Obrigações Mensais do Empregador

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Noções de folha de pagamento
Introdução
Sabemos que com o avanço e a disseminação das tecnologias boa
parte das empresas já faz uso de sistemas informatizados que garantem
agilidade e segurança no processamento das informações de
pagamento.
Porém, é essencial conhecer os detalhes de cada obrigação mensal
do empregador para assegurar que os lançamentos sejam idôneos e
para a transmissão das informações ocorra de forma adequada.
A partir de agora vamos conhecer cada obrigação mensal que o
empregador tem que cumprir com relação à folha de pagamento. Vamos
lá?
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Pagamento de salário
Recolhimento e repasse dos encargos para a Previdência Social
(INSS)
Recolhimento e repasse do imposto de renda retido na fonte (IRRF)
Recolhimento de FGTS
Prestação de informações ao Sistema de Escrituração Digital das
Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)
Prestação de informações ao Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados (Caged)
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Pagamento de salário
O salário é uma contraprestação devida e paga diretamente pelo
empregador a todo empregado, referente a um trabalho prestado.
Para definir o salário de um funcionário é preciso respeitar o salário
mínimo nacional, que é definido pelo governo federal, e o salário
normativo da categoria, que é estabelecido na convenção coletiva de
cada categoria. O salário pode ser mensal ou por hora.
Para o empregado mensalista, o salário mencionado em folha de
pagamento deve ser integral e referente a 30 dias, mesmo que o mês
trabalhado tenha mais ou menos dias.
Para o empregado horista, sugere-se registrar o número de horas
trabalhadas e o número de horas de DSR (descanso semanal
remunerado) em eventos separados.
O pagamento do salário deve ser efetuado mensalmente, até o 5º
dia útil, subsequente ao mês de trabalho.
Para a legislação trabalhista, o sábado é considerado dia útil.
Caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe neste
dia, o pagamento deve ser realizado na sexta-feira, conforme dispõe o
artigo 459, parágrafo único, da CLT (Consolidação das Leis
Trabalhistas).
Como a maioria das empresas deposita os salários em conta-
corrente, os depósitos precisam ser efetuados dentro do prazo
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determinado pela CLT e em horário de expediente bancário, quando o
empregado poderá ir ao banco.
A empresa tem obrigação mensal de elaborar a folha de pagamento
do salário devido com os proventos (salário, DSR [descanso semanal
remunerado], horas extras etc.) e os descontos previstos na legislação
trabalhista (INSS, faltas etc.).
SUBIR (#topo)
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Recolhimento e repasse dos encargos para a
Previdência Social (INSS)
O INSS é um valor deduzido do salário dos trabalhadores que é
destinado ao fundo previdenciário do governo federal.
O INSS é um desconto atribuído aos ganhos do empregador e
refere-se a uma contribuição paga por cada empregado à Previdência
Social (antigamente conhecida como Instituto Nacional do Seguro Social
– INSS), tendo como base o total de rendimentos com incidências de
INSS.
Este desconto não ocorre somente sobre o salário-base do
empregado, mas, sim, no total de proventos que tenham incidência
previdenciária, como horas extras, horas noturnas, adicionais, dentre
outros, e devem ser abatidos atrasos, faltas etc. Chamamos o resultado
desta operação de “salário de contribuição à previdência”.
O cálculo do desconto deve ser realizado observando a tabela do
INSS e o limite máximo de desconto, ambos definidos pelo governo
federal.
Em 2020, devido à Portaria n.º 914, publicada no Diário Oficial da
União, foram implementadas alíquotas progressivas previstas na
reforma da Previdência, as quais modificaram a forma de cálculo de
recolhimento do INSS do trabalhador.
As taxas das alíquotas serão cobradas sobre a parcela do salário
que se enquadrar em cada faixa, fazendo com que o percentual
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descontado do total dos ganhos seja diferente.
Observe a seguir as alíquotas e as faixas de valores contidas na
tabela do INSS de 2020:
7,5% para quem recebe até um salário mínimo (R$ 1.045,00)
9% para quem recebe entre R$ 1.045,01 e R$ 2.089,60
12% para quem recebe entre R$ 2.089,61 e R$ 3.134,40
14% para quem recebe entre R$ 3.134,41 e R$ 6.101,06
Se um trabalhador recebe, por exemplo, R$ 1.700,00 de
remuneração, ele deve recolher os seguintes valores:
7,5% sobre R$ 1.045,00 (igual a R$ 78,38)
9% sobre os R$ 655,00 (R$ 1.700,00 - R$ 1.045,00) que excedem os
R$ 1.045,00 (igual a R$ 58,95)
O total a recolher, então, será de R$ 137,33 (78,38 + 58,95), o que
corresponde a 8,07% de salário (137,33 / 1.700 = 0,0807 ou 8,07%) do
colaborador.
Lembre-se de que é de suma importância que todos os
trabalhadores estejam cientes das variáveis no cálculo das alíquotas, de
acordo com a natureza dos serviços prestados e registros em carteira. A
CLT, Consolidação das Leis Trabalhistas, foi atualizada para incorporar
novas categorias de atividades.
Além do recolhimento do INSS dos empregados e dos contribuintes
individuais (autônomos, sócios), a empresa deverá recolher a
Previdência Social sobre a folha de pagamento deles, dependendo de
alguns casos:
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INSS patronal (refere-se ao pagamento de 20% sobre a folha de salário
das empresas, exceto algumas empresas do Simples Nacional e
aquelas que optaram pela desoneração da folha)
Seguro de acidente de trabalho (SAT) sobre a folha dos empregados,
cuja alíquota varia para cada empresa
Terceiros (Incra, SESI, Senai, Senac, Sesc, Sebrae, entre outros) sobre
a folha dos empregados, cuja alíquota varia para cada empresa
Cabe ao empregador recolher as contribuições previdenciárias
sobre a folha de pagamento de empregados e contribuintes individuais
(autônomo-sócios) que prestam serviço para pessoa jurídica, até o dia
20 do mês seguinte ao laborado. Caso dia 20 não seja dia útil, deverá
ser antecipado o recolhimento.
O empregador faz este recolhimento por meio de uma guia da
Previdência Social (GPS), disponível no site da Receita Federal.
A seguir, temos um exemplo de como preencher a GPS.
Passe o mouse sobre os campos em verde para visualizar as
descrições.
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(objetos/imagem_1.png)
Figura 1 –Preenchimento da GPS
Fonte: <http://virtuau.uau.com.br/virtuau/wp-content/uploads/2014/07
/Modelo-da-GPS.png>.
1. Nome completo do contribuinte, telefone e endereço.
3. Código que ainda será definido.
4. Mês e ano do recolhimento.
5. Número de matrícula no INSS ou PIS.
6. Valor definido ao INSS pelo contribuinte.
11. Valor total a recolher ao INSS.
imagem de uma guia da Previdência Social (GPS) com destaque e
descrição para os seguintes campos a serem preenchidos: 1. Nome
completo do contribuinte, telefone e endereço. 3. Código que ainda será
definido. 4. Mês e ano do recolhimento. 5. Número de matrícula no INSS
ou PIS. 6. Valor definido ao INSS pelo contribuinte. 11. Valor total a
recolher ao INSS.
SUBIR (#topo)
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Recolhimento e repasse do IRRF
A tributação do imposto de renda retido na fonte (IRRF) aplica-se
somente ao empregado, sendo que a empresa atua como mecanismo
de controle e intermediária na retenção do imposto (fonte pagadora),
repassando ao governo o valor descontado.
O desconto do IRRF recai sobre o total de rendimentos do
empregado que tenham incidência de IRRF. Porém, devem-se abater
deste total os valores de eventos permitidos em lei, como o valor do
INSS, a quantidade de dependentes do IRRF e o valor pago em pensão
alimentícia.
Assim como o INSS, o IRRF tem uma tabela específica para esta
tributação definida pela Receita Federal e atualizada, normalmente, uma
vez por ano.
Esta tabela conta com três colunas, que são: base de cálculo do
imposto, alíquota e parcela a deduzir. A base de cálculo é o total de
rendimentos tributáveis de IRRF, descontado dos valores de INSS;
dependentes; e pensão (se for o caso). Depois de encontrar a base de
cálculo, aplica-se a alíquota de IRRF (percentual dentro da tabela) e
desse valor encontrado se deduz o valor da parcela a deduzir, definido
em tabela.
Para ter acesso à tabela atualizada, consulte sempre o site da
Receita Federal.
Diferentemente do INSS, não são todos os empregados que terão
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que recolher o IRRF. A tabela do IRRF determina um valor que, até certo
limite, o empregado não sofre desconto, ou seja, fica isento.
Por outro lado, o desconto de IRRF não tem limite, ou seja, quanto
mais o empregado receber de remuneração, maior será o desconto que
sofrerá.
O empregador tem como obrigação recolher mensalmente as
contribuições previdenciárias sobre a folha de pagamento de
empregados e contribuintes individuais (autônomo-sócios) que prestam
serviço para pessoa jurídica, até o dia 20 do mês seguinte ao laborado.
Caso dia 20 não seja dia útil, deverá ser antecipado o recolhimento.
Este recolhimento deve ser realizado pelo preenchimento de uma
guia DARF (documento de arrecadação de receitas federais), que é um
documento emitido pelo Ministério da Fazenda e pela secretaria da
Receita Federal, para cobranças de tributos administrados por estes
órgãos.
Na figura 2 podemos ver o preenchimento da DARF.
Passe o mouse sobre os campos para visualizar as descrições.
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(objetos/imagem_2.jpg)
Figura 2 – Preenchimento da DARF
Fonte: <http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria
/pagamentos-e-parcelamentos/parcelamentos-especiais/reabertura-lei-
no-11-941-2009-debitos-vencidos-ate-30-11-2008-acesso-via-portal-
e-cac-1/imagens/darf_tela1.gif/view>.
1. Nome e telefone.
2. Escreva a data correspondente ao último dia do ano a que se referir
recolhimento complementar.
3. Indique o número do CPF com 11 dígitos.
4. Código da Receita.
5. Não preencha.
6. Indique dia, mês e ano do vencimento do imposto complementar.
7 e 10. Indique o valor, em reais, correspondente ao valor do imposto a
complementar.
imagem de uma DARF com os campos a serem preenchidos
numerados descritos abaixo: 1. Nome e telefone. 2. Escreva a data
correspondente ao último dia do ano a que se referir recolhimento
complementar. 3. Indique o número do CPF com 11 dígitos. 4. Código da
Receita. 5. Não preencha. 6. Indique dia, mês e ano do vencimento do
imposto complementar. 7 e 10. Indique o valor, em reais, correspondente
ao valor do imposto a complementar.
SUBIR (#topo)
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https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/nocoes_de_folha_de_pagamento/html/08_obrigacoes_mensais/index.html#topo
https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/nocoes_de_folha_de_pagamento/html/08_obrigacoes_mensais/index.html#topo
https://www.senacrs.com.br/cursos_rede/nocoes_de_folha_de_pagamento/html/08_obrigacoes_mensais/index.html#topo
Recolhimento de FGTS
O pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é obrigação do empregador,
sendo pago diretamente ao governo, e não ao empregado, em folha de pagamento. O percentual
de FGTS é estabelecido pelo governo e tem incidência sobre os proventos recebidos pelo
empregado que tenham incidência de FGTS.
Atenção ao prazo!
O recolhimento do FGTS deveser realizado até o dia sete do mês
subsequente ao trabalhado, antecipando-se a obrigação se o dia sete
não for dia útil, conforme dispõe o artigo 15 da Lei 8.036/90.
Observe os valores correspondentes:
8% do salário bruto pago ao trabalhador.
Para os contratos de trabalho firmados nos termos da Lei 11.180/05
(contratos de aprendizagem), o percentual é reduzido a 2%.
No caso de trabalhador doméstico, o recolhimento é correspondente a
11,2%, sendo 8% a título de depósito mensal e 3,2% a título de
antecipação do recolhimento rescisório.
No caso de rescisão de contrato por iniciativa do empregador, o
FGTS é sacado, desde que ocorrido sem justa causa, no caso de morte
ou ainda por término de contrato.
Você lembra que já estudamos sobre o Sefip (Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)? Pois ele
também é utilizado para gerar a guia de recolhimento do FGTS (GRF),
gerada com código de barras para recolher o FGTS.
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Os arquivos gerados pelo Sefip devem ser transmitidos pela
internet, por meio da conectividade social, e a GRF emitida deve ser
recolhida até o 7º dia do mês seguinte àquele em que a remuneração do
trabalhador foi paga.
A GRF deverá ser paga nas agências dos bancos conveniados ao
FGTS ou nas unidades lotéricas e canais alternativos de atendimento,
desde que o valor da guia não ultrapasse mil reais.
Na figura 3, temos a guia de recolhimento do FGTS:
(objetos/imagem_3.jpg)
imagem da guia de recolhimento do FGTS com logo do Fundo de
Garantia do Tempo de Serviço no canto superior direito e com os dados
cadastrais obrigatórios da empresa a serem preenchidos, numerados de
1 a 15.
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Figura 3 – Guia de recolhimento do FGTS
Fonte: <http://slideplayer.com.br/slide/1235441/>.
Lembre-se de que é obrigatório que a empresa guarde alguns
documentos em local seguro. Confira a seguir os documentos e o tempo
pelo qual devem permanecer sob guarda da empresa.
Por 30 anos, conforme previsto no artigo 23, § 5º, da Lei 8.036/90, a
empresa deve guardar a GRF, a relação de estabelecimentos
centralizados (REC), a relação de tomadores/obras (RET), o
comprovante de confissão de não recolhimento de valores de FGTS e
de contribuição social e o arquivo SEFIPCR.SFP.
Por 30 anos, a empresa deve guardar a retificação/protocolo de dados
do FGTS e o comprovante/protocolo de solicitação de exclusão,
conforme previsto em circular Caixa, que estabelece procedimentos
pertinentes à retificação de informações, transferência de contas FGTS
e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.
Por 10 anos, conforme previsto no artigo 32, § 11, da Lei 8.212/91 e
alterações posteriores, a empresa deve guardar o comprovante de
declaração à Previdência.
Os registros constantes do arquivo magnético SEFIPCR.SFP não
precisam ser impressos, salvo por exigência legal ou para permitir a
comprovação do cumprimento desta obrigação.
Rescisão do contrato de trabalho
No caso da rescisão do contrato de trabalho sem justa causa, ou
quando é devido aviso-prévio indenizado ao trabalhador, o empregador
deve recolher os valores rescisórios devidos, obrigatoriamente, pela guia
de recolhimento rescisório do FGTS (GRRF) no portal empregador
conectividade social, por meio da funcionalidade simular cálculo da
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GRRF/gerar GRRF.
A GRRF é gerada pelo aplicativo disponibilizado gratuitamente no
site da Caixa Econômica Federal. Tal aplicativo exige a utilização de
certificado eletrônico válido, acesso à Internet e privilégios de
administrador da máquina quando o usuário utilizar Windows 2000, NT
ou XP.
O empregador deve ter certificado eletrônico válido e acesso à
internet para transmissão do arquivo rescisório e posterior impressão da
GRRF.
Nas demais situações de rescisão contratual, o recolhimento do
mês da rescisão e do mês anterior à rescisão, caso ainda não tenha
sido feito, devem ser realizados meio da GRF ou da GFIP Avulsa.
Mais informações podem ser consultadas no site da Receita
Federal. Busque por GFIP e SEFIP – Aplicativos
SUBIR (#topo)
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Prestação de informações ao eSocial
O Decreto n.º 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital
das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por
meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao
governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores,
como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento,
comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações
fiscais e informações sobre o FGTS.
A prestação de informações ao eSocial tornou-se obrigatória a partir
de 2015 para o empregador doméstico. Já para os demais, a obrigação
passou a vigorar a partir de janeiro de 2018, conforme o cronograma de
implantação vigente. Nesse cronograma, o governo estipulou cinco
fases de implementação do sistema para determinados grupos de
empregadores, para que as empresas encaminhem informações dentro
dos prazos estipulados por lei.
As cinco fases de encaminhamento de informações são:
Confira os grupos que estão obrigados a cumprir cada uma das
fases citadas acessando o link: <http://www.guiatrabalhista.com.br
/tematicas/Cronograma-esocial-grupo-de-empresas.htm>.
Tais informações podem ser enviadas pelo empregador de três
maneiras:
1. Módulo web service: software próprio de departamento pessoal
compatível com a transmissão dos arquivos no formato do eSocial
(.xml). É necessário ter certificado digital.
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2. Módulo web geral: ferramenta auxiliar destinada a inserir dados no
eSocial. Ela foi pensada para permitir que os empregadores cumpram
obrigações legais em situações de contingência ou indisponibilidade do
próprio software. É necessário ter certificado digital.
3. Módulo empregador doméstico: ferramenta on-line desenvolvida
para o empregador doméstico, o segurado especial e o
microempreendedor individual (MEI). Ela realiza cálculos automáticos e
integra os eventos com a folha (férias,afastamentos, desligamentos
etc.).
O empregador deve estar atento aos prazos de envio das
informações ao eSocial, pois, caso deixe de prestar as informações
necessárias nos prazos estipulados, pode arcar com multas de até R$
181.284,63, dependendo da informação não encaminhada.
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Prestação de informações ao Caged
O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) foi
instituído pela Lei 4.923/64, e constitui uma fonte de informações de
âmbito nacional e de periodicidade mensal aos órgãos governamentais
referente à evolução do emprego formal, para a elaboração de estudos,
pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, com o
objetivo de assistir os desempregados e de apoiar medidas contra o
desemprego.
Devido ao eSocial, o Caged deve ser informado apenas para o
grupo de empregadores que não está inserido nas fases 1 e 2 do
cronograma de implementação instituído pelo governo. Para os demais,
o cadastro deixou de ser obrigatório.
É obrigatório ao empregador transmitir até o dia sete do mês
seguinte a relação dos trabalhadores admitidos, dispensados,
transferidos ao Ministério da Economia, conforme dispõe a Lei 4.923/65.
Se em determinado mês não ocorrer admissão, desligamento ou
transferência de empregados, a empresa estará dispensada do envio do
Caged relativo ao mês respectivo.
A declaração do Caged pode ser entregue pelo aplicativo do Caged
Informatizado – ACI ou outro aplicativo fornecido pelo MTE. Este
aplicativo também deve ser utilizado para gerar e/ou analisar o referido
arquivo (Portaria MTE 1129/2014).
O aplicativo poderá ser baixado no site do Ministério da Economia:
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<www.mte.gov.br>.
Este aplicativo é de fácil manuseio e contém todos os campos
necessários, como CNPJ, competência (mês e ano), salário etc.
Prazo para guarda de documentos
O estabelecimento é obrigado a preservar durante cinco anos, a
contar da data do envio, a cópia do arquivo, o recibo de entrega e o
extrato da movimentação processada a fim de comprovação perante a
fiscalização do MTE.
É fornecido, no ato da transmissão do Caged, o protocolo de
transmissão de arquivo, no qual consta o número do código de
recebimento, que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será
obrigatório para emissão do recibo de entrega imediatamente após a
entrega da declaração na opção Recibo Caged. Após o dia 20 de cada
mês, na opção Caged, o extrato da movimentação processada estará
disponível para impressão.
Empresas com mais de um estabelecimento
As empresas que contam com mais de um estabelecimento
deverão enviar ao Ministério da Economia arquivo exclusivo de cada um
dos estabelecimentos, pois o Caged é individualizado.
Multa aplicada
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É passível de multa automática o empregador que não prestar as
informações sobre o Caged no prazo determinado, omitir informações
ou prestar declaração falsa ou inexata.
O recolhimento da multa é efetuado por meio do DARF, emitido em
duas vias, informando no campo 01: Multa Automática Lei 4.923/1965;
no campo 04: o código de receita 2877; e no campo 05:
3800165790300843-7. A multa é calculada de acordo com o tempo de
atraso e a quantidade de empregados omitidos. Os responsáveis por
meios fraudentos na habilitação ou percepção do seguro-desemprego
serão punidos civil e criminalmente, além das penalidades
administrativas.
Envio com certificação digital
Para a entrega do Caged, é facultada a utilização de certificado
digital válido, exceto para as empresas que contam com menos de 20
trabalhadores no primeiro dia de movimentação. Já as empresas que
contam com 20 trabalhadores ou mais foram obrigadas a utilizar o
certificado digital válido para transmissão do Caged a partir da
publicação da Portaria MTE 1.129/2014.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de
pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com
certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo este
o e-CPF ou o e-CNPJ.
Além dessas obrigações legais que mencionamos neste material,
temos que ficar atentos às obrigações mensais que têm relação com
fornecedores, ou terceiros, como pagamento de vale-refeição, vale
transporte, dentre outros.
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Lembre-se de ter sempre a mão as datas limites de cada obrigação
trabalhista para não passar o prazo de pagamento, pois o prejuízo pode
ser grande para a empresa.
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