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2013 Gestão de Materiais e equipaMentos Hospitalares Prof. Luciano Gomes da Silva Copyright © UNIASSELVI 2013 Elaboração: Prof. Luciano Gomes da Silva Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. 362.11068 S586g Silva, Luciano Gomes da Gestão de Materiais e Equipamentos Hospitalares/ Luciano Gomes da Silva. Indaial : Uniasselvi, 2013. 224 p. : il ISBN 978-85-7830-812-4 1. Administração de Hospitais. 2. Saúde. I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. Impresso por: III apresentação Para que você, acadêmico(a), possa ampliar seus conhecimentos, vamos iniciar nossos estudos sobre Gestão de Materiais e Equipamentos Hospitalares. As orientações deste Caderno de Estudos contribuirão para direcionar o processo de ensino/aprendizagem. A construção deste Caderno de Estudos tem como objetivo sistematizar os conteúdos e aspectos teóricos e metodológicos da Gestão de Materiais, para que você aprofunde seus conhecimentos enquanto acadêmico(a). Também serão apresentadas algumas teorias que fundamentam e contribuem no entendimento do contexto da gestão. Cabe salientar que a Gestão de Materiais e Equipamentos Hospitalares vai muito além das informações contidas neste caderno, pois no ambiente hospitalar existe uma vasta diversidade de serviços, cada qual com sua complexidade. Sabe-se que não serão esgotados os assuntos a serem estudados aqui, porém cabe ao caderno contribuir para nortear o aprofundamento na área de gestão de materiais, buscando a melhorara da gestão dos Estabelecimentos de Assistência à Saúde (EAS), através da compreensão e desenvolvimento das práticas de gestão. Na Unidade 1, você irá compreender os objetivos, finalidades e responsabilidades da gestão de materiais, conhecer suas funções e sua influência na administração do EAS. Conhecerá os conceitos iniciais básicos sobre gestão de materiais e logística e entender as definições dos diferentes tipos de bens patrimoniais existentes no EAS. Na Unidade 2, você estudará sobre o Nível de Serviço e Demanda do Sistema de Gestão de Estoques; irá compreender os níveis de serviço e sua finalidade dentro da área de gestão de materiais, classificar os materiais de acordo com suas especificidades e graus de necessidade, definir critérios para o melhor método de previsão de demanda, fazendo uso das ferramentas descritas, definir níveis de estoque e estabelecer controles e fluxo para o gerenciamento e ressuprimento dos recursos materiais. Na Unidade 3, você estudará as Áreas Envolvidas na Gestão de Materiais. Irá compreender as áreas envolvidas na gestão de materiais, conhecer o processo de compras e sua estruturação, ciclo de ressuprimento e aquisição de serviços, desenvolvidos pela área de gestão de materiais, verificar a importância sobre o processo de armazenagem, distribuição e IV Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! transporte, conhecer as ferramentas de controle patrimonial, calcular as taxas de depreciação dos patrimônios do EAS e conhecer as funções dos serviços de Engenharia Clínica Hospitalar. Neste contexto delineamos as dimensões da Gestão de Materiais, as quais, quando integradas, formam a base do desenvolvimento da gestão. Com este contexto vamos iniciar nossas atividades. Prof. Luciano Gomes da Silva UNI V VI VII UNIDADE 1 – GESTÃO DE MATERIAIS ......................................................................................... 1 TÓPICO 1 – DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS ............................... 3 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 3 2 HISTÓRICO DOS EAS ....................................................................................................................... 4 3 OBJETIVO DA ÁREA DE MATERIAIS .......................................................................................... 10 3.1 DEFINIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DE SAÚDE ........................................... 10 4 FUNÇÕES DA ÁREA DE MATERIAIS ........................................................................................... 12 5 GESTÃO DE MATERIAIS INSERIDA NA ORGANIZAÇÃO HOSPITALAR ...................... 13 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 17 RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 24 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 25 TÓPICO 2 – PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL ................................................................................................................ 27 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 27 2 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO COMO FERRAMENTA DA GESTÃO DE MATERIAIS .......................................................................................................................................... 32 3 FERRAMENTAS PARA TOMADA DE DECISÕES E PLANEJAMENTO DE METAS ................................................................................................................................................... 35 3.1 PLANEJAR ....................................................................................................................................... 38 4 ORÇAMENTO ...................................................................................................................................... 40 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 43 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 46 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 48 TÓPICO 3 – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ......................................................................... 51 1 INTRODUÇÃO.................................................................................................................................... 51 2 LOGÍSTICA .......................................................................................................................................... 52 3 CADEIA DE SUPRIMENTOS ........................................................................................................... 57 4 BENS MATERIAIS .............................................................................................................................. 60 5 PACOTES DE SERVIÇOS .................................................................................................................. 61 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 62 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 65 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 66 UNIDADE 2 – NÍVEL DE SERVIÇO E DEMANDA DO SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUES ................................................................................................................... 69 TÓPICO 1 – ANÁLISE DE CUSTOS E PROCESSOS ..................................................................... 71 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 71 2 NÍVEL DE SERVIÇO LOGÍSTICO .................................................................................................. 76 2.1 NÍVEL DE SERVIÇO LOGÍSTICO COMO UM DIFERENCIAL ............................................. 78 2.2 MEDIÇÃO DO NÍVEL DE SERVIÇO .......................................................................................... 79 suMário VIII 2.3 COMPETÊNCIA LOGÍSTICA – PLANEJAMENTO DO NÍVEL DE SERVIÇO PELO GESTOR – ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................... 82 2.4 CONTROLE E MONITORAMENTO DO NÍVEL DE SERVIÇO LOGÍSTICO ...................... 85 2.5 A GESTÃO POR PROCESSOS ...................................................................................................... 89 3 IMPACTOS FINANCEIROS ............................................................................................................. 91 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 92 RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 98 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 100 TÓPICO 2 – PREVISÃO DE DEMANDA .......................................................................................... 101 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 101 2 CURVA ABC .......................................................................................................................................... 102 3 CURVA XYZ .......................................................................................................................................... 104 4 USO COMBINADO DAS CURVAS ABC e XYZ ........................................................................... 106 5 MÉTODOS E MODELOS DE PREVISÃO DE DEMANDA ....................................................... 106 6 NÍVEIS DE ESTOQUE ........................................................................................................................ 110 6.1 ESTOQUE DE SEGURANÇA ....................................................................................................... 111 6.2 TEMPO DE REPOSIÇÃO .............................................................................................................. 114 6.3 LOTE DE COMPRA ....................................................................................................................... 115 6.4 PONTO DE PEDIDO ...................................................................................................................... 118 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 120 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 124 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 125 TÓPICO 3 – ESTOQUES: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ................................................. 127 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 127 2 GERENCIAMENTO DE RECURSOS .............................................................................................. 128 3 GESTÃO DE ESTOQUES .................................................................................................................. 131 4 CONTROLE DE ESTOQUES ............................................................................................................ 134 4.1 SISTEMA DE FERRAMENTAS, CONTROLE E REPOSIÇÃO DOS ESTOQUES ................. 136 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 140 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 144 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 145 UNIDADE 3 – ÁREAS ENVOLVIDAS NA GESTÃO DE MATERIAIS ...................................... 147 TÓPICO 1 – SUPRIMENTOS ............................................................................................................... 149 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 149 2 PROCESSO DE COMPRAS ............................................................................................................... 150 2.1 ESTRUTURAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA .................................................................... 155 2.1.1 Compras centralizadas e descentralizadas ........................................................................ 155 2.2 A EMISSÃO DA ORDEM DE COMPRA ..................................................................................... 157 2.3 COMPRAS EMERGENCIAIS ....................................................................................................... 158 2.4 IMPORTAÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS ............................................................ 159 2.5 PROCESSO DE CONSIGNAÇÃO/COMODATOS .................................................................... 160 2.6 NEGOCIAÇÃO EM COMPRAS ................................................................................................... 161 2.7 O PROCESSO DE COMPRAS PARA O EAS PÚBLICO ........................................................... 161 3 O CICLO DE COMPRAS OU RESSUPRIMENTO ....................................................................... 163 4 CICLO DE ATENDIMENTO DE MATERIAIS E SERVIÇOS SEM RESSUPRIMENTO AUTOMÁTICO .................................................................................................................................... 165 5 AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS .............................................................................................................165 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 171 IX RESUMO DO TÓPICO 1 ....................................................................................................................... 175 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 176 TÓPICO 2 – ARMAZENAGEM ........................................................................................................... 177 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 177 2 ALMOXARIFADO ............................................................................................................................... 179 2.1 CUIDADOS ESSENCIAIS PARA O ARMAZENAMENTO ..................................................... 184 2.2 RESULTADOS DA OTIMIZAÇÃO DO ARMAZENAMENTO ............................................... 184 2.3 CRITÉRIOS DE TIPOS DE ARMAZENAMENTO ..................................................................... 185 2.4 SISTEMAS DE CONTROLE DE ARMAZENAMENTO – INVENTÁRIO FÍSICO ............... 187 2.5 LEVANTAMENTO ......................................................................................................................... 188 2.6 CONTAGEM .................................................................................................................................... 188 2.7 APURAÇÃO .................................................................................................................................... 189 2.8 CONCILIAÇÃO .............................................................................................................................. 190 3 DISTRIBUIÇÃO .................................................................................................................................. 190 4 TRANSPORTE ..................................................................................................................................... 192 RESUMO DO TÓPICO 2 ....................................................................................................................... 195 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 196 TÓPICO 3 – RECURSOS PATRIMONIAIS ....................................................................................... 197 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 197 2 CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E RASTREABILIDADE ................................................... 197 2.1 CODIFICAÇÃO .............................................................................................................................. 199 2.2 DEPRECIAÇÃO .............................................................................................................................. 200 3 CONTROLE PATRIMONIAL ........................................................................................................... 206 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 207 RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................................................... 209 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 210 TÓPICO 4 – EQUIPAMENTOS HOSPITALARES ........................................................................... 211 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 211 2 ENGENHARIA CLÍNICA X ENGENHARIA HOSPITALAR .................................................... 212 LEITURA COMPLEMENTAR .............................................................................................................. 215 RESUMO DO TÓPICO 4 ....................................................................................................................... 219 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................ 220 REFERÊNCIAS ........................................................................................................................................ 221 X 1 UNIDADE 1 GESTÃO DE MATERIAIS OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • compreender os objetivos, finalidades, e responsabilidade da gestão de materiais; • conhecer as funções exercidas pela gestão de materiais e sua influência na administração do EAS; • conhecer os conceitos iniciais básicos sobre gestão de materiais e logística; • entender as definições dos diferentes tipos de bens patrimoniais existentes no EAS. Esta unidade está dividida em três tópicos. No final de cada um deles, você encontrará atividades que reforçarão o seu aprendizado. TÓPICO 1 – DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS TÓPICO 2 – PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL TÓPICO 3 – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 1 INTRODUÇÃO “Não existe nada mais difícil de fazer, nada mais perigoso de conduzir, ou de êxito mais incerto do que tomar a iniciativa de introduzir uma nova ordem de coisas, porque a inovação tem inimigos em todos aqueles que se têm saído bem sob as condições antigas, e defensores não muito entusiásticos entre aqueles que poderiam sair-se bem na nova ordem das coisas.” (Maquiavel – O Príncipe) O mundo hospitalar é velozmente mutante. Os avanços da gestão hospitalar, recursos tecnológicos, econômicos e sociais têm levado as organizações hospitalares a reformularem suas estratégias e objetivos, passando por um profundo processo de transformação e de aprendizado. A busca de novos horizontes destas organizações aponta com clareza para a necessidade de orientar esforços e mobilizar recursos de forma coerente em direção a objetivos bem definidos através da gestão de materiais e equipamentos hospitalares. Os Estabelecimentos de Assistência à Saúde (EAS) estão adotando uma postura mais competitiva, buscando formas mais adequadas para sua sobrevivência e longevidade frente ao mercado globalizado. Diante deste contexto, a gestão de materiais e equipamentos hospitalares assume grande importância nos hospitais, pois proporciona não só maior flexibilidade no gerenciamento financeiro dos hospitais, como também se antecipa e responde, com maior rapidez, às mudanças. Assim é preciso que estejam estabelecidos os objetivos e diretrizes que estão na base de todas as ações e resultados da gestão. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 4 A instalação de um comitê de gestão hospitalar estratégica e técnica, alinhado com a definição da missão e visão do hospital, identificação de diretrizes, metas e indicadores constituem as etapas de desenvolvimento cujo objetivo é facilitar e acelerar a implantação de mecanismos definidos a partir dos desdobramentos das diretrizes. O uso sistemático do planejamento na gestão trará benefícios inestimáveis para o futuro do hospital que o adotar, consolidando e fortalecendo seus valores. A proposta desta disciplina é demonstrar a importância e a necessidade dos hospitais desenvolverem o pensamento sobre a gestão de materiais e equipamentos hospitalares, com foco no planejamento e gerenciamento estratégicos. É fato que o impacto destas mudanças no ambiente de negócio hospitalar atinge a todos. O problema é como desenvolver metodologias de inovação dentro de hospitais que lidam com tantas ameaças, transformaros problemas e ameaças em oportunidades, e fazer com que essas oportunidades tragam resultados sustentáveis ao longo de um determinado tempo. Assim a gestão de materiais e equipamentos hospitalares, dada sua importância, deverá assumir seu papel e sua responsabilidade na instituição, norteando e definindo o método a ser utilizado na aplicação dos seus recursos, no intuito de alcançar seus objetivos. 2 HISTÓRICO DOS EAS "Para ter um negócio de sucesso, alguém, algum dia, teve que tomar uma atitude de coragem." (Peter Drucker) Os Estabelecimentos de Assistência à Saúde (EAS) existem desde a Idade Média e durante muitos séculos foram locais de abrigo, consolo e suporte para uma morte menos sofrida e dolorosa. A origem da palavra hospital vem do latim hospitalis, adjetivo derivado de hospes (hóspede, estrangeiro, viajante, conviva). Durante muitos séculos os hospitais franceses tinham nome de hotel (ex.: Hotel Dieu, em Paris, França) e no idioma italiano hospitais têm o nome de ospedale. Introduzidos pelas ordens religiosas, muitos EAS brasileiros permanecem ligados até os nossos dias à atividade caritativa, e não é coincidência que o primeiro hospital brasileiro, fundado em 1543, tenha sido a Santa Casa de Misericórdia de Santos. Os EAS não eram um lugar organizado para o trabalho médico e não existiam recursos tecnológicos, seja para diagnóstico, seja para tratamento. As descobertas científicas a partir do século XVIII foram lentamente modificando o caráter do hospital de uma instituição de assistência religiosa e beneficente para uma instituição assistencial. Assim o objetivo do hospital TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 5 torna-se trabalhar para reinserir os indivíduos doentes na sociedade e passa a ser importante conhecer e quantificar o número de pacientes, inclusive saber o período de permanência do paciente no hospital. Neste contexto os EAS passaram por um processo de reorganização do seu espaço e a contar com um grande número de leitos clínicos e cirúrgicos. Era bastante comum que os pacientes permanecessem durante meses ou muitas semanas internados, e com isso havia a transmissão de doenças no interior do próprio hospital. No entanto, na segunda metade do século passado, uma série de inovações (nas áreas da eletrônica e pesquisa farmacológica, da genética e da informática etc.) permitiu à medicina e aos hospitais prevenir, diagnosticar e tratar doenças, algumas antes mesmo de sua manifestação. Inúmeros exemplos podem ser citados: a introdução da radiologia simples até a ressonância magnética, os transplantes de órgãos com supressão da rejeição, a realização de exames por meio de ultrassonografias, as cirurgias cardíacas em adultos, crianças e até fetos, a realização de exames laboratoriais com quantidades mínimas de sangue, além de milhares de outros exemplos. Os EAS passaram a contar com um verdadeiro arsenal de materiais, medicamentos e equipamentos médicos, que são capazes de atuar sobre a maioria das doenças, muitas vezes curando os pacientes ou pelo menos prolongando sua vida com qualidade e dignidade. Impulsionados pela introdução de novas tecnologias e por décadas de crescimento econômico, os EAS cresceram em número, volume e complexidade de atividades. Este foi um fenômeno mundial, incluindo o nosso país. A partir da década de 70, centenas de novos EAS passaram a funcionar e hoje contamos com 257.450 hospitais, com um total de 504.670 leitos. (Os dados foram extraídos das tabelas a seguir). A maioria destes EAS é particular e de pequeno e médio porte, cuja importância está relacionada ao número de leitos, número de salas cirúrgicas, número de internações hospitalares. Assim os EAS são parte integrante de uma organização médica e social, cuja função básica consiste em proporcionar à população assistência médica integral, curativa e preventiva, sob quaisquer regimes de atendimento, inclusive o domiciliar, constituindo-se também em centros de educação, capacitação de recursos humanos e de pesquisas em saúde, bem como de encaminhamento de pacientes, cabendo-lhes supervisionar e orientar os estabelecimentos de saúde a eles vinculados tecnicamente. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 6 TABELA 1 – SERVIÇOS DE SAÚDE NO BRASIL CADASTRADOS NO MS FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/ DADOS_DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TABELA 2 – HOSPITAIS DO BRASIL FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/ DADOS_DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TABELA 3 – LEITOS HOSPITALARES NO BRASIL FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013 Vejamos agora alguns dados do setor da saúde no Brasil. TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 7 TABELA 4 – SERVIÇOS COMPLEMENTARES NO BRASIL FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/ DADOS_DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TABELA 5 – NÚMERO DE EQUIPAMENTOS FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 8 TABELA 6 – SISTEMA SUPLEMENTAR FONTE: ANS (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TABELA 7 – UNIDADES DE ENSINO NO BRASIL FONTE: MEC (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TABELA 8 – PROFISSIONAIS DA ÁREA DA SAÚDE CADASTRADOS NO CNES FONTE: CNES (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 9 TABELA 9 – MÉDICOS ATIVOS NO BRASIL POR REGIÃO FONTE: CFM (ago. 2013). Disponível em: <http://www.cns.org.br/links/DADOS_ DO_SETOR.htm>. Acesso em: 24 ago. 2013. Os dados acima apresentados demonstram um panorama dos EAS no país. Com o avanço dos conhecimentos científicos houve o controle e redução de várias doenças, principalmente as infecciosas, pulmonares e parasitárias, que eram as maiores responsáveis pelos altos níveis de mortalidade no país. Com o declínio dos níveis de mortalidade e graças aos avanços do Sistema de Saúde Pública (SUS), Previdência Social, Infraestrutura Urbana e atavés da Legislações Trabalhistas, ocorreu uma acentuada transformação do padrão demográfico da população brasileira, com isso uma significativa queda da natalidade e redução da mortalidade infantil. Outros fatores como o êxodo rural - migrações para áreas urbanizadas, as transformações econômicas e culturais e a reorganização na composição do tamanho da família brasileira, também contibuíram para estes novos cenários. Estes cenários foram acentuando ao longo dos anos e um dos resultados desse conjunto de mudanças foi o envelhecimento da população, que levou a apresentarem variação como: do aumento das doenças crônicas-degenerativas, doenças do aparelho circulatório, neoplasias e de causas externas ligadas a acidentes e à violência, gerando impactos e novas demandas da saúde. Um exemplo de novas demandas foi a redução da desnutrição infantil e de adultos, com isso o aumento da prevalência de excesso de peso e obesidade na população em geral. Em suma, com a diminuição dos índices de natalidade, envelhecimento da população e o aumento da expectativa de vida, excluindo as causas externas, os índices nos levam a perceber que a proporção de pessoas afetadas por doenças crônicas-degenerativas tenderá a aumentar ao longo dos anos no país, o que significa dizer que os serviços de saúde deverão se preparar, quanto ao número de EAS, número de leitos, de profissionais e de equipamentos, como uma resposta rápida para lidar com uma demanda progressivamente maior buscando por atendimento hospitalar e procedimentos especializados. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 10 3 OBJETIVO DA ÁREA DE MATERIAIS 3.1 DEFINIÇÕES DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOSDE SAÚDE Equipamentos e materiais de saúde ou produtos correlatos são aparelhos, materiais ou acessórios cujo uso ou aplicação esteja ligado à defesa e proteção da saúde individual ou coletiva, à higiene pessoal ou de ambientes, ou a fins diagnósticos e analíticos, os cosméticos e perfumes e, ainda, os produtos dietéticos, ópticos, de acústica médica, odontológicos e veterinários. (ANVISA, 2013). Este universo, para fins de aplicação da legislação sanitária, compreende os seguintes produtos definidos na Portaria Interministerial MS/MDIC nº 692, de 8 de abril de 2009, e Portaria SVS nº 686, de 27 agosto de 1998. Produto médico: produto para a saúde, tal como equipamento, aparelho, material, artigo ou sistema de uso ou aplicação médica, odontológica, laboratorial ou estética, destinado à prevenção, diagnóstico, tratamento, reabilitação ou anticoncepção e que não utiliza meio farmacológico, imunológico ou metabólico para realizar sua principal função em seres humanos, podendo, entretanto, ser auxiliado em suas funções por tais meios. Produto para diagnóstico de uso in vitro: reagentes, padrões, calibradores, controles, materiais, artigos e instrumentos, junto com as instruções para seu uso, que contribuem para realizar uma determinação qualitativa, quantitativa ou semiquantitativa de uma amostra proveniente do corpo humano e que não estejam destinados a cumprir alguma função anatômica, física ou terapêutica, que não sejam ingeridos, injetados ou inoculados em seres humanos e que são utilizados unicamente para prover informação sobre amostras obtidas do organismo humano. FONTE: Disponível em: <http://portal.saude.gov.br/portal/arquivos/pdf/portaria_692.pdf>. Acesso em: 24 ago. 2013. Materiais e equipamentos de saúde compreendem ainda: Equipamento de diagnóstico: equipamento, aparelho ou instrumento de uso médico, odontológico ou laboratorial, destinado à detecção de informações do organismo humano para auxílio a procedimento clínico. Exemplo: Aparelho de Raio X Equipamento de terapia: equipamento, aparelho ou instrumento de uso médico ou odontológico, destinados a tratamento de patologias, incluindo a substituição ou modificação da anatomia ou processo fisiológico do organismo humano. Exemplo: Fototerapia TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 11 Equipamento de apoio médico-hospitalar: equipamento, aparelho ou instrumento de uso médico, odontológico ou laboratorial, destinado a fornecer suporte a procedimentos diagnósticos, terapêuticos ou cirúrgicos. Exemplo: Ressonância Magnética Material de uso em saúde: produto para saúde não ativo, isto é, cujo funcionamento não depende de fonte de energia elétrica ou qualquer outra fonte de potência distinta da gerada pelo corpo humano ou gravidade e que funciona pela conversão desta energia. Exemplo: Esfigmomanômetro Materiais e artigos descartáveis: são os materiais e artigos de uso médico, odontológico ou laboratorial, utilizáveis somente uma vez de forma transitória ou de curto prazo. Exemplo: seringas e agulhas. Materiais e artigos implantáveis: são os materiais e artigos de uso médico ou odontológico, destinados a serem introduzidos total ou parcialmente no organismo humano ou em orifício do corpo, ou destinados a substituir uma superfície epitelial ou superfície do olho, através de intervenção médica, permanecendo no corpo após o procedimento por longo prazo e podendo ser removidos unicamente por intervenção cirúrgica. Exemplo: Órteses e próteses. Materiais e artigos de apoio médico-hospitalar: são os materiais e artigos de uso médico, odontológico ou laboratorial, destinados a fornecer suporte a procedimentos diagnósticos, terapêuticos ou cirúrgicos. Exemplo: Catéteres FONTE: Disponível em: <http://portal.anvisa.gov.br/wps/wcm/connect/3b9af80474586df9058d 43fbc4c6735/cartilha.pdf?MOD=AJPERES>. Acesso em: 24 ago. 2013. A área de materiais tem como objetivo principal suprir as necessidades da organização com materiais e serviços, servindo de ponte entre os EAS e seus fornecedores. Segundo Chiavenato (1991, p. 35), “A administração de materiais (AM) consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa”. Para Ballou (1993, p. 61), “[...] o objetivo da administração de materiais deve ser prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e em condição utilizável ao custo mínimo”. Dessa forma um dos pontos principais da área de materiais é também atender aos solicitantes de maneira eficiente, sempre fornecendo o produto certo, no tempo certo, na quantidade certa, visando aos melhores custos econômicos para a EAS. Para Paterno (1990), a administração de materiais é o ciclo de previsão, aquisição, transporte, recebimento, armazenamento, distribuição, conservação, venda de excedentes e análise de controle de inventários. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 12 4 FUNÇÕES DA ÁREA DE MATERIAIS Na área de materiais existem diversas funções que serão desenvolvidas por diferentes setores dentro do EAS. De modo geral as principais atividades são: – Seleção de materiais: é nessa etapa que são definidos os materiais que deverão ser adquiridos, padronizados quando necessário e verificadas as especificações de produtos a serem cotados, e critérios para compra de novos produtos ou substituição de produtos que já estão padronizados pelo EAS. – Compras: é neste momento que serão realizadas as cotações dos produtos/ materiais que foram solicitados pelos usuários ou anteriormente padronizados. É também aqui que os compradores, com uso de algumas ferramentas utilizadas pelo setor, irão realizar as negociações dos valores dos produtos a ser adquiridos, obviamente sempre visando atender ao usuário solicitante e aos interesses do EAS. – Gerenciamento de estoque: o gerenciamento de estoque será dentro da área de materiais, na maioria das vezes é quem ditará o andamento da maior parte do volume de compras do EAS, tendo em vista que todo o controle de estoque, assim como de reposição de estoque, ficará por conta do gestor dessa área. O gerenciamento de estoque deverá ainda criar métodos para prever as demandas internas da instituição a fim de que não haja interrupções no serviço por falta de material. – Estoque (armazenagem): no estoque serão armazenados os materiais adquiridos pelo setor de compras, e faz parte das atividades do estoque receber esses materiais, conferir as especificações do material com as que foram solicitadas no ato da compra, acondicionar os materiais de maneira adequada, obedecendo a critérios climáticos, como temperatura e umidade quando for necessário, dispensar materiais às áreas solicitantes e o controle de validade desses materiais. TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 13 FIGURA 1 – ÁREA DE MATERIAIS FONTE: Ministério da Saúde (1994, p. 17) Essas são as principais atividades desenvolvidas pela área de materiais, a fim de se obter um modelo de gestão de materiais ideal. A motivação da administração de materiais é satisfazer as necessidades de sistemas de operação, tais como uma linha de produção na manufatura ou um processo operacional de banco, hospital etc.; essas necessidades provêm das curvas de demanda dos clientes, das atividades de promoção e dos programas de distribuição física. (BALLOU, 1993, p. 59). Obviamente que essas áreas poderão receber diferentes denominações, as atividades poderão ser acumuladas por um mesmo setor dependendo do tamanho do EAS, mas, independente do formato da área de materiais, é muito importante que todas as atividades mencionadas sejam desenvolvidas, pois o objetivo é obter uma gestão de materiais eficiente. 5 GESTÃO DE MATERIAIS INSERIDA NA ORGANIZAÇÃO HOSPITALAR A gestão de materiais tem como função principal suprir, prover, fornecer subsídios às áreas que demandam materiais e equipamentos hospitalares. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS14 A administração de materiais (AM) envolve a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados. (CHIAVENATO, 1991, p. 35). É uma área vital, estratégica, dinâmica dentro da organização hospitalar e na maioria dos EAS está subordinada à área de apoio, uma vez que sua função é dar suporte a praticamente todas as áreas e garantir o funcionamento da assistência contínua ao paciente. Dessa forma, as áreas inseridas dentro da área de gestão de materiais têm contato direto com todo o EAS, recebendo as solicitações de compras, distribuindo os materiais solicitados, gerando as solicitações de ressuprimento de estoque, desenvolvendo novos fornecedores junto a outros setores de apoio e áreas afins, entre outras atividades. Veja um exemplo a seguir dessas atividades e de que forma elas se relacionam com os diversos setores do EAS. FIGURA 2 – INTERAÇÕES DA GESTÃO DE MATERIAIS FONTE: O autor TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 15 Na organização hospitalar, como dito anteriormente, a gestão de materiais normalmente está inserida dentro da gestão de apoio, porém existem diferentes modelos de administração, sendo assim muitas vezes a área de materiais poderá estar inserida na área de gestão de finanças (financeiro) da organização, por se tratar de uma área diretamente ligada aos custos da instituição. Na figura a seguir é possível observar um modelo de organograma institucional de um EAS, onde a gestão de materiais está inserida na área de apoio, sendo representada pelos setores: suprimentos/compras, almoxarifado, farmácia. Um aspecto econômico muito importante da gestão de materiais e equipamentos hospitalares a ser ressaltado é o enorme volume de transações financeiras e de investimentos que transitam e são alocados nestes setores acima citados. Neste sentido, Chiavenato (1991, p. 35) afirma que “O capital investido em estoques normalmente representa uma parcela muito grande do patrimônio da empresa e requer uma administração cuidadosa e inteligente”. É preciso que o EAS tenha uma eficiente gestão desses investimentos, um olhar minucioso e processos estabelecidos e firmados com a alta administração, além de um controle rigoroso de materiais e de patrimônio. DICAS Você poderá encontrar muitas informações sobre gestão de materiais e equipamentos hospitalares acessando o site da ANVISA em <http://portal.anvisa.gov.br>. Veja um exemplo de organização hospitalar. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 16 FI G U R A 3 – o rg an o g ra m a D E U M A U N ID A D E H O SP IT A LA R FO N T E : O a u to r TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 17 No modelo de organização apresentado a interação entre os setores de maior demanda por insumos se torna maior, pois, como o próprio nome já diz (APOIO), todos os esforços da área estão voltados à atenção ao cliente/usuário. Além disso, esse formato favorece maior proximidade entre as principais áreas desenvolvedoras de fornecedores, como a engenharia, farmácia e Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME), que são os responsáveis pelos maiores investimentos econômicos em estoques. DICAS Sugestão de leitura: Gestão de estoques em ambientes hospitalares. Disponível em: <http://www.convibra.com.br/upload/paper/adm/adm_3253.pdf>. A leitura complementar que vem a seguir é um fragmento de pesquisa cujo texto você poderá ler na íntegra acessando a página referenciada na fonte. LEITURA COMPLEMENTAR GESTÃO DE MATERIAL MÉDICO-HOSPITALAR E O PROCESSO DE TRABALHO EM UM HOSPITAL PÚBLICO Simone Domingues Garcia Maria do Carmo Lourenço Haddad Mara Solange Gomes Dellaroza Daniele Bernardi da Costa Juranda Maia de Miranda INTRODUÇÃO No processo gerencial na área da saúde um dos setores mais complexos e de maior custo, que exige constantes atualizações devido às mudanças e surgimento de novos produtos, é a área de gestão de materiais hospitalares. Materiais são considerados insumos ou fatores produtivos, de natureza física, com determinada durabilidade, empregados na realização de procedimentos/ atividades assistenciais aos pacientes. A escassez de alguns destes, considerados imprescindíveis para assistência, é um dos pontos que mais afligem os gestores dos serviços de enfermagem. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 18 A gestão de materiais é um processo no qual se planeja, executa e controla, em condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de materiais, partindo das especificações dos artigos a comprar até a entrega do produto. Os avanços tecnológicos têm impulsionado o aumento constante da complexidade assistencial, exigindo um nível de atenção cada vez mais elevado, por parte dos profissionais de saúde, criando uma demanda crescente por recursos materiais. A administração de recursos materiais tem sido motivo de preocupação nas organizações de saúde, tanto nas do setor público, como no privado, que fazem parte da rede complementar do Sistema Único de Saúde (SUS). As do setor público, devido a orçamentos restritos, necessitam de maior controle do consumo e dos custos para que não privem funcionários e pacientes do material necessário. A atuação do enfermeiro na administração de recursos materiais constitui- se uma conquista nas esferas de tomada de decisão, destacando a importância do seu papel na dimensão técnico-administrativa inerente ao processo de cuidar e gerenciar. É válido ressaltar que a aquisição de materiais em instituições públicas segue a Lei nº 86.666/1993, que norteia as licitações. Ao considerar as afirmações descritas e pela análise do cenário atual envolvendo a gestão de material médico-hospitalar, justificam-se como relevantes e essenciais para o desenvolvimento técnico-científico do enfermeiro maiores estudos sobre o assunto. O despertar inicial do pesquisador na área surgiu a partir da observação da prática diária, que considera fundamental o conhecimento dos materiais utilizados para assistir os pacientes com segurança e qualidade. O número de publicações com o tema ainda é escasso no Brasil dada a sua importância em todos os âmbitos da saúde, podendo ser visto como estratégia de estímulo na produção de artigos por enfermeiros. Com isso, o estudo utilizou a seguinte questão norteadora para embasar a pesquisa: Qual a influência da gestão de material médico-hospitalar no seu processo de trabalho? Método […] O estudo foi realizado em um hospital público de média complexidade, integrado ao Sistema Único de Saúde e localizado na região norte do Paraná. Presta serviço de pronto-atendimento nas clínicas médica, cirúrgica e pediátrica. O serviço de internação conta com 14 leitos pediátricos, 20 leitos da clínica médica e dez leitos de clínica cirúrgica. O serviço de pronto-atendimento possui 15 leitos de observação, dez de internação e duas salas de emergências correspondendo a quatro leitos. Possui serviço de cirurgias eletivas de médio e pequeno porte. [...] TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 19 Resultados e discussão […] Após análise das entrevistas formaram-se cinco categorias que expressam a influência da gestão de material médico-hospitalar no processo de trabalho dos atores envolvidos, sendo: 1) ausência de autonomia na escolha do matérial médico-hospitalar; 2) falta de manutenção de equipamentos e material médico-hospitalar; 3) burocracia no processo de compra; 4) falta de qualidade de alguns materiais; 5) ausência de envolvimento profissional na gestão de material médico- hospitalar. As categorias formadas envolvem aspectos positivos e negativos do processo de trabalho, respeitando o significado expressado pelos profissionais durante o vivenciar de sua tarefa. Ausência de autonomia na escolha do material médico-hospitalar Nessa categoria as falas dos atores são clarasem demonstrar que há centralização na tomada de decisão do profissional que compra os materiais, caracterizando o sentimento de submissão quanto ao poder de decidir qual seria a melhor escolha, conforme expresso nos relatos abaixo: Dificuldade é que você não tem a oportunidade de escolher o material, tem que aceitar o que ele manda. Falta autonomia. Enfermeiro Assistencial (E.A) Enfermeiro do setor deveria participar do processo licitatório porque nós que sabemos se o material é bom ou não. (E.A) Torna-se visível ao analisar essa categoria a dicotomia existente nas funções gerenciais e assistenciais do enfermeiro. É necessário que o enfermeiro hospitalar tenha uma visão holística da assistência prestada e desenvolva competências gerenciais, demonstrando que a dicotomia existente entre assistência e gerência é algo desfavorável ao desenvolvimento do processo de trabalho [...] [...] A realidade é que não é possível oferecer uma assistência de qualidade se não houver uma integração entre as ações gerenciais e as assistenciais, e que o enfermeiro necessita atualizar-se quanto aos aspectos essenciais em uma unidade, como a escolha do material médico-hospitalar. Outro fator relevante observado UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 20 durante a entrevista com o enfermeiro responsável pelo processo de compras foi que este profissional desconhece as especificações de alguns materiais, interferindo com isso na escolha de produtos específicos para determinados setores, principalmente os mais especializados como pediatria e centro cirúrgico. Pessoas envolvidas não entendem de materiais diferenciados no centro cirúrgico. (E.A) Comprar para cozinha, para o laboratório é responsabilidade do auxiliar administrativo, e o enfermeiro que realiza o pedido de compra desconhece o produto, não tem noção, quem pede não entende, compra errôneo, não sabe exatamente o que quer. (E.M) [...] É importante ressaltar que o processo de gestão de suprimento de material médico-hospitalar não tem recebido o devido trato profissional, desvalorizando- se o setor, por conseguinte a empresa hospitalar. Por vezes, delega-se essa responsabilidade a colaboradores não qualificados para o exercício da função. [...] Falta de manutenção de equipamentos e material médico-hospitalar Durante as entrevistas o conceito de materiais e equipamentos não apresentou diferenciação, demonstrando que os profissionais consideram que materiais envolvem desde os de consumo até os equipamentos permanentes. Relataram que um dos principais problemas enfrentados é o mau uso dos equipamentos e a falta de manutenção, influenciando diretamente na qualidade da assistência oferecida. [...] [...] A manutenção é demorada e não há manutenção preventiva regular. (T.E) (E.A) Demoram muito os consertos dos equipamentos. (T.E) A escassez de equipamentos necessários e específicos também foi referida como aspecto negativo para a execução do trabalho. [...] falta tudo, se tivesse número adequado seria mais rápido, mais fácil. (E.A) A presença de grandes estoques de alguns materiais e a escassez de outros, dentro de um hospital, é talvez um dos pontos que mais afligem os profissionais envolvidos com o processo gerencial. A escassez implica muitas vezes a interrupção da assistência, levando à vivência de situações danosas e estressantes para o cliente, família e profissionais. Os almoxarifados hospitalares, cuja função é o gerenciamento de estoques, não desenvolvem suas atividades com eficiência e eficácia, não controlando corretamente o fluxo de materiais. Os motivos mais apontados, entre outros, que levam a essa dificuldade de controle são: a diversidade de materiais e a falta de informatização nesse setor. Como ponto positivo e diferenciado da instituição em TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 21 estudo é que a mesma possui sistema informatizado para a gestão de materiais, otimizando o tempo do funcionário que mantém as informações atualizadas em tempo real, como a quantidade de materiais no estoque sem ter que realizar essa tarefa manualmente. [...] [...] A falta de conscientização do uso dos materiais também foi verificada, pois não há na instituição um treinamento ou um processo de sensibilização da importância do uso correto dos materiais e equipamentos. Repetidas vezes o serviço de manutenção tem que realizar nova compra do equipamento. (E.M) [...] Burocracia no processo de compra [...] O processo de compra no campo de pesquisa é feito por meio de licitações, que são procedimentos administrativos mediante os quais a organização pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse, visando proporcionar oportunidades iguais aos fornecedores. [...] A lentidão nos processos administrativos presenciada nos serviços de saúde no Brasil é apontada como problema crônico, gerando formalidade nas comunicações, excessiva burocracia, apresentando serviços que não satisfazem os colaboradores externos. Tudo passa por licitação, não pode escolher o material, ganha o menor preço; tempo de espera pelo material; não tem acesso ao material antes de chegar, já chega comprado. (E.A) A aquisição de um produto de qualidade é um processo demorado. (T.E) Percebe-se que o processo de aquisição de material médico-hospitalar adotado na instituição em estudo respeita as normas preconizadas pelo SUS, porém nota-se que algo instituído pelo poder público também possui fragilidades, como a morosidade na aquisição de materiais. Falta de qualidade de alguns materiais A qualidade, de acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), “[...] define-se como um conjunto de elementos que incluem: um alto grau de competência profissional, a eficiência na utilização dos recursos, um mínimo de riscos, um alto grau de satisfação dos pacientes e um efeito favorável na saúde”. A qualidade dos produtos disponíveis na instituição está diretamente ligada ao processo de aquisição e uso destes materiais. Em relação à qualidade dos materiais os entrevistados referiram: UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 22 A qualidade se torna um defeito e, tendo material em abundância, as pessoas desperdiçam. (T.E) (E.A) [...] usamos muitos materiais de má qualidade. (E.A) (T.E) [...] Refere-se que a qualidade de um produto ou de um serviço é medida pelo conjunto de características capazes de atender as necessidades implícitas do cliente, que está ligado ao modo de ser de cada um, ao senso de observação e à sua realidade. Por sua vez, as necessidades explícitas estão relacionadas a aspectos objetivos expressos formalmente em contratos, especificações de projetos, manuais de operações de equipamentos. Por conseguinte, revelam o compromisso que o fornecedor assume com o cliente. Entre as reformulações necessárias em busca da qualidade do material oferecido está a melhora nas especificações dos materiais padronizados e não padronizados. Com a especificação adequada é possível obter materiais de qualidade superior e, consequentemente, melhorar a qualidade da assistência oferecida. [...] [...] Abrangendo a questão de desperdício de materiais, além do relato acima, a fala abaixo reforça a necessidade de garantir a qualidade dos materiais médico-hospitalares. Às vezes o produto é mais barato, mas acaba sendo necessário utilizar três unidades, tornando relativamente mais caro. (T.E) O serviço público considera que seus maiores problemas estão centrados na falta de recursos financeiros, porém é perceptível que a escassez de alguns materiais médico-hospitalares juntamente com a sua má utilização, falta de profissionais qualificados e pouca atenção no planejamento logístico de insumos interferem na qualidade do que se dispõe. [...] Para que haja um uso correto dos recursos públicos, a administração de materiais dá suporte ao controle do processo das atividades realizadas num hospital, para também evitar desperdícios e controlar os custos. Quando se refere à percepção que os funcionáriostêm do desperdício, o que vem à mente basicamente é o uso de recursos de materiais hospitalares em primeiro plano, já que o gasto com eles é maior que os demais recursos, e dele também se faz maior uso devido à própria atividade da instituição. O instrumento de avaliação e o portfólio são elementos educativos e facilitadores da análise técnica dos materiais, dando suporte aos enfermeiros dos setores no momento de questionar a qualidade dos materiais adquiridos. FONTE: GARCIA, Simone Domingues et al. Revista Brasileira de Enfermagem, Brasília, v. 65, n. 2, mar./abr. 2012. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0034-71672012000200021>. Acesso em: 24 ago. 2013. TÓPICO 1 | DEFINIÇÃO E CONCEITOS DA GESTÃO DE MATERIAIS 23 NOTA Na próxima unidade você estudará sobre planejamento da gestão de materiais – como estratégia empresarial. NOTA Henry Mintzberg é um autor muito produtivo, escreve sobre estratégia de gerência e de negócios, tem mais de 140 artigos publicados e treze livros. Seu livro mais produtivo, “A Ascensão e a Queda do Planejamento Estratégico”, critica algumas das práticas de hoje do planejamento estratégico e é considerado leitura essencial para qualquer um que queira fazer parte do processo de tomada de decisões dentro de sua organização. 24 RESUMO DO TÓPICO 1 Os avanços da gestão hospitalar, recursos tecnológicos, econômicos e sociais têm levado os EAS a reformular suas estratégias e objetivos, passando por um profundo processo de transformação e de aprendizado. As organizações buscam orientar seus esforços e mobilizar os recursos em direção aos seus objetivos, adotando uma postura mais competitiva de sobrevivência e longevidade, frente ao mercado globalizado. A gestão de materiais e equipamentos hospitalares assume um papel de grande importância para antecipar-se, antever mudanças e assim suprir as necessidades de materiais, equipamentos e serviços dos EAS. A gestão de materiais dentro de um EAS tem como objetivo suprir as necessidades da organização com materiais e serviços, atendendo os clientes internos de forma eficiente, ágil e principalmente com o menor custo possível, mas sempre focado no binômio qualidade x preço. Por se tratar de uma área focada em economia e maximização de lucros, geralmente está subordinada à área financeira, mas também pode estar subordinada à área de apoio, o que favorece as demais áreas de apoio, pois a supervisão da área de materiais estabelece normas e padrões na instituição, o que assegura e preserva o abastecimento do EAS. A administração de materiais e equipamentos médico-hospitalares necessita ser tratada com uma abordagem sistemática, responsável e capaz de garantir que os materiais e equipamentos sejam eficazes e seguros, apropriados e disponíveis para atender com qualidade a demanda do EAS. Com este preceito é preciso planejar. Estabelecer um planejamento que contenha os objetivos que a organização quer atingir, levantando dados e informações das áreas para o conhecimento do âmbito das ações a serem desenvolvidas, obtendo assim informações eficazes e delineadas para elaborar o Planejamento Estratégico que guiarão o EAS a obter um melhor desempenho e consequentemente um melhor resultado. 25 1 Quais são as principais funções exercidas pela área de suprimentos? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2 De que forma a área de materiais interage entre as áreas do EAS? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3 Como a gestão de materiais pode interferir ou auxiliar na tomada de decisões do EAS? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ AUTOATIVIDADE 26 27 TÓPICO 2 PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO A palavra estratégia ou expressão estratégia, em seu sentido mais restrito, se define no jargão militar como a arte de “dirigir operações militares”, enquanto outros definem como a arte de dirigir um assunto. Para nosso tema específico de planejamento estratégico, surge outro termo que deve ser precisado – a estratégia de ataque – que, em saúde aborda fatores de risco e problemas de saúde na medida do possível. (MALAGÓN; MORERA; LAVERDE, 2000, p. 48). A estratégia neste contexto pode ser associada a jogos, bons jogadores são estratégicos, articulam-se, no jogo, planejam suas jogadas e seus ataques, formam uma equipe, possuem visão de jogo e partilham os mesmos objetivos, possuem esperteza. Na figura 4 podemos ver um modelo do processo de desenvolvimento de um planejamento estratégico. Uma organização pode ser comparada a um ser humano: é preciso se conhecer, saber quem foi no passado, quem é no presente e quem será no futuro. As pessoas mais bem-sucedidas e informadas possuem maior clareza e sabem prever o que pode acontecer em suas vidas nos próximos anos, e o mais impressionante é que não são adivinhas. Os EAS bem-sucedidos, que possuem um planejamento claro e eficaz, são capazes de antever e compreender as mudanças que acontecem na organização. O planejamento da vida de um EAS é bem mais complexo que um planejamento pessoal, já que a organização é constituída por inúmeras pessoas que agem e pensam diferente umas das outras. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 28 FIGURA 4 – PLANEJAMENTO DE UM EAS FONTE: Disponível em: <http://senhoraseguranca.com.br/planejamento-estrategico-na- seguranca-privada>. Acesso em: 24 ago. 2013. Fazer com que todos incorporem os mesmos objetivos da organização é um desafio do gestor. É preciso que todos conheçam os objetivos da organização e suas metas, que todos tenham conhecimento de suas áreas, seus processos e seus produtos, que todos possam ver como os vários setores fazem interface e quão dependentes são uns dos outros, e tudo isso deve estar alinhado com a missão e a visão a ser cumprida pela organização. Vamos fazer uma reflexão sobre a importância das metas. ESTABELECIMENTO DE METAS Por Joacir Martinelli A característica mais marcante das pessoas que realmente conseguem resultados efetivos é o estabelecimento de metas. Estas pessoas têm claro onde querem chegar. Seus objetivos de curto prazo são mensuráveis e os de longo prazo são claros e específicos. TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL 29 Mas o que torna tão importante trabalhar com metas bem estabelecidas? Qual é a força que isto pode ter para se conseguir resultados efetivos? Não é difícil compreender a importância de se saber aonde se quer chegar: muitas pessoas são extremamente dedicadas no seu dia a dia; vivem se sacrificando e à própria família; fazem tudo com a máxima qualidade; entretanto, não raramente reclamam por não estarem sentindo que estão evoluindo. Na maioria das vezes, isto ocorre porque elas não sabem para onde querem evoluir. Como não sabem a direção a ser tomada, acabam desperdiçando esforços para todos os lados, não conseguindopriorizar ações. Uma pesquisa realizada na década de oitenta com atletas norte- americanos mostrou um aspecto interessante a respeito do assunto que estamos tratando: Dez atletas saltaram uma vara que se encontrava na altura limite que cada um costumava atingir. Dos dez saltos, oito foram bem-sucedidos; dois fracassaram. Em outro dia e nas mesmas condições, foi solicitado que estes dez atletas saltassem novamente. Deveriam saltar da melhor maneira possível, visando superar a marca anterior. Porém, existia agora uma diferença: não foi colocada nenhuma vara para definir a altura. Ao invés disto, sensores detectavam a altura atingida. Desta vez, o resultado foi contrário ao da etapa anterior: apenas dois obtiveram êxito; oito fracassaram. Qual é a diferença entre as duas situações? O que fez com que os resultados fossem tão diferentes? A diferença significativa foi que, na segunda etapa, os atletas, por mais que se esforçassem, não tinham seus objetivos claramente definidos. Se a persistência foi considerada o combustível das pessoas que alcançam êxito, sem dúvida as metas são os seus motores. Quando se tem uma verdadeira meta, esta faz com que tenhamos ânimo para vencermos as maiores adversidades. Convém destacar que, para se ter realmente uma META poderosa, é preciso lembrar de alguns ingredientes: M: mensuráveis - se você não puder medir o resultado, como saberá se conseguiu ou não atingir seu alvo? “Ter o máximo de clientes possíveis” não é uma meta, afinal, quanto representa o máximo? Se você considerar isto como meta, qualquer valor que atingir vai achar que este é o máximo... E: específica - mais uma vez, deixar o mais claro possível aonde se quer chegar nos ajuda a descobrir o caminho e concentrar nossos esforços. Dizer “vou ter um computador” é bem menos potente do que dizer “terei um Pentium III, de 500 mtz e monitor de 17 polegadas”. Cuidado, se definir uma meta com o primeiro exemplo, poderá receber um 286... UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 30 T: temporal - outra arma poderosa no estabelecimento de metas é o prazo para se atingi-las. Não estabelecer um prazo não ajuda a nos organizarmos e geralmente se leva mais tempo do que o necessário para se atingir a meta. Afinal, se não tivermos prazo teremos a vida toda para tentar... A: atingível - a meta precisa ser algo tangível. Estabelecer que vou visitar Marte até o meu próximo aniversário certamente não me motivará a buscar as formas de se realizar tal sonho. Por outro lado, estabelecer uma meta que não seja desafiante também não mobiliza esforços para atingi-la. A meta deve ter um significado pessoal. Algo que realmente faça com que você levante da cama de manhã com “pique” para trilhar mais uma etapa do caminho que o aproxime de sua realização. “Não há ventos favoráveis para quem não sabe aonde quer chegar”. FONTE: Disponível em: <http://www.institutojetro.com/artigos/estrategia-e-planejamento/ estabelecimento-de-metas.html>. Acesso em: 24 ago. 2013. O foco nestas perspectivas, alinhadas com o planejamento, faz com que o EAS consiga realmente acompanhar as mudanças de mercado sem correr riscos, pois, para que isso aconteça, é preciso que o gestor tenha conhecimento do meio em que a empresa está inserida, e isso pode ser observado através do planejamento. [...] definimos este enfoque de planejar os sistemas de saúde como a forma de privilegiar a estrutura dos objetivos, reconhecer as categorias de complexidade, a fragmentação, a incerteza, o conflito e a dependência. (MALAGÓN; MORERA; LAVERDE, 2000, p. 47). Através da análise interna e externa do EAS, é possível realizar um plano estratégico, definindo objetivos e metas que devem estar alinhados com a missão e visão que a organização estabeleceu, considerando as ameaças e oportunidades e identificando-as através de uma análise. Uma forma de visualizar os objetivos e metas da organização é adotar ações por períodos, utilizar planos bimestrais, semestrais ou anuais, com o objetivo de médio e longo prazo, mas devem ser acompanhados diariamente tornando-se uma ferramenta geradora de informações. Todas as operações deverão ser orientadas a fim de se atingir as metas e objetivos que sempre devem estar alinhados à visão e missão da organização. TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL 31 FIGURA 5 – MISSÃO, VISÃO, PLANEJAMENTO FONTE: O autor A estratégia é um caminho escolhido, um conjunto de atividades, para se atingir a visão que se tem de qual deve ser o posicionamento da empresa no futuro. Garantir a entrega de um valor diferenciado ao cliente que imprimirá a competitividade necessária à sua sobrevivência de longo prazo. (COUTO; PEDROSA, 2007, p. 219). A estratégia constitui uma visão integrada de toda a complexidade e do comportamento da organização, sendo holística, sistemática, já que ela estabelece metas, objetivos, planeja, dimensiona, posiciona e aloca os recursos organizacionais nas atividades que são básicas para o sucesso da organização. FIGURA 6 – MISSÃO E PLANEJAMENTO FONTE: Disponível em: <http://www.fernandocamargo.net>. Acesso em: 24 ago. 2013. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 32 Buscar o alinhamento dos setores do EAS e conhecendo, administrando e gerenciando o que acontece em cada um deles é uma forma para buscar atingir uma visão. Todos os esforços empregados ao planejamento podem fracassar quando surgem dificuldades após as definições das metas e objetivos, mas através do acompanhamento durante a execução, revisando quando necessário, avaliando, registrando, mensurando e utilizando os erros e acertos ao final de cada projeto, pode-se planejar estrategicamente, rever técnicas empregadas de como estas estão sendo usadas para reduzir os riscos ou ameaças ao planejamento. 2 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO COMO FERRAMENTA DA GESTÃO DE MATERIAIS "Sem um planejamento estratégico competente, ninguém sobreviverá nestes tempos globalizados." (Michael Porter) O planejamento estratégico surge nos EAS, forçando-os a buscar novas formas de planejamento e gestão que lhes permite posicionar-se melhor num cenário organizacional cada vez mais competitivo. O planejamento estratégico pode ser definido como: o processo mediante o qual quem toma as decisões em uma organização (chamada, neste modelo, estratégica) obtém as informações e, a partir delas, elabora os fins (metas) que, com os meios e os recursos, permite a ele elaborar os planos. (MALAGÓN; MORERA; LAVERDE, 2000, p. 48). A essência do planejamento estratégico é produzir as estratégias necessárias para permitir ao hospital navegar, com sucesso, em mares de águas turbulentas, ventos fortes, enfrentando tempestades e tormentas. O planejamento estratégico como ferramenta da gestão busca dar um senso de direção ao hospital, identificando objetivos, táticas e metas que permitam mensurar o seu desempenho na intenção de alcançar o objetivo final proposto. O planejamento estratégico pode ser definido como o desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras e decisões presentes em função dos objetivos empresariais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz. (OLIVEIRA, 2007, p. 5). Segundo Couto e Pedrosa (2007, p. 220), o planejamento estratégico não é um instrumento para criar estratégias, mas para operacionalizar estratégias que já foram criadas por outros meios. TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL 33 UMA VISÃO DE PLANEJAMENTO – A FÁBULA DA FLAUTA Certa vez um caçador contratou um feiticeiro para ajudá-lo a conseguir alguma coisa que pudesse facilitar seu trabalho nas caçadas. Depois de alguns dias o feiticeiro lhe entregou uma flauta mágica que, ao ser tocada, enfeitiçava os animais, fazendo-os dançar; desse modo, o caçador teria facilitado a sua ação. Entusiasmado com o instrumento, o caçador e maisdois outros amigos foram à caça. O grupo se deparou com um feroz tigre e de imediato o caçador pôs-se a tocar a flauta e, milagrosamente, o tigre que já estava próximo de um de seus amigos começou a dançar e foi fuzilado à queima-roupa. E foi assim, a flauta sendo tocada, animais ferozes dançando, caçadores matando. Ao final do dia, o grupo deparou-se com um leão faminto, a flauta soou, mas o leão não dançou, ao contrário foi devorando os amigos do caçador. O tocador de flauta, desesperadamente, fazia soar as notas musicais, mas sem resultado algum. E acabou sendo devorado também. Dois macacos, em cima de uma árvore próxima, a tudo assistiam e um deles observou com sabedoria: – Eu sabia que eles iam se dar mal quando encontrassem o surdinho... MORAL DA HISTÓRIA: • não confie cegamente nos métodos que sempre deram certo... Um dia pode não dar; • tenha sempre plano de contingência; • faça planejamento de suas atividades; • prepare alternativas para as situações imprevistas; • esteja atento às mudanças e não espere as dificuldades para agir; • cuidado com o leão surdo. FONTE: Disponível em: <http://www.aedb.br/faculdades/ped/Downloads/4ano/A_FLAUTA%20 MAGICA_ENC.pdf>. Acesso em: 24 ago. 2013. Podemos formular as estratégias seguindo o fluxo da figura 7. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 34 FIGURA 7 – FORMULAÇÃO DA ESTRATÉGIA NAS ORGANIZAÇÕES FONTE: Oliveira (2007, p. 204) TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL 35 DICAS Você poderá complementar seus conhecimentos com a leitura do livro: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, de Dijalma de Pinho Rebouças de Oliveira, da Editora Atlas, 24ª edição, 2007, São Paulo. 3 FERRAMENTAS PARA TOMADA DE DECISÕES E PLANEJAMENTO DE METAS O mundo globalizado no qual os EAS estão inseridos mostra o quanto é necessária a percepção dos gestores sobre o planejamento da gestão. Diante desta necessidade o planejamento se torna uma ferramenta fundamental nos hospitais na busca de suas metas e resultados de curto, médio e longo prazo, servindo como pilar para a tomada de decisões. O planejamento estratégico é um instrumento importante para nortear a gestão institucional. Sabemos que as necessidades existentes são impossíveis de ser atendidas em uma única gestão. Assim, o planejamento estratégico também pode ser entendido como uma carta de intenções da gestão para todos da instituição; nela estão explicitadas as necessidades que serão foco dos esforços institucionais para ser atendidas num período estabelecido. (CAMPOS et al., 2005, p. 18). Através do planejamento de metas, da gestão de materiais e de equipamentos médicos hospitalares, podem-se programar ações a ser realizadas dentro de um período de tempo determinado. Durante a fase de execução do planejamento estratégico dos EAS podem aparecer situações que evidenciarão vários problemas e suas causas, que podem afetar os lucros e mesmo evitar prejuízos futuros ou gastos desnecessários. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 36 DICAS Sugerimos as seguintes leituras complementares, disponíveis na internet: • Planejamento estratégico dentro do conceito da administração estratégica: <http://www.fae.edu/publicacoes/pdf/revista_da_fae/fae_v3_n2/o_planejamento_ estrategico.pdf> • Administração hospitalar: planejamento estratégico na administração de serviços hospitalares: <http://www.essex.ensino.eb.br/doc/PDF/PCC_2008_CFO_PDF/CD42%201%BA%20Ten%20 Al%20FREDERICO%20DE%20CARVALHO%20ROEDER.pdf>. Assim um novo modelo de gestão de materiais e equipamentos hospitalares vem se disseminando nos EAS que seguem critérios e normas de qualidade, pois trata a gestão de materiais não só como uma área operacional para suprir as necessidades da instituição como também uma área estratégica, podendo, através disto, planejar e organizar os objetivos da instituição. Segundo Rougante e Padoveze (2005, p. 39), “[...] a normalização dentro de uma instituição de saúde é um requisito de qualidade nos processos, envolvendo a aplicação de regras para o tratamento ordenado de uma atividade específica [...]”. Os resultados da normalização e gestão quando utilizadas são facilmente identificados pelos clientes externos e internos, e o EAS passa a inspirar uma imagem de confiança, agregando qualidade aos serviços e evitando desperdício e retrabalho. NOTA Mas o que é “norma”? A norma dentro de uma instituição de saúde é um requisito de qualidade nos processos, envolvendo a aplicação de regras para o tratamento ordenado de uma atividade específica. (ROUGANTE; PADOVEZE, 2005, p. 28). Contudo, há problemas que permeiam e afetam a prática da gestão que se caracteriza por um processo que combina aspectos racionais e subjetivos, necessários para o desenvolvimento das análises. As análises nem sempre conseguem captar certos detalhes do ambiente interno e externo, mas, ao gerar a criatividade, evidenciam as necessidades subjetivas que vão além das análises superficiais, como fazem muitos administradores. TÓPICO 2 | PLANEJAMENTO DA GESTÃO DE MATERIAIS – ESTRATÉGIA EMPRESARIAL 37 A gestão de materiais e equipamentos hospitalares deve ser adotada como meio de visão pelos hospitais a fim de alcançar a satisfação dos clientes, a aprendizagem e se tornar autossustentável, no sentido de causar o mínimo impacto possível ao meio ambiente. A gestão deve considerar o impacto ambiental dos resíduos gerados (lixo hospitalar) e os equipamentos médicos obsoletos, desativados, dando-lhes destino correto. A falta de materiais e equipamentos hospitalares pode ser crucial para o desenvolvimento das atividades e metas do EAS. As atividades hospitalares desenvolvidas diária e rotineiramente no ambiente hospitalar determinam a necessidade de aquisição contínua de materiais, através de processos ininterruptos e de grande impacto na dinâmica da assistência hospitalar. Entende-se por abastecimento e fornecimento a parte da logística que trata das atividades desenvolvidas para aquisição, a armazenagem e o fornecimento de medicamentos, alimentos e demais materiais e serviços ligados à área da saúde e administrativa, de maneira oportuna, nas quantidades exatas, com um nível ótimo de qualidade, e no local apropriado, de tal forma que o hospital possa cumprir plenamente seus objetivos e metas quanto à preservação, diagnóstico, tratamento e recuperação da saúde. (MALAGÓN; MORERA; LAVERDE, 2000, p. 351). A aquisição de insumos, equipamentos e serviços hospitalares para o abastecimento do EAS é um processo contínuo e complexo, pois é preciso manter a máquina hospitalar operando sem interrupções. Deve haver uma interação e padronização entre os diversos setores do EAS, que são automaticamente dependentes entre si e necessitam de entrosamento a fim de garantir a cadeia produtiva cíclica hospitalar. É preciso planejar, de acordo com a referência do hospital, os estoques e os tipos de equipamentos necessários ao desenvolvimento das atividades ou serviços. Isso se deve ao fato de que a assistência hospitalar ao paciente não pode sofrer interrupção, assim é necessário determinar os níveis de estoques de insumos, consumidos diariamente, assim como a previsão de dano aos equipamentos. Gerenciar os estoques e equipamentos hospitalares dentro de um hospital é criterioso e complexo, pois estamos falando de uma vasta centena ou até de milhares de itens e serviços que permeiam as atividades diárias e rotineiras do ambiente hospitalar. UNIDADE 1 | GESTÃO DE MATERIAIS 38 3.1 PLANEJAR “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”. (Peter Drucker) Segundo Holanda (2004), planejar significa fazer plano ou planta de; projetar; traçar; elaborar um plano ou roteiro de; programar; planificar; intenção de projetar. Planejar é parte essencial do processo para um EAS. É preciso definir onde investir, estabelecer os objetivos e a forma como eles serão alcançados, realizando planos e desenvolvendo
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