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Escola Estadual de
Educação Profissional - EEEP
Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
Curso Técnico em Eventos
Gestão de Eventos
Governador
Vice Governador
Secretária da Educação
Secretário Adjunto
Secretário Executivo
Assessora Institucional do Gabinete da Seduc
Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC
Cid Ferreira Gomes
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Maurício Holanda Maia
Antônio Idilvan de Lima Alencar
Cristiane Carvalho Holanda
Andréa Araújo Rocha
Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
Caros estudantes! 
Sabemos que o turismo, no Brasil, tem se destacado como atividade econômica em plena 
expansão. Esse crescimento tem apresentado impactos positivos no desenvolvimento do país, 
estimulando as economias locais, resultando na geração de emprego e renda, além de diminuir as 
desigualdades sociais e regionais, e pode-se dizer com segurança que o setor de eventos se 
destaca como uma das mais importantes ramificações do turismo. 
O segmento do turismo de eventos é a solução para a crescente necessidade de ampliação 
dos setores de agenciamento, hotelaria, catering e transporte, frente à expansão do volume de 
negócios desenvolvidos no mix de eventos. Portanto, esse segmento é imprescindível para o 
desenvolvimento da economia local, bem como, a diminuição da sazonalidade nos destinos 
turísticos. 
É nesse sentido que a Secretaria de Educação do Estado do Ceará através do projeto das 
escolas de educação profissional apresenta o curso técnico em eventos para os jovens que 
desejam inserir-se no mercado de trabalho da cadeia produtiva de eventos. 
Esses jovens serão aptos no planejamento, organização, coordenação e execução dos 
serviços de apoio técnico de eventos e cerimoniais, utilizando o protocolo e etiqueta formal e, ao 
final do curso, poderão atuar em empresas de eventos, meios de hospedagem, instituição públicas 
e privadas, cruzeiros marítimos, restaurantes e buffes. 
É certo que para a inserção do mercado de trabalho e serviços do segmento de eventos é 
necessário a qualificação de nossos jovens, nesse sentido elaboramos esse material didático 
pedagógico como um instrumento de apoio as aulas presenciais. Esse material não é a única fonte 
de informação, apenas iniciará o conteúdo que poderá ser ampliado por meio de pesquisas na 
biblioteca da própria escola, visitas técnicas de campo e participações em eventos ligados a área, 
bem como, com a ajuda importante dos professores. 
 
Desejo a vocês um bom trabalho nesta fase de seus estudos. Bom desempenho a todos! 
 
SEDUC 
 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
PROGRAMA DA DISCIPLINA 
 
DISCIPLINA: Gestão de Eventos 
CARGA HORÁRIA: 40h 
 
EMENTA: 
 O hotel como promotor e/ou sede do evento, a relação e as ações administrativas entre os 
vários setores do hotel na realização de um evento; estudo de sistema integrado de gestão dos 
serviços destinados à viabilização do evento nos espaços do hotel. 
 
OBJETIVOS: 
 Proporcionar o conhecimento dos princípios básicos da organização de eventos nos meios 
de hospedagem, observando as técnicas de atendimento, negociação com clientes e mercado 
hoteleiro. Introduzir conceitos básicos e operacionalização desses serviços, bem como, identificar a 
importância mercadológica dessa atividade como gerador de receitas e a redução dos efeitos da 
sazonalidade nos meios de hospedagem. 
 
HABILIDADES E COMPETÊNCIAS: 
Conhecer o cenário econômico no qual o evento se insere. Desenvolver técnicas de 
planejamento, coordenação, direção e controle de eventos e visualizar o processo de criação de 
um evento com um todo. 
 
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 
 
Unidade I (10 h/a) 
 Panorama do mercado hoteleiro atual para eventos do global ao local. 
 Interface do evento com outros departamentos do hotel 
 Estudo da análise da rentabilidade do evento para o hotel 
 
Unidade II (10 h/a) 
 Estudo da análise da concorrência na hotelaria 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
 Captação de eventos para o hotel 
 Elaboração de propostas e orçamentos: preço, condições de pagamento, reservas de salas, 
briefing. 
 
Unidade III (10 h/a) 
 Etapa de organização do evento em hotéis: pré-evento; trans-evento e pós-evento 
 Formas de pagamento e comissionamento 
 Organização do trabalho / Plano de trabalho 
 
Unidade IV (10 h/a) 
 Elaboração de relatório pós-evento 
 Perfil e competência do profissional 
 Serviços terceirizados 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
 
UNIDADE I 
Panorama do mercado hoteleiro atual para eventos do global ao local............................................05 
Interface do evento com outros departamentos do hotel................................................................. 08 
Estudo da análise da rentabilidade do evento para o hotel...............................................................11 
UNIDADE II 
Estudo da análise da concorrência na hotelaria................................................................................14 
Captação de eventos para o hotel ...................................................................................................16 
Elaboração de propostas e orçamentos: preço, condições de pagamento, 
reservas de salas, briefing.................................................................................................................18 
UNIDADE III 
Etapa de organização do evento em hotéis: pré-evento; trans-evento e pós-evento.......................24 
Formas de pagamento e comissionamento......................................................................................26 
Organização do trabalho / Plano de trabalho....................................................................................27 
UNIDADE IV 
Elaboração de relatório pós-evento ..................................................................................................30 
Perfil e competência do profissional..................................................................................................30 
Serviços terceirizados........................................................................................................................31 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................................................32 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
UNIDADE I 
1. PANORAMA DO MERCADO HOTELEIRO ATUAL PARA EVENTOS DO GLOBAL AO 
LOCAL. 
 
A realização da Copa do Mundo em 2014 e dos Jogos Olímpicos em 2016 pode trazer uma 
série de benefícios para o Brasil, em especial para o setor de turismo. A cobertura jornalística em 
todo o mundo colocará o país em evidência, o que constitui uma grande oportunidade de maior e 
melhor divulgação de nossos atrativos turísticos e de elevação, de forma permanente, do fluxo de 
turistas estrangeiros para o Brasil. 
 
O fato de sediar eventos dessa magnitude, por si só, não é garantia de que o país tenha 
sucesso em atrair mais turistas. É necessário preencher lacunas na oferta turística. Pesquisa do 
Fórum Econômico Mundial divulgado em março de 2011 posicionou o Brasil em 52º lugar no 
ranking de competitividade no turismo, entre 139 países analisados. Entre os 14 quesitos 
avaliados, as infra-estruturas de transporte terrestre e aeroportuário, a violência e a mão de obra 
qualificada foram os principais responsáveis pela mediana posiçãobrasileira. 
 
Contudo, a realização dos eventos esportivos deverá ter um papel catalisador para romper o 
isolamento vivido pelo país na última década, impulsionar investimentos privados e públicos e 
prepará-lo para atingir uma nova escala em termos do recebimento de turistas estrangeiros. Sem 
dúvida, contribuirá ainda para alimentar a dinamização já vivenciada pelo turismo doméstico nos 
últimos anos. 
 
Um empreendimento hoteleiro requer de três a quatro anos para o seu início operacional e 
mobiliza elevados volumes de capital para realizar os investimentos iniciais, de longo prazo de 
maturação. Além disso, necessita de inversões adicionais e periódicas para manutenção e 
modernização das construções, sem as quais não é possível sustentar sua competitividade, o 
padrão de suas tarifas e seu nível de receitas. 
 
Além dos requisitos de capital, a hotelaria também demanda muita mão de obra, tanto na 
etapa de construção como na de operação do empreendimento, quando emprega uma gama 
diversificada de profissionais para o atendimento das diferentes necessidades dos hóspedes e do 
próprio negócio. Atenção especial é prestada à qualificação desses profissionais, fator 
determinante da qualidade e da diferenciação dos serviços prestados. 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
O mercado hoteleiro é ainda bastante segmentado. Cada localidade combinada a uma 
categoria de hospedagem forma um segmento particular. Cada cidade constitui um mercado 
diferente dos demais, mercado esse fragmentado em distintos subsegmentos hoteleiros que não 
competem ou pouco competem entre si. Por exemplo, em uma determinada cidade, os hotéis cinco 
estrelas não competem com as pousadas três estrelas; já os hotéis quatro estrelas sofrem alguma 
concorrência dos hotéis três estrelas. 
 
1.1 Turismo de lazer e Turismo de negócios 
 
A noção de turismo está associada, pelo senso comum, ao que se convencionou chamar 
turismo de lazer. São viagens motivadas pela busca do entretenimento em praias, no campo, em 
cidades com ricos acervos culturais, históricos ou naturais; em parques temáticos, em resorts que 
ofereçam serviços especializados ou diferenciados etc. Porém, há um segundo segmento, o de 
turismo de negócios, que gera um significativo fluxo de turistas, local e internacional, e promove, 
proporcionalmente, uma demanda por serviços hoteleiros mais intensa do que a do turismo de 
lazer. Como o nome já diz, a motivação para as viagens nesse segundo segmento é algum 
compromisso de natureza profissional, o que inclui a participação em congressos, seminários, 
feiras etc. 
 
Cabe destacar que o turismo de negócios se consolidou como um ramo bastante dinâmico e 
promissor. Não se pode deixar de registrar a sazonalidade, outra marcante característica do 
turismo e, portanto, do mercado hoteleiro. A repetitiva oscilação da demanda turística define o que 
se convencionou chamar de alta e baixa temporadas, os períodos de maior e menor procura por 
atrativos turísticos e serviços hoteleiros. Em ambos os hemisférios, o verão, associado à ocorrência 
das férias escolares, constitui o período de alta temporada. 
 
A elevação da taxa de ocupação nos períodos de baixa temporada é um objetivo 
perseguido pela hotelaria em todo o mundo. A promoção do turismo de negócios por meio de 
congressos, seminários e feiras é uma estratégia comumente empregada. Destinos com forte 
mercado de turismo de negócios, como é o caso do Rio de Janeiro, conseguem desse modo 
suavizar os efeitos da sazonalidade. A organização de eventos com capacidade de atração de 
público de outras localidades, como festivais de música, de gastronomia, festas populares etc., 
constitui também alternativa para essa finalidade. 
 
 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
1.2 A estrutura do mercado 
 
O turismo de negócios foi o que mais cresceu nos últimos anos. O Brasil já ocupa a sétima 
posição em número de eventos internacionais, e São Paulo a 12ª colocação entre as cidades. 
Proporcionalmente, o turismo de negócios é o que mais demanda hotéis. Esse despertar do 
potencial turístico brasileiro provocou uma corrida dos grandes grupos internacionais e de 
investidores locais por todo o país. 
 
Estatísticas da Embratur apontam para investimentos feitos pela iniciativa privada no total 
de US$ 6 bilhões, entre 1998 e 2002, na construção ou ampliação de 300 hotéis, flats, pousadas, 
centros de convenções e 10 parques temáticos, que criaram 140.000 empregos diretos. 
 
A cidade de São Paulo recebeu grande parte desse total. Até 2003, foram inaugurados 
outros 1500 apartamentos de hotéis cinco estrelas, com o aumento de 50% da oferta em apenas 
três anos. O número de flats de 3 e 4 estrelas também explodirá: serão outros 26.000 
apartamentos em 125 novos empreendimentos, com investimento de R$ 2,6 bilhões. 
 
O ano de 2011 foi positivo para a capital cearense se fortalecer cada vez mais como um 
destino para grandes eventos. O mercado está bem aquecido e um dos hotéis que mais se 
destacou neste setor, foi o Marina Park Hotel, oferecendo os grandes espaços da Capital cearense 
para hospedagem, realização de eventos ou festas de encerramento de congressos. 
 
Os investimentos realizados por empresários e Governo Federal, Estadual e Municipal 
revelaram-se este ano. Novos espaços, que ampliaram em 100% a capacidade dos hotéis para 
sediar eventos, foram decisivos para aumentar a procura e proporcionar satisfação aos clientes. 
Durante todo o ano, grandes eventos reforçaram a posição de Fortaleza no competitivo mercado 
de turismo de negócios. 
 
Como hotel dos grandes eventos, o Marina sagrou-se campeão e vai fechar o ano com a 
realização de 786 eventos, 74 a mais do que em 2010. Os maiores e mais representativos foram o 
60º Congresso Brasileiro de Coloproctologia, o XXXVIII Encontro de Oficiais de Registro de Imóveis 
e o XV Congresso Brasileiro de Veterinários Especialistas em Suínos. 
 
Além destes, outros eventos realizados na cidade renderam hospedagem e festas de 
encerramento, como a 52ª Convenção Nacional do Comércio Lojista, o CBDE - Campeonato 
Mundial Escolar de Futebol e o 58º Congresso Brasileiro de Anestesiologia. 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
2. INTERFACE DO EVENTO COM OUTROS DEPARTAMENTOS DO HOTEL 
 
Os meios de hospedagem são o maior setor dentro da economia turística, uma estrutura 
importante na região da destinação sede do evento. É composto por extrema heterogeneidade de 
equipamentos e serviços e será eleito como condição primordial no processo de organização do 
evento por todo diferencial que puder oferecer e que satisfaça as motivações dos visitantes, sejam 
de trabalho ou de lazer. 
 
O turismo interno é o mais importante para os serviços de hospedagem. Nos fluxos 
domésticos, o turismo de lazer é o principal gerador de ocupação para hotéis e pousadas no Brasil. 
Proporcionalmente, contudo, o turismo de negócios é o que mais demanda hotéis e o que mais 
cresceu nos últimos anos. Isso significa que sua expansão é a mais benéfica para a hotelaria. O 
mercado de turismo no Brasil vem sustentando tendência de crescimento nos últimos anos, e o 
segmento hoteleiro vem conseguindo recuperar suas taxas de ocupação. 
O hotel deverá possuir um departamento de eventos, que ficará responsável pela captação 
e a negociação. Para que o setor de vendas possa funcionar de maneira eficiente, é preciso que o 
hotel disponha de material informativo de qualidade, descrevendo as instalações e serviços 
oferecidos. 
Para que ocorra uma boa prestação de serviços na hotelaria com a oferta de eventos, os 
empreendimentos hoteleiros e os profissionais devemestar preparados para as rotinas inerentes 
ao setor. Cada departamento do hotel tem suas atividades específicas e junto á elas devem ser 
adequar a nova rotina de realizações de eventos. 
 
As áreas departamentais dos hotéis variam de acordo com seu tamanho e com sua 
categoria, podendo muitas vezes não existir um certo departamento ou apenas ter uma diminuição 
no quadro funcional. A seguir, as principais funções e características dos departamentos hoteleiros 
e sua relação com o setor de eventos: 
 
RESERVAS 
O departamento de reservas de um hotel tem como principais funções o registro de 
reservas de apartamentos, tanto para reservas individuais como de grupos, as alterações destas 
reservas, como o atendimento ao cliente, tanto físico como jurídico. 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
As reservas podem ser feitas diretamente (cliente / hotel), ou indiretamente (agência / hotel). 
Por isso os atendentes de reserva têm que ser altamente cordiais e informados sobre o serviço que 
está vendendo está ciente da programação de eventos do hotel, como também de eventos que 
estejam ocorrendo na cidade. 
RECEPÇÃO 
A recepção desenvolve atividade responsável pelo registro de hóspede, pelas vendas para 
hóspedes walk-in, pela emissão de aviso de entrada e saída de hóspede, pela mudança de 
hóspede de apartamento, pela emissão de lista diária de hóspedes e pela elaboração de sua saída. 
Os atendentes possuem uma alta responsabilidade de um bom atendimento, com agilidade 
e cortesia. Muitas vezes devem saber evitar o nervosismo, saber escutar, evitar discussões e 
acima de tudo, buscar soluções. A aparência é fundamental. Os recepcionistas devem saber 
informar sobre a programação de eventos que estão ocorrendo ou serão realizados no 
empreendimento ou na cidade. 
CONCIÉRGE OU PORTARIA 
As tarefas são de acordo com a necessidade do hóspede: comunicações internas e 
externas para os hóspedes, controle de chaves ou cartão para acesso aos apartamentos, 
distribuição de jornais, revistas, organização do lobby do hotel e controle visual das entradas e 
saídas dos hóspedes e visitantes. 
O conciérge precisa estar totalmente interligado com a vida cultural da cidade. Ele deve 
saber onde se localiza os melhores restaurantes, o que está acontecendo na vida noturna e 
cultural, isso para poder passar as informações aos hóspedes que a necessitem. 
TELEFONIA 
A telefonia tem como principais tarefas: cuidar das comunicações internas dos hóspedes, 
controlar ligações telefônicas, emitir notas de despesa de telefone, despertar os hóspedes. É 
necessário que o funcionário possua uma voz clara e expressiva, uma boa dicção, memória, 
atenção e presteza. Hoje é necessário que se fale pelo menos dois idiomas, para um melhor 
atendimento aos clientes. 
 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
LAZER 
Hoje o lazer virou uma necessidade. O homem busca se refazer fisicamente e 
psicologicamente do stress da vida moderna. Com isso o departamento de recreação e lazer dos 
hotéis virou uma peça chave para atrair clientes e satisfazê-los. 
Cabe a esse departamento desenvolver, coordenar e organizar as atividades de lazer, 
controlar os estoques, preparar relatórios de aceitação e, possuir, uma boa educação, cordialidade, 
entusiasmo e disposição. 
GOVERNANÇA 
A governança é o departamento que supervisiona arrumação, faxina e limpeza de 
apartamentos e áreas sociais do hotel, das áreas de jardim interno, da lavanderia e movimento das 
roupas de cama, mesa e banho, tanto do estabelecimento, como o do próprio hóspede. 
Responsabilidade e organização são uma das características fundamentais para os funcionários da 
governança. Este setor também é responsável pela limpeza, organização e decoração das áreas 
de eventos, bem como seus utensílios. 
ALIMENTOS E BEBIDAS 
A área da alimentação é um outro complexo administrativo dentro dos hotéis. A gerência de 
alimentos e bebidas agrega os seguintes setores: restaurante, banquetes, cozinha, copa, bar, entre 
outros, dependendo do tamanho do estabelecimento. Setor responsável pela elaboração de 
cardápios para eventos e serviços de mesa. 
COMPRAS 
O setor de compras tem como responsabilidade adquirir as mercadorias necessárias para o 
funcionamento do hotel, levantar preços, contatar fornecedores e emitir ordens de compra. 
MANUTENÇÃO 
O desejo de obter um equipamento podendo gerar sua máxima capacidade de produção, se 
dá através da manutenção. Com isso promoverá uma garantia da qualidade do serviço a ser 
prestado ao seu cliente. 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
As manutenções se dividem em: preventiva (evita ao máximo os consertos e reduz os gatos 
futuros), e a corretiva (o equipamento já apresenta uma avaria). Setor com responsabilidade de 
verificar os equipamentos que serão utilizados durante os eventos. 
MARKETING 
A função do marketing na hotelaria é captar, permanentemente, as necessidades, os 
desejos e as expectativas dos clientes. Os setores que subdividem o marketing num hotel são: 
departamento de pesquisa de mercado, departamento de comunicação, departamento de eventos 
e departamento de vendas. 
DEPARTAMENTO DE VENDAS 
O departamento de vendas compõe-se, de um coordenador e alguns promotores. Passam 
geralmente o dia na rua visitando empresas e seus clientes jurídicos, demonstrando seu produto, 
enfocando seus serviços, fechando acordos, descontos e promoções. 
 
3. ESTUDO DA ANÁLISE DA RENTABILIDADE DO EVENTO PARA O HOTEL 
 
 
Com toda a sua estrutura voltada para a prestação de serviços em hospedagem, eventos e 
restaurante e o atual panorama do turismo de eventos, vem propiciando ao Brasil grandes 
vantagens competitivas, sendo responsável também pelo aumento do fluxo de turistas domésticos 
e estrangeiros pelo país. 
 
O turismo no Brasil mostra sérios problemas de formatação de seu produto turístico que ainda 
persistem em fazer do país um destino de baixo fluxo receptivo quando comparado a outras 
regiões do mundo com bem menos atrativos. Nesse sentido, o turismo de eventos desponta como 
alternativa viável para o fomento do turismo nacional devido às suas características 
empreendedoras que fazem dele um gerador de infinitos benefícios socioeconômicos e culturais, 
uma vez que a indústria de eventos, ligada ao turismo, também tem grande papel no 
desenvolvimento das cidades. 
 
O poder público deve colocar em prática uma série de medidas de melhoria de infraestrutura 
que vão possibilitar que uma cidade sedie um evento, mas que depois são aproveitadas em 
benefício da comunidade. A iniciativa tem melhorias, na ocupação hoteleira quando o trabalho da 
captação é feito para baixa estação, reduzindo a sazonalidade. 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
O turismo de eventos é considerado como de alta rentabilidade, uma vez que o turista de 
eventos possui maior gasto médio que o turista de lazer, normalmente retorna mais vezes e com 
maior tempo de permanência no destino. 
 
A demanda do mercado de eventos é determinada pelo preço do bem ou serviço turístico 
oferecido, serviços substitutos, nível e distribuição de renda, número e idade dos consumidores, 
preferências, fatores de moda e outros. Os preços são um reflexo dos custos e levam à eficiência 
distributiva, pois custos menores significam aumentos no volume de negócios e maiores benefícios 
em geral. Já a oferta depende de seu preço, das condições em que é produzido e a tecnologia 
utilizada e os preços dos insumos necessários. 
 
Em São Paulo qualquer tipo de evento tem sucesso garantido, é a metrópole quemais promove 
eventos na América do Sul (Guia do Planejador de Eventos SPCVB, 2004 SPCVB, 2004). Entre os 
fatores que contribuem para esta situação está a infraestrutura existente de cadeias hoteleiras 
modernas e eficientes com dezoito mil meios de hospedagem atuantes, conforme informação da 
Associação Brasileira da Indústria Hoteleira (www.abih.com.br), acompanhada da vida vibrante da 
cidade com serviços de gastronomia, entretenimento e compras. Nos últimos dois anos foram 
construídos trinta mil apartamentos, fazendo com que a cidade praticamente duplicasse sua 
capacidade de hospedagem. 
 
Segundo Canton (2004), a hotelaria tem recebido dos eventos, importante contribuição, dentre 
elas: equilíbrio entre oferta e demanda; previsão de demanda, o que facilita a prestação dos 
serviços; menor investimento e mais direcionados; possibilidade de maior permanência dos 
hóspedes e em função disso maior ganho; crescimento de outros serviços em tempo de crise; 
efeito multiplicador dentre os participantes dos eventos. Castelli (2001) ainda complementa: 
redução dos problemas de sazonalidade, pois o mercado de eventos se concentra na baixa 
estação; geração de emprego e de renda; mobilização do mercado turístico. 
 
A área de eventos tem sido a grande aliada dos hotéis e flats nos dias de hoje, pois a maioria 
dos eventos vem acompanhada de grupos de hospedagem. Num estudo feito nos meses de março 
a junho do ano de 2004 a média de hospedagem gerada por grupos de eventos internos dos hotéis 
representou 10% do total de apartamentos vendidos no mesmo período. E a receita total da área, 
incluindo restaurante, salas e hospedagem representou 12% do faturamento total dos hotéis 
(DAILY SALES REPORT, 2004). Estes hóspedes movimentam todas as áreas do hotel e interferem 
na receita final do mês, ou seja, desde o café da manhã já incluso na diária até os extras como 
frigobar e lavanderia acrescentam faturamento. E nestes grupos o consumo de extras é bem maior 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
que em casos de reservas individuais, pois em muitos grupos não apenas as diárias dos 
apartamentos, mas também todos os extras são pagos pela empresa. Quando falamos de 
particulares, o consumo de extras é muito pequeno em quase todos os casos. 
 
Podemos concluir que a área de eventos dos hotéis vem ganhando espaço por exigência do 
mercado e cada vez mais os dois segmentos caminham lado a lado. Os hotéis que não investem 
neste setor perdem clientes e podem por em risco o seu negócio. Verificamos que a receita gerada 
pelos eventos reflete diretamente no rateio mensal e influencia inclusive no investimento anual no 
empreendimento, para entender melhor podemos concluir que se o retorno mensal gerado pela 
unidade agrada tanto os donos das unidades que no final de cada ano novos investimentos são 
feitos e não apenas para manutenção e recuperação do prédio, mas também em novas idéias e 
novas tecnologias, modernizando o empreendimento e fazendo com ele se destaque no mercado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
UNIDADE II 
 
1. ESTUDO DA ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA NA HOTELARIA 
 
Nas últimas décadas o turismo no Brasil tornou-se um papel importante na economia do 
país. Muitas ações foram tomadas tanto por parte do governo como pelas empresas privadas no 
intuito de incrementar o número de turistas no país. Algumas dessas ações não tiveram muito 
sucesso, mas, de qualquer maneira, houve um sensível aumento de entrada de turistas 
estrangeiro, assim como, o brasileiro passou a viajar mais pelo seu país. Diretamente ligado a esse 
processo, está a hotelaria no país. Despreparados e sem profissionalismo algum, a malha hoteleira 
se viu obrigada a reavaliar o seu papel no mercado e a mudar de estratégia. Novas bandeiras 
apareceram, novos turistas também e a hotelaria “sucateada” brasileira se viu obrigada a tomar 
novos rumos. Aqueles que conseguiram sobreviver estão enfrentando dificuldades para enfrentar 
concorrentes preparados, com conforto e preço. Aqueles que não agüentaram, resolveram fechar 
as suas portas e mudar de ramo de atividade. 
 
Se analisarmos a história da hotelaria brasileira, é possível verificar que sempre está 
atrelada ao empreendimento familiar e como uma opção secundária de incremento financeiro para 
seu proprietário, que já tinha uma outra fonte de renda. No entanto, a partir da segunda metade do 
século XX que realmente se percebe maior interesse no setor hoteleiro e na sua profissionalização. 
Outro fato que também influenciou a hotelaria brasileira foi a mudança do perfil do nosso turista. 
Até então, as viagens internacionais eram dispendiosas se comparasse com os gastos no turismo 
interno. Dias e Pimenta (2005, p. 53) dizem que “o aumento do nível de exigência do consumidor 
faz parte de um irreversível processo evolucionário do mercado, com clientes que, além de maior 
acesso à informação, têm facilidades de transportes e viajam mais, dispondo de elementos para 
comparação”. 
 
Com a estabilização da moeda e equilíbrio econômico, os brasileiros viajam mais e criam 
novas necessidades e desejos. O que antes uma boa cama e um banheiro higienizados eram 
necessários para o turista, atualmente isso não basta para a satisfação do hóspede. As marcas 
internacionais passaram a ser sinônimo de qualidade de serviço causando um desconforto à 
hotelaria independente e obrigando a renovação e mudanças de atitudes. Graças a esse novo 
perfil de demanda e a concorrência com as redes internacionais que entram no país com qualidade 
e preços baixos e competitivos, há o aumento do parque hoteleiro e os hotéis independentes 
investem na melhoria do produto (AMARAL e CARVALHO, 2004). 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
Uma opção que pouco é entendido pela maioria das pessoas é a hospitalidade. 
Provavelmente o seu significado está no imaginário das pessoas como sendo o receber bem o 
visitante dentro da sua casa ou da sua cidade, porém, a sua abrangência é muito maior que se 
possa imaginar. Grinover (2002, p.26) define hospitalidade como sendo o “ato de acolher e prestar 
serviços a alguém que por algum motivo esteja fora do seu local de domicílio.” Buscar o 
aperfeiçoamento do saber receber seus hóspedes significa a atenção que se dá para os mesmos. 
A maneira de como falar e se dirigir ao cliente passa a ter mais importância que o processo de 
trabalho em si. Saber operar máquinas e equipamentos também tem seu valor, mas não se deve 
valorizar esse aspecto em detrimento a hospitalidade oferecida às pessoas. 
 
Castelli (2000, p.50) lembra que “um dos entraves para a modernização das empresas 
hoteleiras, chama-se falta de investimento na educação e no treinamento dos recursos humanos”. 
Isso vem colaborar com a idéia que pouco se faz para o aperfeiçoamento dos colaboradores da 
hotelaria. Encontrar pessoas com a cordialidade apurada e a atenção aguçada com o intuito de 
receber e prestar bem o seu serviço é difícil. Encontrar pessoas que sabem fazer uma boa comida 
ou operar eficientemente um computador ou mesmo limpar adequadamente um quarto de hotel já 
não é tanto assim, basta ter um bom treinamento sobre as habilidades desenvolvidas e ter um bom 
líder que possa estar supervisionando o trabalho e os orientando. Assim, o comportamento 
hospitaleiro junto ao hóspede é o diferencial que o estabelecimento pode oferecer. A hospitalidade 
é uma das possibilidades para o começo de uma mudança de pensamento. No entanto, não a 
única solução. Ações conjuntas também são importantes para enfrentar o concorrente. Renovação 
física e estrutural, parcerias e novas formasde vendas também são atitudes que podem ajudar na 
concorrência pelo mercado. 
 
A concorrência do mercado e o acesso fácil e rápido à informação fazem com que os 
hóspedes tenham muitas opções e ofertas. Com isso a fidelização do cliente torna-se um desafio 
aos hoteleiros, pois o que determina uma escolha não é somente o preço, mas a “experiência” que 
será oferecida a ele. O perfil do hóspede mudou. A hospitalidade, a prestação de bons serviços, a 
disponibilidade em ouvir e atender seu hóspede e a preocupação com o que ele vivenciará são 
fatores determinantes para que o hotel seja lembrado. 
 
 
 
 
 
 
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16 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
2. CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA HOTEL 
 
Os eventos constituem uma das formas mais válidas de dinamizar as estruturas turísticas. 
Para o turista, é um convite para o momento em que tudo foi organizado especialmente para ele. O 
evento, ao se desenvolver e distribuir os fluxos turísticos estará cumprindo o papel econômico do 
turismo, aumentando o número de ocupação nos meios de transporte, diminuindo a ociosidade dos 
meios de hospedagem, movimentando restaurantes, casas de diversões, favorecendo a 
distribuição de renda e possibilitando o efeito multiplicador do turismo.Para garantir o equilíbrio do 
mercado turístico, os organismos responsáveis pelo setor buscam conquistar ou atrair eventos para 
cidade ou região sob sua administração. Esse trabalho chama-se captação de eventos. 
 
 A captação de eventos é um conjunto de ações que tem como objetivo principal a 
conquista de eventos para o núcleo receptor. A execução desse trabalho envolve três atividades 
fundamentais: 
 
 Análise das condições do núcleo para sediar eventos; 
 Avaliação dos tipos de eventos que podem ser realizados no núcleo; 
 Definição da estratégia de captação de eventos para o núcleo. 
 
Ao analisar as condições do núcleo para sediar eventos, é necessário considerar os 
seguintes aspectos: 
 
 Existência de espaço para a realização dos eventos; 
 Capacidade hoteleira; 
 Transportes turísticos. 
 
No mercado de captação de eventos, a importância estratégica evidencia-se quando a 
cidade candidata se posiciona na mente do público-alvo, estimulando a percepção dos diferenciais 
do produto. Como exemplo, temos a qualidade dos serviços da hotelaria, entretenimentos e lazer, 
da infra-estrutura turística, do espaço de eventos, da tecnologia disponível, os atrativos turísticos e 
da qualidade dos serviços periféricos. 
 
As redes hoteleiras utilizam de várias estratégias para captação e realização de eventos, 
uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas é o marketing, que tem como objetivos: a 
sobrevivência e o crescimento rentável da empresa, a criação e a retenção de clientes e a 
obtenção de um valor pleno de duração de cada um deles, através de um posicionamento ético. As 
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17 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
unidades hoteleiras instaladas em uma mesma cidade procuram diversificar suas estratégias e 
instrumentos de marketing de relacionamento a fim de atender aos segmentos de mercado 
diferenciados, driblando a concorrência e criando novos mercados, no entanto eles passam a ser 
concorrentes diretos entre localidade, acrescenta-se ainda que os hotéis de Fortaleza estejam a 
frente no que se refere a implementação do marketing de relacionamento, talvez, isso se explique 
porque a cidade de Fortaleza é mais desenvolvida com relação as atividades de turismo de 
eventos. 
 
Atrair eventos para um núcleo significa apontar vantagens, suas características favoráveis à 
realização de eventos. A captação de eventos deve ser uma tarefa contínua. Por isso, os núcleos 
interessados em entrar no mercado receptor devem manter uma estrutura técnico- administrativa e 
financeira organizada. Algumas cidades criaram centrais de captação, que funcionam como 
representação oficial do núcleo. Sua tarefa principal é a venda do núcleo. 
 
Em hotéis que possuem espaços para eventos, é necessário saber se existe número 
disponível de Unidades Habitacionais (UH), a classificação dos hotéis, os horários de check in/out 
e os recursos humanos disponíveis para trabalhar com eventos, assim como: 
 
 Resumo detalhado dos tipos de hospedagem disponível, 
 Descrição minuciosa dos serviços oferecidos nas Unidades Habitacionais, 
 Lista de equipe técnica que servirá de apoio ao evento, 
 Descrição das atividades de lazer e sociais que podem ser realizadas no hotel 
 Lista dos tipos de serviços e lojas disponíveis no hotel ou arredores. 
 
Ressalta-se que a captação de eventos mostrou que, para uma cidade ser receptora de 
eventos, deve ter exata noção da realidade da sua oferta, espaços para eventos, equipamentos e 
serviços, meios de hospedagem, infra-estrutura, alimentação, diversão e agências de viagens, o 
que torna necessário conhecer as condições gerais dos espaços e demais serviços oferecidos. 
Além dos requisitos citados, é preciso que a cidade tenha política de captação de eventos 
nacionais e internacionais, parcerias estabelecidas, apoio dos poderes públicos, facilidades 
concedidas aos promotores e/ou participantes, material impresso e audiovisual disponível. 
 
Além disso, uma pesquisa sobre marketing e captação de eventos é essencial para a 
análise do papel do marketing em um destino, o qual se pode entender como uma série de ações 
que possibilitam vender a cidade. O mercado de eventos cresce sensivelmente, porque o turismo 
de eventos, antes de tudo, tem ligações concretas com outros setores do turismo, tais como o 
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18 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
turismo de incentivos: cada vez mais, as empresas têm oferecido viagens de incentivos a seus 
clientes/trabalhadores. Destaca-se, igualmente, que a hotelaria investe considerável e 
estrategicamente no setor, sendo que os núcleos potencialmente turísticos passaram a estender a 
importância dos eventos como alavancador da demanda turística, além de que as companhias 
aéreas investem nos seus departamentos de eventos e incentivam as suas realizações. 
 
 Considerando que o evento é um processo de venda comercial ou institucional, fica 
evidenciada sua força, levando empresas e entidades a lançar mão cada vez mais em escala maior 
de eventos estratégicos para atingir seus objetivos. Neste sentido, a geração de eventos é o 
resultado natural de uma empresa ou instituição na busca da comunicação com o seu público. 
 
 
3. ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS E ORÇAMENTOS: PREÇO, CONDIÇÕES DE 
PAGAMENTO, RESERVA DE SALA, BRIEFING. 
 
 
O orçamento deverá ser expresso em várias alternativas para o estudo e avaliação pelo 
interessado das opções e decisão final, e serve de base para o contrato de serviços. 
Na negociação do evento, é importante considerar as cláusulas de risco correspondentes a 
serviços incluídos no cronograma de trabalho que deverão ser executados por terceiros. 
No caso de eventos de maior porte e expressão, nos contatos preliminares com os 
interessados é recomendável a presença dos supervisores responsáveis pelos setores ou áreas 
que participarão no atendimento dos serviços. 
Esse procedimento é importante para esclarecer dúvidas e principalmente para análise 
prévia e discussão de eventuais em relação á programação. É importante também se ter um 
briefing do evento (programação da publicidade e planejamento) trata-se de um sumário de 
informações que é usado em campanhas de marketing. 
É conveniente também uma visita ás áreas ou dependências onde será realizado o evento, 
incluindo portarias de entrada e saída e áreas de circulação e estacionamento. 
Após definidos os detalhes do evento, para a formalização das condiçõese compromissos 
acertados,será firmado um contrato de prestação de serviços ou utilizado o próprio formulário do 
orçamento aprovado, com assinaturas. 
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19 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
Para as providências de âmbito interno relacionadas com a execução do evento,será 
utilizado o formulário relativo ao orçamento aprovado ou emitida uma ordem de serviço para o 
encaminhamento para todas as áreas envolvidas. 
3.1 Exemplos de orçamento para eventos 
 
 Hospedagem 
Dias__/__/__ a __/__/__ 
Dependências com ar condicionado quente e frio, instalações para notebook/acesso a 
internet, canais internacionais por assinatura, central de vídeo, telefone, AM/FM, banheira de 
hidromassagem nos apartamentos de luxo. 
Diárias com café da manhã, servido no restaurante: 
Tipo de 
apartamento 
Single Double Triple Suíte(varanda,quarto 
e sala) 
Standard R$ R$ R$ R$ 
Luxo R$ R$ R$ R$ 
 
 Coffe break 
Dias __/__/__ a __/__/__ 
1ª opção: 
Suco de laranja,café,chá,leite,biscoitos doces e salgados,folhados e bolos. 
Preço por pessoa: R$ 
2ª opção: 
Sucos de laranja, abacaxi e uva. 
Café, chá,leite,biscoitos doces e salgados,amanteigados,folhados e bolos. 
Preço por pessoa: R$ 
 Salas para reuniões 
 
Salas 
Capacidade(pessoas) por tipo de 
layout 
Diária R$ Diária especial 
R$ 
“U” “Auditório” 
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20 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
A 
B 
C 
D 
Escritório virtual 
 
 Equipamentos 
 
TIPOS VALOR R$ 
 TABELA PROMOÇÃO 
Púlpito 
Palco 
Flip Chart 
Tela com projeção de 3m x 3m 
Retroprojetor 
Projetor de slides 
Microfone 
Multimídia 
Aparelho para CD 
Quadro branco 
 
 
 
3.2 Contrato para realização de evento 
 
Contratado (nome, razão social,CGC,endereço,qualificação) 
Contratante (nome,razão social,CPF/CGC,endereço,qualificação). 
 
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EVENTOS: Gestão de Eventos 
1. Entre o contratado e o contratante fica acertada a realização do 
evento_________________________________dia__/__/__salão__________________
_____das______horas ás _____ horas. 
2. Cardápio: 
Entrada: 
 Salgados quentes: 10 tipos; 
 Folhados quentes: 10 tipos; 
 Canapés: 10 tipos 
 
Pratos quentes: 
 Camarão á baiana; 
 Estrogonofe de filé 
 
Sobremesas: 
 Pudim; 
 Cassata de creme e chocolate. 
 
Bebidas: 
 Coquetel 
 Martini 
 Campari 
 Suco de tomate 
 Coquetel de frutas e champanha 
 Refrigerantes 
 Água mineral 
 
3. O serviço contratado somente poderá ser alterado mediante solicitação por escrito do 
contratante até ____ dias antes da data do evento e com plena concordância do 
contratado. 
4. Preço dos serviços: 
De ______ a______ pessoas: R$ 
De ______ a ______ pessoas:R$ 
Sobre os preços será cobrada a taxa de serviço de 10%. 
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22 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
5. Os preços referidos na cláusula anterior não incluem whisky, que poderá ser fornecido 
diretamente pelo contratante, cabendo ao contratado fornecer copos, gelo e ainda servir 
as pessoas presentes como cortesia. 
6. O preço inclui os serviços de decoração do salão com flores e arranjos especiais 
alusivos ao evento. 
7. Os preços foram estabelecidos prevendo-se o término do evento ás 24 horas do 
dia___/___/___. 
Após esse horário, será cobrado o valor correspondente a ____% do valor final, por 
hora excedida ou fração. 
8. O pagamento do valor do evento referido na cláusula 4 será feito da seguinte forma: 
Na assinatura deste contrato: R$ _______(30%) 
10 dias antes do evento (dia__/__/__): R$ _______(30%) 
10 dias após o evento (dia__/__/__): R$ _______(40%) 
 
9. O pagamento das parcelas será feito diretamente ao contratado. 
10. A falta de pagamento das duas parcelas iniciais estabelecidas na cláusula 8 implicará o 
cancelamento do evento independente de qualquer aviso ou notificação. 
11. O cancelamento dentro de 15 dias da data estabelecida para o evento facultará ao 
contratado reter 10% do valor depositado adiantadamente á título de ressarcimento e o 
cancelamento cinco dias antes acarretará perda do valor já pago antecipadamente. 
12. A afixação de cartazes, outdoors, faixas ou motivos decorativos somente poderá ser 
feita mediante autorização do contratado. 
13. Não será permitido ao contratante e seus convidados utilizar para consumo durante o 
evento qualquer tipo de bebida ou alimentos de sua propriedade ou adquiridos 
diretamente de terceiros sem a prévia autorização do contratado, exceto o serviço de 
whisky, conforme estabelecido na cláusula 5. No caso de serviço em que as bebidas 
são fornecidas pelo contratante e servidas pelo contratado, será cobrada uma “taxa de 
rolha” de R$_____ por unidade. 
14. O número estimado de participantes é de___pessoas, o que deverá ser confirmado 72 
horas antes da data do evento. 
15. Caso ocorra uma presença de convidados acima do número confirmado de pessoas, os 
preços serão os constantes na cláusula 4 e, se ocorrer uma presença de número inferior 
de pessoas, o preço total será o correspondente ao número de participantes 
confirmados. 
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23 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
16. Caberá ao contratado obter autorização junto aos órgãos de fiscalização por escrito, 
para uso de som, sendo, porém de conta do contratante as despesas de taxas, licenças, 
direitos autorais, impostos etc. 
17. Caberá ao contratado manter durante o evento instalações , móveis,utensílios, 
equipamentos e outros materiais e acessórios em perfeitas condições de uso, higiene e 
limpeza. 
 
 
 
O Briefing é um documento indispensável para nortear trabalhos de comunicação e 
chega a ser tão complexo que às vezes decifrá-lo se torna um grande desafio. É aí que 
entra a difícil tarefa dos profissionais de atendimento: Documentar as informações da 
melhor forma para facilitar seu entendimento, mas sem esquecer a eficiência e a 
importância de manter a coerência com as exigências e necessidades do cliente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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24 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
UNIDADE III 
 
 ETAPA DE ORGANIZAÇÃO DO EVENTO EM HOTÉIS: PRÉ-EVENTO, TRANS-EVENTO E 
PÓS-EVENTO. 
 
 A Organização de evento em hotéis segue a mesmas fases básicas de planejamento e 
execução de qualquer evento, que são elas: 
 
 Pré-evento: É a fase inicial do evento, onde haverá definição do projeto e o planejamento de 
todas as atividades, bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a 
decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Estas informações 
estão contidas no orçamento enviado para a análise do cliente. Também são equacionados os 
controles administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos objetivos gerais e 
específicos do evento e previsão de receitas estimadas. 
 
 As solicitações de orçamentos para eventos com ou sem hospedagem chegam direto do 
cliente/empresa, através de agência de viagens, organizadoras de eventos ou pelo departamento 
de vendas. Os meios de comunicação mais utilizados são e-mail e telefone. 
 
Após o recebimento de uma solicitação deve-se verificar: 
 
 Se o formato do evento se enquadra na infra-estrutura do hotel (capacidade de salas, 
disponibilidade, A&B etc.); 
 Período, horário, número de participantes, serviços de A&B, hospedagem: através dessas 
informações é possível checar a viabilidade do evento (setemos disponibilidade e estrutura 
para atendê-lo); 
 Perfil do evento: duração, dinâmica e segmento da empresa (essa informação evitará que 
sejam contratados dois eventos de empresas que atuam no mesmo segmento/concorrentes). 
 Com quem estamos concorrendo? Obter esta informação do cliente facilitará nos argumentos 
que serão apresentados sobre o seu produto, seus diferenciais e também ajudará a posicionar 
com firmeza o que você está vendendo; 
 Tem agência de viagens ou organizadora de eventos envolvida na negociação? Isso será fator 
determinante no envio da tarifa, pois algumas agências são comissionadas e possuem tarifas 
especiais que devem ser honradas, outras não; 
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25 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
 Fator de decisão: o que é importante para o cliente fechar o evento em nosso 
empreendimento? Diária de sala, equipamentos, apartamentos, localização ou alimentos e 
bebidas? Essa informação facilitará na composição do orçamento, pois você terá foco no fator 
mais relevante para o cliente e poderá trabalhar melhor a tarifa, reforçar a estrutura do 
empreendimento, enfim o que for melhor para o cliente. 
 
 Os serviços contratados são confirmados pelo cliente através de assinatura de um contrato 
de prestação de serviços. Com a confirmação do evento, chega à hora de comunicar a todos os 
setores que o evento ocorrerá e isso é feito através de uma Ordem de serviço expedida para todos 
os setores envolvidos afim de que estejam cientes das responsabilidades. 
 
 Trans-evento: Sé a primeira fase for bem feita, a realização do evento tem grande 
possibilidades de ser um sucesso, pois uma boa base para organização da estrutura 
operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas. Nesta fase há montagem do 
evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público alvo. Também vão 
operar todos os fornecedores e profissionais contratados durante o pré-evento. 
 
 No dia do evento o coordenador deve estar no empreendimento antes do início do mesmo 
para checar os últimos detalhes (montagem da sala, equipamentos, ar-condicionado, iluminação, 
limpeza, material de escritório etc.).O coordenador de eventos deverá se apresentar ao 
responsável da empresa e fazer conjuntamente o check-list do evento, confirmando horários, 
número de participantes e demais informações inerentes ao evento. Deverá ainda apresentar sua 
sala, sua equipe e colocar-se à disposição. Deverá ser preparada com antecedência uma placa 
informativa com o nome do evento e da empresa, que deverá ser colocada do lado de fora da sala 
utilizada e na recepção, para poder orientar os participantes. As informações deverão ser digitadas 
em computador em tamanho que permita a fácil visualização; 
 
 Durante o evento deverá haver a presença de representante do departamento de eventos 
antes e durante os intervalos, verificando itens como: 
 Apresentação dos pratos; 
 Temperatura dos alimentos e bebidas; 
 Composição da mesa; 
 Pontualidade; 
 Se todos os itens contratados pelo cliente estão sendo colocados; 
 Limpeza do foyer e dos banheiros. 
 
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26 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
 Pós- evento: Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase anterior, 
dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores. É o momento também de acertar 
as contas com o cliente, devolver todos os materiais não utilizados e as correspondências 
oficiais catalogadas e arquivadas corretamente da apresentação dos relatórios financeiros e de 
desempenho do evento. 
 
 
2. FORMAS DE PAGAMENTO E COMISSIONAMENTO 
 
A forma de pagamento deve ser definida no ato da assinatura do contrato de prestação de 
serviços e acompanhada pelo coordenador do evento até seu fechamento. Dentre as formas de 
pagamento mais comuns podemos citar: 
 
 • Pagamento antecipado: Empresas sem crédito aprovado deverão ter 100% das 
despesas pagas antecipadamente. Critérios para a cobrança de depósito antecipado de empresas 
com cadastro aprovado deverão ser consultados com o controller (responsável financeiro) da 
unidade. O depósito antecipado poderá ser pago através de DOC, transferência bancária 
(comprovante encaminhado com um mínimo de cinco dias de antecedência ao início do evento) ou 
cartão de crédito. Deverá ainda ser definido com o controller da unidade quem será o responsável 
por lançar o valor do crédito na conta da empresa; 
 
 • Cartão de crédito: para confirmação e garantia dos serviços deverá ser passado um fax 
com a cópia frente e verso do cartão, nome do titular, assinatura, código de segurança e data do 
vencimento com uma antecedência de cinco dias do evento. Após o termino do evento será 
efetuada a cobrança. 
 
 • Cheque: verificar com a empresa a possibilidade do pagamento em cheque. 
 
 • Faturado: as despesas poderão ser faturadas para a empresa/ agência cadastrada junto à 
Empresa, desde que conste como aprovado. O prazo habitual é de 15 dias, a contar da data do 
encerramento do evento, salvo casos de negociações corporativas diferenciadas. 
 
 • Pagamento no Check-out: não será aceito o depósito em conta do hotel em data 
posterior ao término do evento, salvo em casos especiais autorizados pelo responsável financeiro. 
O saldo da conta poderá ser pago através de cartão de crédito ou débito, ou ainda em dinheiro, 
antes da saída do coordenador do empreendimento; 
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27 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
 
IMPORTANTE: Outras formas de pagamento deverão ser consultadas e autorizadas pela 
Controladoria de cada empreendimento. 
 
3. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO / PLANO DE TRABALHO 
 
 O objetivo do departamento de eventos é de apoiar o departamento de vendas na captação 
de grupos, maximizando a utilização da área de eventos e a rentabilidade do empreendimento, 
atingindo ou superando as receitas projetadas. Para tanto, deverá buscar constantemente novas 
oportunidades, agregando valor ao produto oferecido, visando sempre contínua superação da 
satisfação do cliente. A sala de coordenação de eventos deve estar localizada próxima às salas de 
reunião/ eventos, salvo quando a estrutura do empreendimento não o permitir. Esse espaço deverá 
comportar uma mesa de trabalho, um armário e espaço de locomoção. 
 
 Com as ferramentas abaixo é possível trabalhar melhor as diversas solicitações de eventos, 
principalmente considerando-se solicitações para um mesmo período. Os documentos deverão ser 
mantidos em arquivos de pastas suspensas com capacidade para arquivar os processos por dia do 
mês atual e meses futuros, de modo a facilitar a localização dos mesmos. 
 
a) Solicitação de Orçamento: é o relatório que registra as negociações com o cliente. 
Deverá conter uma folha de rosto anexado na frente do orçamento e para registrar cada 
contato do cliente e negociação, até a confirmação ou cancelamento do evento. Deve-se 
ter uma agenda de follow-up, onde serão anotadas as datas das próximas ligações para 
o cliente e o prazo limite de confirmação, conhecido como “dead-line”; 
 
b) Mapa de Disponibilidade de Sala/ Painel de Sucesso : é importante para controlar a 
disponibilidade de salas, anotando todas as pré-reservas a lápis e as confirmações a 
caneta. Possibilita uma consulta rápida de disponibilidade; 
 
c) Dead-line: o período deverá ser breve, evitando o bloqueio da sala por um longo 
período; Deverão ser definidas previamente datas limites para confirmações de eventos, 
e informadas ao cliente em documento apropriado. Deverá haver um responsável para 
revisar as datas limites quando necessário, analisando e relacionando critérios como 
ocupação do hotel, ocupação de salas, período etc. Deverá ser estabelecidoo 
procedimento de deadline junto ao departamento de reservas, que deverá obedecer 
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28 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
esta data estipulada. O departamento de reservas deverá sempre consultar o 
departamento de eventos antes de cancelar qualquer bloqueio. 
 
O setor de eventos segue um plano de trabalho baseado em suas responsabilidades 
listadas abaixo: 
1. Planejar, organizar e coordenar todas as atividades relacionadas a eventos junto ao Gerente de 
Vendas e Gerente Geral; 
2. Centralizar todo o trabalho de eventos dentro do departamento e de acordo com os 
procedimentos da empresa. 
3. Controlar reservas das salas, maximizando produtividade; 
4. Facilitar a comunicação com os demais departamentos, inclusive com as equipes terceirizadas; 
5. Coordenar os departamentos operacionais, visando o cumprimento dos serviços solicitados; 
6. Renegociar contratos; 
7. Negociar quaisquer mudanças no contrato com o cliente; 
8. Obter do cliente todos os detalhes do evento; 
9. Honrar todos os itens contratuais junto ao cliente; 
10. Fazer a previsão de receita de A&B e hospedagem; 
11. Acompanhar bloqueios e suas revisões; 
12. Realizar reuniões pré-eventos com os envolvidos para ajustes de detalhes e conhecimento de 
todos; 
13. Delegar e acompanhar tarefas solicitadas a outros departamentos; 
14. Realizar reuniões pós-evento visando o aprimoramento do departamento com situações novas 
vivenciadas e seus meios de soluções e procedimentos; 
15. Coordenar vendas futuras de eventos junto ao Gerente de Vendas; 
16. Monitorar reservas com precisão, assegurando informações corretas; 
17. Coordenar o fluxo de documentação para os serviços necessários; 
18. Alocar a área de eventos da forma mais eficiente possível, maximizando a sua utilização; 
19. Elaborar as O.S. (Ordens de Serviços), distribuindo a mesma às áreas envolvidas com a devida 
antecedência; 
20. Monitorar o espaço alocado, garantindo capacidade de atendimento de acordo com a 
necessidade do grupo; 
21. Garantir que as áreas alocadas estejam disponíveis em perfeitas condições nas datas e 
horários dos eventos; 
22. Disponibilizar todas as informações que envolvem outros departamentos; 
23. Manter na íntegra as informações de eventos com possibilidade de retorno, utilizando 
posteriormente como referência futura; 
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29 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
24. Assegurar que eventos sejam fechados dentro dos padrões estabelecidos pela empresa com 
qualidade e eficiência e buscando maximizar a receita e fidelizar os clientes; 
25. Assegurar que todas as ligações sejam atendidas de forma educada, simpática e profissional; 
26. Conhecer a empresa onde trabalha, bem como toda estrutura oferecida (áreas sociais, 
apartamentos, salas de eventos, equipamentos disponíveis, serviços de A&B, lazer etc.); 
27. Responder a todas as solicitações de maneira rápida e eficiente, no prazo máximo de 24 horas, 
copiando sempre o departamento de Vendas. 
28. Revisar lançamentos de despesas na conta do evento junto ao coordenador do grupo; 
29. Realizar conferência da conta do evento ao término do mesmo (no último dia) junto ao 
coordenador, assegurando que todas as despesas previstas e realizadas tenham sido debitadas na 
conta da empresa e obtendo a assinatura do mesmo na Nota Fiscal; 
30. Supervisionar os colaboradores da área; 
31. Definir serviços e políticas do departamento; 
32. Elaborar e atualizar junto ao Gerente Geral o orçamento anual de receita, despesas e 
rentabilidade; 
33. Definir organograma adequado junto ao Gerente Geral; 
34. Avaliar e supervisionar o desempenho do departamento; 
35. Distribuir as tarefas aos colaboradores da área de acordo com a experiência de cada 
colaborador, o tempo disponível e a compatibilidade com o perfil do cliente; 
36. Discutir junto ao Gerente de Vendas e Gerente Geral formas para um acompanhamento de 
datas críticas, considerando as ações e atribuições dos envolvidos; 
37. Assegurar o preenchimento de todos os relatórios inerentes ao departamento; 
38. Assegurar que sejam mantidos na rede (público) os orçamentos, ordens de serviço, Relatórios 
de Controle de Grupos, Receitas e Pagamentos de Eventos etc.; 
39. Realizar a leitura da Ordem de Serviço em conjunto com o Coordenador do Evento e colher o 
seu visto na mesma ou no check-list desse evento elaborado pelo empreendimento; 
 
 
 
 
 
 
 
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30 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
UNIDADE IV 
 
1. ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO NO PÓS EVENTO 
 O supervisor de eventos deverá assegurar que seja entregue ao coordenador do grupo, ao 
término do evento, a “Ficha de Avaliação do Evento”, onde poderá ser feita a análise dos serviços 
prestados por todos os departamentos. Deverá haver um claro procedimento para o repasse das 
informações, elogios e críticas para os departamentos do hotel, visando ações corretivas e 
planejamento futuro. 
Para finalizar o evento, deve-se realizar a abertura da conta do evento e fazer a leitura em 
conjunto com o coordenador da empresa da Ordem de Serviço e, se aplicável, do check-list do 
evento, assegurando que o mesmo concorde com todas as orientações aos departamentos e 
solicitando o visto do coordenador nesta documentação; e, 
 Garantir que sejam lançadas todas as receitas e despesas diariamente na conta da 
empresa; 
 Encaminhar diariamente as notas de consumo para conferência e assinatura do 
coordenador; 
 Conferir, ao término do evento (no último dia), a conta em conjunto com o coordenador, 
colhendo a sua assinatura na Nota Fiscal ao final; 
 Estar atento para os detalhes de faturamento: prazo, particularidades de cobrança, 
informações corretas do cadastro da empresa, endereço de cobrança etc.; 
 Assegurar que a Nota Fiscal seja emitida com os serviços discriminados, e jamais com 
informações genéricas, mesmo mediante solicitação do cliente; Entregar o formulário de 
avaliação do cliente preenchida e dividir com o Gerente Geral e chefes de departamento. 
 
 
2. PERFIL E COMPETÊNCIA DO PROFISSIONAL 
 O profissional deste departamento deverá reunir as seguintes habilidades e competências: 
 
1. Experiência em atendimento ao público; 
2. Boa comunicação e dicção; 
3. Capacidade em vendas e habilidade em lidar com os diversos tipos de clientes; 
4. Inglês intermediário; 
5. Rapidez, organização, dinamismo e pró-atividade; 
6. Observador e detalhista; 
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31 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
7. Bom nível cultural; 
8. Capacidade de auto-motivação: pessoas que possam trabalhar sob pouca supervisão; 
9. Capacidade de manter o equilíbrio sob pressão e administrar conflitos; 
10. Habilidades básicas em computação e digitação; 
11. Experiências anteriores em hotelaria, eventos ou vendas; 
12. Comprometimento com a empresa e com o cliente; 
13. Flexibilidade de horário. 
 
3. SERVIÇOS TERCEIRIZADOS 
 Em alguns eventos, quando o hotel não disponibiliza certos serviços ou materiais 
necessários para realização do evento, há a necessidade por parte do cliente de locação de 
serviços terceirizados como montagem de palco, equipamentos, serviços de gráfica etc. Nestes 
casos deverá haver um contrato junto ao fornecedor constando uma cláusula de isenção de 
responsabilidade por parte do empreendimento em caso de qualquer eventual sinistro que venha a 
ocorrer com estes equipamentos. O ideal é que o Hotel disponha de parceiros confiáveis para 
indicação, reduzindo assim a possibilidade de falha na prestação deste serviço. 
 
 
 
SUGESTÕES PARA ATIVIDADES: 
1. Simular captação de eventos para os seguintes Meios de Hospedagem: Resort,Hotel 
e Pousada. Elaborar propostas e orçamento conforme Unidade II. 
2. No mesmo evento apresentar as etapas: pré evento, trans evento e pós evento. 
3. No final, elaborar o relatório pós evento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional 
 
32 
EVENTOS: Gestão de Eventos 
Bibliografia Básica 
 
ZANELLA. Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos. 2ª ed. Ed. Atlas, 2004. 
 
BRITTO. Janaina/FONTES. Nena. Estratégias para Eventos. Editora Aleph, 2002. 
 
MARTIN.Vanessa.Manual prático de eventos.1ª ed.Ed.Atlas,2008. 
 
VELOSO,Dirceu. Organização de eventos: procedimentos e técnicas.Barueri-SP:Manole,2001. 
 
 
Elaboração: 
Profa. Emanuelle Lima, tecnólogo em hospedagem e Professora do curso técnico em eventos da 
Escola Estadual de Educação Profissional Joaquim Antônio Albano. 
Profa. Lucélia Souto, tecnólogo em hospedagem, Professora e Coordenadora do curso técnico em 
eventos da Escola Estadual de Educação Profissional Joaquim Antônio Albano. 
Revisão: 
Luiziânia Gonçalves, turismóloga. Consultora Seduc. 
http://www.aladim.com.br/dados/atlas_019.html
http://www.aladim.com.br/dados/neg_aleph023.html
Hino do Estado do Ceará
Poesia de Thomaz Lopes
Música de Alberto Nepomuceno
Terra do sol, do amor, terra da luz!
Soa o clarim que tua glória conta!
Terra, o teu nome a fama aos céus remonta
Em clarão que seduz!
Nome que brilha esplêndido luzeiro
Nos fulvos braços de ouro do cruzeiro!
Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!
Chuvas de prata rolem das estrelas...
E despertando, deslumbrada, ao vê-las
Ressoa a voz dos ninhos...
Há de florar nas rosas e nos cravos
Rubros o sangue ardente dos escravos.
Seja teu verbo a voz do coração,
Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!
Ruja teu peito em luta contra a morte,
Acordando a amplidão.
Peito que deu alívio a quem sofria
E foi o sol iluminando o dia!
Tua jangada afoita enfune o pano!
Vento feliz conduza a vela ousada!
Que importa que no seu barco seja um nada
Na vastidão do oceano,
Se à proa vão heróis e marinheiros
E vão no peito corações guerreiros?
Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas!
Porque esse chão que embebe a água dos rios
Há de florar em meses, nos estios
E bosques, pelas águas!
Selvas e rios, serras e florestas
Brotem no solo em rumorosas festas!
Abra-se ao vento o teu pendão natal
Sobre as revoltas águas dos teus mares!
E desfraldado diga aos céus e aos mares
A vitória imortal!
Que foi de sangue, em guerras leais e francas,
E foi na paz da cor das hóstias brancas!
Hino Nacional
Ouviram do Ipiranga as margens plácidas
De um povo heróico o brado retumbante,
E o sol da liberdade, em raios fúlgidos,
Brilhou no céu da pátria nesse instante.
Se o penhor dessa igualdade
Conseguimos conquistar com braço forte,
Em teu seio, ó liberdade,
Desafia o nosso peito a própria morte!
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, um sonho intenso, um raio vívido
De amor e de esperança à terra desce,
Se em teu formoso céu, risonho e límpido,
A imagem do Cruzeiro resplandece.
Gigante pela própria natureza,
És belo, és forte, impávido colosso,
E o teu futuro espelha essa grandeza.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada,Brasil!
Deitado eternamente em berço esplêndido,
Ao som do mar e à luz do céu profundo,
Fulguras, ó Brasil, florão da América,
Iluminado ao sol do Novo Mundo!
Do que a terra, mais garrida,
Teus risonhos, lindos campos têm mais flores;
"Nossos bosques têm mais vida",
"Nossa vida" no teu seio "mais amores."
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, de amor eterno seja símbolo
O lábaro que ostentas estrelado,
E diga o verde-louro dessa flâmula
- "Paz no futuro e glória no passado."
Mas, se ergues da justiça a clava forte,
Verás que um filho teu não foge à luta,
Nem teme, quem te adora, a própria morte.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!