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1 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 1 SUMÁRIO NOSSA HISTÓRIA .......................................................................................... 2 Conceito de INFORMAÇÃO e SISTEMA DE INFORMAÇÃO ......................... 3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO........................................................................... 3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO CORPORATIVA................................................ 5 ELEMENTOS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO CORPORATIVA................... 6 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ................................................................ 10 Componentes da Tecnologia da Informação ................................................. 11 Melhoria nos processos empresariais ........................................................... 15 Sistema .......................................................................................................... 15 Sistemas de informação ................................................................................ 16 Dimensões dos sistemas de informação ....................................................... 17 Classificação e tipos de sistemas de informação .......................................... 19 Utilização de sistemas de informação ........................................................... 20 Benefícios da utilização de sistemas de informação ..................................... 21 Investimentos em sistemas de informação .................................................... 22 Sistemas de informação e seu auxilio para a tomada de decisão ................. 23 REFERENCIAS ............................................................................................. 24 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós- Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 CONCEITO DE INFORMAÇÃO E SISTEMA DE INFORMAÇÃO Como afirma Oliveira (2002), a informação é tudo aquilo que, diminuindo o nosso grau de incerteza, ou indefinição, nos potencializa a racionalidade do processo de decisão, isto é, de administração e gestão. Já para Amaral e Varajão (2007), informação é aquele conjunto de dados que, quando provido de forma e tempo apropriado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe, ficando ela mais capacitada a desenvolver determinada atividade ou a tomar determinada decisão. Segundo Oliveira (2002), sistema de informação é um conjunto de meios físicos e lógicos, humanos, financeiros, organizacionais e consumíveis diversos, que de uma forma racional interagem entre eles, se integram e se combinam com vista à produção, memorização e distribuição/consulta de informação, objetivando satisfazer determinadas necessidades de gestão. Conforme Amaral e Varajão (2007), sistema de informação é um sistema que reúne, guarda, processa e faculta informação relevante para a organização de modo que a informação é acessível e útil para aqueles que a querem utilizar, incluindo gestores, funcionários, clientes, etc. Conclui-se então com a afirmação de Neto e Solonca (2007), que os sistemas de informação adquiriram uma relevância essencial para a sobrevivência da maioria das organizações modernas, já que, sem computadores e redes de comunicação, a prestação de serviços de informação pode se tornar inviável. Ainda concluem que, atualmente, não existem mais empresas que não dependam da tecnologia da informação, num maior ou menor grau. GESTÃO DA INFORMAÇÃO O crescente aumento do volume de informação produzido nas organizações por diversos processos de trabalho distribuídos em estruturas organizacionais grandes e complexas tem desafiado os gestores a encontrar mecanismos de gerenciamento da informação que garantam, primariamente, a obtenção do valor esperado com as informações corporativas. É a partir dessa concepção de valor para o negócio que é inerente às informações produzidas, armazenadas, disponibilizadas 4 e utilizadas pelas organizações que se tem consolidado a promoção da informação corporativa a um ativo corporativo de fato. Tendo em vista a importância dos ativos informacionais de uma organização, estes devem ser gerenciados com a mesma diligência aplicada à gestão de seus ativos físicos considerados críticos. Além disso, o valor da informação corporativa não é percebido quando tratada de forma isolada em silos distribuídos pela organização (FLECKENSTEIN, 2012, p.1). A Gestão da Informação Corporativa (GIC), que corresponde a processos de negócio, disciplinas e práticas que visam o gerenciamento efetivo da informação corporativa, vem ao encontro desse desafio de tratar a informação como um ativo. Uma vez que a maior parte dos ativos informacionais são armazenados e mantidos em ambientes geridos pelas áreas de Tecnologia da Informação (TI), as soluções, ferramentas e serviços de TI são agentes fundamentais para a gestão efetiva da informação corporativa. No entanto, a significativa complexidade dos ambientes e processos relacionados às áreas de TI nas organizações, bem como as deficiências de gestão representam obstáculos para que seus serviços sejam utilizados de forma eficaz para o atendimento às demandas das áreas de negócio; sejam demandas relacionadas aos processos de trabalho típicos do negócio, quanto aquelas relacionadas à gestão da informação. Dessa forma, são comuns os cenários de descolamento entre as expectativas das áreas de negócio relativas à resolução de problemas de informação por meio da informatização de seus processos, e as soluções apresentadas pelas áreas de TI nas organizações. De acordo com Kristof Kloeckner (2010 apud GODINEZ, 2005), Nesse cenário, a GIC também visa promover o alinhamento entre as estratégias de negócio da organização e as ações planejadas e executadas pela área de TI. As organizações têm empreendido esforços no sentido de adotar metodologias de gestão de TI mais adequadas à nova escala de demandas de soluções de tecnologia, de modo a garantir a prestação de serviços de qualidade com níveis satisfatórios de disponibilidade e confiabilidade, que contribuem para o aumento do valor entregue pelas soluções de TI ao negócio da organização, passando, obrigatoriamente, pelo incremento do alinhamento entre as estratégias de negócio da organização e as ações planejadas e executadas pela área de TI. 5 A biblioteca Information Technology Infrastructure Library (ITIL), que teve significativa exposição em meados dos anos 2000 para o mundo da TI, é uma das metodologias utilizadas para a gestão da TI e reúne uma coleção de processos destinados à gestão de serviços de tecnologia, com a finalidade de garantir a prestação desses serviços com qualidade, de modo a suprir as necessidades das áreas de negócio. Novamente, tendo em vista que as definições preconizadas pela GIC e pela Arquitetura de Informação (AI), aplicadas para quaisquer órgãos em umaorganização devem ter significativo impacto sobre as soluções e serviços de TI, uma vez que os processos de trabalho são suportados por esses serviços, é imprescindível que as áreas de negócio e as ações de TI estejam harmoniosamente alinhadas para garantir que tanto as informações consideradas ativos informacionais, quanto os serviços de TI que as suportam sejam revertidos em valor efetivo para as áreas de negócio da organização. GESTÃO DA INFORMAÇÃO CORPORATIVA A partir do entendimento de que os ativos de uma organização devem ser gerenciados, e de que dados e informações correspondem a verdadeiros ativos organizacionais, conclui-se que a informação também deve ser gerenciada. Nas palavras de Ladley (2010), “até que dados, informações e conteúdos sejam gerenciados como outros ativos são gerenciados, nem os dados, nem as informações e tampouco os conteúdos têm chance de realizar seu potencial ou seu papel na organização”. Ainda de acordo com Ladley (2010, on-line): A Gestão da Informação Corporativa corresponde a um programa que tem a finalidade de tratar dados e todos os outros tipos de informação organizacional como ativos de fato. [...] A GIC gerencia os planos, políticas, princípios, frameworks, tecnologias, organizações, pessoas e processos em uma organização com o objetivo de maximizar o investimento em dados e conteúdo. (LADLEY, 2010, tradução nossa). Ladley (2010), em seu conceito, tem a preocupação de definir GIC como um programa, algo amplo que deve ser contínuo e sustentável; e não como um projeto que se caracteriza pela temporariedade. O autor sugere a divisão conceitual de GIC 6 e Gestão de Ativos Informacionais (GAI) dizendo que a GAI representa os conceitos e processos fundamentais para se fazer a gestão de um ativo que, nesse caso, é a informação. A GAI descreve filosofias para assegurar que os dados, as informações e os conteúdos sejam tratados como ativos, não de forma metafórica, mas no sentido real e tangível entendido pelo negócio e sua contabilidade, evitando aumento de custo e risco relacionados à utilização inadequada de dados e conteúdos, e à precariedade em sua manipulação ou exposição a questões regulatórias. O programa, ao que Ladley denominou GIC, aponta a uma empresa o caminho para melhor inserir esses conceitos e melhores práticas da GAI, o mais efetiva e eficientemente possível, em seu modelo de negócio. Assim, a GAI traz os conceitos e a GIC é o programa que implementa esses conceitos. Em outras palavras, GIC corresponde ao gerenciamento de todo o conteúdo informacional da organização, seja ele estruturado (linhas e colunas, arquivos e registros) ou não estruturado (memorandos, correios eletrônicos, web sites, áudio e vídeo). (LADLEY, 2010, tradução nossa). Do ponto de vista do negócio, o conceito chave é o de gerenciamento do ativo. Gerenciar significa o estabelecimento de metas, o planejamento, a direção e a supervisão da execução de um plano. Além disso, gerenciar implica a governança para a garantia de que o ativo seja tratado de maneira uniforme por toda a organização. ELEMENTOS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO CORPORATIVA Os conceitos apresentados para GIC são abrangentes e compreendem uma série de elementos que não ficam claros em uma explicação conceitual sucinta. Assim, tendo como base o modelo proposto por John Ladley (2010), é possível detalhar a GIC em elementos que podem ser entendidos como camadas que compõem diferentes aspectos abordados pelo programa. As camadas são: modelo de negócio, manipulação e uso da informação, ciclo de vida da informação, aplicações, tecnologia, organização, conformidade, “DNA” corporativo, cultura, governança e conteúdo gerenciado. 7 Quanto à camada referente ao modelo de negócio, a GIC deve suportar todos os aspectos do negócio da organização. Ela não se propõe a alterar a estratégia do negócio, mas sim espelhá-la. Essa camada orientada ao conhecimento do modelo de negócio representa a forma como a organização opera para alcançar seus objetivos. A governança de dados torna-se parte do modelo de negócio, não de forma intrusiva, mas como uma nova função de negócio. Nesse nível são identificadas características fundamentais da organização, tais como seu funcionamento burocrático, sua forma de gestão quanto à centralização ou descentralização, sua missão principal, sua natureza quanto a ser governamental, privada ou sem fins lucrativos. O entendimento quanto ao modelo de negócio é importante porque o modelo de GIC pode variar a depender dessas característica. Por exemplo, uma organização fortemente regulada terá uma estrutura de GIC diferente em relação àquela que sofre menos com questões regulatórias; os riscos inerentes aos dados são diferentes. Uma organização sem fins lucrativos terá um modelo de GIC baseado em gestores e responsáveis pela informação diferentes das entidades que visam o lucro. As restrições orçamentárias afetam significativamente o que pode ser realizado. Nas organizações governamentais os fatores culturais podem ser obstáculos importantes que devem ser considerados pela GIC. Em relação à manipulação e uso da informação, a GIC visa assegurar que os dados e os conteúdos sejam manipulados adequada e eficientemente para beneficiar o negócio reduzindo os riscos. Para isso é feita a análise de qual é o grau de redundância de dados considerada aceitável pela organização, assim como são levantados os dados e informações mais manipulados e movimentados, uma vez que uma grande movimentação de informação pode ser tão prejudicial quanto informações pouquíssimo manipuladas. A manipulação adequada significa realizar a gestão de forma a manter os dados e conteúdos enquanto são úteis para a organização, e eliminá-los quando o custo da responsabilidade pela informação se tornar maior que o seu valor. A implementação incremental e iterativa da GIC, com visão global da manipulação da 8 informação, é feita de modo a assegurar a colocação econômica de conteúdo em lugar e tempo adequados. Todo dado e conteúdo tem um ciclo de vida. Ele é produzido, armazenado, disseminado, utilizado e, em algum momento, arquivado permanentemente ou descartado. A GIC, em sua camada referente ao ciclo de vida da informação, procura equilibrar o conflito entre o descarte de dados e o custo e o risco de se manter os dados por tempo demais; é o equilíbrio entre o risco inerente aos dados e o incremento do valor dos dados. Para a camada relativa às aplicações, a forma como os dados são utilizados reflete diretamente em seu valor. Se os dados e informações são geridos como ativos, a única forma de determinar seus valores é entendendo como e onde eles são usados. A GIC assegura que as políticas sejam corporativas e não locais. Porém, as aplicações podem ser locais. Mesmo assim, a GIC preconiza uma visão o mais abrangente possível para o desenvolvimento de aplicações e para o uso da informação. Para isso, os projetos de tecnologia devem ser considerados projetos de negócio. Quanto à tecnologia, a GIC, uma vez que se constitui em um programa, coordenada com a Arquitetura Corporativa (AC), cujo conceito encontra-se descrito adiante neste trabalho, assegura que a tecnologia dê o suporte ao negócio e que os investimentos em tecnologia sejam alinhados aos objetivos de negócio. A GIC, na camada denominada organização, auxilia no processo de mudanças organizacionais de forma incremental, bem como no gerenciamento de mudanças de aplicações para diferentes áreas de negócio. A GIC também deve garantir o gerenciamento de inventário para os dados. A camada referente à conformidade agrega os aspectos de conformidade a regulações, normas e à governança de dados para possibilitar uma percepção mais profunda do risco muitas vezes oculto em dados, informações e conteúdos. As áreas de conformidade podem seralavancadas para auxiliar a GIC e a governança de dados. O termo “DNA corporativa” se relaciona à gestão de metadados para fins de se registrar as características dos dados e conteúdos da organização e possibilitar a rastreabilidade necessária a processos de verificação e 9 auditoria de dados. A manutenção e a administração de metadados com qualidade permite a união de todos os elementos da Arquitetura da GIC. A governança de dados assegura que os metadados sejam mantidos e usados adequadamente. Tendo em vista o caráter integrador inerente à administração de metadados, conclui-se que esse elemento da GIC é de significativa importância para o objetivo deste trabalho, uma vez que pode indicar a porta de entrada para a integração com os metadados de governança de serviços de TI. A camada referente à cultura destaca-se em sua relevância uma vez que toda organização tem sua cultura própria. Quando se dá início a um programa de GIC, é de se esperar que haja resistências advindas dessa cultura. Pessoas são desafiadas a agir e trabalhar de forma diferente. As responsabilidades podem mudar. Por isso a GIC incorpora práticas de gerenciamento de mudanças para amenizar os impactos culturais consequentes de novas definições relacionadas aos processos de gestão da informação. A gestão da mudança cultural corresponde a fator crítico de sucesso para o programa de GIC. Em relação à governança, o programa de GIC utiliza a governança de dados para manter as atividades da área de TI alinhadas às necessidades de negócio. Para o escopo deste trabalho, fica identificado nesse aspecto da GIC um instrumento de integração com a governança de TI, que contribui para a criação de artefatos que permitem o estabelecimento de relações entre os metadados gerenciados pela GIC e GAI e os metadados utilizados pela área de TI para gestão de seus serviços e da infraestrutura. A governança de dados também proporciona o estabelecimento de padrões e regras acerca da maneira como os dados devem ser organizados e, dessa forma, está fortemente relacionada com a conformidade. Finalmente, o conteúdo gerenciado é, evidentemente, componente da GIC e o mais importante. A GIC se propõe a gerenciar todo tipo de conteúdo da organização: relatórios, formulários, memorandos, catálogos, páginas web, bancos de dados, planilhas e tudo o que mais houver. Todo conteúdo pode ter valor, e todo conteúdo pode conter algum tipo de risco para a organização. Por isso, como tem sido defendido, trata-se de um ativo e, por 10 isso, requer processos e técnicas de gestão. A interação desses componentes descritos, ilustrados na figura 1, compõe os fundamentos do programa de GIC. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O ambiente organizacional está em constante mudança, o que o torna cada vez mais dependente de informações. A tecnologia da informação é considerada como um dos componentes fundamentais do ambiente empresarial. Ela permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados, proporciona diversas mudanças, desde a simples automatização de processos até uma profunda alteração na maneira de conduzir e alavancar os negócios. A tecnologia da informação surgiu da necessidade de estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações. (PEREIRA; FONSECA, 1997) Batista (2004, p. 59), define: “Tecnologia de Informação é todo e qualquer dispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente da maneira como é aplicada”. A tecnologia da informação e os sistemas de informação, não são capazes de gerenciar uma empresa, porém, se bem utilizados são ferramentas importantes para o gerenciamento, pois auxiliam os gestores, desde o estabelecimento de objetivos até a execução e controle das atividades da organização. 11 A estratégia empresarial embasada na informação necessita de interação, coerência, alinhamento e acoplamento, estando em sinergia com a tecnologia da informação. (REZENDE; ABREU, 2000) Deste modo, a gestão da tecnologia da informação deve estar em plena concordância com o planejamento estratégico da empresa, uma vez que estão diretamente ligados: sistema de gestão e processo de tomada de decisão, ou seja, informações e a forma com que as mesmas serão tratadas. COMPONENTES DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O termo Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. A TI está fundamentada nos seguintes componentes (REZENDE; ABREU, 2000): a) Hardware e seus dispositivos e periféricos; b) Software e seus recursos; c) Sistemas de telecomunicações; d) Gestão de dados e informações. Embora conceitualmente não faça parte da tecnologia da Informação, o componente humano é um recurso fundamental, pois sem ele, esta tecnologia não teria funcionalidade. A união desses componentes eleva a potencialidade de atuação das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma eficiente. Hardware Hardware é toda a parte física de um equipamento. É um conjunto de aparatos eletrônicos, peças e equipamentos que precisam de algum tipo de processamento computacional para fazer, por exemplo, um computador funcionar. As informações são processadas, armazenadas, gerando novas informações. (MUNDO EDUCAÇÃO, 2010) 12 Software Os softwares são escritos em sistemas de códigos chamados linguagem de programação. Eles fornecem as instruções ao computador para que possa executar a atividade de processamento e realizar a atividade necessária para atingir o seu objetivo. De uma maneira simplificada, os softwares são conjuntos de comandos que recebem os dados fornecidos pelo usuário, organiza e as transforma em informações. O software é um bem com a especificidade de ser intangível, sendo assim, ele não possui partes físicas, sendo constituído por instruções e dados, que um equipamento irá processá-los. O software possui a característica de ser, ao mesmo tempo, um produto e um veículo para outros softwares, a exemplo dos sistemas operacionais. (VASQUES, 2007) O Sistema Operacional é o responsável pela integração entre o hardware e o software bem como funciona como base para outros softwares. Ele determina quais recursos serão utilizados para a realização das determinadas tarefas, a partir da alocação e monitoramento dos recursos computacionais disponíveis. Sistemas de Telecomunicações Os Sistemas de Telecomunicação e seus respectivos recursos também fazem parte da Tecnologia de Informação. Pode ser definido como a transmissão de sinais por qualquer meio, de emissor ao receptor. Refere-se à transmissão de sinais para comunicações, inclusive meios como telefone, rádio e televisão. O processamento de dados utiliza recursos de telecomunicações, como, modems, multiplexadores, linhas de comutação de dados, telefones, entre outros, esse processo é chamado de teleprocessamento de informações. (REZENDE; ABREU, 2000) Neste teleprocessamento, o computador emite um sinal digital ao modem, que por sua vez converte os sinais de baixa frequência em sinais analógicos modulados que por meio de uma linha, transmite o sinal para outro computador. Para que tudo isso aconteça, o sistema de telecomunicação e seus componentes devem estar interligados, sendo necessários: a) Computadores e dispositivos de recepção e envio de dados; b) Canais de comunicação; c) Processadores de comunicação; 13 d) Software de telecomunicação. Gestão de dados e informações Os dados, quando a eles são atribuídos valores, transformam-se em informações. A gestão de dados e informações compreende as atividades de armazenamento e recuperação de dados, níveis e controle de acesso das informações. (LAUDON; LAUDON, 1999). A gestão de dadosé fundamental para o funcionamento correto dos Sistemas de Informação dentro de uma organização. A maneira mais moderna e efetiva de gestão de dados na empresa é a utilização das ferramentas dos sistemas gerenciadores de banco de dados. (SGBD). Eles são recursos tecnológicos para trabalhos em bancos de dados, transformando as bases de dados relacionais e únicas. Como exemplo, Oracle, Sybase, Progress, entre outros. (REZENDE; ABREU, 2000) Para que a gestão de dados esteja completa dentro da organização, é necessário o uso destas tecnologias, onde os dados são identificados, modelados, estruturados, e armazenados. Banco de Dados Para O’Brien (2004) os dados são um recurso organizacional essencial que precisa ser administrado como outros importantes ativos das empresas, onde estes são organizados de forma lógica em caracteres, campos, registros e banco de dados que quando extraídos de forma eficiente geram valiosas informações para seus usuários. Para facilitar o gerenciamento dos bancos de dados foram criados os sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBD). De acordo com Turban (2005) o SGBD permite que uma organização armazene dados em um único local, onde poderão ser atualizados e recuperados e oferece acesso aos dados armazenados por meio de diversos programas aplicativos. O SGBD é um sistema que permite que seus usuários compartilhem dados e hoje uma organização não sobrevive ou alcança o sucesso sem a utilização de informações de qualidade para operação de suas atividades internas e externas e para auxiliar os tomadores de decisões. A melhor definição para dados pode ser descrita, segundo Laudon e Laudon (2007, p. 9), como “sequencias de fatos bruto que representam eventos que ocorrem 14 nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entendê-los e usá-los”. Procedimentos Para Stair (2002) os procedimentos abrangem as estratégias, as políticas, os métodos e as regras para se usar um sistema de informação (SI). São os procedimentos que orientam quanto à utilização, aplicação de um programa, quem pode ter acesso aos dados, informações em banco de dados dentre outros. O’Brien (2004) menciona que é necessário identificar as atividades básicas de um sistema de informação: entradas, processamento, saída, armazenamento, feedback e controle que vão direcionar como se dará a utilização dos hardwares e softwares para uma melhor aplicação nas atividades organizacionais. Pessoas Stair (2002) afirma que as pessoas apresentam o elemento mais importante na maioria dos sistemas de informação computadorizados. São as pessoas que vão mantê-los através do bom gerenciamento e execução adequada de seus componentes. Para a operação dos SI’s é necessário mão de obra especializada e orientada adequadamente. Conforme Turban (2005) as pessoas são indivíduos que trabalham com o sistema especializado de informação, interagem com ele ou utilizam sua saída. Essas pessoas são responsáveis pelo sucesso do aproveitamento das ferramentas de TI na organização. Redes de Computadores O termo rede define um conjunto de entidades (objetos, pessoas, etc.) interligado uns aos outros. Para Turban (2005) uma rede de computadores é formada por meios de comunicação, dispositivos de hardware e o software necessário para conectar dois ou mais sistemas de computadores e/ou dispositivos. A união desses recursos faz com que as empresas tornam-se capazes de gerir as informações de forma eficiente e detalhada através do sistema, com isso gerando confiança e agregando valor de mercado. 15 Conforme Gordon e Gordon (2006, p.5) “a tecnologia de informação permitiu que pessoas, grupos e organizações fizessem a gestão de suas informações de forma eficaz e eficientemente.”; e a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa e seus clientes e fornecedores, além de oferecer oportunidades sem precedentes para melhoria dos processos internos, e dos serviços prestados ao consumidor final. MELHORIA NOS PROCESSOS EMPRESARIAIS A TI inovou o mundo dos negócios, e deve ser compreendida como uma poderosa ferramenta habilitadora de mudanças na organização e sozinha, nada faz. Mas se a empresa souber tirar proveito do potencial da tecnologia, pode mudar fundamentalmente toda a estrutura do negócio, melhorando o desempenho de suas atividades. A TI proporciona melhorias importantes nos processos empresariais. Os processos operacionais se tornam mais eficientes, e os processos gerenciais da empresa mais eficazes. (O’BRIEN, 2002) Com essas melhorias nos processos empresariais as organizações podem ter como consequência, a redução de custos, assim como novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados, melhorando a qualidade e o atendimento ao cliente. SISTEMA Sistema é compreendido como um conjunto de elementos interdependentes, que de maneira coordenada, formam a uma estrutura organizada, um sistema visa atingir um objetivo comum, como executar uma ou mais atividades, permitindo ainda uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética da empresa. (BATISTA, 2004) Em geral os sistemas procuram atuar como: a) Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas; 16 b) Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e sintética das empresas; c) Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; d) Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais. (REZENDE; ABREU, 2000) SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, rede de comunicação e dados, que são coletados e transformados em informações dentro de um ambiente organizacional. (O’BRIEN, 2004) Um sistema de informação caracteriza-se como sendo toda ferramenta que manipula dados, transformando-os em informações, utilizando ou não meios tecnológicos para isso. A entrada de dados é geralmente feita manualmente. E é no decorrer do processo que se verifica o tratamento desses dados, onde são processados e transformados por meio de tecnologias. (GONÇALVES, 2006) Os sistemas de informação atuam para que os dados sejam mais bem tratados, e para que um SI seja eficiente é necessário que todas as informações sejam inseridas adequadamente, só assim, poderá obter um controle e tomada de decisões eficientes. Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (LAUDON & LAUDON, 2004, p. 7). A figura 2 demonstra a estrutura básica do funcionamento de sistemas de informação baseados em computação: Figura 2: Estrutura básica dos sistemas 17 Fonte: Spagnuolo et al, 2017 Analisando-se então, pode-se notar que sistema de informação é considerado um conjunto de componentes inter-relacionados, que juntos, possibilitam a entrada ou coleta de dados, o processamento dos mesmos e a geração de informações necessárias para a tomada de decisões. A entrada é responsável pela captura ou coleta de dados brutos da organização. O processamento converte esses dados brutos em informações significativas. Cabe à saída transferir as informações processadas às pessoas responsáveis. Por fim, os SI requerem um feedback, que é a saída que retorna a determinados membros da empresa para ajudá-los a avaliar ou corrigir possíveis situações,possibilitando melhores resultados e aprimoramento do sistema. (LAUDON; LAUDON, 2009) Os sistemas de informações exercem impactos na estrutura organizacional, influenciando os processos, as políticas e até mesmo os modelos de gestão. Quando as informações são organizadas e planejadas nos Sistemas de Informações, geram informações eficientes e eficazes para a gestão da organização capazes de promover a racionalização e o controle nos processos sistêmicos empresariais. DIMENSÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 18 A abordagem das dimensões do sistema de informação é dada segundo a visão de Laudon e Laudon (2009). Segundo estes autores, o Sistema de Informação é composto por três dimensões: organizações, pessoas e tecnologia. Figura 3: Dimensões dos sistemas de informação Fonte: Spagnuolo et al, 2017 Estes mesmos autores afirmam que cada dimensão de um sistema de informação pode ser descrita de maneira a esclarecer suas importâncias e participação no processo: a) Organizações: os sistemas de informação são partes integrantes das organizações. Uma organização executa e coordena seus trabalhos por meio de seus processos organizacionais e hierarquias. b) Tecnologia: a TI é uma ferramenta muito utilizada por gerentes e tomadores de decisões para enfrentar as constantes mudanças. c) Pessoas: para o sucesso de uma empresa, é de suma importância que as pessoas sejam qualificadas para efetuar suas funções. Enfim, a empresa que conseguir unir esses três itens, investindo em tecnologia e na capacitação de seus colaboradores, preparando-os para a o uso do sistema, tende a ter profissionais mais eficientes e resultados mais satisfatórios para a organização. 19 CLASSIFICAÇÃO E TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Os sistemas de informação classificam-se em quatro tipos de acordo com sua funcionalidade, conforme apresentado no Figura 4. Figura 4: Tipos de sistemas de acordo com a funcionalidade Fonte: adaptado de LAUDON e LAUDON, 2004. As organizações usam diversos sistemas de informação para realizar as suas atividades. Sistemas estes que se relacionam, uns como fonte e outro como recebedores de dados de níveis inferiores. Ainda para Laudon e Laudon, o Quadro 4 a seguir, apresenta detalhadamente os principais tipos de sistemas disponíveis para as empresas. Figura 5: Tipos de sistemas de informação Fonte: adaptado de LAUDON e LAUDON, 2004 20 UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO As empresas necessitam cada dia mais do apoio de sistemas de informação, pois estes dão segurança, e condições para que as empresas reajam às constantes mudanças no mercado, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. O mercado competitivo motiva as organizações a trabalharem com um sistema de informação eficiente. O objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam ser utilizadas no processo decisório de seus negócios. (BATISTA, 2004) Nas empresas, a importância dos sistemas de informação não está relacionada somente a hardwares e softwares, também está relacionada ao alinhamento entre as estratégias de informatização com as estratégias do negócio. Gurbaxani e Whang (1991) apontam cinco atividades principais dos SI dentro das organizações: a) Aumento de eficiência operacional da empresa; b) Processamento de transações básicas; c) Coleta e transmissão de informações gerenciais; d) Monitoramento e registro do desempenho dos empregados e setores; e. Manutenção do registro de status e mudanças nas funções centrais do negócio da empresa. Os sistemas coletam os dados do dia-a-dia da organização, processam e transformam em informações importantes para a empresa, que dão suporte para a empresa se posicionar diante de situações inesperadas, concorrentes e gostos e as preferências dos seus clientes, atuais e dos potenciais, de modo que possam lançar com eficiência campanhas de propaganda e marketing dirigidas a mercados-alvo. Não há dúvidas de que os sistemas de informação são de suma importância para gerar informações para a execução das funções da administração, como planejamento, organização, liderança e controle. Somente com informações precisas e na hora certa os administradores podem monitorar o progresso na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade. (STONER, 1999) 21 Os sistemas de informação utilizados pelas empresas tendem a ajudar em vários aspectos como na competitividade, estratégias, controles, redução de custos e no ganho de informações confiáveis. Enfim, em diversos outros fatores determinados como essências para o desenvolvimento empresarial. (BRAGA, 2000) O salto tecnológico registrado nos últimos anos transformou a realidade empresarial. Cada vez mais, as empresas passam a ver a informação como principal recurso estratégico. Ela propicia à empresa um profundo conhecimento de si mesma e de sua estrutura de negócios, facilitando o planejamento, a organização, a gestão e o controle de processos. A devida implementação e o correto uso da tecnologia de informação tende a melhorar a competitividade da empresa. Já, o uso incorreto da informação ou o trabalho com as informações não organizadas, ao invés de ajudar, pode prejudicar a empresa. (BATISTA, 2004) BENEFÍCIOS DA UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode ser positivo, de modo que venha beneficiar a empresa, e os usuários do sistema de informação. Wetherbe (1997) destacou os benefícios que as empresas procuram obter por meio dos sistemas de informação, sendo que dentre esses estão: a) Maior segurança; b) Vantagens competitivas; c) Menos erros; d) Maior precisão e eficiência; e) Aperfeiçoamento das comunicações; f) Maior produtividade; g) Melhoria na tomadas de decisões; h) Maior e melhor controle sobre as operações; As desvantagens ficam por conta dos possíveis travamentos do sistema, falhas nas inserções manuais dos registros, falhas essas que podem oferecer informações incorretas para futuras de decisões da organização. 22 INVESTIMENTOS EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O investimento em sistemas de informação é a melhor maneira que as empresas têm para a administração das funções de produção e processos internos, bem como para lidar com as demandas. Os principais objetivos organizacionais a serem buscados em um SI, segundo Binder (1994), são: a) Excelência operacional; b) Desenvolvimento de novos produtos e serviços; c) Maior relacionamento com o cliente para um melhor atendimento; d) Melhorar a tomada de decisão; e) Promover a vantagem competitiva; f) Assegurar a sobrevivência. Laudon e Laudon (2005) apontam que os SI adicionam valor à empresa de várias formas. Em geral, o retorno sobre o investimento em SI é proveniente de aumentos na produtividade, aumentos nos lucros, ou melhoria na capacidade competitiva. Os investimentos em sistemas de informação demonstram um ganho de capital para a organização, pois, aumenta o valor de mercado da empresa, impulsionando seu desempenho, obtendo vantagens diante de seus concorrentes. (FERNANDES; COSTA; CÂMARA, 2007) De acordo com O´Brien (2004) um plano de Sistemas de Informação deve evidenciar o custo-benefício esperado com a realização dos investimentos em SI, como também trazer em detalhes todos os recursos materiais, humanos e tecnológicos para sua implementação. Os investimentos em Sistemas de Informações devem estar alinhados com as estratégias da empresa, como também a Tecnologia de Informação deve ser explorada visando propiciar à organização vantagens sobre seus competidores. Tendo em vista que, se não houver mudanças na maneira pela qual otrabalho é feito, o papel da TI se resumirá apenas à automatização de um processo existente, não proporcionando vantagens econômicas significativas. (DAVENPORT, 1994) 23 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SEU AUXILIO PARA A TOMADA DE DECISÃO A tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa. A informação é de muita importância para as empresas, sendo um grande diferencial competitivo e determinante para mudanças e adaptações em um mercado altamente competitivo. Já a decisão é uma escolha a ser feita dentre várias alternativas existentes. Para melhor identificar as escolhas corretas, os gestores tratam a informação como um diferencial, pois a informação e o conhecimento é o que fará a organização se destacar diante de seus possíveis concorrentes. (FERREIRA, 2006) Os sistemas de informação são os recursos básicos para a decisão informatizada, pois permitem que todos os colaboradores responsáveis pela empresa tenham acesso aos dados mais recentes a qualquer momento. As informações devem estar integradas por meio de computadores em rede. (GOMES; GOMES, 2012) Podem existir diversas falhas quanto à informação nas organizações. As mais comuns são, fluxos de informações incorretos, desconhecimento da informação nas tomadas de decisão, baixa capacidade na utilização das tecnologias de informação, insegurança e imprecisão nas decisões. Os sistemas são indispensáveis e essenciais quanto à tomada de decisões, visto que as exigências e a competitividade do mercado global não admitem falta de competência, nem não saber usar a informação e o conhecimento visando à inovação. (CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005) A utilização de sistemas pelas empresas passa a ter como foco principal não apenas a infraestrutura tecnológica necessária para a realização dos processos e decisões estratégicas, mas a efetiva utilização da informação e todo o seu poder de transformação nas práticas organizacionais. (BRAGA, 2000). O responsável pela tomada de decisões deve decidir, mesmo com a possibilidade de errar, que a tomada de decisão envolve um ciclo de controle, decisão e execução, em que é fundamental a existência de informações apropriadas a cada uma destas fases. (CASSARRO, 1999) No processo de trabalho, a tomada de decisão é considerada a função que caracteriza o desempenho da gerência. Independentemente do aspecto da 24 decisão, esta atitude deve ser fruto de um processo sistematizado, que envolve o estudo do problema a partir de um levantamento de dados, produção de informação, estabelecimento de propostas de soluções, escolha da decisão, viabilização e implementação da decisão e análise dos resultados obtidos (GUIMARÃES; ÉVORA, 2004, p. 74). Portanto, é necessário diferenciar as informações em níveis gerenciais e operacionais. Informações operacionais são aquelas que têm por finalidade que simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa. Já as informações gerenciais destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão em cada nível de gerencia. (BIO, 1996) REFERENCIAS BARROS, A. J. S.; LEHFELD, N. A. S. Fundamentos de metodologia científica. 3 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. BATISTA, E. O. Sistema de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2004. BEAL, A. Gestão estratégica da informação: como transformar a informação e a tecnologia da informação em fatores de crescimento e de alto desempenho nas organizações. São Paulo: Atlas, 2012 BINDER, F. V. Sistemas de Apoio à Decisão. São Paulo: Érica, 1994. BIO, S. R. Sistemas de Informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996. BRAGA, A. A gestão da informação, 2000. CÂNDIDO, C. A.; VALENTIM, M. L. P.; CONTANI, M. L. 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