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GESTÃO PATRIMONIAL E LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO
GESTÃO DE PATRIMÔNIO PARA ORGANIZAÇÃO PÚBLICA E PRIVADA
Você está na unidade Gestão de patrimônio para organização pública e privada. Os principais objetivos desta unidade são iniciar o aluno nos conceitos de administração de recursos materiais patrimoniais, verificando as diferenças entre administração voltada para gestão patrimonial para empresas públicas e a administração patrimonial voltada para empresas privadas. Iremos iniciar o aluno nos principais pontos de planejamento, demonstrando como se dá a construção planificada do processo em que ele está engajado – essa etapa contará com exemplos profissionais e principais pontos para a planificação estratégica da gestão de patrimônio. Quais são as principais atribuições da gestão de patrimônio e logística dentro de uma visão macro em uma empresa ou organização em qual ele trabalha ou está inserido, e iremos demonstrar um fluxograma que exemplificaria o layout do início de uma nova demanda: a administração de seu fluxo até a sua disposição no ponto de uso.
Dentro das organizações públicas, iremos focar o atendimento da nova lei 13303 de  2016 à qual, diga-se de passagem, a maioria das organizações públicas ainda não está adequada, porém estão em processo de sidecar, e a lei 8666 de 1994, conhecida como lei das licitações.
1 Conceitos e Importância da Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais para as Organizações Públicas e Privadas
Em primeiro lugar, precisamos definir exatamente o que significa “patrimônio”, para depois desenvolvermos modos de sua gestão. Conforme o Pequeno Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa na sua décima primeira edição (1983, p. 909) patrimônio é:
Herança paterna; bens de família; dote dos originandos; conceito jurídico, complexo de bens materiais ou não, direitos, ações. posse e tudo o mais que pertença a uma pessoa e seja suscetível à apreciação Econômica; definição Contábil, parte jurídica e material da azienda.
Agora que temos o significado global do que é Patrimônio, vamos afunilar para uma definição mais voltada para nós, para o nosso programa de ensino. Conforme Ribeiro e Lacombe (2013, p. 012), patrimônio é:
O patrimônio, no sentido de propriedade econômico-financeira da pessoa física ou jurídica, é o valor do conjunto de bens físicos tais como dinheiro, joias, obras de arte, móveis, imóveis, veículos, máquinas, ferramentas etc. e direitos tais como títulos e contas a receber, aplicações financeiras, etc.
 (equação 1)
Onde:
PL = Patrimônio líquido
A = Ativo patrimonial
P = Passivo exigível
Por exemplo, uma pessoa tem uma casa. Qual é o patrimônio que isso representa? Faz-se a avaliação da casa e chega-se a um valor, porém, essa casa está com impostos atrasados, diversas infiltrações, necessitando urgentemente de uma reforma para enquadrar-se nos requisitos mínimos das normas de habitabilidade. Então, o valor dessa casa, mesmo ela estando em uma área nobre de alta valorização, deve receber o desconto do passivo exigível, ou seja, das obrigações que o dono tem com ela. De uma forma simples, isso seria o passivo exigível.
Por sua vez, o ativo  patrimonial é o valor nominal do bem. Em tese, seria o valor que nos é informado no documento do famigerado IPTU (Imposto Patrimonial Territorial Urbano). Ele não leva em consideração todas as obrigações do proprietário.
Assim, o patrimônio líquido, ou seja, o patrimônio real é a subtração do patrimônio ativo pelo passivo exigível.
A partir do exemplo da residência, podemos concluir que existem diversos componentes que devem ser considerados para que se tenha o valor real de um patrimônio, pois patrimônio é tudo o que se tem menos tudo o que se deve.
1.1 Principais Atribuições da Gestão do Patrimônio
As principais atribuições da gestão de patrimônio são os registros de todas as operações da empresa, seja ela pública ou privada. São os registros de todas as vendas, de todas as entradas, de todas saídas, dos bens, do estoque; é o registro econômico financeiro, dos bens imobilizados, é o tratamento contábil, o acompanhamento da depreciação e, no final, das contas a receber. Dentro das contas a receber há os cuidados com compras e vendas a prazo, com as faturas e duplicatas, enfim, com os registros das operações de venda e, ao final, pelo menos uma vez em cada ano fiscal, deve-se fazer um inventário dos bens patrimoniais, incluindo os estoques e efetuando os devidos ajustes, corrigindo eventuais falhas e registrando no inventário as discrepâncias com a realidade auditada.
1.2 Tipos Patrimoniais
Como patrimônio é tudo o que você tem, existem diversos tipos do que se tem. Dentro de uma empresa, por exemplo, veículos, computadores maquinários, ferramentarias, instalações fabris, instalações administrativas, estoque, tudo são componentes de seu patrimônio. Agora, vamos dar noções sucintas dos tipos de patrimônio, acompanhe suas definições clicando nas abas abaixo.
Patrimônio financeiro
Patrimônio realizável
Patrimônio intangível
Ações
Patrimônio imobilizado
Patrimônio financeiro de uma maneira geral é tudo aquilo que pode se transformar ou estar prontamente disponível para ser utilizado para um fim, para um propósito, como comprar algo ou suprir uma necessidade; ou seja, dinheiro é o principal patrimônio financeiro. São também considerados patrimônios financeiros: depósitos à vista, saldo de credores, dinheiro que se tem no caixa da empresa ou em conta corrente dela, ouro, prata, joias de fácil comercialização, fundos que não tenham prazo de saque, poupança, enfim, todo o recurso que possa estar prontamente disponível para a empresa utilizar. 
Muitas vezes, confunde-se que ações, investimentos em renda fixa que não podem ser prontamente disponibilizados (como recursos de investimentos a longo prazo) e bens imóveis fazem parte do patrimônio financeiro; não o fazem, pois não estão prontamente disponíveis para uso.
Alguns desses recursos, historicamente muito utilizados no Brasil, são investimentos em moeda estrangeira,  o que faz parte do patrimônio financeiro; no entanto, existe um risco nesse patrimônio, pois o câmbio é flutuante. No Brasil, mesmo não havendo a cultura de investimento em ouro ou joias por diversos motivos, é preciso reconhecer que esses bens são patrimônios financeiros e também sofrem flutuações de mercado.
Assim, o valor do bem imobilizado não é fixo no decorrer do tempo, ele varia; alguns patrimônios podem sofrer valorização, tais como terrenos que quando adquiridos estavam em locais ermos e, com o desenvolvimento urbano, encontram-se em locais valorizados; outros tem uma depreciação histórica já registrada, tais como veículos, incluindo veículos de carga. Todas essas variáveis são utilizadas para compor o valor real do patrimônio imobilizado.
O valor do imóvel é o valor do terreno somado ao custo de construção e ao lucro que foi pago pela operação. Esse valor muitas vezes não representa o valor do patrimônio imobilizado, pois ele pode ser maior ou menor. Vai depender do que o mercado pagar por esse patrimônio no ato da venda.
2 Administração de materiais
#ParaCegoVer: A imagem mostra duas pessoas em ambiente de trabalho, a mulher segura um tablete e o homem segura uma caixa de papelão. Imagem para lembrar o aluno que sempre haverá um inventário e que deve ser utilizada uma ferramenta de gestão integrada.
O planejamento é uma parte fundamental na gestão patrimonial. Imagine uma base que será instalada na Antártida e, no momento da instalação, percebe-se que falta uma porca cuja ausência impede toda a estrutura de ser montada. Leve em consideração que a loja de venda de materiais de construção mais próxima está a 50.000km de distância. Essa seria a porca mais cara do mundo.
Muitos alunos irão dizer: “basta levar um monte dessas porcas para que, mesmo que uma quebre, não falte.” Esse raciocínio não está considerando que qualquer espaço em um navio que vai ser utilizado para o transporte para a instalação de uma base na Antártida – que não é qualquer tipo de navio – é muito restrita e cada metro cúbico é extremamentecaro; o raciocínio desconsidera que há inúmeros outros materiais e suprimentos que devem ser transportados, além da referida porca.
Então concluímos que é responsabilidade da gestão do material se dar de forma superlativa com o simples objetivo de garantir a operação. A gestão não deve ser delgada em demasia, de modo a não prever quebras ou alguns desvios na produção cuja ocorrência paralise a instalação e inviabilize a operação.
Então, qual é a solução? Essa solução está na planificação do processo em seus mínimos detalhes.
Vejam que o exemplo dado foi hipotético, porém, ele é muito real e se aplica a qualquer indústria.
Por outro lado, a compra de materiais não pode ser pequena demais que falte na operação. A compra de material deverá ser exata para o seu consumo sem que falte ou sobre material.
O planejamento de materiais afeta inclusive o crescimento do patrimônio. No mundo hospitalar, o que mais gera dinheiro são as operações de alta complexidade, pois são procedimentos que utilizam mão de obra especializada, equipamentos de altíssimo custo e diversos materiais e profissionais, como anestesistas, enfermeiras instrumentalistas e auxiliares que complementam o que é necessário para viabilizar essa ou aquela operação. Imaginem o que ocorreria na falta de uma simples gaze? Isso pode inviabilizar a operação. A falta de local de armazenamento de uma simples gaze pode inviabilizar o negócio de um hospital; pode parecer brincadeira, mas 9 de cada 10 cursos de gestão hospitalar dão exemplos históricos como esses, em que a falta de gestão dos recursos e materiais consumiu o investimento de milhões feitos em patrimônio físico, construindo inúmeras salas para procedimentos cirúrgicos sem aumentar locais para armazenamento de toalhas, gazes e instrumentos. Em alguns hospitais, essa é a atual situação – digo “é” pois recentemente cirurgiões me relataram que são eles que levam seus materiais para os hospitais onde há frequentes falhas na administração de materiais. Então, fica configurado que o crescimento desordenado, onde não há a planificação das atividades entre a parte física e a parte material, inverte a curva lucrativa e transforma a empresa de lucrativa, que gera lucros, a uma empresa que amarga prejuízos. Obviamente, isso também ocorre com a gestão de recursos humanos.
Sabemos que ninguém nasce com conhecimento, então, formar cultura e acumular experiência é algo na gestão que deve muito ser valorizado, pois é a partir da análise das experiências que o processo se torna dinâmico. São essas expediências que antecipam problemas. Antecipar problema é o que destaca um bom profissional gestor.
Por exemplo, quando é dada a um gestor a gestão de um novo produto do qual ele não sabe absolutamente nada, a primeira atitude é se informar sobre suas características e como geri-lo e armazená-lo. Cada produto tem suas características; alguns são mais complexos e outros mais simples, mas cada um tem sua característica. Cerveja, por exemplo: quem gosta de cerveja sabe que não é bom que ela fique armazenada por mais de 6 meses; as artesanais pasteurizadas por mais de 3 meses; as filtradas vivas por mais de 1 mês; e as não filtradas por mais de 15 dias.
O dono do estabelecimento atribuiu a gestão do estoque de cerveja a esse gestor; claro que essa é uma entre as suas diversas atribuições, mas ele não conhece o produto, não sabe quanto tempo decorre entre o pedido e a chegada do pedido, não tem noção do espaço que é necessário para armazenar o produto e tampouco qual a temperatura adequada para o armazenamento.
Que informação está faltando?
Está faltando o nível de consumo, e mais especificamente: quanto de cada tipo de cerveja é consumido e quanto é consumido por dia; no caso das cervejas vivas não filtradas, quais os dias de pico, pois estas somente poderão ser servidas por duas semanas e depois são perdidas, gerando prejuízo.
Como se calcula isso?
Isso é muito importante, pois essas informações são vitais para determinar todo o restante.
Infelizmente não há uma fórmula mágica para obter essas respostas, elas dependem principalmente da experiência. Em alguns lugares da cidade de Porto Alegre, o dia de maior movimento é sexta-feira; em outros lugares, os picos são aos sábados e, em outros lugares, por incrível que possa parecer, são em dia de jogo de futebol e às quintas-feiras. Então, mesmo dentro uma única cidade, há regionalizações, o que reforça a teoria da experiência local.
Há alguns tipos de injeções hospitalares que custam mais de 5 mil reais a dose; elas têm um tempo de 24h de vida e, se não forem utilizadas, são descartadas e demoram mais de duas semanas para serem entregues.
Pode-se considerar esta a pior situação na gestão do estoque: quando o tempo de pedido supera o tempo de consumo. Como essas injeções custam muito caro e como foi detectada uma altíssima taxa de descarte, o poder público atualmente envia enfermeiros(as) na residência do paciente para aplicar a injeção com agendamento prévio, e a única obrigação do paciente é estar em casa no horário agendado. Pode não parecer, mas a adoção dessa estratégia foi o resultado da gestão de materiais. Imagine: paga-se o quilômetro rodado para um enfermeiro, o tempo de deslocamento e o tempo de aplicação, pois a experiência levou à conclusão que essa é a melhor saída para o ambiente público. No ambiente privado, o paciente paga antecipadamente pelo procedimento na clínica, agenda o dia e a hora da aplicação. Qual a diferença? O ambiente privado é muito mais econômico, pois não há a necessidade de pagar pelo deslocamento de toda uma estrutura para aplicar uma injeção quando o paciente é quem irá amargar o prejuízo caso ele falte.
No ambiente público, se não houver todo esse aparato, a injeção é jogada fora, ou melhor, descartada sem utilização, e o sistema todo sofre o prejuízo. Assim, torna-se mais econômico não descartar a dose e pagar pelo deslocamento de toda uma estrutura para a aplicação da injeção.
2.1 Administração patrimonial no ambiente público
No ambiente público, temos ainda que verificar o tempo de aquisição pois, diferentemente do ambiente privado, a aquisição de bens pela esfera pública deve seguir toda uma legislação extremamente rígida e complexa, com diversas ramificações e tribunais de controle, auditorias externas e internas.
Existe toda uma cadeia de controle e fiscalização para garantir, acima de qualquer suspeita, que as aquisições e serviços prestados para o ambiente público sejam transparentes e cristalinos; que os procedimentos da administração pública sejam isentos de ilegalidade. Independentemente das denúncias e de todos os processos de que temos notícias, diante de um volume de milhares de municípios na esfera pública – mais de 5.600 da última vez que ouvi sobre essa contagem, 26 capitais e 26 estados – os casos de ilegalidade representam uma minoria.
2.2 Os princípios na aquisição de bens na esfera pública
A publicidade: todo ato da administração pública deve ser formal e público; trocando em miúdos, deve ser publicado em sites, periódicos, diários oficiais, enfim, em todos os meios de comunicação de alta circulação para que todo cidadão tenha acesso. Ao meu ver, o que torna os processos com a maior garantia de legalidade é o amplo conhecimento da população produtiva de um modo geral, dos atos da administração pública.
Quando falamos que o processo deve ser formal, ele deve ser escrito. Todas as etapas de compra devem ser descritas como se fossem atas, relatando todo o ocorrido.
Porém, a administração pública tem também outros princípios constitucionais. Eles são descritos no Artigo 37 da Constituição Federal de 1988, que citamos: “Administração pública direta e indireta de qualquer dos poderes da união, estados, do Distrito Federal e dos municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.”
Como já falado, a meu ver, o que torna o processo cristalino é o da publicidade.
Acompanhe no recurso abaixo a definição de outros princípios.
· Princípio da legalidade
O título já é autoexplicativo,pois ele diz que todas as ações das administrações públicas devem seguir as leis que lhes são atribuídas; a meu ver, isso não é restritivo ao funcionário público; protege-o, na verdade, pois se o funcionário está amparado em lei, ele não só pode como deve segui-la; é o que garante que ele não estará sendo abusivo em sua tomada de decisão. Isso quer dizer para a gestão de patrimônio que a compra deve correr de forma legal e de um fornecedor legal. Nada de comprar de camelô ou barraquinhas de esquina que não pagam os devidos encargos sociais a seus funcionários.
· Princípio da impessoalidade
Esse é possivelmente o mais complicado, pois dificulta muito o processo de compra. O mercado, seja qual for o ramo, tem bons fornecedores e maus fornecedores; assim, fica a questão: como separar o joio do trigo? É uma tarefa muito difícil. Como fazer uma boa compra tendo como fornecedor um mau fornecedor? Essa é a etapa mais difícil na compra, porém, geralmente essa atribuição advém das especificações dos órgãos demandantes ou de setores de suporte e/ou colaboração técnica, tais como engenharia, almoxarifado, telecomunicações e infraestrutura, e também é muito comum o auxilio técnico da tecnologia da informação (TI). São eles que vão fazer as especificações do que será comprado, e o departamento de licitações fará a seleção do fornecedor, independentemente de quem seja esse fornecedor, bom ou mau, desde que ele atenda aos critérios estabelecidos pelos órgãos assessores, eles serão contratados para fornecer e/ou prestar os serviços descritos no processo.
· Princípio da moralidade
Esse é difícil princípio de ser descrito, pois a meu ver, depende do bom senso e do julgamento pessoal pois, o bem e o mal, só interpretações de cada pessoa, o justo e o injusto também são interpretações de cada pessoa, o honesto e o desonesto, muitas vezes caracterizado pelo descumprimento direto de uma lei muitas vezes também é a interpretação de algo pessoal. Assim, a moralidade é o resultado processo de construção de nossa base cultural social. Antigamente usar um biquíni na praia era imoral e hoje é normal, então no processo de construção cultural a cultura diferentemente da história é algo mutável e sempre atual.
· Princípio da eficiência
Diferentemente do que mais é alardeado pelos noticiários, existem muitos serviços públicos que são muito eficientes, como por exemplo: eu considero a Receita Federal muito eficiente, os bancos públicos muito eficientes, também considero os serviços cartoriais muito eficientes, a publicação do diário oficial também é muito eficiente. Basicamente, o princípio da eficiência é a prestação de serviços rápidos, perfeitos, mas se é difícil de se obter isso na esfera privada, imagina na pública. Ainda assim temos exemplos de diversas tentativas de tornar o serviço público mais rápido e eficiente.
3 Planejamento estratégico do patrimônio
Da mesma forma que no ambiente privado, o ambiente público também deve planejar o seu crescimento ordenado, sustentável por assim dizer. Em outras palavras, o gestor público deve evitar o que aconteceu por diversas vezes no ambiente privado, que registrou crescimento desordenado e transformou empresas lucrativas, que registraram lucro e crescimento, em empresas deficitárias, que registraram e amargaram prejuízos patrimoniais e resultados financeiros negativos.
Assim sendo, a empresa privada aprendeu que, para seu crescimento, ela deve planificar suas ações – adotaram-se amplamente as técnicas de gestão em que são discriminados os fluxos dentro de um planejamento para atingir uma meta. Primeiro, define-se a meta; depois, configura-se a situação presente. É traçada uma linha reta entre os dois pontos, e são anexadas dentro dessa linha todas as necessidades que se deve ter para atingir o objetivo, situação desejada no final. Porém, os objetivos traçados devem ser tangíveis, isso quer dizer reais; essa é a principal diferença entre o objetivo de uma empresa privada e o objetivo traçado em uma empresa pública – onde muitas vezes o resultado que se quer é algo não palpável. Hoje, a administração pública mudou esse cenário principalmente na educação, efetuando índices e testes para acompanhar o desenvolvimento; um exemplo disso é o Enem. Infelizmente, a educação nos últimos anos tem tido resultados em que, ao invés de crescimento no conhecimento da população, tem-se obtido cada vez mais uma população com menos conhecimento (ou seja, cada vez notas piores). Não é objetivo aqui polemizar a respeito da educação; deseja-se apenas tornar claro que dinheiro muitas vezes não é o problema, pois durante os últimos 20 anos houve o crescimento do investimento em educação, e o resultado apontou para o lado oposto, em todos os índices. É difícil obter na esfera privada exemplos de alto investimento e péssimos resultados, isso porque nessa esfera quem cria seus índices é a própria empresa; eles não passam pelo conhecimento popular. Porém, isso se registra em diversas startups, as queridinhas do mercado econômico hoje em dia – as startups iniciam com a proposta de um projeto, o qual geralmente tem o intuito de tornar um item também acessível a uma maior parcela da população. Existe o exemplo de uma startup que tinha o objetivo de fazer sucos naturais, pegando o néctar da fruta – ou melhor, extraindo o suco da fruta desidratando-a, embalando-o em sachês e passando-os por uma máquina que iria reidratar o suco – para atingir uma parcela da população que não tinha acesso a um pomar ou a frutas do suco que se queria consumir. O diferencial é que seriam sucos 100% naturais e orgânicos, isso quer dizer que, mesmo que uma pessoa não tivesse acesso a uma fruta, ele poderia prova-la – por exemplo, o consumidor poderia tomar suco de graviola mesmo não tendo acesso a essa fruta. A aceitação da ideia foi estrondosa e essa startup recebeu uma enormidade de fundos (muito maior do que o projeto necessitaria) de pessoas com interesse no produto. A administração tentou fazer um produto proporcional à quantidade de recursos que tinha recebido do mercado, obtendo como resultado um produto extremamente caro, um sachê igualmente caro, com uma quantidade de frutas limitadas, e absolutamente não teve sucesso em suas vendas. Assim sendo, esse é um dos casos que se pode demonstrar dentro da esfera privada, onde o excesso de recursos desvirtuou o projeto e obteve o resultado inverso do traçado.
Esses são exemplos difíceis de serem encontrados no mercado, pois diferentemente da esfera pública, a privada não tem índices que devam ser atingidos: ou a iniciativa dá certo ou dá errado, e é o mercado que se regula para isso. É assim que funciona a esfera privada.
A esfera pública gera registro de índices, assim podemos acompanhar o seu progresso, pois o governo, ou melhor, o estado, é algo que transcende o governo e nos acompanhará durante toda a nossa vida. A esfera privada aprende pela falha da gestão pública, mas o inverso é difícil.
Aqui estamos tentando exemplificar um modo, dos vários que existem, de como planificar um processo dentro da esfera privada, porém, ainda falta um item.
Existe a etapa da captação de recursos uma vez que o processo esteja planificado, da situação atual até o objetivo desejado, incluindo todas as etapas intermediárias e necessárias para chegar ao objetivo final. Aí vem o que costumamos chamar de “a dolorida”, a conta, a estimativa orçamentária que será destinada para esse projeto. Os orçamentos são itens técnicos que se obtêm diretamente junto ao mercado que oferta os itens quantificados na planificação do processo. Por exemplo, o projeto da construção de uma residência se inicia com o terreno, sendo essa nossa situação atual, e no final do projeto temos o orçamento que vem junto com o cronograma físico-financeiro.
Peço desculpas por ter citado política – foi apenas um exemplo didático, pois caracteriza uma situação palpável, onde podemos aprender e expor objetivos reais. Não estamos aqui criticando a política, apenas analisando com critérios técnicos a situação real e aplicando-a à gestão patrimonial.Não vamos entrar no campo da análise, julgar se a política adotada foi certa ou errada; apenas pegamos os dados e os trazemos para nosso trabalho.
3.1 Planejamento no setor público
Bem, a essa altura o aluno já tem pleno conhecimento de como iniciar uma planificação e analisar criticamente todas as necessidades intermediárias para almejar o objetivo final; sabe que deverão ser destinados recursos para que esse objetivo seja atingido, e também ficou informado de que ele deve criar seus índices a fim de aferir se seus resultados estão sendo atingidos. Deve, além disso, efetuar algumas correções para sanar desvios que esses índices criados por ele apontem.
Quando falamos de esfera pública, o assunto é mais complicado, pois além de termos todos esses processos da esfera privada também temos que passar pela etapa de captação de recursos que, diferentemente da esfera privada, onde se apresenta a ideia para a diretoria ou para o gestor de recursos então implementá-la, no setor público não se pode proceder da mesma forma. Conforme a constituição, todos os gastos do setor público devem ser planificados, projetados e formalizados através de leis específicas; estamos falando aqui do PPA – plano plurianual, da LDO – lei de diretrizes orçamentárias, ou dá LOA – lei orçamentária anual.
O plano plurianual é gerado pelos macro desafios, visão estratégica das diretrizes e bases das políticas adotadas. Consiste em situações temáticas gerais das políticas públicas, áreas multidisciplinares que se espalham por todo o território nacional. Temas como energia, infraestrutura, agricultura e sistema de saúde são abordados no PPA e são tratados como painéis temáticos.
Assim, o projeto deve ser priorizado e estar dentro da escolha da política pública adotada, que deve ter um conhecimento total, profundo e detalhado de todo o projeto, do início ao seu objetivo final. Trata-se de construções de estradas, hidrelétricas e programas estruturantes de uma maneira geral, as quais são obras que transcendem a duração de um governo e devem, portanto, constar no PPA.
· Conclui-se que, da mesma forma como ocorre no ambiente privado, o planejamento no setor público deve ter:
· A política pública a ser adotada, incluindo as instituições relacionadas, a estimativa de custos e um conhecimento profundo de todo o projeto.
· A orientação técnica, metas tangíveis e objetivos claros, incluindo o local onde será realizado o investimento, com uma aceitação prévia do projeto pelos organismos intermediários.
· A exposição do impacto do projeto nessa situação atual contrastando com objetivo após a implantação.
· Conclusão acerca da executabilidade do projeto dentro da conjuntura econômica quando de sua apresentação, e o que se pretende com ele.
· Objetivos claros de como o serviço ou bem será ofertado à população, tais como a incorporação de novos valores para política pública e como isso irá afetar a organização e os agentes que receberão esses instrumentos.
· Declaração dos índices que serão criados para seu acompanhamento, incluindo os impactos na sociedade.
Para além do que ocorre na iniciativa privada, é necessário ainda que o projeto seja apresentado de forma muito convincente para o congresso, no caso da esfera Federal, e que seja aprovado pelos deputados, senadores e sancionado pelo presidente, o qual poderá então ter acesso aos recursos para dar início ao projeto.
3.2 Organização o patrimônio
A essa altura, é bom que façamos um balanço de todas as informações que foram passadas até aqui.
Iniciamos com o conceito do que é patrimônio, a definição de patrimônio e as principais responsabilidades e atribuições na gestão do patrimônio, listando diversos tipos de patrimônio. Como concluímos que popularmente as pessoas acreditam que patrimônio sejam “coisas”, objetos, ampliamos essa noção para patrimônios dos mais diversos tipos, incluindo patrimônios intangíveis e imobilizados. Expusemos a importância da gestão dos materiais dentro de um crescimento sustentável, dando exemplos de como crescimentos desordenados foram caóticos, tanto na esfera pública como na esfera privada, e apresentamos exemplos reais de situações registradas historicamente que embasam a importância de um crescimento sustentável.
Dentro da gestão, exemplificamos os principais itens que devem ser constantemente acompanhados pelo gestor patrimonial, os quais muitas vezes são suprimidos de suas planilhas – itens como garantia e controle de estoque com uma curva de seu consumo a fim de evitar prejuízos. Expusemos os princípios da administração pública e, no vídeo, elencamos todas as etapas de um processo de aquisição de bens pela esfera pública.
Por fim, expusemos a importância de um planejamento estratégico dando um exemplo de como fazer a planificação de um projeto que constará no planejamento estratégico de uma empresa. Tratando do setor público, apontamos para o PPA (Plano Plurianual), para a LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias), e para a LOA (Lei Orçamentária Anual), e indicamos que todos os projetos a serem implantados pelo setor público devem ser priorizados no PPA e aprovados nas leis orçamentárias dentro de um cronograma físico financeiro ou, muitas vezes, apenas financeiro, como um orçamento de simples aplicação.
Agora vamos dar início a exemplos de controle efetuados pela gestão de patrimônio; o aluno deve manter em foco as principais responsabilidades do gestor de patrimônio.
4 Controle do imobilizado
Primeiramente, devemos ter em mente como se dá o controle do patrimônio. De uma maneira geral, todo o controle patrimonial é feito através de tabelas, as quais, por mais simples que sejam, devem apresentar no mínimo o assunto de que tratam: geralmente, tabela veículos se refere a veículos, cadeiras se referem a cadeiras, etc. Esse seriam basicamente os títulos utilizados para cada tabela feita.
A cada vez que se realiza uma compra, o gestor patrimonial deverá registrar a data em que foi feita a compra, a nota fiscal com seu número pelo menos, e o quanto foi gasto para adquirir esse bem. Normalmente, as empresas irão revender esse produto, então também é necessária uma coluna com a devida denominação do valor da venda; geralmente, a coluna que indica o valor que foi pago por um produto deve ser uma coluna chamada “débito” - pois foi tirado o dinheiro do caixa para adquirir um produto. Geralmente, a coluna que indica os valores de venda é denominada “crédito”. Lembrem que estamos falando de uma quantidade mínima de informações que devem ser registradas.
#ParaCegoVer: A imagem mostra quatro pilhas de moedas em ordem decrescente, da esquerda para a direita. Uma seta acompanha a curva decrescente das pilhas e sobre ela há a palavra “depreciação”.
A imagem acima serve para nos lembrar que os itens imobilizados têm uma coluna própria, a qual não devemos esquecer: ela se chama depreciação. É aquela coluna que gera frustração a cada vez que vamos vender o nosso carro, mas é assim mesmo no processo contábil: um bem que já ultrapassou sua vida útil não tem valor. Digamos que carro é um item de conhecimento comum; geralmente na vida de uma pessoa, em algum momento, ela vai adquirir um carro. A forma como se adquire um carro é tida como padrão de mercado, considerando que o tempo de vida útil do automóvel é de cinco anos, então, contabilmente após esse período o item não tem mais valor.
“Professor, mas há carros que funcionam durante trinta anos, quarenta anos”! Verdade, porém há o gasto com manutenção; se forem feitas todas as manutenções corretivas, todas as revisões em todas as quilometragens obedecendo o tempo e a quilometragem, irá se investir mais em peças e consertos do que permite a rentabilidade do item na função do serviço para o qual foi adquirido. Maquinário pesado obviamente tem tempo de vida maior, como tratores, caminhões, escavadeiras, retroescavadeiras e bombadeiras; estes são maquinários que têm o tempo de vida muito maior do que um carro, no entanto o tempo de vida desses bens não é do conhecimento público, enquanto o do carro é. Assim convencionou-se que após 5 anoso carro empatou sua curva de depreciação com a curva de manutenção; esse seria o ponto crítico em que essas duas curvas gráficas se cruzam, e assim considera-se que o bem não tem mais valor.
Vale relembrar que geralmente os patrimoniais imobilizados têm o que se chama de número imobilizado; na maioria das esferas públicas aparecem na forma de placas de alumínio com um código de barras ou com o número de patrimônio.
Dentro do registro no número de patrimônio, há todos os registros contábeis de que falamos anteriormente: número da nota fiscal da compra, data da aquisição, tipo do bem, onde ele está ou deveria estar alocado e índice de depreciação. Sistemas mais completos ainda teriam o registro do empenho ou do pagamento e, além dos dados contábeis, podem constar também dados de rastreamento, inclusive de quem recebeu o bem. Porém, os dados de rastreamento geralmente estão em sistemas que leitura de código “Qwerty” e, ao invés de placas coladas ou rebitadas, constam em selos adesivos, alguns já pré-picotados evitando que alguém os rasgue ou retire.
4.1 Inventário
Temos que lembrar que todo o estoque deve ter um controle de entrada, saída e saldo, estamos falando de registros mínimos que devem constar no controle de estoques.
Até onde eu sei, não existe uma lei que obriga ou indique a periodicidade com que inventários devem ocorrer. Porém, a projeção de mercado ocorre no mínimo uma vez por ano. Os inventários são basicamente direcionados aos estoques ou, tecnicamente falando, aos controles contábeis da gestão física.
É comum ocorrerem divergências na ocasião do inventário; se for o caso, no ambiente público é obrigatória a investigação ou o levantamento causador da divergência, que pode ou não gerar um processo administrativo disciplinar, conforme estatuto do funcionalismo público, documento regulador da atuação do funcionário e que descreve direitos e deveres.
Essas diferenças são registradas com o valor da aquisição, não com o valor do bem considerando sua depreciação. Em outras palavras, você comprou 30 carros, cada um a R$ 10.000,00 o vendeu eles por 5 anos a R$ 15.000,00 cada.
Como já citamos, o valor do carro nominal deprecia R$ 2.000,00 por ano. Digamos que, no inventário, observou-se uma discrepância de cinco carros. Um carro é um bem que vai ter que gerar uma investigação para apurar os fatos, porém, independentemente do ano em que se verificou a discrepância, o valor lançado na planilha é o valor de aquisição, os R$ 10.000,00.
Entre as diversas contas contábeis, geralmente essa discrepância será um valor que entrará na conta de perdas do inventário.
4.2 Cuidado com perecível
Dependendo do tipo de estoque, o gestor de patrimônio tem como principal atribuição a gestão de um patrimônio que é perecível, onde existe uma vigilância sanitária extremamente exigente e diversas regras e leis que devem ser obedecidas para que resulte em uma prestação de serviço ou oferta de produto dentro dos padrões salutares de mercado. É responsabilidade de um gestor a gestão e o aferimento das condições de armazenamento e controle das datas de vencimento dos produtos adquiridos.
Na esfera pública, existe também armazenamento de bens perecíveis, chamado em grande parte de estoques reguladores, e muito foi noticiado que a falta de gestão desses estoques reguladores culminaram na destruição de toneladas de alimento que, ao invés de serem consumidos, foram descartados, por isso essa observação específica.
4.3 Controle de contas a pagar e a receber
Contas a receber e contas a pagar têm exatamente a mesma planilha com exatamente os mesmos campos, só que em uma geralmente está escrito “vendas”, que significam as “vendas” realizadas, e a outra leva o nome de “compras”, que são as aquisições obrigatórias para beneficiar um bem e depois revender. Por exemplo, para fabricar salsicha necessita-se comprar carne, então compra-se a carne se beneficia a carne, a qual é então vendida para os mercados. A operação de compra da carne, quando é comprada a prazo, é registrada um uma planilha de contas a pagar, que geralmente inicia com o prazo de 7 dias a vencimentos de até 90 e até 120 dias. Isso igualmente ocorre nas contas a receber.
Mesmo sendo planilhas extremamente iguais com exatamente as mesmas colunas e mesmas linhas, elas têm responsabilidades diferentes distintas.
É muito comum no Brasil fazer vendas a prazo que geram um documento chamado de “duplicatas”; esse tipo de operação tem respaldo em uma antiga lei, a número 5474 de 1968.
Há risco na venda a prazo e na quitação do bem no prazo prometido, por isso o mercado lança mão de algumas ferramentas e cede um crédito a seu computador. Claro que no final sempre é uma relação de confiança entre ambas as partes, porém, é feito um levantamento cadastral e verificado junto aos órgãos de controle, tais como SPC e SERASA, a presença de registros com aquele CPF.
Atualmente, também existe algo chamado de credit score, que é mais utilizado junto aos bancos. Em suma, trata-se do acompanhamento de sua vida junto ao crédito que lhe foi concedido, o que quer dizer que quanto mais crédito você tira do mercado e quanto mais você paga seu crédito em dia sem atrasos, maior é seu score. Isso resulta no fato de que pessoas que nunca tomaram empréstimos não têm um score alto, pois para essas pessoas o crédito será baseado apenas em patrimônio próprio, e pessoas que tomam crédito e o pagam corretamente têm um score maior.
É normal empresas tomarem recursos para alavancarem seu negócio e acelerarem seu crescimento. Como mencionado, há diversas formar de tomar recursos do mercado, porém, o caso aqui deste item trata do negócio direto com seu fornecedor ou cliente.
Então, quais são os cuidados que a pessoa ou gestor deve ter quanto ao controle das contas a receber?
É fazer uma boa pesquisa do cliente analisando o risco de crédito a ser concedido. Essa pesquisa deve ser feita através dos órgãos de controle que existem no país, já citados no item anterior.
O registro da operação deve ser feito na data de sua quitação; o dia em que esse crédito deverá entrar ou ser liquidado deve ser anotado na planilha ou na ferramenta de gestão adotada. Um setor específico, que é o que controla as contas a receber, deverá acompanhar a quitação desse saldo a receber.
A planilha deve ser organizada de forma que fique fácil de ser consultado cada item a partir da data de referência. Em outras palavras, sempre que a planilha fora atualizada, comumente usa-se o termo rodas a planilha (creio que é porque surge um círculo que fica girando enquanto o sistema faz os cálculos). Também é comum que os créditos que irão ser recebidos sejam agrupados em colunas de – Créditos Recebíveis em 7 dias, Créditos Recebíveis após 7 dias até 14 dias, Créditos Recebíveis após 14 dias até 1 mês, Créditos Recebíveis após 1 mês até 2 meses, Créditos Recebiveis após 2 meses até 3 meses e por fim, a última coluna de agrupamento, Créditos Recebíveis após 3 meses até 4 meses. O nome das colunas pode alterar, porém o contexto é o mesmo, de valor que a empresa irá receber e o período em que ela vai receber. Isto é importante para organizar e priorizar as compras de insumos que abastecerão a produção.
Porém, sempre haverá aquelas transações que não são quitadas; elas devem ficar evidenciadas em subtotais vencidos e não pagos. A planilha sempre deve ter um saldo que indique os valores quitados e pagos e vencidos e não pagos. Geralmente, existe um setor dentro das empresas que acompanha a saúde das operações realizadas e vai ajustando-as dentro dos padrões da conjuntura econômica, políticas de crédito mais restritivas ou menos restritivas. A partir daí, é possível obter a verificação da saúde na eficiência da cedência dos créditos, o que é uma forma analítica de verificação dos números.
Se, por um lado, na venda a prazo deve ser feita uma análise de risco do cliente que está comprando para verificar se é seguro conceder-lhe crédito, por outro lado, é comum tomar crédito também de seus fornecedores de matéria-prima. A empresa deverá observar a correçãodas parcelas a serem pagas, dos valores envolvidos e de toda a descrição do contrato de compra com pagamento futuro. Assim, a responsabilidade de quem concede o crédito é analisar o risco dessa concessão e a responsabilidade de quem recebe o crédito é analisar no contrato se as parcelas estão em de acordo os valores conforme combinados na negociação.
4.4 Layout – dentro da organização – considerando uma empresa pública de economia mista
Como exemplo, utilizaremos uma estrutura de empresa pública de economia mista da administração direta.
O departamento de patrimônio está ligado a um núcleo de bens e serviços, a qual está ligada a uma diretoria administrativa dependendo da organização do layout, conforme figura 3.
Dentro dessa organização, o patrimônio tem uma superintendência própria e subdividida em áreas de atuação, gerências, tais como: gerência de patrimônio imobilizado, gerência de contas (trata do acompanhamento das contas a receber, contas a pagar), gerência de compras (onde é feito todo levantamento e processos e procedimentos para as compras), gerência de bens de consumo (é a que controla os estoques dos insumos consumidos), gerência de arquivos, onde se organizam e se arquivam os registros de todos os negócios realizados.
A área de arquivo é importante para suprimir dúvidas em processos jurídicos; os arquivos em especial têm um custo elevado de implantação, pois exigem em alguns casos guarda de arquivos superiores a trinta anos. Isso eleva o custo de implantação.
Uma pequena observação aqui é que, na esfera pública, existe a unidade de licitação, a qual é ligada diretamente ao presidente, compõe a diretoria do órgão e responde somente para o presidente. Essa unidade não pode, por regimento, estar subordinada a nenhuma outra pessoa ou órgão que a impeça de realizar suas funções com isonomia.
O layout abaixo é um exemplo hipotético, mas muito próximo da realidade. Geralmente dentro de uma presidência há um quadro de diretores, com muitas outras atividades, e dentro da diretoria administrativa também há diversas outras superintendências além das citadas, porém, fiz questão de citar a engenharia, já que ela é um dos centros de cooperação técnica obrigatório que garante um bom funcionamento do setor de compras, o qual é um setor dentro do setor de patrimônio. Isso não é uma obrigatoriedade, porém, há uma relação de afinidade dos trabalhos desenvolvidos pela engenharia. Por exemplo, o setor de engenharia dispõe de um setor de avaliação que não é ligado ao setor de patrimônio, pois o setor de avaliação de imóveis está muito mais ligado a construção do imóvel que é um item de conhecimento técnico dos setores de arquitetura e engenharia, do que do setor de patrimônio então o setor de engenharia fornece informações para o setor de Patrimônio. Outro exemplo de interrelação com setores distintos é o setor de móveis. Móveis, são itens de patrimônio. Os projetos dos móveis são elaborados pela Engenharia, porém é o setor de Patrimônio que adquire o mobiliário. Em ambos os casos eles estão ligados à mesma diretoria, que geralmente é uma diretoria paralela, que não atua para a atividade fim de um banco por exemplo (a atividade fim de um Banco é vender e comprar dinheiro). Estes setores mesmo não tendo relação direta com a atividade fim da empresa são muito importantes para que a empresa tenha a estrutura necessária para que funcione. De uma maneira geral, o patrimônio compra os insumos que são utilizados na aplicação dos projetos de engenharia. É de conhecimento do mercado que todas as experiências de bancos públicos que terceirizaram o setor de engenharia amargaram um aumento de custo de implantação e manutenção exponenciais em suas instalações.
Na minha análise isso ocorreu, pois quando se tem a obrigação de contratar seguindo os princípios constitucionais, o órgão que garanta a qualidade deve existir.
Devemos lembrar que os princípios constitucionais que devem ser obrigatoriamente seguidos são: publicidade, legalidade, impessoalidade, moralidade e o da eficiência.
A esfera privada não precisa respeitar absolutamente qualquer um desses princípios; não é econômico para ela seguir esses princípios. Ela geralmente contrata quem ela conhece, em quem ela confia, com quem ela já teve relações de sucesso e quer aprofundar os laços de trabalho. Então, pode pagar mais ou até pagar menos que, mesmo assim, terá uma estrutura muito mais barata para sua operação. Além de tudo, não utiliza dinheiro público, sendo ela mesma a ÚNICA responsável pelo sucesso ou a única a amargar pelo fracasso de seus investimentos.
A figura 3 apresenta uma proposta de layout da estrutura de uma organização pública fictícia. Como uma empresa privada pode contratar profissionais que participem do círculo pessoal da diretoria, sem ter que obedecer qualquer regra ou lei, dois setores da figura 3 poderiam ser suprimidos, sendo eles a Engenharia e também o setor de licitações.