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Sistemas de Informações Gerenciais em RH RITA C. O. MACIEL Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autoria RITA C. O. MACIEL AUTORIA Rita C. O. Maciel Olá! Sou graduada em direito pela UNIFIEO, pós-graduada em Educação Corporativa pelo SENAC e em Gestão de Recursos Humanos pela FECAP e mestranda em Ciências Humanas (UNISA). Sou professora universitária e de cursos livres (técnicos e comportamentais). Minha carreira foi desenvolvida há mais de 30 anos nos processos e sistemas de RH, além de treinamento e projetos estratégicos de grande transformação de mudanças. Atuo nas áreas de Educação Corporativa; Eficiência Operacional; e Desenvolvimento Organizacional, contribuindo para a geração de resultados, planejamento e orçamento, indicadores de performance e RH em estruturas complexas, ambientes dinâmicos em organizações de médio e grande porte em diversos segmentos, como SENAC, Organizações Bradesco, Faculdade Fernão Dias, Lojas Marisa, Lojas Tamakavi e Metalúrgica. Sou coach executiva em solução de questões relacionadas à performance dos negócios, melhorias e revisão de processo, eficiência operacional e desenvolvimento humano. Faço parte do Conselho Deliberativo ABRH–SP (2013-2015), (2015 a 2018) e (2019 a 2021) e tenho participação na criação do RHCONETA – ABRH-SP (gestão de conteúdo). Por isso, fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: OBJETIVO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Informações relacionadas aos Sistemas de Informação ..............10 Fundamentos dos sistemas de informação nos negócios e sua estrutura ................................................................................................................................................. 13 Sistemas de informações como resolução de problemas organizacionais ................................................................................................................................. 15 Carreira e os sistemas de informações ........................................................................... 19 Sistemas de informações ............................................................................. 21 Conceitos de sistemas de informação ............................................................................22 Classificação dos sistemas de informação...................................................................27 Tipos de sistemas de informação ............................................................ 31 Sistemas de exclusivamente operacional..................................................................... 31 Sistemas de controle operacional e tático ................................................................... 31 Sistemas de controle estratégico ....................................................................................... 31 Sistemas de Processamento de Transações ..............................................................32 Sistemas de Trabalho do Conhecimento.......................................................................33 Sistemas de Automação de Escritório .............................................................................33 Sistemas de Informações Gerenciais ...............................................................................34 Sistemas de Apoio de Decisões .......................................................................................... 36 Sistemas de Suporte Executivo ............................................................................................37 Sistemas de informação aplicados a negócios .................................38 Os diversos tipos de sistemas de informações utilizados pelas empresas em seus negócios .......................................................................................................................... 39 7 UNIDADE 02 Sistemas de Informações Gerenciais em RH 8 INTRODUÇÃO Prezado aluno, como você vem acompanhando o atual crescimento da economia no Brasil, as organizações passam a contar cada vez mais com os sistemas de informações para identificar os novos desafios, minimizar os impactos do baixo crescimento, e a perda da lucratividade. Com isso, surge uma infinidade de novos desafios, como o de acompanhar as diversas evoluções tecnológicas, as automatizações de informações que terão que melhorar a performance da empresa, da equipe, bem como a produtividade como um todo para atingir os objetivos corporativos. Sistemas de informações vem se destacando muito em relação aos seus conceitos e aplicações sobre as possibilidades que as organizações vêm adquirindo para ter mais vantagem competitiva em conjunto com a tecnologias de informação. Com todos estes avanços mudaram a maneira de utilizar, acessar e fornecer dados e informações de forma ágil e confiável e que possam suportar todas as necessidades relacionadas às mais diversas áreas do negócio. Hoje os sistemas de informações é um componente crítico para o sucesso das organizações. A escolha correta de qual sistema de informação deva ser utilização poderá impactar nos processos e procedimentos da empresa. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 2. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: 1. Compreender os sistemas de informação e seus fundamentos. 2. Entender o conceito e a classificação de sistemas de informação. 3. Identificar os principais tipos de sistemas de informação e suas finalidades. 4. Demonstrar os diversos tipos de sistemas de informação utilizados pelas empresas em seus negócios. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Sistemas de Informações Gerenciais em RH 10 Informações relacionadas aos Sistemas de Informação OBJETIVO: Ao final deste capítulo, você será capaz de explicar os sistemas de informação e seus fundamentos. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Dependendo dos sistemas de informações a ser implementado de forma que venha suportar as decisões, é um grande desafio diante de tantas tecnologias disponíveis relacionadas à coleta centralizada de dados, às várias fontes eletrônicas que irão acessar as quais tipos de software e, principalmente, a relação com as pessoas e os processos. Nesse sentido, vamos nos aprofundar nos conceitos fundamentais dos sistemas de informação, nas aplicações em relação à vantagem competitiva e como sistemas estão relacionados ao planejamento estratégico, impactando nos negóciosdas organizações. Atualmente, empresas de diversos segmentos e pessoas utilizam em seu dia a dia informações para os variados fins, como compras, vendas, aumento de receitas e/ou redução de custos etc. Figura 1 - O valor das informações Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 11 O Quadro 1 é um exemplo prático de dados quando falamos de informação. Quadro 1 – Dados brutos Dado 1 Dado 2 Dado 3 João Carlos 25 120,00 Maria José 2 40,00 Carolina Vaz 13 98,00 Fonte: Elaborado pela autora (2020). Como podemos analisar, os dados do Quadro 1 são brutos. Apesar de estarem em uma sequência e terem sido identificados, só serão informações após o seu processamento. Os dados, o processamento e a informação são os três componentes de um sistema de informação que geram as informações necessárias para a tomada de decisões. Figura 2 – Dados e informações Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). Na Figura 2, os autores discorrem sobre os dados brutos registrados por um caixa de supermercado e como podem ser processados e organizados de modo a produzir informações úteis, tais como o total de unidades de detergente vendidas ou a receita total de vendas do detergente em uma determinada loja ou região. Os dados e as informações são importantes para todas as áreas de uma organização, pois a partir deles são formados os relatórios de auxílio para a tomada de decisão. Na área de RH não é diferente, uma vez que os relatórios de Recursos Humanos também são essenciais para decisões de níveis operacional, tático e estratégico. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 12 Dados, segundo Laudon e Laudon (2014), são: Sequências de fatos ainda não analisados, representativos de eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e dispostos de forma que as pessoas possam entendê-los e usá-los (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 13). Do ponto de vista de Côrtez (2012), o cuidado quanto à qualidade das decisões a serem tomadas depende da quantidade e da qualidade dos dados disponíveis e do relacionamento efetuado entre eles. O autor acrescenta que o sistema usado influencia na geração de informações. Assim, diferentes sistemas podem apresentar diferentes informações, conforme exemplificado na Figura 3. Figura 3 - Dados isolados são agrupados e ganham consistência ao se transformarem em uma informação Relatório dos funcionários e valores que receberam bonificação de acordo com seu tempo de serviço na empresa. João Carlos 25 - 120,00 Maria José 02 - 40,00 Carolina Vaz 13 - 98,00 Entrada Ordenar Filtrar Agrupar e Organizar Saída Informações Entrada Dados Dados brutos isolados Informações Fonte: Adaptado de Côrtez (2012). Para que o uso de dados seja aproveitado pela equipe de RH, é necessário que os objetivos da área sejam claros e que se possa elaborar metas alcançáveis, sempre alinhadas aos propósitos da empresa. Para que esses dados sejam usados da forma adequada, a equipe deve contar com especialistas que tenham visão estratégica – geralmente, o líder da área de RH. A equipe deve ser formada por profissionais multidisciplinares e com capacidade de análise. O RH voltado a dados é aquele que os utiliza para aumento da produtividade, buscando o entendimento do comportamento das pessoas no ambiente de trabalho. Esses dados são aplicados para: • Mensurar o desempenho dos colaboradores. • Reter talentos. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 13 • Processo de recrutamento de pessoas. • Estabelecer remuneração adequada. • Distribuir a força de trabalho nas diferentes funções e áreas. As informações e os dados no ambiente corporativo têm papel estratégico, em razão de estarem inseridos nas mais diversas rotinas de um negócio, independentemente de seu porte e/ou segmento. É por isso que as empresas devem buscar sempre rotinas e sistemas capazes de manter o acesso a informações o mais rápido possível, sempre que estes forem demandados. Fundamentos dos sistemas de informação nos negócios e sua estrutura Os grandes progressos em relação à utilização dos sistemas de informações como os da tecnologia vêm mudando e influenciando a maneira como as organizações se apoderam dessas ferramentas de suporte e gerenciamento nas tomadas de decisões, contextualizando seus conhecimentos, dados e informações para a gestão no processo decisório e administrativo. No desenvolvimento tecnológico e o atual cenário econômico que estamos vivenciando, as informações devem ser precisas, confiáveis e ágeis, a fim de auxiliarem as empresa de forma competitiva no mercado em que está inserida. As constantes mudanças estruturais e produtivas relacionadas à atual economia vêm gerando grandes impactos no crescimento e desenvolvimento das organizações. Esse processo de desenvolvimento é também uma influência de outros países, por conta da migração de mão de obra das áreas rurais para a área industrial e vice-versa, além das reformas trabalhistas e previdenciárias. Todos esses movimentos associados aos grandes avanços tecnológicos acabam forçando as empresas a rever suas estratégias de negócios por meio dos sistemas de informações gerencias. O papel dos sistemas de informações nas empresas vem sendo impactado por diversos fatores, como: Sistemas de Informações Gerenciais em RH 14 • As novas tecnologias relacionadas aos softwares de serviços, computadores em Nuvem, inteligência artificial, plataformas móveis digitais e até a mais nova computação verde. • Em relação às organizações, temos vários pontos de modificações quanto ao teletrabalho, influenciado pelo desenvolvimento das tecnologias da informação; a introdução das telecomunicações; e a reforma trabalhista. Outro exemplo, ainda, é a organização 4.0, decorrente das demandas atuais, com características direcionadas à inovação, ao controle, à automação e à inteligência artificial, relacionadas às novas tecnologias aplicadas às realidades organizacionais. • Mudanças relacionadas às pessoas e seus comportamentos, como, por exemplo, a nova forma de se fazer reuniões, testes, entrevistas, sendo as redes sociais utilizadas de forma colaborativa e funcionários tendo acesso remoto às informações e dados estratégicos. Os negócios no Brasil e no mundo já não são os mesmos. Em relação ao mercado no Brasil, foi feita uma pesquisa pela Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), que constatou que o país ocupa a 9ª posição no ranking mundial de investimentos em TI (Quadro 2). Quadro 2 - Mercado interno total de TI: US$ 46.637 milhões O Mercado Mundial de TI – 2018 (US$ 2.234 BILHÕES) Classificação País Valor US$ % de participação no mercado 1 USA 823 46,1% 2 CHIA 249 6,5 % 3 JAPÃO 140 6,2 % 4 REINO UNIDO 110 5,4 % 5 ALEMANHA 100 3,9 % 6 FRANÇA 71 3,4 % 7 CANADA 61 2,5 % 8 INDIA 56 2,0 % 9 BRASIL 47 1,9 % Fonte: ABES/IDC (2019). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 15 Nesse contexto, o impacto do avanço tecnológico da informação vai além da tecnologia. produtos e serviços vêm sendo criados além do limite organizacional, promovendo desafios ao RH das organizações, como a preparação dos profissionais de forma que atuem com máxima performance, e a obtenção de um sistema de informações integrado às atividades organizacionais diárias, como marketing, contabilidade, financeiro, gerenciamento de operações, comercial, vendas, jurídico, administração de recursos humanos, ou em qualquer outra área. Na Figura 4, podemos observar essa relação dos sistemas de informações, que têm como propósito suportar todas as operações dos negócios de uma empresa na tomada de descrições. Figura 4 - Visão geral da atuação dos sistemas de informações Sistemas de processa- mento específicos Sistemas de processa- mento de transações Sistemas de controle de processos Sistemas de colaboração empresarialSistemas de informações gerenciais Sistemas de apoio às decisões Sistemas de informações executivas Sistemas de processa- mento especia- lizados Processa- mento de transações Controle de processos Engajamento dos funcionários Relatórios gerenciais Relatórios estratégicos Relatórios executivos Sistemas de especialistas aos negócios Sistemas de gestão de conhe- cimento Sistemas de informações estratégicas Sistemas funcionais de operações Sistemas de suporte às operações Sistemas de suporte à gerencia Sistemas de informações Suporte à tomada de decisões Suporte às operações de negócios Fonte: Adaptado de O’Brien e Marakas (2013, p. 11). Sistemas de informações como resolução de problemas organizacionais As organizações estão sempre buscando melhorias na eficiência de suas operações. Dentre as diversas ferramentas disponíveis para atingir altos níveis de eficiência e produtividade, estão os sistemas de informações. Laudon e Laudon (2014) discorrem sobre os sistemas de informações como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, processam e distribuem informações destinadas a apoiar Sistemas de Informações Gerenciais em RH 16 as tomadas de decisões, bem como a coordenação e controle da empresa, além de auxiliarem os gestores e funcionários na análise de problemas, identificando situações complexas, bem como a criação de novos produtos e serviços. O sistema de informação pode ser usado na resolução dos problemas organizacionais, como apontam os autores: À primeira vista, a resolução de problemas no dia a dia parece perfeitamente simples: uma máquina quebra, espalhando peças e óleo por todo lado e, evidentemente, alguém tem que fazer algo a respeito. Sua atitude é óbvia: você procura uma ferramenta pela loja e começa a reparar a máquina. Depois de limpar tudo e de inspecionar as outras partes, você liga a máquina, e a produção é retomada. Sem dúvida, alguns problemas empresariais são tão simples quanto esse. Mas, no mundo real dos negócios, nem tudo transcorre desta maneira. Na realidade empresarial, os problemas envolvem simultaneamente uma série de fatores. Esses fatores podem ser agrupados em três categorias: organização, tecnologia e pessoas. Em outras palavras, trata-se de um conjunto completo de problemas (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 18-20). Na abordagem de resolução de problemas, podemos utilizar o modelo proposto por Laudon e Laudon (2014), composto por quatro etapas que levam a tomadas de decisão com embasamento. São elas: 1. Identificação do problema – nesta etapa, são levantados os problemas, suas causas e os recursos necessários e disponíveis para a solução. 2. Proposta de solução – nesta etapa, são levantadas diversas possibilidades de solução. Para definir qual será usada, é necessário pensar no que mais integra a organização, a tecnologia e as pessoas. Dessa forma, a chance de ser bem-sucedida é maior. 3. Avaliação e escolha da solução – nesta etapa, deve-se pensar no tempo para aplicação da solução, a sua chance de aplicação de forma adequada e principalmente a aceitação das pessoas, pois, sem aceitação, a solução pode se tornar um problema. 4. Implementação – esta etapa envolve o desenvolvimento de software e hardware, bem como testes para verificar a situação da empresa em relação ao uso dos sistemas. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 17 Compreender o processo é essencial para entender como funciona a solução de problemas usando dados armazenados. Agora, vamos entender as dimensões dos problemas apresentados pelas empresas, conforme Laudon e Laudon (2014) – Quadro 3. Quadro 3 - Dimensões dos problemas organizacionais. Dimensões Descrição Dimensões organizacionais Processos organizacionais ultrapassados. Atitudes e cultura pouco colaborativas. Conflitos políticos. Ambiente organizacional turbulento ou em mutação. Complexidade da tarefa. Recursos inadequados. Dimensões tecnológicas Hardware antigo ou insuficiente. Software ultrapassado. Capacidade inadequada do banco de dados. Capacidade insuficiente de telecomunicações. Incompatibilidade dos velhos sistemas com as novas tecnologias. Mudança tecnológica acelerada e falha em adotar novas tecnologias. Dimensões humanas Falta de treinamento dos funcionários. Dificuldades para avaliar o desempenho. Exigências regulatórias e legais. Ambiente de trabalho. Falta de participação dos funcionários e de apoio a eles. Administração indecisa. Administração deficiente. Incentivos inadequados. Fonte Laudon e Laudon (2014, p. 21). Um exemplo de relação com sistemas de informações é a Walmart, que opera com mais ou menos 550 unidades no Brasil e 50 mil funcionários distribuídos em 19 estados. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 18 Figura 5 – Logo do Wallmart Fonte: Wikimedia Commons. ACESSE: Para conhecer a trajetória do Walmart no Brasil, Clique aqui. Em breve análise em relação a trajetória do Walmart, é possível identificar toda estrutura e investimento em processos do conglomerado, que culminou no seu sucesso. Mas por que este gigante decidiu sair do Brasil, país em que há um aumento no consumo mundial de beleza e higiene, tecnologias etc.? Nesse caso, podemos observar que todos os problemas foram gerados com base na coleta de informações e dados, condicionados a um sistema de informações, onde os gestores, após as devidas análises, optaram por sair do Brasil e não perder mais negócios, já que não conseguiu fidelizar o público por aqui. Embora a adaptação aos diversos sistemas dos países seja algo relativamente simples, a grande dificuldade enfrentada pelo Walmart a exportação da sua cultura. Assim, a gestão dos dados é fator fundamental para que se possa utilizar as informações geradas nas tomadas de decisões. Os sistemas de informações são boas ferramentas para enfrentar e fazer negócios atualmente. As mudanças nos negócios vêm acompnanhadas de mudanças nos postos de trabalho e nas profissões. Recursos humanos, tecnologia, marketing, setor operacional etc. sofrerão impactos pelos sistemas de informaçãoes gerenciais. Sistemas de Informações Gerenciais em RH https://veja.abril.com.br/economia/seis-razoes-que-explicam-o-fracasso-do-walmart-no-brasil/. 19 Carreira e os sistemas de informações O avanço da tecnologia nos últimos anos vem aumentando e se transformando. Diariamente, surgem novas formas de utilização da tecnologia, das informações e dos dados, recursos e soluções de softwares que auxiliam o mercado na abertura de novas oprtunidades profissionais nas áreas de tecnologia da informação, de sistemas, projetos de sistemas de informação associados ao uso das novas tecnologias, mas com visão humanística, consistente e crítica em sua atuação profissional na sociedade e nas organizações. Desta forma, essas carreiras devem estar aptas para atuarem neste novo século, contribuindo e participando do desenvolvimento do país e da sociedade em uma economia cada vez mais globalizada e informatizada, agindo com versatilidade em diversos setores, segmentos e regiões, conforme as demandas. As empresas estão continuamente investindo na melhoria e na eficiência nas suas operações e negócios, sempre com o objetivo de manter e aumentar mais a lucratividade. Das diversas ferramentas disponíveis, as tecnologias e os sistemas de informação estão entre as mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e produtividade nas operações. Outro ponto que se destaca nos perfis das carreiras e que precisamos dar a devida atenção é o relacionamento com clientes e fornecedores. Conhecer suas necessidades e atendê-los de forma a fidelizá-los. Laudon e Laudon (2014) destacaram algumas mudanças em relação aos sistemas de informações e inter-relacionadas à área de tecnologia, como o uso de Big Data. Os sistemas de informação analisam e obtêm informações a partirde um banco de dados ou de um conjunto de grande volume de dados a serem analisados por sistemas convencionais. Dados e informações estão cada vez mais presentes no nosso dia a dia, como quando acessamos a Internet. A maior parte da população possui um smartphone, que gera muitos dados em formatos multimídia, como fotos, vídeos e textos, criando diversos conteúdos que acarretam diversos dados, e estes são a matéria-prima do Big Data. Sobre o Big Data e a análise de negócios atualmente, Sharda (2019) salienta a importância dos dados para as empresas. Por exemplo: o petróleo como um dado. Ela menciona um ponto importante em relação a Sistemas de Informações Gerenciais em RH 20 dados como sendo a nova moeda. O princípio “lixo entra, lixo sai” se aplica ao fenômeno atual de Big Data. Para fazer jus à sua promessa, à sua proposição de valor e à sua capacidade de esclarecer os fatos, os dados têm que ser cuidadosamente criados/identificados, coletados, integrados, limpos, transformados e adequadamente contextualizados para embasar decisões com precisão e agilidade (SHARDA, 2019, p. 63). Métodos estatísticos devem ser usados para preparar os dados, que produzirão parâmetros descritivos e inferenciais. Os cuidados se estendem também sobre as estatísticas, a geração de relatórios e visualizações: O relatório é um artefato de comunicação preparado com a intenção específica de converter dados em informações/ conhecimento e de repassar tais informações em um formato facilmente compreensível/digerível”, eles podem ser apresentados com “um caráter mais visual, geralmente usando cores e ícones gráficos para se parecerem com um painel de instrumentos e destacar o conteúdo informativo (SHARDA, 2019, p. 62). ACESSE: A Catho é uma empresa de recrutamento de profissionais que atuam com sistemas de informação e lidam com computadores, dados e informações. O analista de sistemas que trabalha na área de Sistemas de Informação é um facilitador que vai gerenciar os dados que passam pelo sistema informatizado de uma empresa e transformá- los em informações acessíveis. Dessa forma, ele pode criar programas que gerenciem ou aperfeiçoem e fazer a manutenção de programas já prontos, como criar um software para manter a lista de investimentos de um banco atualizada. RESUMINDO: Neste capítulo, vimos como os sistemas de informações permeiam as diversas áreas e/ou segmento no mercado. Sistemas de Informações Gerenciais em RH https://www.catho.com.br/carreira-sucesso/carreira/onde-pode-atuar-quem-estudou-sistemas-de-informacao/ https://www.catho.com.br/carreira-sucesso/carreira/onde-pode-atuar-quem-estudou-sistemas-de-informacao/ 21 Sistemas de informações OBJETIVO: Ao final deste capítulo, você será capaz de apontar os conceitos e a classificação de sistemas de informações. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Se por algum motivo os hardwares, os softwares, os bancos de dados e informações parassem de funcionar, o mundo seria um caos. Essas tecnologias fornecem instruções, processando diversas informações e dados, que são nosso maior patrimônio. Para que todo esse mecanismo se mantenha funcionando de forma a atender as necessidades de uma empresa, é essencial que estas tenham um suporte, que chamamos de sistemas de informação. Em geral, sistemas, para maioria das pessoas, está relacionado a computadores (hardware). Ao sermos atendidos em algum estabelecimento, na consulta a um determinado produto e/ou serviço, o atendente pode retonar com a frase: “Desculpe a demora, mas estamos com problemas em nossos sistemas, portanto você terá que esperar ou desistir do atendimento”. Esse é um dos maiores pesadelos das empresas, principalmente na hora de fechar grandes negócios. Laudon e Laudon (2014) fazem lembram que os Estados Unidos perderam milhões de empregados para os produtores internacionais de baixa renda. Na época, a manufatura representava uma pequena parte dos empregos norte-americanos (menos de 12%). Em um ano normal, cerca de 300 mil trabalhos de prestação de serviços atravessaram o oceano ruma a países de baixa renda, muitos deles em posições que demandam menor conhecimento em sistemas de informações, mas também incluído serviços intercambiais em arquitetura, serviços financeiros, centrais de atendimento ao consumidor, consultoria, engenharia e mesmo radiologia (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 13). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 22 Conceitos de sistemas de informação Para Laudon e Laudon (2014) sistemas de informações são um conjunto de vários componentes inter-relacionados que efetuam a coleta de determinados dados e/ou informação que, em seguida, são armazenados e processados, distribuindo informações tratadas destinadas a apoiar a tomada de decisões das diversas hierarquias existentes nas organizações (LAUDON; LAUDON, 2014). Os autores ainda discorrem sobre o conteúdo das informações e dados relacionados aos sistemas de informações, que, em sua maioria, são sobre pessoas e locais – itens muito significativos para as organizações. Neste caso, informação é considerada um dado que se transforma em “moeda num dos formatos mais significativo e útil para os seres humanos”. Ao contrário de dados classificados como uma sequência de fatos ou situações que ainda não foram devidamente analisados, estes são situações e ou eventos que ocorrem nas organizações e no ambiente em as cercam antes de terem sidos analisados, organizados e dispostos de forma que as partes envolvidas possam entendê-las e/ou utilizá- las. Um exemplo disso é o terminal eletrônico de operações bancárias, hoje disponíveis em milhares de pontos espalhados por diversas regiões do Brasil. Segundo a Federação Brasileira de Bancos, foi assinado um acordo entre os bancos para o compartilhamento eletrônico dos caixas 24 horas, que, na época, a opção 24 horas contava com 15.300 terminais de autoatendimento, mais de 21.800 caixas eletrônicos instalados em cerca de 11 mil estabelecimentos comerciaiss em torno de 620 cidades. Os serviços disponíveis nesta rede de compartilhamento variam conforme cada banco, ou seja, algumas instituições irão oferecer apenas consulta a saldos e extratos, saques e pagamentos ou a opção de fazer empréstimos e transferências. Imagine a quantidade de informações, dados e bancos de dados a serem acessados, para que no final ocorra a operação que o cliente optou. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 23 Figura 6 – Atividade diária realizadas nos caixas eletrônicos 24 horas Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). Na Figura 6, podemos observar as três atividades dos sistemas de informações: entradas, coleta ou captura dos dados e informações brutos dos dados dos clientes quando inseridos no caixa eletrônico em ambientes externos; processamento, que recebe as informações e dados do cliente, e em seguida converte estes dados brutos e transforma em dados significativos que se inter-relaciona com o servidor central, que por sua vezes acessa os dados das instituições a qual está sendo solicitada; e saída, que, após todo o check list, devolve as informações necessárias para a liberação da transação solicitada pelo cliente. Nos sistemas de informação também é possível acessarem backup sempre que necessário para avaliar e/ou corrigir determinadas ações. Conforme Laudon e Laudon (2014), não são apenas as tecnologias que sustentam os sistemas de informações, mas seus elementos – organizações e pessoas. O’Brien e Marakas (2013) ressaltam que um sistema é “um conjunto de componentes que se inter-relacionam com limites claramente definidos, que colaboram para a realização de um conjunto de objetivos comuns, admitindo subsídios e produzindo resultados de transformação organizacional” (O’BRIEN; MARAKAS, 2013, p. 11). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 24 Os autores discorrem, ainda,sobre exemplos de sistemas encontrados em outros campos, como nas ciências físicas e biológicas, na tecnologia e na sociedade humana. Na categoria de sistemas físicos, podemos citar o Sol e os planetas; quanto aos sistemas biológicos, têm-se o corpo humano; já os softwares e os hardwares são sistemas tecnológicos e empresariais. Em relação às três funções básicas de um SI, os autores dissertam: A entrada, ou subsídio, envolve a captura e a montagem dos elementos, que entram no sistema para serem processados. Por exemplo, a matéria-prima, a energia, os dados e o esforço humano devem ser reunidos e organizados para o processamento. O processamento abrange os processos de transformação que convertem a entrada no resultado. Temos como exemplos o processo de fabricação, o processo humano de respiração ou os cálculos matemáticos. O resultado (ou saída) envolve a transferência dos elementos que foram produzidos por um processo de transformação ao seu destino. Por exemplo, os produtos acabados, os serviços humanos e o gerenciamento de informação devem ser transmitidos a seus usuários humanos. (O’BRIEN; MARAKAS, 2013, p. 24). Côrtez (2012) menciona o quanto estamos em um mundo cada vez mais competitivo, que vem levando muitas organizações a buscarem programas para a melhoria de qualidade, inovação e maior atenção aos clientes e suas necessidades. Os autores ressaltam, ainda, a importância da integração dos sistemas, para que os bancos de dados e informações das diversas áreas do negócio na ampliação das redes de trocas de dados e informações, pois somente dessa forma será possível desenvolver soluções adequadas. No conjunto de componentes e atividades dos sistemas de informação que se inter-relacionam na geração de um conjunto de objetivos comuns, admitindo subsídios e produzindo resultados de transformação organizacional, Côrtez (2012) destaca a importância da avaliação e a interpretação dos dados para que se obtenha informações confiáveis. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 25 Côrtez (2012) também salienta o cuidado quanto à qualidade das decisões a serem tomadas, o que irá depender da quantidade, da qualidade dos dados disponíveis e do relacionamento efetuado entre eles em qualquer sistema de informações. Apesar de ser o mesmo conjunto de dados, usando sistemas diferentes, as informações obtidas também podem ser distintas. Figura 7 – Dados isolados são agrupados e ganham consistência ao se transformarem em uma informação Relatório dos funcionários e valores que receberam bonificação de acordo com seu tempo de serviço na empresa. João Carlos 25 - 120,00 Maria José 02 - 40,00 Carolina Vaz 13 - 98,00 Entrada Ordenar Filtrar Agrupar e Organizar Saída Informações Entrada Dados Dados brutos isolados Informações Fonte: Adaptado de Côrtez (2012). Laudon e Laudon (2014) dissertam sobre as dimensões dos sistemas de informação, considerando-os independentemente do seu porte e ou segmento; eles são parte integral das organizações, apesar da tecnologia da informação estar efetuando grandes alterações. “É uma via de mão dupla: a história e a cultura das empresas também determinam como a tecnologia deveria ser usada. Para entender como uma organização específica usa sistemas de informação, é preciso saber algo sobre a estrutura, a história e a cultura dela” (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 15). Ainda segundo os autores: As organizações têm uma estrutura composta por diferentes níveis e especializações. Essa estrutura revela uma clara divisão do trabalho. As empresas são organizadas na forma de uma hierarquia, ou uma estrutura piramidal, de responsabilidade e autoridade crescentes. Os níveis superiores da hierarquia são compostos de pessoal administrativo, profissional e técnico, ao passo que os níveis inferiores são ocupados pelo pessoal operacional. Especialistas são empregados e treinados para diferentes funções organizacionais, como vendas e marketing, manufatura e produção, finanças, contabilidade e recursos humanos. A empresa desenvolve, então, sistemas de informação para atender a essas diferentes especializações e níveis. (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 15). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 26 As organizações executam suas atividades e processos a partir de uma estrutura hierárquica, assim, busca-se uma coordenação entre as tarefas realizadas e o comportamento da organização como um todo. Como exemplo de processo organizacional, podemos pensar na contratação de um colaborador e a sua inserção no cargo. Cada empresa tem uma cultura peculiar, ou um conjunto fundamental de premissas, valores e modos de fazer as coisas, que é aceito pela maioria de seus membros. Sempre se pode encontrar partes da cultura de uma organização embutidas em seus sistemas de informação. Por exemplo, a preocupação da United Parcel Service em colocar em primeiro lugar o atendimento ao cliente é um aspecto da sua cultura organizacional que pode ser encontrado nos sistemas de rastreamento de encomendas da empresa (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 15). O’Brien e Marakas (2013) destacam que, em uma organização, existem diversos negócios. Os recursos econômicos (entrada) são transformados por processos de negócios (processamento) em mercadorias e serviços (saída), que fornecem informação à gerência (feedback) sobre as operações do sistema para a direção e a manutenção do sistema (controle), enquanto troca entradas e saídas com o seu ambiente. Citam também os negócios de agências governamentais, como sistemas na sociedade (seu ambiente), que contêm milhares de esquemas, incluindo os indivíduos e suas instituições sociais, políticas econômicas próprias e organizações, que são compostos por muitos subsistemas, como departamentos, divisões, equipes de processos e outros grupos de trabalho. Nesse exemplo, são sistemas abertos, porque interligam outros sistemas no seu ambiente e interagem com eles, podendo mudar para atender às exigências de um ambiente que se modifica (O’BRIEN; MARAKAS, 2013). Laudon e Laudon (2014) apresentam os diferentes níveis e especialidades em uma empresa e criam interesses e pontos diversos, muitas vezes conflitantes. O Conflito é à base das políticas organizacionais. Os sistemas de informações saem desse caldeirão de perspectivas, conflitos, compromissos e são inerentes a todas as organizações. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 27 Assim, deve-se ter muito cuidado com a gestão de dados, uma vez que podem ser inseridos a partir desses conflitos e gerar informações equivocadas. Classificação dos sistemas de informação É importante atentar-se ao conceito de sistemas de informação (SI) e o quanto são estratégicas para as organizações a transformação dos dados em informações, a fim de alavancar os negócios, gerar conhecimento e criar bases para a compreensão do papel mais amplo que os sistemas de informação podem assumir dentro de cada empresa, negócio e segmento. Côrtez (2012) e Laudon e Laudon (2014) ressaltam que diferentes sistemas de informação podem gerar informações qualitativamente diferentes, mesmo quando processados em um mesmo conjunto de dados, que ocorre em situações adversas e complexas, envolvendo dados e parâmetros diversos. Diante dessa abordagem, é necessário que sejam estabelecidos critérios que permitam a análise das informações sob diversos aspectos, considerando seu potencial de importância para cada tipo de necessidade, mas sempre atentando-se à pertinência ou não dos dados originais e ao SI que os processou. Antes de discorremos sobre os tipos de sistemas de informações, devemos nos perguntar como os diversos níveis hierárquicos e seus departamentos podem demandar a mesmas informações, porém em tempos diferentes. Por exemplo, uma instituição financeira onde circula grande quantidade de informações, que, no âmbito operacional, paraa área de atendimento ao cliente, serão necessárias informações sobre clientes, pontos de atendimento, horários etc. a fim de decidir qual o melhor horário para aumentar a capacidade tecnológica dos sistemas com o objetivo de aperfeiçoar o fluxo de acesso. Quando olhamos pelo aspecto estratégico do negócio, os CEOs irão demandar as mesmas informações, mas que serão processadas e analisadas de formas diferentes, a fim de saber, Sistemas de Informações Gerenciais em RH 28 por exemplo, se é necessário aumentar ou diminuir as agências físicas, remanejar ou não funcionário, qual o impacto disso para os acionistas etc. As estruturas hierárquicas dentro de uma empresa estão distribuídas conforme seu sistema formal de negócios, tarefas e, principalmente, sua relação com a autoridade de controle e coordenação das ações na condução das pessoas para a gestão da empresa no mercado em que atua. Essa estrutura hierárquica nada mais é do que a estrutura organizacional da empresa. Essa estrutura é distribuída em camadas que explicam a natureza, abrangência e profundidade das decisões e ações desenvolvidas. No topo, são tomadas decisões e ações de carácter estratégicos, envolvendo questões internas e externas, e médio e longo prazos (por exemplo: onde investir, avaliação de segmentos e/ ou concorrentes, prospecção de novos negócios, definição de novos produtos e/ou serviços). No nível intermediário, são tomadas decisões táticas que, embora utilizem parâmetros externos, são voltadas para a implementação e o desenvolvimento de decisões estratégicas. No nível inferior, tem-se as decisões operacionais, que envolvem questões de ordem prática (por exemplo: programação de atividades, escalonamento de equipamentos ou tornos, requisição de materiais). O organograma é demonstrando na Figura 8. Figura 8 – Organograma simplificado e tipos de decisões associadas Operação Operação Operação Operação Operação Operação Supervisão Supervisão Supervisão Supervisão Supervisão Gerência Gerência Gerência Diretoria Operacional Tático Estratégico Fonte: Adaptado de Côrtez (2012). Dito isso, vamos apresentar um sistema que ilustra o uso de tecnologia da informação na gestão de Recursos Humanos de uma empresa. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 29 SISTEMA VETORH: DEFINIÇÃO: Fundada em 1988, a Sênior Sistemas é uma das maiores desenvolvedoras de sistemas integrados de Gestão Empresarial e de sistemas corporativos para Gestão de RH do Brasil. São processadas, em todo o país, mais de 2 milhões de folhas de pagamento com o sistema Rubi, módulo de Folha de Pagamento integrado ao Sistema Vetorh. Certificada na ISO 9001/2000 e uma das duas únicas empresas brasileiras a participar da criação da ISO/IEC TR15504 – norma de qualidade específica para empresas de informática (GONÇALVES, 2016). O Sistema Vetorrh pode ser implementado de forma integrada nas áreas da organização, como pode ser usado em módulos. O Vetorh representa o gerenciamento em excelência do potencial intelectual da empresa. É um software atualizado com as novas tendências de administração dos 17 talentos humanos. No ambiente empresarial, o programa socializa as informações para toda a estrutura organizacional, integrando-se ao ambiente operacional da empresa, via Intranet, Internet e E-mail. Permite total integração multiplanta, com a visão do todo e a descentralização operacional; possibilita a programação e execução automática de processos, tais como cálculos, propostas, controles, avisos, entre outros (GONÇALVES, 2016, p. 16-17). Portanto, os SIG adotados pelas empresas devem ser um conjunto das áreas dessa mesma organização, para que as informações geradas sejam completas e possam dar suporte à tomada de decisão. No RH não é diferente, pois os dados inseridos pelos diversos setores podem ser usados pelo departamento em seus processos. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 30 RESUMINDO: Os sistemas de informações estão associados à resolução dos problemas estratégicos, táticos e operacionais. É possível identificar diferentes tipos de sistemas de informações, que estão relacionados a diferentes necessidades, níveis e pessoas. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 31 Tipos de sistemas de informação OBJETIVO: Ao final deste capítulo, você será capaz de identificar os principais tipos de sistemas de informações e suas finalidades. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Os sistemas de informações estão classificados em vários tipos. Aqui, veremos aqueles descritos por Côrtez (2012) e Laudon e Laudon (2014). Sistemas de exclusivamente operacional • Sistema de exclusivamente operacional: controla posições primárias e básicas da cadeia produtiva, a exemplo do estoque, e seu banco de dados trabalha com informações cronológicas, que atendam às demandas do dia a dia, ou seja, atua com informações de nível médio e de baixo impacto. Aqui, as informações são padronizadas (CÔRTEZ, 2012). Sistemas de controle operacional e tático • Sistema de controle operacional e tático: neste sistema, são tratadas questões operacionais e táticas, ou seja, cabe a este sistema colocar em prática as ações desenhadas e estabelecidas no nível estratégico da organização, que podem ser a longo e/ ou curto prazo. Ele articula as ações de execução nos sistemas operacionais, como o suporte, o monitoramento e o controle nas tomadas de decisão (CÔRTEZ, 2012). Sistemas de controle estratégico • Sistemas de controle estratégico: os dados e as informações nesse sistema têm que ser de alta qualidade, mas devem ser objetivos, demonstrados em gráficos comparativos. Este Sistemas de Informações Gerenciais em RH 32 planejamento deve sempre refletir todos os dados, funções e informações necessárias para suportar todo os objetivos e fatores críticos para o sucesso do negócio da organização. Tem como objetivo também tentar ao máximo antecipar e aproveitar as oportunidades relacionadas ao seu segmento, bem como acompanhar os recentes desenvolvimentos nas tecnologias de informação para sua evolução no mercado em que atua. Exemplos: evolução JCPenney e Lojas Renner. Sistemas de Processamento de Transações • Sistemas de Processamento de Transações (SPT): suportam as demandas das equipes das áreas operacionais da organização. São sistemas computadorizados que registram as transações rotineiras que são necessárias ao funcionamento de determinadas rotinas na empresa, exemplo folha de pagamento (Figura 9) (LAUDON; LAUDON, 2014). Figura 9 – SPT para processamento de folha de pagamento Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 33 Um SPT de folha de pagamento captura dados sobre a transação de pagamento do empregado (como um cartão de ponto). As saídas do sistema incluem relatórios on-line e impressos para a gerência e os cheques de pagamento dos empregados. Sistemas de Trabalho do Conhecimento Sistemas de Trabalho do Conhecimento (STC): atende os profissionais do conhecimento, geralmente universitários, advogados, arquitetos, engenheiros em áreas mais técnicas, que envolvam projetos, gerando novos conhecimentos, tanto internos como externos, para a empresa. Exemplo: sistemas de simulações (Figura 10) (CÔRTEZ, 2012). Figura 10 – STC Sistemas de Trabalho do Conhecimento Fonte: Adaptado de Côrtez (2012); e Laudon e Laudon (2014). Sistemas de Automação de Escritório Sistemas de Automação de Escritório (SAE): são utilizados por profissionais de escritório, pelo setor administrativo e da área de Informática por atuarem com o processamento de dados e geração de informações dos sistemas SIG e SPT, que auxiliam na tomada de decisão na área de Customer Relationship Management (CRM) – Gestão de Relacionamento Sistemas de Informações Gerenciais em RH 34 com o Cliente. São sistemas de informações e/ou ferramentas dosclientes e sua integração a um determinado banco de dados unificado que automatizam as funções e dados dos clientes. Este sistema envolve todos os equipamentos de informática e softwares para criação, coleta, armazenamento, manipulação e retransmissão digitalmente às informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos do local de trabalho no dia a dia, pode variar de acordo com a atividade (LAUDON; LAUDON, 2014). Sistemas de Informações Gerenciais Sistemas de Informações Gerenciais (SIG): sistemas funcionais que subsidiam todo o planejamento estratégico, o orçamento e o controle, auxiliando na tomada de decisões. Estão voltados às questões internas das organizações, suprindo os gestores com grande volume de dados, relatórios e informações produzidas pelo SPT. Um bom exemplo é o orçamento anual (Figura 11) (LAUDON; LAUDON, 2014). Figura 11 – Como os sistemas de informação gerenciais adquirem seus dados do SPT da empresa Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). No sistema ilustrado na Figura 9, os SPTs fornecem dados resumidos de transações ao sistema de relatórios do SIG após o término de um período determinado. Os gerentes têm acesso aos dados organizacionais por meio do SIG, que disponibiliza os relatórios adequados. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 35 Conforme Saviani (1998), são vantagens da utilização desses sistemas: • Melhoria no custo das operações. • Melhoria no acesso às informações. • Melhoria na produtividade. • Agilidade na tomada de decisões. • Estímulo de maior integração entre os tomadores de decisões. • Fornecimento de melhores projeções dos efeitos de decisões. • Redução do grau de centralização de decisões na empresa. • Adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. • Adequação da estrutura organizacional visando à facilitação do fluxo de informação. Segundo Chiavenato (2004), há aspectos essenciais em um sistema de informação em Recursos Humanos: 1. Total alinhamento com o planejamento estratégico de RH, como base informacional para que ele possa ser devidamente implementado. 2. Formulação de objetivos e programas de ação em RH. 3. Registros e controles de pessoal para efeito operacional de folha de pagamento, administração de férias, 13 salário, falta e atrasos, disciplina etc. 4. Relatórios sobre remuneração, incentivos salariais, benefícios, dados de recrutamento e seleção, plano de carreiras, treinamento e desenvolvimento, higiene e segurança do trabalho, área médica, como base para o processo decisório gerencial. 5. Relatórios sobre cargos e seções. 6. Outras informações gerenciais relevantes para a organização e para as pessoas (CHIAVENATO, 2004, p. 468). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 36 Os sistemas são essenciais para a gestão de qualquer negócio. Hoje, é muito difícil uma empresa conseguir fazer a gestão de dados sem um sistema que faça a integração das diferentes áreas. Para uso nos processos de Recursos Humanos, é essencial que as informações sejam geradas por dados corretos e atualizados; assim, é possível tomar decisões em relação à gestão de pessoal de forma mais assertiva. Sistemas de Apoio de Decisões • Sistemas de Apoio a Decisões (SAD): sistema analítico que foca em problemas únicos e que se alteram com rapidez, para os quais não há procedimento de resolução predefinido. Frequentemente utilizam informações internas obtidas do SPT e do SIG e resolvem questões como “Qual seria o impacto na programação de produção se dobrássemos as vendas em dezembro?” ou “O que aconteceria ao nosso retorno sobre investimento se a programação de determinada fábrica se atrasasse em seis meses?”. Figura 12 – Exemplo do sistema SAD para o pagamento de participação dos lucros para os funcionários Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). Sistemas de Informações Gerenciais em RH 37 Sistemas de Suporte Executivo Sistemas de Suporte Executivo (SSE): este sistema suporta o mais alto nível estratégico da organização da tomada de decisões pelas suas informações geradas, tais como gráficos gerados por diversos dados e fontes. Figura 13 – Exemplo de sistema de suporte executivo Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2014). RESUMINDO: Ao longo deste capítulo, você conseguiu identificar e diferenciar os diversos tipos de sistemas de informação existentes e suas principais funcionalidades. Alguns são voltados para atividades operacionais; outros, para atividades estratégicas. Além disso, é necessário que exista integração entre as diferentes áreas. Esse cuidado com a integração dos dados pode gerar informações relevantes para o negócio. Vamos para o próximo capítulo! Avante e bons estudos! Sistemas de Informações Gerenciais em RH 38 Sistemas de informação aplicados a negócios OBJETIVO: Ao final deste capítulo, você será capaz de demonstrar os diversos tipos de sistemas de informações utilizados pelas empresas em seus negócios. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Atualmente, é impossível imaginarmos que poucas empresas trabalhem ainda sem seus processos informatizados, bem como que coordenam todas as suas atividades. Porém, hoje estão disponíveis no mercado, mercado este com um crescimento enorme e com várias aplicações de sistemas de informação para as diversas soluções, como para trabalhar com os dados, informações e registros, análises, planejamento e tomada de decisões nos mais variados níveis das organizações. Porém, hoje existem no mercado diferentes tipos de sistemas de informações com características e funcionalidades de cada tipo de sistema já pronto, como também muitas empresas de tecnologia desenvolvem sistemas de informações conforme a necessidade da empresa ou dos negócios. A maioria dos sistemas de informações são constituídos por vários módulos integrados que permitem a administração de diversas áreas e operações em uma organização, como por exemplo, a financeira, contábil, logística e recursos humanos, marketing, vendas, entre outros. Eles têm a finalidade de possibilitar um maior controle destas operações e atividades, bem como os custos devido à sua integração, podemos considerar ainda outro grande ganho para a organização como a gestão empresarial integrando os processos-chave da organização em um sistema único, podendo gerenciar também as suas relações com os seus clientes, fornecedores e os vendedores. Sendo assim, as empresas acabam tendo de escolher o melhor e mais eficiente sistema de informação gerencial, que venha suprir todas as necessidades da empresa, diante a grande variedade disponível no Sistemas de Informações Gerenciais em RH 39 mercado. Para tal escolha é sempre necessário atender a todas as etapas para desenvolver e ou implementar o melhor sistema para seus negócios. Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo desta unidade, vamos compreender mais sobre os diversos tipos de sistemas de informações que são utilizados pelas empresas em seus negócios para solucionar seus problemas. Os diversos tipos de sistemas de informações utilizados pelas empresas em seus negócios Os sistemas de informações podem auxiliar das mais variadas formas seus negócios, seu desempenho, abrindo-lhes grandes oportunidades, novos espaços de atuação bem mais competitiva, motivos pelo qual as empresas não podem se furtar a entender sobre todos os tipos de sistemas de informações e suas funcionalidades disponíveis, para que possam trazer para a empresa melhorias e eficácia em seus processos e resultados. Tem-se disponível no mercado um grande leque de oportunidades relacionadas às tecnologias e aos sistemas de informações que atuam na otimização de suas operações internas e externas, auxiliando seu desempenho e sua competitividade. Mas por outro lado, se os sistemas de informações não forem bem entendidose estruturados, podem acarretar riscos inesperados ao desempenho da empresa, tais como a vulnerabilidade em relação aos seus dados e informações, bem como a baixa produtividade do negócio. Hoje com base em seus conceitos, com a combinação estruturada dos dados e informações, os recursos humanos, as tecnologias de informação, bem como as práticas de trabalho, a organização da forma a permitir um melhor atendimento relacionado aos objetivos da organização, os sistemas de informações vêm conquistando grande espaço. Estes conceitos são bastantes abrangentes, mas, contudo, há muitas vantagens, sem sombra de dúvidas, quanto há uma compreensão correta sobre os usos e limitações dos sistemas de informações e seus Sistemas de Informações Gerenciais em RH 40 vários tipos, e ainda sobre os possíveis impactos que possam ocorrer no comportamento organizacional. Para quem trabalha com diversos dados e informações é importante entender bem as diferenças que há entre os vários tipos de sistemas de informações, bem como saber como e onde cada um deles é aplicado na rotina das empresas. Você já parou para pensar na quantidade de dados e informações que trafegam pela internet diariamente sem nem percebermos? Como por exemplo, quando é enviado um simples e-mail ou ainda preenchemos um cadastro qualquer, neste instante estamos enviando dados e informações. Como vimos no decorrer desta unidade, existem vários tipos de sistemas de informações, embora estes sejam os mais usados em diversos segmentos. Então vamos observar um exemplo de um sistema relacionado ao Plano Estratégico e Modelo de Gestão pelas Diretrizes na Ibratin. SAIBA MAIS: Mais de 43 anos de experiência e representantes autorizados em todo o país fizeram da Ibratin líder nacional no setor de revestimentos texturizados. A política da empresa é investir constantemente em novos produtos, maquinários e tecnologias para garantir sempre a melhor qualidade em tudo que faz. Através das duas fábricas, a Ibratin consegue atender todas as regiões do país com excelência, e em diversos canais de atuação, seja através de representantes comerciais, vendedores próprios, lojas boutique parceiras, home centers e tinteiros. Objetivando um maior nível de profissionalização da gestão de seus negócios, em meio a um processo de evolução de seu antigo modelo de governança familiar, a Ibratin Tintas e Texturas buscava um modelo de gestão que garantisse os resultados estratégicos planejados e o alinhamento de seus diversos departamentos e níveis hierárquicos no atingimento de seus objetivos. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 41 SAIBA MAIS: Diante dessa problemática, a Nortegubisian viu a oportunidade de aplicação de suas metodologias de Melhoria Contínua e Gestão de Projetos, aliada a princípios do Pensamento Enxuto e de análise e solução de problemas (Seis Sigma), em um projeto composto das seguintes etapas: desdobramento dos dados e informações relacionados aos indicadores estratégicos, estruturação do sistema de gestão e capacitação dos colaboradores. A Nortegubisian conduziu extensa análise dos documentos do planejamento estratégico da Ibratin, para o ciclo 2013-2015, constituídos por sua missão, visão, valores, mapa estratégico e balanced score card, bem como dos processos operacionais mapeados e seus respectivos indicadores existentes. Clique aqui. Como podemos observar, a utilização do sistema de gestão bem direcionado garantiu os esforços da empresa para que atingissem seus objetivos estratégicos, bem como sua eficiência e eficácia com resultados substanciais já verificados nos seguintes temas, segundo a empresa: aumento de faturamento; desenvolvimento de produtos; aumento de Qualidade; redução de custos de distribuição e fabricação, bem como a redução de absenteísmo na empresa. Exemplo: Um exemplo de utilização de Sistema de Informação Gerencial na área de RH é o Sistema Integrado Gerencial de Recursos Humanos, usado por vezes em instituições de ensino do setor público. O SIGRH tem todas as funções essenciais em um sistema de RH. Dentre os diferentes módulos que o sistema possui, os de maior destaque são o de administração de pessoal, que apresenta diversas funções. Como por exemplo, os cadastros de frequência, aposentadoria, consultas funcionais, marcação de férias, e até mesmo atendimento ao público. E o módulo de avaliação de desempenho, na qual a informatização tem a proposta de tornar esse processo mais rápido e prático. (CORREIA, 2017). Sistemas de Informações Gerenciais em RH http://www.ibratin.com.br/historia/. https://www.nortegubisian.com.br/blog/case-de-sucesso-plano-estrategico-e-modelo-de-gestao-pelas-diretrizes. 42 O Sistema de Informações Gerenciais de Recursos Humanos apresenta os diversos módulos que um sistema voltado para gestão de RH pode ter. Na figura estão apresentados os mais diversos módulos, mas na hora de contratar o serviço o cliente pode escolher quais quer inserir em seu plano. Figura 14 – SIGRH Fonte: UFBASIM. São módulos que podem ser implementados individualmente ou integrados: • Administração de pessoal. • Aposentadoria. • Assistência ao servidor. • Atendimento ao servidor. • Auxílios/solicitações. • Avaliação funcional. • Banco de vagas. • Capacitação. • Cadastro. • Colegiados. • Comissões. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 43 • Concursos. • Consultas funcionais. • Férias. • Financeiro. • Frequência. • Integração SIAPE. • Plano de saúde. • Portal do servidor. • Portal da chefia da unidade. • Portal do gestor. • Portal da auditoria. • Portal público. (CORREIA, 2017). Assim, observa-se que um sistema de informações gerenciais usados para gestão dos recursos humanos deve ser complexo, pois precisa de dados das diversas áreas da empresa. Como os sistemas são pagos e o serviço fornecido por empresas terceiras, muitas vezes são considerados caros, dessa forma as organizações que contratam podem selecionar apenas alguns módulos. Entretanto, é importante que se tenha em mente que para uma informação mais assertiva necessita-se de todos os dados referentes a determinado problema que será solucionado com o uso desses dados. RESUMINDO: Uma visão geral da inteligência de negócios, análise de dados e ciência de dados, e compreender sobre as necessidades de apoio da tecnologia para se tomar decisões gerenciais, mas sem esquecer que os sistemas de informações necessitam de vários elementos como as pessoas, os processos e a organização. E que independente de qual for os sistemas a ser adotado, todos irão se apropriar de dados e informações. Sistemas de Informações Gerenciais em RH 44 REFERÊNCIAS CORREIA, L. S. Sistema Integrado Gerencial de Recursos Humanos (SIGRH): análise da aceitação do sistema de informação gerencial de recursos humanos pelos servidores de uma instituição de ensino superior. Orientadora: Suelle Cariele de Souza e Silva. 2017. 53 f. 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MACIEL _Hlk33430947 _Hlk33472683 Informações relacionadas aos Sistemas de Informação Fundamentos dos sistemas de informação nos negócios e sua estrutura Sistemas de informações como resolução de problemas organizacionais Carreira e os sistemas de informações Sistemas de informações Conceitos de sistemas de informação Classificação dos sistemas de informação Tipos de sistemas de informação Sistemas de exclusivamente operacional Sistemas de controle operacional e tático Sistemas de controle estratégico Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Trabalho do Conhecimento Sistemas de Automação de Escritório Sistemas de Informações Gerenciais Sistemas de Apoio de Decisões Sistemas de Suporte Executivo Sistemas de informação aplicados a negócios Os diversos tipos de sistemas de informações utilizados pelas empresas em seus negócios