mudanças, e tantos outros menos votados.
Os manuais sobre reunião existentes no cenário de negócios são amplos – embora escassos no que diz respeito a sua contemporaneidade – já que há pouca coisa nova nas livrarias. A reunião pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informações não conhecidas por nós, e que servem de subsídio para nossas decisões.
A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso universo produtivo nossas percepções e visões acerca de assuntos de interesse, como também trocar informações que possam ser agregadas a nossa experiência.
Há um significativo número de profissionais que criticam a reunião, a seu ver uma forma improdutiva de tomar decisões. Percebe-se, todavia que o erro das reuniões, em geral, não está no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes.
É essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes, durante e depois de reuniões para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos nós os geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos.
Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dúvida, comprometem de forma significativa o desenrolar de uma reunião que se propõe a ser produtiva:
Sua necessidade real – pode ser substituída por outra forma de decisão?
Seu objetivo – há clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento?
Sua finalidade – para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo produtivo?
Sua oportunidade – em relação ao tema a ser discutido, o momento é o mais adequado, há disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunião)
Seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento inicial – tempo, valor hora dos envolvidos, recursos?
Ocorrência – qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espaço que otimize o conforto e a liberdade dos decisores?
Se as questões acima forem respondidas de forma satisfatória, não havendo dúvidas que comprometam o resultado, acreditamos que a nossa reunião pode ser realizada.
A partir deste momento entramos no conjunto de medidas que tornam a reunião eficaz. Não há porque repetí-las, já que os textos existentes são pródigos em informações sobre elas. Anexo a este artigo, estamos disponibilizando um roteiro, com base na bibliografia de referência desse texto, que nos ajudará a entender o ritual.
Nossa preocupação, como foi dito nos parágrafos acima, é com nossas atitudes durante a reunião, e o impacto que elas podem causar em seus resultados.
O primeiro desses aspectos diz respeito a qualidade da comunicação que nos propomos a adotar em momentos de discussão coletiva.
Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de resultados, ou nos preparamos para adotar uma linguagem de estimulação:
Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforço para objetivos, resultados, lucros – metas, ou concordância com nossas idéias, usamos uma linguagem de gestão cobradora, ou nós a associamos a uma linguagem de reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeiçoamento, de participação nos benefícios?
Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros, julgando seus geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de nosso raciocínio?
Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os demais, preocupamo-nos em firmar nossa posição, clarificando-a, ou simplesmente adotando uma posição de neutralidade, sem comprometimento ou apoio aos demais?
Quando o assunto envolve algo com condições de provocar algum tipo de perda ou que afete de forma negativa os demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou colocamo-nos a margem da sensibilidade geral?
Em suma, nossa forma de comunicação durante a reunião assume ares ameçadores ou somos capazes de mostrar espontaneidade em nossa postura, capaz de gerar apoio às nossas idéias e propostas?
O cuidado com a qualidade da comunicação em processos de decisão coletiva deve nos levar a perceber, complementarmente um conjunto de fenômenos atitudinais essenciais, para o sucesso do momento:
Exercitamos a prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos é dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido?
Somos capazes de questionarmos os demais, ou nos questionarmos, sempre que observarmos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou por nós mesmos, até que o entendimento seja uniforme?
Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem discutidos, como forma evoluída de participação, conforme afirma David Berlo (1.989), respeitando a linguagem e a condição de acesso à informação de nossos interlocutores?
É fundamental o nosso entendimento de que uma reunião é um fenômeno decisório que tem:
pré-existência - preparação
existência - debates
duração - validade
conclusão – resultados
pós-existência – acompanhamento
Nosso papel será tão valorizado quanto formos capazes de moldar uma atitude coerente, do primeiro ao último momento de um evento do qual participamos, e no qual, seguramente, somos parte importante.
Reflitamos sobre nossa capacidade de influir na decisão, não tanto pelo nosso conhecimento dos assuntos a serem tratados, mas sim, e principalmente pela qualidade de nossa atitude.
Vale concluir essa nossa reflexão com a afirmativa de Thomas L. Quick: seja um líder em reuniões, mesmo com quem você jamais se sentaria.
Como complemento desse nosso texto, incluímos um anexo, onde os aspectos operacionais de uma reunião são fixados. Esse anexo foi elaborado através pesquisa na bibliografia de referência.
REUNIÕES
troca de idéias e experiências sobre um ou mais assuntos para que haja aceitação pelos envolvidos e provocando uma decisão coletiva, onde todos se comprometem com o que foi decidido.
PROBLEMAS COM REUNIÕES
reuniões longas
agenda extensa
representatividade dos participantes
diálogo truncado
mal planejamento
liderança inábil
falta de conclusão
QUALIDADES DA REUNIÃO
proposta conhecida e entendida
agenda organizada
convidados necessários e oportunos
liderança adequada e assumida
mensagens claras
papéis dos participantes entendidos
envolvidos preparados para os temas da reunião
FATORES PREPARATÓRIOS
preparação da agenda
notificação a envolvidos
confirmação e presença de todos
instalações prontas e adequadas
duração pré definida
material disponível e de qualidade
secretaria da reunião consciente e eficaz
infraestrutura efetiva
CLIMA NEGATIVO EM REUNIÕES
atraso do líder
local não disponível nem adequado
abertura inconveniente
despreparo da liderança
participantes retardatários
interrupções irrelevantes e freqüentes
despreparo geral dos participantes
discussões inseguras e improdutivas
falta de objetividade na abordagem dos temas
ausência de seriedade e descompromisso
assuntos paralelos competindo com os temas centrais
CLIMA POSITIVO EM REUNIÕES
confirmação e checagem de presenças
cancelamentos prévios e com antecedência suficiente
material de trabalho com boa qualidade
agenda distribuídaa todos os participantes
início na hora marcada e fim na hora prevista
obediência a agenda
intervalos negociados e rígidos
REGRAS DA BOA ESTRUTURA EM REUNIÕES
linguagem dos presentes homogênea
manutenção do interesse e do controle do evento
temas discutidos de forma objetiva e concisa
comportamento firme e assertivo da liderança
participantes conscientizados da necessidade da reunião
discussões do grupo orientadas e dirigidas de forma eficaz
sugestões de participantes ouvidas e discutidas
RESPONSABILIDADES DA LIDERANÇA
gerenciamento do tempo da reunião
imparcialidade diante de debates
firmeza e delicadeza – assertividade
estímulo à discussão
manutenção e controle dos rumos da reunião
encorajamento da decisão pelos participantes
avaliação dos resultados da reunião
expressão de idéias incentivada e reconhecida
manutenção da harmonia interna
alerta sobre indisciplina
perguntas abertas e dirigidas
reforço de colocações consistentes e coerentes
ajuda ao alinhamento de raciocínios
expressão de exemplos relevantes para consolidação de idéias
neutralização de dominadores
estímulo a passivos e apáticos
inclusão de temas relevantes e exclusão de temas frágeis
presença marcante
CLIMA DE DEFESA NOS PARTICIPANTES DE REUNIÕES
avaliação e julgamento: avaliar, acusar, julgar, doutrinar, corrigir;
controle: mudar, influenciar, restringir, coagir, intimidar;
estratagemas: trair, manobrar, tramar;
neutralidade: apatia, passividade, ausência de sentimentos;
superioridade: evitar relacionamento com participantes, evitar feedback dos participantes, mostrar-se independente dos demais.
Infalibilidade: dogmatismo, inflexibilidade.
CLIMA DE BOA VONTADE ENTRE PARTICIPANTES
Descrição, enumeração, citação: desejo autêntico de maiores informações, mais fatos, mais dados concretos;
Orientação para solução de problemas: busca e planejamento conjunto par ao encontro de soluções;
Espontaneidade: motivações simples, não complicadas, claras, objetividade, relacionamento aberto;
Empatia: aceitação dos sentimentos alheios, identificação com o problema do outro, compartilhamento de sentimentos, compreensão, confiança;
Igualdade: respeito mútuo, confiança mútua, possibilidade de autocrescimento, reciprocidade;
Flexibilidade: busca de coisas novas, criatividade, inovação, aceitação do feedback.
CONCLUSÃO
Faça uma análise de seu desempenho em reuniões anteriores das quais participou, e verifique o que pode ser melhorado, o que deve ser eliminado, o que você deveria Ter feito e não fez.
Analise o que você fez na reunião e que ajudou a transformá-la em uma reunião eficaz, com resultados bons e objetivos.
Verifique quais foram as questões que interferiram na reunião, e tente, juntamente com outros participantes, eliminá-las das próximas.
Pense antes de falar, verbalize seus argumentos, cuidadosamente, fique atento as palavras que você utiliza, especialmente quando for analisar ou criticar a opinião de outros ou posição contrária a sua.
Antes de comunicar algo, explique claramente como você enxerga o problema ou assunto que vai tratar; isto ajuda os outros a compreender melhor sua posição.
Aceite a discussão como uma necessidade, pois o debate pode ser o momento mais produtivo da reunião.