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Gestão de Compras, Estoque e Custos Maria Françoise da Silva Marques DIREÇÃO UNICESUMAR Reitor Wilson de Matos Silva, Vice-Reitor Wilson de Matos Silva Filho, Pró-Reitor de Administração Wilson de Matos Silva Filho, Pró- Reitor de EAD Willian Victor Kendrick de Matos Silva, Presidente da Mantenedora Cláudio Ferdinandi. NEAD - NÚCLEO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA Diretoria Executiva de Ensino Janes Fidélis Tomelin Diretoria Operacional de Ensino Kátia Coelho, Diretoria de Planejamento de Ensino Fabrício Lazilha, Direção de Operações Chrystiano Mincoff, Direção de Polos Próprios James Prestes, Direção de Desenvolvimento Dayane Almeida, Direção de Relacionamento Alessandra Baron, Head de Produção de Conteúdo Celso Luiz Braga de Souza Filho, Gerência de Produção de Conteúdos Diogo Ribeiro Garcia, Gerência de projetos especiais Daniel Fuverki Hey Supervisão do Núcleo de Produção de Materiais Nádila de Almeida Toledo, Supervisão Operacional de Ensino Luiz Arthur Sanglard, Coordenador de Conteúdo Vinícius Pires Martins, Projeto Gráfico e Editoração Jaime de Marchi Junior e José Jhonny Coelho, Designer Educacional Paulo Victor Souza e Silva, Revisão Textual Nayara Valenciano, Ilustração Bruno Pardinho, Fotos Shutterstock e Istockphoto. “Promover a educação de qualidade nas diferentes áreas do conhecimento, forman- do profissionais cidadãos que contribuam para o desenvolvimento de uma sociedade justa e solidária” Missão C397 CENTRO UNIVERSITÁRIO DE MARINGÁ. Núcleo de Educação a Distância; MARQUES, Maria Françoise da Silva Gestão de Compras, Estoque e Custos. Maria Françoise da Silva Marques Maringá-Pr.: UniCesumar, 2018. Reimpresso em 2021. 148 p. “Curso de Graduação em Gastronomia - EaD”. 1. Gestão. 2. Compras. 3. Estoque 4. Custos EaD. I. Título. CDD - 22ª Ed. 641 CIP - NBR 12899 - AACR/2 ISBN 978-85-459-0282-9 Impresso por: NEAD - Núcleo de Educação a Distância Av. Guedner, 1610, Bloco 4 - Jardim Aclimação Cep 87050-900 Maringá - Paraná | 0800 600 6360 unicesumar.edu.br 3 pa la vr a do re it or Em um mundo global e dinâmico, nós trabalhamos com princípios éticos e profissionalismo, não somente para oferecer uma educação de qualidade, mas, acima de tudo, para gerar uma conversão integral das pes- soas ao conhecimento. Baseamo-nos em 4 pilares: intelectual, profissional, emocional e espiritual. Iniciamos a Unicesumar em 1990, com dois cursos de graduação e 180 alunos. Hoje, temos mais de 100 mil estudantes espalhados em todo o Brasil: nos quatro campi presenciais (Maringá, Curitiba, Ponta Grossa e Londrina) e em mais de 300 polos EAD no país, com dezenas de cursos de graduação e pós-graduação. Produzimos e revisamos 500 livros e distribuímos mais de 500 mil exemplares por ano. Somos reconhecidos pelo MEC como uma instituição de excelência, com IGC 4 em 7 anos consecutivos. Estamos entre os 10 maiores grupos educacionais do Brasil. A rapidez do mundo moderno exige dos edu- cadores soluções inteligentes para as necessidades de todos. Para continuar relevante, a instituição de educação precisa ter pelo menos três virtudes: ino- vação, coragem e compromisso com a qualidade. Por isso, desenvolvemos, para os cursos de Engenharia, metodologias ativas, as quais visam reunir o melhor do ensino presencial e a distância. Tudo isso para honrarmos a nossa missão que é promover a educação de qualidade nas diferentes áreas do conhecimento, formando profissionais ci- dadãos que contribuam para o desenvolvimento de uma sociedade justa e solidária. Vamos juntos! Reitor Wilson de Matos Silva bo as -v in da s Prezado(a) Acadêmico(a), bem-vindo(a) à Comunidade do Conhecimento. Essa é a característica principal pela qual a UNICESUMAR tem sido conhecida pelos nossos alunos, professores e pela nossa sociedade. Porém, é importante destacar aqui que não estamos falando mais daquele conhecimento estático, repetitivo, local e elitizado, mas de um conhecimento dinâmico, reno- vável em minutos, atemporal, global, democratizado, transformado pelas tecnologias digitais e virtuais. De fato, as tecnologias de informação e comuni- cação têm nos aproximado cada vez mais de pessoas, lugares, informações, da educação por meio da conec- tividade via internet, do acesso wireless em diferentes lugares e da mobilidade dos celulares. As redes sociais, os sites, blogs e os tablets ace- leraram a informação e a produção do conhecimen- to, que não reconhece mais fuso horário e atravessa oceanos em segundos. A apropriação dessa nova forma de conhecer transformou-se hoje em um dos principais fatores de agregação de valor, de superação das desigualdades, propagação de trabalho qualificado e de bem-estar. Logo, como agente social, convido você a saber cada vez mais, a conhecer, entender, selecionar e usar a tecnologia que temos e que está disponível. Da mesma forma que a imprensa de Gutenberg modificou toda uma cultura e forma de conhecer, as tecnologias atuais e suas novas ferramentas, equipamentos e aplicações estão mudando a nossa cultura e transformando a todos nós. Priorizar o conhecimento hoje, por meio da Educação a Distância (EAD), significa possibilitar o contato com ambientes cativantes, ricos em infor- mações e interatividade. É um processo desafiador, que ao mesmo tempo abrirá as portas para melhores oportunidades. Como já disse Sócrates, “a vida sem desafios não vale a pena ser vivida”. É isso que a EAD da Unicesumar se propõe a fazer. Pró-Reitor Executivo de EAD William V. K. de Matos Silva 5 bo as -v in da s Seja bem-vindo(a), caro(a) acadêmico(a)! Você está iniciando um processo de transformação, pois quando investimos em nossa formação, seja ela pessoal ou pro- fissional, nos transformamos e, consequentemente, transformamos também a sociedade na qual estamos inseridos. De que forma o fazemos? Criando opor- tunidades e/ou estabelecendo mudanças capazes de alcançar um nível de desenvolvimento compatível com os desafios que surgem no mundo contemporâneo. O Centro Universitário Cesumar mediante o Núcleo de Educação a Distância, o(a) acompanhará durante todo este processo, pois conforme Freire (1996): “Os homens se educam juntos, na transfor- mação do mundo”. Os materiais produzidos oferecem linguagem dialógica e encontram-se integrados à proposta pe- dagógica, contribuindo no processo educacional, complementando sua formação profissional, desen- volvendo competências e habilidades, e aplicando conceitos teóricos em situação de realidade, de ma- neira a inseri-lo no mercado de trabalho. Ou seja, estes materiais têm como principal objetivo “provocar uma aproximação entre você e o conteúdo”, desta forma possibilita o desenvolvimento da autonomia em busca dos conhecimentos necessários para a sua formação pessoal e profissional. Portanto, nossa distância nesse processo de cresci- mento e construção do conhecimento deve ser apenas geográfica. Utilize os diversos recursos pedagógicos que o Centro Universitário Cesumar lhe possibilita. Ou seja, acesse regularmente o AVA – Ambiente Virtual de Aprendizagem, interaja nos fóruns e enquetes, as- sista às aulas ao vivo e participe das discussões. Além disso, lembre-se que existe uma equipe de professores e tutores que se encontra disponível para sanar suas dúvidas e auxiliá-lo(a) em seu processo de aprendiza- gem, possibilitando-lhe trilhar com tranquilidade e segurança sua trajetória acadêmica. Pró-Reitor de Ensino de EAD Janes Fidélis Tomelin Diretoria de Graduação e Pós Kátia Solange Coelho Diretoria de Design Educacional Débora do Nascimento Leite Diretoria de Permanência Leonardo Spaine G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Ap re se nt aç ão d o Li vr o Professora Especialista Maria Françoise da Silva Marques Olá, aluno(a), seja bem-vindo à disciplina de Gestão de compras, estoque e custos. Nestadisciplina, você aprenderá conceitos importantes e funda- mentais para suas práticas administrativas na gestão de materiais, gestão de estoques e custos envolvidos no processo, que vai desde a elaboração do pedido de compras aos fornecedores dos materiais até a entrega do produto ou serviço entregue ao cliente. Na Unidade 1, estudaremos sobre a administração de materiais e estoques, em que serão abordados temas, como a classificação dos materiais e o fluxo desses materiais no processo produtivo. Também serão abordados conceitos sobre estoques e sua importância para o setor produtivo. Aprenderemos, também, sobre armazenamento de materiais, produtos e insumos e quais tipos de estoque são adotados para garantir que a produção se mantenha em pleno funcionamento, mediante um planejamento e controle adequados. Os custos de manutenção do estoque e suas definições também serão apresen- tados nesta primeira unidade. Na Unidade 2, abordaremos assuntos relacionados à administração de compras. Entre os conceitos estudados, teremos a conceituação do que é a compra e sua importância para a gestão da empresa e resultado nos lucros obtidos. Você, também, aprenderá sobre qual a melhor forma de administrar o setor de compras de sua empresa, sua organização e escolha de comprado- res e fornecedores, capazes de gerar resultados positivos, em uma atividade caracterizada como cíclica, mas que envolve particularidades de acordo com a situação do mercado na qual está inserida. 7G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Conceitos sobre tipos de compras e qualidade dos produtos adquiridos também serão abordados, bem como algumas práticas sanitárias e medidas de segurança com relação a produção e comércio de alimentos. Além disso, veremos a im- portância que a escolha adequada dos seus fornecedores, mediante cadastros criteriosos pode ajudar na aquisição de produtos de procedência correta e, ainda, dificultar que a sua empresa tenha problemas por negociações deficientes. Serão abordadas as metodologias de Just in Time e Material Requeriments Planning utilizadas no planejamento do setor produtivo e aquisição de maté- rias-primas, mas que também são utilizadas nos demais setores da empresa. Técnicas de distribuição de materiais e produtos serão estudadas no decorrer desta unidade, assim como alguns meios de calcular o quanto e o que comprar, no intuito de manter o equilíbrio entre estoques e necessidade da produção. Na Unidade 3, estudaremos conceitos e terminologias sobre custos, mas também teremos uma abordagem sobre a Classificação ABC, método que divide os itens em classes A, B ou C de acordo com volume financeiro que cada item representa para a empresa. Veremos conceitos e fórmulas do custo de reposição, custo de armazenagem, variáveis, fixos, diretos e indiretos, e mais alguns outros custos, igualmente, importantes. Você, também, irá conhecer sobre custeio, sobre custo de capital, incluin- do o capital de giro e seus elementos do ativo e passivo circulante, que serão detalhados nos itens registrados. Será abordado o conceito de demonstrações contábeis, entre elas, o Balanço Patrimonial, o DRE e o Fluxo de Caixa. Esses demonstrativos são fundamentais para a gestão de sua empresa, pois assim você terá informações sobre a liquidez de seus negócios. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Tire o máximo de proveito de todo o conteúdo abordado em nossa discipli- na. Certamente, os conhecimentos aqui disponibilizados ajudarão você a ter sucesso no seu empreendimento, a partir da elaboração de uma gestão prudente de todos os processos que envolvem a produção de bens e serviços. Então, vamos em frente! SUMÁRIO UNIDADE 1 Administração de Materiais e Estoques 15 Conceito de Materiais 27 Conceito de Estoques 37 Planejamento e Controle de Estoques UNIDADE 2 Administração de Compras 63 Conceito de Compras 79 Cadastro de Fornecedores 83 Planejamento, Recebimento e Distribuição de Materiais UNIDADE 3 Apuração e Administração de Custos 107 Conhecer Conceitos e Terminologias sobre Custos 123 Gestão do Capital 127 Demonstrações Contábeis dica do chef habilidades Legendas de Ícones recapitulando saiba mais fatos e dados minicaso reflita mão na massa Dica do Chef: dicas rápidas para complementar um conceito, detalhar procedimentos e proporcionar sugestões. Habilidades: elo entre as disciplinas do curso. Mão na massa: indicação de atividade prática. Saiba mais: Informações adicionais ao conteúdo. Fatos e Dados: complementação do conteúdo com informações relevantes ou acontecimentos. Minicaso: aplicação prática do conteúdo. Reflita: informações relevantes que proporcionam a reflexão de determinado conteúdo. Recapitulando: síntese de determinado conteúdo, abordando principais conceitos. Administração de Materiais e Estoques MARIA FRANÇOISE DA SILVA MARQUES A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade: • Conceito de Materiais • Conceito de Estoque • Planejamento e controle de Estoques • Entender o que são materiais e suas classificações. • Aprender sobre estoque e sua importância na produção. • Conhecer os tipos de estoque e suas classificações. • Conhecer as funções primordiais do estoque e formas de controle. • Entender a influência do estoque na formação de preço de venda. Plano de Estudo Objetivos de Aprendizagem Introdução Olá, caro(a) aluno(a), para fazer o gerenciamento adequado dos materiais e estoque de uma organização, é importante que você compreenda que independente do segmento estudado ou trabalhado, todo o processo produtivo gera uma transformação que modificará os recursos materiais para um produto acabado ou serviço prestado, isso tudo mantendo a produtividade eficiente e lucrativa. Independentemente da importância do material, deve-se sempre tomar cuidado com suas necessidades específicas, isso vai do armazenamento ao controle das condições de estoque, pois as características de cada material definem as condições de acondicionamento. Assim, quando falamos em produto e serviço, podemos dizer que ambos se diferenciam por suas qualidades, ou seja, o produto é algo que pode ser tocado, é algo visível, composto de mate- riais na sua fabricação e que pode ser destinado, tanto ao mercado de consumo, para o consumo final propriamente dito quanto para o mercado industrial, no qual será transformado em um outro bem. Como exemplo, é possível citar os bens alimentícios, equipamentos, automóveis, computadores, entre outros. Em relação ao serviço, este muitas vezes não pode ser tocado ou ser visto e se caracteriza por uma ação ou atividade prestada a um terceiro, por exemplo, o ensino em uma faculdade, uma propaganda, uma consultoria, uma consulta médica e muitos outros mais, ou seja, são bens que não possuem um corpo físico, também chamados de bens intagíveis. Sendo assim, para a produção, tanto de bens quanto de serviços, a empresa necessitará de recursos materiais que servirão de insumos para a fabricação de um determinado produto ou para a prestação do serviço ao qual se propõe. Um restaurante, por exemplo, necessita de materiais e insumos que utilizará na preparação de suas refeições. Os insumos serão os produtos, a mão de obra, os utensílios, as horas trabalhadas, que compõem a preparação dos alimentos e a organização e manutenção do estabelecimento. 13 G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s 15G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Conceito de Materiais Caro(a) aluno(a), toda a empresa é construída por processos produ- tivos, que, juntos, formam uma cadeia de tarefas para transformar um ou mais materiais em um produto final que pode ser comercia- lizado. Para que essa cadeia funcione de forma correta, entretanto, é importante que você, aluno(a), compreenda minuciosamente o que são materiais. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u st o s Para Chiavenato (2014), os materiais são os recursos utilizados para a produção de um determinado produto acabado. Em conceitos de administração ou economia, comumente se diz que os materiais são bens de natureza tangível, ou seja, são recursos físicos destina- dos à concretização de um objetivo específico ou, ainda, são bens físicos que podem ser to- cados e que serão utilizados na produção de outros bens. Bens de natureza tangível são aqueles bens que podem ser tocados, que exis- tem fisicamente, ou seja, que possuem corpo físico, por exemplo, uma máquina, um carro etc. Alguns autores preferem chamar mate- rias de insumos, porque representam os elementos utilizados para a consecução de outros bens que são produzidos para comercialização. Podemos utilizar, como exemplo de mate- rias, o ferro e o aço no processo produtivo de construção. Já, no processo produti- vo de pães e biscoitos de uma padaria, são considerados insumos: o ovo, leite e farinha. Fonte: Chiavenato (2005, p. 28). Embora não seja complexo, o conceito de ma- terial é muito amplo e encontra-se presente nas mais diversas áreas, respondendo por uma parcela significativa do custo dos produtos acabados. Os materiais podem assumir os mais diversos tipos: podem ser sólidos, lí- quidos, gases ou plasma. De acordo com suas propriedades físico-quími- cas, os materiais podem ser classifica- dos em: metais, cerâmicas, polímeros, compósitos ou eletrônicos. Requerem acondicionamentos diferentes e meios diferentes de transporte, estocagem e processamento, além dos mais diversos cuidados na sua manipulação e no seu processamento (CHIAVENATO, 2014, p. 43). Ainda, segundo Chiavenato (2005), os ma- teriais percorrem uma sequência de etapas por meio de uma série de máquinas e equipa- mentos ou utensílios, para, finalmente, che- garem ao seu resultado final como produtos ou serviços. Na definição de Teixeira (2010), a admi- nistração correta dos recursos materiais deve basear-se em alguns procedimentos básicos, por exemplo, o que deverá ser comprado, como e quando realizar a compra, bem como em que lugar realizar a compra e de qual fornecedor, qual o preço pagar por esses materiais e em qual quantidade efetuar essa compra. Você já tinha pensado a respeito? 17G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R E ssas etapas são fundamentais para ajudar você na gestão dos materiais que irá utilizar, ou seja, todo o plane- jamento e controle desde o momento da compra, passando por todos os processos de produção até a finalização e venda do produto ou serviço, deverão estar inseridos dentro de critérios que o ajude a gerenciar a sua empresa da forma mais eficaz possível Digamos que você está em uma cozinha de um restaurante. Com base nas informa- ções obtidas até o momento, que materiais você citaria como exemplo no processo produtivo dos diversos pratos oferecidos pelo restaurante? Fonte: a autora. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Classificação de materiais A classificação, conforme define o dicionário Michaelis (online), é o ato ou efeito de classi- ficar e de distribuir por classes. Usando a pre- missa desse conceito, você aluno(a) concorda que a classificação de materiais é o processo de catalogar ou reunir materiais e, a partir de características similares, é possível classificá-los de diversas maneiras, entre elas, a aplicação, a durabilidade, a relevância ou qualquer outros aspectos desejados? Sendo assim, a classificação dos materiais visa estabelecer procedimentos para racionalizar e controlar o estoque, permitindo que se obte- nha informações a nível de gerenciamento, além de permitir a administração eficaz desses insu- mos, possibilitando ao responsável, determinar prioridades em suas rotinas operacionais. Ou seja, uma adequada classificação de materiais deverá proporcionar uma alocação correta de todos os materiais, de forma que não exista desperdícios nem perda de qualidade. A classificação dos materiais, contudo, vai além apenas de separar os materiais ou insumos em grupos de acordo com suas qualidades, por isso, essa separação deverá levar em considera- ção a flexibilidade desses materiais, sua abran- gência e sua praticidade. Para Teixeira (2010), algumas formas de classificação são indispensáveis, dentre elas, temos a classificação por tipo de demanda, por materiais críticos e por materiais obsoletos e inservíveis. 19G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Por outro lado, Chiavenato (2005) define a clas- sificação de materiais a partir da modificação que esses materiais sofrem de acordo com o fluxo ou estágios que percorrem na produção, ou seja, pelo processo pelo qual passam. Tal classificação é apresentada da seguinte forma: • Matérias-primas: caracterizam-se pelos insumos ou materiais básicos necessários à produção. São os itens iniciais que fazem parte do processo produtivo da empresa e são comprados de um fornecedor. • Materiais em processamento: é quando o produto está em fabricação, ou seja, são aqueles materiais que se encontram em processamento ou que estão prestes a ser processados, sendo assim, já não fazem parte do almoxarifado ou depósito. • Materiais semiacabados: são aqueles em processo mais avançado que os ma- teriais em processamento, ou seja, são materiais em processo de acabamento ou, parcialmente, acabados. • Materiais acabados: são os materiais já terminados que serão anexados ao produto e, quando anexados, formam o produto acabado. A classificação crítica de materiais está, diretamente, ligada com o impacto que a ausência do material fará no processo produtivo, ao deixar inoperantes as ati- vidades da empresa devido a sua falta. Financeiramente falando, os custos de ar- mazenamento são relativamente menores do que os custos de se ter uma produção parada. Na cozinha de um restaurante, um exemplo de material crítico seria o gás, supondo que não haja reposição automática, pois, sem ele, as atividades da cozinha ficam pa- ralizadas, gerando altos custos pela perda de produção em relação aos custos de sua armazenagem. Fonte: a autora. Figura1: Classificação dos materiais de acordo com seu fluxo Fonte: adaptado de Chiavenato (2005, p. 33-37). 21G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Existe a possibilidade da própria empresa fabricar suas matérias-primas, essa ação é chamada verticalização, em que o pro- cesso de produção de matéria-prima se torna interno, sendo a empresa sua própria fornecedora. Fonte: Chiavenato, I. (2005, p. 33). • Produtos acabados: são os produtos já terminados cujo processamento foi com- pletado, caracterizando-se pela fase final do processo. ou são menos relevantes entram no grupo de IMPORTÂNCIA MÉDIA e o último grupo, o de IMPORTÂNCIA REDUZIDA, que é formado por materiais que podem ser substituídos por outros similares. Naturalmente, essa avaliação deve ser feita pelos responsáveis pelo controle de produção, estoque, compras e todas as áreas que forem in- terligadas ou envolvidas no processo produtivo. Mas qual é a função de classificar os ma- teriais? Principalmente padronizar as infor- mações dos materiais e, por consequência, deixar mais clara e objetiva a identificação dos insumos por suas características. Por exem- plo, se temos macarrão instantâneo, macarrão sêmola, macarrão sem glúten, entre outros, isso indica que esses materiais podem ser sub-classificados durante a sua armazenagem. Seguindo essa ideia de classificar os mate- riais por características, a divisão, ainda, poderá ser feita por peso, por marca, por data de fabri- cação, vencimento e mais outras definições e critérios, a fim de facilitar a localização e escolha do material necessário. Para classificar um materialé necessário utilizar os seguintes passos: • Dar a descrição do material se- gundo suas características físicas e específicas; • Descrever o material segundo sua forma genérica; • Descrever o material segundo o seu nome específico; Quanto à classificação dos materiais ainda é pos- sível fazê-la pelo seu valor de consumo anual, que deverá ser feita a separando o que é essencial e o que é acessório. Ou, ainda, levando-se em consi- deração se o material é perecível ou não, se possui periculosidade ou não e, por isso, a análise adequa- da para compras e para estocagem é fundamental. Existe, também, a classificação por impor- tância operacional e, nessa situação, os materiais são classificados em 3 grupos, a saber: materiais que são relevantes e não possuem substitutos entram no grupo de MUITO IMPORTANTE, já os materiais que possuem substitutos similares G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s • Descrever o material, usando uma terminologia única, para evitar duplicidade; • Não utilizar a marca como nome do ma- terial[...] (SEVERO FILHO, 2006, p. 48). Sobre as definições apresentadas anteriormente, conclui-se que a classificação é feita para que os materiais estejam prontos para entrar no processo produtivo, atendendo os padrões ne- cessários de qualidade, garantindo um produto final que satisfaça as necessidades do cliente sem desperdício de tempo e dinheiro. Fluxo de materiais Para que o processo produtivo não seja inter- rompido por falta de materiais, é necessário gerenciamento quanto ao que será utilizado, sempre levando em consideração a redução de custos, evitando desperdício de matéria-prima. Conforme Rosa (2012), administrar ma- teriais é controlar as atividades que garantam o abastecimento de materiais para a empresa no tempo certo e na quantidade necessária, com o menor custo possível, ou seja, é garantir que o fluxo de materiais aconteça conforme a necessidade do processo produtivo. A denominada gestão dos materiais vem da importância de integrar fluxo de materiais e suas funções de suporte. “Isso inclui as funções de compras, de acompanhamento, gestão de estoques, gestão de armazenagem, planejamento e controle de produção e gestão de dis- tribuição física (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 427)”. Você já parou para pensar que os materiais estocados e parados representam um custo adicional? Lembre-se sempre da premissa de redução de custo, pois, em alguns casos, esse custo é desnecessário para a empresa, pois o fluxo deverá ser acelerado, constante e padrão. Mas o que é este fluxo de materiais? Este fluxo representa a movimentação dos materiais envolvendo “todas as entradas e saídas de materiais em uma empresa, assim como a acumulação de estoques (CHIAVENATO, 2014, p. 44)”. Aplicaremos os conceitos de administração de materiais na cozinha de um restaurante. Não é recomendado um grande estoque de produtos alimentícios a ponto de ficarem parados por muito tempo, devido aos prazos de validade e porque alguns materiais apresentam caracterís- ticas relevantes que podem se perder, como o sabor e a textura. Como exemplo disso, temos peixes, carnes, laticínios, legumes, verduras e enlatados que se tiverem em grande quantidade, gera riscos de perdas. Um fluxo de materiais eficaz é aquele em que as matérias-primas são repostas constan- temente, a armazenagem ocorre de acordo com as limitações de tempo e de espaço, de acordo com procedimentos de segurança e de controle de armazenagem, utilização e distribuição com o intuito de reduzir ao máximo os custos da empresa. 23G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Em algumas situações adversas, o fluxo constante pode sofrer paradas e, nessas ocasiões, a produ- ção torna-se mais lenta ou estagnada, dificultan- do a movimentação de determinados materiais. No exemplo seguinte, é possível perceber que o material em seu caminho passa por diver- sos processos, são transformados, adaptados, alterados, modificando-se no decorrer desse percurso, passando de matéria-prima para materiais em processamento, depois, para ma- teriais semiacabados que são transformados em um ou mais produtos. Ainda, nesse processo, os materiais são transformados em materiais acabados, ou seja, peças e outros componentes utilizados na montagem, em que, finalmente, se torna- rão produtos acabados (SLACK, CHAMBERS E JOHNSTON, 2002). Conforme Fitzsimmons e Fitzsimmons (2014), é difícil estabelecer a diferença entre o que é um produto e o que é um serviço, pois a aquisição de um produto está, intrinsecamente, ligada à prestação de um serviço, por exemplo, a insta- lação de um equipamento. Por outro lado, o serviço, na maioria das vezes, inclui um produto denominado bem facilitador. Um exemplo disso são os ingredientes e produ- tos para um restaurante. Vamos entender um pouco mais desse assunto. Figura 2: Fluxo de Materiais Fonte: adaptado de Slack; Chambers; Johnston (2002, p. 428). G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s 25G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Bens facilitadores e serviços facilitadores O processo produtivo de uma empresa pode ser de bens físicos ou serviços, contudo, durante a produção, esse processo tende a envolver ambos. Sendo esses bens conhecidos como bens físicos e serviços facilitadores. A respeito disso, os autores Fitzsimmons e Fitzsimmons (2014) esclarecem as diferenças entre eles: • Bens físicos: são aqueles bens consu- midos ou, então, utilizados pelo clien- te enquanto lhe é prestado um serviço. Por exemplo, em um hospital, são con- sumidos medicamentos e alimentação enquanto o paciente está em tratamento, que é o serviço prestado pelo hospital. Quando falamos de um restaurante, o serviço prestado é a refeição principal, en- tretanto, são servidos aos clientes os ape- ritivos que deixarão a espera pelo prato pedido mais agradável, talheres e pratos para servir a refeição também são dispo- nibilizados como parte do serviço, sem contar que pode ser oferecida uma área reservada para as crianças brincarem. • Serviços facilitadores: podem ser os serviços de informações sobre o serviço principal, ou seja, avisos, comunicados, documentação complementar, detalha- mento do serviço e da fatura, bem como facilidade em realizar o pagamento do serviço principal prestado, por exemplo, a manutenção em veículo automotivo (serviço principal) ou, ainda, hospeda- gem em hotéis que tenham restaurantes que podem servir refeições no quarto do hóspede, sempre que ele desejar. Esses serviços facilitam a venda do serviço principal ao qual estão vinculados. Entretanto, os serviços produzidos por um restaurante são mais do que “facili- tadores”. São parte essencial do que o consumidor está pagando. O restaurante é tanto uma operação de produção que produz produtos alimentícios, quanto um fornecedor de serviços, como suges- tões, ambiente e atividades relacionadas a servir a comida (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 41). Podemos concluir que a administração de materiais em uma empresa é um conjunto de atividades destinadas a suprir as necessidades do processo produtivo, e que a gestão correta dessas atividades está, intrinsecamente, ligada ao sucesso dessa empresa. Para se ter sucesso em um empreendimen- to, questões fundamentais como a escolha cor- reta dos materiais a serem utilizados bem como a adequação correta de cada produto em sua classificação, assim como conhecer os estágios pelos quais esses produtos passam no processo produtivo, são alguns dos pontos-chave impor- tantes para o bom andamento das atividades da empresa. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s 27G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Conceito de Estoques Caro(a) aluno(a), depois de estudar o fluxo de materiais, você pôde observarque existem vários processos ou caminhos pelos quais os materiais percorrem até se tornarem produtos acabados. Entre esses processos, acontece o recebimento de materiais (insumos). No recebimento, sempre deverá ser feita uma conferência do material, garantindo que ele esteja de acordo com o pedido de compra. No caso de um restaurante, deverá ser verificado, também, se o material está dentro das especificações de qualidade e segu- rança, inclusive segurança sanitária. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Armazenagem Conforme vimos, anteriormente, as quantida- des recebidas devem estar de acordo com o que foi pedido e dentro dos padrões de acondicio- namento no transporte conforme as normas da vigilância sanitária. Durante o recebimento, o manuseio dos materiais deve ser cuidadoso, para impedir perdas decorrentes de manipula- ção incorreta. Cuidados devem ser tomados para identifi- car materiais danificados ou inadequados para o consumo e, em seguida, uma armazenagem adequada é outro procedimento que deverá ser adotado. A armazenagem é o ponto em que as operações de negócios em alimentação inspecionam os produtos e assumem a propriedade legal e física dos itens pe- didos. O objetivo do recebimento é as- segurar que os alimentos e suprimentos entregues respeitem as especificações preestabelecidas de qualidade e quanti- dade (PAYNE-PALACIO; THEIS, 2015, p. 190). Ainda, segundo as autoras Payne-Palacio e Theis (2015), a armazenagem para produtos do ramo alimentício apresenta duas formas: armaze- namento seco e armazenamento refrigerado e congelado: • Armazenamento seco: esse método de armazenagem é propício para ali- mentos que não são perecíveis, ou seja, enlatados, farinha, arroz e outros, e que não necessitam de refrigeração. É neces- sário, contudo, que o ambiente seja seco, fresco e bem ventilado com temperatura que não ultrapasse aos 21ºC. Quanto à organização, o ideal é que os suprimentos e alimentos sejam dispostos em ordem sistemática e em prateleiras adequadas, agrupados pelas suas características e datados, para que os primeiros a entrar na estocagem sejam os primeiros a serem usados. o ideal, também, é que sejam dis- postos em ordem alfabética, facilitando a sua localização. • Armazenamento refrigerado e con- gelado: esse tipo de armazenamento é destinado aos alimentos que necessitam de refrigeração por serem perecíveis. É importante que após a entrega os pro- dutos sejam armazenados rapidamente, como exemplo, as carnes, ovos, laticí- nios, frutas e verduras. Quanto à orga- nização, os produtos que emitem odores devem ser mantidos afastados daqueles que absorvem odores, o melhor é ter re- frigeradores separados para cada tipo de produto, uma vez que a temperatura ideal para conservação de verduras é di- ferente da temperatura para laticínios, por exemplo. 29G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R O local de armazenagem de alimentos resfriados e congelados deve ser dotado de instrumentos que permitam controle (e preferencialmente registro) das condições de temperatura e umidade do ar. Uma temperatura de 22 a 26º C, com umidade relativa (UR) do ar entre 50 a 60% UR. [...] As várias áreas das empresas de ali- mentos devem ser planejadas segundo um fluxo de produção o mais racional possível, evitando-se cruzamentos e re- trocessos que possam facilitar a ocor- rência de contaminação (MADEIRA e FERRÃO, 2002, p. 172). O ideal é que as empresas trabalhem com um armazenamento reduzido ao máximo, ou seja, um estoque mínimo. Infelizmente, é difícil ter essa condição, pois as empresas precisam estar preparadas para demandas variáveis, tornando o estoque necessário. Na disciplina de Higiene e Segurança, abordamos um pouco mais sobre ar- mazenamento e a manipulação dos alimentos, assim como suas formas de conservação. A definição de estoque pode ser apresentada “[...] como a acumulação armazenada de recur- sos materiais em um sistema de transformação. (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 381)” ou, ainda, estoque é “[...] certa quantidade de matéria-prima ou produto acabado que ainda não foi consumido ou comprado/entregue ao cliente [...] (ROSA, 2012, p. 89)”. Por que o estoque é importante? A questão de manter um estoque de materiais possui opiniões dúbias, por um lado acredita- -se que manter estoques pode ser um custo que impacta no capital da empresa, devido a alguns riscos que decorrem do armazenamento, como a deterioração, perdas, entre outros. Manter um certo nível de estoque, porém, proporcio- na determinada segurança quanto às situações inesperadas, além de se obter os materiais por um custo reduzido ao realizar compras em uma quantidade elevada. Todo e qualquer tipo de operação de produ- ção terá uma certa quantidade materiais arma- zenados. Por exemplo, um hotel terá itens de alimentação, produtos de toalete e materiais de limpeza armazenados. Já um hospital mantém, em seu estoque, gazes, medicamentos, instru- mentos, materiais de limpeza e oxigênio. Já uma distribuidora de autopeças mantém em G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s seu estoque peças e componentes para poder prestar assistência técnica. É possível perceber, que, conforme o local analisado, alguns materiais podem ter mais importância do que outros, por exemplo: em uma empresa de desenvolvimento de software, os materiais de limpeza têm menos importância do que em um hospital, pois, certamente, em um hospital a falta de limpeza prejudicaria a prestação de serviços médicos. Por outro lado, em uma empresa de software, a falta de materiais de limpeza não influenciaria, diretamente, na produção. De qualquer forma, em qualquer empresa, sempre será necessário algum tipo de estoque em função da disponibilidade de entrega pelos fornecedores de matérias-primas ou por de- mandas inesperadas, ou seja, há situações em que determinado material fica impossibilitado de ser suprido, instantaneamente, quando é demandado e, por isso, há a necessidade de ser estocado. Em um restaurante, por exemplo, serão necessários produtos para limpeza, mas em uma quantidade razóavel, pois mesmo que a limpeza seja um fator muito importante para o processo produtivo, é menos imprescindível do que em um hospital em que a frequência da higienização é elevada. Em contrapartida, no restaurante, será pre- ciso ter, em estoque, diferentes tipos de bebidas para atender aos mais variados gostos dos clien- tes ou, ainda, algumas unidades a mais de gás para se utilizar nos fogões. Imagine você ter a produção de alimentos suspensa por falta de gás em um restaurante? Dessa forma, se faz fundamental um con- trole específico para regular do estoque, que contribuirá tanto para a proteção dos produtos quanto para a redução dos custos. O registro de controle dos materiais é um dos procedimentos que deverá ser adotado, pois é fundamental para manter o estoque de acordo com as ne- cessidades de uso. E, por falar em controle, uma das mais importantes tarefas que o administrador do estoque deve ter é o compromisso em realizar inventários regulares de seus estoques e de ter atualizadas todas as informações apuradas, tanto de quantidade e validade dos produtos quanto de localização desses itens que estão estocados. Para compreender melhor o que significa inventário, segue a definição de Rosa (2012, p. 134) de que o “inventário é a relação de todos os produtos que a organização guarda em seu estoque, como a matéria-prima ou as peças e as partes para a produção ou os pro- dutos acabados para venda”. Para Chiavenato (2005), o estoque possui algumas funções primordiais e, na tabela se- guinte, é possível observar quais são essas funções: 31G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Tabela 01: Principais funções do estoque Garantiro abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de: Demora ou atraso no fornecimento de materiais. Sazonalizadade no suprimento. Riscos de dificuldade no fornecimento. Proporcionar economias de escala: Por meio da compra ou produção de lotes econômicos. Pela flexibilidade do processo produtivo. Pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. Fonte: adaptado de Chiavenato (2005, p. 68). Tipos de estoque Para que não tenhamos desequilíbrios em em- presas comerciais, no processo de compra e venda de mercadorias ou, ainda, no processo de produção em empresas industriais, o estoque bem planejado é uma etapa fundamental para o processo, tanto de produção quanto de comer- cialização. Sendo assim, de acordo com Slack, Chambers e Johnston (2002), alguns tipos de estoque são necessários: • Estoque de proteção: esse tipo de es- toque também é chamado de estoque isolador ou estoque de segurança, sendo caracterizado por compensar a impre- cisão decorrente do fornecimento de materiais e da demanda de produtos. Um exemplo clássico é o supermercado ou varejo, locais de difícil previsão exata da quantidade a ser demandada de de- terminado bem e, por proteção, é feito um estoque com intuito de manter uma quantidade suficiente, preferencialmen- te, superior à média contabilizada, de tal forma que possa suprir a demanda normal e a demanda que possa ser ex- cedente em casos que não seja possível ressuprimento ágil. Em outras palavras, o estoque de prote- ção tem como função proteger a produ- ção ou o sistema produtivo diante das variações da demanda e do tempo de reposição no decorrer do tempo. Para o cálculo do estoque de proteção, a fórmula da figura 3 pode ser uma opção. Supondo que a intenção é reduzir os efeitos de variações dentro de um perí- odo equivalente a um mês, para que isso seja possível, é necessário determinar uma reserva de estoque que propicie o equilíbrio, tanto dos custos de capital referentes às faltas em estoque, quanto dos custos referentes à maior estocagem de materiais. Rosa (2012) nos dá uma fórmula prática para o cálculo do estoque de proteção, partindo de uma demanda variável com um intervalo de reabastecimento fixo. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s ES = Intervalo reabastecimento médio x Demanda Média Dias úteis Figura 3: Fórmula para cálculo do Estoque de Proteção ou Segurança. Fonte: adaptado Rosa (2012, p. 96). • Estoque de ciclo: esse tipo de estoque ocorre em empresas que trabalham com a produção de diversos tipos de produtos ou em casos em que a produção passe por vários estágios. Por exemplo, uma empre- sa fabrica quatro tipos de produtos, mas não os pode produzir simultaneamente, no entanto, as vendas de ambos podem ocorrer conjuntamente. Nesse caso, a empresa fará uma divisão na sua produ- ção, separando em distintos momentos a produção de cada tipo de produto separa- damente, por isso é chamado de estoque de ciclo, pois sempre haverá um estoque que deverá compensar o fornecimento irregular de algum produto. Para ser pos- sível calcular a estimativa do Estoque de Ciclo, é utilizada a fórmula abaixo que apresenta o consumo regular de deter- minado produto durante o período de ressuprimento. O termo Lead Time significa o período entre o início e o término de uma atividade, seja ela produtiva ou não. Ou seja, é o tempo que de- corre entre a entrada do material e a saída do produto ou serviço acabado. Segundo Endeavor Brasil (2016), Lead Time de reposição é fundamental para a avaliação do nível dos estoques, sendo assim, quanto mais elevado for o Lead Time, maior será o estoque de ciclo ou demanda média diária. Em suma, o Lead Time compreende todas as etapas que ocorrem desde a realização do pedido até o momento da entrega dos materiais na empresa, ou seja, é a medida de tempo gasto no processo produtivo em que se transformam matérias-primas em produtos acabados. • Estoque de antecipação: é, também, co- nhecido como estoque sazonal, utilizado quando a produção de uma empresa é antecipada para suprir uma demanda futura e previsível. Esse tipo de armaze- nagem acontece, geralmente, em função de sazonalidade ou em situações em que o fornecimento é inconstante e signifi- cativo, comumente ocorridas em setores alimentícios. Por exemplo, a produção dos ovos de Páscoa é bem antecipada, garantindo atender a demanda que está por vir. Esse modelo de estoque, também, é utilizado em produções que são in- fluenciadas por safras produtivas. Na Figura 4: Fórmula para cálculo de Estoque de Ciclo Fonte: adaptado de Seibel (2016, p. 5, online). EC = Demanda Média Diária x Lead Time Médio de Reposição em dias 33G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R indústria de enlatados, a produção de alguns tipos de enlatados aumenta ou diminui conforme o desempenho da safra produzida. • Estoques no canal de distribuição: esse modelo ocorre quando há dificuldade em se realizar o transporte de material instantaneamente entre o fornecedor e o consumidor. Também chamado de esto- que em trânsito, trata-se de um depósito transitório entre produtor e comprador. Por exemplo, mercadorias que se encon- tram, temporariamente, em um atacado para serem entregues ao varejo, essa situ- ação caracteriza-se como um estoque no canal de distribuição. Outro exemplo é um fabricante de autopeças que encami- nha sua produção para os distribuidores regionais, que, posteriormente, irão re- passar para os distribuidores locais que negociarão com as concessionárias, para, assim, o produto ser oferecido para os clientes finais. • Estoque de contingência: esse modelo é caracterizado quando as empresas ar- mazenam materiais para se precaverem de possíveis falhas que possam ocorrer no sistema de controle. • Estoque Máximo: é o termo utilizado para definir uma quantidade estipula- da e estocada de determinados mate- riais que irão impedir novas compras. Normalmente, ocorre devido à limitação de espaço físico ou por recursos finan- ceiros reduzidos. Segundo Santos (2012), o estoque máximo é a maior quantidade possível de materiais a ser armazenada no estoque, sendo suficiente para o consumo. No cálculo do estoque máximo, é possível utilizar a fórmula seguinte, ressaltando que o estoque máximo é composto pelas variáveis Consumo e Intervalo de tempo de aquisição: • Estoque Mínimo: assim como no Estoque Máximo, a empresa também possui uma quantidade de estoque sufi- ciente para cobrir o estoque de proteção, assim como a demanda prevista para o período analisado. O estoque serve de base para serem realizados os pedidos de ressuprimento (Santos, 2012). Para o cálculo do Estoque Mínimo, é funda- mental levar em consideração o estoque de proteção, tempo para entrega e o con- sumo diário. Figura 5: Fórmula para cálculo do estoque máximo Fonte: adaptado de Santos (2012, p. 131). EM = Estoque mínimo + Cosumo médio mensal x Intervalo de aquisição G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Classificação de estoque O eficaz controle de estoque terá resultado no sucesso da empresa ou negócio, uma vez que, um grande acúmulo de estoque poderá repre- sentar um custo elevado além de um recurso financeiro que não está sendo bem aplicado. Por outro lado, um estoque muito reduzido poderá representar falta de materiais para a pro- dução, reduzindo a lucratividade, podendo gerar, também, aumento de preços pela falta de maté- ria-prima para utilização no processo produtivo. Segundo Chiavenato (2005), o estoque é com- posto por matérias-primas, materiais em pro- cessamento, materiais semiacabados, materiais acabados e produtos acabados que são necessá- rios para uso na produção de outros produtos e serviços. Tabela 02: Classificação dos estoques Estoque de matérias-primasSão os insumos e os materiais básicos iniciais utilizados na produção de outros e serviços. A empresa é dependente destes materiais que em sua maioria são adquiridas de fornecedores externos e estocados em almoxarifados. Estoque de materiais em processamento São os materiais em processo de produção ou que estão por serem processados nas etapas de processo de produção. Não são mais considerados materiais iniciais por não estarem mais no almoxarifado nem são ainda produtos acabados. Estes materiais encontram-se em alguma das etapas do processo produtivo. Estoque de materiais Semiacabados São os materiais que estão parcialmente acabados e por isso encontram-se em um estágio mais avançado que os materiais em processamento devido a faltarem apenas alguns acabamentos para tornarem-se materiais acabados ou mesmo produto acabado. Estoque de materiais acabados São os materiais denominados componentes ou peças isoladas que estão prontos para serem anexados ao produto acabado. Em outras palavras, estes materiais juntos constituirão o produto acabado. Estoque de Produtos acabados São produtos já finalizados que passaram por todas as etapas anteriores no processo de produção. Fonte: Chiavenato (2005, p. 69-71). Ainda, é possível que se classifique os estoques de acordo com o papel exercido na empresa. O estoque de trabalho refere-se ao que está disponível nos depósitos de distri- buição para atender à demanda real que a organização possui e tem de entregar para os seus consumidores. O estoque de ciclo de produção refere-se ao estoque necessário de suprimentos para atender à demanda de produção em razão do lote de produção e do volume de produção que a organização está tra- balhando (ROSA, 2012, p. 95). Até esse momento, foi possível compreender 35G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Alguns produtos sofrem variações expres- sivas de valor e, assim, produtores podem formar estoque especulando um ganho maior com o aumento do produto [...]. Fonte: Rosa (2012, p. 92). a importância, para a empresa, a respeito do armazenamento adequado de materiais e, consequentemente, da formação de estoques devidamente gerenciada, considerando-se as características peculiares de cada tipo de ma- terial adquirido para o processo produtivo. Aprendemos, também, sobre os diferentes tipos de estoques e em que circunstância um ou outro tipo será mais adequado para o sistema de produção que a empresa possui. Lembre-se de que os estoques são classificados de acordo com as etapas pelas quais passam dentro do processo produtivo. Para que esses estoques tenham o armaze- namento e saída favoráveis à produção e lucra- tividade da empresa, será necessário entender como planejar e controlar esses estoques, a fim de obter o melhor desempenho possível da gestão. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s 37G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Planejamento e Controle de Estoques O estoque, como já vimos, é uma das estratégias mais importantes da empresa, por manter disponíveis ao uso alguns tipos de mate- riais necessários à produção. Por meio dessa estratégia, a empresa pode obter vantagens competitivas se dispor ao seu cliente, em tempo reduzido, o pro- duto que o consumidor deseja, deixando seus concorrentes em desvantagem. Os clientes, pela prontidão no atendimento, não hesitarão em pagar um pouco a mais para ter essa agilidade. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Essa estratégia só é possivel com o planejamento e o controle de estoques, muito utilizados em empresas que trabalham com uma quantidade significativa de produtos diferenciados. No caso de uma pizzaria, por exemplo, é necessário ter em estoque os produtos de seu cardápio, uma vez que a demanda de sabores tem uma previsão estipulada, mas existe uma frequente variação nos pedidos. Sendo assim, além dos materiais e/ou produtos estarem esto- cados, uma pré-preparação deverá ser realizada a fim de agilizar a entrega do produto ao cliente. De acordo com Tubino (200, p. 41), os es- toques têm funções principais, a saber: Como vimos, os estoques têm funções prin- cipais que visam facilitar para a empresa e, consequente, para a gerência, ou seja, uma adequada gestão dos materiais armazenados. Segundo Filho (2006), os problemas enfrentados pelas empresas, no que tange a gestão dos estoques, estão ligados aos seguintes questionamentos: por que é ne- cessário manter estoques e em que quantida- de? O que causa o desequilíbrio nos estoques que são mantidos nas empresas e como esses desequilíbrios se originam? E como traba- lhar para conseguir manter o equilíbrio dos estoques? Figura 6: Principais funções do estoque Fonte: adaptado de Tubino(2007, p. 41). 39G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Sabemos, que, enquanto a produção se mantém focada em operações internas de acordo com a demanda externa e as limitações internas; a gestão dos estoques tem a função de minimizar os atritos dessa relação, equilibrando a demanda externa com as limitações internas de forma que a empresa consiga adquirir um equilíbrio que a favoreça financeiramente. A partir desse entendimento, o que significa planejar e controlar a produção e os estoques? Significa garantir que as funções desenvolvidas para coordenar todo o processo da produção mantenha os produtos produzidos nas quanti- dades certas e prazos certos e, para tanto, deverá obter informações de todas as áreas da empresa como vendas, compras, atendimento ao cliente, produção e outras (SEVERO FILHO, 2006). Custos de estoques O gerenciamento de estoques vai exigir que o ge- rente responsável obtenha informações referen- tes à demanda prevista, à quantidade disponível no estoque juntamente de pedidos já realizados de acordo com a necessidade da empresa. Além disso, deverá ter a capacidade de prover um su- primento capaz de atender as prioridades da empresa com qualidade e baixos custos. Segundo os autores Krajewski, Ritzman e Malhotra (2009), há pressões para manter os estoques baixos ou altos e o gerente deverá saber as vantagens ou desvantagens de manter um ou outro. “A razão principal para manter estoques baixos é que o estoque representa um investi- mento monetário temporário (KRAJEWSLI; RITZMAN; MALHOTRA, 2009, p. 385)”. Há, contudo, alguns custos relacionados à manutenção dos estoques que resultam do armazenamento de produtos por determinado período de tempo, sendo proporcional à média da quantidade de mercadorias que estão dispo- níveis. Segundo os autores supracitados, estes custos são: • Custo de capital: é, também, chamado de custo de oportunidade em que o di- nheiro investido em estoques poderia ser utilizado para uma outra finalidade, ou seja, é o dinheiro que fica imobilizado no armazenamento desses produtos. Por representar um ativo na empresa, aconselha-se a utilização de mecanismos que avaliem as condições desse custo, sendo que o custo de capital é respon- sável por aproximadamente 15% dos gastos com armazenamento e 80% dos custos totais do estoque. Uma opção para avaliar as condições de investimento do estoque, como um ativo da empresa, é o “Custo do Capital Médio Ponderado” que representa a média do retorno desejado sobre o valor das ações e taxa de juros da dívida da empresa, utili- zando-se da ponderação pela proporção de patrimônio líquido e dívida em sua cartei- ra, calculado, preferencialmente, ao ano. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s Trata-se, portanto, de uma combinação de ativos de curto e de longo prazos, uma vez que, alguns estoques se destinam a suprimentos sazonais e outros são des- tinados a suprimentos futuros de longo prazo. Sendo assim, são considerados os custos mais intangíveis e subjetivos da empresa devido as suas características tão particulares.• Custo de armazenamento: conhecido, também, como custo de posse, é repre- sentado pela soma do custo de capital com outros custos variáveis responsá- veis pela manutenção do estoque. Entre esses custos variáveis, podemos citar os custos de armazenamento, de manuseio, de seguro, de perdas entre outros. Estudos demonstram que para manter um item no estoque, seu custo de ma- nutenção varia entre 15% a 35% de seu valor anual e ocorre mais precisamente quando a empresa aluga espaço para a armazenagem, sendo que o custo pode- ria ser aplicado em outras áreas. Entre esses custos, ainda se encontram os custos operacionais relacionados ao espaço de armazenamento dos materiais, que podem ser custos de iluminação, refri- geração, calefação, equipamentos e outros. Vale lembrar, que, para mercadorias que estão em trânsito, esses custos não serão considerados por serem irrelevantes. • Custo de encargos e seguros: os custos relacionados aos encargos estão relacio- nados à depreciação dos bens que são aplicados na produção, como máquinas e equipamentos. Os custos também se relacionam aos encargos sociais e finan- ceiros ligados, diretamente, à manuten- ção do estoque. O aumento de encargos ocorre quando são aumentados os custos para armazenagem dos estoques. O valor do seguro, tanto das mercadorias, espaço físico e máquinas ou equipamentos, será maior ou menor a depender das condi- ções do produto armazenado e do local onde é mantido. Algumas situações pas- síveis da cobertura de seguro são garan- tias que se relacionam aos incêndios, às tempestades e às perdas por roubo. • Custo de perdas: essa modalidade de custo apresenta até três formas: • Furto ou roubo: representa um per- centual elevado no valor das vendas que deixam de ocorrer por apropiação indébita, isso pode acontecer tanto por funcionários quanto por clientes. • Obsolescência: esse custo é caracteri- zado por materiais que estão armaze- nados e não podem ser vendidos pelo seu valor total ou, ainda, não poderá ser usado, devido às modificações ou modernizações ou por uma demanda, excessivamente, baixa desse produto. 41G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Entre os custos, a obsolescência re- presenta um gasto significativo para a empresa. Um mercado que sofre muito com o custo de obsolescência é o de calçados. As mudanças de estilo entre as estações e suas coleções sempre mais modernas, acabam deixando alguns itens ultrapassados. Uma das estraté- gias utilizadas para reduzir esse custo de obsolescência são as promoções que aumentam a venda do produto. • Deterioração: esse custo se refere aos produtos que estragaram ou tiveram danos físicos, por exemplo, comidas e bebidas quando atingem sua data de validade são descartadas e acabam representando custos às empresas, por isso não é aconselhável a formação de grandes estoques de bens propícios à deterioração. Os custos de roubos, obsolescência e deterio- ração são considerados custos de risco de esto- cagem e caracterizam-se por apresentar perda direta de valor nos produtos. • Custos de impostos: são calculados com base no nível de estoque na data utilizada para análise. O custo referen- te aos impostos não representa parcela significativa no montante dos custos de armazenagem de estoques, contudo, im- pactam na formação do lucro. • Custos de falta de estoque: esse tipos de custos, segundo Balou (2006), se caracterizam pelo fato de um pedido encomendado não poder ser atendido pelo fornecedor, dificultando a disponi- bilidade de materiais, produtos ou bens no estoque. • Custos de vendas perdidas: ocasionado pela falta de estoque, esse tipo de custo acontece quando o cliente desiste do pedido de compra e, por consequência, a empresa deixa de lucrar. • Custos de pedidos atrasados: esses tipos de custos ocorrem quando o cliente não desiste da compra apenas a adia, ou seja, retarda seu recebimento. Esse custo se baseia, principalmente, em questões operacionais, entre elas, o transporte não programado e utilização de canal de distribuição distinto daquele adota- do regularmente, fatores que geram um custo extra para a empresa. Os dois custos acima, vendas perdidas e pedidos atrasados, podem impactar ainda nas vendas futuras não realizadas, pois o cliente estará pro- penso para substituir seu produto por outros materiais substitutos, o que pode levá-lo a ad- quirir produtos em outras empresas. Trazendo-se novamente as definições de Krajewski, Ritzman e Malhotra (2009), gerar estoques também ocasiona aceleração e melhora G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s da pontualidade na entrega de bens e serviços por parte da empresa, devido à redução das faltas e pedidos em espera. É importante, contudo, que você saiba que ao decidir manter uma quantidade significativa de produtos no estoque, a manutenção desse estoque mais elevado gera outros custos que são: • Custo do pedido: esse tipo de custo acontece sempre que a empresa realiza um novo pedido de compra para um for- necedor ou um novo pedido de produção para a fábrica. O responsável por realizar os pedidos de compra deverá selecionar o que pedir, decidir qual será o fornecedor e negociar as condições de pagamento. Esses procedimentos, incluindo o tempo gasto na preparação dos pedidos, devem ser caracterizados como custo de pedido. • Custo de setup: é o custo decorrente da preparação ou ajuste de uma máquina para a produção de outro produto, ou seja, quando paramos a produção de um produ- to e precisamos que a mesma máquina pro- duza outro produto distinto. É levado em consideração todo o dispêndio de tempo e serviço para a preparação da máquina, incluindo a limpeza de ferramentas uti- lizadas no preparo. Para a redução desse custo, não é aconselhável que seja efetuada a preparação para a produção de pequenos lotes, pois, considerando os custos envol- vidos no preparo, o retorno será mínimo. Em contrapartida, uma quantidade exces- siva de produção irá necessitar de grandes quantidades de materiais em estoque au- mentando outros custos. • Custo de mão de obra e equipamen- tos: para a utilização adequada da mão de obra e dos equipamentos, a gerência poderá manter estoques, a fim de reduzir o retrabalho na preparação de pedidos de produção que não ocorreram devido à falta de materiais em estoque, ou seja, já vimos que existem custos na preperação de pedidos, tanto de compras ao forne- cedor quanto de solicitação da produção, sendo assim, manter em estoque mate- riais para dar andamento à produção não gerará o custo de fazer novos pedidos. Também poderá ser programada a uti- lização do estoque para demandas sazo- nais, quando já será possível trabalhar com os estoques formados ou quando a produção atual estiver em baixa. Para tanto, utiliza-se do estoque e do tempo que sobra para a fabricação dos produtos de demandas futuras. • Dessa forma, aproveitando o estoque formado e a mão de obra disponível, será possível diminuir gastos com horas extras nos períodos de pico de produção e, em períodos de baixa produção, esse aproveitamento dificultará a existência de demissões ou ociosidade na empresa. 43G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R Assim, em períodos de produção alta, não será necessária a aquisição de novos equipamentos, pois parte da produção já foi confeccionada no decorrer de perío- dos anteriores. • Custo de transporte: trata-se, aqui, dos custos referentes à logística, os quais devem causar o mínimo de impacto possível nos lucros da empresa, ou seja, é necessária uma política que trate a lo- gística dos materiais de forma que os custos sejam os menores possíveis. Entre os fatores que influenciam no custo de transporte, têm-se o estoque, a armazenagem, o tipo de transporte, propriamente,dito e as quantidades de pedidos efetuadas. Configura-se como custos de transportes: • Custos Fixos: são aqueles aplicados à manutenção e depreciação dos pro- dutos, ou seja, seguro do veículo e da carga, impostos, seguro obrigatório e outros, que não variam com a distância percorrida. • Custos Variáveis: referem-se a com- bustível, pneus, pedágios e outros que variam de acordo com a distância e o caminho percorridos. • Custos Diretos: são todos os custos aplicados, diretamente, na atividade, como o pagamento ao motorista. • Custos Indiretos: referem-se à admi- nistração do processo e não se aplicam, diretamente, na atividade. Poucos gerentes têm consciência dos custos resultantes dos elevados estoques. Fonte: Filho (2006, p. 67). Poucos gerentes têm consciência dos custos resultantes dos elevados estoques. Fonte: SEVERO FILHO (2006, p. 67). G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s SEVERO FILHO (2006) apresenta uma síntese, pois os custos citados acima não aparecem, clara- mente, nas demonstrações contábeis e financei- ras da empresa, ou seja, não são minuciosamente detalhados no Plano de Contas ou Demonstrativo do Resultado do Exercício, e o resultado final é desperdício, pois, muitas vezes, ocorrem situa- ções em que na dúvida por não haver controle preciso dos estoques, são adquiridos mais produ- tos do que o necessário e viável, representando custos sobre esses estoques que variam entre 30% e 50% do valor médio dos estoques. O plano de contas é o detalhamento de contas contábeis da escrituração financeira da empresa. O demonstrativo do resultado do exercício é um relatório que apresenta, de forma sintética, as atividades operacionais e não operacionais da empresa. Tabela 3: Custos anuais de estocagem Itens de custo Custos anuais de estocagem Custos financeiros do dinheiro imobilizado 20% a 30% Custos de aramazenagem (espaço, pessoal, energia etc.) 5% a 10% Obsolescência, materiais estragados e perdidos 5% a 10% Custos totais de estocagem 30% a 50% Fonte: Filho (2006, p. 67). Avaliação de materiais Os materiais adquiridos pelas empresas pos- suem tipos de preços que deverão ser tratados, cuidadosamente, pois assim como represen- tam o lucro da empresa, também representam uma quantidade correspondente de impostos a serem pagos. Conforme detalha Costa (2013) esses preços são: • Preço de Compra: é o valor do produto apresentado na nota fiscal de entrada. Trata-se do preço sem os custos perten- centes a esse produto, contudo, serve de base para o cálculo dos demais preços. • Preço de Custo: refere-se ao preço de compra constante na nota fiscal de entrada 45G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R somado dos custos diretos desse mate- rial. Entre os custos do material estão: o Imposto Sobre Produtos Industrializados - IPI, o frete e outros encargos. • Preço de venda: O preço de venda é aquele correspondente ao preço de custo total somado à sua margem de lucro. Figura 7: Cálculo de preço de custo total para em- presas comerciais. Fonte: Costa (2013, p. 124). Preço de Custo Total = Preço de Compra + IPI + Frete + Encargos - ICMS Figura 8: Cálculo de preço de custo total para em- presas industriais. Fonte: Costa (2013, p. 124). Preço de Custo Total = Preço de Compra - IPI + Frete + Encargos - ICMS Em outras palavras, o preço de custo total do produto pode ser calculado por meio das seguin- tes variáveis: são somados os valores do produto + valor do frete + valor do seguro (caso tenha) + gastos alfandegários para produtos impor- tados + outras despesas incluídas na compra, (caso tenha) + impostos sobre a compra não recuperáveis diminuídos dos impostos sobre a compra recuperáveis - descontos na nota fiscal, quando houver. Quando a empresa compra mercadorias para revender ou matéria-prima para a fabricação de um produto, é comum o destaque do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ ou Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) nas notas fiscais. Estes impostos, dependendo da situação, poderão ser recuperáveis ou não. O imposto é denominado de recuperável, quando o seu valor pago em uma opera- ção é compensado numa outra operação. Para tanto, ele precisará incidir na entra- da da mercadoria ou da matéria-prima e também na saída da mercadoria ou do produto. Se o imposto não é recuperá- vel, ele irá integrar o custo de aquisição (ARAÚJO; CABRAL, p. 4-5, online). Com relação ao preço de venda, Costa (2013) nos diz que existem diferentes tipos, por exem- plo, preço de venda à vista, preço de venda a prazo, venda no varejo, no atacado, entre outros. E, assim, também nos fornece a fórmula para o cálculo do preço de venda. Figura 9: Cálculo do preço de venda Fonte: Costa (2013, p. 125). Preço de Venda = Preço de Custo Total + Margem de Lucro Segundo a definição de Endeavor Brasil (2015), a margem de lucro se caracteriza como a por- centagem de lucro que a empresa terá sobre G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s suas vendas, sendo um dos principais fatores o fato de empresário conhecer para poder colocar preço em seus produtos ou serviços. Vale lembrar que lucro e margem de lucro, de acordo com a Endeavor Brasil (2015, online) são coisas distintas, uma vez que o lucro é o valor total que a empresa ganha em cada venda depois de pagos todos os valores (custos) envol- vidos na produção desse bem ou serviço, bem como as despesas de comercialização. Sendo assim, em um restaurante, um prato de determinada refeição vendida a R$ 30,00, que teve um custo total de R$ 15,00, gerará um lucro de R$ 15,00. Já a margem de lucro é o valor recebido pela empresa e que está embutido no preço, ou seja, é a porcentagem a mais que a empresa coloca em seus produtos para serem vendidos. Para calcular a margem de lucro, utilize a seguinte fórmula: Figura 10: Cálculo da margem de lucro Fonte: Endeavor Brasil (2015, online). Margem de Lucro= Lucro x 100 Receita Avaliação de estoques Da mesma forma que a avaliação de materiais é importante, avaliar os estoques também é es- sencial e deverá receber sua parcela de atenção. Sendo assim, podemos nos utilizar dos métodos de avaliação dos custos dos materiais. São 3 os principais métodos utilizados: • Custo médio: segundo Costa (2013), esse é o primeiro dos métodos utiliza- dos para realizar a avaliação do estoque. Neste método é utilizado o cálculo entre o valor do saldo em estoque do material e seu saldo físico. Essa avaliação é a mais adequada para apuração dos estoques ao preço de custo. • PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair): esse outro método avalia os esto- ques de acordo com as baixas que eles sofrem e de acordo com o valor das uni- dades mais antigas até as mais recentes, deixando o saldo do estoque mais valo- rizado e de acordo com o preço de custo mais atual. • UEPS (Último que entra, primeiro que sai): é o inverso do PEPS, pois esse método de cálculo é feito de acordo com as baixas do estoque pelo valor dos ma- teriais mais recentes até os mais antigos e, dessa forma, o estoque ficará valoriza- do pelo preço de custo da unidade mais antiga. Na unidade 3, trataremos de outros custos que também são importantes para a administração de materiais e estoques, incluindo a administra- ção de compras, assunto a ser tratado em nossa próxima unidade. 47G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R co ns id er aç õe s fi na is M uito bem, aluno(a), encerramos a nossa primeira unidade. Estudamos aspectos importantes para a Administração de Materiais e de Estoques e, também, como é importante a gestão correta dos materiais na empresa e que as atividades, como a aquisição, o transporte, a manutenção, e o armazenamento de materiais, além dos custos que envolvem todas essas ações, sejam adequadas ao processo produtivo. Aprendemossobre a classificação dos materiais a serem representados, os processos que racionalizam e controlam os estoques e, assim, garantam agilidade no fluxo sem desperdício de tempo e recursos financeiros, além de compreender quais materiais se encaixam no fluxo de materiais, sendo todos os estágios de transformação dos materiais no processo produtivo até se tornarem um produto final disponível no mercado. Abordamos, também, sobre armazenagem de materiais. Possibilitando o entendimento dos tipos de armazenamento aos quais os materiais devem ser submetidos pensando sempre em manter suas características inalteradas. Juntamente a isso, compreendemos como o processo de armazenagem e estocagem influencia nos custos da empresa. E, para preservar a saúde financeira do negócio, aprendemos, também, sobre os tipos de estoques e quais são as circunstâncias mais adequadas para manter um ou outro tipo com base em cálculos simplificados, porém de resultados precisos e que o ajudarão a trabalhar sua gestão de forma mais segura possível com a ajuda de um elaborado planejamento e controle de seus estoques. Isso fará com que você, aluno(a), analise os preços de custos e margem de lucro que sua administração está trazendo para a sua empresa. Na próxima unidade, estudaremos a segunda parte desse processo que tratará da administração de compras da empresa em que você aprenderá sobre a importância de uma gestão adequada em compras que gere reflexos, inclusive, na lucratividade de seus negócios. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s at iv id ad es d e es tu do 1. Administrar recursos materiais baseia-se em alguns procedimentos básicos, por exemplo, o que deverá ser comprado, como e quando realizar a compra, de qual fornecedor, qual o preço pagar por esses materiais e em qual quantidade efetuar essa compra. Tão importante quanto essas atividades, é saber classificar os materiais adquiridos, sendo assim, no que consiste a classificação dos materiais? a. Visa estabelecer procedimentos para racionalizar e controlar o estoque, permitindo a ob- tenção de informações para o gerenciamento dos insumos e a racionalização das rotinas operacionais. b. Consiste em, apenas, separar os materiais de acordo com suas características, entre elas, o tamanho, o peso e a data de validade. c. Tem a função de destinar os materiais para a produção no momento exato e em quanti- dades solicitadas. d. Classificar materiais é a atividade de evitar o desperdício de matérias-primas durante o transporte e o processo produtivo. e. Não há uma definição exata do que seja a classificação de materiais, apenas se referindo a separação aleatória de produtos 2. Segundo Teixeira (2010), algumas formas de classificação são indispensáveis e, dentre elas, temos a classificação por tipo de demanda, por materiais críticos e por materiais obsoletos e inservíveis. De acordo com o estudo na unidade 1, marque a alternativa correta. I. A classificação quanto ao tipo de demanda está subdividida em material de estoque, que são aqueles disponíveis para a produção e são de fácil reposição, e os materiais de não estoque são aqueles de demanda imprevisível e de reposição por encomenda. II. Os materiais críticos são aqueles que dependem de um único fornecedor, que têm es- cassez no mercado por ser difícil de produzir ou ter um valor elevado, ter alto custo de armazenagem, dificuldade de transporte ou, ainda, por ser perecível. III. Os materiais obsoletos são aqueles não mantidos em estoque por serem materiais específicos para reposição de máquinas e equipamentos. IV. Os materiais inservíveis se caracterizam como antigos e ultrapassados, que não têm utilidade por estarem deteriorados, mas que ainda podem ser vendidos no mercado. Assinale a alternativa correta: 49G A S T R O N O M I A • U N I C E S U M A R at iv id ad es d e es tu doa. Apenas I e II estão corretas. b. Apenas II e III estão corretas. c. Apenas I está correta. d. Apenas II, III e IV estão corretas. e. Nenhuma das alternativas está correta. 3. A classificação dos materiais, também, pode ser feita a partir de sua modificação ou do seu fluxo, que são os caminhos pelos quais os produtos passam durante os processos da produção. De acordo com esse fluxo, marque a alternativa correta: a. Materiais semiacabados são aqueles materiais que se encontram em processamento ou que estão prestes a serem processados, pois já estão fora do almoxarifado ou depósito. b. Materiais em processamento são aqueles cujo processo está mais avançado que os mate- riais semiacabados, ou seja, são materiais em processo de acabamento ou, parcialmente, acabados e prontos a serem anexados ao produto final. c. Materiais acabados são aqueles que se caracterizam pelos insumos ou materiais básicos necessários à produção. d. Matérias-primas são os materiais já terminados que serão anexados ao produto e, quando anexados, formam o produto acabado. e. Produtos acabados são os produtos já terminados nos quais foi completado o processamento e se caracterizam pela fase final do processo. 4. A eficiência do fluxo de materiais é importante por muitas razões, dentre elas, para a entrega do produto ao cliente no momento certo, quantidade e preço combinado. Além disso, é fundamental para a redução dos custos totais da produção. O cuidado com o planejamento do suprimento de materiais deve ser tomado desde a compra das matérias-primas até a entrega do produto ou serviço final. Quanto ao fluxo de materiais, assinale Verdadeiro (V) ou Falso (F): ( ) O fluxo de materiais representa a movimentação dos materiais envolvendo todas as entradas e saídas de materiais em uma empresa, assim como a acumulação de estoques. ( ) A função do fluxo de materiais é padronizar as informações dos itens, identificando-os, de forma clara e objetiva, de acordo com suas características, por exemplo, temos macarrão instantâneo, macarrão sêmola, macarrão sem glúten e assim por diante. G e s t ã o d e C o m p r a s , E s t o q u e e C u s t o s at iv id ad es d e es tu do ( ) Quando as matérias-primas são repostas constantemente e a armazenagem ocorre de acordo com as limitações de tempo e de espaço, com procedimentos de segurança e de controle de armazenagem, além da utilização e distribuição que reduzam os custos da empresa, consideramos esse processo um fluxo de materiais eficaz. ( ) No fluxo de materiais, se percebe os diversos caminhos pelos quais os materiais passam, em que são transformados, adaptados, alterados, modificando-se no decor- rer desse percurso, passando de matéria-prima para materiais em processamento, depois, para materiais semiacabados para serem transformados em um ou mais produtos. 5. Dentro de uma empresa, os estoques desempenham função muito importante, agindo como regulador para o abastecimento da produção, por outro lado, também, são o diferencial diante da concorrência, impulsionando as vendas; atendendo às necessidades dos clientes e evitando esperas indesejadas. Diante desse contexto, assinale a alternativa correta a. Entre as funções principais do estoque está a garantia do abastecimento de materiais, neutralizando os efeitos de investimentos em ações e debêntures da empresa. b. Uma das funções principais do estoque é proporcionar economia de escala por meio da compra ou produção de lotes econômicos. c. Apesar de o estoque ser importante para a empresa, não possui funções principais relevantes. d. Não é função do estoque proporcionar economias de escala por meio da rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. e. Entre as funções principais do estoque não está presente a garantia de abastecimento de materiais para evitar dificuldade de compra em períodos de sazonalidade. 6. Conhecer e entender sobre os tipos de estoque de uma empresa é fundamental para o gestor que trabalha com produtos. O tipo de estoque ideal evita que
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