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Sistemas de Informações Gerenciais Núcleo de Educação a Distância www.unigranrio.com.br Rua Prof. José de Souza Herdy, 1.160 25 de Agosto – Duque de Caxias - RJ Reitor Arody Cordeiro Herdy Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (PROPEP) Emilio Antonio Francischetti Pró-Reitoria de Administração Acadêmica (PROAC) Carlos de Oliveira Varella Núcleo de Educação a Distância (NEAD) Márcia Loch CATALOGAÇÃO NA FONTE NÚCLEO DE COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS – UNIGRANRIO A162s Abreu, Pedro Jorge Guimarães de. Sistemas de Informações Gerenciais / Pedro Jorge Guimarães de Abreu. – Duque de Caxias, RJ: UNIGRANRIO, 2020. 155 p.: il. ; 23 cm ISBN: 978-65-89635-59-8 1. Sistemas de informação. 2. Hardware. 3. Software. 4. Banco de dados. I. Título. CDD – 004.3 Produção: Gerência de Desenho Educacional - NEAD Desenvolvimento do material: Pedro Jorge Guimarães de Abreu 1ª Edição Copyright © 2020, Unigranrio Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Unigranrio. Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) Virginia Genelhu de Abreu Francischetti Pró-Reitoria de Pós-Graduação Lato Sensu e Extensão (PROPEX) Nara Pires Sumário Apresentação ..................................................................................... 7 Objetivos Gerais ................................................................................. 9 Conceitos Fundamentais dos Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… ................................................................... 11 Objetivos ........................................................................................... 13 1. A Aplicação dos Sistemas de Informações no Ambiente de Negócios Contemporâneo ...................................................... 15 1.2 A Interação: Tecnologia, o Papel das Pessoas e das Organizações na Era da Informação ............................................................ 17 1.2.1 Os Sistemas de Informações e sua Influência na Carreira e nas Empresas ............................................................................ 22 2. Tipologia dos Sistemas de Informação ..................................... 23 2.1 Sistemas para Diferentes Níveis de Gestão na Empresa .............. 23 3. Inter-relacionamentos entre Sistemas ...................................... 26 Referências ........................................................................................ 31 Conquistando Vantagem Competitiva com os Sistemas de Informação Para início de conversa… ................................................................... 33 Objetivos .......................................................................................... 35 1. Como Usar os Sistemas de Informação para Conquistar Vantagem Competitiva ......................................................................... 37 2. Concorrência em Escala Global ............................................... 42 3. Competindo em Qualidade e Design e a Relação da Concorrência em Processo de Negócio ............................................................ 43 Referências ........................................................................................ 47 Infraestrutura de TI - Hardware e Software Para início de conversa… ................................................................... 49 Objetivos ........................................................................................... 51 1. Infraestrutura de TI: Hardware e Software ................................ 53 2. Administração dos Recursos de Hardware e Software e sua Relação com Redes no Mundo Empresarial ............................... 54 3. Desenvolvimento de Projeto de Infraestrutura Tecnológica para Empresas ............................................................................ 60 Referências ....................................................................................... 63 Fundamentos da Inteligência de Negócios: Gestão da Informação e de Banco de Dados Para início de conversa… ................................................................... 65 Objetivos ........................................................................................... 67 1. A Abordagem de Banco de Dados para Gerenciamento de Informações ......................................................................... 69 2. Sistemas de Gerenciamento do Banco de Dados ....................... 70 3. O Banco de Dados para Melhorar o Desempenho e a Tomada de Decisão na Empresa ................................................................ 79 Referência ......................................................................................... 85 Conquistando Excelência Operacional e Intimidade com Clientes Para início de conversa… ................................................................... 87 Objetivos ........................................................................................... 89 1. Sistemas Integrados e sua Relação com Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos .............................. 91 2. Sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente ...... 96 3. Aplicações Integradas e sua Relação com o Comércio Eletrônico: Mercados Digitais e Mercadorias Digitais .................................. 100 Referências ........................................................................................ 105 Desenvolvimento dos Sistemas de Informação Para início de conversa… ................................................................... 107 Objetivos ........................................................................................... 109 1. Resolução de Problemas e Desenvolvimento de Sistemas ........... 111 2. Diferentes Abordagens de Desenvolvimento de Sistemas e sua Relação com o Projeto de Sistemas ......................................... 114 3. O Checklist das Etapas de Desenvolvimento de Sistemas ........... 116 Referências ........................................................................................ 121 Segurança em Sistemas de Informações Para início de conversa… ................................................................... 123 Objetivos .......................................................................................... 125 1. Vulnerabilidades dos Sistemas de Informações e Uso Indevido ....... 127 2. Valor Empresarial da Segurança e do Controle .......................... 129 3. Como Estabelecer uma Estrutura para Segurança e Controle e sua Relação com Tecnologias para Garantir a Segurança ............ 133 3.1 Análise de Casos sobre Segurança de Dados ............................. 135 Referências ........................................................................................ 137 Questões Éticas e Sociais em Sistemas de Informações Para início de conversa… ................................................................... 141 Objetivos .......................................................................................... 143 1. Entendendo as Questões Éticas e Sociais Relacionadas aos Sistemas ............................................................................. 145 2. Ética na Sociedade da Informação ........................................... 148 2.1 Desenvolvimento de Projeto de Segurança da Informação com o Uso da Ferramenta PDCA .................................................... 149 3. As Dimensões dos Sistemas de Informações ............................. 152 Referência ......................................................................................... 153 Considerações Finais ...........................................................................155 Apresentação Todas as organizações contemporâneas dependem totalmente do uso de tecnologia de informação para gerir seus negócios. Seja para realizar suas compras, transportar bens, para o relacionamento com o seu cliente, ou para alavancar suas vendas, a tecnologia da informação é a infraestrutura- base implantada para realizar essas atividades; além disso, a tecnologia da informação é o diferencial competitivo de uma organização no mundo globalizado de hoje, e isso acontece quando verificamos o aumento crescente dos negócios na internet. As instituições que não estão preparadas para agregar os benefícios da tecnologia da informação nas suas operações correm o risco de ficar de fora do mercado. Embora a tecnologia da informação possa ser um evento por si só, como estudante de graduação, você deve entender que as organizações de sucesso não fazem uso da tecnologia simplesmente por causa dela. É necessário que haja uma razão comercial sólida para implantar. 7Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos Gerais Analisar os sistemas de informações e sua utilização nas empresas, com base nos fatores socioeconômicos, cognitivos, psicológicos, políticos, éticos, morais etc., orientando a estruturação de sistemas de informações pautados no uso de tecnologia. 9Sistemas de Informações Gerenciais Conceitos Fundamentais dos Sistemas de Informações Gerenciais 11Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… No mundo contemporâneo, estamos cada vez mais dependentes dos sistemas de informações, seja na vida pessoal ou profissional. Tais sistemas estão tão presentes no nosso dia a dia que, na maioria das vezes, não damos conta da necessidade de gerir essas informações para alavancar a sua utilidade. Recebemos essas informações de diversas fontes e meios de comunicação. A nossa dificuldade está em selecionar as melhores para fundamentar a nossa tomada de decisão. Há vários sistemas de informações não computadorizados que ainda são utilizados, como o caderno, a lista de compras, a agenda de endereços e telefones e o talão de cheques, ou até mesmo um controle simples computadorizado, como a agenda do Google ou uma planilha no Excel para sua gestão financeira. Quando analisamos as organizações, verificamos um volume e uma complexidade de dados que estão sendo examinados. Sua relevância é fundamental para a tomada de decisão, portanto, existe uma série de dificuldades em organizar e compreender as informações processadas, necessitando, assim, de um controle cuidadoso. 13Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos ▪ Compreender o papel dos sistemas de informações nos negócios. ▪ Entender a relação da tecnologia com pessoas, organizações e tecnologia. ▪ Assimilar a importância dos sistemas de informações e sua influência na carreira profissional. ▪ Conhecer as aplicações das ferramentas tecnológicas da Era da Internet. 15Sistemas de Informações Gerenciais 1. A Aplicação dos Sistemas de Informações no Ambiente de Negócios Contemporâneo As empresas contemporâneas estão completamente dependentes dos sistemas de informações para funcionar de forma eficaz e estruturada. No momento em que a tecnologia apresenta uma falha, as empresas não possuem um plano de contingência, e todas as operações, por conseguinte, também são paralisadas. Um modelo padrão é o dos bancos. Quando acontece uma queda do sistema, a informação passada aos clientes é de que todas as transações estão paralisadas porque a agência está sem sistema. Os sistemas são desenvolvidos para dar suporte às atividades do negócio. Com isso, o analista de sistemas desenha as soluções para as áreas de negócio e tem como foco, interligar essas áreas em um único sistema computadorizado, sendo muito similar às atividades de uma empresa. Os sistemas, então, são imagem direta dos processos das atividades, departamentos e layout da empresa, e também, o modelo real do organograma de comando nas organizações e base de apoio à tomada de decisão das áreas essenciais de um negócio. Não devemos deixar de destacar as seguintes áreas: 1. Finanças. 2. Logística. 3. Marketing. 4. Recursos Humanos. 5. Produção e Atendimento. Os sistemas de informações apoiam o funcionamento do negócio, sendo a melhor representação do modelo. Tal afirmação é constatada nas relações entre os setores e departamentos, na facilidade ou dificuldade de encontrar uma solução para problemas da rotina organizacional em setores dependentes, na forma de divulgação de informações para a empresa como um 16 Sistemas de Informações Gerenciais todo, na execução de processos e procedimentos operacionais, entre outros. Os sistemas são uma interação com os seguintes atores: ▪ Funcionários. ▪ Empresa. ▪ Tecnologias embarcadas. Figura 1: Atores do Sistema de Informação. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). No esforço de destacar e melhor retratar os sistemas de informações, se faz necessário explicar o que vem a ser essa ferramenta para os nossos dias em ambientes corporativos. É o que será feito a seguir. Os sistemas de informações gravam todos os dados relacionados aos clientes, negócio, setores da empresa e produtos que são compartilhados, vinculados. O resultado dessa interação dos dados é o que chamamos de informação. Sistema de informação Organizações Tecnologia Pessoas Organizações 17Sistemas de Informações Gerenciais A informação se dá por meio do resultado de associações e rotinas definidas pelo programador e condições predefinidas, algo semelhante ao pensamento humano, quando neurônios, dendritos e sinapses apresentam o pensamento em nosso cérebro. De forma genérica, torna-se possível entender que os sistemas são grandes repositórios de dados que precisam ser alimentados. Tais dados são processados e trazem, como resultante dessa interação, a informação por meio das saídas. Esse looping, para que possa ser aperfeiçoado, necessita ser criticado por quem precisa da informação. Assim, evitam-se, também, falhas de processamento ou considerações de variáveis erradas. Os sistemas de informações podem errar assim como nós, seres humanos? Sim, é claro, por isso eles dependem do feedback para corrigir rotinas erradas e processos redundantes. Já sabemos o que são sistemas de informações. O que seriam esses mesmos sistemas, mas gerenciais? Sistemas de Informações Gerenciais são responsáveis pela gestão dos negócios, extraindo dados e informações de áreas primárias, e apresentando como informação a que estará tomando decisão. 1.2 A Interação: Tecnologia, o Papel das Pessoas e das Organizações na Era da Informação Entre os maiores atores que interagem com os sistemas de informações gerenciais, merece destaque o ser humano, ou seja, as pessoas que trabalham nas organizações. Os Recursos Humanos presentes na empresa farão a interação direta com a solução utilizada na organização, ou seja, com os sistemas de informações. A interação das pessoas ou funcionários com a tecnologia nas organizações é compreendida na escolha do perfil do candidato e deve ser 18 Sistemas de Informações Gerenciais elaborada pelo departamento de Recursos Humanos antes da entrada do indivíduo na empresa, pois os sistemas são reflexo da estratégia organizacional. As empresas mais desenvolvidas em seus processos de negócio têm a necessidade de soluções (sistemas de informações) mais elaboradas, que apresentam níveis de respostas rápidas, bem como recuperação das informações de forma mais eficiente, e que não sejam “burocratizadas”, com vários níveis de autorizações para liberar uma compra ou dar continuidade às solicitações de clientes. Os colaboradores da empresa também devem refletir a missão da empresa. Tal missão demanda que a empresa tenha: Figura 2: Demanda para as empresas executarem um bom sistema. Fonte: Adaptado de Dreamstime. Já empresas mais burocráticas, com uma centralização maior de poder e comando, fazem com que os sistemas sejam mais amarrados a liberaçõese autorizações, resultando em respostas mais morosas; a inovação torna-se um processo represado. Funcionários com grande capacidade de resiliência. Proatividade de sentimento de urgência e prioridade. Treinamento constante. Avaliação de desempenho como um processo natural e necessário. Estímulo à inovação e criatividade. Gestão democrática e participativa. 01 02 03 0405 06 19Sistemas de Informações Gerenciais Veja essa realidade sendo descrita, por meio da Figura 3. Figura 3: A interação da tecnologia com a organização. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). O ciclo interativo de negócio assume o seguinte caminho: ▪ A solução organizacional é construída com base nos problemas organizacionais para que os sistemas de informações gerenciais possam gerar informações para funcionários e áreas da empresas. ▪ Como problema organizacional, precisamos, em um primeiro momento, definir o que é um problema organizacional. Diferentemente dos problemas da vida pessoal, este problema necessita de diagnóstico e escolha da solução correta. Como exemplos de problemas organizacionais, podemos citar: ▪ Um banco que queira oferecer produtos segmentados a uma fatia específica de potenciais consumidores em sua carteira de clientes. ▪ Uma empresa de logística que queira saber qual o tipo de serviço logístico ofertado no mercado, que representa um mercado pouco explorado em sua área geográfica de atuação. Problema Organizacional Solução Organizacional Pessoas Organização Tecnologia S.I 20 Sistemas de Informações Gerenciais ▪ O diretor de Recursos Humanos que queira desenvolver um plano de cargos e salários para toda a organização, e que necessita saber dos impactos sobre as áreas de negócio. ▪ O gerente da controladoria que queira avaliar como fica a tributação para a empresa em diversos regimes de tributação adotados no nosso país, de acordo com os resultados dos últimos três anos. Sobre os aspectos da organização, a conectividade está diretamente ligada à(ao): ▪ cultura; ▪ valor da empresa; ▪ sua missão e visão; ▪ contratação de objetivos e metas a serem alcançados em curto, médio ou longo prazos; ▪ clima de trabalho; ▪ procedimento de trabalho; ▪ informação para gerar maior estabilidade na gestão; ▪ redução do retrabalho; ▪ equacionamento da falta de informações para regras e procedimentos. A seleção e escolha do tipo de tecnologia afetam diretamente o que se espera de solução. Como exemplos de fácil compreensão dos aspectos tecnológicos do processo, podemos observar: ▪ nas empresas onde os equipamentos são antigos, há uma constante manutenção; ▪ não há máquinas para todos os funcionários; ▪ conseguir relatórios representa uma tarefa difícil; ▪ a instalação de algum programa para trabalhar exige inúmeras autorizações, podendo ocorrer a sua liberação meses após a solicitação; 21Sistemas de Informações Gerenciais ▪ os sistemas são incompatíveis com o mercado; ▪ a capacidade de armazenamento e tráfego de dados é insuficiente. Esses são alguns exemplos de como a seleção de equipamentos pode impactar diretamente no modelo de negócio e contribuir para que a qualidade do produto de informação entregue a clientes seja de péssima qualidade. A Era da Informação nos leva a decisões mais assertivas, podendo ter impacto direto em produtos, serviços, resultados e na organização. A sociedade mudou em função da globalização; o tempo parece passar mais depressa. As brincadeiras de criança de antigamente envolviam mais o corpo, coordenação motora, esforço físico. Atualmente, as crianças brincam de jogos eletrônicos, que aguçam a criatividade e a curiosidade, porém são crianças sedentárias, obesas e cada vez menos interativas com o seu mundo e com o outro. Na sociedade, de forma geral, as pessoas se conhecem por meio de redes digitais de relacionamento. O amigo, que antes nos apresentava alguém para namorar ou simplesmente ter amizade, agora é virtual. Isso faz com que tenhamos relações mais líquidas, e uma sociedade líquida busca imediatismo na sua forma de viver. As relações de consumo na Era da Informação são as que mais passam por mudanças. Se antigamente as pessoas iam até as lojas para fazer suas compras, hoje é pelo celular, e não mais pelo computador, que tais aquisições são feitas. Isso vale para verduras, que são compradas em mercados virtuais, e carros, que são montados pelo cliente na página da montadora e, em alguns dias, está disponível na agência para a sua retirada. Importante A seleção e a escolha do tipo de tecnologia afetam diretamente o que se espera de uma solução, tornando os processos otimizados e mais precisos, contribuindo efetivamente com a melhoria da tomada de decisão nas empresas. 22 Sistemas de Informações Gerenciais 1.2.1 Os Sistemas de Informações e sua Influência na Carreira e nas Empresas Outro ator deste processo de conexão da tecnologia é a carreira dos indivíduos, em que novas profissões são criadas e outras passam por verdadeira extinção. O Web Designer, por exemplo, era considerado um profissional super-requisitado e, hoje, gratuitamente na internet, é possível montar uma página no e-commerce sem ter formação na área de programação. Alguns empregos e profissões, nesse processo interativo, acabam se extinguindo, como é o caso dos trocadores de ônibus, uma vez que os validadores de cartões e bilhetes carregados fazem o trabalho do trocador. No mercado do futuro não teremos mais a figura do operador de caixa, pois a etiqueta eletrônica cumprirá essa função, efetuando parte do processo de pagamento. O setor bancário também experimenta mudanças no negócio com o crescimento de operações pela internet e também com o autoatendimento, o que faz com que a figura do caixa seja dispensável. A procura de empregos hoje se dá por redes de comunidade especializadas na internet e banco de dados do “Trabalhe conosco” da página de algumas empresas. O homework tem feito cada vez mais parte da vida de alguns profissionais, e a carga horária de trabalho passa a ser uma utopia. Uma profissão em alta hoje é a de Analista de Redes Sociais. Este profissional atua com plataformas de ensino a distância, além de trabalhar por projetos. Com isso, o mercado de trabalho busca maior flexibilidade nas suas relações, sendo um desafio grande para o ramo jurídico acompanhar essa transformação, pois, em algum momento, pode ocorrer desrespeito ao trabalhador, por conta da não existência de carga horária máxima de trabalho, retirada de férias e outras dicotomias do processo de transformação e adequação vivenciada. 23Sistemas de Informações Gerenciais 2. Tipologia dos Sistemas de Informação Analisando com mais detalhes as empresas que utilizam os sistemas de informação para alcançar seus objetivos, podemos observar que há atividades e áreas dentro de uma organização, que possuem sistemas diferentes. Os sistemas separados não conseguem atender a todas as informações de que uma organização demanda no seu dia a dia. Uma empresa tradicional utilizará os sistemas que respaldam os processos de cada uma das funções essenciais de negócios – sistemas de gestão empresarial (ERP) e marketing, produção, recursos humanos. Sistemas funcionais que não operam de forma compartilhada são coisas do passado, já que não conseguiam partilhar seus banco de dados para dar suporte aos negócios. Esses sistemas estão sendo trocados por sistemas multitarefas com alta escalabilidade, que compõem as atividades de negócios. Uma empresa formal também possuirá diferentes sistemas para apoio às tomadas de decisão de cada um dos principais gestores. Os gestores operacional, médio e sênior trabalham com tipos específicos de software de análise para apoiar as decisões a serem tomadas na gestão de suas áreas na organização. Agora, vamos analisar esses sistemas e os tipos de decisão que apoiam os gestores para a tomada de decisão. 2.1 Sistemas para Diferentes Níveis de Gestão na Empresa Uma determinadaempresa tem sistemas para apoio à tomada de decisão e às atividades de diversos níveis da empresa. Cada um dos principais grupos de gerência visto anteriormente utiliza um tipo diferente de sistema para partilhar a informação necessária à gestão da empresa. Esses sistemas podem ser classificados como sistemas de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão e sistemas de apoio ao executivo. 24 Sistemas de Informações Gerenciais Figura 4: Classificação dos sistemas. Fonte: Elaborado pelo autor. A gestão operacional utiliza os sistemas para acompanhar as transações e as operações básicas da empresa, como comercial, logística, controladoria e RH. Os Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) fornecem essas informações. O sistema de processamento de transações é uma ferramenta informatizada que processa e grava as transações diárias essenciais para o desempenho empresarial, tais como a emissão de um pedido de compras, Nota Fiscal, sistemas de separação de produtos em estoque, distribuição, folha de pagamento e atualização do cadastro dos funcionários. A principal função dos sistemas nesse nível é responder às solicitações de rotina e observar o fluxo de transações dentro da empresa. “Quantas SKUs há em estoque? O que aconteceu com o pagamento do fornecedor PJGA?”. Para responder a essas perguntas, as informações precisam estar acessíveis, atualizadas e confiáveis. A decisão de conceder crédito a um cliente, por exemplo, é tomada por um coordenador no nível hierárquico operacional, seguindo critérios predefinidos e decididos anteriormente; basta analisar se o cliente se enquadra nesses critérios. Sistema de Informação Estratégica Nível Estratégico Nível Gerencial Nível Operacional Sistema de Informação Gerencial Sistema de Processamento de Transações 25Sistemas de Informações Gerenciais Os sistemas utilizados nas organizações pela gerência média devem dar suporte e acompanhamento nas tomadas de decisões e nos processos de gestão. O foco principal que esses sistemas deverão servir e os processos de gestão estão em conformidade com as normas empresariais? O termo sistemas de informações gerenciais (SIGs) também descreve uma categoria específica de sistemas de informação que auxilia os gerentes de nível médio. Os SIGs dispõem de relatórios sobre o desempenho atual da empresa, e com essa informação, é possível monitorar e controlar a empresa, além de prever seu desempenho de médio e longo prazos. Os Sistemas de Informações Empresariais resumem e retratam as operações básicas da empresa. Os dados básicos de transações extraídas dos SPTs são consolidados e normalmente apresentados em relatórios. Tipos de Sistemas de Informação - SPT Sistemas de Vendas e Marketing Sistemas de Manufaturas e Produção Sistemas Financeiros e Contabilidade Sistemas de RH Outros Tipos de Sistemas Funções mais importantes do sistema Gerenciamento de vendas Pesquisa de mercado Programação Orçamento Registro de pessoal Matrículas Promoção Compras Expedição/ recebimento Livro-razão Faturamento Benefícios Remuneração Registro de notas Registro de cursos Atribuição de preço Engenharia Contabilidade de custo Relações trabalhistas Ex-alunos Principais sistemas de aplicação Novos produtos Operações Treinamento 26 Sistemas de Informações Gerenciais Novos produtos Sistemas de informação de pedidos Sistemas de pesquisa de mercado Sistemas de controle de maquinário Sistemas de ordens de compra Sistemas de controle de qualidade Livro-razão Contas a receber/ pagar Sistemas de gerenciamento de investimentos Folha de pagamento Histórico de funcionários Sistemas de benefícios Sistemas de acompanhamento de carreira Sistemas de registro Sistemas de histórico escolar Sistemas de controle acadêmico Sistema de antigos alunos benfeitores. Quadro 1: Introdução aos sistemas de informação. Fonte: Adaptado de Prentice Hall (2003). 3. Inter-relacionamentos entre Sistemas Os vários tipos de sistemas da organização têm interdependências. Os SPTs são os maiores produtores das informações requisitadas pelos outros sistemas, que, por sua vez, produzem informações para outros sistemas. Na maioria das organizações, as ligações entre esses diferentes tipos de sistemas são menos rígidas. Figura 5: Inter-relacionamentos entre sistemas. Fonte: Adaptado de Debate Graph. Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs) Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Sistemas de Gerenciamento (SIGs) Sistemas de Processamento de Transações (SPTs) 27Sistemas de Informações Gerenciais Os Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) dão suporte aos gerentes de nível médio a tomar decisões não rotineiras. Os SADs são definidos como um conjunto de sistemas, banco de dados e ferramentas utilizados para dar o total suporte à tomada de decisão pela gerência a um problema específico; estes sistemas estão focados nas tomadas de decisão de problemas empresariais não estruturados. O propósito desse sistema é gerar maiores lucros com o menor custo possível, ajudando também no desenvolvimento de melhores produtos e serviços. Os SSDs estão destinados ao nível gerencial da alta gerência, porém, eles podem ser utilizados em todos os níveis gerenciais. Sua implementação é para auxiliar todos os tomadores de decisão nos diversos níveis, em todos os detalhes da tomada de decisão. Mesmo utilizando as informações extraídas internamente de outros sistemas e do SIG, são usadas frequentemente fontes externas de informações, tais como valores de ações negociadas na CVM ou para verificar no mercado os preços atuais dos concorrentes. Figura 6: Sistemas de Apoio à Decisão (SADs). Fonte: Adaptado de Fauna (2014). Gerador de SAD SGBD Banco de dados Componentes principais Acesso a outros sistemas computacionais Gerenciador de diálogo (interface com o usuário) Banco de dados externos Recupera dados sobre estoque, vendas,finanças, pessoal... Banco de modelos SGM - Financeiros - De análises estatísticas - De gerenciamento de projeto Arquitetura Funcional de SADs 28 Sistemas de Informações Gerenciais Os Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs) auxiliam a gerência sênior a tomar decisões, tratando de decisões não rotineiras que exigem bom senso e capacidade de avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento previamente estabelecido para uma solução do evento. Eles disponibilizam gráficos e dados de diversas fontes por meio de uma interface de fácil utilização para os gerentes seniores. Muitas vezes, as informações são disponibilizadas por meio de um sistema no portal da empresa, que usa a interface da web para apresentar conteúdo empresarial predefinido e integrado. Figura 7: Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs). Fonte: Adaptado de Laudon Os sistemas SAEs foram desenvolvidos para consolidar os dados sobre acontecimentos externos. Assim como as novas leis ou novos concorrentes que entram no mercado, outras informações também podem ser adquiridas de maneira resumida no SIG e no SAD local. Os sistemas selecionam, analisam, compactam e rastreiam os dados críticos para melhorar a tomada de decisão, demonstrando os dados mais importantes para os gerentes seniores. Ao longo deste estudo, foi possível entender que os sistemas de informações são utilizados para que as organizações existam de forma - Menus - Gráficos - Comunicações - Processamento local - Menus - Gráficos - Comunicações - Processamento local Estação de trabalho SAE - Menus - Gráficos - Comunicações - Processamento local Estação de trabalho SAE Estação de trabalho SAE Dados Internos: - Dados SIT/SIG - Dados financeiros: - Sistemas de automação de escritório - Modelagem análise Dados externos: - Dow Jones - Noticias da internet - Standart&Poor`s 29Sistemas de Informações Gerenciais organizada, competitiva e eficiente, e que a tecnologia gere a vantagem competitiva no mercado de atuaçãoda organização. Quando a tecnologia falha, não há plano de contingência e as empresas, como um todo, têm suas atividades paralisadas. Percebemos que os sistemas de informações interagem com pessoas, empresas e com investimentos em tecnologia. Tal afirmação nos leva a concluir que nossas carreiras, o mercado de trabalho e as relações sociais também são afetados pela evolução tecnológica. 31Sistemas de Informações Gerenciais Referências DEBATEGRAPH. Tipos de sistema. Disponível em: https://debategraph. org/Details.aspx?nid=261633. Acesso em: 19 jun. 2019. FAUNA. Arquitetura funcional de SADs. 2014. Disponível em: https:// www.slideserve.com/fauna/arquitetura-funcional-de-sads. Acesso em: 19 jun. 2019. LAUDON, K. Sistemas de informação gerenciais. 7 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. ______. Sistemas de informação gerenciais. 9 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. Disponível em: https://bv4.digitalpages.com. gerenciais&searchpage=1&filtro=todos&from=busca&page=8§ion=0#/ legacy/2619. Acesso em: 19 jun. 2019. PRENTICE HALL. Principais aplicações de sistemas nas organizações. 2003. Disponível em: https://image.slidesharecdn. com/2sistemainformaonaempresacap02-091103134716-phpapp01/95/2- sistema-informao-na-empresa-cap02-10-728.jpg?cb=1257256108. Acesso em: 24 jun. 2019. TURBAN, E. Introdução a sistemas de informação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. https://debategraph.org/Details.aspx?nid=261633 https://debategraph.org/Details.aspx?nid=261633 https://www.slideserve.com/fauna/arquitetura-funcional-de-sads https://www.slideserve.com/fauna/arquitetura-funcional-de-sads https://image.slidesharecdn.com/2sistemainformaonaempresacap02-091103134716-phpapp01/95/2-sistema-informao-na-empresa-cap02-10-728.jpg?cb=1257256108 https://image.slidesharecdn.com/2sistemainformaonaempresacap02-091103134716-phpapp01/95/2-sistema-informao-na-empresa-cap02-10-728.jpg?cb=1257256108 https://image.slidesharecdn.com/2sistemainformaonaempresacap02-091103134716-phpapp01/95/2-sistema-informao-na-empresa-cap02-10-728.jpg?cb=1257256108 Conquistando Vantagem Competitiva com os Sistemas de Informação 33Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… As empresas dividem o mercado com concorrentes que, constantemente, desenvolvem novas e mais eficientes maneiras para produzir, lançando novos produtos e serviços para conquistar os consumidores, tanto pelo aprimoramento de suas marcas quanto pelas exigências dos custos. Em uma economia competitiva e livre, com flexibilidade de investimentos financeiros e mão de obra, novas empresas estão sendo criadas e entrando no mercado. Em vários setores, as barreiras à entrada são muito frágeis, enquanto em outros é bastante difícil entrar. É relativamente fácil abrir uma pizzaria ou uma pequena loja de varejo, mas é muito mais dispendioso e difícil iniciar no mercado de componentes para notebook, com alto custo de capital, e que exige know-how difíceis de adquirir. Novas organizações podem usufruir de várias vantagens: elas não estão “presas” a instalações e equipamentos obsoletos, e normalmente, contratam profissionais mais jovens, que ganham baixos salários. 35Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos ▪ Compreender a vantagem competitiva por meio dos sistemas de informações. ▪ Entender a concorrência em escalas globais e a relação com os sistemas de informações. ▪ Analisar a inovação e design nos processos de negócio. ▪ Compreender o empreendedorismo no e-commerce. 37Sistemas de Informações Gerenciais 1. Como Usar os Sistemas de Informação para Conquistar Vantagem Competitiva Você sabe como as empresas usam os sistemas de informação? Dos vários questionamentos possíveis, o que vem a ser uma organização? Por que ela existe? E ainda, qual a sua finalidade? Podemos, em um primeiro momento, definir o motivo desta existir. Ao iniciarmos uma linha de raciocínio sobre o tema, surgem várias respostas como: ▪ Lucro. ▪ Emprego. ▪ Pagar impostos. ▪ Gerar renda e salários. ▪ Movimentar a economia. Todas as opções relacionadas estão corretas, mas há uma resposta que se assume, no presente cenário empresarial, como a mais completa: ▪ Atender a uma demanda social. Muitos podem estar surpresos quanto a esta resposta, mas uma empresa que atende bem a seu cliente, com respeito, e entrega produtos e serviços como resultado de qualidade terá como consequência o lucro. Então, todo o restante será verdade, como pagar imposto, gerar lucro, renda e salário neste negócio. O próximo passo é a definição da: ▪ Missão e visão deste negócio. Após estes passos iniciais, vamos dar corpo a esta empresa, com mais definições, como por exemplo, mostrando os componentes que farão parte dela. 38 Sistemas de Informações Gerenciais As empresas representam organizações formais cujo resultado de suas atividades será a produção de produtos ou a prestação de serviços à comunidade, a fim de atender a uma demanda social e ao lucro; ser líder do segmento fará parte deste cenário. Algumas perguntas são válidas para este entendimento, como: Qual o sentido do preço pago pelo cliente em seu julgamento na aquisição de um produto ou serviço? Os clientes acreditam receber um produto ou serviço com um preço justo? Só existem empresas com fins lucrativos? Não, há órgãos governamentais também que são complexos e que produzem serviços e produtos, mas não operam com o objetivo de obter lucros. Mais definições acerca do negócio precisam ser estabelecidas para concretizar o tipo de empresa que está sendo proposta. Tais informações permitem definir funções empresariais. Observe o Quadro 1: Tipos de negócio Processos de negócio, a comunicação entre as áreas. O organograma da organização. Áreas centrais para o negócio. Exemplo: finanças, marketing e Recursos Humanos. Qual a estratégia do negócio? Que tipo de organização queremos (perfil funcional, equipamentos e processos)? Quadro 1: Tipos de negócios. Fonte: Elaborado pelo autor. Tais etapas, uma vez cumpridas, nos permitem compreender como a tomada de decisão flui pelo interior do ambiente empresarial, bem como as relações de poder e o tipo e velocidade dos processos de negócios. Após os acontecimentos anteriormente citados, surge a figura do programador, que é um profissional com formação em sistemas e sua especialidade é construir soluções para empresas. 39Sistemas de Informações Gerenciais Uma vez contratado, este programador deve conhecer o negócio, sua história, motivadores para a existência desta empresa, áreas, setores e a conexão e interdependência entre essas áreas, para só então começar a programar. Este processo deve ter também a participação de funcionários em comitês, para que seja entregue à empresa, uma solução de informação e não sistemas que sejam barreira de serviço. Tal processo obedece à seguinte etapa, segundo Laudon (2007): Processo de solução e análise de um problema 1. Identificação do problema. 2. Proposta de solução. 3. Avaliação das propostas e escolha da solução. 4. Implantação da solução. O processo descrito reflete os passos do programador na construção do sistema de informações para uma empresa. Este passo a passo que recebe feedback tem seu início com entrevistas aos funcionários das áreas de negócios, a fim de propor uma solução em sistemas de informações que será a intranet – neste processo, por meio do número de matrícula e de acordo com a descrição de cargo, cada funcionário tem o seu acesso. Então, todas as áreas da empresas são representadas no sistema de informação. O sucesso da empresa depende da maneira como os processos de negócios são coordenados. ▪ A gestão de uma empresa e suas hierarquias de comando Na gestão de uma empresa, para que seja bem-sucedida, é necessário que haja coordenação entre seus departamentos ou setores da empresa. A definição de objetivos e processos deve ser clara e específica, em função das atividades de negócio da empresa. Manufatura ProduçãoVendas Marketing Recursos Humanos Finanças Contabilidade Produtos Serviços Figura 1: Funções básicas de uma empresa. Fonte: Elaborado pelo autor. 40 Sistemas de Informações Gerenciais A gestão integrada dos sistemas de informações permite que haja informação confiável e em tempo real de todas as áreas da empresa. Tal coordenação é feita pelos gerentes que são recrutados e selecionados com a missão de assegurar que todos os processos de negócios funcionem de forma eficiente e eficaz. ▪ A hierarquia da informação Em qualquer empresa do mundo, este é o layout funcional, ou seja, a responsabilidade dos sistemas de informações em uma empresa. 1. Alcançar o padrão de excelência em suas atividades (produção, eficiência e a igualdade). 2. Por meio da inovação, criar novos produtos e serviços inovadores. 3. Aproximar a relação com seu cliente, fazendo a melhor entrega de serviço ou produto. 4. Obter maior qualidade nas decisões (precisa de velocidade). 5. Gerar o diferencial competitivo, estabelecendo a genuína vantagem competitiva. 6. Manter o negócio como forma efetiva de perenidade. As organizações fazem investimentos em sistemas de informações para atingir os objetivos anteriormente citados. Veja os modelos de Sistemas de Informações e suas peculiaridades sob a perspectiva funcional: ▪ Sistemas de Informações Gerenciais para a área comercial Funcionalidade: Tem como missão garantir a venda dos produtos ou serviços. Em uma linguagem objetiva, torna-se possível dizer que em sua essência deve atrair e manter clientes. Importante 41Sistemas de Informações Gerenciais Em sua operação, tais sistemas dão o seguinte amparo: ▪ Marketing e vendas – Faz a seleção de cliente e estabelece relacionamento de venda. Seleciona os produtos mais adequados a este cliente, por meio do portfólio de produtos da empresa e mantém o contato com este cliente, suprindo os níveis de estoque da organização cliente ou simplesmente consumidores como eu e você. A solução de informação para esta área deve conter os seguintes aspectos que constam nos requisitos básicos de informação. Veja a seguir: Requisitos básicos de informação 1. Gerência: ▪ Sênior: Acompanha as tendências de consumo e o comportamento do consumidor. Acompanha os concorrentes na evolução de sua fatia de mercado. Desenvolve formas criativas de atingir e surpreender o seu consumidor. ▪ Média: Trabalha nas campanhas de vendas de produtos e monitora estes resultados. Influencia nas políticas de precificação e estabelecimento de pontos de venda. Gerencia e analisa os resultados de vendas, tendo a autonomia para elaborar estratégias diversificadas com a percepção destes resultados. 2. Operacional: ▪ Estabelece relacionamento direto com clientes. ▪ Faz acontecer a venda. 42 Sistemas de Informações Gerenciais ▪ Alimenta a área de logística com informações acerca de entregas para clientes. Com base nestas informações, os sistemas de informações são construídos por meio dos requisitos básicos de informação. Eles representam um breve relato das soluções que o profissional necessita para o seu dia de trabalho. O programador de posse de tais informações construirá, como exemplo, o acesso do Gerente de Marketing e Vendas, assim como a gerência média e operacional. Tal processo se dá da mesma forma para outras áreas que compõem o negócio, como por exemplo: Recursos Humanos, Produção, Logística e Finanças. 2. Concorrência em Escala Global Em relação à competição em escala, as empresas vivem um momento de grande desafio, pois criar a vantagem competitiva e mantê-la torna-se um desafio para os gestores, e os sistemas de informações são verdadeiros aliados neste processo. A decisão pelo modelo de empresa a ser adotado assume a complexidade em cenários competitivos, principalmente com a internet; são os reflexos de uma economia global. O acréscimo de vantagem competitiva do negócio advindo do uso de sistemas de informações tem sua aplicabilidade na geração de relatórios mais precisos sobre demanda e seu estudo, bem como na melhoria de processos produtivos por meio dos ganhos de produtividade. Os produtos podem ser copiados pelo concorrente, mas a operação e a gestão de processos não permitem isso facilmente. Ter processos de gestão e sistemas de informações que reproduzam leitura confiável dos resultados da organização Importante 43Sistemas de Informações Gerenciais permite aos processos de gestão orientados para a qualidade a manutenção da vantagem competitiva. O ambiente dinâmico das empresas força as empresas a serem mais ágeis em suas respostas ao mercado, como por exemplo, em relação às características do produto, transporte, ponto de venda e melhora no atendimento. Tais resultados são obtidos com sistemas de informações mais adequados à necessidade de dados de seus gerentes. Com a organização mais ágil, é possível entregar produtos inovadores, serviços customizados de acordo com a necessidade do cliente, sem perder o foco na lucratividade e produtividade. Quando os sistemas de informações estão integrados com todas as áreas de negócios, há minimização de falhas de processos, ganhos exponenciais de qualidade e, em escala, a satisfação dos clientes. De forma indireta, isso influenciará a redução de custos no transporte, armazenamento de mercadorias e maior confiabilidade nas operações que o negócio está inserido. O fluxo de informação mais eficaz resulta em ganhos de eficiência, gerando relatórios consolidados mais interessantes para o gestor, principalmente, em relação a processos internos de qualidade e resultados de produtividade dos funcionários. 3. Competindo em Qualidade e Design e a Relação da Concorrência em Processo de Negócio O desenvolvimento organizacional, a partir da gestão, com foco na qualidade, sempre fará uso de ferramentas de controle gerencial, sistemas de informações integrados com toda a empresa e critérios claros de priorização de ações. A ferramenta PDCA constitui o básico operacional deste processo em busca do melhor design de negócio. 44 Sistemas de Informações Gerenciais Figura 2: Ciclo PDCA. Fonte: Dreamstime. O PDCA constitui uma importante ferramenta de gestão americana muito utilizada para promover e implantar mudanças. Observe, a seguir, as etapas do processo: P = Nesta fase, acontece todo o planejamento da mudança. Decide- se o que fazer e de que forma fazer. D = É o momento de executar o planejamento. É a fase de pôr em prática toda a teoria. C = Agora, são construídos modelos de avaliação para aferir se o que foi planejado ocorre conforme o que foi executado. O checklist ou lista de verificação é um bom exemplo disso. A = A última etapa é formada pelo feedback do processo. Neste momento, observa-se o que deu certo e mantém; o que deu errado na execução é revisto e novas soluções são implementadas. Estes profissionais, em suas áreas, são monitorados por sistemas integrados que exigem o melhor desempenho de suas funções, como recrutar melhor, gerenciar ciclos cada vez menores de produtos, aumentar controles sobre o investimento e aplicação de recursos financeiros, atingir metas de mercado e gerir o atendimento ao cliente e controle operacional de forma mais eficiente. Organizações que aprendem são constantemente desafiadas a reinventar seus processos. E o curioso é que, na maior parte dos casos, tal comportamento acaba por resultar em maior produtividade e redução/eliminação do retrabalho. Importante 45Sistemas de Informações Gerenciais A evolução no design organizacional afeta diretamente a concorrência quando se estabelece os seguintes critérios básicos de gestão: ▪ A informação deve ser capaz de influenciar mudanças no negócio. ▪ Os processos devem ser monitorados e controlados pela informação. A informação então exerce responsabilidade direta na continuidade do negócio, de forma a atingir excelência em resultados e satisfação dos diversos públicos envolvidos com esta empresa, desdeo governo ao cliente, que consome os produtos e serviços. As ondas de mudança devem trazer aprendizados ao meio gerencial, como a padronização de tarefas, treinamento, bem como a criação de repositório de dados, onde o conhecimento e informação sejam disseminados por toda a empresa. Neste aspecto, os sistemas de informações assumem papel estratégico em socializar o conhecimento contido no saber fazer dos funcionários; desta forma, os sistemas passam a ser um dos maiores ativos de mudança do ambiente organizacional. O brasileiro tem um talento nato, que é o espírito empreendedor, aventureiro e, ao mesmo tempo, persistente. Hoje, o empreendedorismo é assunto de grandes escolas de gestão de todo o mundo. Muito defendido pelo ministro de fazenda e economia, o empreendedorismo representa, hoje, a fórmula básica para países em desenvolvimento, que queiram aumentar o seu PIB. O crescimento da internet na década de 1990 apresentou a possibilidade de um novo canal de marketing e distribuição. As empresas de internet, chamadas de 2.0 – e-commerce ou B2B – apresentaram um novo desafio ao mundo de negócios. Os custos do mercado tradicional, como aluguel, empregados, luz, água, estoque e outros, com o advento das empresas 2.0, foram reduzidos e, com isso, é comum observarmos que as compras pela internet apresentam custos menores, pois elas reduzem parte da cadeia de distribuição, como o atacado, varejo e representantes comerciais. 46 Sistemas de Informações Gerenciais O brasileiro está entre os povos mais empreendedores do mundo. Tal justificativa se aplica ao fato de o brasileiro ser um conjunto de várias nacionalidades, o que demonstra o fato de muitos terem chegado a terras brasileiras com a missão de “vencerem na vida”. O que em primeiro momento representou ameaça a empresas tradicionais, hoje também traz oportunidade de gerar maiores lucros, pois o mesmo estoque, galpão ou centro de distribuição abastece as lojas tradicionais e a compra pela internet. Você sabia que é possível montar um negócio no comércio eletrônico criando sua página gratuitamente? Conheça os sites Wix e Webnode. Para organizar sua aventura empreendedora, é importante seguir um roteiro. 1. Quais estratégias você seguiria em um negócio no comércio eletrônico? 2. Quais produtos e serviços a empresa comercializa? 3. Quais são as áreas mais importantes a este negócio? Ao longo desta unidade, foi possível observar que os sistemas de informações operam em três camadas de informação e que estas representam a hierarquia no uso de sistemas de informações; o login de acesso representa o tipo de informação que o indivíduo terá acesso em sua intranet. Entre as vantagens estabelecidas no negócio, os sistemas de informações atuam no design organizacional e na geração de informações seguras e atualizadas para a tomada de decisão, influenciando processos de melhoria contínua e inovação. Importante 47Sistemas de Informações Gerenciais Referências BATISTA, E. O. Sistemas de informação - o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2005. BIO, S. R. Sistema de Informação um enfoque gerencial. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2008. CÔRTES, P. L. Administração de sistemas de informação. São Paulo: Saraiva, 2008. GOLEMAN, D. et al. Tecnologia e gestão da informação. [S.l.]: Campus, 2009. LAUDON, K. C. Sistemas de informação gerenciais. 7 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. ______. Sistemas de informação gerenciais. 9 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011. ÓBRIEN, J. A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da internet. 3 ed. São Paulo: Saraiva, 2011. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da informação – Aplicada a sistemas de informação empresariais. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2011. STAIR, R. M. Princípios de sistemas de informação, uma abordagem gerencial. 9 ed. [S.l.]: Cengage Learning, 2010. TURBAN, E. Introdução a sistemas de informação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. Infraestrutura de TI - Hardware e Software 49Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… A escolha do tipo de tecnologia a ser empregado nas empresas reflete diretamente no andamento do negócio, ainda mais atualmente, que a cada dia surgem novos programas, aplicativos e plataformas de sistemas. A escolha correta dessa tecnologia também se apoia em outros fatores, como o número de usuário, entrada no comércio eletrônico, redes sociais, expansão de clientes e também de negócios dessa empresa, sem contar as novas funcionalidades inseridas na página da organização. Um aspecto de muita importância no uso da tecnologia de informação é o planejamento de infraestrutura, pois significa a antecipação da possibilidade de ficar ultrapassado e no limite de sua capacidade de utilização. Também podemos chamar de reserva técnica, pois a cada dia mais funcionalidades importantes para as organizações são incorporadas ao sistema de informações. O planejamento da infraestrutura representa uma atitude gerencial que demonstra profissionalismo e vontade de acertar quando o assunto é gestão estratégica da informação. Alguns exemplos de empresas que vivem essa realidade são: bolsa de valores; empresas aéreas; empresas de telefonia; sites de compras coletivas; sites de relacionamento. 51Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos ▪ Diagnosticar a infraestrutura de TI: hardware. ▪ Diagnosticar a infraestrutura de TI: software. ▪ Entender os aspectos principais da administração dos recursos de hardware e software e sua relação com redes no mundo empresarial hoje. ▪ Distinguir o desenvolvimento de projeto de infraestrutura tecnológica para empresas. 53Sistemas de Informações Gerenciais 1. Infraestrutura de TI: Hardware e Software Falando de escalabilidade, veremos que esse assunto também assume grande importância na agenda de investimentos tecnológicos em uma organização. Escalabilidade significa a capacidade que os sistemas, os produtos e o hardware (computador) possuem e que, se tiverem um upgrade (aumento de capacidade ou expansão), torna possível efetuar o atendimento a uma base maior de usuários ou clientes com uma característica fundamental, sem sofrer paralisação, colapso, pane ou deixar de funcionar. Essa possibilidade de ser escalável permite que possamos fazer atualizações, formatações e manutenções no computador a fim de que ele continue em pleno funcionamento. Em nossa casa já fazemos isso quando aumentamos a memória do computador, o processamento, quando trocamos alguma peça que tenha parado, para funcionar de forma mais eficiente, mas chega um momento que não dá mais para incrementar mais mudanças, pois esse investimento fica caro. Então, o que fazer? É hora de trocar de tecnologia. Nas empresas, cada programa instalado deve ser licenciado; assim, garante-se o uso ético da tecnologia, não sendo conivente com a pirataria que, além de ser crime, danifica o equipamento. Um alerta para empresas é que elas devem acompanhar o volume de dados processados, o aumento de requisições na internet e o relacionamento por meio de redes sociais, pois cada uma dessas ações requer maior processamento e velocidade de dados. A não observância dos fatores anteriormente citados acarreta em uma rede lenta, sistema que cai constantemente, vários chamados de manutenção e congestionamento na rede. Importante 54 Sistemas de Informações Gerenciais Figura 1: Exemplo de cabos de rede. Fonte: Dreamstime. A implementação de um novo cabeamento estruturado é fundamental para a atualização tecnológica da organização. Ele deve estar identificado e padronizado com os conectores e com os meios de transmissão de dados para redes de informática e de voz para a telefonia, de modo a ter uma infraestrutura separada quanto ao tipo de aplicação, possibilitando a ligação da rede com os servidores, estações e periféricos. 2. Administração dos Recursos de Hardware e Software e sua Relação com Redes no Mundo Empresarial Pensando eminvestimento em recursos tecnológicos nas organizações é importante lembrar que esse assunto faz parte da agenda de investimentos em tecnologia de informação em ambientes de negócio. 55Sistemas de Informações Gerenciais Tal conhecimento se torna importante a gestores de operações, gerentes de recursos humanos, de logística, de marketing, de finanças e a todos aqueles que fazem contato direto com a gestão da empresa ou que, no futuro, estarão em posição de comando. Tecnologia da Informação Gerentes de Marketing Gerentes de Operações Gerentes de Recursos Humanos Gerente de Logística Gerentes de Finanças Outros gestores de uma empresa Figura 2: Fluxo de informações. Fonte: Elaborado pelo autor. É importante habituar-se à linguagem da tecnologia de informação para cobrar do departamento de tecnologia melhores desempenhos da informação e justificar investimentos. A seguir, serão descritos todos os itens importantes no processo de gestão de recursos tecnológicos na organização. Veja o exemplo de uma empresa pequena de publicidade: 56 Sistemas de Informações Gerenciais Investimento em Recursos Tecnológicos na Organização (RTO) Item Aplicação Valor Adquirir Hardware Investimento para a aquisição de computadores, hardware, equipamentos, impressoras, telefones e outros R$ 20.000,00 Adquirir Software Investimento de aquisição do programa ou da licença de Software, uso que deve ser pago por máquina R$ 35.000,00 Prover a Instalação Investimento para instalar os computadores e programas R$ 12.000,00 Prover o Treinamento Investimento para treinar técnicos e usuários R$ 6.000,00 Prover o Suporte Investimento para manter assistência técnica e suporte R$ 5.000,00 Efetuar a Manutenção Investimento para prover a manutenção de computadores e programas de rede RR$ 3.000,00 Prover a Infraestrutura Investimento na aquisição de equipamentos e para manter a rede em funcionamento R$ 15.000,00 Aferir o Downtime Indicador de qualidade da produtividade da tecnologia de informação R$ 1.500,00 Manter Espaço e Energia Investimentos de forma direta e indireta no custo e manutenção desses recursos R$ 1.000,00 Viabilidade Uso de ferramentas financeiras para analisar o investimento R$ 1.200,00 Tabela 1: Investimento em recursos Tecnológicos na Organização (RTO). Fonte: Elaborado pelo autor. 57Sistemas de Informações Gerenciais Os dez itens que compõem o Investimento em Recursos Tecnológicos (IRT) da organização representam a estratégia de comunicação da empresa que deve fazer parte do Planejamento Estratégico de Tecnologia (PET). Esse investimento coloca a empresa no caminho da modernização e na perseguição da excelência em processos e qualidade. Os itens relacionados à aquisição de hardware e de software estão voltados ao investimento que a organização terá que fazer para adquirir toda a parte física da rede, ou seja, o hardware: computador, monitor, antenas, telefone etc. Figura 3: Exemplos de Software e Hardware. Fonte: Adaptado de Blog bring IT (2017). A parte de software está diretamente ligada à aquisição de programas, em que, para cada equipamento, deve ser comprada ou alugada uma licença. Para os itens voltados à instalação, ao treinamento e ao suporte, é necessário que a empresa decida se funcionários próprios farão esses serviços ou se serão terceirizados. Tal decisão impacta em custos, mas traz comodidades para a gestão do negócio. Software Sistema Operativo Hardware 58 Sistemas de Informações Gerenciais Um exemplo de terceirização do suporte é o de uma impressora que não está funcionando na parte da manhã na empresa AJD. Um funcionário aciona o suporte, que abre uma Ordem de Serviço (OS) para que um técnico vá ao local. Se ficar constatado que o equipamento deve ser trocado, estando em contrato, a troca se realiza e, até o meio da tarde, outra máquina será utilizada no escritório. É assim que os serviços deveriam funcionar. Na sua empresa é assim? Porém, nem tudo funciona como deveria. O item manutenção, por exemplo, dependendo do caso, pode representar o maior investimento feito pela empresa, somando tudo que se investiu em Tecnologia da Informação (TI). Empresas com falha na ética deixam verdadeiros “gatilhos” para que a empresa-cliente abra constantemente OS. Assim, os prestadores de serviço aumentam seus lucros por conta da dependência de manutenção. Figura 4: Fluxograma do processo de manutenção. Fonte: Elaborado pelo autor. O item infraestrutura representa todo o investimento em aquisição e promoção do suporte para que a rede funcione 100%. Inclui os itens: ▪ cabeamento; ▪ conectores; ▪ dutos; ▪ racks de comunicação, entre outros itens necessários ao funcionamento da rede. Computador não funciona Funcionário entra em contato com firma terceirizada Computador é consertado pela terceirização. Dúvida sobre a ética da empresa para surgimento de novas solicitações. 59Sistemas de Informações Gerenciais O downtime representa quanto tempo um sistema fica indisponível em relação à perda de produtividade da empresa. O uso de indicadores é fator de grande importância, pois afere a constância da rede. Um exemplo interessante desse processo é o do sistema bancário quando fica sem funcionar. Verifique, a seguir, qual o melhor downtime: 1. 2h no ano. 2. 2h no mês. 3. 2h por semana. 4. 2h por dia. 5. 2h na manhã, tarde e noite, diariamente. Os indicadores representam quanto mais alto ou baixo é o downtime. Um downtime mais alto representa perda de produtividade, processos que a empresa passará a responder e uma inevitável perda no número de clientes. Há, ainda, o item espaço e energia, que representa o custo social que há por trás desse investimento. Após sua vida útil, os equipamentos são descartados. Hoje, existe a lei de resíduos sólidos, que responsabiliza empresas pelo destino correto dos materiais que carregam em sua composição ouro e até metais pesados e cancerígenos. Enfim, após a quantificação dessa planilha, faz-se necessário avaliar se o investimento é viável, se pode ser feito totalmente ou em partes, se haverá cortes no projeto e de onde sairá o recurso para fomentar essa solução ou, ainda, se é interessante a terceirização. ▪ Terceirização de Serviços Tecnológicos (TST): Os Provedores de Serviços Aplicativos (ASPs) são empresas contratadas com a promessa de gerenciar a rede, salvaguardar os arquivos e passar antivírus na rede. Essas organizações ficam em ambientes selados com proteção contra intempéries da natureza, climatizados com escala de suporte e manutenção ininterrupta, a fim de garantir a seus clientes confiabilidade máxima do serviço de provedor. 60 Sistemas de Informações Gerenciais Provedores de Serviços Aplicativos (ASPS) Figura 5: Fluxograma da rede. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). 3. Desenvolvimento de Projeto de Infraestrutura Tecnológica para Empresas O desenvolvimento do Planejamento Estratégico de Tecnologia (PET) deve indicar qual o projeto da organização para a área de Tecnologia de Informação (TI) e possui papel estratégico. Hoje, representa as áreas de Recursos Humanos, Finanças e Logística. No mundo contemporâneo, a Tecnologia da Informação passou de um setor estratégico de apoio nas empresas para o sucesso de qualquer negócio. Nesse contexto, os diretores das organizações precisam estar capacitados para elaborar um planejamento estratégico em TI. Os sistemas de informações representam um setor estratégico à sobrevivência e manutenção do negócio, garantindo níveis ótimos de produtividade e maturidade na gestão de processos organizacionais. Internet WAN privada Cliente A Cliente B Cliente C Cliente D Cliente E WAN privada Importante 61Sistemas de Informações Gerenciais O olhar para TI deve ser planejado com metas de pequeno e longo prazos, pois nos referimos à área de alimento de informação para a tomada de decisão do negócio como um todo. A estratégia, portanto, contempla investimentos de hardware, sistemas, telecomunicações,acessos dos níveis da organização, desenho e redesenho de cargos a projetos de gestão integrada dos setores à gestão do relacionamento com o cliente (CRM). Figura 6: Estrutura ERP. Fonte: Adaptado de OTK (2019). De forma geral, o PET contempla o planejamento de informação e infraestrutura. Com isso, o plano estratégico representa todos os produtos gerados pela área de TI para o atendimento das demandas da organização. A implementação dessa solução permite que a empresa alcance modernização em seus processos de trabalho, ganhos de produtividade e maior eficiência. Neste capítulo, entendemos como se dá o investimento em hardware, software e periféricos no ambiente de negócios. Também foi possível perceber que a área de TI tem importância fundamental na estratégia operacional da organização. Observamos, ainda, que o investimento total em recursos tecnológicos é um fator de grande importância para a empresa e deve ser planejado no Plano Estratégico Tecnológico. 62 Sistemas de Informações Gerenciais Se a sua empresa ainda não atentou para a importância estratégica da TI no mundo contemporâneo, com certeza está ficando para trás em relação aos seus concorrentes no mercado globalizado. Uma TI atualizada aumenta a produtividade e reduz custos fixos e variáveis. O resultado alcançado com uma TI estruturada não é um aumento nos gastos, ao contrário: é um crescimento na margem de lucro das empresas. Por esse motivo, o mercado exige uma mudança urgente na visão estratégica das empresas. Muitas empresas ainda enxergam a área de Tecnologia da Informação como um custo muito alto para a organização. Porém, é exatamente o contrário: a TI deve ser lançada como investimento alocado nos setores. 63Sistemas de Informações Gerenciais Referências BLOG BRING IT. O que é Hardware? 2017. Disponível em: https://www. bringit.com.br/blog/duvidas-frequentes/que-hardware/. Acesso em: 08 ago. 2019. LAUDON, K. C. Sistemas de informação gerenciais. 7 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. OTK. O que é um sistema integrado e como ele pode ajudar sua empresa a crescer. 2019. Disponível em: https://www.otk.com.br/blog/o-que-e-um- sistema-integrado/. Acesso em: 08 ago. 2019. https://www.bringit.com.br/blog/duvidas-frequentes/que-hardware/ https://www.bringit.com.br/blog/duvidas-frequentes/que-hardware/ Fundamentos da Inteligência de Negócios: Gestão da Informação e de Banco de Dados 65Sistemas de Informações Gerenciais Para início de conversa… Muitas vezes, você deve se perguntar: “Qual a necessidade, na minha carreira profissional, da tecnologia da informação?”. A resposta é simples: a tecnologia da informação está em toda parte do mundo corporativo, e aprender sobre ela permite uma grande percepção para todos que estejam aprendendo sobre gestão de negócios. As organizações contemporâneas dependem muito do uso das tecnologias de informação para desempenhar vários processos de seus negócios. Conhecer o efeito direto que a informação tem sobre o resultado final de uma empresa é o diferencial para gerir um negócio bem-sucedido. Tabela de dados Tabela de dados Tabela de dados Servidor Web Figura 1: Banco de dados relacionais. Fonte: Adaptado de Homehost (2019). Então, os Bancos de Dados Relacionais foram criados para facilitar o acesso eficaz aos dados da empresa, proporcionando aos usuários uma vasta variedade de análises das informações. 67Sistemas de Informações Gerenciais Objetivos ▪ Entender a abordagem do banco de dados para gerenciamento de informações. ▪ Compreender como Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados funcionam. ▪ Distinguir como o banco de dados melhora o desempenho e a tomada de decisão na empresa e sua relação com o gerenciamento dos recursos de dados. ▪ Efetuar a análise e decisão da informação a ser armazenada. 69Sistemas de Informações Gerenciais 1. A Abordagem de Banco de Dados para Gerenciamento de Informações Uma empresa que pensa em cultivar relacionamento com o cliente entende a importância de criar ferramentas para fidelizá-lo. Dados da Associação Brasileira de Marketing apontam que é mais fácil manter o cliente que já existe do que captar novos clientes. Em uma pequena empresa de bairro e pequenos comércios conseguem estabelecer relação de proximidade, pois conhecem pelo nome cada um que entra em seu estabelecimento a fim de adquirir um bem ou serviço. Entretanto, a grande questão sobre esse fato é justamente como se comporta a grande empresa, na qual, todos os dias, centenas de pessoas visitam ou fazem contato. Como estabelecer contato próximo? Você precisa considerar que, com o uso do cadastro e do banco de dados, torna-se possível obter maior proximidade com o cliente. O cadastro – algo simples ao qual não damos a devida importância – representa o elemento onde empresas alimentam seus repositórios para, a partir daí, extrair relatórios de consumo, preferências, assiduidade e pontualidade nos pagamentos, bem como a segmentação de clientes em A, B e C. Por exemplo, um banco pode fazer uso da segmentação: ▪ Prime ▪ Especial ▪ Nome de um artista plástico famoso O banco de dados, então, aplica-se como uma solução técnica a grandes empresas, a fim de estabelecer relacionamento com os clientes e, com isso, melhor gerenciar campanhas, aumentar vendas, efetuar pesquisa de opinião e satisfação e, por meio de sua página (www.com.br), receber sugestões a respeito de produtos e de serviços. Importante 70 Sistemas de Informações Gerenciais O banco de dados contribui para a otimização das atividades da organização, sendo elemento necessário na decisão, e para a criatividade e inovação em processos, produtos e serviços, permitindo melhor entendimento a respeito dos rumos da organização, seus problemas e soluções. 1. Elaborar ações estratégicas para o negócio. 2. Desenhar tendências de consumo. 3. Desenhar perfil de consumidor. 4. Maior empregabilidade dos recursos internos. 5. Gerar insites com os dados obtidos através da operação. 6. Desenvolver funcionários. 7. Gerenciar treinamento. Problema Organizacional Pessoas Solução OrganizacionalOrganização Tecnologia S.I Figura 2: A relação dos sistemas de informações e a solução de problemas. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). 2. Sistemas de Gerenciamento do Banco de Dados Em uma linguagem simples, o banco de dados possui vários arquivos com relação direta entre si. Para ser mais didático, imagine um guarda-roupa muitíssimo arrumado. Observe: 71Sistemas de Informações Gerenciais Figura 2: Guarda-roupa arrumado e organizado. Fonte: Dreamstime. Imagine se cada divisória do seu guarda-roupa fosse uma gaveta do banco de dados, ou seja, se cada roupa (informação) que está no guarda-roupa estivesse em um banco de dados, a informação (roupa) estaria armazenada dentro das gavetas, atrás das portas desse guarda-roupa. Meias na gaveta para meias, sapatos e calças em suas respectivas separações, e por que não dizer, também, arquivos? Arquivos Arquivos Arquivos Arquivos Arquivos Arquivos Banco de Dados Banco de Dados Banco de Dados Banco de Dados Arquivos Arquivos Arquivos Figura 3: Banco de dados e arquivos. Fonte: Adaptado de Dreamstime. 72 Sistemas de Informações Gerenciais Cada empresa deve pensar qual a melhor forma de guardar e disponibilizar a informação para o seu negócio. É essa informação que alimenta a tomada de decisão. Então, o seu guarda-roupa é um bom exemplo da aplicação de um banco de dados: você acessa sempre que convier e encontra armazenados (registrados) roupas, coisas, nomes e dados. Portanto, um guarda-roupa ou um banco de dados deve ser organizado de acordo com nossa necessidade de uso e estar sempre organizado para que o acesso à informação seja rápido, acessível e de simples utilização. O programador é responsável pela construção do banco de dados, mas essa construção não é algo feito somente por ele. Nesse momento, são recrutados funcionários com disposição de contribuir com ideiasna construção dessa solução (banco de dados). Essa mesma equipe multidisciplinar atua na fase de construção, criação, desenvolvimento, teste e uso do sistema. Livro: ID_Livro ISBN_Livro Titulo_Livro Preço_Livro Categoria_Livro ID_Editora Venda: ID_Venda ID_Pedido ID_Cliente Data_Venda Desconto_Venda ValorBruto_Venda Editora: ID_Editora NomeFantasia_Editora RazaoSocial_Editora Endereço_Editora Telefone_Editora Cliente: ID_Cliente Nome_Cliente RG_Cliente CPF_Cliente Endereço_Cliente Pedido: ID_Pedido ID_Livro Qtd_Pedido Figura 4: Exemplo de construção do banco de dados. Fonte: Elaborado pelo autor. Importante 73Sistemas de Informações Gerenciais O banco de dados, com todo o desenvolvimento de raciocínio, representa um repositório de dados, com uma relação de dependência entre eles, abrangendo informações diversas inerentes à operação do negócio. Dessa forma, um sistema integrado torna possível gerar relatório de tudo que quisermos para todas as áreas da organização; basta o programador ter criado essa condição. Figura 5: Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD). Fonte: Elaborado pelo autor. O relatório das atividades de uma empresa ao fim de um mês representa a relação de interação de diversos relatórios da empresa. Ao fim desse relatório, é gerado o resultado da operação do mês. Há várias maneiras de identificação da informação. Veja o caso de guia de anuário de uma empresa telefônica. Sobrenome + Nome Endereço Nº de telefone 2 + + Figura 6: Tabela de clientes. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). Se você tem mais de 30 anos lembra como era ir ao consultório do dentista e ver a atendente retirar de imensos armários sua ficha para que, com isso, o dentista responsável pelo seu tratamento anotasse os procedimentos realizados. 74 Sistemas de Informações Gerenciais Vamos pensar que o diretor desse consultório quer fazer um levantamento de quantas obturações foram feitas no mês de junho do ano passado e comparar com algum mês do presente ano. Esse resultado não seria rápido. Com o uso de banco de dados, em segundos é possível encontrar a resposta, acelerando, assim, a tomada de decisão. A tomada de decisão exige que a informação seja categorizada. Observe o Quadro 1: Entidade: Atributo: Sobrenome (2) Nome, endereço e número do telefone (1) Fornecedor (2) Nome e endereço (1) Peça (2) Preço (1) Quadro 1: Formulário de informação. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). A informação “entidade” representa a informação principal, que, para o banco de dados, representa o que irá resgatar o cadastro no sistema. Já a informação “atributo” são os dados relacionados à informação entidade, que pode ser um tipo de informação qualquer, mas, para o programador, é o que distingue um registro do outro. O banco de dados chamado de relacional é o mais utilizado em comparação a outros, pois relaciona e organiza os dados entre si. Se um banco de dados não faz essa relação, precisa passar por um processo de normalização. Essa é uma ação de simplificação de arquivos complexos a fim de organizar a sua relação com os demais arquivos que compõem o banco de dados – no nosso exemplo, a conexão de todas as gavetas do guarda-roupa – e, com isso, não perder dados. Os tipos de banco de dados mais comuns agrupam dados entre si, organizando os dados em tabelas bidimensionais. 75Sistemas de Informações Gerenciais X W Número W Nome W Rua W Cidade W Estado W CEP 8259 8261 8263 CBM Inc B.R. Molds Jackson Campos 74 DQX 85N.I 90 Campos DQX N.I Belford Roxo RJ RJ RJ 80228088 80219092 83229193 Z 8444 Bryant Corporation 72 Ten. Jose dias Niterói RJ 84449900 Legenda: W = Campo – Atributos – Colunas (Relacionais) Z = Linhas – Registros – Tuplas – Dados específicos, fornecedor. X = Campo-chave Tabela 1: Banco de dados relacional. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). A informação chamada de campo-chave, na Tabela 1 é toda a coluna X, representa a informação principal, em que se identifica o registro principal da informação e, atrelados a ela, os atributos. É também chamada de informação-chave ou primária. Já as linhas desse arquivo, conforme a Tabela 1, representam o Z, que também pode ser chamado de registros, tuplas e apresentam, nesse caso, dados do fornecedor. É também uma informação atributo da informação entidade. Por fim, o W é representado pelas colunas e recebe o nome de campo, atributo ou coluna. Fornecedor Um para muitos Peça Relacionamento Figura 7: Relacionamentos com a informação. Fonte: Adaptado de Laudon (2007). 76 Sistemas de Informações Gerenciais Na Figura 7, está representada a conexão do banco de dados. O símbolo com duas barras em paralelo demonstra uma relação um para um, que é a única tendo fornecedor e peça. Já o item peça traz um símbolo semelhante a um tridente e traz o significado de uma relação um para muitos, ou seja, das várias peças que um pedido de mercadoria possa ter, isto é, aquela peça é única para aquele pedido do dia. RELAÇÃO UM para Um Um para Muitos Muitos para Muitos Quadro 2: Tipos de relações no banco de dados. Fonte: Elaborado pelo autor. No Quadro 2, estão apresentadas as relações possíveis em um banco de dados. Tal relação permite que o movimento de compra de um produto gere entrada de dinheiro no caixa, desconto de unidades do estoque, relatório de produtividade, informações para o contas a pagar e a receber, resultado de treinamento de funcionário, entre outros. Vejamos exemplos de alguns tipos de relacionamentos possíveis no MER (Modelo de Entidade e Relacionamento): Um para um (1 para 1) - Indica que as tabelas têm relação única entre si. o programador escolhe qual tabela vai conter a chave estrangeira. Um para muitos (1 para N) - A chave primária da tabela, que tem o lado 1, vai para a tabela do lado N. No lado N, ela é denominada chave estrangeira. Muitos para muitos (N para N) - As tabelas têm entre si relação n..n, sendo preciso criar uma nova tabela com as chaves primárias das tabelas envolvidas, ficando, assim, uma chave composta, formada por vários campos-chave de diversas tabelas. A relação se reduz para uma relação 1..n, sendo que o lado n ficará com a nova tabela criada. 77Sistemas de Informações Gerenciais Vale ressaltar que os relacionamentos 1 para 1 e 1 para N podem ser mapeados diretamente em chaves estrangeiras nas tabelas originais. Já o relacionamento N para N exige o uso de uma tabela auxiliar. Um para Um Área de Recursos Humanos Dados de um funcionário Empresas de Telefonia Número de telefone Correios CEP de uma residência CNPJ Identidade de uma empresa CPF Identificação de uma pessoa Matrícula De um aluno em uma Universidade Código do Cliente Identifica um usuário Light Quadro 3: Relacionamento entre banco de dados. Fonte: Elaborado pelo autor. Um para Muitos Fornecedor Peça Supermercado Itens comercializados Universidade Leques de cursos Bairro Varias ruas em seu perímetro País Identificação de uma pessoa Cidade De um aluno em uma universidade Código do Cliente Identifica um usuário Light Quadro 4: Relacionamento entre banco de dados. Fonte: Elaborado pelo autor. 78 Sistemas de Informações Gerenciais Nos Quadros 3 e 4 é possível observar exemplos do cotidiano das relações entre banco de dados. Quando, dos dois lados, são muitos para muitos, dizemos ser uma relação muito para muitos. Por exemplo: a situação em que um pedido de um único fornecedor de muitas peças e peças sendo solicitadas de vários pedidos. A relação existente no banco de dados é chamada de Concatenada ou Inserção, como apresentado na Figura 8. Fornecedor Peça Fornece Item É pedida É fornecida Contém Pedido Pertence Inclui Figura 8: Concatenada ou Inserção. Fonte: Elaborado pelo autor. É no exemplo da Figura 4 que se aplica o processo de normalização. Na Figura 9, apresenta-se um exemplo de funcionamento de um banco de dados para a área de Recursos Humanos, mas que funciona com o mesmo princípio para outras áreas, como finanças,
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