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Aula 02 -Secretariado ESPEP final

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Ministrante:
Secretariado – Módulo 1: O papel do(a) secretário(a) / postura do(a) secretário(a)
Sumário
Momento do Diálogo: estudo de caso
Introdução
Postura profissional
Qualidade na prestação do serviço
Ética e responsabilidade
Aspectos conceituais e gerenciamento pela excelência
Momento do Diálogo
Prezados alunos, este é o momento que são compartilhadas as experiências referentes ao estudo de caso proposto na aula anterior;
É o ponto em que há o compartilhamento das informações com o objetivo de desenvolvermos nosso próprio Kai-Zen, isto é, realizarmos a melhoria contínua em nossas atividades;
Cada um de nós possui um conhecimento ímpar que pode contribuir com o crescimento do colega e, consequentemente, fortalece nosso know-how.
Compartilhar comida, lazer, alegrias e boas lembranças é muito bom e faz bem para a alma. Mas o compartilhamento mais importante para a vida de uma pessoa é o do conhecimento.
Vamos começar?! 
Introduzindo o assunto
Todo ambiente de trabalho, não importa qual seja, está sujeito a seguir uma série de regras que validam o meio de convívio profissional;
Para o profissional do secretariado, a postura concernente ao cargo devem trazer um perfil multidisciplinar que agregue valor às funções desempenhadas;
E em uma autarquia pública, a qualidade do serviço prestado está diretamente ligado aos preceitos éticos e a responsabilida-de inerente da profissão;
“Está aqui, Cosmo: regras de convívio são essenciais para qualquer atividade ser bem sucedida e bem avaliada” – Wanda.
Ministrante:
Introduzindo o assunto
E o que mais pode ser considerado e deve estar incorporado no perfil de um profissional do secretariado?
A busca da melhoria contínua (de forma paulatina e ordenada) é um dos fundamentos da multidisciplinaridade que compõe as atribuições;
E toda melhoria, ganho de habilidades e desenvolvimento de competências deve estar associado a um padrão de ética e responsabilidade que a coisa pública demanda;
Postura Profissional
Uma das ferramentas mais importantes para o bem estar da organização;
É um fator decisivo na carreira;
Não se manter em uma zona de conforto, buscando soluções inovadoras e pertinentes;
Na administração pública, a postura profissional é elencada como fator base para avaliações de desempenho e atribuição a cargos de confiança ao profissional selecionado;
“Onde se ganha o pão, não se come a carne”;
Estes tipos de comportamento possuem um único objetivo: prejudicar sua progressão funcional na carreira e reduzir suas chances de ascensão profissional.
Postura Profissional
Grandes desafios: relacionar-se bem, comportamento compatível com as regras e valores da organização, comunicar-se bem;
Apenas as habilidades técnicas não são o suficiente para lhe manter na ocupação;
Generosidade e cooperação no trabalho em equipe fazem parte do conjunto maior de atividades que dependem do bom desempenho do profissional do secretariado;
Postura pró-ativa é valorada dentro das organizações;
Postura Profissional
Quais atributos devem ser potencializados?
1) Assiduidade: estar de prontidão no serviço na hora em que o turno deve começar e finalizar o serviço dentro da jornada de trabalho;
Assim, as metas e os prazos propostos poderão ser cumpridos dentro da proposta de planejamento feito;
E se algumas metas e prazos não puderem ser cumpridos na data proposta, posso adiar a entrega?
Em tese, não;
Contudo, o diálogo e a apresentação de uma contraproposta para resolver as pendências no prazo mais exequível é uma alternativa bem vinda;
O tempo é o único recurso que não existe estoque, cheque especial, empréstimo ou que possa ser recuperado de alguma forma humanamente possível... A não ser na ficção científica. Logo, a assiduidade deve ser seu mantra de vida.
Postura Profissional
Quais atributos devem ser potencializados?
2) Cortesia: ao buscar adentrar em um local de trabalho, bata na porta e peça licença aos presentes. Cumprimente-os formalmente, sem estender a mão para contato mais próximo de forma voluntária;
Esta característica é uma indicação de que o local e as pessoas ali presentes estão sendo respeitadas pelo profissional do secretariado;
Mantenha-se resoluto se não houver o feedback con-forme o esperado e mantenha a cortesia ao finalizar sua presença no local;
“A cortesia não compromete a valentia”, tampouco significa submissão ou busca de vantagem indevida.
Postura Profissional
Quais atributos devem ser potencializados?
3) Proatividade: competência que impulsiona uma busca por mudanças de maneira espontânea, sem a necessidade de estímulos externos;
Ocorre da necessidade intrínseca do servidor em buscar solu-cionar um problema existente, melhorar um procedimento operacional ou gerar uma ruptura através da inovação;
A visão de futuro pode ser em um período mais imediato ou de longo prazo;
Proporcionar soluções que reduzam os níveis operacionais de atividades rotineiras para dedicar-se a atividades estratégicas;
O profissional do secretariado que cultive a proatividade em si é detentor de uma visão de futuro com elevado nível de clareza e objetividade.
Postura Profissional
A proatividade possui grandes vantagens a oferecer para o profissional do secretariado, especialmente no serviço público, que demanda múltiplas funções a executar;
Eleva o controle e assertividade em auxiliar a chefia em tomar decisões;
Flexibiliza a postura para se adaptar a diferentes cenários;
Resiliência no comportamento em períodos críticos dentro do órgão (ex.: uma auditoria por parte de um órgão de fiscalização externa);
Proporciona uma visão holística sobre os problemas para vislumbrar soluções diferenciadas;
Mesmo que alguma decisão seja tomada de forma monocrática, esta dificilmente foi feita sem o embasamento advindo das informações providas pelo profissional do secretariado.
Postura Profissional
Quais atributos devem ser potencializados?
4) Aparência: “o conteúdo é mais valorizado se apresentado em embalagens adequadas”;
Mesmo que teorias mais recentes busquem contrapor este atributo, a representação visual imediata de uma organização reside na aparência e no subjetivismo atrelado a este atributo;
Em outras palavras, a aparência é um indicativo do quão relevante e comprometida a organização é com a sociedade;
Ambos são advogados e atuam em causas cíveis e tributárias. Tem 5 segundos para decidir: a quem confiaria o teu processo?!
X
Postura Profissional
Quais atributos devem ser potencializados?
5) Discrição: é agir sem buscar os holofotes, mas obter o reconhecimento de quem foi atendido;
Está em atuar na organização sem levantar bandeira a seu favor de forma pessoal. Afinal, o cidadão é o cliente;
Na administração pública, a discrição é uma característica favorável para o profissional de secretariado agir de forma efetiva sobre as atividades que lhe são designadas;
Em momento oportuno, obtém confiança para assumir papeis de liderança e gerenciamento de times para ações específicas;
O sigilo profissional é essencial para este atributo ser maximizado;
Assim como um garçom qualificado que atende um cliente em um restaurante com 3 estrelas, a discrição é essencial para o profissional do secretariado que atua junto às altas esferas. 
Postura Profissional
Vejamos agora um pequeno vídeo que fala sobre o reconhecimento profissional a partir da postura profissional adotada pelos profissionais do secretariado.
Reconhecimento do Profissional do Secretariado
Sua postura profissional adotada é percebida pelos agentes envolvidos (chefia, setores, público, fornecedores)? Por que?
Qualidade e Prestação de Serviços
Qualidade: grau de utilidade esperado ou adquirido de qualquer coisa, verificá-vel através da forma e dos elementos constitutivos do mesmo e pelo resultado do seu uso;
O conceito é subjetivo: relaciona-se com percepções, necessidades e resultados em cada indivíduo;
“A qualidade só pode ser definida em termos de quem avalia” – Deming;
Pela visão do prestador de serviços, está associada

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