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Curso Técnico em Recursos Humanos Avaliação de Desempenho Rose Sheila Alcântara Xavier Curso Técnico em Recursos Humanos Avaliação de Desempenho Rose Sheila Alcântara Xavier Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Educação a Distância Recife 1.ed. | março 2022 Catalogação e Normalização Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129) Diagramação Jailson Miranda Coordenação Executiva George Bento Catunda Renata Marques de Otero Manoel Vanderley dos Santos Neto Coordenação Geral Maria de Araújo Medeiros Souza Maria de Lourdes Cordeiro Marques Secretaria Executiva de Educação Integral e Profissional Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Gerência de Educação a distância Professor Autor Rose Sheila Alcântara Xavier Revisão Rose Sheila Alcântara Xavier Coordenação de Curso Daniela Glaete Soares Lins Coordenação Design Educacional Deisiane Gomes Bazante Design Educacional Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger Helisangela Maria Andrade Ferreira Izabela Pereira Cavalcanti Jailson Miranda Roberto de Freitas Morais Sobrinho Descrição de imagens Helisangela Maria Andrade Ferreira Sumário Introdução .................................................................................................................................... 5 1.Competência 01 | Compreender a importância da avaliação de desempenho empresarial ......... 7 1.1 O que quer dizer a palavra avaliação? ...................................................................................................... 8 1.2 E o que vem a ser o desempenho? ........................................................................................................... 9 1.2.1 Fatores que afetam o desempenho ..................................................................................................... 10 1.3 Avaliação de Desempenho Humano nas Organizações .......................................................................... 12 1.4 Razões para avaliar o desempenho ......................................................................................................... 14 1.5 Benefícios da Avaliação de Desempenho ................................................................................................ 16 1.6 Relação com outros Subsistemas de RH ................................................................................................. 18 2.Competência 02 | Entender o Registro de Desempenho no Trabalho e Treinamento dos Avaliadores ................................................................................................................................. 22 2.1 Documentação e Registro do Processo Avaliativo .................................................................................. 22 2.2 Modelo de Registro da Avaliação ............................................................................................................ 26 2.3 Quem deve avaliar, esclarecimentos Importantes .................................................................................. 29 2.4 Capacitação dos Envolvidos na Avaliação ............................................................................................... 30 2.5 Etapas da Avaliação de desempenho ...................................................................................................... 32 2.6 Importância do feedback ........................................................................................................................ 34 3.Competência 03 | Entender a geração de controle e métodos de avaliação de desempenho .... 38 3.1 Métodos Tradicionais de Avaliação ......................................................................................................... 40 3.2 Novos Modelos de Avaliação .................................................................................................................. 43 3.3 Monitoramento e Controle da Avaliação de Desempenho ..................................................................... 46 3.4 Interferências e Problemas mais comuns na Avaliação de Desempenho ............................................... 46 3.5 Lidando com os principais problemas na aplicação da Avaliação de Desempenho ................................ 49 4.Competência 04 | Compreender as Ferramentas Gerenciais de Produtividade e Desempenho . 53 4.1 Produtividade, Produção e Competitividade .......................................................................................... 53 4.2 Ferramentas Gerenciais de Produtividade e Desempenho ..................................................................... 55 4.4 Sistemas de gestão, monitoramento e controle do desempenho .......................................................... 65 Conclusão .................................................................................................................................... 69 Referências ................................................................................................................................. 70 Minicurrículo do Professor .......................................................................................................... 73 5 Introdução Olá, estudante! Sejam bem vindos à disciplina AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO que faz parte do Módulo de Desenvolvimento Profissional do curso Técnico em Recursos Humanos oferecido pela Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco, na modalidade Ensino a Distância (EaD). Ao final desta disciplina, você será capaz de entender ainda mais os diferentes tipos e métodos de avaliação. Nas páginas seguintes, serão apresentados vários assuntos com uma visão moderna e prática da avaliação de desempenho nas organizações. Os temas foram divididos em quatro competências, que contam tanto com uma abordagem teórica, quanto com uma discussão prática. Todo o conteúdo foi desenvolvido com muito cuidado, com o objetivo de facilitar a sua compreensão, bem como o melhor aproveitamento na aplicação prática dos conteúdos apresentados. Na primeira competência, você vai estudar conceitos sobre avaliação e a relação do processo de avaliação de desempenho com os demais subsistemas de recursos humanos. Em seguida, na 2ª competência, serão apresentados: o registro e a documentação do processo avaliativo, quem avalia, bem como a capacitação dos envolvidos na avaliação, as etapas da avaliação de desempenho e a importância do feedback. Na 3ª competência serão apresentados tipos e métodos de avaliação, bem como a importância do monitoramento e controle dos programas de avaliação de desempenho humano nas organizações. Por fim, na 4ª e última competência, os assuntos serão encerrados com os seguintes assuntos: produtividade e desempenho; ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho; e sistemas de gestão, monitoramento e controle do desempenho. Neste e-book, você encontrará conteúdos, links, vídeos e imagens relacionados aos assuntos e aos temas que serão tratados em cada competência. Convido você a olhar com muita atenção a figura abaixo e responder a seguinte pergunta, em qual degrau você se vê? 6 Figura 01 - A escada do sucesso Fonte: http://gestaofoco.blogspot.com/2011/10/refletindo-sobre-esta-imagem-comecei.html Audiodescrição da Figura: Imagem de um boneco subindo uma escadaria com vários degraus até chegar ao topo. Cada degrau está escrito uma frase, na seguinte sequência: Eu não vou fazer; Eu não consigo; Eu quero fazer; Como eu faço?; Eu vou tentar fazer; Eu consigo fazer; Eu vou fazer; e Sim, eu FIZ. Não tenho dúvidas que se você está lendo esse material é porque, no mínimo, está no degrau “Como eu Faço?” ouno próximo, “Eu vou tentar fazer”. O maior obstáculo para alcançar o sucesso é o medo de continuar subindo a escada. A cada degrau que subimos, uma centelha de motivação acende e nos impulsiona para continuarmos subindo. Repare que você já está na metade da escada! Então, não perca tempo, corra logo para conhecer todos os materiais que foram minuciosamente preparados para facilitar o seu aprendizado e que também contribuirão para o seu crescimento profissional e pessoal. Desejo a você uma caminhada de muito aprendizado e sucesso! Vamos comigo? Com certeza você vai chegar ao topo! 7 1.Competência 01 | Compreender a importância da avaliação de desempenho empresarial Olá estudante, Nessa primeira competência serão detalhados os principais conceitos e significados dos termos mais comentados nesta disciplina, tais como: avaliação, desempenho, avaliação de desempenho nas organizações, razões e benefícios da avaliação de desempenho, bem como a relação do processo de avaliação de desempenho com os demais subsistemas de recursos humanos. Convido você a aproveitar todo o material que foi preparado especialmente para esta semana: vídeo, podcast, atividades e materiais complementares. Para enriquecer ainda mais o seu conhecimento, acesse e estude os conteúdos disponibilizados no ambiente virtual de aprendizado – AVA. Não deixe de esclarecer as dúvidas, mantenha o foco e a atenção e avance mais um degrau na jornada do conhecimento. Para melhor compreensão sobre a importância da Avaliação de Desempenho nas Organizações, você precisa conhecer alguns conceitos e identificá-los em situações vivenciadas no seu cotidiano, sejam elas no âmbito pessoal ou profissional. Os seres humanos lidam com avaliações e julgamentos por toda a sua existência. As pessoas estão o tempo todo avaliando, sejam oportunidades, cenários, situações, produtos ou outras Agora, faça uma pequena pausa na leitura e vá ao Podcast. Lá, você vai escutar a sua professora falar de várias coisas legais que te ajudarão compreender melhor a importância da avaliação de desempenho nas organizações. Aguardo você lá! Você já parou para pensar que diariamente somos avaliados e avaliamos pessoas, coisas e situações em nossas vidas? Como elas acontecem no nosso dia a dia e que mudanças podem provocar? 8 pessoas. Dessas avaliações, são tomadas decisões: qual o melhor caminho a seguir, o que comprar, o que fazer ou não, entre outros. É natural que uma empresa também faça as suas avaliações. Independente do ramo de negócio ou área de atuação, as organizações necessitam verificar e avaliar os mais diferentes desempenhos, sejam eles: financeiro, operacional, marketing, qualidade dos produtos ou serviços, assim como o atendimento aos clientes. E, principalmente, avaliar como está o desempenho humano, pois este interfere diretamente nos demais resultados. A partir dessas avaliações, têm-se resultados acerca da produtividade e das competências, bem como são tomadas as devidas providências como realocação, programas de treinamento e desenvolvimento, gestão de carreira, reajustes salariais, redefinição de estratégias, entre outros. 1.1 O que quer dizer a palavra avaliação? De acordo com as professoras e pesquisadoras Bergamini e Beraldo (2010), podemos considerar a ação de avaliar como um fenômeno natural, considerando também que se trata de um processo que conta com o julgamento das outras pessoas e de si mesmo. Agora, você vai conhecer alguns conceitos e significados a respeito da palavra Avaliação: • Ato de avaliar. Pode ser sinônimo de estimativa ou apreciação. (https://www.significados.com.br/avaliacao/) • Prova, exame ou verificação que determina ou verifica a competência, os conhecimentos ou saberes de alguém. (https://www.dicio.com.br/avaliacao/ ) “Não se pode medir o que não se descreve objetivamente" Kaplan & Norton (2004) 9 É importante que você conheça outro aspecto bastante relevante, inerente ao ato de avaliar, que diz respeito à percepção, ou seja, a maneira como cada indivíduo percebe a realidade que o cerca. E, como Bergamini e Beraldo (2010) apontam: o processo de percepção constitui o fenômeno que antecede o julgamento e a avaliação do outro. Ela engloba os valores e experiências que adquirimos ao longo da nossa vida e agrupa fatores cognitivos, emocionais, orgânicos, psicossociais e culturais. Assim, as pessoas podem apresentar diversos pontos de vista sobre uma mesma situação, a depender das experiências de vida que tenham passado, e esse modo particular de perceber o mundo pode interferir nos processos de avaliação. Pense nisso! O Processo de Avaliação do Desempenho Empresarial contará com esse contexto complexo, e você, profissional de RH, precisa se preparar para lidar com as diferenças naturais e culturais das pessoas, e das organizações. 1.2 E o que vem a ser o desempenho? Conheça agora algumas definições e significados a respeito da palavra desempenho. • Modo como alguém ou alguma coisa se comporta tendo em conta sua eficiência, seu rendimento [...]; • Execução; ação de cumprir um trabalho, obrigação. (https://www.dicio.com.br/desempenho/) A ideia de desempenho é geralmente usada em relação ao nível de resultados ou desenvoltura que uma entidade, coisa ou pessoa tem sobre algo. Veja esses exemplos: um trabalhador pode ter um bom ou mau desempenho, de acordo com a execução de seu trabalho; uma empresa pode ter bom ou mau desempenho, conforme a qualidade dos seus produtos ou dos seus serviços; e o desempenho de uma máquina será medido de acordo com os resultados para o qual foi criada. Quando o desempenho está relacionado a uma pessoa, ele pode ser percebido como o resultado alcançado de acordo com suas habilidades e esforços. Por exemplo, um jogador de futebol que marcou três gols em uma partida teve um bom desempenho para aquela partida; por outro lado, um vendedor que não consegue vender um só produto durante todo o mês, obteve um mau desempenho naquele mês para a área de vendas. 10 1.2.1 Fatores que afetam o desempenho Você sabia que o desempenho humano nas organizações é extremamente variável? O pesquisador e escritor brasileiro Idalberto Chiavenato (2014) demonstrou que o desempenho pode variar bastante de pessoa para pessoa e de situação para situação, pois depende de inúmeros fatores. Vejamos alguns deles na figura abaixo: Figura 02 - Principais fatores que afetam o desempenho das pessoas Fonte: Chiavenato (2014) Audiodescrição da Figura: A figura mostra os principais fatores que afetam o desempenho das pessoas em uma organização, representados em retângulos interligados entre si por setas: Os fatores são: valor das recompensas, competência das pessoas, percepção de que as recompensas dependem de esforço, percepção do papel. Todos convergem para o retângulo do esforço individual e dele interliga-se ao retângulo do desempenho como resultado dos demais fatores. Fim da audiodescrição. Observe que o valor das recompensas, juntamente com a percepção ou a noção de que tais recompensas dependem do seu esforço, determinam a quantidade de esforço individual que a pessoa estará disposta a realizar. Na verdade, trata-se de uma avaliação de custo/benefício que cada pessoa faz para saber até que ponto vale a pena fazer determinado esforço. Por sua vez, Chiavenato (2014) descreve que “o esforço individual depende das competências individuais da pessoa e da sua percepção do papel a ser desempenhado. Assim, o desempenho é função de todas essas variáveis que o condicionam fortemente”. Para Marras (2000), o desempenho de uma pessoa está ligado aos conhecimentos, habilidades e atitudes que a mesma possui, os quais contribuem para a geração de valor para a 11 organização, fazendo com que o desempenho individual reflita nodesempenho da organização como um todo. E por falar em conhecimentos, habilidades e atitudes, essas palavras nos remete ao famoso “CHA” de competências da Gestão de Pessoas, sigla muito conhecida no universo da Administração, tríade responsável por ampliar o sentido do termo competência. Além disso, também é um dos modelos mais atuais utilizados pelas melhores organizações para avaliar os seus colaboradores. Convido você a desvendar esse tal de CHA! Vamos lá? Existem vários autores e estudiosos que se dedicam ao estudo desse tema. No entanto, segundo Leme (2005), a melhor definição foi apresentada por Scott B. Parry em sua obra “A busca pela competitividade”, publicada em 1996, na qual ele diz que competência é como um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionados, que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com o desempenho, podendo ser medido segundo padrões pré-estabelecidos e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento. Observe no quadro abaixo a descrição detalhada da sigla CHA. Competências Conhecimentos Habilidades Atitudes C H A Saber Saber Fazer Querer Fazer É o saber adquirido por meio de diferentes recursos, desde observações, leituras, treinamentos, cursos,formação acadêmica. É o saber fazer ou poder fazer. Está associada à capacidade de produzir a partir do conhecimento adquirido, é a experiência por ter colocado em prática o saber adquirido. É o ser ou querer fazer. Refere-se à atitude proativa. Caracteriza-se pela iniciativa de entender a situação e saber agir de forma autônoma e eficiente. É a vontade e a efetiva ação do querer fazer. Quadro 01 - CHA das Competências 12 Fonte: Adaptado Leme (2005) Audiodescrição da Figura: Figura de um quadro com título Competências, possuindo quatro colunas. Na primeira coluna, observa-se uma xícara de chá, na cor branca, com três palavras dispostas logo acima dela: conhecimento, habilidade e atitude. Na segunda coluna está a descrição do que vem a ser Conhecimentos. Na terceira, observa-se a palavra Habilidades, juntamente com a sua descrição. E na última coluna, está a descrição da palavra Atitudes. Fim da audiodescrição. Antigamente, um profissional era qualificado competente quando apresentava um grande conhecimento teórico sobre a área que estava atuando. Porém, atualmente, não funciona mais assim. Para que uma pessoa seja competente em algo, além do domínio do conhecimento, ela precisa que outros dois critérios estejam presentes: a habilidade e a atitude. Só assim é possível consolidar uma competência de acordo com o conceito CHA. 1.3 Avaliação de Desempenho Humano nas Organizações Agora que você já está familiarizado com os conceitos apresentados nos tópicos anteriores, chegou o momento de aprofundar o nosso estudo sobre Avaliação de Desempenho Humano nas Organizações. Vamos lá? A avaliação de desempenho pode apresentar diversas denominações, a depender da escolha de cada organização, tais como: • avaliação do mérito; • avaliação de pessoal; • avaliação de performance; • relatórios de progresso; • avaliação de eficiência individual ou grupal. Conheça um pouco mais sobre este assunto clicando neste link: https://www.youtube.com/watch?v=Qvx_ubh0z0c. É um vídeo curto que apresenta uma linguagem simples e objetiva para descrever o tripé das competências: Conhecimentos, Habilidades e Atitudes - CHA. 13 Porém, o que todos têm em comum é a necessidade de conhecer o desempenho das pessoas na organização. Da mesma forma que os professores avaliam constantemente o desempenho dos estudantes, as organizações também estão preocupadas com o desempenho dos seus colaboradores. Para Chiavenato (2014), a avaliação é uma apreciação sistemática do desempenho de cada pessoa ou de uma equipe. Para isso, devem ser consideradas: as atividades executadas, as metas e os resultados a serem alcançados. Também devem ser analisadas as suas competências e o seu potencial de desenvolvimento. Assim, a avaliação de desempenho é um processo que serve para julgar ou estimar o valor, a excelência e as competências de uma pessoa ou da equipe e, sobretudo, qual é a sua contribuição para o negócio da organização. Segundo Marras (2012), a Avaliação de Desempenho pode ser entendida como um instrumento gerencial que possibilita ao gestor mensurar os resultados alcançados pela pessoa ou por um grupo. Deve ser considerado um período ou um assunto específico – conhecimentos, metas, habilidades, entre outras. A avaliação pode ser entendida como uma ferramenta ou mecanismo que tem por finalidade conhecer e mensurar o desempenho de um indivíduo na organização, comparando o desempenho esperado por essa organização com o seu resultado individual. Neste sentido, essa ferramenta contribui para a gestão de recursos humanos tomar as melhores decisões sobre promoções, treinamento, demissões, bonificações, salários e desenvolvimento do avaliado. A avaliação de desempenho também tem por intenção melhorar o desempenho da organização, uma vez que cada colaborador irá procurar dar o seu melhor para apresentar bons resultados, o que gera um efeito dominó, trazendo bons resultados para o colaborador e para toda a organização. “O que não é medido não é gerenciado” Kaplan & Norton (2004) 14 Rabaglio (2010) considera a avaliação de desempenho como uma oportunidade de aprimorar, rever, fazer diferente, sempre buscando uma melhoria em si e nos resultados obtidos. Assim, ao avaliar com eficácia, sem ser benevolente ou rigoroso, mas justo e baseado em algo concreto, tem-se uma grande oportunidade para ajudar o desenvolvimento do outro e, por consequência, contribuir para o desenvolvimento da empresa. Como mostra a figura abaixo, a cada ciclo de avaliação o colaborador tem uma oportunidade de crescimento. Figura 03 - Avaliação de Desempenho Fonte: https://totalconsult.com.br/avaliacao-de-desempenho/ Audiodescrição da Figura: Figura com um boneco subindo em uma seta apontada para o alto, acima de um gráfico de barras organizadas em uma sequência da menor para maior, nas seguintes cores respectivamente vermelha, verde, amarelo e azul, ao lado desta figura está descrita a seguinte frase: Avaliação de Desempenho. Fim da audiodescrição. 1.4 Razões para avaliar o desempenho Para alcançar um bom desempenho, ou melhor, um desempenho de excelência é importante que todas as pessoas e equipes que fazem parte de uma organização recebam um retorno a respeito dos seus resultados, com isso será dada a oportunidade para realizar as devidas correções, caso sejam necessárias. Já pensou sobre isso? Por que avaliar? Quais os ganhos? Convido você a conhecer um pouco mais! Vamos lá? 15 Agora você vai conhecer alguns dos principais motivos citados por Chiavenato (2014) que levam as organizações a avaliarem o desempenho das suas equipes e dos seus colaboradores, conforme descrito abaixo: • Recompensas: justificativa para aumentos salariais, promoções, transferências e, muitas vezes, demissões. • Feedback: a avaliação proporciona o conhecimento a respeito dos resultados do desempenho, das atitudes e competências. Para a área de Administração, o feedback tem a função de um parecer, uma opinião ou uma análise sobre uma pessoa, um grupo de pessoas, uma atividade ou um processo, com objetivo de avaliar o desempenho e o resultado do trabalho executado. Desta forma, é possível compreender os pontos positivos e negativos de uma atividade, buscando meios de melhorar a sua execução. • Desenvolvimento: permite que cada colaborador saiba exatamente quais são os seus pontos fortes (aquilo que pode ser explorado com mais intensidade) e os seus pontos fracos (aquilo que precisa ser desenvolvido). • Percepção: proporciona meios para que cada colaboradorsaiba o que as pessoas ao seu redor pensam a seu respeito, contribuindo também para a autopercepção. Dentre as utilidades encontradas na aplicação da avaliação de desempenho, Lacombe (2011) também aponta algumas razões pelas quais foram criados os sistemas de avaliação do desempenho: 1. Alinhar a estratégia da organização, estabelecendo objetivos de desempenho para os colaboradores e equipes; 2. Assegurar que as equipes e todos os colaboradores conheçam os objetivos e os comportamentos esperados para alcançar os objetivos da organização; 3. Permitir, por meio do acompanhamento contínuo, a possibilidade de correção de desempenho; 4. Demonstrar à organização, mediante dados, a contribuição de cada pessoa ou equipe; 16 5. Acompanhar as necessidades de desenvolvimento dos colaboradores, estabelecendo planos de desenvolvimento e promovendo o autoconhecimento deles. A implementação de uma metodologia de avaliação de desempenho só alcançará resultados positivos se ela for aplicada com o objetivo sincero de melhorar os resultados por meio das pessoas. Uma aplicação bem feita desse instrumento resulta em um ambiente de confiança, respeito e compromisso de melhoria compartilhado entre empresa, lideranças e colaboradores. Veja agora os principais benefícios resultantes do processo de avaliação de desempenho. 1.5 Benefícios da Avaliação de Desempenho Segundo Chiavenato (2014), “a avaliação de desempenho deve proporcionar benefícios para a organização e para as pessoas”. Como toda e qualquer avaliação, a avaliação de desempenho também não tem um fim em si mesma. Ela é um meio; e, quando bem utilizada, pode ser uma ferramenta para alcançar a melhoria dos resultados, além de contribuir para o crescimento profissional e maior participação pessoal. Também é uma forma de conciliar os objetivos organizacionais e individuais, o que pode resultar em uma maior produtividade e qualidade dos produtos e dos serviços ofertados. De modo objetivo e didático, Chiavenato (2014) afirma que o gerente, o colaborador e a organização são beneficiados quando a avaliação de desempenho é bem planejada, coordenada e desenvolvida. Veja os benefícios que podem ser obtidos por cada um dos envolvidos: a) Benefícios para o gerente • Avaliar o desempenho e o comportamento dos subordinados, tendo por base fatores de avaliação e, principalmente, contando com um sistema de medição capaz de neutralizar a subjetividade; • Propor providências no sentido de melhorar o padrão de desempenho de seus subordinados; • Comunicar-se com seus subordinados, no sentido de fazê-los compreender a avaliação do desempenho como um sistema objetivo e como está seu desempenho, por meio desse sistema. 17 b) Benefícios para o colaborador • Conhecer as regras do jogo, ou seja, os aspectos de comportamento e de desempenho que a empresa valoriza em seus funcionários. • Conhecer quais as expectativas de seu chefe a respeito de seu desempenho e seus pontos fortes e fracos, segundo a avaliação do chefe. • Conhecer as providências que o chefe está tomando quanto à melhoria de seu desempenho (programa de treinamento, estágios, etc.) e as que ele (o próprio colaborador) deve tomar por conta própria (autocorreção, maior capricho, mais atenção no trabalho, cursos por conta própria, etc.). • Fazer autoavaliação e autocrítica quanto a seu autodesenvolvimento e autocontrole. C) Benefícios para a organização • Avaliar seu potencial humano no curto, médio e longo prazos e definir qual a contribuição de cada empregado. • Identificar os empregados que necessitam de atualização e/ou aperfeiçoamento em determinadas áreas de atividade e selecionar aqueles com condições de promoção ou transferências. • Dinamizar sua política de recursos humanos, oferecendo oportunidades aos empregados (promoções, crescimento e desenvolvimento pessoal), estimulando a produtividade e melhorando o relacionamento humano no trabalho. Mas, para alcançar tais benefícios, Chiavenato (2014) alerta que uma avaliação de desempenho precisa atender aos seguintes requisitos: 1. A avaliação deve cobrir o desempenho atual das atividades, observando também se as metas e objetivos traçados foram alcançados; 2. A avaliação deve enfatizar o colaborador no cargo e não a impressão a respeito dos hábitos pessoais observados no trabalho. Devendo se concentrar em uma análise objetiva do desempenho e não em uma avaliação subjetiva de hábitos pessoais. Atenção, pois empenho e desempenho são coisas distintas; 18 3. Avaliador e avaliado devem aceitar a avaliação. Desse modo, ambos devem estar de acordo de que a avaliação deve trazer benefícios à organização e ao colaborador; 4. Deve ser utilizada para melhorar a produtividade do colaborador dentro da organização, incentivando-o a obter, cada vez mais, os melhores resultados. Após conhecer as razões e os benefícios proporcionados pela avaliação de desempenho, você consegue perceber que a Avaliação de Desempenho tem forte interação com os outros subsistemas de RH? Olha que interessante. Siga mais um passo para ver como isso acontece! 1.6 Relação com outros Subsistemas de RH À medida que aprofundamos o estudo sobre este tema, fica evidente o quanto a Avaliação de Desempenho está relacionada com outros subsistemas de recursos humanos. Convido você a observar a área de RH e os seus subsistemas. Agora, faça um pequeno exercício de imaginação e compare-os com os sistemas que compõem o corpo humano. De acordo com essa visão, a avaliação de desempenho também pode ser percebida como um dos subsistemas que integram a área de RH, assim como a audição. Caro estudante, agora faça uma pequena pausa para ler um artigo que reservei, mostrando a diferença entre empenho e desempenho. Acesse o link: http://academicotech.blogspot.com/2019/04/empenho-e- desempenho.html As ações de recursos humanos estão interligadas. O profissional de RH deve estar qualificado para ser capaz de identificar essas conexões. Desse modo, será possível agir não apenas operacionalmente, mas, principalmente, atuar estrategicamente. 19 Para que o corpo humano desempenhe bem as suas funções, todos os órgãos precisam estar saudáveis e em bom funcionamento, pois nenhum órgão ou sistema consegue funcionar bem de forma isolada, todos dependem um dos outros e precisam estar em pleno funcionamento. De modo semelhante, acontece com a avaliação de desempenho, se relacionando com os demais subsistemas de Recursos Humanos, fornecendo e colhendo informações para benefício de toda a organização. Chiavenato (2014) defendeu a divisão das tarefas da área de RH em subsistemas para possibilitar uma melhor visão sobre todos os processos de gestão de pessoas na organização. Essa divisão também permitiu obter uma maior organização e eficiência na execução das tarefas. Ele propôs seis processos básicos de gestão de pessoas, os quais estão apontados didaticamente na figura abaixo, sendo a Avaliação de Desempenho um dos processos de aplicar pessoas. Figura 04 - Processos Básicos da Gestão de Pessoas Fonte: Chiavenato (2014) Audiodescrição da Figura: Figura com os seis processos básicos de Gestão de Pessoas, distribuídos em seis caixas que representam os processos, como: processos de agregar pessoas, processos de aplicar pessoas, processos de recompensar pessoas, processos de desenvolver pessoas, processos de manter pessoas, processos de monitorar pessoas. Cada caixa está interligada a uma outra com a descrição das atividades principais respectivas de cada processo: recrutamento, seleção e integração; modelagem do trabalho, avaliação do desempenho; remuneração, benefícios e incentivos; treinamento, desenvolvimento, aprendizagem e gestão do conhecimento; higiene e segurança, qualidade de vida e relações com empregados e sindicatos; banco dedados e sistemas de informações gerenciais. Fim da audiodescrição. 20 Para Chiavenato (2014), a avaliação do desempenho tem várias aplicações e propósitos, atuando como elemento integrador das práticas e processos de gestão de pessoas, tais como: • Processos de agregar pessoas: a avaliação funciona como insumo para o inventário de habilidades, para construção do banco de talentos e para o planejamento de GP. Constitui a base de informação para o recrutamento e a seleção ao indicar características e atitudes adequadas dos novos funcionários que serão cobrados pelo resultado final de suas unidades. • Processos de aplicar pessoas: proporciona informação sobre como as pessoas estão integradas e identificadas com cargos, tarefas e competências. • Processos de recompensar pessoas: indica como as pessoas estão sendo incentivadas pela organização, ajudando-a a decidir sobre quem deve receber recompensas, como aumentos salariais ou promoções, ou a decidir quem deve ser desligado. Em síntese, ela deve encorajar iniciativa, desenvolver senso de responsabilidade e estimular a fazer melhor as coisas. • Processos de desenvolver pessoas: indica os pontos fortes e fracos de cada pessoa, quais colaboradores requerem treinamento e quais os resultados dos programas educacionais. Facilita a relação de aconselhamento entre colaborador e superior e encoraja os gerentes a observar o comportamento dos subordinados para ajudar a melhorá-lo. • Processos de manter pessoas: indica o desempenho e os resultados alcançados pelas pessoas. • Processos de monitorar pessoas: proporcionam retroação às pessoas a respeito do desempenho e das potencialidades de desenvolvimento. É a base para a discussão entre superior e subordinado sobre assuntos do trabalho. Proporciona interação que facilita o entendimento entre as partes envolvidas. Observe o quanto a avaliação de desempenho pode ser uma ferramenta gerencial importante na gestão organizacional, subsidiando ações tanto operacionais como estratégicas nas diferentes organizações. 21 Para que o profissional de RH desempenhe bem as suas funções é preciso que tenha ciência da importância da Integração dos Sistemas de Recursos Humanos. Ou seja, nenhum dos sistemas poderá funcionar adequadamente de maneira isolada. Essa é uma das habilidades que deve ser desenvolvida para atuação na área de RH: visão sistêmica. Agora você já conhece os conceitos mais importantes dessa disciplina, apresentados na competência 1, como avaliação, desempenho, avaliação de desempenho nas organizações, a relação desse processo com os demais subsistemas de recursos humanos, bem como os objetivos e propósitos de uma avaliação de desempenho. Amplie cada vez mais os seus conhecimentos. Não deixe de olhar o material complementar desta disciplina. E por falar em conhecimentos, convido você a avançar mais um degrau rumo ao mundo de Recursos Humanos. Na competência 02 você vai compreender como é feito o Registro de Desempenho no Trabalho e Treinamento dos Avaliadores. Vamos lá? 22 2.Competência 02 | Entender o Registro de Desempenho no Trabalho e Treinamento dos Avaliadores Seja bem vindo, caro estudante. Agora você irá avançar mais um degrau na escalada de conhecimentos técnicos de Recursos Humanos. Nas páginas seguintes serão apresentados aspectos práticos e relevantes da gestão do desempenho humano nas organizações: o registro e a documentação do processo avaliativo, quem avalia, bem como a capacitação dos envolvidos na avaliação, as etapas da avaliação de desempenho e a importância do feedback. 2.1 Documentação e Registro do Processo Avaliativo Caro estudante, saiba que é extremamente relevante considerar que a documentação e registro das Avaliações do Desempenho Humano devem fazer parte do processo avaliativo nas organizações. Portanto, a área de recursos humanos tem um papel fundamental na elaboração, revisão e monitoramento dessa documentação. Segundo Gil (2001), toda organização precisa manter um sistema de avaliação de desempenho tecnicamente elaborado e estruturado, sendo esta uma maneira de evitar que a avaliação seja feita de forma superficial e unilateral. E agora? Como realizar o processo avaliativo na prática? Mas antes de mergulhar nesse assunto, faça uma pequena pausa para ouvir o Podcast preparado especialmente para enriquecer o seu aprendizado, não deixe de ouvir, é rápido e esclarecedor. 23 Bergamini e Beraldo (2010) alertam para o cuidado que deve ser tomado na confecção dos registros de Avaliação de Desempenho. Eles destacam que cada organização deverá construir a sua Ficha de Avaliação de Desempenho considerando dois importantes elementos: • As características do trabalho em si; • As possíveis variações comportamentais que podem ser exibidas ao executá- lo. Saiba que a Avaliação do Desempenho Humano, em geral, pode ser marcada por tensões entre avaliadores e avaliados. De um lado, os avaliados podem entender que os critérios para identificar e avaliar o desempenho nem sempre são os mais apropriados ou justos. Por outro lado, os avaliadores que não estejam qualificados ou preparados suficientemente para o processo poderão julgar o desempenho com o viés da subjetividade. Assim, esses e outros aspectos podem estar presentes neste processo e necessitam de instrumentos que sejam capazes de minimizar ou neutralizar as possíveis interferências contidas na avaliação. Neste sentido, Bergamini e Beraldo (2010) destacam que a elaboração da documentação e registro da avaliação deve considerar a cultura da organização e os critérios que devem ser avaliados a partir da mesma. O exercício de preparação da documentação e registro deve buscar atender alguns critérios de qualidade para que reduzam a subjetividade e outras disfunções que possam existir nas avaliações. Por isso, as autoras citadas alertam que os critérios listados a seguir devem estar presentes na elaboração desta documentação: a) Confiabilidade – o instrumento deve apresentar sempre resultados iguais sob as mesmas condições de aplicação. b) Validade – o instrumento será válido se for capaz de mensurar tudo o que ele se propõe medir. c) Sensibilidade – o instrumento deve ser capaz de incluir a sensibilidade dos envolvidos, buscando atender a três pontos: (1) se existem elementos em todas as posições da curva; (2) se cada um dos itens e as notas globais atribuídas diferenciam os trabalhadores em termos de rendimento; (3) se as graduações discriminam cada indivíduo, em termos de desempenho. 24 d) Objetividade – o instrumento deve ser capaz de controlar a subjetividade do avaliador e minimizar a interferência dela na apuração e no resultado da avaliação. e) Simplicidade – o preenchimento da avaliação deve solicitar um mínimo de esforço do avaliador, bem como facilitar o fornecimento de todas as informações necessárias. Além disso, deve considerar critérios como quantidade, qualidade e prazo. Tudo deve ser pensado para facilitar o entendimento e a condução do processo de avaliação, pois, caso o avaliador não compreenda alguma orientação, pode ser que realize as avaliações de maneira incompleta ou distorcida, comprometendo todo o processo. Para elaboração dos registros e documentos deve-se considerar pelo menos três etapas, conforme Bergamini e Beraldo (2010): (1) levantamento dos prognosticadores, (são os parâmetros, medidas, indicadores, características, itens ou fatores a serem avaliados); (2) definição e graduação dos prognosticadores; e (3) tratamento numérico e classificação estatística dos questionários. A partir do levantamento dos prognosticadores, você deve definir e graduar os parâmetros ou itens a serem avaliados. Nesta fase, o coordenador ou responsável pelo processo de Avaliação de Desempenho deve ter habilidade e conhecimentopara identificar parâmetros, indicadores, características, itens ou fatores a serem avaliados, bem como defini-los e graduá-los de modo adequado, compreensível e abrangente. Observe esse exemplo, após um levantamento realizado em uma grande empresa. Na análise do trabalho e na pesquisa junto aos supervisores, foram identificados os seguintes itens a serem avaliados: relacionamento interpessoal, organização, dinamismo, comunicação e comprometimento. Após a identificação desses parâmetros, o responsável pela Avaliação de Desempenho deverá definir o que significa cada um deles, de modo que fique claro e objetivo para todos os envolvidos, conforme exemplo apresentado no quadro a seguir: 25 PARÂMETRO DEFINIÇÃO Relacionamento Interpessoal Maneira pela qual estabelece seus contatos com superiores, subordinados, clientes e fornecedores. Organização Capacidade de planejar suas atividades, dedicar tempo suficiente para cada tarefa a ser executada. Quadro 02 - Graduação de parâmetros de avaliação Fonte: Adaptado de Bergamini e Beraldo, 2010.. Fique atento! Agora, irei te dar uma super dica! Seguem algumas regras que devem ser respeitadas na graduação destes parâmetros: • Evite palavras ambíguas, como por exemplo: bom, regular, algum, um pouco. Importante utilizar o mesmo número de graduação para todas as características. • Defina um número par de alternativas, evitando assim a tendência central do avaliador entre outras. Observe o exemplo, descrito no quadro a seguir: PARÂMETRO DEFINIÇÃO GRADUAÇÃO Relacionamento Interpessoal Maneira pela qual estabelece seus contatos com superiores, subordinados, clientes e fornecedores. (1) Sua naturalidade no trato com equipe e coordenação enriquece e facilita a execução do trabalho. É aceito por todos. (2) Faz o possível para ser agradável e tratar todos com a devida atenção. Sua comunicação é apropriada ao andamento dos trabalhos. (3) Demonstra ser uma pessoa de pouca conversa. Limita-se ao essencial. Sua pouca simpatia pessoal dificulta o bom andamento do trabalho. (4) Pode tratar as pessoas de maneira imprópria, tornando-se inconveniente. Não dá atenção aos membros da equipe. Quadro 03 - Graduação de parâmetros de avaliação Fonte: Adaptado de Bergamini e Beraldo, 2010. Na fase final, Bergamini & Beraldo (2010) recomendam que você considere o tratamento numérico e a classificação estatística dos questionários, prezando pela objetividade, bem como pela imparcialidade dos resultados das avaliações. 26 Saiba que com uma simples consulta ao Google, você encontrará diferentes modelos de documentação do processo avaliativo de desempenho. No entanto, será imprescindível que cada organização elabore a sua documentação, considerando suas características, cultura e dinâmica de funcionamento. 2.2 Modelo de Registro da Avaliação Conforme já mencionado, cada organização deverá elaborar os seus próprios registros e documentação, de acordo com o modelo de Avaliação de Desempenho adotado. Neste sentido, Bergamini e Beraldo (2010) alertam que é imprescindível que algumas informações estejam presentes na formulação da Ficha de Avaliação: • Identificação do avaliado, instruções e esclarecimentos importantes, • Características de avaliação, • Conclusões finais. Para facilitar o seu aprendizado, apresento um modelo de Ficha de Avaliação de Desempenho com os elementos citados. Eles serão apresentados de forma exemplar divididos em três partes: Parte 1: Identificação do Avaliado, Instruções e Esclarecimentos Importantes AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO (Confidencial) IDENTIFICAÇÃO Avaliado(a) Cargo Período da Avaliação ___/___/_____ a ___/___/______ Avaliador(a) Cargo Data _____/_____/_______ 27 INSTRUÇÕES ▪ Marque com um X a frase que seja capaz de descrever precisamente o avaliado. Se houver qualquer comentário sobre o item, utilize o espaço OBS. para relatar. ▪ Não deixe nenhuma das características sem assinalar. Isso poderá comprometer o resultado do avaliado. ▪ Assinale apenas uma opção para cada característica. ▪ Antes de oferecer o feedback da avaliação realizada, confira todos os itens para certificar-se que está tudo completo e coerente. ESCLARECIMENTOS IMPORTANTES ▪ Lembre-se que este documento é “confidencial”. ▪ Observe o período da avaliação e aplique as observações que digam respeito ao espaço de tempo acima estipulado. ▪ Procure ser suficientemente objetivo, estando atento(a) para que sua subjetividade não interfira em suas escolhas ▪ Qualquer dúvida ou esclarecimento adicional, lembre-se que o coordenador da avaliação de desempenho estará à disposição. Parte 2: Características de Avaliação RELACIONAMENTO INTERPESSOAL - maneira pela qual estabelece seus contatos com superiores, subordinados, clientes e fornecedores. Sua naturalidade no trato com equipe e com a coordenação enriquece e facilita a execução de seu trabalho. É aceito por todos. ( ) Faz o possível para ser agradável e tratar todos com a devida atenção. Sua comunicação é apropriada ao andamento dos trabalhos. ( ) Demonstra ser uma pessoa de pouca conversa. Limita-se ao essencial. Sua pouca simpatia pessoal dificulta o bom andamento do trabalho. ( ) Pode tratar as pessoas de maneira imprópria, tornando-se inconveniente. Não dá atenção aos membros da equipe. ( ) OBS. ORGANIZAÇÃO - capacidade de planejar suas atividades, dedicar tempo suficiente para cada tarefa a ser executada. Tem dificuldade para elaborar qualquer tipo de planejamento. Sua área de trabalho é caracteristicamente confusa. ( ) Consegue aproveitar bem sua capacidade de planejar e organizar seu setor. Tem suas atividades sob controle. ( ) Sua capacidade é insuficiente para atingir um adequado planejamento e organização de seu setor. ( ) Sua área não apresenta defeitos de organização e planejamento. Mantém o setor sob controle. ( ) OBS. 28 Parte 3: Conclusões Finais CONCLUSÕES E ENCAMINHAMENTOS Atenção! No espaço abaixo, você deverá registrar as ações que foram acertadas para solucionar os pontos críticos (pontos que comprometeram o desenvolvimento da execução do trabalho) que foram encontrados na avaliação. Levantamento de Necessidade de Treinamento (relatar resumidamente quais ações de treinamento deverão ser realizadas para solucionar os pontos críticos da avaliação) Propostas de Melhoria (relatar resumidamente quais as propostas de melhoria que devem ser realizadas para solucionar os pontos críticos da avaliação) Data: ___/___/______ Assinaturas: _______________ ________________ Avaliado(a) Avaliador(a) Quadro 04 - Ficha de Avaliação de Desempenho Fonte: Adaptado de Bergamini e Beraldo, 2010. Caro estudante, a Ficha de Avaliação apresentada é de uma empresa fictícia e tem um propósito meramente ilustrativo para facilitar o seu aprendizado e compreensão sobre este assunto. Bergamini e Beraldo (2010) reforçam que as diretrizes para elaboração do Tipo de Formulário ou Registro de Avaliação devem estar alinhadas às diretrizes do sistema de Avaliação de Desempenho Humano adotado pela organização. Saiba que toda a estruturação desse processo demandará de você e toda equipe envolvida muita atenção e cuidado especial à documentação, que vai além da elaboração e descrição dos formulários e relatórios, necessitando também da definição do fluxo do trabalho da avaliação, prevendo e descrevendo as etapas de execução, o passo a passo de cada atividade, responsabilidades, prazos e áreas envolvidas. O objetivo da organização dos documentos e da descrição dos procedimentos é disponibilizar as informações nelas contidas de forma clara e objetiva, facilitando o entendimento e29 a execução das atividades, para que qualquer profissional da área possa dar andamento ao processo, mediante consulta aos registros do RH. Você deve estar se perguntando: quem faz essas avaliações? No próximo tópico, você conhecerá as diferentes possibilidades de quem deve realizar a atividade de avaliação. 2.3 Quem deve avaliar, esclarecimentos Importantes Você sabia que as organizações possuem diferentes alternativas de quem deve avaliar o desempenho dos colaboradores? Gil (2001) descreve várias possibilidades sobre quem tem a responsabilidade de avaliar o desempenho, apresentando sete alternativas: • O Gerente: Centrar a responsabilidade pela avaliação na gerência é uma das opções mais utilizadas pelas organizações. Observe que no dia a dia cabe ao gerente instruir, acompanhar e responsabilizar-se pelos resultados dos seus subordinados. Então, parece correto pensar que cabe a ele avaliar o desempenho de cada membro da sua equipe. Porém, você não pode esquecer que é preciso que este corpo gerencial esteja preparado para realizar este tipo de avaliação, entendendo os objetivos, conhecendo bem o instrumento e os atributos/parâmetros de avaliação selecionados. Além disso, ele precisa estar preparado para dar feedback. • O próprio empregado: Ainda pouco adotada pela maioria das empresas, a autoavaliação pode ser uma opção interessante. Porém, exige maturidade do colaborador e estabelecimento de parâmetros amplos e objetivos que o permitam olhar e avaliar o seu desempenho sob múltiplos aspectos de modo objetivo, responsável e sem distorções. • A equipe de trabalho: Esse modelo também exige muita maturidade dos membros da equipe, visto que são eles mesmos que serão os responsáveis por avaliar cada um do grupo, bem como também serão responsáveis por estabelecer os objetivos e metas a serem alcançadas. • Comissão de avaliação: Nesse caso, as avaliações são conduzidas por uma comissão composta por profissionais especialmente indicados para a realização dessa 30 atividade. Normalmente, participam o líder do avaliado, profissionais da área de RH e representantes de diversos departamentos da empresa. Também é possível que existam membros da comissão permanentes e outros transitórios. • Os subordinados: Algumas instituições têm adotado a avaliação invertida, na qual os membros da equipe fazem a avaliação do seu líder. Nesse tipo de avaliação, liderança tem condições de conhecer em detalhes a opinião de sua equipe sobre o seu estilo de liderança e resultados, podendo desenvolver ações para superar problemas de relacionamento, caso identificados. • O órgão ou departamento de recursos humanos: Modalidade de avaliação bastante centralizadora, na qual a área de RH assume a responsabilidade pela realização das avaliações de desempenho de todo o quadro de funcionários. Em virtude de seu caráter centralizador e burocrático, vem caindo em desuso. • O entorno do funcionário: Esse tipo de avaliação também é conhecido como avaliação 360 graus. Este modelo será visto em detalhes nas competências 3 e 4. Nele, os avaliadores são: o chefe, os colegas, os subordinados, os clientes internos e externos e os fornecedores. A multiplicidade de avaliadores o torna muito rico em informações, pois reporta o desempenho do avaliado frente a todos os níveis de interação na organização. Por conter muitos avaliadores e um grande número de informações a serem tratadas, é a mais trabalhosa e mais complexa das alternativas. Caro estudante, diante do que foi apresentado, o quesito qualificação dos envolvidos é outro ponto que merece destaque. Na prática, não será suficiente conceber um sistema de Avaliação de Desempenho, se os envolvidos não estiverem devidamente preparados e comprometidos para o seu funcionamento. 2.4 Capacitação dos Envolvidos na Avaliação Você sabia que a Avaliação de Desempenho pode ser considerada uma das responsabilidades menos favoritas para os gestores? Quem já participou ou vivenciou esse processo já sabe que é perceptível um certo nível de tensão e desconforto por parte tanto dos avaliadores 31 quanto dos avaliados, principalmente na concordância entre as partes com relação a problemas e oportunidades de melhoria que derivam do processo avaliativo. No entanto, existem meios para minimizar esse desconforto, como já foi visto com a adoção de um registro e documentação apropriadas, além disso, também será necessário preparar os envolvidos, qualificando-os para que o processo ocorra com qualidade, tranquilidade e com o menor desvio possível. Agora, fique atento às super dicas que irei apresentar a seguir! Como já foi apresentado, todos os profissionais que fazem parte do contexto organizacional podem ser responsáveis por avaliar o desempenho. Cada organização definirá seu processo avaliativo, definindo quem são os avaliados e avaliadores e qual o papel que cada um terá na ação de avaliar o desempenho humano na empresa. O modelo adotado por cada empresa é que será capaz de subsidiar essas definições. Como aponta Gil (2001), para que a Avaliação de Desempenho obtenha resultados satisfatórios, será imprescindível que o avaliador: • conheça características (aptidões, habilidades sociais etc.) dos avaliados; • reconheça que as pessoas são diferentes entre si; • conheça o conteúdo dos cargos ocupados pelos avaliados; • mantenha uma constante observação do desempenho do avaliado; • perceba com clareza o que deve observar, o que cada parâmetro demanda; • registre todos os fatos relevantes ocorridos durante o período avaliativo; • seja suficientemente imparcial com o avaliado; • instrua as pessoas sobre a importância da avaliação; • observe mudanças de comportamento do avaliado, ao longo do tempo, para não avaliar de forma rotineira; e • esteja atento aos erros de avaliação para não os cometer. Além da documentação e registro da Avaliação do Desempenho, identificação dos responsáveis e qualificação dos envolvidos, há outros aspectos importantes a serem estudados. Esse assunto será essencial ao desenvolvimento do profissional de RH e merece atenção especial nas etapas da avaliação de desempenho e feedback. 32 2.5 Etapas da Avaliação de desempenho Seja qual for o tipo de avaliação adotado pela organização, existem procedimentos comuns, sendo de grande importância pela credibilidade perante os envolvidos. Segundo Borges & Mourão (2013), o processo da Avaliação de Desempenho pode ser dividido em quatro etapas principais: 1. A primeira engloba todos os aspectos relacionados à preparação e ao planejamento da avaliação. O foco está na identificação daquilo que se pretende medir e na concepção de como o processo se desenvolverá. 2. A segunda etapa consiste no processo de Avaliação de Desempenho propriamente dito, ou seja, na medição do desempenho conforme instrumentos e parâmetros escolhidos. Aqui, o foco da atenção consiste na observação do comportamento (desempenho) a ser avaliado ou do resultado a ser aferido. 3. A terceira etapa é representada pela devolução dos resultados (feedback). Nela, atentamos à avaliação de padrões ou objetivos fixados para o período em análise, bem como à definição de metas para indivíduos ou equipes no período subsequente e à identificação de ações e comportamentos a serem mantidos, evitados ou implantados. 4. A quarta etapa corresponde àquela na qual decisões gerenciais sobre os recursos humanos são tomadas, relativas a treinamento, recrutamento, promoção, transferência, recompensa ou término de uma relação de emprego, de acordo com os propósitos que orientaram a implementação do sistema de avaliação. Chiavenato (2009) também descreve que as etapas da avaliação do desempenho são fundamentais, com processamentos periódicos e claramente definidos, conforme ciclo a seguir, descrito na figura a seguir:33 Figura 05 - Ciclo/Etapas da Avaliação de Desempenho Fonte: Adaptado de Chiavenato (2009) Audiodescrição da Figura: Figura com quatro retângulos azuis, interligados por setas, descrevendo as etapas da Avaliação de Desempenho, com as seguintes informações, iniciando da esquerda para a direita, nessa ordem: definição dos objetivos de desempenho humano; montagem do(s) sistema(s) de avaliação de desempenho; implantação do(s) sistema(s) de avaliação de desempenho; manutenção e controle do(s) sistema(s) de avaliação de desempenho. Fim da audiodescrição. De acordo com a figura apresentada, segue a descrição de cada etapa: • Primeira etapa – A definição dos objetivos de desempenho humano deve estar alinhada à política de recursos humanos e da própria organização, levando em consideração: o potencial profissional, a avaliação de sua atuação e suas características; conhecimento do capital humano existente; identificação de setores com dificuldades gerenciais e/ou que com frequência apresentam outros problemas; criação de ambiente saudável para que haja satisfação no trabalho, com oportunidades, progressão da carreira e remuneração justa. • Segunda etapa – A montagem da sistemática de avaliação de desempenho diz respeito à singularidade de cada empresa para criar seu próprio sistema de avaliação, que não deve ser estático, uma vez que há uma diversidade de pessoas, talentos, aptidões e perfis profissionais. • Terceira etapa – Implantação da avaliação do desempenho. O entendimento e comunicação dos aspectos observados farão com que as tarefas sejam melhor executadas, propiciando um ambiente sadio e valorizando a contribuição pessoal, que se transforma em crescimento profissional. • Quarta etapa – Manutenção do sistema e controle dos resultados, buscando acompanhamento do sistema de avaliação, para eventual necessidade de ajustes, sejam de política, de objetivos, de indicadores ou de treinamento. O objetivo nesta etapa é uma análise criteriosa de todo o processo, que encerra o ciclo e retorna novamente à primeira etapa, com correção dos desvios. 34 2.6 Importância do feedback Caro estudante, você sabia que a palavra em inglês feedback tem sido utilizada no ambiente das instituições para definir um retorno sobre determinada ação, processo, desempenho? Você vai perceber que o feedback, além de fornecer o retorno do desempenho, também deve permitir que o colaborador aperfeiçoe suas competências e consequentemente atinja objetivos e metas definidas. Moscovici (2008) aborda o feedback como uma oportunidade de melhoria, ou seja, pode ser visto como um processo de ajuda para mudanças de comportamento. Por isso, a importância da preparação e qualificação, bem com da maturidade dos envolvidos nesta etapa do processo de avaliação. Observe com atenção que o resultado do processo ou a devolutiva a ser fornecida ao final da Avaliação Sistemática do Desempenho deve cumprir três requisitos, como apresenta Pontes (2010): preparação da pessoa que vai aplicar o feedback (avaliador), preparação de quem vai receber o feedback (avaliado) e a discussão do desempenho. Preparação do Avaliador(a) Não deixe de ler o artigo publicado no site Uol economia: Cultura de feedback é o maior problema da gestão brasileira, diz pesquisa... - Veja mais em https://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2020/11/10/dar-feedback-e-o- maior-ponto-fraco-na-gestao-brasileira-diz-pesquisa.htm?cmpid=copiaecola . São poucas as pesquisas publicadas no Brasil sobre Avaliação de Desempenho, portanto insisto para que você faça essa leitura, esse conhecimento irá trazer uma melhor percepção desse tema dentro da realidade nacional na qual estamos inseridos. 35 Este deverá se preparar antes de fornecer um feedback, considerando que sua comunicação seja a mais assertiva e coerente possível com o verdadeiro desempenho do avaliado. Pontes (2010) indica alguns cuidados na etapa de preparação: • analisar com profundidade os resultados obtidos por parte do colaborador; • analisar fatores que possam ter influenciado o desempenho do avaliado; • analisar se as orientações fornecidas ao avaliado foram suficientes; • identificar se houve algum comportamento do avaliador que possa ter influenciado o desempenho do avaliado; • comparar o resultado obtido pelo avaliado a partir do que foi acordado; • buscar exemplos práticos que sejam capazes de sustentar os argumentos; • verificar o desenvolvimento profissional do avaliado; entre outras. Preparação do Avaliado(a) A preparação do avaliado é tão importante quanto a preparação do avaliador. Por isso, observe alguns pontos que merecem a sua atenção: • analise os fatores que possam ter contribuído ou não para o seu desempenho; • compare os resultados obtidos e resultados esperados pela organização; • reflita sobre seu crescimento profissional, suas habilidades e dificuldades em relação a alguns tipos de trabalho; • reflita sobre seus comportamentos e atitudes com o grupo de trabalho; e outros fatores relevantes para o seu desempenho. Discussão do desempenho, momento do feedback Nem sempre o colaborador saberá agir para resolver os problemas apontados em uma avaliação. Cabe ao líder ajudá-lo a melhorar. Armando Lourenzo 2021. 36 Agora, chegamos a um dos momentos mais aguardados sobre esse tema que é a discussão do desempenho, que é o feedback propriamente dito. Como lembra Chiavenato (2014), neste momento o avaliado e o avaliador discutem a respeito do que poderá ser feito para desenvolver os pontos avaliados, como mostra a figura abaixo. Deve-se identificar e entender de que maneira o desempenho pode ser melhorado, ou até mesmo reforçado, caso seja positivo. Figura 06 - dando e recebendo feedback Fonte: https://ibdec.net/wp-content/uploads/2018/08/como-dar-feedback-de-verdade.jpg Audiodescrição da Figura: Imagem de fundo verde com dois homens conversando, cada um segurando um megafone. Acima do homem da esquerda com terno escuro existe um balão de diálogo com a palavra FEED e acima do homem da direita com blazer bramco e calça marrom existe outro balão, com a palavra BACK. Alerto que alguns pontos devem estar presentes na preparação dos envolvidos, como aponta Tonet et al. (2009): o feedback deve ser legítimo, autêntico, bem como todo processo deve estar baseado em verdades, respeito e princípios éticos. Como foi visto, tanto o registro como a documentação, identificação e capacitação dos envolvidos, etapas a serem seguidas para avaliação e o feedback do desempenho, fazem parte da gestão do desempenho humano nas organizações. O esforço inicial e preparatório para o processo avaliativo, bem como o monitoramento pela área de RH, trará o diferencial para que a avaliação seja assimilada adequadamente por todos em seus objetivos. Lembro a você, futuro profissional de RH, que é muito importante buscar a preparação para lidar com o contexto da avaliação e apoiar os gestores em todas as etapas do programa. Agora que você já estudou a Avaliação de Desempenho no ambiente organizacional e conheceu o registro do desempenho no trabalho, bem como a identificação e a capacitação dos 37 avaliadores e a importância do feedback, o próximo desafio será entender a geração de controle e métodos de avaliação de desempenho na próxima Competência 03. 38 3.Competência 03 | Entender a geração de controle e métodos de avaliação de desempenho Olá, caro(a) estudante. Tudo bem? Olhe o quanto você já avançou nesta disciplina! E quantos conhecimentos já foram adquiridos nas competências anteriores. Isto tudo é fantástico! Quanto mais conhecimentos, mais você estará preparado para enfrentar os futuros desafios profissionais. Você já estudou os seguintes conteúdos: a importância da avaliação de desempenho humano, visto na competência 01, e oregistro do desempenho e treinamento dos envolvidos no sistema de avaliação que acaba de ser visto na competência 02. Agora que já ouviu o podcast, nesta terceira competência você verá temas que irão desenvolver a sua compreensão sobre a geração de controle e métodos de avaliação de desempenho. Nas páginas seguintes, serão apresentados tipos e métodos de avaliação, bem como a importância do monitoramento e controle dos programas de avaliação de desempenho humano nas organizações. Lembramos da importância de acessar e conhecer todo o material disponível na sala de aula desta semana: vídeos, fóruns, destaques, atividades e material complementar. Estude e não deixe de esclarecer as dúvidas que possam surgir. Interaja sobre os temas tanto no ambiente virtual quanto fora dele, diversificando e enriquecendo o seu aprendizado. Mas antes de falar do que abordarei nesta competência, dê uma pausa e vá direto ao Podcast. Você já sabe que não pode perder, né? Encontro você lá. 39 Olha que interessante! Diferentes instituições utilizam diferentes tipos de avaliação. Cada uma constrói o seu próprio modelo, adaptando os modelos existentes à sua realidade. Na maioria dos casos, não é possível julgar se o Tipo de Avaliação A ou o Tipo de Avaliação B é a melhor. Sabe porquê? Essas avaliações e reflexões dependem de inúmeros fatores, como: a cultura e o tamanho da organização, o segmento do negócio e outras nuances envolvidas em cada instituição. Assim, o que pode funcionar bem em uma organização, pode não ter êxito em outra, não existe uma fórmula perfeita ou simplesmente fazer um copiar e colar de um modelo bem sucedido, existe sim a adoção do modelo mais adequado, através de muito estudo e análise, observando as características e cultura de cada empresa. E agora? Como irei descobrir qual o modelo mais adequado? Primeiramente você precisa conhecer os principais métodos de avaliação de desempenho existentes, em seguida conhecer bem a instituição envolvida e por último avaliar qual ou quais os modelos mais adequados a serem aplicados. Agora que você já assistiu a videoaula, aprofundaremos esse assunto e conheceremos os principais métodos e formas de controle da Avaliação de Desempenho. Vamos lá? Neste momento, você já deve ter se perguntado: Qual será o melhor tipo de avaliação do desempenho humano nas organizações? Não tão óbvia, mas a resposta para essa pergunta é: Não existe um padrão ou um único modelo de avaliação de desempenho a ser seguido por todas as empresas. Mas antes de seguir, convido você a fazer uma pausa na leitura e assistir a videoaula que preparei especialmente com este tema. 40 3.1 Métodos Tradicionais de Avaliação Diante das mudanças de mercado que ocorreram nos últimos anos, surgiram diversos métodos de avaliação de desempenho, sempre em busca de suprir as necessidades de avaliar, demandadas por diferentes tipos de organizações diante de um cenário cada vez mais competitivo. Chiavenato (2014) e Marras (2003) descrevem que atualmente existem vários métodos para avaliar o desempenho humano. Porém, para que essa dinâmica seja coerente e justa dentro de uma organização, é necessário aderir a uma ou mais metodologias, garantindo a aplicação das mesmas regras para todos os avaliadores e avaliados. Chiavenato (2014) pontua que os métodos tradicionais de avaliação do desempenho mais utilizados pelas organizações são: escalas gráficas, escolha forçada, pesquisa de campo, incidentes críticos e listas de verificação. Veja o detalhamento a seguir. 1. Escalas Gráficas – Este método é baseado em uma tabela com dupla entrada: nas linhas estão os fatores de avaliação e nas colunas estão os graus de avaliação do desempenho. Trata- se de um método simples e muito utilizado. Mas sua aplicação requer cuidados para minimizar a subjetividade e os preconceitos do avaliador. Os parâmetros de avaliação são os critérios fundamentais para avaliar o desempenho. Para cada parâmetro deve ser estabelecida uma escala gradativa que permita retratar desde um desempenho fraco até um desempenho ótimo, conforme exemplo apresentado no quadro abaixo. FATORES Ótimo Bom Regular Sofrível Fraco Produção (quantidade de trabalho realizado) Sempre ultrapassa os padrões Às vezes ultrapassa os padrões Satisfaz os padrões Às vezes, abaixo dos padrões Sempre abaixo dos padrões Qualidade (esmero pelo trabalho) Excepcional qualidade no trabalho Superior qualidade no trabalho Qualidade satisfatória Qualidade insatisfatória Péssima Qualidade no trabalho Cooperação (relacionament o interpessoal) Excelente espírito de colaboração Bom espírito de colaboração Colabora normalmente Colabora pouco Não colabora 41 Criatividade (capacidade de inovar) Tem sempre excelentes ideias Quase sempre tem sempre excelentes ideias Algumas vezes apresenta ideias Raramente apresenta ideias Nunca apresenta ideias Quadro 05 - Escala gráfica de avaliação do desempenho. Fonte: Adaptado de Chiavenato, (2014). 2. Escolha Forçada – Este método surgiu no intuito de eliminar a superficialidade, a generalização e a subjetividade das escalas gráficas. Consiste em avaliar o desempenho das pessoas por meio de blocos de frases descritivas que representam possíveis desempenhos. Observe o exemplo apresentado no quadro abaixo, nesta avaliação, você terá que escolher uma única alternativa ou frase possível. Por isso o nome: escolha forçada. Avaliação de Desempenho Nome: ___________________________________ Cargo: __________ Departamento: __________ Abaixo você encontrará blocos de frases. Marcar com um “x” na coluna ao lado: o sinal “+” para indicar a frase que melhor define o desempenho do funcionário e o sinal “-” para a frase que menos define o seu desempenho. Não deixar nenhum bloco sem preencher duas vezes. Nº + - Nº + - Apresenta produção elevada Comportamento dinâmico Tem dificuldade com números É muito sociável Dificuldade em lidar com pessoas Tem bastante iniciativa Gosta de reclamar Tem medo de pedir ajuda Tem espírito de equipe Gosta de ordem Não suporta pressão Tem potencial de desenvolvimento Toma decisões com critério É lento e demorado Conhece o seu trabalho Quadro 06 - Método de Avaliação por Escolha Forçada. Fonte: Adaptado de Chiavenato, (2014). 3. Pesquisa de Campo - Considerado um dos métodos mais completos. Baseia-se no princípio da responsabilidade de linha e da função de staff no processo avaliativo. Ocorre por meio de entrevistas entre o especialista em avaliação (staff) e os gerentes (linha) que em conjunto avaliam 42 o desempenho da equipe, isso proporciona profundidade na avaliação do desempenho. Porém, esse modelo possui um custo elevado, além de ser lento e demorado. 4. Método dos Incidentes Críticos – Considerado um método simples e que se baseia nas características extremas (incidentes críticos) que representam os desempenhos altamente positivos (sucesso) ou altamente negativos (fracasso). Os desempenhos altamente positivos devem ser identificados e, em seguida, a gestão deverá encontrar meios para que esses desempenhos sejam repetidos com frequência. Enquanto as exceções negativas devem ser eliminadas ou corrigidas. Não há interesse nos padrões normais rotineiros, por isso se mostra tendencioso e parcial. Observe o exemplo no quadro abaixo: Avaliação de Desempenho Nome: __________________________ Cargo: _____ Departamento: ____________ Aspectos Excepcionalmente Positivos Aspectos Excepcionalmente Negativos Sabe lidar com pessoas Apresenta muitos erros Facilidade em trabalhar em equipe Falta visão ampla do assunto Apresenta ideias inovadoras Demora em tomar decisões Tem característica de liderança Espírito conservador e bitolado Facilidadede Argumentação Dificuldade em lidar com números Quadro 07 - Método dos Incidentes Críticos. Fonte: Adaptado de Chiavenato, (2014). 5. Listas de Verificação – É um método baseado em uma relação de fatores de avaliação (checklists) a respeito de cada funcionário. Cada um dos fatores de desempenho recebe uma avaliação quantitativa. Na prática, esse método é uma simplificação do método das escalas gráficas. Avaliação de Desempenho Nome: ________________________ Cargo: ___________ Departamento: _______________ Áreas de Desempenho 1 2 3 4 5 Áreas de Desempenho 1 2 3 4 5 Habilidade de decidir Iniciativa pessoal Aceita mudanças Liderança 43 Cooperação Qualidade de produção Autonomia Práticas de segurança Quadro 08 - Método Listas de Verificação. Fonte: Adaptado de Chiavenato, (2014). Mas, você sabia que esses métodos tradicionais receberam muitas críticas? Alguns desses métodos continuam sendo utilizados por muitas instituições, devido a sua simplicidade e fácil aplicação, porém são muito burocráticos, rotineiros, repetitivos e consideram as pessoas como sendo homogêneas e padronizadas. 3.2 Novos Modelos de Avaliação Diante dessas limitações, muitas organizações foram levadas a buscar novas abordagens na Avaliação do Desempenho Humano. Essa busca se dá por métodos mais participativos e capazes de dirigir os esforços das pessoas aos objetivos e metas que sirvam ao negócio da empresa e aos interesses das pessoas, na melhor forma possível de integrar objetivos organizacionais e objetivos individuais. Com isso, reforça-se a ideia de que a avaliação do desempenho não é um fim em si mesma, mas um importante meio para melhorar e impulsionar o comportamento das pessoas. Neste novo cenário, surgem os novos modelos de avaliação de desempenho: Avaliação Participativa por Objetivos (APPO), Avaliação Múltiplas Fontes (360 graus), Avaliação Desempenho por Competências, Balanced Escored Card (BSC). • Avaliação Participativa por Objetivos (APPO) – É um método que utiliza atuação bastante democrática e participativa entre organização e pessoas envolvidas, sendo uma das mais eficazes para promover o sentimento de pertencimento na equipe. Além de fazer o próprio estudo de desempenho, os colaboradores são responsáveis por estabelecer as providências que serão necessárias para que os resultados sejam alcançados, traçando metas e elaborando cronograma para que isso ocorra. • Avaliação Múltiplas Fontes (360 graus) – Por meio dela, todos os profissionais, podem ser avaliadores e avaliados, independentemente do nível hierárquico, permitindo que o colaborador seja avaliado por si mesmo, seus superiores, pares, 44 colaboradores, clientes internos e externos, fornecedores internos e externos. Consequentemente, resultará em uma análise bastante complexa; porém, ela viabiliza a identificação clara sobre muitas variáveis que influenciam na geração de resultados. Afinal, as diferentes perspectivas se complementam para um relato mais preciso. O sucesso do método exige um alto grau de maturidade e anonimato dos envolvidos, assegurando a todos maior privacidade e liberdade para mensurar o desempenho de colegas e liderança. • Avaliação Desempenho por Competências – Este modelo analisa a performance de funcionários, em termos tanto de comportamentos quanto de competências técnicas, que levam à realização ou não de objetivos definidos. Assim as competências são divididas em duas partes: o Comportamental: forma muito ligada às atitudes do colaborador (proatividade, comprometimento, trabalho em equipe, relação interpessoal, entre outros); o Técnica: variando de acordo com o cargo e a função, em que a análise deve sempre estar fundamentada na atividade-fim da empresa (conhecimento técnico sobre máquinas, software, processos ou atividade específica da área). ● Balanced Escored Card (BSC) – literalmente significa “indicadores balanceados de desempenho”. Trata-se de um modelo de avaliação e de performance organizacional. Ele é uma ferramenta facilitadora, funcionando como um painel de controle, que ajuda a equipe a se desenvolver para alcançar objetivos comuns. Permite descrever a estratégia da instituição de forma clara e objetiva por meio de quatro perspectivas: o (1) Financeira - Por meio dessa perspectiva, os gestores conseguem demonstrar se a execução das estratégias está contribuindo para a melhoria dos principais resultados financeiros. Como: Lucro líquido, Retorno sobre o investimento, Criação de valor econômico, Geração de caixa, entre outros. o (2) Clientes - Essa perspectiva permite aos gestores o alinhamento de suas medidas essenciais de resultado. Logo, proporciona aos clientes maior 45 satisfação, conquista de novos e retenção dos mesmos, lucratividade e participação de mercado o (3) Processos Internos - Nesta perspectiva, os gestores conseguem identificar os processos internos críticos, que necessitam mais atenção para alcançar uma alta performance. Gerando uma proposta de valor capaz de atrair e reter clientes. Além de satisfazer as expectativas de lucro dos acionistas. Os objetivos estratégicos sob esta perspectiva estão relacionados à obtenção de vantagem competitiva direcionados para a redução e gestão de custos ou para a diferenciação de produtos. Exemplos: Qualidade dos produtos, Redução de custos de produção, Redução do tempo de entrega ou atendimento. o (4) Aprendizagem e Crescimento - corresponde à capacidade que a empresa possui para manter seu capital intelectual com elevado grau de motivação, satisfação interna e produtividade. Dessa forma, o Capital Humano é de grande relevância para o alcance dos objetivos estratégicos. Mas, antes de seguir, veja agora um vídeo muito interessante e esclarecedor de Leandro Sassi da Silva, do RH Academy, sobre avaliação de desempenho e principais métodos de avaliação: https://www.youtube.com/watch?v=iNNggkw65Ek 46 Caro estudante, na próxima competência, iremos retomar o detalhamento dos últimos modelos apresentados. Eles serão abordados como ferramentas gerenciais de desempenho e produtividade. Mas fique ligado em outro ponto super importante sobre este assunto, independente do modelo adotado pela organização: a subjetividade no processo de avaliar pessoas. Ela é considerada uma das questões mais complexas de ser acompanhada, mensurada e monitorada nos programas de avaliação de desempenho. Por isso, é imprescindível a conscientização de todos os envolvidos, sobre os possíveis problemas, vícios ou disfunções que possam ocorrer no planejamento, execução e monitoramento do sistema de avaliação, para que se busque minimizar a ocorrência deles, gerando credibilidade e engajamento no processo de avaliação de desempenho. 3.3 Monitoramento e Controle da Avaliação de Desempenho Você sabia que um dos problemas mais comuns na aplicação da Avaliação de Desempenho nas organizações tem sido o “Dia nacional da avaliação de desempenho”? Isto é, fazer para cumprir uma obrigação, sem o devido engajamento dos envolvidos. Segundo Gil (2001), este fenômeno pode induzir empresas a realizarem seu processo de avaliar pessoas sem que haja compromisso da alta administração e/ou o preparo gerencial para realização da Avaliação. 3.4 Interferências e Problemas mais comuns na Avaliação de Desempenho Você pode encontrar vários autores que abordam com destaque a questão das interferências e problemas na Avaliação de Desempenho. Vamos conhecer alguns deles? Bergamini & Beraldo (2010) afirmam que os desvios no processo de avaliar pessoas são cometidos pelas disfunções perceptivas, em que o avaliador vê o seu avaliado de forma pessoal, segundo os seus juízos de valor, podendo nesse julgamento, estar inseridas tendências ou opiniões pessoais. Já Lucena (1992) também
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