Funcionalidades do Protocolo de Documentos

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Protocolo
O protocolo geralmente é um setor, onde costumam 
ocorrer as seguintes ações pertinentes a 
movimentação de documentos: 
• Recebimento: Receber o documento, pode 
ser feito em papel ou também através do 
protocolo eletrônico. É feita uma separação 
entre oficial e particular, o oficial é o tem 
interesse para a instituição (Ex: fatura de um 
prestador de serviço), já o particular não tem 
interesse para a instituição, mas sim um 
interesse estritamente pessoal (Ex: a fatura 
de um cartão de crédito de um servidor). Os 
documentos oficiais são divididos em 
ostensivos e sigilosos, o primeiro será aberto 
no protocolo, o segundo não. Tanto os 
documentos particulares como os sigilosos 
serão encaminhados diretamente ao 
destinatário, não sendo abertos no 
protocolo. 
• Registro: Cadastro dos dados do documento 
(metadados). Identificar os dados básicos do 
documento e cadastrar em um sistema. 
Documentos particulares e sigilosos não serão 
registrados no protocolo. 
Anota-se procedência, espécie, código e resumo do 
assunto 
Os elementos utilizados para o registro de 
documentos são metadados desses documentos. 
• Autuação: Quando se pegam documentos avulsos, 
coloca-se uma capa e se forma um processo. Diz 
respeito a formação do processo. 
Atividade exclusiva do protocolo. 
É obrigatória a autuação do documento avulso para 
a formação de processo se o assunto tratado 
requerer análises ou pareceres. 
• Classificação: Se dá através do Instrumento de 
gestão chamado Plano de Classificação. Será 
atribuído um código ao documento a depender do 
que este se trata. Separa os documentos de acordo 
com o destinatário. 
• Movimentação: Expedição (externo)→ Remessa 
externa do documento, quando o documento vai pra 
fora da instituição /Distribuição (interno) → remessa 
dos documentos aos setores de 
trabalho/Tramitação → É a movimentação do 
processo de uma unidade à outra desde a sua 
produção ou recepção, interna ou externa através de 
um sistema próprio. 
Distribuição + redistribuição + expedição = 
Tramitação do documento. 
• Controle da tramitação: Geralmente feito por 
sistema informatizados, ou livro de protocolo. Serve 
para acompanhar o caminho do documento. 
Assertivas protocolo: 
→ O protocolo compreende um conjunto de 
operações que possibilita o controle do fluxo 
documental no órgão/instituição viabilizando a sua 
recuperação e o acesso à informação (CETREDE – 
2021). 
→ O protocolo é um serviço/setor da organização 
que exerce as atividades de recebimento, registro, 
autuação, classificação, movimentação (expedição e 
distribuição) e controle da tramitação, sendo uma 
atividade típica do arquivo corrente (QUADRIX – 
2022). 
→ O protocolo pode ser considerado a porta de 
entrada e saída dos documentos na instituição. Seu 
objetivo é controlar a movimentação dos 
documentos, de modo que se saiba onde e com 
quem estão e quais ações foram empreendidas no 
suporte documental (VUNESP – 2021). 
→ Os metadados do documento de arquivo são os 
elementos que servem ao registro no protocolo 
(CESPE- 2021). 
→ No meio comercial e empresarial, esse recurso é 
tido como um livro de registro ou formulário em que 
se registra a saída ou entrada de objetos, 
correspondência, solicitações, entre outros e, em 
alguns casos, gera um recibo ao solicitante. 
Esse trecho diz respeito ao: Protocolo (FUNDEP – 
2021). 
→ A tramitação/controle da tramitação diz respeito 
à movimentação que o documento faz, dentro e fora 
da instituição. Se o documento foi criado no setor A, 
passou pelo setor C, foi expedido para a instituição D 
e voltou para o setor A, na instituição de origem, a 
tramitação será A,C,D, A, ou seja, a 
tramitação/controle da tramitação é realizada, 
independente do documento ser expedido ou 
distribuído (Quadrix – 2021). 
→ No setor de protocolo, ao receber uma carta 
pessoal e alguns exemplares de jornal, o colaborador 
deve proceder de modo a não abrir nem registrar a 
carta pessoal, que deverá ser entregue a quem se 
destina, e a não registrar os exemplares de jornais, 
visto que não são documentos oficiais (Quadrix – 
2021). 
→ Entre as atividades típicas de protocolo, está a 
abertura das correspondências para que elas possam 
ser registradas e movimentadas, não importando se 
o envelope contém indicações de confidencial, 
reservado, particular ou equivalente → ASSERTIVA 
FALSA → As correspondências ostensivas podem ser 
abertas, já as sigilosas e particulares não (Quadrix – 
2021). 
→ As atividades dos arquivos correntes são divididas 
em quatro setores distintos: protocolo; expedição; 
arquivamento; e empréstimo/consulta (QUADRIX – 
2021). → Questão que segue o entendimento da 
professora Marilena Leite Paes, na obra "Arquivo: 
teoria e prática", os arquivos correntes são divididos 
em protocolo, expedição, arquivamento, 
empréstimo e consulta, e destinação. A questão não 
citou a destinação, mas não limita às fases 
apresentadas, o que a torna correta. 
→ A expedição dos documentos de uma organização 
é de responsabilidade do protocolo (Quadrix – 
2021). 
→ Atividades de protocolo incluem receber, 
registrar, classificar, tramitar e controlar a 
movimentação de documentos e processos (FUNDEP 
– 2021). 
→ Em certas situações, os documentos podem dar 
início a um processo. Essa ação é denominada 
“autuação” – formação de processo (FUNDEP – 
2021). 
→ A anexação de um documento a outro acontece 
quando uma unidade ou secretaria, por exemplo, 
possui mais de um documento que trata de um 
mesmo assunto e que não houve a necessidade de 
formação de processo. A essa ação dá-se o nome de 
juntada de documento (FUNDEP – 2021). 
→ Envelopes de correspondências não deverão ser 
anexados aos processos, devendo ser descartados 
após serem anotados os dados necessários 
referentes ao endereço do remetente no verso do 
documento recebido (FUNDEP – 2021). 
 
 
Fontes: Aulas prof. Darlan Eterno e apostila Renato 
Valentini