Rotinas Administrativas Volume 1

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série gestão
Rotinas 
administRativas
volume 1
Série geStão
Rotinas 
administRativas
volume 1
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA INDÚSTRIA – CNI
Robson Braga de Andrade
Presidente
DIRETORIA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor de Educação e Tecnologia
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL – SENAI
Conselho Nacional
Robson Braga de Andrade
Presidente 
SENAI – Departamento Nacional
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor-Geral
Gustavo Leal Sales Filho
Diretor de Operações
Série geStão
Rotinas 
administRativas
volume 1
SENAI
Serviço Nacional de 
Aprendizagem Industrial 
Departamento Nacional
Sede
Setor Bancário Norte • Quadra 1 • Bloco C • Edifício Roberto 
Simonsen • 70040-903 • Brasília – DF • Tel.: (0xx61) 3317-
9001 Fax: (0xx61) 3317-9190 • http://www.senai.br
© 2013. SENAI – Departamento Nacional
© 2013. SENAI – Departamento Regional de Santa Catarina
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nico, fotocópia, de gravação ou outros, somente será permitida com prévia autorização, por 
escrito, do SENAI.
Esta publicação foi elaborada pela equipe do Núcleo de Educação a Distância do SENAI de 
Santa Catarina, com a coordenação do SENAI Departamento Nacional, para ser utilizada por 
todos os Departamentos Regionais do SENAI nos cursos presenciais e a distância.
SENAI Departamento Nacional 
Unidade de Educação Profissional e Tecnológica – UNIEP
SENAI Departamento Regional de Santa Catarina 
Núcleo de Educação – NED
 
 
FICHA CATALOGRÁFICA 
_____________________________________________________________________________ 
S491r 
 Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. Departamento Nacional. 
Rotinas administrativas volume 1 / Serviço Nacional de Aprendizagem 
Industrial. Departamento Nacional, Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. 
Departamento Regional de Santa Catarina. Brasília : SENAI/DN, 2013. 
158 p. : il. (Série Gestão). 
 
 ISBN 978-85-7519-748-6 
 
 1. Administração de empresas. 2. Comunicação oral. 3. Informática. 4. 
Marketing. I. Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial. Departamento 
Regional de Santa Catarina. II. Título. III. Série. 
 
CDU: 658.01 
_____________________________________________________________________________ 
 
ilustrações
Figura 1 - Botão iniciar e caixa de pesquisa ............................................................................................................16
Figura 2 - Programas .......................................................................................................................................................17
Figura 3 - Botão fechar ..................................................................................................................................................17
Figura 4 - Atalho para fechamento do documento .............................................................................................17
Figura 5 - Área de trabalho do Word .........................................................................................................................18
Figura 6 - Personalizando a Barra de Acesso Rápido ...........................................................................................19
Figura 7 - Opção de Marcar Entrada (Índice) e Mostrar Tudo selecionado (Parágrafo) ..........................20
Figura 8 - Guias com a faixa de opções oculta ......................................................................................................21
Figura 9 - Guia Arquivo ..................................................................................................................................................22
Figura 10 - Opções do Word .........................................................................................................................................23
Figura 11 - Grupo Salvar (opção de AutoRecuperação) .....................................................................................23
Figura 12 - Copiar e colar arquivo ..............................................................................................................................25
Figura 13 - Renomear arquivo .....................................................................................................................................25
Figura 14 - Atalho .............................................................................................................................................................25
Figura 15 - Formatação1.doc .......................................................................................................................................26
Figura 16 - Negrito ...........................................................................................................................................................27
Figura 17 - Alteração do tamanho da fonte ...........................................................................................................27
Figura 18 - Descrição de recurso em dica de tela .................................................................................................28
Figura 19 - Formatação de texto ................................................................................................................................29
Figura 20 - Formatando texto – grupo Fonte ........................................................................................................29
Figura 21 - Marcadores...................................................................................................................................................30
Figura 22 - Numeração ...................................................................................................................................................31
Figura 23 - Formatação de listas .................................................................................................................................31
Figura 24 - Configurar Página ......................................................................................................................................32
Figura 25 - Edição .............................................................................................................................................................33
Figura 26 - Revisão de Texto .........................................................................................................................................34
Figura 27 - Opção Imprimir ..........................................................................................................................................35
Figura 28 - Visualizar impressão ..................................................................................................................................36
Figura 29 - Botão Iniciar e caixa de pesquisa .........................................................................................................37
Figura 30 - Programas.....................................................................................................................................................37
Figura 31 - Botão Fechar ................................................................................................................................................38
Figura 32 - Atalho para fechamento do documento ..........................................................................................38
Figura 33 - Área de trabalho do Excel .......................................................................................................................39
Figura 34 - Personalizando a Barra de Acesso Rápido ........................................................................................40
Figura 35 - Guias com a Faixa de Opções oculta...................................................................................................41Figura 36 - Guia Arquivo ................................................................................................................................................42
Figura 37 - Opções do Excel .........................................................................................................................................42
Figura 38 - Grupo Salvar (opção de AutoRecuperação) .....................................................................................43
Figura 39 - Renomear arquivo .....................................................................................................................................44
Figura 40 - Atalho .............................................................................................................................................................44
Figura 41 - Exemplo de planilha .................................................................................................................................45
Figura 42 - Caracteres ocultos nas células ..............................................................................................................46
Figura 43 - AutoAjuste da Largura da Coluna ........................................................................................................46
Figura 44 - Negrito ...........................................................................................................................................................46
Figura 45 - Alternativa ao recurso de AutoAjuste da Largura da Coluna .....................................................47
Figura 46 - Grupo Mostrar .............................................................................................................................................47
Figura 47 - Bordas ............................................................................................................................................................48
Figura 48 - Mesclar e Centralizar .................................................................................................................................48
Figura 49 - Recurso arrastar e soltar ..........................................................................................................................49
Figura 50 - Relatório de Pedidos .................................................................................................................................49
Figura 51 - Relatório de Pedidos Formatado ..........................................................................................................49
Figura 52 - Grupo Número ............................................................................................................................................50
Figura 53 - Opção Formatar Células ..........................................................................................................................51
Figura 54 - Grupo Edição ...............................................................................................................................................51
Figura 55 - Tabela de Pedidos ......................................................................................................................................52
Figura 56 - Biblioteca de Funções ..............................................................................................................................52
Figura 57 - Opção Imprimir .........................................................................................................................................53
Figura 58 - Gráfico de colunas agrupadas ...............................................................................................................54
Figura 59 - Ferramentas de Gráfico ...........................................................................................................................54
Figura 60 - Botão iniciar e caixa de pesquisa .........................................................................................................55
Figura 61 - Programas ....................................................................................................................................................55
Figura 62 - Botão fechar .................................................................................................................................................56
Figura 63 - Atalho para fechamento do documento .........................................................................................56
Figura 64 - Área de trabalho do PowerPoint ..........................................................................................................57
Figura 65 - Personalizando a Barra de Acesso Rápido ........................................................................................58
Figura 66 - Guias com a Faixa de Opções oculta...................................................................................................59
Figura 67 - Guia Arquivo ................................................................................................................................................60
Figura 68 - Grupo Salvar (opção de AutoRecuperação) .....................................................................................60
Figura 69 - Renomear arquivo .....................................................................................................................................61
Figura 70 - Atalho .............................................................................................................................................................62
Figura 71 - Grupo Fonte .................................................................................................................................................63
Figura 72 - Marcadores no grupo Parágrafo ...........................................................................................................63
Figura 73 - Relatório Mensal.........................................................................................................................................64
Figura 74 - Dica de recurso ...........................................................................................................................................64
Figura 75 - Slide 1 .............................................................................................................................................................65
Figura 76 - Slide Tabela de Custos ..............................................................................................................................66
Figura 77 - Slide Primeira Viagem ..............................................................................................................................66
Figura 78 - Slide final.......................................................................................................................................................67
Figura 79 - Opção Imprimir ..........................................................................................................................................68
Figura 80 - ciclo de vida do produto ...................................................................................................................... 132
Quadro 1 - Classificação econômica, fiscal e jurídica das empresas ...............................................................98
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1
Sumário
1 Introdução ........................................................................................................................................................................11
2 Fundamentos de Informática ....................................................................................................................................15
2.1 Editor de textos ............................................................................................................................................16
2.1.1 Abertura e fechamento do editor de textos...................................................................16
2.1.2 Área de trabalho do editor de textos .................................................................................18
2.1.3 Manipulação de arquivos no editor de textos ................................................................24
2.1.4 Formatação no editor de textos ..........................................................................................26
2.1.5 Configuração de página no editor de textos ..................................................................32
2.1.6 Comandos de edição de textos ...........................................................................................32
2.1.7 Correção ortográfica e gramatical ......................................................................................33
2.1.8 Impressão básica no editor de textos ................................................................................34
2.2 Editor de planilhas ......................................................................................................................................36
2.2.1 Abertura e fechamento do editor de planilhas ..............................................................37
2.2.2 Área de trabalho do editor de planilhas ...........................................................................38
2.2.3 Manipulação de arquivos no editor de planilhas ..........................................................43
2.2.4 Formatação no editor de planilha.......................................................................................45
2.2.5 Formatação de célula ..............................................................................................................50
2.2.6 Comandos de edição de planilhas ......................................................................................51
2.2.7 Fórmulas Básicas .......................................................................................................................52
2.2.8 Impressão básica .......................................................................................................................53
2.2.9 Gráficos básicos .........................................................................................................................54
2.3 Editor de apresentações ...........................................................................................................................55
2.3.1 Abertura e fechamento do editor de apresentações ...................................................55
2.3.2 Área de trabalho do editor de apresentações ................................................................56
2.3.3 Manipulação de arquivos no editor de apresentações ...............................................61
2.3.4 Formatação do editor de apresentação ............................................................................62
2.3.5 Recursos do editor de apresentações................................................................................64
2.3.6 Impressão básica no editor de apresentações ...............................................................68
3 Comunicação Oral e Escrita ........................................................................................................................................73
3.1 O processo de comunicação ...................................................................................................................74
3.2 Diferenças entre a escrita e a oralidade ..............................................................................................77
3.3 Apresentações ..............................................................................................................................................78
3.3.1 Retórica ........................................................................................................................................79
3.3.2 Preparação de apresentação ................................................................................................81
3.3.3 Uso de vocabulário adequado .............................................................................................81
3.4 Redação empresarial ..................................................................................................................................82
3.4.1 Descrição ......................................................................................................................................83
3.4.2 Dissertação ..................................................................................................................................84
3.5 Redação técnica ...........................................................................................................................................85
3.6 Comunicação escrita na empresa .........................................................................................................86
3.6.1 Correspondência .......................................................................................................................86
3.6.2 Oficial.............................................................................................................................................87
3.6.3 Bancária ........................................................................................................................................89
3.6.4 Comercial .....................................................................................................................................89
3.6.5 Interna ...........................................................................................................................................89
3.6.6 Circulação de documentos ....................................................................................................89
4 Rotinas de Escritório .....................................................................................................................................................93
4.1 Organização das empresas ......................................................................................................................94
4.2 Categorias e classificação das organizações empresariais ...........................................................95
4.3 Organograma ...............................................................................................................................................99
4.3.1 Os diferentes organogramas ................................................................................................99
4.4 Ferramentas gerenciais de rotinas ..................................................................................................... 102
4.4.1 Fluxograma .............................................................................................................................. 102
4.4.2 Cronograma ............................................................................................................................. 103
5 Equipamentos no Escritório .................................................................................................................................... 107
5.1 Telefone ........................................................................................................................................................ 108
5.1.1 Fax................................................................................................................................................ 109
5.1.2 Máquina foto copiadora ...................................................................................................... 111
5.1.3 Calculadora .............................................................................................................................. 111
5.1.4 Microcomputador .................................................................................................................. 112
6 Documentos Comerciais ..........................................................................................................................................115
6.1 Ordem de pagamento ............................................................................................................................ 116
6.2 Cheques ....................................................................................................................................................... 116
6.3 Nota promissória ...................................................................................................................................... 118
6.4 Fatura/ duplicata....................................................................................................................................... 118
6.5 Boleto ............................................................................................................................................................ 119
6.6 Borderô ....................................................................................................................................................... 120
6.7 Recibo e Nota fiscal .................................................................................................................................. 120
6.8 DARF .............................................................................................................................................................. 121
6.9 Serviço postal ............................................................................................................................................ 121
7 Fundamentos de Marketing .................................................................................................................................... 125
7.1 Conceito de Marketing ........................................................................................................................... 126
7.2 Produto, Praça, Preço e Promoção ..................................................................................................... 128
7.3 Fundamentos de comércio eletrônico ............................................................................................. 129
7.4 Cronograma de lançamento de produtos e serviços .................................................................. 130
7.5 Ciclo de vida do produto ....................................................................................................................... 131
7.6 Papel estratégico da informação ........................................................................................................ 134
7.7 Dados, informação e conhecimento ................................................................................................. 136
7.8 Técnicas de levantamento de dados ................................................................................................. 137
7.9 Ética e segurança das informações .................................................................................................... 139
Referências ........................................................................................................................................................................ 143
Minicurrículo dos Autores ........................................................................................................................................... 149
Índice .................................................................................................................................................................................. 151
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1
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2
8 Fundamentos de Recursos Humanos .................................................................................................................. 167
8.1 Rotinas de recrutamento e seleção ................................................................................................... 168
8.1.1 Recrutamento interno .......................................................................................................... 170
8.1.2 Recrutamento externo ......................................................................................................... 173
8.1.3 Recrutamento misto ............................................................................................................. 175
8.2 Fontes de divulgação .............................................................................................................................. 176
8.2.1 Recrutamento pelo jornal ................................................................................................... 177
8.2.2 Carta de solicitação de vaga .............................................................................................. 177
8.2.3 Pedido de emprego .............................................................................................................. 178
8.3 Seleção ......................................................................................................................................................... 179
8.4 Procedimentos trabalhistas .................................................................................................................. 185
8.4.1 Folha de pagamento ............................................................................................................. 186
8.4.2 Apuração de atrasos e faltas .............................................................................................. 187
8.4.3 Horas extras ............................................................................................................................. 189
8.4.4 Repouso remunerado........................................................................................................... 190
8.4.5 Férias ........................................................................................................................................... 192
8.4.6 Salários ...................................................................................................................................... 193
8.4.7 Gratificação .............................................................................................................................. 195
8.4.8 Comissões ................................................................................................................................. 196
8.4.9 Adicionais ................................................................................................................................. 197
8.5 Rotinas de demissão ............................................................................................................................... 202
8.6 Sistemas de Informação em RH........................................................................................................... 204
9 Fundamentos da Contabilidade ............................................................................................................................ 209
9.1 Patrimônio .................................................................................................................................................. 210
9.1.1 Bens da empresa .................................................................................................................... 210
9.1.2 Direitos e obrigações da empresa ................................................................................... 211
9.1.3 Receita ........................................................................................................................................ 212
9.1.4 Custo ........................................................................................................................................... 212
9.1.5 Lucro ........................................................................................................................................... 213
9.2 Demonstrações contábeis .................................................................................................................... 213
9.2.1 Ativos ..........................................................................................................................................214
9.2.2 Passivos ...................................................................................................................................... 219
9.2.3 Situações patrimoniais ......................................................................................................... 222
9.2.4 Contas ........................................................................................................................................ 224
9.2.5 Análise do patrimônio .......................................................................................................... 231
9.3 Atos e fatos contábeis ............................................................................................................................. 233
9.3.1 Fatos permutativos ................................................................................................................ 234
9.3.2 Fatos modificativos ............................................................................................................... 235
9.3.3 Fatos mistos ............................................................................................................................. 236
9.4 Escrituração ................................................................................................................................................ 237
9.4.1 Relatórios contábeis .............................................................................................................. 238
9.4.2 Balanço ...................................................................................................................................... 239
9.5 Inventário .................................................................................................................................................... 241
9.5.1 Tipos de inventário ................................................................................................................ 242
9.6 Plano de contas ......................................................................................................................................... 243
9.6.1 Composição do plano de contas ..................................................................................... 243
9.7 Lançamentos contábeis ......................................................................................................................... 250
9.7.1 Elementos do lançamento .................................................................................................. 250
9.7.2 Método das partidas dobradas ......................................................................................... 251
9.7.3 Fatos administrativos e contábeis .................................................................................... 255
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9.7.4 Erros de escrituração ............................................................................................................ 257
9.7.5 Retificação nos registros contábeis ................................................................................. 258
9.8 Sistema de informação em finanças e contabilidade ................................................................. 261
9.8.1 Planejamento e controle ..................................................................................................... 262
Referências ........................................................................................................................................................................ 267
Minicurrículo dos Autores ........................................................................................................................................... 273
Índice .................................................................................................................................................................................. 275
1
introdução
Bem-vindo à unidade curricular de Rotinas Administrativas, material didático composto por 
dois volumes.
Cada vez mais o mercado profissional está competitivo e o diferencial está sendo o conhe-
cimento. Realizar cursos profissionalizantes, aperfeiçoamentos, participar de treinamentos e 
palestras tornam-se atividades altamente importantes.
Nesse contexto, não se pode deixar de mencionar a informática, que está gradativamen-
te mais presente na vida das pessoas e das empresas. Por isso, neste primeiro volume, serão 
apresentadas a você as ferramentas mais utilizadas na edição de textos, de planilhas e de 
apresentações.
Além disso, neste material, você terá uma visão geral do mundo das comunicações, perce-
bendo o quanto é essencial compreender o diálogo entre duas ou mais pessoas. Verá quais 
são as diferenças da linguagem escrita e oral e como é possível utilizá-las, de acordo com cada 
situação. Também serão apresentados os aspectos mais práticos relacionados à produção de 
textos dentro do ambiente organizacional. 
Você conhecerá as rotinas mais comuns realizadas em escritórios, bem como os fundamen-
tos da área de marketing, de recursos humanos e da contabilidade que ajudam as operações 
do dia a dia administrativo de uma organização. 
Sobre os fundamentos de marketing, você estudará alguns conceitos gerais do marketing 
que lhe auxiliarão a pensar em sua relação com os clientes e, com base nesses conceitos, serão 
discutidos dois pontos essenciais: o comércio eletrônico e o lançamento de novos produtos e 
serviços. 
No segundo volume, os estudos estarão voltados aos Recursos Humanos e a Contabilidade, 
você terá a oportunidade de estudar o recrutamento e a seleção de pessoas, os cuidados rele-
vantes nos processos trabalhistas, os critérios envolvidos na rotina de demissão, os sistemas de 
informação que dão suporte no gerenciamento dos colaboradores e como esses temas podem 
refletir positivamente na gestão e nos resultados de um negócio. 
 Você irá conhecer os fundamentos de contabilidade necessários para o exercício da função 
administrativa, tais como as demonstrações e os lançamentos contábeis, a escrituração, o in-
ventário, os orçamentos, dentre outras.
rotinas administrativas - volume 112
Para oferecer todo esse conhecimento, o SENAI elaborou este material didáti-
co que será a base para o seu aprendizado.
Agora, você é convidado a trilhar os caminhos do conhecimento. Faça deste 
processo um momento de construção de novos saberes, em que teoria e prática 
devem estar alinhadas para o seu desenvolvimento profissional.
1 Introdução 13
Anotações:
2
Fundamentos de informática
Você sabe para que serve um editor de textos? Por intuição, muitos imaginam que a única 
utilidade seja para escrever textos e imprimi-los. Na verdade, conhecendo a diversidade de re-
cursos que o Word 2010 oferece, você pode fazer muito mais. 
E um editor de planilhas, você conhece? Com o Excel é possível, por exemplo, usar os po-
derosos recursos de cálculo em vários demonstrativos de contabilidade financeira, como fluxo 
de caixa, rendimentos ou lucros e perdas; criar qualquer tipo de orçamento, como um plano de 
orçamento de marketing, um orçamento de evento ou de aposentadoria; ou ainda criar muitos 
tipos de relatórios, que reflitam uma análise ou um resumo de dados que você pode usar para 
previsão de informações.
Já o PowerPoint 2010 é um aplicativo visual e gráfico usado, principalmente, para criar apre-
sentações. Com ele, você pode criar, visualizar e mostrar apresentações de slides que combinam 
texto, formas, imagens, gráficos, animações, tabelas, vídeos e muito mais.
Ao final do capítulo, você estará apto a:
•	utilizar os mais diversos recursos de formatação, edição e correção de textos;
•	abrir, editar e salvar o documento criado;
•	configurar a impressão do documento;
•	utilizar os mais diversos recursos de formatação, fórmulas e gráficos;
•	abrir, editar e salvar a planilha criada;
•	configurar a impressão da planilha eletrônica;
•	utilizar os mais diversos recursos de criação, formatação e edição de apresentações;
•	abrir, editar esalvar uma apresentação criada;
•	definir a impressão, conversão em pdf/vídeo da apresentação.
Percebeu quanto conteúdo importante e significativo você tem pela frente? Então, prepare-
-se para iniciar esta jornada de estudos! Siga em frente!
rotinas administrativas - volume 116
2.1 eDitor De teXtoS
O Microsoft Word é o aplicativo de edição de textos mais utilizado pelo públi-
co ao longo dos anos. Com ele você pode criar documentos simples e dinâmicos. 
Este software possibilita o trabalho em equipe, em que vários usuários podem 
editar um mesmo arquivo com segurança e confiabilidade.
O Word 2010 oferece, entre outras possibilidades:
•	formatação de textos definindo destaques em palavras e expressões;
•	criação de tabelas personalizadas;
•	ganho em produtividade encontrando informações e formatando-as de for-
ma mais rápida;
•	reunião de informações padronizadas para envio a diferentes grupos;
•	criação de cartas e formas diferentes de documentos.
Na sequência, você aprenderá a elaborar documentos com formatações per-
sonalizadas deixando um simples texto com uma aparência mais profissional, 
além de conhecer alguns dos recursos mais comuns utilizados nesse editor.
2.1.1 AberturA e fechAmento do editor de textos
Para operar o aplicativo Word no sistema operacional Windows 7 ou 8, primei-
ramente, certifique-se de que o mesmo já está instalado. Para isso, clique no ícone 
“Iniciar” que se encontra do lado esquerdo inferior da tela, depois clique na “caixa 
de pesquisa” e digite a palavra “word”, confira a seguir: 
M
ic
ro
so
ft
 (2
01
0)
Figura 1 - Botão iniciar e caixa de pesquisa
Aparecerá, na lista de programas, o aplicativo Microsoft Word 2010 como mos-
tra a figura na sequência: 
2 Fundamentos de InFormátIca 17
M
ic
ro
so
ft
 (2
01
0)
Figura 2 - Programas
Sabe como proceder? Acompanhe: selecione o programa para iniciá-lo. No 
primeiro momento, você vai visualizar um documento vazio com um nome pa-
drão, com a guia “Página Inicial” selecionada e o cursor do ponteiro do mouse de 
forma intermitente dentro do documento, apenas esperando alguma digitação 
de texto.
Para esta etapa, que é apenas de reconhecimento do aplicativo, não será cria-
da nenhuma informação, portanto, feche o programa clicando no botão “X”, no 
canto superior direito da tela. Observe a figura.
M
ic
ro
so
ft
 (2
01
0)
Figura 3 - Botão fechar
 SAIBA 
 MAIS
Outra forma de fechar o programa é clicando no ícone do 
Word que está localizado no canto superior esquerdo, logo 
acima da guia “Arquivo”. O atalho do teclado é ALT + F4, 
como mostra a figura na sequência:
M
ic
ro
so
ft
 (2
01
0)
Figura 4 - Atalho para fechamento do documento
rotinas administrativas - volume 118
2.1.2 ÁreA de trAbAlho do editor de textos
Desde a versão 2007, o Word fez modificações consideráveis para acessar seus 
diversos recursos.
De forma mais intuitiva e de fácil identificação, esses itens foram agrupados na 
“Faixa de Opções” e separados em guias, grupos de opções e recursos.
Você sabe como é composta cada guia? Cada guia é composta por um grupo 
de opções. Cada grupo de opções é composto por diversos recursos. Cada recur-
so aplica algum tipo de criação/alteração no documento. 
Na figura a seguir, você pode ter uma ideia de cada um dos componentes da 
área de trabalho do Word.
231 4
5
6
7
89 10
M
ic
ro
so
ft
 (2
01
0)
; D
ie
go
 F
er
na
nd
es
 (2
01
3)
Figura 5 - Área de trabalho do Word
Os itens referenciados são:
1. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
2. Barra de Títulos
3. Guia Página Inicial
4. Grupo de opção Fonte
5. Régua
2 Fundamentos de InFormátIca 19
6. Cursor do mouse intermitente
7. Barra de rolagem vertical
8. Barra de rolagem horizontal
9. Barra de Status
10. Barra de Zoom
Na sequência, você conhecerá a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Va-
mos lá! 
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A barra de ferramentas de acesso rápido tem a finalidade de apresentar recur-
sos para um acesso mais rápido.
O padrão é ter acesso rápido para salvar, desfazer e refazer e, para personalizá-
-la, você deve clicar no ícone do item 1 da área de trabalho do Word e selecionar 
a opção “Mais Comandos”. Veja na figura a seguir.
Após clicar, aparecerá uma tela de “Opções do Word”, em que você pode adi-
cionar comandos à barra de ferramentas. Basta selecionar o item desejado e clicar 
no botão “Adicionar”. Para retirar, é só selecionar o item e clicar no botão “Remo-
ver”.
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Figura 6 - Personalizando a Barra de Acesso Rápido
rotinas administrativas - volume 120
Você acompanhará, no Casos e relatos, uma situação envolvendo conceitos 
abordados neste primeiro momento de aprendizagem.
CASoS e reLAtoS
Escrevendo um livro
Um autor de livro estava elaborando há dias um projeto. Já passava das 30 
páginas quando ele percebeu que existia, no Word 2010, a barra de ferra-
mentas de acesso rápido.
Para elaborar o índice remissivo1, a toda hora, ele tinha que fazer a marca-
ção de um texto na guia “Referências”. Após a marcação, o recurso “Mostrar 
Tudo” ficava ativado, sendo necessário retirar para não atrapalhar o desen-
volvimento do seu material.
Para solucionar isso, o autor fez a inserção dos dois recursos - “Marcar Entra-
da” e “Mostrar Tudo” - na barra de ferramentas de acesso rápido. No final, 
ele ganhou muito em produtividade e não perdeu tanto tempo para elabo-
rar o seu índice remissivo enquanto escrevia o livro.
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Figura 7 - Opção de Marcar Entrada (Índice) e Mostrar Tudo selecionado (Parágrafo)
Observou que prático montar um índice remissivo utilizando a barra de ferra-
mentas de acesso rápido? Que tal você testar esse item também? A melhor forma 
de consolidar o conhecimento é aliando teoria e prática! 
Veja agora como funciona a Faixa de Opções.
1 ÍNDICE REMISSIVO
É uma lista de palavras-
chave encontradas no 
documento, juntamente 
com os números das 
páginas em que as palavras 
aparecem.
2 Fundamentos de InFormátIca 21
Faixa de Opções
Na Faixa de Opções estão localizadas todas as ferramentas do Word 2010.
Quer conhecer uma breve descrição de cada componente da “Faixa de Op-
ções”? Basta seguir.
•	Página Inicial: nesta guia estão contidas as ferramentas dos grupos “Fonte”, 
“Parágrafo”, “Estilo”, entre outros. Esses grupos permitem a formatação e 
edição de textos.
•	Inserir: esta guia contém objetos a serem inseridos no documento como ta-
belas, folhas de rosto, ilustrações, hiperlinks, cabeçalhos e rodapés, caixas de 
texto, símbolos, entre outros.
•	Layout da Página: está relacionada com todas as ferramentas de configura-
ção das páginas (margens, tamanho, orientação, plano de fundo), separação 
dos conteúdos em colunas e organização de itens.
•	Referências: nesta guia, é possível inserir e editar notas de rodapés, índices, 
citações e sumário.
•	Correspondências: tem a opção de criar envelopes e etiquetas ou, simples-
mente, editar um documento personalizado e enviá-lo a diversos grupos de 
pessoas através de e-mail ou impressão. Esse recurso é definido como mala 
direta.
•	Revisão: esta guia possui toda a estruturação para revisar textos, correção 
ortográfica, contagem de palavras no documento, possibilidade de inserir 
comentários e restringir a edição do documento por terceiros.
•	Exibição: trabalha com a organização de documentos, define o zoom da pá-
gina e mostra os modos de exibição (leitura) das informações contidas no 
documento.
Muitas vezes, você pode se deparar com a ausência da “Faixa de Opções”; ob-
serve a figura na sequência, em que aparecem somente as guias que foram expli-
cadas anteriormente.
Para resolver esse problema, há duas formas: acionando o atalho CTRL + F1 ou 
clicando na seta que se encontra à direita da guia “Exibição”. 
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Figura 8 - Guias com a faixa de opções oculta
rotinas administrativas - volume 122
Verifique o funcionamento da Guia Arquivo.
Guia Arquivo
Nesta guia, encontram-se as opções “Salvar”, “Salvar Como”(possibilidade de 
definir outro nome para o documento que já foi salvo anteriormente), “Abrir Re-
cente” (últimos arquivos salvos), “Novo” (novo documento em branco ou utilizar 
modelos disponíveis), “Imprimir”, “Opções”, entre outros, conforme demonstrado 
a seguir.
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Figura 9 - Guia Arquivo
Para você conhecer um pouco mais das possibilidades que o Word dispõe, vá 
até o item “Opções” e aparecerá uma tela idêntica a seguir. Na coluna à esquerda, 
são os grupos de opções e, à direita, são as opções a que esses grupos se referem.
2 Fundamentos de InFormátIca 23
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Figura 10 - Opções do Word
No grupo “Geral”, troque a opção “Esquema de cores” de azul para preto, cli-
que no botão “OK” e veja o que é alterado no documento. Retorne à guia “Arqui-
vo” / “Opções” / grupo “Salvar”. Veja a figura. 
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Figura 11 - Grupo Salvar (opção de AutoRecuperação)
rotinas administrativas - volume 124
No grupo “Salvar” altere o tempo de AutoRecuperação para cinco minutos e 
clique no botão “OK”. Realizando esse procedimento, o documento é salvo a cada 
cinco minutos, isto é, o máximo de trabalho que pode ser perdido devido ao não 
salvamento do documento quando o mesmo é fechado acidentalmente (sem sal-
var) é o de cinco minutos antes do fechamento.
 FIQUE 
 ALERTA
Toda opção alterada no item “Opções” da guia “Arquivo”, 
reflete em qualquer documento, inclusive nos novos e nos 
já existentes (não somente nos documentos que estão 
abertos).
Bem, agora que você já estudou sobre a área de trabalho do editor de textos, 
você está preparado para prosseguir na jornada de estudos! O próximo assunto é 
bastante esclarecedor! Quer saber qual é? Siga em frente e continue atento!
2.1.3 mAnipulAção de Arquivos no editor de textos
Manipular arquivos significa deslocá-los de uma pasta à outra (recortar), reno-
mear, excluir ou copiar para uma melhor organização das informações contidas 
no computador. É muito mais fácil você ter as informações separadas por assunto 
do que todos os seus arquivos em um só lugar, pois facilita a localização poste-
riormente.
Sabe como manipular arquivos? Para manipular arquivos, primeiro, abra um 
documento novo (vazio) do Word. Antes de editar, salve. Posteriormente, siga os 
seguintes passos:
1. acione o atalho de estrutura de pastas do Windows com as seguintes teclas: 
MULTIMÍDIA + E;
2. crie uma pasta no diretório C: chamada “Aula Word 2010”. É nessa pasta que 
você salvará todos os exercícios executados neste material;
3. vá até a guia “Arquivo”;
4. selecione “Salvar Como”;
5. abrirá uma janela de salvamento, vá até o diretório C: que está no grupo 
Computador. Especifique o nome do arquivo como “Documento1”;
6. selecione o arquivo na pasta e execute o atalho para copiar (CTRL + C), e, 
logo em seguida, pressione o atalho para colar (CTRL + V);
7. clique no novo arquivo com o botão direito do mouse e renomeie para 
“Documento2”. Observe as figuras.
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Figura 12 - Copiar e colar arquivo
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Figura 13 - Renomear arquivo
Caso precise apagar/excluir algum arquivo, o caminho é:
•	selecionar o arquivo na pasta e, com o botão direito do mouse, escolher a 
opção “Excluir” que estará acima de “Renomear”;
•	na sequência, aparecerá uma caixa de mensagem para confirmar a exclusão 
do arquivo. Clique em “Sim”.
Caso o arquivo seja importante e precise ser aberto muitas vezes, é melhor 
criar um atalho para facilitar o seu acesso. Para efetuar essa operação, siga as ins-
truções, a seguir: 
•	selecione o arquivo na pasta e, com o botão direito do mouse, escolha a op-
ção “Criar atalho” que estará acima de “Excluir”;
•	em seguida aparecerá um novo arquivo (atalho) com o mesmo nome. Note 
a figura: 
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Figura 14 - Atalho
rotinas administrativas - volume 126
•	selecione o atalho e, com o botão direito do mouse, escolha a opção “Recor-
tar”. Feito isso, marque a pasta desejada ou a área de trabalho e clique em 
“Colar” ou, se preferir, use as teclas CTRL + V.
Até aqui, você soube como criar um arquivo salvando-o no disco local por 
meio da criação de uma pasta. Você aprendeu a copiar, colar, recortar e apagar 
arquivos. Agora, você está apto a organizar seus documentos em pastas facilitan-
do o acesso às principais informações.
2.1.4 formAtAção no editor de textos
Formatar um texto significa personalizar a sua visualização realçando-o com 
uma cor diferente, sublinhando, ou alinhando o texto. Na sequência, você verá 
como elaborar tais alterações com o auxílio de recursos do grupo Fonte e do gru-
po Parágrafo. Incialmente o Grupo Fonte será abordado.
Grupo Fonte
Abra um documento novo (vazio) do Word e, antes de editá-lo, salve-o com o 
nome “Formatação1”.
Agora, digite o texto, a seguir: 
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Figura 15 - Formatação1.doc
2 Fundamentos de InFormátIca 27
Depois disso, selecione todas as ocorrências em que aparece a palavra “docu-
mento” e vá até a guia “Página Inicial / grupo Fonte / selecione a opção Negrito” 
. Acompanhe!
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Figura 16 - Negrito
Faça o mesmo com a palavra “inserir”, ou seja, selecione todas as ocorrências 
e vá até a guia “Página Inicial / grupo Fonte / selecione a opção Itálico e Sublinha-
do”.
Por último, selecione as palavras “projetados” e “elementos”, vá até a guia “Pá-
gina Inicial / grupo Fonte / clique na caixa Tamanho da Fonte” e altere para o valor 
14.
Executou todos os procedimentos? Bem, então, verifique se o texto ficou da 
seguinte forma:
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Figura 17 - Alteração do tamanho da fonte
Igual, certo? Muito bom!
rotinas administrativas - volume 128
 VOCÊ 
 SABIA?
Que para saber para que serve qualquer símbolo do 
Word? Basta deixar o cursor do mouse sobre o ícone, 
por alguns segundos, e aparecerá uma explicação sobre 
o recurso. Veja um exemplo na figura a seguir.
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Figura 18 - Descrição de recurso em dica de tela
Neste momento, na barra de ferramentas de acesso rápido, clique no botão 
“Salvar” (ícone de disquete) e feche o arquivo “Formatação1”.
Abra um documento novo (vazio) do Word e, antes de editar, salve-o com o 
nome “Formatação2”.
Digite a palavra “H20” no documento, selecione apenas o número 2 e vá até a 
guia “Página Inicial / grupo Fonte / clique no recurso Subscrito”.
Pressione ENTER para ir à próxima linha e digite a fórmula “ax2 + bx + c = 0”. 
Novamente, selecione apenas o número 2 e vá até a guia “Página Inicial / grupo 
Fonte / clique no recurso Sobrescrito”.
Na linha seguinte, digite: “nível: bom, intermediário, ruim”.
Selecione a palavra “bom” e, no grupo “Fonte”, selecione a cor verde no recur-
so “Cor do Realce do Texto”. Faça o mesmo para as palavras intermediário (ama-
relo) e ruim (vermelho).
Na próxima linha, digite “nível: bom, intermediário, ruim”.
Selecione a palavra “bom” e, no grupo “Fonte”, selecione a cor verde no re-
curso “Cor da Fonte”. Proceda da mesma forma com as palavras intermediário 
(amarelo) e ruim (vermelho).
Agora, na outra linha, digite “Brasil”, deixe a cor do realce em verde e a cor da 
fonte em amarelo.
Concluído? Veja se ficou igual ao exemplo a seguir.
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Figura 19 - Formatação de texto
Sim? Parabéns! Se não, releia as instruções e tente novamente.
Na barra de ferramentas de acesso rápido, clique no botão “Salvar” (ícone de 
disquete) e feche o arquivo “Formatação2”.
Agora chegou o momento de você estudar o Grupo Parágrafo!
Grupo Parágrafo
Abra um documento novo (vazio) do Word e, antes de editá-lo, salve-o com o 
nome “Formatação3”.
Digite e selecione a palavra “Grupo Parágrafo”. No grupo “Fonte”, altere o ta-
manho do texto para “20, negrito, itálico, sublinhado” e troque a fonte para “High	
Tower	Text”. Observe a seguir. 
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Figura 20 - Formatando texto – grupo Fonte
Marque o texto e vá até“Página Inicial / grupo Parágrafo / clique em Centrali-
zar”.
rotinas administrativas - volume 130
Pressione ENTER duas vezes para inserir mais duas linhas. Execute o comando 
“=rand(x,y)”, em que x e y são números de parágrafos e conteúdos respectiva-
mente. Digite “=rand(3,2)” e pressione ENTER. Aparecerão três parágrafos.
Selecione os três parágrafos e vá até “Página Inicial / grupo Parágrafo / clique 
em Justificar”.
Clique antes do primeiro parágrafo e selecione “Aumentar Recuo” que se en-
contra no grupo “Parágrafo”.
Depois, clique antes do segundo parágrafo e selecione duas vezes “Aumentar 
Recuo”.
Por último, clique antes do terceiro parágrafo e selecione três vezes “Aumen-
tar Recuo”.
Ao finalizar, na barra de ferramentas de acesso rápido, clique no botão “Salvar” 
(ícone de disquete) e feche o arquivo “Formatação3”.
Abra novamente um documento novo (vazio) do Word e antes de editá-lo, 
salve-o com o nome “Formatação4”.
Digite a expressão “Itens OK:” e, no grupo “Fonte”, aplique “Negrito e Subli-
nhado”.
Pressione ENTER para ir à próxima linha e digite um “item 1”, “item 2” e “item 
3”, um embaixo do outro.
Em seguida, digite a expressão “Alunos aprovados:” e, no grupo “Fonte”, apli-
que “Negrito e Sublinhado”.
Pressione ENTER para ir à próxima linha e digite “aluno A”, “aluno B”, “aluno C”, 
um embaixo do outro.
Selecione a lista de itens e vá até “Página Inicial / grupo Parágrafo / clique em 
“Marcadores”. Escolha o tipo que aparece selecionado a seguir. 
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Figura 21 - Marcadores
2 Fundamentos de InFormátIca 31
Agora, selecione a lista de alunos e vá até “Página Inicial / grupo Parágrafo / 
clique em Numeração” e escolha o tipo que aparece selecionado na sequência.
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Figura 22 - Numeração
Veja o exemplo, na sequência, note como ficou e compare com o seu!
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Figura 23 - Formatação de listas
É hora de salvar o documento, clicando no botão “Salvar” (ícone de disquete), 
barra de ferramentas de acesso rápido e pronto! É só fechar o arquivo “Formata-
ção4”.
Vamos seguir com o aprendizado? Na sequência, mais conteúdos importantes!
rotinas administrativas - volume 132
2.1.5 configurAção de pÁginA no editor de textos
Configurar uma página no Word significa realizar alterações de margens, orien-
tação e tamanho do papel para alterar o layout do documento que será impresso.
O grupo “Configurar Página” está localizado na guia “Layout da Página” e, den-
tro desse grupo, há os recursos mais comuns. Acompanhe.
1. Margens: usado para selecionar os tamanhos de margem do documento in-
teiro ou da seção atual.
2. Orientação: formato das páginas, dividido em layout “Retrato” e layout “Pai-
sagem”.
3. Tamanho: define um tamanho de papel específico (A4, A5, A6, carta etc.).
4. Coluna: fragmenta o texto em duas ou mais colunas.
5. Hifenização: quebra as linhas entre as sílabas das palavras. Para separar uma 
palavra em sílabas, é preciso selecionar o que se deseja e clicar em “Hifeni-
zação / Manual”.
Veja, na figura a seguir, a identificação do local de cada recurso no grupo “Con-
figurar página”.
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Figura 24 - Configurar Página
2.1.6 comAndos de edição de textos
O grupo “Edição” está localizado na guia “Página Inicial” e, dentro desse grupo, 
existem os recursos que você verifica na sequência.
1. Localizar: encontrar um texto ou um conteúdo do documento. Ao clicar em 
“Localizar”, abre um painel de navegação e se clicar em “Localização Avança-
2 Fundamentos de InFormátIca 33
da” abre uma caixa com mais opções de pesquisa. Quando se deseja navegar 
para um ponto específico do documento, basta clicar em “Ir para”.
2. Substituir: mudar um texto no documento.
3. Selecionar: marcar um texto ou objetos no documento. Se clicar em “Sele-
cionar Texto com Formatação Semelhante” é possível identificar textos com 
as mesmas formatações daquele que tiver selecionado. 
A figura a seguir destaca os recursos mencionados.
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Figura 25 - Edição
 SAIBA 
 MAIS
Para selecionar objetos posicionados atrás dos textos, utilize 
“Selecionar Objeto”.
2.1.7 correção ortogrÁficA e grAmAticAl
O grupo “Revisão de Texto” está localizado na guia “Revisão”. Dentro desse 
grupo, há as ferramentas que você acompanha a seguir.
1. Ortografia e Gramática: serve para verificar se a grafia das palavras no texto 
está correta;
2. Pesquisar: usada para abrir o painel de tarefas para buscar materiais de refe-
rência como dicionários, enciclopédias e serviços de tradução;
3. Dicionário de sinônimos: aplicado para obtenção de palavras com significa-
do semelhante ao da palavra selecionada;
4. Contar palavras: exibe o número de palavras, caracteres, parágrafos e linhas 
do documento.
Na figura da sequência, estão indicadas as ferramentas descritas.
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Figura 26 - Revisão de Texto
2.1.8 impressão bÁsicA no editor de textos
O Word 2010 possui inúmeras ferramentas para configurar a impressão de um 
documento e uma delas é a opção “Imprimir” que está localizada na guia “Arqui-
vo”.
Outro modo, é usando o atalho CTRL + P que, quando ativado, abre, auto-
maticamente, as opções de configuração de impressão, as quais estão exibidas a 
seguir . 
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Figura 27 - Opção Imprimir
Verifique o que você visualiza nessa opção.
1. Botão para imprimir o documento.
2. Número de cópias do documento.
3. Impressora especificada para imprimir o documento.
4. Páginas a serem impressas.
5. Ajuste dos lados do papel a serem impressos.
6. Classifica as partes do documento que devem ser impressas.
7. Define a orientação da página para impressão.
rotinas administrativas - volume 136
8. Delimita o tamanho do papel.
9. Adequa as margens do documento.
10. Regula o número de folhas por página.
Ao terminar de configurar, pode-se ver o resultado no espaço de visualização 
de impressão, o qual se encontra ao lado direito das configurações. Veja a figura.
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Figura 28 - Visualizar impressão
Perceba que aparece o número total de páginas na parte inferior, onde consta 
“17 de 18” - e, ao lado, observa-se o zoom para ver melhor o documento a ser 
impresso.
Agora que você conheceu vários tópicos importantes sobre a edição de tex-
tos convido você a explorar outros conhecimentos: editor de planilhas! Siga em 
frente! 
2.2 eDitor De PLANiLHAS
O Excel é um programa de planilhas do sistema Microsoft Office usado para 
criar e formatar pastas de trabalho (um conjunto de planilhas), o qual você pode 
utilizar para analisar dados e tomar decisões de negócios ou elaborar seu controle 
de custos pessoais. Na engenharia, pode auxiliar em cálculos de projetos e logís-
tica, muito útil para controlar estoque, entre outras funções.
2 MATRIz DE LINHAS E 
COLUNAS
Em planilhas eletrônicas, é 
a referência utilizada para 
definir o endereçamento 
de cada célula. As linhas 
são numéricas (1,2,3...) e as 
colunas alfabéticas (A,B,C...).
2 Fundamentos de InFormátIca 37
Especificamente, você pode usar o Excel para criar modelos de verificação de 
dados, gerar fórmulas para cálculos, organizar, dinamicamente, as informações e 
apresentá-las em diversos tipos de gráficos profissionais.
Uma das melhores formas de saber mais sobre o Excel é abrir o programa e 
iniciar o uso dos inúmeros recursos existentes.
Vamos lá?
2.2.1 AberturA e fechAmento do editor de plAnilhAs
Para iniciar o aplicativo Excel no sistema operacional Windows 7 ou 8, primei-
ramente, certifique-se de que o mesmo já está instalado. Para isso, realize uma 
operação semelhante à usada para o editor de textos, clique no ícone “Iniciar” que 
se encontra ao lado esquerdo inferior da tela, depois clique na caixa de pesquisae digite a palavra “excel”. Observe.
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Figura 29 - Botão Iniciar e caixa de pesquisa
Aparecerá na lista de programas o aplicativo “Microsoft Excel 2010”. Veja a fi-
gura. 
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Figura 30 - Programas
Selecione o programa para iniciá-lo. No primeiro momento, aparece uma pla-
nilha vazia com um nome padrão: “Pasta1”. A primeira célula ativa é sempre a 
de endereço “A1” na matriz de linhas e colunas2. As planilhas seguem os nomes 
padrões “Plan1, Plan2, Plan3, etc.”
Por enquanto, você está apenas reconhecendo o aplicativo e não será criada 
nenhuma informação, portanto, feche o programa clicando no botão “X” no can-
to superior direito.
rotinas administrativas - volume 138
Perceba que existem dois botões com “X”. O da posição mais acima fecha o 
aplicativo Excel e o mais abaixo fecha a janela ativa (ou pasta de trabalho). Note 
a figura.
Figura 31 - Botão Fechar
 SAIBA 
 MAIS
Outra alternativa para o fechamento do programa encontra-
-se clicando no ícone do Excel que está localizado no canto 
superior esquerdo, acima da guia “Arquivo”. O atalho do te-
clado é ALT + F4, como mostra a figura na sequência.
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Figura 32 - Atalho para fechamento do documento
2.2.2 ÁreA de trAbAlho do editor de plAnilhAs
Assim como o Word, desde a versão 2007, o Excel fez modificações conside-
ráveis para acessar seus diversos recursos que foram agrupados na “Faixa de Op-
ções” e separados em guias, grupos de opções e recursos.
Cada guia é composta por um grupo de opções. Cada grupo de opções é com-
posto por diversos recursos.
Cada recurso aplica algum tipo de criação/alteração/formatação nos dados da 
planilha.
2 Fundamentos de InFormátIca 39
Na figura a seguir você pode constatar os elementos da área de trabalho ini-
cial.
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Figura 33 - Área de trabalho do Excel
Os itens referenciados são:
1. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
2. Barra de Títulos
3. Guia Página Inicial
4. Grupo de opção Fonte
5. Barra de Fórmulas
6. Endereço da célula ativa
7. Barra de rolagem vertical
8. Colunas da planilha
9. Linhas da planilha
10. Células da planilha
11. Planilha ativa
12. Barra de Status
rotinas administrativas - volume 140
13. Barra de Zoom
Agora você acompanha a função da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A “barra de ferramentas de acesso rápido” tem a finalidade de apresentar um 
acesso mais ágil quanto a salvar, desfazer e refazer ações.
Para personalizá-la, deve-se clicar no ícone do item 1 da figura anterior (área 
de trabalho) e selecionar a opção “Mais Comandos”.
Feito isso, aparecerá uma tela de “Opções do Excel”, em que é permitido adi-
cionar comandos à barra de ferramentas, bastando selecionar o item desejado e 
clicar no botão “Adicionar”, conforme você observa na figura a seguir. Para retirar, 
é só selecionar o item e clicar no botão “Remover”.
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Figura 34 - Personalizando a Barra de Acesso Rápido
Confira detalhes importantes em relação à Faixa de Opções.
Faixa de Opções
Na “Faixa de Opções” estão localizadas todas as ferramentas do Excel 2010. A 
seguir é apresentada uma breve descrição de cada uma delas. Acompanhe!
•	Página Inicial: nesta guia estão contidas as ferramentas dos grupos Fonte, 
Alinhamento, Número, Estilo, entre outros. Esses grupos permitem a forma-
tação e edição de células e tabelas.
2 Fundamentos de InFormátIca 41
•	Inserir: esta guia contém objetos a serem inseridos nas planilhas como tabe-
las dinâmicas, gráficos, ilustrações, hiperlinks, cabeçalho e rodapé, caixas de 
texto, símbolos, entre outros.
•	Layout da Página: nesta guia estão todas as ferramentas relacionadas à confi-
guração das páginas (margens, tamanho, orientação, plano de fundo).
•	Fórmulas: nesta guia podem ser inseridas funções, observar exemplos de uso 
de fórmulas, dar nome às células, auditar fórmulas etc.
•	Dados: nesta guia, tem-se a opção de classificar os dados de uma tabela, utili-
zar filtros, remover itens duplicados em uma relação de informações, validar 
o conteúdo digitado na célula, agrupar itens e obter dados externos.
•	Revisão: esta guia possui toda a estruturação para revisar textos, correção 
ortográfica, possibilidade de inserir comentários e restringir a edição do do-
cumento por terceiros, através de proteções à planilha e à pasta de trabalho.
•	Exibição: esta guia define o zoom da página e estrutura os modos de exibição 
das informações contidas na pasta de trabalho. Além disso, mostra/oculta as 
linhas de grade e títulos (linhas e colunas).
Muitas vezes, você pode se deparar com a ausência da “Faixa de Opções”, 
aparecendo somente as guias que foram explicadas anteriormente. Para resolver 
esse problema, há duas formas: acionando o atalho CTRL + F1 ou clicando na seta 
que se encontra à direita da guia “Exibição”. Verifique a figura.
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Figura 35 - Guias com a Faixa de Opções oculta
Na sequência você saberá detalhes sobre a Guia Arquivo. Vamos lá!
Guia Arquivo
Na guia “Arquivo”, encontram-se as opções “Salvar”, “Salvar Como” (possibi-
lidade de definir outro nome para o documento que já foi salvo anteriormente), 
“Abrir Recente” (últimos arquivos salvos), “Novo” (nova planilha em branco ou 
utilizar modelos disponíveis), “Imprimir”, “Opções”, entre outros, que podem ser 
evidenciados na figura a seguir.
rotinas administrativas - volume 142
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Figura 36 - Guia Arquivo
Para você conhecer um pouco mais dos recursos disponíveis no Excel, vá até 
o item “Opções” e aparecerá uma tela idêntica à figura na sequência. Na coluna 
à esquerda, ficam os grupos e, à direita, estão as alternativas a que esses grupos 
se referem.
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Figura 37 - Opções do Excel
2 Fundamentos de InFormátIca 43
No grupo “Geral”, troque a opção “Esquema de cores” de azul para preto, de-
pois, clique no botão “OK” e veja o que foi alterado na pasta de trabalho. Retorne 
à guia “Arquivo / Opções / grupo Salvar”. Acompanhe!
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Figura 38 - Grupo Salvar (opção de AutoRecuperação)
Da mesma forma que você fez no Word, altere o tempo de AutoRecuperação 
para cinco minutos e clique no botão OK. 
 FIQUE 
 ALERTA
Toda alteração realizada no item “Opções” da guia “Arqui-
vo” reflete em qualquer pasta de trabalho, inclusive nas 
novas pastas e nas já existentes no computador (não so-
mente nos documentos que estão abertos).
2.2.3 mAnipulAção de Arquivos no editor de plAnilhAs
Para manusear uma planilha, primeiro, abra uma nova (vazia) do Excel e, antes 
de editá-la, salve-a.
Portanto, percorra o seguinte caminho:
1. acione o atalho de estrutura de pastas do Windows com as seguintes teclas: 
MULTIMÍDIA + E;
rotinas administrativas - volume 144
2. crie uma pasta no diretório C: chamada “Aula Excel 2010”. É nessa pasta que 
você salvará todos os exercícios executados neste material;
3. vá até a guia “Arquivo”;
4. selecione “Salvar Como”;
5. abrirá uma janela de salvamento, vá até a opção C: que está no grupo 
“Computador”. Especifique o nome do arquivo como “Pasta1”;
6. selecione o arquivo na pasta e execute o atalho para copiar (CTRL + C) e, 
posteriormente, pressione o atalho para colar (CTRL + V);
7. clique no novo arquivo (cópia) com o botão direito do mouse e renomeie 
para “Pasta2” Veja a figura.
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Figura 39 - Renomear arquivo
Caso precise apagar/excluir algum arquivo, é necessário:
•	selecionar o arquivo na pasta e, com o botão direito do mouse, selecione a 
opção “Excluir” que estará logo acima de “Renomear”;
•	quando abrir uma caixa de mensagem, confirme a exclusão do arquivo, sele-
cionando “Sim”.
Caso você queira visualizar o arquivo várias vezes, a dica é criar um atalho para 
facilitar o seu acesso. Para efetuar essa operação:
•	selecione o arquivo na pasta e, com o botão direito domouse, selecione a 
opção “Criar atalho” que estará logo acima de “Excluir”;
•	na sequência aparecerá um novo arquivo (atalho) com o mesmo nome; 
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Figura 40 - Atalho
2 Fundamentos de InFormátIca 45
•	marque o atalho e, com o botão direito do mouse, escolha a opção “Recortar”. 
Agora, selecione a pasta desejada ou a área de trabalho e clique em “Colar” 
ou use as teclas CTRL + V.
Nesta etapa, você aprendeu a copiar, colar, recortar e apagar arquivos no edi-
tor de planilhas e está apto para organizar seus documentos em pastas, facilitan-
do o acesso às principais informações.
Mas lembre-se de que é essencial deixar os documentos armazenados de for-
ma harmoniosa e isso se consegue por meio de sua formatação, que é descrita a 
seguir.
2.2.4 formAtAção no editor de plAnilhA
Grupo Fonte
Abra uma planilha nova (vazia) do Excel e, antes de editá-la, salve-a com o 
nome “Pedidos”.
Selecione a célula “A1” e digite a palavra “Item”. Depois, pressione TAB para ir 
à célula “B1” e digite “Quantidade”. Continue o preenchimento das células adja-
centes com as palavras “Preço Unitário” e “Preço Total”. Ao final, pressione ENTER 
para sair do modo de edição de texto da célula “D1”.
Digite os itens “pizza”, “refrigerante 2 litros”, “calzone” e “vinho (garrafa)” e os 
valores das células “quantidade”, “preço unitário” e “preço total”. Formate-os para 
itálico no grupo “Fonte”.
Agora, selecione somente os cabeçalhos da tabela (de A1 até D1) e, no grupo 
“Fonte”, clique na opção “Cor do Preenchimento”, escolhendo no grupo da cor 
Branco o tipo Plano de Fundo 1, Mais Escuro 25%.
O ação seguinte é selecionar somente o conteúdo da tabela referente aos 
itens (ou seja, de A2 até D5) e, no grupo “Fonte”, clicar na opção “Cor da Fonte” e 
selecionar no grupo da cor Azul escuro o tipo Texto 2, Mais Escuro 50%. 
A planilha deverá ficar da seguinte forma. Observe!
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Figura 41 - Exemplo de planilha
rotinas administrativas - volume 146
Pode ocorrer de em algumas células não aparecerem os textos por completo. 
Isso é devido ao fato de a largura da coluna (A-B-C-D...) não comportar o total de 
caracteres digitados. Note a figura.
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Figura 42 - Caracteres ocultos nas células
Para corrigir esse problema de ocultação de caracteres, selecione a coluna de-
sejada e vá até a guia “Página Inicial / grupo Células / selecione a opção Formatar” 
e clique em “AutoAjuste da Largura da Coluna”. Acompanhe! 
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Figura 43 - AutoAjuste da Largura da Coluna
Para alterar o tamanho da fonte, selecione todas as células digitadas (de A1 
até D1), vá até a guia “Página Inicial / grupo Fonte / clique na caixa Tamanho da 
Fonte” e troque para o valor 14. Com as células ainda selecionadas, aplique o “Ne-
grito” conforme demostra a figura a seguir.
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Figura 44 - Negrito
2 Fundamentos de InFormátIca 47
 VOCÊ 
 SABIA?
Que há uma forma mais rápida de executar o “AutoAjus-
te da Largura da Coluna”? É só selecionar a coluna ou as 
colunas necessárias e dar um duplo clique com o botão 
esquerdo do mouse entre uma das letras das colunas 
envolvidas, conforme indica a figura na sequência.
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Figura 45 - Alternativa ao recurso de AutoAjuste da Largura da Coluna
Para remover as linhas de grade existentes e deixar a planilha com uma visibi-
lidade mais “limpa”, vá até a guia “Exibição / grupo Mostrar / desmarque as Linhas 
de Grade”. Observe a seguir.
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Figura 46 - Grupo Mostrar
Para inserir bordas na planilha, selecione-a (de A1 até D5) e, no grupo “Fonte”, 
escolha o estilo de borda “Todas as Bordas”. Veja a figura.
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Figura 47 - Bordas
Na barra de ferramentas de acesso rápido, clique no botão “Salvar” (ícone de 
disquete) e feche o arquivo “Pedidos”.
Agora verifique o Grupo Alinhamento.
Grupo Alinhamento
Abra uma planilha nova do Excel e, antes de editá-la, salve-a com o nome “Pe-
didos2”.
Digite na célula A1 a frase “Relatório por Mês”. Posteriormente, selecione o 
grupo de células “A1 até F1”. No grupo “Alinhamento”, escolha a opção “Mesclar 
e Centralizar”. Selecione a linha 1 e vá até o grupo “Células / Formatar / Altura da 
Linha” e deixe como 40. Note a figura.
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Figura 48 - Mesclar e Centralizar
Selecione a célula A1 no grupo “Fonte”, altere o tamanho do texto para “20, 
negrito, itálico” e no grupo “Alinhamento” clique na opção “Alinhar no Meio”. Ini-
cie os meses, a partir da célula B2. Digite “JAN” e depois utilize o recurso “arrastar 
e soltar” que fica no canto inferior direito da célula, como mostra a figura na sequ-
ência, para deslocar os meses à direita.
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Figura 49 - Recurso arrastar e soltar
Digite na célula A3 a palavra “Pedidos”. Selecione os meses (de B2 até F2) e no 
grupo “Alinhamento”, clique na opção “Orientação” e selecione “Inclinar Texto no 
Sentido Anti-horário”. Digite os valores 120, 110, 130, 115 e 100 de B3 até F3. Faça 
o “AutoAjuste” da largura das colunas. Veja a figura.
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Figura 50 - Relatório de Pedidos
Selecione toda a tabela e aplique a opção de bordas “Todas as Bordas”. A cé-
lula mesclada (A1 até F1) ficou desalinhada. Desfaça a mesclagem clicando nova-
mente em “Mesclar e Centralizar” e, em seguida, mescle de A1 até G1. Feito isso, 
faça o alinhamento da borda da coluna G com o mês de maio, como mostra a 
figura na sequência . 
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Figura 51 - Relatório de Pedidos Formatado
Deixe a palavra “Pedidos” e os meses em negrito e os valores numéricos colo-
que em itálico.
Na barra de ferramentas de acesso rápido, clique no botão “Salvar” (ícone de 
disquete) e pronto! É só fechar o arquivo “Pedidos2”.
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2.2.5 formAtAção de célulA
Todas as células do Excel apresentam, inicialmente, a formatação geral. Para 
verificá-la é preciso ir até a “Página Inicial”, no grupo “Número”, conforme a figura 
a seguir. 
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Figura 52 - Grupo Número
Dentro desse grupo, existem os seguintes formatos:
1. Geral: aceita todo tipo de valor (numérico, texto, data, fórmulas etc.);
2. Número: usado para exibir números em geral;
3. Moeda: formato aplicado para quantias monetárias em geral; 
4. Contábil: alinha símbolo de moeda e vírgula decimal em uma coluna. 
Quando o valor é 0 (zero), automaticamente, o valor torna-se um traço;
5. Data abreviada: exibe a data como “dd/mm/aaaa”;
6. Data completa: informa o dia da semana e o mês por extenso, além de ou-
tras informações como dia e ano;
7. Hora: exibe a hora no formato “hh:mm:ss”;
8. Porcentagem: os formatos de porcentagem multiplicam o valor da célula 
por 100 e exibem o resultado com um símbolo de porcentagem;
9. Fração: alterna o formato para um terço, dois quintos etc.;
10. Científico: exibe o número em formato de notação científica, ideal para nú-
meros extensos;
11. Texto: exibe células com formato de texto mesmo quando houver número 
ou fórmula na célula.
 SAIBA 
 MAIS
Por meio do atalho ALT + F + C, consegue-se chegar à tela 
geral de formatações de células que englobam as guias “Nú-
mero”, “Alinhamento”, “Fonte” etc., como demonstra a figura 
a seguir.
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Figura 53 - Opção Formatar Células
2.2.6 comAndos de edição de plAnilhAs
O grupo “Edição” está localizado na guia “Página Inicial” e tem por finalidade 
reunir diversos comandos que auxiliam na edição de informações. Confira os se-
guintes recursos:
1. AutoSoma: exibe o cálculo (soma) das células selecionadas diretamente, 
após essas células;
2. Preencher: continuar um padrão de preenchimento em uma ou mais células 
adjacentes;
3. Limpar: ideal para excluir todos os elementos da célula ou remover