Administração de Almoxarifado

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O Que é um Almoxarifado
Quando se pensa em Almoxarifado, imagina-se logo um local muito grande e cheio de objetos, muito bem organizado e com pessoas treinadas executando tarefas integradas e seguras. Mas nem sempre essa é a realidade, muitas vezes o Almoxarifado transforma-se num local onde as coisas e as pessoas se perdem, sem sequer darem conta do mal que estão fazendo a si e à organização.
No caso de um Almoxarifado público a situação não é diferente. A falta de planejamento nas compras e a falta de pessoal especializado na guarda e na organização, tanto administrativa, como funcional, podem transformar o Almoxarifado num "quarto de despejo" com características muito especiais, ou seja, dinheiro público transformado em material estocado. Quem não guarda direito, não pode distribuir direito. Portanto o Almoxarifado, não só guarda como também distribui, e para isso é preciso seguir algumas regras básicas.
O que vamos tratar neste curso não é nenhum apanhado ou tese a ser defendida, mas uma forma mais tranquila de administrar seus espaços e trabalhar corretamente seu estoque, pedindo no momento certo, distribuindo e fazendo circular seus materiais organizadamente.
Todos nós somos capazes de avaliar os transtornos que as questões políticas trazem para o setor de compras, que é quem dá "oxigênio" ao Almoxarifado; no entanto, não podemos deixar de estabelecer uma conduta capaz de defender mesmo que minimamente, a questão de suprir as unidades ou mesmo outros setores daquilo que necessitam.
O Layout de Um Almoxarifado
Um dos pontos mais importantes em um Almoxarifado é seu espaço, pois é ele que determina, na verdade, toda a estratégia de compra, de estocagem e de distribuição. Não se consegue colocar um pé número 44 num sapato 38, isso é um absurdo, da mesma forma que o contrário também o seria.
Portanto, o espaço de um Almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa tirar o máximo proveito de sua área total.
O espaço vertical deve ser utilizado ao máximo, fazendo-se uso de prateleiras ou através do empilhamento dos materiais. No entanto, alguns pontos básicos devem ser considerados:
1) a resistência dos materiais que sofrerão empilhamento;
2) o equipamento disponível para a execução de um empilhamento seguro;
3) a resistência dos pisos e do pavimento;
Usar o espaço vertical sem critério pode ocasionar muitos transtornos e acidentes, deixando de ser uma solução para tornar-se um problema.
O Layout
Almoxarifado é um local de grande circulação de pessoas e dos mais variados tipos de produtos, assim, ao programar o LAYOUT de um Almoxarifado não se esqueça:
a) A carga e a descarga de materiais devem ser sempre feitas de forma segura e ágil, por isso é necessário que os veículos transportadores (empilhadeiras, guindastes, carregadores etc.) e os responsáveis pelo armazenamento estejam sempre disponíveis.
b) As entradas e as saídas dos materiais não devem possuir bloqueios e devem ser suficientemente compatíveis com a dimensão dos produtos em circulação.
c) A altura do Almoxarifado deve ser compatível com o tipo de produto a ser estocado, assim como as portas de entrada e saída.
d) Os pavimentos devem ser projetados de maneira a suportar empilhamentos e/ou o peso dos materiais estocados.
e) A largura, o comprimento, a altura, o volume etc. dos materiais que serão transportados em veículos são importantes fatores que deverão compor o planejamento do LAYOUT do Almoxarifado.
f) Estruturar o trânsito interno dos veículos dentro do Almoxarifado, levando-se em conta suas dimensões , tamanho dos produtos e circulação interna.
Corredores de Acesso
As passagens dos corredores devem ser retas e não devem conter obstruções causadas por empilhamento de materiais ou colunas, de forma a permitir a direta comunicação entre as portas e todos os setores do Almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por critérios de conveniência (cores, números etc.).
Outro aspecto importante é a largura dos corredores que devem ser no mínimo de 3 metros para facilitar o tráfego pesado, como empilhadeiras de 1000 a 2000 quilos. No caso das passagens transversais, as larguras devem ser de 2.80 a 3 metros, sendo que a altura das pilhas não deve ultrapassar os 3 metros.
É importante salientar que os materiais devem ser armazenados de acordo com sua freqüência de saída. Por exemplo: os materiais de saída frequente devem ter suas pilhas ou prateleiras próximas às portas de SAÍDA, enquanto os de rara saída devem ser armazenados próximos a ENTRADA.
Muitas vezes encontramos uma área já delimitada para organizarmos o material que chega e que será distribuído; no entanto, é possível se reorganizar, reestruturando as formas de armazenamento, observando as sugestões acima e levando em conta os seguintes pontos:
- o número de materiais que serão mantidos armazenados;
- dimensões do Almoxarifado (área e volume);
- necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divisões);
- treinamento da mão-de-obra;
- o tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do Almoxarifado;
- o máximo de operações realizadas num dia (entrada e saída de materiais);
- reformas nas estruturas físicas do Almoxarifado (cobertura, material de segurança, infraestrutura);
- material específico de transporte (carrinhos, empilhadeiras etc.);
- aquisição do material de segurança.
Com essas e outras sugestões você poderá perceber que, à medida que estiver desenvolvendo seu Almoxarifado, será possível criar um LAYOUT capaz de atender às suas necessidades.
Espaço No Almoxarifado
Um dos maiores problemas de quem cuida de um Almoxarifado é como melhor aproveitar seu espaço para manter a organização e os níveis de segurança. Uma correta distribuição do espaço dentro do Almoxarifado consiste em verificar e determinar:
- as quantidades dos materiais A, B, C, D etc.;
- o espaço (em metros quadrados), que os materiais irão ocupar no Almoxarifado;
- a metragem dos suportes, prateleiras, estrados etc., onde os materiais serão armazenados;
- a área de entrada e recebimento dos materiais;
- a área de expedição dos materiais;
- os corredores internos;
- a área ocupada pelos sistemas de manutenção interna;
- a área necessária para os serviços de controle de materiais;
- área para possível expansão.
Em relação ao espaço total disponível do Almoxarifado, é possível se determinar o espaço necessário para cada grupo de materiais, através do cálculo da área ocupada para cada um dos itens acima. Por exemplo: se um Almoxarifado possuir 500 metros quadrados, os espaços deverão ser subdivididos de tal forma que dentro dessa área caibam pelo menos os itens acima relacionados.
Perfil do Almoxarife
O profissional de almoxarifado dirige, coordena e planeja o gerenciamento do estoque e distribuição dos produtos e materiais dentro de uma empresa. Ele realiza essas atividades para as organizações que armazenam produtos e mercadorias para muitos outros grupos diferentes.
Já o gerente de estoque, por outro lado, supervisiona as atividades dos colaboradores, se engaja em transporte, recebimento, armazenamento e teste de materiais e faturas. Ele é responsável pela segurança do desenvolvimento, juntamente com programas de aplicação em termos de segurança. Emitem atribuições e ordens de revisão de trabalho, faturas, além de confirmar relatórios e monitorar a distribuição de materiais ou produtos.
Também são responsáveis por entrevistar candidatos para operar o estoque e cargos de supervisão, garantindo que satisfaçam as expectativas de serviço e, em seguida, selecionam, contratam e treinam, cuidando também da demissão de funcionários que não cumprem os padrões de desempenho necessários.
Parte de seu trabalho envolve reunião com outros chefes de departamento de vendas, compras, produção e controle de registro, para que as atividades de armazém permaneçam coordenadas e funcionando perfeitamente.
Eles mantêm as condições de armazém seguras e eficientes, incluindo a supervisão das frotas de equipamentos, veículos e ordenam eventuais substituições ou manutenção, quandonecessário.
Já o gerente de almoxarife passa parte do seu tempo programando os funcionários e motoristas de entrega; resolvendo problemas de pessoal, orçamento e planejamento para atender números projetados; supervisionando os funcionários do armazém e supervisores; e, por fim, em reunião com os clientes para determinar suas necessidades e exigências.
De um modo geral, para se tornar um profissional de almoxarife, é necessário habilidades em comunicação, resolução de problemas e tomada de decisões, priorizando o trabalho, organização e obtendo as informações necessárias a partir de fontes relevantes.
Eles também devem ter boas habilidades com pessoas, ser agradáveis, corteses e possuir uma grande dose de paciência quando se trata de trabalho sob pressão.
As atividades de trabalho incluem:
- Supervisão, treinamento e contratação de funcionários para trabalhar no armazém, sejam como operários, operadores de equipamentos, funcionários ou agentes de controle de estoque;
- Agendamento de funcionários, motoristas de caminhão, declives; organizar entregas e agendamento de uso de doca de carregamento e de equipamentos mecanizados, como empilhadeiras;
- Assegurar que todos os regulamentos de segurança sejam seguidos, tanto no que diz respeito à segurança pessoal quanto à segurança de inventário;
- Reunião com clientes novos e existentes para determinar as suas necessidades de espaço para armazenagem, a celebração de contratos de armazenamento e inserção de informações em vários programas de “software” para monitorar o uso da instalação.
De um modo geral, os profissionais de almoxarife fazem o trabalho físico e, muitas vezes, trabalham em grandes edifícios de armazenamento e armazéns.
Trabalhadores do estoque fazem outras tarefas relacionadas com a preparação para o armazenamento de mercadorias e mantém o controle de onde elas estão. Eles classificam mercadorias por condição, tamanho, forma, cor, código etc. Transportam mercadorias para as áreas designadas e as armazenam em galpões ou prateleiras.
Precisam ser fisicamente fortes, e conscientes sobre segurança quando operarem as máquinas e os equipamentos. Devem, ainda, ser bons em ouvir e seguir instruções, além de capazes de trabalhar de forma rápida e eficiente. Essas são algumas das competências essenciais a este profissional.
Equipamentos Utilizados
Das docas de descarga, os produtos são transferidos para o interior dos armazéns.
Nesse momento, são utilizados alguns critérios de armazenamento e determinados equipamentos.
Os critérios de armazenamento são lógicos e certamente todos nós os utilizamos cotidianamente ao guardarmos coisas em casa:
- as mais pesadas são guardadas em locais baixos e de fácil acesso, para diminuir seu deslocamento ao máximo. No caso dos armazéns, ficam nas prateleiras mais próximas da entrada ou da expedição e nas áreas inferiores;
- as que usamos com mais frequência, que têm mais giro, guardamos mais à frente, e as com menor giro, nos fundos. No almoxarifado, usa-se o mesmo critério.
Por sua vez, os equipamentos são os paletes ou pallets, as paleteiras (transpaletes ou transpaleteiras) e as empilhadeiras.
Paletes
Os paletes são estrados quadrados, mas não formam um quadrado perfeito; na realidade, são ligeiramente retangulares. O palete PBR (padrão brasileiro) mede 1 metro (m) por 1,2 m, suporta 1 200 quilogramas (kg) e geralmente é de madeira, mas também existem os de alumínio, aço, fibra e plástico.
Eles podem ser acessados por dois lados (duas entradas) ou pelos quatro lados (quatro entradas); ser de uso contínuo ou descartáveis (one way; fala-se “uan uei”); de uma ou duas faces (só a parte de cima é fechada ou tanto a de cima quanto a de baixo); e mais ou menos reforçados, aguentando maior ou menor peso.
Paleteiras
As paleteiras são pequenos veículos que têm dois braços, formando um garfo, que se encaixam nos vãos dos paletes para suspendê-los ligeiramente e poder locomovê-los. Podem ser manuais ou elétricas e movimentam os paletes em operação horizontal na altura do solo. Existem também os stackers (fala-se “istéquers”), isto é, paleteiras com torres, que elevam a mercadoria a até 4 m e são patoladas.
Empilhadeiras
As empilhadeiras, por sua vez, têm como função movimentar, elevar e empilhar os paletes. Movidas a gás ou elétricas, dividem-se em quatro modelos: patolada, contrabalançada, retrátil e trilateral.
Os paletes servem para que sobre eles sejam acomodadas e empilhadas embalagens, caixas, fardos etc., permitindo padronizar os volumes que serão colocados nas prateleiras, junto com o próprio palete, e que a estocagem seja feita com facilidade tanto no sentido horizontal do depósito quanto no vertical. Para isso, são utilizadas estruturas porta-paletes, que são estantes próprias para acomodar as unidades paletizadas. Essas estruturas são projetadas levando- se em consideração as dimensões das unidades de carga e a altura dos volumes que ficarão apoiados sobre elas.
Um palete PBR mede 1 m × 1,2 m (área quadrada de 1 m * 1,2 m = 1,2 m²). Já a altura do volume depende do tipo de embalagem que será utilizada ou da quantidade que será empilhada por palete. Quando se tem uma medida padronizada das embalagens, é possível calcular a área cúbica que pode ser estocada no espaço e o respectivo número de paletes, ou calcular a dimensão do espaço suficiente para o estoque que se pretende.
Se as caixas empilhadas, ou caixa única adotada na unitização – conceito que veremos adiante –, medirem 1,3 m de altura, a área cúbica ocupada por palete será de 1,2 m² * 1,3 m = 1,56 m³. Dessa forma, se o depósito contém ou necessita conter 600 paletes com essas dimensões, sua área cúbica deverá ser de 600 * 1,56 m³ = 936 m³.
Como há empilhadeiras que alcançam até 12 m de altura, poderia haver estruturas porta-paletes para comportar empilhamentos ou colunas com seis unidades paletizadas de altura. Seriam, então, necessárias cem colunas, com seis paletes cada (100 * 6 = 600). As colunas poderiam estar dispostas em conjuntos de cinco colunas cada, uma atrás da outra, formando uma fila, ou “canal”; com essa arrumação, haveria 20 canais (100 ÷ 5 = 20).
Se utilizadas duas estruturas porta-paletes com dez canais cada, seriam necessários pouco mais de 10 m de largura, para comportar os dez canais, e pouco mais de 12 m de profundidade, para comportar dois canais (um canal por estrutura; duas estruturas, uma atrás da outra) com cinco colunas cada, e, com essa disposição, as estruturas ocupariam pouco mais de 120 m² (10 m de largura * 12 m de profundidade).
A área ocupada necessária e suficiente para o estoque de 600 unidades paletizadas seria um retângulo com somente 10 m * 12 m, além de, naturalmente, mais alguns metros para os corredores necessários à circulação.
Tipos de Estruturas de Armazenamento
Porta-paletes
Encontram-se disponíveis no mercado basicamente três tipos de estruturas porta-paletes:
- porta-palete convencional;
- porta-palete de dupla profundidade;
- porta-palete deslizante, similar às estantes que temos em nossas casas ou que se veem em lojas, com a diferença de que suas prateleiras são mais profundas.
As seguintes estruturas porta-paletes operam formando blocos:
Pushback (Lifo)
O modelo mais simples segue o desenho de uma estante que fica encostada na parede, porém suas prateleiras são inclinadas, mais altas no fundo e mais baixas na frente, de modo que os paletes escorregam sozinhos para a frente. Assim, é desnecessário esticar os braços para apanhar os volumes que estariam no fundo, mesmo porque os garfos das empilhadeiras não os alcançariam.
Esse modelo é denominado pushback (“empurrar de volta”), pois, ao se colocar cada volume (palete), os que já estão no lugar precisam ser empurrados para trás. Daí o nome do sistema: Ueps, o “Último que entra é o primeiro a sair”, ou Lifo, em inglês (Last in, first out ).
Estrutura dinâmica ou porta-palete dinâmico (Fifo)
Esse segundo modelo é semelhante ao que acabamos de ver, com a diferença de que a estante fica no meio do espaço, de modo que é operado tanto pela frente quanto portrás. Isso torna a estrutura muito mais funcional, pois as operações podem ser simultâneas, carregando-se pela frente e descarregando-se por trás ao mesmo tempo. Nessa estrutura, o “primeiro (palete) que entra é o primeiro que sai” – sistema Peps ou Fifo (First in, first out) –, o que faz com que os produtos sejam utilizados na mesma sequência de chegada ou de produção, diferentemente do sistema anterior.
Para que os produtos sejam utilizados nessa mesma sequência, no sistema anterior, é necessário retirar os que estão à frente e recolocá-los depois que os do fundo tenham sido retirados, triplicando o trabalho. Nesses porta-paletes dinâmicos, as prateleiras também têm inclinação, porém são rolantes, possuindo um sistema de freios e de separação dos paletes, os quais regulam o deslizamento e evitam que se choquem uns com os outros.
Drive-in e drive-thru
Outros dois modelos são os das estruturas chamadas drive-in (“dirigir para dentro”) e drive-thru (“dirigir através”). Elas seguem os mesmos modelos de manuseio das estruturas anteriores: no modelo drive-in, a operação dos paletes é feita apenas por um lado e eles são empilhados na sequência da chegada e retirados na ordem inversa, primeiro os últimos e, por último, os primeiros, conforme o sistema Ueps; no modelo drive-thru, os primeiros que chegam são também os primeiros que saem, pois o manuseio se dá por ambos os lados; nesse caso, o sistema é o Peps.
Essas estruturas não possuem prateleiras propriamente, apenas suportes para os paletes, como se fossem longarinas (vigas de madeira que apoiam a fixação das tábuas nos paletes), já que as empilhadeiras adentram as estruturas e, por essa razão, sua utilização inicia-se pelo “último andar” e vai descendo até o “térreo”; armazena-se a mercadoria de cima para baixo.
Demais estruturas
Outras estruturas comuns em almoxarifados e que também podemos encontrar em nossas próprias casas são estantes ou prateleiras simples.
As estantes, ou estruturas de prateleiras, são utilizadas para armazenamento de itens de menor volume e peso, de modo geral, ou de pequena quantidade. As prateleiras, ou cantiléveres, são utilizadas para materiais com comprimentos longos, podendo ser simples como as que costumamos ter em casa – prateleiras apoiadas em uma estrutura ou em mãos-francesas fixadas na parede –, ou duplas, com estruturas sustentando prateleiras em ambos os lados.
Movimentação e Manuseio de Cargas e Materiais
Em alguns Almoxarifados acontecem coisas como estas:
- os corredores e as ruas do Almoxarifado estão sempre abarrotados de material e pessoal caminhando desordenadamente na intenção de solucionar problemas;
- equipamentos quebrados e pessoal incapacitado de realizar suas atribuições;
- produtos que são constantemente deslocados de um lugar para outro;
- grandes distâncias entre os pontos de estocagem e os de saída;
- desvio de função, ou seja, gente especializada executando outro serviço;
- os operadores de empilhadeiras e carrinhos despendem tempo além do necessário para realizarem seu trabalho;
- cargas excessivamente pesadas sendo transportadas manualmente, o que gera gastos elevados de energia e problemas de pessoal;
- almoxarifado sem o estabelecimento de um sistema de movimentação (por exemplo, cruzamento excessivo de carrinhos e empilhadeiras numa mesma via).
Para solucionar tais problemas torna-se necessário uma reorganização dos fluxos e de todo sistema do movimento de cargas e transportes internos.
Assim, antes de toda a equipe se movimentar, leve em consideração alguns pontos básicos:
- o que deve ser removido;
- peso e volume do material;
- em que direção será removido;
- a distância a ser percorrida;
- quantas vezes a operação será repetida.
Sempre que possível, opte pelo transporte mecânico, já que o transporte manual exige esforço físico e diminui a produtividade.
Manuseio De Materiais
Quem de nós já não sofreu um problema de quebra ou dano de um produto pela forma incorreta de seu manuseio ou estocagem? Pois, então, uma das questões mais significativas dentro do Almoxarifado é o manuseio correto dos materiais que serão, ou estão, estocados.
É de fundamental importância que não só a mão-de-obra que lida diretamente com os materiais tenha treinamento mínimo, mas que também sejam seguidas algumas normas básicas capazes de garantir o bom estado do produto dentro do Almoxarifado.
Eis algumas dicas que podem ajudar:
- os produtos deverão ser transportados sempre sobre um só veículo. As mudanças podem ocasionar quedas que danificarão o material;
- os produtos devem ser manuseados prevendo-se a ocorrência seguinte que aquele produto terá. Isso ajuda a evitar retrocesso ou voltas desnecessárias e o congestionamento dos corredores;
- sempre devem ser utilizados veículos adequados;
- os transportadores internos devem ser carregados até o limite máximo de segurança, evitando viagens desnecessárias que sobrecarregariam o trânsito interno;
- a segurança no transporte é imprescindível. Os manipuladores devem estar aparelhados com capacetes, óculos, luvas etc. Os veículos devem sofrer manutenção preventiva.
- as operações de recebimento e entrega devem ser sincronizadas, evitando contratempos para quem retira e para quem estoca.
É evidente que serão necessários ajustes à realidade de cada Almoxarifado; no entanto, com essas dicas, quem administra o Almoxarifado terá capacidade de racionalizar o trabalho e agilizar o fluxo dos materiais a serem guardados e posteriormente distribuídos.
Empilhamento
Empilhar materiais não é colocar um sobre o outro de qualquer maneira; o empilhamento deve ser coerente para facilitar a distribuição.
A disposição que se dá ao empilhamento possibilita maior segurança e contagem mais rápida dos materiais.
Algumas regras básicas podem ser seguidas. Vamos a elas:
- respeite o limite máximo de altura do teto, que não deve ultrapassar a 30 cm. Isso garante a ventilação e a facilidade nas retiradas;
- utilize o recurso de caixas de madeiras sobrepostas, quando for o caso;
- utilize pallets (estrado de madeira que trabalha harmoniosamente com a empilhadeira de garfo);
- verifique sempre a resistência das embalagens. Respeite as indicações do fabricante;
- as pilhas devem estar sempre firmes, ou seja, a movimentação de unidades superiores não deve atuar sobre aquelas unidades que permanecerão empilhadas;
- programar as diferentes operações de movimento dos materiais como um todo, evitando, sempre que possível, a movimentação em separado. Isto evita riscos e manipulações desnecessárias, além, é claro, de exigir mais tempo para carga, descarga e controle, oriundos desse tipo de atividade.
Experiências em grandes empresas demonstram que o uso de pallets reduz em 50% o número de funcionários necessários à movimentação e ao empilhamento dos materiais. O tempo de carga e descarga reduz-se em cerca de um terço, com a vantagem dos produtos, já classificados como seguros e com Inspeção Atenuada, saírem do caminhão diretamente para o local de estocagem.
O Armazenamento em Prateleiras
Muitas empresas no mundo todo usam o sistema de armazenamento em prateleiras. Essa é uma das formas mais organizadas de armazenar os materiais e estabelecer sobre eles, junto com as fichas de prateleiras, um controle de seu estoque.
Hoje existe no mercado brasileiro uma grande variedade de "armários" de aço que na verdade funcionam como um conjunto de prateleiras arranjadas e servem para estocagem de material. Há até armários para Almoxarifado, devidamente adaptados às condições de cada usuário. As prateleiras deverão ser arranjadas de tal maneira que qualquer pessoa que esteja habituada à rotina do Almoxarifado possa, sempre que necessitar, encontrar os materiais solicitados o mais rápido possível.
Uma das formas mais simples e funcionais para distribuição dos materiais dentro do Almoxarifado, é numerar as prateleiras no sentido horário a partir da entrada, de modo que a prateleira número 1 fique logo à esquerda de quem entre. Com esse critério prossegue-se enumerando todas as prateleiras até que a última prateleiraesteja à direita da entrada.
No esquema abaixo percebe-se com clareza que esse tipo de arranjo organiza a localização das prateleiras.
Em seguida, faça com que cada prateleira, de acordo com cada tipo de arranjo e divisão estabelecidos, ganhe a seguinte numeração: horizontalmente, da esquerda para a direita e verticalmente, de baixo para cima.
Imaginemos que um material "N" esteja localizado onde demonstra na marcação da figura acima. Para indicar com precisão onde se encontra tal material, basta informar:
- o número da prateleira;
- o número horizontal;
- o número vertical.
Diremos que essa prateleira tenha a nomenclatura “A”, sendo assim o material "N" estaria localizado em: A.2.1, ou seja, o material está armazenado na prateleira A, no sentido horizontal 2 e no sentido vertical 1.
É evidente que esse sistema deve ser treinado entre os participantes do processo de armazenamento, de tal forma que um simples comunicado possa localizar com segurança e rapidez o material estocado.
Outras formas também podem ser idealizadas de acordo com as necessidades de cada Almoxarifado.
Simplificando o Trabalho
Simplificar o trabalho é sonho de quem administra. Mais ainda, é claro, de quem administra um Almoxarifado.
Simplificar o trabalho não é torná-lo primitivo, é torná-lo racional, preciso e rápido com o mínimo dispêndio de energia.
A princípio isso pode parecer uma tarefa extremamente árdua e complicada, mas não é tão absolutamente complexa a ponto de exigir uma reengenharia administrativa.
Há alguns caminhos que podem ser seguidos para auxiliar quem pretende simplificar o trabalho dentro do Almoxarifado. Basta que se examine alguns aspectos relacionados com as atividades internas. São eles:
- o esboço e a disposição do trabalho;
- os diversos tipos de materiais, dimensões e a forma mais coerente de transporte e armazenamento;
- possibilidade de usar transporte mecânico, reduzindo ao mínimo necessário os transportes manuais;
- determinar os trabalhos mais pesados ou desagradáveis;
- problemas com segurança.
Finalizando, antes de se implantar os métodos simplificados de trabalho, há a necessidade de um estudo minucioso, que deverá ser acompanhado de um sistema de planejamento, para que o método tenha sucesso e possa realmente trazer vantagens para quem optar por ele.
Entrada/Saída
Esse método é, na verdade, um sistema mais apurado e periódico de controle do Almoxarifado, propiciando ao profissional uma vigilância sobre o estoque e o controle de mínimos e máximos, bem como sob o bom estado de segurança dos materiais e, finalmente, do inventário físico.
Se esse controle for executado com freqüência mensal, poderá o administrador detectar os erros e as falhas cometidos durante todo o processo, evitando a omissão de lançamento nos registros.
O trabalho consiste em examinar:
- as notas de entradas;
- as requisições de compra;
- as notas de saída;
- as fichas de controle;
- as quantidades físicas com os registros de estoque.
Entrada: Saber se o material foi realmente recebido, contado, pesado etc. As notas de entrada deverão estar numeradas, datadas e controladas com as notas fiscais e também registradas nas fichas de estoque e, consequentemente, assinadas pelo responsável pelo recebimento.
Saída: Deve seguir a rotina de distribuição e sofrer maior fiscalização por parte de quem executa o controle, para evitar desvios e possíveis roubos.
O administrador deve ainda verificar:
- se não há requisições, notas ou mesmo lançamentos de saída em duplicatas;
- duplos lançamentos de saída com o mesmo número;
- cancelamento de pedidos em excesso;
- emendas e rasuras em notas;
- se as quantidades fornecidas estão de acordo com o consumo dos sub-almoxarifados.
Não podemos desprezar a auditagem sobre o estoque físico, que é na verdade o patrimônio transformado.
A ficha de controle de estoque é a primeira a ser conferida. Embora pareça antiquado e primitivo esse tipo de controle, essa ficha, indica o posicionamento do estoque do Almoxarifado, num dado instante. É importante observar:
- se a discriminação do material está de acordo com as especificações;
- se a classificação, a codificação e a localização estão certas e se correspondem com as fichas de estantes e prateleiras;
- se as diferenças do estoque foram lançadas;
- o controle das devoluções e de materiais deteriorados;
- a correspondência entre os registros de estoques e outros registros;
- os quesitos de segurança.
Controle de Materiais
O controle de materiais consiste em ordená-los segundo um plano sistemático capaz de classificar cada produto, ou grupo deles, de maneira que possam ser facilmente localizados.
Dentre os vários tipos de codificação, demonstraremos os três mais usados:
1. Numérica: feita apenas com números arábicos. Exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - nº 6006.
2. Alfanumérica: combinação entre letras e números. Exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - GG - 60.
3. Decimal: o mais utilizado se compõem de três grupos:
- aglutinante: é aquele que corresponde ao agrupamento dos materiais. Exemplo: material de escritório, produto de limpeza, produto de segurança etc.
- individualizador: informa cada um dos materiais que constam do primeiro grupo. Exemplo: pano de chão, água sanitária, lã de aço etc.
- descritivo: descreve os materiais pertencentes ao segundo grupo. Exemplo: pano de chão de 40X72cm, água sanitária - bombona 5 litros, água sanitária - 1 litro.
Localização De Materiais
Localizar materiais dentro do Almoxarifado pode parecer uma tarefa fácil, contudo, pode tornar-se uma verdadeira "caça ao tesouro" se não houver, ao menos, um processo de sistematização, principalmente se esse Almoxarifado contiver uma grande variedade de itens.
Há algumas formas de se organizar um Almoxarifado, uma delas já vimos anteriormente, quando dividimos as prateleiras através de códigos numéricos. Outra forma é o arranjo por setores, quando os produtos não puderem ser colocados em prateleiras.
Pode-se dividir cada setor do Almoxarifado em cores, por exemplo: setor azul - material de higiene; setor verde - material de escritório e assim por diante.
Lembre-se de que a combinação de todas as variáveis possíveis para identificação irão facilitar a localização dos materiais.
Pode-se também numerar os setores acompanhando os critérios adotados para a localização das prateleiras.
Evite adotar critérios muito complexos ou inconvenientes, pois isso dificultará a memorização.
Ponto De Pedido De Compra
É importante que o administrador do Almoxarifado saiba qual o momento em que deve repor seu estoque. É muito desagradável não poder atender a uma requisição em razão da inexistência do material no Almoxarifado. Mais desagradável ainda é quando a ausência do produto é decorrente de uma falha de previsão.
Para minimizar tal problema, uma vez que é muito difícil evitá-lo, principalmente em Almoxarifados de elevada rotatividade de materiais, deve-se conhecer o ponto de pedido de cada material e, periodicamente, realizar um controle capaz de determinar o ponto de pedido em função de seus estoques.
Como há inúmeras variáveis que influem no estabelecimento do ponto de pedido de um determinado item, as mais representativas são:
- a quantidade máxima do item que deverá ser mantido em estoque;
- o tempo, em média, que esse material permanece estocado;
- o tempo que esse material leva para ser consumido nas unidades requisitantes;
- condições de mercado (sazonalidade, escassez, greves etc.).
Levando-se em conta as variáveis acima, pode-se então estabelecer um ponto de pedido de compra de um determinado item em função do estoque mínimo e máximo.
O Método ABC de Materiais e Estoques
Este método consiste em separar os materiais em três grupos: A, B, C, classificando-os de acordo com os seus valores, e dando mais importância aos materiais de maior valor monetário.
Em todos os Almoxarifados, existem um pequeno número de itens que possuem elevado teor financeiro e um grande número de outros de menor valor, assim como uma quantidade intermediária de itens que têm custos médios.
Fazendo-se uma comparaçãoentre os valores dos materiais adquiridos e sua correlação de necessidades, poderíamos dividir os itens numa escala de 100%, da seguinte maneira:
Os diversos fatores que devem ser considerados para classificar os materiais dentro desse método são:
- tempo de fornecimento;
- volume do material;
- perecibilidade;
- condições de mercado;
- características particulares.
MATERIAIS A: Por serem os mais caros e em menor número, em geral, devem permanecer em estoque por pouco tempo.
MATERIAIS B: São os materiais de quantidades e valores intermediários, e podem ficar estocados por um período de tempo médio (em torno de 60 dias).
MATERIAIS C: São os materiais de pouco valor e de grandes quantidades; portanto, podem ficar estocados por mais tempo.
Os critérios acima servem como regra, mas cabe ao administrador perceber que cada material, de acordo com as características de seu Almoxarifado, tem armazenamento próprio e poderá sair de um nível de classificação para outro. Por exemplo: materiais perecíveis, mesmo que custem pouco em razão de sua pouca durabilidade, deverão transpor o item C e rumar para o item A.
Método Numérico
Refere-se ao sistema que utiliza os números para identificação e classificação de materiais, similar aos códigos de barra. Este sistema é bastante utilizado em empresas dos mais variados segmentos, já que facilita o processo de classificação de itens.
Portanto cabe ao administrador do Almoxarifado classificar os produtos de acordo com as próprias características de cada item, levando em conta sua própria experiência e as notas fiscais com os respectivos valores.
Nem sempre essa tarefa cabe a quem administra o Almoxarifado público, quando este possuir departamentos especializado. Mesmo assim, é necessário que quem esteja diretamente ligado aos processos de distribuição tenha noção destes critérios e possa auxiliar todo o sistema de compra.
Controle De Qualidade
Embora pareça irrelevante, o Controle de Qualidade tem função primordial no controle de materiais. Através de processos estatísticos, tem condição de informar ao setor responsável pelas especificações os resultados obtidos nos testes de desempenho de um dado produto. Esses resultados poderão definir novas exigências essenciais a um determinado produto, que até então eram desconhecidas, melhorando assim sua qualidade.
Não raro, ocorrem fatos descabidos como a entrega de produtos com prazo de validade vencido, sem identificações legais de embalagem e rótulo e, por incrível que possa parecer, um produto completamente diferente daquele que foi ofertado como amostra durante o processo de compra.
O Controle de Qualidade, dentre outras funções, garante que os materiais entregues estejam de acordo com as especificações técnicas constantes da Nota Fiscal de entrada. Para isso é necessário que esteja em consonância com o Almoxarifado e o Setor de Especificação.
Uma Nota Fiscal só deve ser encaminhada para pagamento, quando o Controle de Qualidade informar que o material recém-chegado, encontra-se de acordo com as especificações.
O Controle de Qualidade deve também exercer uma espécie de averiguação periódica nos estoques, de forma a assegurar a qualidade do material estocado. Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de vários produtos poderão ser sugeridas, assegurando maior durabilidade e diminuindo sensivelmente as perdas.
 
Identificação, Codificação e Rastreamento
Depois que as mercadorias passam pelo recebimento e, portanto, estão para ser armazenadas – ou quando devem ser novamente conferidas, caso o recebimento e o armazenamento sejam setores distintos e as operações, realizadas por pessoas diferentes no almoxarifado, para que não haja dúvidas quanto à exatidão do lote –, elas antes devem ser codificadas para que todos os dados de sua identificação sejam facilmente acessíveis.
Um processo bastante simples e que não requer equipamentos especiais (portanto, de baixo custo) é baseado na utilização de códigos, que são sequências de números e/ou letras – únicos, exclusivos. Assim, facilmente se pode identificar e localizar um produto, tanto no estoque quanto nos sistemas de controle, como, por exemplo, as fichas simples nas quais se farão os lançamentos das entradas e saídas do item de modo a saber, a qualquer momento, quantas unidades existem disponíveis.
Este processo, o de código de barras – que veremos em breve –, em geral segue uma lógica em que alguns números identificam o grupo, a categoria, a família e a classe a que pertence o produto e outros, o produto específico. Assim, em nossa cozinha, teríamos, por exemplo:
• Categoria de produtos: produção de doces – código 01 ou AA.
• Grupo do tipo de doce: bolos – código 02.
• Classe do bolo: bolos com chocolate – código 01.
• Família de ingrediente: cacau em pó – código 11.
• Tipo de unidade: caixa de 200 gramas – código 200.
Desse modo, o código completo que identificaria o item cacau seria: 01 02 01 11 200 ou AA 02 01 11 200. Esse código seria anotado em todas as caixas de cacau e na prateleira onde ficariam guardadas, bem como na ficha de controle de estoque – nesse caso, a ficha deveria prever a existência de caixas com outras capacidades, como 500 g, 1 kg etc.
Na primeira classificação, que aqui denominamos “categoria”, poderíamos ter produção de salgados, por exemplo, ou de refrescos etc. No que chamamos “grupo”, poderíamos ter itens para produção de pavês, sorvetes etc. Na “classe do bolo”, de banana, de laranja etc. Na “família”, chocolate em pó, farinha, fermento em pó etc., e assim por diante, de modo que cada classificação seguiria a sequência dos números: 01, 02, 03, 04, 05 etc.
O princípio é uma primeira classificação que agrega toda uma linha de produtos; outra classificação especifica o tipo de produto completo; outra denomina de forma mais particular a “espécie” do produto; uma outra classificação individualiza o produto em si, no nosso caso, o ingrediente cacau; e uma última descreve a capacidade da embalagem.
O processo mais eficiente é o de etiquetagem, com a impressão das etiquetas mediante utilização de código de barras, que são afixadas em caixas, peças, volumes etc., se não vierem previamente etiquetados pelo fornecedor. Nesse processo, é utilizada a tecnologia de impressoras de código de barras, impressoras térmicas, leitores e coletores de códigos.
O código de barras é uma representação de letras e números (código alfanumérico), e a sua leitura permite ter acesso a várias informações – de modo absolutamente seguro, não sujeito a erros e instantâneo –, que são processadas em tempo real, aumentando consideravelmente, dessa forma, a produtividade do processo.
Os leitores, como o nome diz, apenas leem o código de barras, enquanto os coletores registram as informações para serem posteriormente processadas no sistema.
Alguns têm pequenas impressoras acopladas, como os utilizados pelas companhias de abastecimento de água, e imprimem a conta no próprio local após a leitura do hidrômetro. Eles são utilizados, comumente, para registro, identificação e catalogação dos produtos que estão dando entrada na empresa, entre outras funções.
Há dois tipos de código de barras: os lineares e os bidimensionais.
Os lineares, cujas etiquetas representam séries de números, por sua vez também são de dois tipos: o tipo GTIN-13 (13 dígitos) é utilizado no varejo, em geral para identificação do país de origem, do fabricante e do produto em si e aparece nas embalagens dos produtos nos supermercados; os leitores, no caixa, identificam o produto e o programa de gerenciamento processa a informação instantaneamente. O tipo GS1-128 é utilizado na movimentação de produtos pelas empresas e comporta mais informações necessárias para o controle interno, como dados da compra (pedido, nota fiscal, quantidades etc.) e da produção (lotes, datas de fabricação, validade, numeração de identificação etc.).
Os códigos bidimensionais, uma tecnologia mais recente, agregam um número maior de informações utilizando espaço menor que o código de barras tradicional.
É utilizado, entre outraspossibilidades, em embalagens unitárias de medicamentos e de alimentos, que necessitam identificação mais completa, como validade, lote etc., de modo a permitir seu rastreamento.
Nos anos de 2013 e 2014, por exemplo, ocorreram vários recalls de remédios e leites longa-vida UHT que apresentaram problemas em suas composições, trazendo risco de comprometimento da saúde. A utilização desses códigos tornou mais ágil a localização dos produtos nos estoques dos distribuidores e varejistas para serem recolhidos.
Esses códigos estão se tornando cada vez mais populares, sendo conhecidos como QR Code (Quick Response Code – “Código de resposta rápida”), e podem ser escaneados por telefones celulares que possuem tecnologia para tal.
Outra tecnologia utilizada não somente para localização dos itens, como também para seu rastreamento, é a identificação por radiofrequência (Radio Frequency Identification – RFID). Ela se serve de ondas de rádio e “etiquetas inteligentes”, eletrônicas, dotadas de microchip e antena, que recebem e gravam informações e as retransmitem de volta para os transmissores, o que permite localizar, identificar e rastrear o produto a distância, sem contato visual, razão pela qual as próprias etiquetas não precisam ficar à vista.
Boa parte dessas etiquetas sequer possuem baterias e usam como fonte de energia as próprias transmissões que recebem. As informações do estoque podem, desse modo, ser processadas em tempo real e em um processo muitíssimo mais ágil do que a leitura de etiquetas de código de barras em cada embalagem ou palete por um operador. Além disso, o microchip comporta uma gama muito maior de informações.
Em 2014, um roubo de grande volume – em que foram utilizados sete caminhões – de aparelhos eletrônicos (celulares, tablets etc.), de uma fábrica de um grande fabricante do setor em Campinas (SP), mostrou que os ladrões conheciam essa tecnologia, uma vez que não levaram produtos assim etiquetados.
O software de gestão do armazém é um instrumento muito eficiente nessa etapa de armazenamento, pois faz a gestão do endereçamento, dos equipamentos e do pessoal que deve ser alocado para realizar a tarefa, como vimos.
Classificação dos Materiais
Para administrar adequadamente os materiais, é preciso que eles estejam caracterizados adequadamente por meio de um sistema que permita identificálos sem qualquer equívoco. Isso implica numa metodologia que vise simplificar e organizar todos os processos de controle de materiais. Sua organização deve seguir uma padronização, através da qual devem ser identificados de forma precisa.
A caracterização desses materiais ou produtos deve seguir critérios e padrões específicos que evitem duplicidades em virtude da falta de informação. A identificação, assim, é fundamental para o bom funcionamento do estoque.
Desta forma, é preciso estabelecer uma forma de identificar os materiais que são utilizados, de forma a não serem confundidos com outros produtos, atrapalhando o bom funcionamento de todo o setor.
Uma boa forma de se identificá-los é pela sua caracterização. Por exemplo:
- Matéria-prima;
- Materiais em processo;
- Materiais acabados etc.
O objetivo deste método é mostrar descrições padronizadas dos produtos e materiais utilizados pela empresa. A seguir um exemplo de identificação de materiais:
Através de uma identificação simples é possível iniciar um processo de classificação padronizada dos produtos e materiais. Entretanto, é de suma importância ressaltar que nem todos eles precisam ser identificados.
Os materiais catalogados periodicamente são aqueles mais importantes para a organização. Requerem planejamento e gerenciamento das compras. Esses são considerados materiais fundamentais para a empresa. Através de uma boa identificação de materiais e produtos, é possível garantir que o item a ser administrado atenda às especificações da organização.
Quando o material está descrito de forma clara e objetiva, facilita o trabalho dos outros setores como, por exemplo, o setor de compras e vendas, o setor de contabilidade etc.
A correta identificação de materiais permite:
- Uniformizar os itens em estoque, bem como os maquinários usados na empresa;
- Maior ganho de escala nas compras, consequentemente reduzindo os custos;
- Aumento da agilidade dos processos de compras;
- Otimização da gestão dos estoques, além de redução de falhas processuais.
A descrição padronizada dos produtos e materiais deve seguir as normas brasileiras ou internacionais. Além disso, ao identificar produtos, não é sugerida a utilização de palavras que representem marcas comerciais. Por exemplo: na prateleira de um estoque não deve figurar a identificação “Omo”, mas sim, “sabão em pó”. Isso minimiza os erros de identificação, melhorando a agilidade do processo.
Outra importante ferramenta no processo de identificação é a classificação de materiais. Em razão do grande número de itens existente nas organizações de variados setores, é preciso encontrar alguma forma de organizá-los.
Para um bom resultado na classificação de materiais, é necessário estar atento a alguns aspectos comuns a qualquer empresa. Entre eles destacam-se:
- Estabelecer uma linguagem unificada entre as diferentes áreas da empresa;
- Reduzir a margem de erro acerca do numero de itens em estoque;
- Considerar a alternativa de intercâmbio entre os materiais a serem administrados;
- Facilitar os procedimentos;
- Facilitar a troca de serviços, além de promover a cooperação entre diferentes setores da cadeia produtiva;
- Considerar as necessidades totais de aquisição e utilização de materiais.
Há diferentes formas de se classificar os materiais dentro de uma organização. Cada qual deverá adotar seu próprio critério para atender suas necessidades. Essa identificação promove certo controle nos estoques e almoxarifados. O controle de estoque é um dos pontos principais de uma organização, seja ela qual for. Sua implantação permite que se obtenham as seguintes informações a respeito do estoque:
- Dados cadastrais do fornecedor;
- Quantidade exata de materiais em estoque;
- Preço médio do item administrado;
- Data da última aquisição, bem como o preço pago pelo produto;
- O número máximo e mínimo de itens, de modo que não comprometa o processo produtivo, isto é, níveis aceitáveis;
- Cálculos acerca das possibilidades do estoque em relação ao consumo médio;
- Dados estatísticos acerca do consumo por área da organização;
- Os setores de uma empresa que utilizam o material, além de datas de fornecimento, quantidades, custos, etc.;
Política de Controle do Estoque
Quando se fala de uma política inteligente de estoques, não estamos apontando apenas para as formas de estocagem, mas na maneira de compra que gera esse estoque. Estocar produtos ultrapassados implica em aumento de gastos e dispêndio de recursos que poderiam ser utilizados de outra forma.
Comprar a mais para não perder a oferta, comprar sem realizar uma avaliação criteriosa do consumo, e sem levar em conta as normas mínimas de segurança, fazem do Almoxarifado um lugar cheio de produtos, mas vazio de utilidade.
Uma Política Inteligente de Estoque é aquela que respeita os limites físicos do Almoxarifado e o dinheiro investido, atendendo a todas as necessidades, sem desperdício.
Controle Do Estoque Mínimo
Quando uma determinada unidade requisita um material ao Almoxarifado é porque necessita dele naquele momento. Não atender a um pedido pode ocasionar a paralisação de um determinado setor ou trabalho.
É muito desagradável quando, por ausência de um estoque mínimo de segurança, não se pode cumprir a função básica de qualquer Almoxarifado: suprir.
Para evitar que isso ocorra, basta que se tenha um ESTOQUE MÍNIMO de itens como garantia mínima de fornecimento.
Estoque mínimo, ou estoque de segurança, tem a função de assegurar que não ocorra falta de um determinado item, cobrindo eventuais atrasos derivados dos processos de compra.
Pode-se determinar o estoque mínimo através de:
a) projeção estimada do consumo;
b) cálculos e módulos matemáticos.
Baseando-se nos consumos anterioresé possível se estabelecer uma projeção estimada de cada item, ou grupo de itens, por período. Lançando mão desses dados pode-se estimar os níveis de consumo e a partir dessa estimativa determinar o valor do estoque de segurança.
Há uma considerável quantidade de maneiras e fórmulas para o cálculo do estoque mínimo.
Ressaltaremos a mais simples, mas capaz de fornecer àquele que cuida do controle das quantidades, condições de calcular matematicamente seus estoques de segurança.
A Fórmula Básica
E.Mn = C * K
onde:
E.Mn = estoque mínimo
C = consumo médio mensal
K = fator de segurança arbitrário com o qual se deseja garantir contra um risco de ausência. O fator K é arbitrado, ele é proporcional ao grau de atendimento desejado para o item.
Por exemplo: se quisermos que determinada peça tenha um grau de atendimento de 90%, ou seja, queremos uma garantia de que somente em 10% das vezes o estoque desta peça esteja a zero; sabendo que o consumo médio mensal é de 60 unidades, o estoque mínimo será:
E.Mn = 60 x 0,9
E.Mn = 54 unidades.
Entrada de Materiais
Também conhecido por recebimento é um dos processos mais comuns do estoque, já que é o momento em que os colaboradores do armazém recebem dos fornecedores os materiais comprados pela empresa.
Durante a entrada dos materiais no estoque é necessário realizar a contagem e recontagem, efetuando uma sucinta conferência dos itens adquiridos. Estes materiais, geralmente, são entregues pelo fornecedor, que fica responsável pela sua integridade até a chegada no estoque.
O local de entrega já deve constar no contrato ou na nota fiscal do(s) produto(s).
Somente quando o material estiver entregue é que a responsabilidade pela guarda é transferida à empresa recebedora.
O recebimento pode ser classificado de duas maneiras distintas:
- Provisório: refere-se ao material adquirido que pode ou não ser aceito no momento do recebimento. Geralmente, realizam-se procedimentos de conferência para a aceitação ou não do material;
- Definitivo: é o recebimento que está de acordo com a descrição contida na documentação fiscal. Ou seja, é através da documentação que este material é conferido e recebido, seguindo as especificações de contrato.
Um questionamento recorrente, neste sentido, é acerca da importância em realizar os procedimentos de recebimento de materiais. Seu objetivo principal é assegurar que os itens adquiridos estejam íntegros e em conformidade com o estabelecido na documentação fiscal do produto. Este processo, além de estreitar a relação profissional entre fornecedor e comprador, evita desperdícios e trabalhos dobrados. De um modo geral, evita a ineficiência e gastos operacionais em um estoque de armazenamento.
Conferência de materiais no recebimento
O processo de recebimento de materiais não trata apenas de descarregar e armazenar produtos. As atividades de recebimento vão além disso, uma vez que envolvem desde o recebimento do material até o processo de estocagem do mesmo. É de suma importância que, antes de receber o material, se realize uma minuciosa conferência dos artigos. Isso evitará erros e equívocos no recebimento do material, consequentemente reduzindo custos operacionais de troca.
Quando o material a ser recebido exceder o valor de 80 mil reais, a conferência não é feita pelo setor de almoxarifado, mas sim por uma comissão composta por três membros da gerência, segundo determinação da Lei Federal Nº 8.666, datada de 21 de Junho de 1993.
Em casos assim, o material recebido deverá ser estocado provisoriamente, para que somente depois a comissão designada realize a contagem dos itens adquiridos, conforme as especificações de contrato.
Após a comissão ter realizado a conferência dos artigos, bem como sua aceitação, o almoxarifado entra em ação, dando entrada nos materiais recebidos e fazendo a catalogação dos itens.
A conferência dos itens adquiridos deve adotar o seguinte procedimento:
Quanto ao processo de confência são adotados os seguintes métodos:
- Conferência visual: exame superficial, cujo objetivo é identificar avarias, bem como realizar observações referentes à integridade física do item adquirido;
- Conferência quantitativa: consiste na verificação da quantidade estabelecida em nota fiscal ou documento similar. Esta conferência pode ser realizada:
a) Pelo volume total do material adquirido: Aqui, são contabilizados todos os itens, podendo este procedimento ser realizado de duas formas:
(i) O funcionário realiza a contagem de acordo com o estabelecido em nota fiscal. O objetivo é apurar possíveis equívocos, quanto à quantidade de itens, no ato da entrega;
(ii) O colaborador realiza primeiro a contagem dos artigos adquiridos, comparando, posteriormente, às informações contidas na nota fiscal. Essa técnica é também conhecida como contagem cega.
b) Por amostragem dos itens: Neste método, a quantia declarada em nota é verificada por meio de um percentual de cada item, que, por sua vez, será objeto de análise na constatação de erros e desvios.
- Conferência qualitativa: refere-se à análise de qualidade dos produtos adquiridos. Isso ocorre com a comparação das informações da nota e do contrato com o fornecedor.
Estes procedimentos têm como objetivo garantir o recebimento dos artigos de maneira correta, levando em consideração aspectos como:
- Características dimensionais do item;
- Características específicas do item;
- Restrições acerca do item.
Após a conferência dos artigos recebidos, o almoxarife poderá recusar totalmente a carga, desde que encontre irregularidades quanto ao que foi acordado em contrato.
O recebimento pode ser parcial. Isso dependerá, naturalmente, das condições em que se encontram os itens adquiridos, isto é, se a integridade física do material foi resguardada.
A recusa total da carga se dá pelas razões descritas abaixo. Observe:
- Nota fiscal não confere com quantidade de produtos recebidos;
- Falta de documentação fiscal;
- A especificação do item é diferente da constante na nota de recebimento.
Caso haja um desvio na quantidade de itens superior a 3% quando comparada com a amostra analisada, deve ocorrer a recusa total da carga a ser recebida. Quando isso ocorre, há a possibilidade de reagendamento da entrega dos materiais.
O recebimento total dos itens corresponde à entrega correta dos artigos especificados em nota fiscal ou documento similar. Devemos nos atentar a aspectos como:
- Requisitos de documentação;
- Quantidade de itens;
- Qualidade dos itens.
No recebimento parcial de mercadorias refere-se à aceitação da parte correta dos itens. Quando isso ocorre, é preciso descrever, na nota ou documento fiscal, os itens recebidos, e reagendar nova entrega dos que faltam.
Importante ressaltar que a nota fiscal só deverá ser entregue quando a parte da carga que falta também o for corretamente. Para essa nova entrega, deverá ser realizado novo agendamento e novo procedimento de recebimento.
Armazenagem
Quando você compra um produto qualquer e, posteriormente, ele é entregue em sua residência, qual costuma ser o primeiro procedimento ao recebê-lo?
Em geral, você examina para conferir se o produto entregue é exatamente aquele que foi adquirido quanto a cor, medidas ou tamanho, quantidade de itens que podem compô-lo etc. e, ao mesmo tempo, verifica se está perfeito, se não sofreu danos, se não faltam partes e, no caso de máquinas ou aparelhos, se funcionam perfeitamente, não é mesmo?
No almoxarifado, o procedimento é o mesmo: nos processos tradicionais, em que a mercadoria chega e é armazenada para posterior utilização, ou no crossdocking, em que ela é imediatamente distribuída, e não armazenada – procedimento que será visto a seguir –, a descarga é a etapa em que se realiza a verificação e o controle da mercadoria com base na nota fiscal, que deve ser confrontada com o pedido e o conhecimento de frete ou quaisquer outros documentos que relacionem o que está sendo entregue.
Inicialmente, costuma-se proceder a uma verificação simples, “cega”, em que se faz a conferência física, contando e/ou pesando as caixas ou produtos entregues; checa-se,assim, a inexistência de danos ou avarias e as quantidades, que são conferidas com as constantes na nota fiscal.
Há situações em que os próprios veículos são pesados diretamente. É também o momento da conferência da exatidão da nota fiscal em relação a impostos e preços, de acordo com a ordem de compra. Isto é, a mercadoria que será descarregada deve estar de acordo com a que está declarada na documentação respectiva, que, por sua vez, deve estar de acordo com as especificações da compra efetuada, conforme o pedido de compra.
Em seguida, efetua-se a descarga da mercadoria do caminhão. E, quando é o caso, é nesse momento que se observam, igualmente, as características de qualidade da mercadoria, isto é, marca, cor, tamanho, tipo, pureza, ou quaisquer outras características do produto ou matéria-prima, como no caso de perecíveis, em relação aos prazos de validade, à temperatura etc.
Existem produtos que demandam uma análise mais detalhada de sua qualidade ou características e, nesses casos, são separadas amostras para serem analisadas por técnicos ou pelo laboratório de controle de qualidade da empresa.
Dependendo do produto, da empresa e do fornecedor, essa inspeção pode ocorrer antes mesmo da descarga, de modo a evitar o trabalho da recarga caso o produto não seja aprovado. Um exemplo é o teste de impureza, em que é checada a proporção de partículas estranhas ou a composição. Isso é feito selecionando-se algumas amostras do produto escolhidas ao acaso (aleatoriamente) em pontos diferentes da carga, como nas entregas de farinha de trigo a indústrias de panificação, em que alguns sacos são abertos para a realização dos testes.
São necessários cuidados especiais no momento da coleta de amostras, de um lado, para evitar sua contaminação e, de outro, para prevenir acidentes em seu manuseio, especialmente quando se trata de produtos químicos, voláteis, inflamáveis etc.
Se não é o caso de realizar a checagem qualitativa de imediato, as embalagens ou caixas são abertas posteriormente – depois de concluída a operação de descarga do caminhão – para que se proceda a uma verificação mais detalhada da mercadoria entregue. Dependendo da prática adotada na empresa ou dos volumes recebidos, a verificação pode ser feita por amostragem, ou seja, apenas parte das embalagens são abertas para a conferência.
Mercadorias cujas embalagens, caixas, fardos, engradados etc. estiverem danificados ou violados, abertos, amassados, perfurados, embolorados, molhados, enferrujados etc., isto é, não estiverem íntegros, devem ser examinadas mais minuciosamente. Pode ser necessária a abertura das embalagens para a verificação de possíveis danos ou faltas.
Dependendo do produto, embalagens perfuradas ou molhadas, por exemplo, implicam sua devolução, como é o caso de produtos alimentícios, substâncias líquidas, pastosas, gasosas, géis etc. Comprovados danos ou avarias na mercadoria, organiza-se a documentação que apresenta os problemas para que seja realizada a devolução ao fornecedor. O mesmo procedimento se dá quando ocorre incompatibilidade entre a mercadoria entregue e a constante na nota fiscal ou no pedido de compra.
Somente após a realização de todas as conferências ou checagens possíveis, e estando tudo de acordo, as notas fiscais são encaminhadas ao setor que irá processá-las (contabilidade, contas a pagar).
Os procedimentos de controle e conferência, então, são realizados no próprio momento da descarga da mercadoria. Uma vez comprovada a conformidade ou correspondência entre documento e mercadoria, o entregador ou transportador exige a devolução do canhoto da nota fiscal ou outro documento devidamente assinado, datado e com o carimbo da empresa e, em geral, com o horário da entrega e o nome do responsável pela recepção das mercadorias.
Tais informações também são registradas no documento que fica na empresa, de forma que, havendo alguma discrepância entre o documento e a mercadoria recebida, se possam detectar com facilidade as falhas cometidas, por distração ou incorreção, na realização dos procedimentos, e, assim, tomar providências para saná-las.
Inventário
Como garantia do bom funcionamento de um Almoxarifado é necessário que, periodicamente, execute-se contagens físicas de seus itens de estoque, para verificar as discrepâncias entre o estoque físico e os registros.
Os inventários podem ser:
a) Geral: Efetuado no final do exercício, abrange todos os itens de estoque de uma só vez. Por tratar-se de uma operação de duração prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e consequentemente ajustes.
b) Rotativos: Tem como norma distribuir as contagens ao longo do ano, com maior frequência, porém concentrada a cada mês em menor quantidade de itens, reduzindo o tempo da operação, dando melhores condições de análise das causas de ajustes e visando melhor controle. Abrangerá através de contagens programadas todos os itens de várias categorias de estoque. Dividindo-se em três grupos:
Grupo 1 - neste grupo estão enquadrados os materiais de maior valor em estoque e os mais requisitados. Deverão ser inventariados três vezes ao ano.
Grupo 2 - constituído por itens de importância intermediária quanto ao valor de estoque, estratégia e manejo. Estes serão inventariados duas vezes ao ano.
Grupo 3 - formado pelos demais itens. Caracterizado por itens de pequeno valor de estoque. Os materiais desse grupo serão inventariados uma vez por ano.
Preparação E Planejamento Para O Inventário
A realização de um bom inventário depende muito de seu planejamento e preparação.
Deverão ser providenciados:
a) Folhas de convocação e serviços, definindo os convocados, datas, horários e locais de trabalho.
b) Fornecimento de meios de registros de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem.
c) Reanálise da arrumação física.
d) Método de treinamento e execução.
e) Atualização e análise dos registros.
f) Cut-off para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados
Convocação
Tem como função esclarecer e motivar as equipes que irão participar do inventário, garantindo o bom andamento do trabalho. Com aproximadamente três semanas de antecedência a lista de convocação deve ser distribuída para cada funcionário participante. Nesta lista deve conter ainda: as equipes de 1ª contagem (reconhecedores) e as equipes de 2ª contagem (revisores), já organizadas.
Arrumação Física
As áreas e os itens a serem inventariados deverão ser arrumados da melhor forma possível, agrupando os produtos iguais, identificando todos os materiais, deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a movimentação, isolando os produtos que não devam ser inventariados, se for o caso. Deverá também ser providenciado com antecedência todo o equipamento necessário para a tomada do inventário.
Registro Do Inventário
É importante que o inventário seja controlado e registrado. Uma das formas de fazê-lo é criando um sistema de registro capaz de assegurar e garantir a correta contagem.
Uma das melhores maneiras de fazê-lo é através de um cartão com partes destacáveis para até três contagens. Os cartões poderão ser impressos em cores distintas para identificar os tipos de estoque a serem contados. Estes cartões deverão ser preenchidos antes de alcançarem os lotes.
Os cartões devem conter, no mínimo, as seguintes inscrições:
a) código;
b) descrição;
c) local;
d) quantidade;
e) unidade;
f) visto;
g) conferido.
Parada nas Entradas/Saídas de Estoque
Poderá consistir em um mapa com todos os detalhes dos três últimos documentos emitidos antes da contagem (notas fiscais, empenho, requisições etc.). Caso este procedimento não seja bem feito, corre-se o risco do inventário não corresponder à realidade.
Não deverá ocorrer movimentação de materiais na data da contagem. Os fornecedores deverão ser instruídos para não entregarem materiais nessa data.
Atualização e Registros de Estoque
Todas as entradas, saídas e saldos dos itens deverão estar obrigatoriamente atualizados até a data do inventário.O responsável pelo controle de estoque, terá a incumbência de assegurar que todos os tipos de documentos utilizados para registrar o movimento foram considerados.
Contagem do Estoque
Todo item do estoque, sujeito ao inventário, será contado necessariamente duas vezes. A primeira contagem será realizada pela 1ª equipe, a qual poderá efetuá-la imediatamente após ter fixado ao lote o cartão de inventário. Feitas as anotações de contagem na primeira parte do cartão, o executor da contagem o entregará ao responsável pela primeira contagem, o qual os entregará, por sua vez, ao responsável pela segunda contagem. A segunda equipe analogamente registrará o resultado de sua contagem na segunda parte do cartão, entregando-o depois ao coordenador de inventário. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventário para este item está correto; no caso de não conferir, faz-se necessário uma terceira contagem por outra equipe, diferente das que contaram anteriormente. A tala identificadora do lote permanecerá afixada ao material como prova de que foi contado. Esta poderá ser retirada somente após o término doinventário.
Ajustes
Os setores envolvidos nos controles de estoque deverão providenciar justificativas para as variações ocorridas entre o estoque contábil e o inventariado. O Departamento de Controle de Estoque providenciará a valorização do inventário em um mapa ou relatório detalhado, cuja função é exibir com clareza as diferenças a maior e a menor, como também a diferença global, entre os dois estoques.
Os percentuais de diferenças podem ser aceitos ou não. Como regra geral para os itens classe A, não devem ser aceitos ajustes de inventário, procurando sempre justificar o motivo da diferença.
Depois de aprovado o ajuste do inventário, o Controle de Estoques emitirá relação autorizando os ajustes devidos.
Expedição e Distribuição
A etapa de expedição e distribuição engloba todos os procedimentos que concretizam o envio da mercadoria ao cliente, que pode ser um distribuidor, um atacadista, um varejista etc. Essa etapa pode tanto ser realizada pelo próprio fabricante ou fornecedor do produto quanto por terceiros.
Em geral, as grandes empresas, cujo volume de produtos a serem distribuídos é bastante elevado, têm optado por não assumir diretamente essas tarefas, preferindo terceirizá-las, servindo-se dos operadores logísticos, que são empresas especializadas em realizar a distribuição.
Nesse ponto, o foco – não só em termos de custos, mas também por ser aquele que encerra o ciclo de compra de um produto – é o transporte. A média nacional das despesas com transporte representam 60% das despesas totais de logística, razão pela qual todos os procedimentos nessa área devem ser muito bem planejados.
Assim, uma empresa que procure fornecer seus produtos até pontos muito distantes de sua fábrica deve preocupar-se em ter custo de transporte o mais baixo possível para um nível de serviço adequado, escolhendo o modal mais barato, a fim de que seus produtos não deixem de ter um valor competitivo em relação aos produzidos próximos ou no local. Ou seja, para a distribuição, deve haver planejamento estratégico dependendo dos mercados que se pretenda atingir.
As embalagens são etiquetadas com os dados dos destinatários (nome e endereço do comprador), e são anexados os documentos de transporte e a nota fiscal do produto.
Dessa forma, os pedidos podem ser separados de acordo com as rotas que os veículos cumprirão; por destinatários, no caso de entregas em grandes volumes; por zonas geográficas; por urgência na entrega ou outros critérios. Também é possível acompanhar as operações de carga dos veículos, de modo a evitar trocas de mercadorias ou de destinatários.
Esses procedimentos são fundamentais na manutenção do nível de serviço, pois entregar um produto ou uma nota fiscal errada não apenas frustra o cliente como depõe contra a imagem da empresa, além de implicar atraso na finalização do processo de atendimento ao cliente e acarretar custos adicionais com o retorno do entregador àquele destino apenas para completar o serviço. Ou seja, o nível de atenção e cuidado na realização de toda e qualquer etapa do trabalho deve ser elevado, já que o sistema de gerenciamento não é capaz de evitar erros humanos.
Entre os principais problemas que ocorrem nos almoxarifados estão justamente os erros cometidos nos diversos passos ou tarefas que compõem os processos. Erros em geral significam perda de tempo, de trabalho efetuado, às vezes perda da própria mercadoria, em resumo: perda de dinheiro pela ocorrência de custos desnecessários para o funcionamento da empresa que podem, dependendo da empresa, causar demissão.
Mas, muitas vezes, esses erros são causados por falta de aprimoramento dos processos. Assim, um dos aspectos importantes da atuação dos profissionais é analisar continuamente todos os processos realizados, com suas inúmeras etapas, para verificar a possibilidade de reduzir trabalho, combustível, energia, danos e erros, além do tempo gasto em sua realização.
Distribuição da carga
Outro cuidado necessário é com a distribuição da carga. É preciso ter em vista o peso e a cubagem (volume em metros cúbicos) das cargas, de modo que possam ser corretamente atribuídas aos veículos, pois eles possuem limites legais de carga admissível.
Há controle do peso de veículos de carga nas estradas, além de vias com viadutos ou outros obstáculos com restrição de altura.
Em geral, não se sabe que tipo de obstáculos um veículo enfrentará ao se dirigir pela primeira vez a outro município. Além disso, há também a questão da distribuição da carga sobre a carroceria, já que o peso deve ser dividido conforme os eixos do veículo. A carga deve estar perfeitamente amarrada e devidamente coberta, de modo a evitar acidentes com o seu deslocamento ou arremesso.
As cargas devem sair da empresa com toda a documentação legal obrigatória, a fim de atender não somente ao comprador, mas também à fiscalização tributária e de trânsito, para o caso de cargas que necessitem de autorização especial.
Mercadorias sem a respectiva documentação legal são passíveis de apreensão pelos fiscais de tributos durante a fiscalização, gerando também outras consequências para as empresas. Por essas razões, devem-se acompanhar de perto todas as etapas do processo de expedição e de carga dos veículos, até a sua liberação.
Quando a empresa tem uma área geográfica de atuação ampla ou exporta o seu produto, é necessário selecionar os modais de transporte para atingir os pontos desejados de entrega das mercadorias.
Essa seleção é baseada em alguns critérios, sendo os principais: custo do transporte pelos diferentes modais; características do produto que podem determinar o modal ideal ou necessário para seu deslocamento; tempo gasto no percurso pelos diferentes modais ou disponível para a concretização da entrega; e existência da infraestrutura do modal nos pontos de origem e destino.
Segurança nas Atividades e de Movimentações de Materiais
A movimentação de materiais tem sido uma das causas mais freqüentes e sérias dos acidentes, razão pela qual é muito importante a segurança nesse tipo de trabalho. Por isso, devem ser observadas as seguintes regras:
- Manter limpo e em bom estado o piso dos locais onde se manipulam e transportam os materiais.
- Usar os equipamentos necessários para proteção pessoal, como luvas, ao manusear material cortante, óculos, luvas, botas e avental para o transporte de ácidos, sapatos com bicos de aço no manejo de materiais pesados.
- Não manipular materiais se as mãos ou materiais estiverem sujos de óleo ou substâncias escorregadias.
- Não levantar sozinho materiais de peso excessivo, ou além de sua capacidade. Não podendo utilizar meios mecânicos, pedir ajuda aos companheiros de trabalho.
- Evitar brincadeiras e competições para verificar quem consegue levantar maior peso.
- Não carregar material em demasia, isso dificulta os passos e a visão.
- Manter em boas condições todos os equipamentos destinados à movimentação dos materiais, tais como: empilhadeiras,elevadores, esteiras etc.
- Não carregar em demasia os carretos e empilhadeira evitando que o material possa cair.
- Não andar em velocidade excessiva dentro do Almoxarifado com os veículos destinados à movimentação de cargas.
- Não passar ou permanecer sob cargas que estão sendo movimentadas por guindastes ou pontes rolantes.
Uso De Cores Como Fator De Segurança Nos Almoxarifados
Esse item trata da NBR 7195 / NB 76, da ABNT, cujo objetivo primordial é determinar as cores que deverão ser usadas nos Almoxarifados, a fim de identificar máquinas e equipamentos de segurança, delimitar áreas, advertir contra perigos iminentes ou eventuais. Sua adoção no Almoxarifado possibilita ao pessoal que nele trabalha identificar, facilmente, os perigos naturais por intermédio das cores, quando já familiarizado com a simbologia adotada. Isto não dispensa, em absoluto, o emprego de outras formas de prevenção de acidentes, tais como cartazes, painéis, dentro do Almoxarifado.
O uso das cores deve ser estudado de modo a manter o equilíbrio visual necessário. O corpo das máquinas e outros equipamentos não deveram possuir as cores empregadas no sistema de segurança. Isso causaria fadiga, confusão e distração.
Quanto ao significado das cores indicadas para uso nos Almoxarifados e Armazéns, observe a relação a seguir:
- Alaranjado: é a cor que indica alerta, deve ser usado nas faces internas de caixas protetoras de dispositivos elétricos, partes móveis e perigosas das máquinas e equipamentos de empilhamento, carga e descarga de materiais, com a finalidade de alertar o operador na execução do seu trabalho.
- Amarelo: é empregada para chamar a atenção, deve ser usada em corrimões, parapeitos, pisos de escadas que apresentem perigo; bordas desguarnecidas de abertura no solo; faixas no piso de entrada de elevadores e plataformas de carregamento; parede de fundo de corredores sem saída; cabines, caçambas, guindastes, empilhadeiras, pontes rolantes, esteiras, vagonetas, reboques etc.; comando e equipamentos suspensos que oferecem perigo.
Verde: é a cor que caracteriza a segurança no trabalho e é empregada para identificar os seguintes materiais: caixa de equipamentos de socorros de urgência; caixas contendo máscaras contra gás; macas; quadros para exposição de cartazes; boletins de avisos de segurança.
Azul: é a cor empregada para indicar cuidado, fica limitada a avisos contra uso e movimentação de equipamentos que devem permanecer fora de serviço. Devem possuir sinais de advertência: elevadores; caixas de controles elétricos; estufas; válvulas; andaimes; escadas.
Púrpura: é a cor usada para indicar os perigos provenientes das radiações eletromagnéticas penetrantes e partículas nucleares.
Branco: é a cor que indica limpeza, é empregada para assinalar: localização de coletores de resíduos; localização de bebedouros; áreas destinadas à armazenagem.
Preto: é a cor usada para identificar os coletores de resíduos ou detritos. Poderá ser utilizada em substituição ao branco ou combinado com este, quando as condições do local assim o aconselharem ou permitirem.
Para complementar as normas de cores dentro do Almoxarifado, é importante que sejam afixados cartazes de segurança, com a finalidade de combinar os esforços de todo o pessoal na tarefa de evitar acidentes.
Os cartazes devem ser colocados em pontos estratégicos onde os trabalhadores parem normalmente, nunca naqueles usados comumente para os avisos normais.
Os corredores devem ser evitados.
Os cartazes não devem ser exibidos por mais de 30 dias consecutivos no mesmo local, sendo conveniente usá-los em rodízio.
Quando se colocar um cartaz novo, deve-se reunir os empregados do Almoxarifado e desenvolver uma pequena preleção, explicando seu significado.
O JIT (Just in Time)
Existem nos ambientes produtivos, certa confusão entre o sistema kanban e o sistema just in time (JIT). Muitos afirmam que os sistemas são os mesmos. Na prática, o sistema JIT é uma filosofia voltada para identificar e eliminar todos os desperdícios na produção. Os desperdícios acontecem quando são utilizados recursos, espaço, tempo e equipamento mais que o estritamente necessário para se produzir uma unidade de produto.
O JIT é como um grande quebra-cabeças, composto de várias ferramentas que visam eliminar desperdícios e melhorar a produtividade. O sistema kanban de abastecimento é apenas mais uma das ferramentas que compõem a filosofia do just in time.
Se aplicarmos o kanban sozinho, ele apenas ajudará a limitar os níveis de estoques, servindo assim, para apontar possíveis problemas. A resolução destes problemas só é alcançada com a aplicação das ferramentas do just in time como um todo.
O caminho just in time
Observando a figura abaixo, tem-se uma idéia básica do que se convencionou chamar de “caminho JIT”.
A ideia básica transmitida pelo caminho JIT é reduzir gradativamente o estoque com o qual se trabalha. As primeiras reduções de estoque podem não causar problemas, a redução continua, até que apareça algum problema. O problema exposto pela redução dos estoques é tratado e a redução dos estoques continua até atingir um estágio no qual seja possível trabalhar somente com o estoque mínimo (indispensável à fabricação do produto). O just in time é frequentemente confundido com estoque zero, na verdade a condição “estoque zero” é uma conseqüência de uma ação bem sucedida da filosofia just in time.
Qualquer empresa, independente do sistema de abastecimento utilizado, enfrenta os mais variados problemas. No sistema tradicional, como se trabalha com estoques excessivos, esses problemas ficam encobertos e dificultam a sua localização, dando a falsa impressão de que tudo corre bem. Talvez seja possível comparar os estoques como um grande lago, quando o nível de água está alto, não se enxerga o que existe no fundo do lago e tudo parece muito bonito.
Já no sistema kanban, como o estoque é reduzido, torna-se possível visualizar os problemas mais facilmente (esta é a grande vantagem apresentada pelo sistema). Seria como reduzir o nível de água de um lago e poder enxergar o que realmente existe no fundo.
É importante ressaltar que não basta localizar os problemas, é fundamental resolvê-los de imediato, pois qualquer falta de material é vital para o processo de fabricação. É muito mais fácil uma linha de produção parar por falta de material no sistema kanban, do que no sistema tradicional de abastecimento.
O problema do descontrole dos estoques: trabalhar com estoque excessivo transmite aos envolvidos no processo produtivo a falsa sensação de segurança, uma vez que não chega a faltarem peças para as linhas de produção e os problemas demoram a ser percebidos. No entanto, eles podem existir e não devem ser ignorados. Os principais problemas geralmente encobertos pelo excesso de estoque são:
• Atraso da transportadora: muitas vezes, a transportadora contratada não cumpre o prazo de entrega previsto. Os altos estoques “aguentam” o atraso. A transportadora pode continuar ignorando este prazo até que o responsável reclame.
• Problemas de qualidade: tanto as peças de fornecedores externos como as peças fabricadas internamente podem apresentar não conformidades, necessitando de re-trabalhos. Enquanto nada acontecer em função da necessidade de re-trabalhos, a falta de qualidade pode continuar. Estoques baixos não toleram problemas de qualidade na produção.
• Troca demorada de ferramentas: a produção de grandes lotes minimiza a necessidade de muitas trocas de ferramentas. As trocas frequentemente acontecem em um tempo maior que o necessário, isto não implica resultados enquanto os estoques forem altos. A diminuição dos estoques implicará lotes de produção menores e com mais trocas de ferramentas, o que vai exigir mais rapidez na sua execução.
• Longo período de manutenção corretiva: quando os estoques são elevados, geralmente o tempo gasto com manutenção preventiva não é controlado devidamente e atrasos na previsão são vistos com certa naturalidade.
• Necessidade de manutenção corretiva: como consequência da falta de um programa