Cap. 12 - projetos

Prévia do material em texto

Administração de Projetos
Nome: Mateus Rodrigues Lottermann
Questões do Capítulo 12 – Comunicação e Documentação do Projeto
1.Discuta por que as comunicações verbal e escrita são importantes para o sucesso do projeto e descreva várias formas de melhorar as comunicações.
A comunicação verbal permite ver as expressões e sentimentos, de forma que a entonação do que se é falado pode mudar o entendimento, do mesmo modo a comunicação escrita tem a mesma importância, já que deixa registrado o que esta sendo acordado caso alguma das partes não cumpra com o combinado será possível provar.
2.Por que as habilidades de escuta são importantes na comunicação eficaz? Como você pode melhorar suas habilidades de escuta?
Metade da comunicação eficaz é ouvir, a falha ao ouvir pode ocasionar falhas na comunicação.Pode-se melhorar a habilidade de escuta olhando para seu interlocutor prestando atenção no que esta sendo discutido; Envolvendo-se na escuta ativa, com comunicação corporal ativa; Fazendo perguntas ao interlocutor, para clarear o assunto; Não interrompendo o interlocutor antes da conclusão da idéia ou de pausa.
3. Pelos próximos dias, observe a linguagem corporal das pessoas como que se comunica. Descreva o que fazem de positivo ou negativo.
Em geral as pessoas fazem muitos gestos com as mãos, o que não se torna apenas uma linguagem falada, mas também “demonstrada”, o que pode ser positivo ou negativo dependendo do ponto de vista de cada um. Assim como as expressões faciais são inevitáveis, percebe-se isso até quando conversamos informalmente com alguém por mensagem usamos símbolos para ilustrar nossas expressões faciais.
4.Diga por que é importante ser sensível às composições diversas de uma equipe de projeto, especialmente em relação à comunicação.
Uma equipe de projetos conta com diferentes pessoas, que tem diferentes opiniões e visões sobre as coisas, sendo assim, a sensibilidade nos permite entender não somente o nosso lado da situação, mas o do outro(s) com quem estamos conversando.
5.Qual é o motivo das reuniões de análise de posicionamento? Quando devem ser conduzidas? O que deve ser abordado em tais reuniões?
As reuniões de análise de posicionamento tem por principais propósitos informar, identificar problemas e itens de avaliação. Devem ser realizadas regularmente para que os problemas existentes e os potenciais sejam identificados o mais brevemente possível e para que surpresas que possam a vir colocar em risco o projeto sejam prevenidas.
Nestas reuniões podem ser abordadas as realizações que ocorreram desde a última reunião; os custos e cronograma do projeto ( Executado, variações em relação ao previsto ), assim como o posicionamento atual e sua tendência futura ( tendências e previsões ); atualização dos riscos previamente avaliados e dos que possam ter surgido ao longo da execução; Ações corretivas a serem executadas e as oportunidades de melhorias identificadas que possam a vir a solucionar problemas ou facilitar e baratear a execução das tarefas e ações previstas.
6. Por que reuniões de solução de problema são conduzidas? Quem deve convocar tais reuniões? Descreva a abordagem que deve ser seguida.
As reuniões de solução de problemas são conduzidas quando um problema que não pode esperar a reunião de análise de posicionamento foi identificado. As reuniões devem ser convocadas por quem tem o nível de autorização necessária para implementar ações corretivas, acordado no inicio do projeto com o gestor. A abordagem a ser seguida é: Desenvolver uma declaração de problema; Identificar causas em potencial do problema; Reunir dados e verificar as causas mais prováveis; Identificar possíveis soluções; Avaliar as soluções alternativas; Determinar a melhor solução; Revisar o plano do projeto; Implementar a solução e Determinar se o problema foi solucionado.
7. Qual o motivo das reuniões de análise crítica de projeto? Quais os dois tipos diferentes de revisões de desenho? Quem participa? O que deve ser abordado em cada tipo de reunião?
Essas reuniões tem a finalidade de assegurar que o patrocinador ou o cliente concorda e aprova a solução técnica desenvolvida pela equipe ou contrato. Reunião preliminar e reunião final. O número de participantes deve ser o mínimo necessário, apenas os indivíduos que realmente tem o que contribuir, pois se são convidados devem participar. Na reunião preliminar deve ser abordada a solução técnica a ser aprovada pelo cliente/patrocinador e na reunião final deve ser abordado as especificações detalhadas que devem ser aprovadas pelo cliente/patrocinador antes de começar a execução do projeto.
8. O que deve ser feito antes de uma reunião para se preparar corretamente? O que deve ser feito durante a reunião para assegurar que seja eficaz? Descreva como computadores, telefones celulares e outras tecnologias podem ajudar ou atrapalhar a eficiência da reunião.
Antes de uma reunião deve-se determinar se sua realização é realmente necessária, ou se pode-se utilizar outro mecanismo tal como uma video-conferência; determinar o objetivo da reunião e a que ela se propõem; determinar que serão os participantes, de acordo com o objetivo, cuidando-se que seja apenas o mínimo necessário; distribuir a programação da reunião que contenha o objetivo, os tópicos a serem abordados e o tempo fixado para cada tópico, bem como quem abordará cada assunto; deve-se preparar os materiais que serão utilizados, tais como material impresso ou apresentações e providenciar o espaço físico onde a reunião será realizada.Para assegurar que a reunião seja eficaz deve-se começa-la no horário marcado, nomear um menbro para confeccionar ata ou anotações, solicitar o desligamento dos celulares, rever a agenda de trabalho, incentivar a participação, limitar e controlar as interrupções, esclarecer e resumir as discussões, manter o horário programado. As tecnologias pode ajudar uma reunião ao trazer recursos audio-visuais, interação com pessoas em local diverso da reunião e possibilidade de resolução instantânea de problemas identificados. Por outro lado, a disposição destas tecnologias pode possibilitar a distração por parte dos integrantes que podem utilizar estes meios para navegar na internet ou conversar com indivíduos alheios a reunião. 
9. Se pedissem que você aconselhasse alguém em como preparar e realizar uma apresentação importante, o que diria? Para cada passo listado? Diga por que é importante.
Determinar o objetivo da apresentação; Conhecer a plateia; Fazer um esboço da apresentação; Usar linguagem simples que a plateia entenderá; Fazer anotações ou preparar um esboço final que usará durante a apresentação; Preparar recursos visuais e testa-los; Praticar, praticar, praticar; Não ler os slides para a plateia; Não ficar em frente ao recurso visual; Instigar o interesse em sua apresentação; Manter-se nos pontos principais do seu esboço; Além de mostrar os pontos importantes, explicar porque o são; Resumir seus pontos em um item em particular antes de passar para o próximo item do seu esboço; Saber bem as falar de conclusão; Reservar tempo para interações com o público; Responder as questões levantadas com sinceridade, simples e confiante. Cada item destes citados tem sua importância, mesmo que sejam meros detalhes, com a finalidade de que tudo saia de forma eficaz, para que o que será passado realmente seja entendido de forma clara e eficaz, sem se tornar cansativo e maçante.
10.Por que os relatórios de progresso são uma parte integral das comunicações do projeto? O que eles devem incluir? Como se diferenciam do relatório final?
Os relatórios de progresso têm por finalidade comunicar o cliente sobre as realizações que ocorreram no projeto durante um período determinado. O relatório deve incluir as realizações desde o relatório anterior; a posição atual do desempenho do projeto; o progresso para resolução dos problemas previamente identificados; os problemas atuais ou potenciais desde o relatório anterior; as ações corretivas planejadas; as metas que espera-se alcançar para o próximoperíodo de controle. Este relatório de progresso difere do relatório final na medida que esse é um resumo do projeto, com seu escopo, objetivos originais e os benefícios alcançados com a conclusão do projeto.
11.Por que é importante rastrear as mudanças feitas nos documentos do projeto? Como você pode alcançar o controle efetivo?
As mudanças feitas nos documentos do projeto devem ser rastreadas para determinar como as mudanças em documentos serão efetuadas, aprovadas e comunicadas, é importante que a equipe saiba qual é a última versão do documento. O controle efetivo pode ser alcançado quando uma só pessoa ou equipe específica é responsável pela disponibilização dos documentos, onde terão controle sobre as revisões dos documentos que serão disponibilizados, retirando de circulação as versões antigas.
12.Descreva o que o termo “ferramentas de comunicação colaborativas” significa e forneça uma lista com algumas dessas ferramentas. Como elas podem melhorar as comunicações do projeto?
Ferramentas de comunicação colaborativa são ferramentas que ajudam a comunicação e compartilhamento de informações, de forma rápida e eficaz, principalmente quando os membros da equipe estão em locais diferentes. Teleconferência, groupware, sistema de gestão de conteúdo, extrants e espaços de trabalho colaborativo na internet que permitem que todos ou alguns membros da equipe se comuniquem, exemplos seriam o Google Drive, Skype, email, entre outros. Elas ajudam a melhorar a comunicação, colaboração, trabalho em equipe, produtividade e a performance da equipe.