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1 PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO 1 Sumário FACUMINAS ............................................. Erro! Indicador não definido. 1.1- METODOLOGIA ...................................................................... 3 2.1- DISTINÇÃO ENTRE PRODUTOS E SERVIÇOS .................... 6 4. FUNÇÕES GERENCIAIS NA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E OPERAÇÕES ............................................................................................ 12 4.2- AS FUNÇÕES GERENCIAIS ................................................. 15 6. FUNÇÕES DO ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO ................................................................................................. 19 7. O SISTEMA DE PRODUÇÃO ................................................... 21 7.1.1- Classificação Tradicional ....................................................... 24 7.1.2- Sistemas de Produção por Lotes (fluxo intermitente) ............ 26 7.2. CLASSIFICAÇÃO CRUZADA DE SCHROEDER .................. 27 8.1. DESENVOLVIMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE MANUFATURA ....................................................................................... 32 Planejamento Agregado da Produção ....................................... 34 10. A TECNOLOGIA NO PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO ................................................................................................. 37 12. CONCLUSÃO ............................................................................ 40 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 1. INTRODUÇÃO Imagine uma indústria que não tenha processos organizados, definidos e justificados. O layout da planta foi escolhido de modo aleatório, ninguém sabe exatamente o tempo adequado de cada operação e não há um passo a passo claro. É impossível acreditar que um negócio desse tipo possa alcançar o sucesso, certo? É por isso que foi criado o PCP (Planejamento e Controle de Produção). Trata-se de um processo para ajudar no gerenciamento das atividades de produção. É por meio dele que todos os recursos operacionais serão definidos. O PCP envolve funções de planejamento (o que será produzido e com que recursos), programação (definição de recursos e sequência entre os fluxos) e controle (monitoramento e correção de desvios). Portanto, o grande objetivo aqui é facilitar as práticas de planejamento e padronização de produtos para criar um fluxo de trabalho visando obter melhores resultados. Dessa forma, com a implementação de um planejamento bem estruturado, a tendência é aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e diminuir os gargalos da produção. 1.1- METODOLOGIA Para a construção deste material, foi utilizada a metodologia utilizada de pesquisa bibliográfica e descritiva, com o intuito de proporcionar um levantamento de maior conteúdo teórico a respeito dos assuntos abordados. Segundo Gil, a pesquisa bibliográfica consiste em um levantamento de informações e conhecimentos acerca de um tema a partir de diferentes materiais bibliográficos já publicados, colocando em diálogo diferentes autores e dados. Entende-se por pesquisa bibliográfica, a revisão da literatura sobre as principais teorias que norteiam o trabalho científico. Essa revisão é o que chamamos de levantamento bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode ser realizada em livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras 4 fontes. Outro método utilizado foi à metodologia de ensino Waldorf, esta metodologia é uma abordagem desenvolvida pelo filósofo Rudolf Steiner. Ele acreditava que a educação deve permitir o desenvolvimento harmônico do aluno, estimulando nele a clareza do raciocínio, equilíbrio emocional e a proatividade. O ensino deve contemplar aspectos físicos, emocionais e intelectuais do estudante. A pesquisa é descritiva, de campo e histórica, apoiada em técnicas de análise documental sobre a legislação e os planos de ensino obtidos, bibliográfica (MALHOTRA, 2006; COOPER; SCHINDLER, 2003; VERGARA, 2003; LUNA, 2002), e de análise de conteúdo (BARDIN, 2004). O planejamento e a revisão da literatura ocorreram durante o segundo semestre de 2007; a coleta dos dados, a análise e a apresentação dos resultados ocorreu durante 2008. Ainda para a construção deste, foi utilizado a etnometodologia, pela fenomenologia e pelo legado de Wittgenstein, além de alguns elementos marxistas e outros pensamentos mais contemporâneos, como os desenvolvidos por Pierre Bourdieu e Anthony Giddens. Segundo Nicolini, Gherardi e Yanow (2003) a noção de prática, na sua essência filosófica, está baseada em quatro grandes áreas do saber - na tradição marxista, na fenomenologia, no interacionismo simbólico e no legado de Wittgenstein, das quais podem ser citados fenômenos como: conhecimento, significado, atividade humana, poder, linguagem, organizações, transformações históricas e tecnológicas, que assumem lugar e são componentes do campo das práticas para aqueles que delas compartilham. Com tudo, o intuito deste modelo é possibilitar os estudos e contribuir para a aprendizagem de forma eficaz, clara e objetiva. 5 2. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E OPERAÇÕES De uma forma geral, a Administração da Produção e Operações diz respeito àquelas atividades orientadas para a produção de um bem físico ou à prestação de um serviço. Neste sentido, a palavra “produção” liga-se mais de perto às atividades industriais, enquanto a palavra “operações” se refere às atividades desenvolvidas em empresas de serviços. Nas indústrias, as tarefas que são o objeto da Administração da Produção (chamada assim para abreviar) encontram-se concentradas prioritariamente na fábrica ou na planta industrial; se analisarmos o organograma da fábrica, descobriremos que muitos órgãos são denominados como os capítulos deste livro. Nas empresas de serviços, como se verá mais adiante, as atividades ligadas a “operações” são espalhadas, sendo às vezes difícil reconhecê-las. A grande verdade é que, ao longo do tempo, a designação de Administração da Produção vem sendo confundida com a atividade fabril. Ao ouvi-la, as pessoas logo imaginam um local cheio de máquinas, pessoas andando de um lado para outro, produtos sendo fabricados, vagões ferroviários ou caminhões sendo carregados ou descarregados e assim por diante. Não resta dúvida que tudo isso tem a ver com a Administração da Produção, mas a imagem é incompleta. Bancos, hospitais, escolas, aeroportos, que são todos atividades classificadas como serviços, têm também a ver com os conceitos e técnicas que iremos explorar. Como a extensão desses conceitos e técnicas às atividades de serviços é relativamente recente, nemsempre a adaptação é perfeita, e vem se processando gradativamente. De qualquer maneira, como se fará claro no decorrer do livro, ela é possível e dá geralmente bons resultados. Até este momento, estivemos utilizando de forma vaga as idéias que o leitor tem sobre o que seja uma empresa industrial – que fabrica produtos físicos – e uma empresa de serviços. É hora de trabalharmos melhor essas idéias. 6 2.1- DISTINÇÃO ENTRE PRODUTOS E SERVIÇOS A atividade industrial, em sua forma mais característica, implica a fabricação de um produto físico, tangível, tal como uma geladeira, um automóvel, um sabonete ou este livro que o leitor está lendo no momento. Por sua vez, um serviço é prestado, e a prestação desse serviço implica em uma ação, embora meios físicos possam estar presentes para facilitar ou justificar o serviço. Quando somos examinados por um médico, a prestação do serviço consiste na ação exame – diagnóstico – prescrição. Quando estudamos em uma universidade, a prestação do serviço consiste em colocar à nossa disposição os conhecimentos dos professores, dos livros, das revistas etc. Nesses dois casos, não há um bem físico envolvido, embora meios físicos sejam usados na prestação do serviço. O médico utiliza-se de instrumentos para o exame, e a escola precisa ter salas de aula, quadro-negro, giz, biblioteca etc. Esses meios físicos são indispensáveis, mas não constituem o serviço em si. Por outro lado, para que produtos e serviços sejam oferecidos ao público, as atividades correspondentes devem ser planejadas, organizadas e controladas, e é aqui que se justifica que ramos tão diferentes naquilo que colocam à disposição dos clientes possam ser estudados em conjunto. Em ambos os casos, é necessário, por exemplo, determinar o tamanho da fábrica, do hospital ou da escola, ou seja, decisões sobre capacidade devem ser tomadas; em ambos os casos, deve-se decidir onde será localizada a fábrica, o hospital ou a escola e, finalmente, são comuns as atividades de programação da rotina diária e do seu controle. Esses são apenas alguns dos inúmeros exemplos que podem ser citados. Exploremos com um pouco mais de detalhe algumas das diferenças mais marcantes entre produtos e serviços; as distinções serão de grande utilidade em alguns momentos, quando quisermos aplicar certas técnicas que mais tarde serão desenvolvidas. As diferenças mais relevantes envolvem os seguintes aspectos: a) A natureza do que se oferece ao cliente e do seu consumo; b) A uniformidade dos insumos necessários; 7 c) As possibilidades de mecanização d) O grau de padronização daquilo que é oferecido, independentemente do cliente considerado. Detalhemos um pouco mais essas diferenças. a) A atividade de serviços, mercê de sua própria natureza, obriga a um contato muito mais estreito com o cliente, se comparada à atividade industrial. A prestação de um serviço freqüentemente se confunde, no mesmo momento, com o seu consumo. Assim, a prestação do serviço médico dá-se no mesmo instante em que é consumido, ou seja, em que a informação é passada ao paciente. Ao longo dos anos, os alunos vão instantaneamente consumindo os serviços de uma universidade, à medida que constantemente adquirem novos conhecimentos e habilidades. No caso da indústria, existe, via de regra, uma separação maior entre a produção de um produto e o seu consumo. Abicicleta que se adquire em uma loja foi fabricada semanas, meses ou mesmo anos atrás. Embora possa ter resultado de extensas pesquisas de mercado e fabricada segundo especificações e utilidades que provavelmente agradem o cliente, este último nada teve a ver com o processo de produção. Repare-se que, em se tratando de serviços, muitas vezes o cliente participa ele próprio da prestação do serviço, como em um restaurante do tipo “self-service”, por exemplo. O contato ou a falta de contato com o cliente não é uma mera curiosidade, entretanto. Há conseqüências importantes. Produtos podem ser estocados, enquanto serviços não podem, embora os meios físicos para sua consecução o possam: sem dúvida, as técnicas de dimensionamento e controle de estoques devem levar essa distinção em conta. Uma facilidade disponível em maior grau para a indústria, que não está em contato com o cliente, diz respeito à sua maior facilidade em programar as tarefas e desenvolver métodos de trabalho e controles sobre as operações. As indústrias podem se programar melhor para absorver os efeitos de uma possível queda ou elevação da demanda, graças à possibilidade de estocar produtos. Em outras palavras, o ritmo de trabalho em uma indústria pode ser mais constante e suave que em uma companhia de serviços. É difícil evitar filas em um banco em dias de grande movimento e, 8 inversamente, é difícil evitar que os caixas fiquem subocupados em dias mais calmos. Quanto à estocagem, é necessário considerar as características individuais do produto e a escolha entre duas alternativas: estocagem ativa e estocagem estendida. A estocagem ativa está relacionada à possibilidade de se obter economia de escala ou no manuseio dos produtos. Estocagem estendida significa estocagem de volume que excederam estoque planejado, alguns produtos, como os produtos sazonais, exigem a estocagem antecipada à demanda para manter a oferta constante. Nos casos de armazenagem estendia isso se faz necessário para equilibrar oferta e demanda. b) Na indústria, cada particular produto tem uma lista de insumos necessários, tais como certas matérias-primas e certas habilidades humanas. É possível à indústria controlar com algum rigor a quantidade e a qualidade desses insumos, o que, evidentemente, leva a uma maior uniformidade dos produtos. Já no caso de serviços, com bastante freqüência é muito variável o que se exige em termos de insumos para a prestação do serviço. No caso da consulta médica, podem variar os instrumentos utilizados no exame do paciente, bem como o que se exige das habilidades do médico. Cada caso deve ser tratado separadamente, dado que tem exigências bem específicas. c) As possibilidades de mecanização, isto é, a substituição do trabalho humano por máquinas, são em geral bem maiores em uma empresa industrial que em uma companhia prestadora de serviços. Isto ocorre porque na indústria há grande uniformidade dos insumos, e também porque há distância entre a produção e o consumo, facilitando a rotinização. Embora haja exceções, a área de serviços é caracterizadamente “intensiva em mão-de-obra”, ou seja, mais dependente do trabalho humano, com tarefas mais difíceis de serem mecanizadas. d) O próprio fato de as indústrias serem mais passíveis de mecanização faz com que os produtos oferecidos sejam mais padronizáveis que serviços em geral. É possível colocar no mercado produtos praticamente 9 idênticos para todas as finalidades práticas. Por outro lado, rigorosamente falando, não há grande possibilidade de se prestar duas vezes o mesmo serviço exatamente da mesma maneira. O Quadro 1.1 resume as principais características de empresas industriais e de serviços Se considerarmos que muitas empresas se constituem de maneira a serem tanto indústrias como prestadoras de serviços, fica patente a necessidade de entender os conceitos e as técnicas tanto quanto aplicados a um como a outro caso. Além disso, não se deve esquecer que qualquer organização industrial executa, em nível interno, uma série de funções ligadas a serviços (e disso a manutenção de máquinas e instalações é um bom exemplo) às quais podem ser aplicadas as idéias que iremos desenvolver. 3. EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E OPERAÇÕES Sem pretender alongar um tema que por si só exigiria um alentado volume, a Administração da Produção e Operações percorreu um longo caminho até chegar ao que é hoje. Se quiséssemos ser muito rigorososcom o que representa esse campo de trabalho, encontraríamos traços comuns entre o que se faz hoje, nas modernas organizações, com a coleta de alimentos do homem préhistórico, passando pela caça, pela agricultura, pastoreio etc., até a formação das primeiras cidades há cerca de 6.000 anos. E assim por diante. Os precursores das primeiras máquinas usadas em escala quase industrial seriam encontrados na Idade Média, com a sua própria Revolução Industrial, quase nunca comentada, que prossegue até pelo menos o século XIV. 10 Não há duvida, entretanto, que a Revolução Industrial dos séculos XVIII e XIX transformou a face do mundo. A Revolução marca o início da produção industrial moderna, a utilização intensiva de máquinas, a criação de fábricas, os movimentos de trabalhadores contra as condições desumanas de trabalho, as transformações urbanas e rurais, enfim o começo de uma nova etapa na civilização. A Inglaterra, berço principal dessa Revolução, transformou-se na grande potência econômica do século XIX. Já estava claro que o poderio econômico, e mesmo político, ligava- se à capacidade de produção de produtos manufaturados, trocados por alimentos, minerais e matérias-primas, em geral em condições extremamente vantajosas. As técnicas de Administração que se tornaram populares durante a maior parte do século XX, entretanto, nasceram ou se desenvolveram nos Estados Unidos. Se a Inglaterra foi hegemônica no século XIX, o XX marcou a predominância industrial, política e econômica dos Estados Unidos, que eram até algum tempo atrás responsáveis por 25% do comércio mundial de produtos manufaturados. Embora essa posição de destaque venha sendo ameaçada há cerca de 20 anos pelo Japão, pela Alemanha, pela França e por outros países em menor grau, a maior parte do século marca a era norte-americana. De lá, as técnicas e instrumentos de gestão da produção se difundiram por inúmeros países. Muitas dessas técnicas e instrumentos, se não a maioria, constituem o objeto deste livro. A chamada produção em massa, que foi e continua sendo a marca registrada dos Estados Unidos, o símbolo do seu poderio industrial, pode ser encontrada já em 1913, quando começou a linha de montagem dos automóveis Ford. Já em fins do século passado e início do presente, havia sido introduzida a noção de “administração científica” da produção, quando Frederick Taylor, um esforçado engenheiro a serviço da máquina produtiva americana, advogava a aplicação de racionalidade e métodos científicos à administração do trabalho nas fábricas. Os avanços que se seguiram, em particular após a Segunda Grande Guerra, onde a nação americana firmou-se definitivamente como grande potência, fizeram com que muitos observadores e estudiosos acreditassem que 11 as técnicas produtivas e a posição norte-americanas eram virtualmente definitivas. A Administração da Produção adquiriu um caráter de gerência industrial dentro de uma situação absolutamente sob controle. Aliado a um ambiente concorrencial interno e externo, isso fez com que as atenções se voltassem mais para outras áreas como Marketing e Finanças, que adquiriram um caráter de “nobreza” não mais reservado à área industrial. Esse movimento, de relativo esquecimento da importância da área industrial, fez com que durante a década de 1960 as atenções se voltassem para a área de serviços na economia americana, que havia adquirido uma importância econômica antes não imaginada. Essa foi uma tentativa, relativamente bem- sucedida, de transplantar técnicas e conceitos desenvolvidos no ambiente industrial para outras atividades, às vezes radicalmente diferentes. Introduziu-se o termo “Operações” para designar essas novas aplicações. Ao lado de exemplos e aplicações envolvendo tipicamente as fábricas, começou-se a falar em hospitais, escolas, agências governamentais, aeroportos, restaurantes, bancos etc. A Administração da Produção evoluiu então da prática tradicional de gerência industrial para uma ampla disciplina com aplicações tanto na área industrial como na de serviços. Como prova de que esse movimento chegou tardiamente ao Brasil, ainda hoje os currículos universitários relutam em usar os termos Administração de Operações ou mesmo Administração da Produção e Operações, que indicam uma maior abrangência do campo de estudo. Posteriormente, durante a década de 1970, a Administração da Produção readquiriu, nos Estados Unidos e a nível mundial, uma posição de destaque na moderna empresa industrial. Os fatos históricos que levaram a esse estado de coisas foram, em particular, o declínio norteamericano em termos de produtividade industrial e no comércio mundial de manufaturas e o crescimento de algumas potências nesses aspectos, notadamente o Japão. Há mais de 30 anos o Japão vem encarando a produção industrial e a geração de novos produtos como os elementoschave no mercado interno e a nível internacional. 12 Durante a década de 1980, o desequilíbrio comercial entre Estados Unidos e Japão acentuou-se cada vez mais, com vantagem enorme para o Japão, que vem inclusive instalando empresas subsidiárias de companhias japonesas nos Estados Unidos, geralmente com apreciável sucesso. Esses fatos têm motivado intensas negociações entre os dois países, na tentativa norte- americana de pelo menos amenizar a situação como exemplificado pelo recente acordo comercial e de cooperação de fins de 1991. Em termos mais específicos, alguns analistas argumentam que a principal causa do declínio americano tem sido a ênfase exagerada nos aspectos mercadológicos e financeiros das decisões estratégicas. A produção tem sido caracterizada por longas rodadas, típicas de produção em massa clássica, produtos estáveis, operações repetitivas e custos diretos de mãode-obra elevados. Essa tendência vem mudando rapidamente nos países centrais: a ênfase atual em Estratégia de Manufatura, sobre a qual falaremos mais adiante, tem levado a área de Produção a se tornar mais envolvida no planejamento a longo prazo. Há pressões para se reduzir significativamente o investimento em estoques e subcontratar componentes em vez de a empresa tentar se tornar especialista em uma grande variedade de tarefas de manufatura. 4. FUNÇÕES GERENCIAIS NA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E OPERAÇÕES Todas as funções gerenciais, em qualquer empresa, têm como pano de fundo uma série de objetivos, que vão desde declarações genéricas de intenções para o futuro, até a descrição específica de metas que devem rapidamente ser atingidas. Justifica-se, dessa forma, certo detalhamento do conceito, das particularidades e da classificação dos objetivos, antes que adentremos nas funções gerenciais propriamente ditas. 13 4.1- OBJETIVOS EMPRESARIAIS Objetivos são destinações pretendidas que indicam a direção para o planejamento da empresa. Por um lado, são os guias básicos que suportam a tomada de decisão e, por outro, são a lógica dos critérios de avaliação dos resultados. Planos e programas operacionais são selecionados com base na sua contribuição aos objetivos. Alguns exemplos de objetivos são crescer, ter lucro, contribuir com a comunidade, fornecer produtos de qualidade, progredir tecnologicamente, prover dividendos aos acionistas, prover o bem-estar dos empregados, ganhar prestígio, desenvolver a organização, satisfazer as necessidades dos consumidores etc. Um dos aspectos mais importantes a considerar sobre os objetivos é a estrutura de tempo envolvida. Costuma-se distinguir entre objetivos de longo prazo, aqueles que devem ser atingidos em 5 anos ou mais, objetivos de médio prazo, que cobrem de 1 a 5 anos e, finalmente, objetivos de curto prazo, que envolvem de algumas semanas até um ano, geralmente. As empresas que assumem uma visão de negócio de curto prazo, direcionada para produção e vendas, estãosujeitas a maior risco, pois não conseguem monitorar seus clientes e concorrentes e aperfeiçoar sempre suas ofertas de valor. Esses números não são absolutos, mas nos dão, pelo menos, uma idéia da dupla estruturação dos objetivos: de um lado, uma divisão segundo o tempo coberto e, de outro, uma quebra pelas várias unidades da empresa, como Finanças, Marketing ou Produção. Uma vez estabelecidos, os objetivos gerais devem ser transformados em objetivos específicos a cada unidade. Quando do estabelecimento dos objetivos, cuidados devem ser dados à sua prioridade, tempo e estrutura. Uma organização tem, em geral, mais de um objetivo, sem contar os interesses particulares dos muitos indivíduos que a compõem. Esses indivíduos – gerentes, empregados, acionistas etc. – ajudam a desenvolver, a cumprir e a alterar os objetivos. 14 O meio ambiente é outro fator a ponderar. Mesmo que não se queira, ele impõe certo objetivo na organização. O nível de emprego é um bom exemplo de controle externo indireto. Qualquer dirigente pensará algumas vezes antes de desencadear uma demissão em massa, não só pelos danos internos que acarreta no moral, na motivação dos que ficam, no próprio andamento da produção, mas também pela comoção provocada na comunidade e, não raro, nos meios governamentais. No Brasil, temos com freqüência assistido à intervenção do governo, declarada ou sutilmente, nessas ocasiões, numa tentativa de manter um clima de normalidade administrativa. Outros objetivos impostos de fora para dentro são o pagamento de impostos e os controles antipoluição. O pagamento de impostos sempre foi uma obrigação legal. A cada dia que passa, o controle da poluição reveste-se cada vez mais desse caráter de obrigatoriedade, mesmo nos países em vias de desenvolvimento. Finalmente, clientes, fornecedores e competidores deixam também as suas marcas nos objetivos das empresas. Alguns objetivos podem estar em conflito. Alguns desses conflitos são de percepção relativamente difícil, aparecendo somente depois de uma análise acurada. Outros, pelo contrário, são evidentes, como, por exemplo, pagar melhores salários versus minimizar os custos da mão-de-obra, reduzir impostos versus aumentar os benefícios sociais (caso do governo), reduzir investimentos versus desenvolver novos produtos etc. Além do mais, os recursos são sempre limitados: é difícil, se não mesmo impossível, que todos os objetivos da empresa possam ser atingidos ao mesmo tempo. Deve-se decidir que novos programas serão iniciados e quais programas existentes devem ser incrementados ou desacelerados. Neste ponto, deve-se distinguir que os objetivos se distribuem em cascata: alguns são primários, no sentido de que são fundamentais para a consecução de outros, os secundários. O objetivo maior, embora redundante, é sempre a sobrevivência da empresa. A distinção dos objetivos segundo uma hierarquia ajuda a colocar ênfase nos objetivos prioritários: pode ser o caso, inclusive, de ser necessário promover a troca (total ou parcial) de um objetivo por outro. 15 4.2- AS FUNÇÕES GERENCIAIS A Administração da Produção e Operações preocupa-se com o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle das operações produtivas, de forma a se harmonizarem com os objetivos da empresa. O Planejamento dá as bases para todas as atividades gerenciais futuras ao estabelecer linhas de ação que devem ser seguidas para satisfazer objetivos estabelecidos, bem como estipula o momento em que essas ações devem ocorrer. A Organização é o processo de juntar (combinar) os recursos produtivos: pessoal (mão-de-obra), matérias-primas, equipamentos e capital. Os recursos são essenciais à realização das atividades planejadas, mas devem ser organizados coerentemente para um melhor aproveitamento. A Direção é o processo de transformar planos que estão no papel em atividades concretas, designando tarefas e responsabilidades específicas aos empregados, motivando-os e coordenando seus esforços. O Controle envolve a avaliação do desempenho dos empregados, de setores específicos da empresa e dela própria como um bloco, e a conseqüente aplicação de medidas corretivas se necessário. O Planejamento e as tomadas de decisão que lhes são inerentes podem ser classificados em três grandes níveis, segundo a abrangência que terão dentro da empresa, afetando fatias maiores ou menores da companhia: a) Nível Estratégico Neste nível, planejamento e tomada de decisões são mais amplos em escopo, envolvendo políticas corporativas (grandes políticas da organização), escolha de linhas de produtos, localização de novas fábricas, armazéns ou unidades de atendimento, projeto de processos de manufatura etc. Os níveis estratégicos envolvem, necessariamente, horizontes de longo prazo e, conseqüentemente, altos graus de riscos e incerteza. 16 b) Nível Tático Este nível é mais estreito em escopo que o anterior e envolve basicamente a alocação e a utilização de recursos. Em indústrias, o planejamento tático ocorre em nível de fábrica, envolve médio prazo e moderado grau de risco. O chamado Planejamento Agregado da Produção, que será posteriormente estudado, é um bom exemplo de atividades conduzidas no nível gerencial médio da organização. c) Nível Operacional O planejamento e a tomada de decisões operacionais têm lugar nas operações produtivas, envolvem curtos horizontes de tempo e riscos relativamente menores. Tarefas rotineiras como a alocação de carga aos departamentos produtivos e a programação da produção são exemplos, assim como o controle de estoques. Em suma, os planos e as decisões dos níveis mais altos dão linhas de ação para os planos táticos que, por sua vez, direcionam a rotina operacional. A alta gerência é responsável pelo estabelecimento dos objetivos da organização, tais como o lucro, a posição de competitividade, entre outros. Ela toma decisões que afetam o futuro da empresa a longo prazo. Para a alta gerência, o planejamento eficaz é crítico. Nesse caso é importante atentar-se a alguns conceitos: Eficiência: é quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desperdício ou em menor tempo. Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta. Efetividade: é a capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência). Produtividade: A relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados. Relativamente, menores esforços de organização e direção deveriam idealmente ocorrer neste nível ao lado de um moderado grau de controle, para assegurar que os planos fossem cumpridos. As decisões e os planos vindos da alta gerência especificam os objetivos que a média gerência (por exemplo, o gerente de fábrica) deve cumprir. O planejamento da média gerência é feito, pois, 17 sobre horizontes de tempos mais curtos, e mais tempo deve ser alocado às atividades de direção, devido ao maior número de funcionários diretos sob esse nível de gerência. Finalmente, em nível de supervisão, a ênfase é decididamente sobre o atendimento de objetivos a curto prazo. A maior parte do tempo do gerente neste nível é gasta com a direção de funcionários. Enquanto o Planejamento e a Organização não chegam a ser atividades críticas nesse patamar de trabalho, grande esforço é despendido em Controle. O Controle é importante para dar notícia do que está ocorrendo e ligar os três níveis básicos de gerência. 5. ATIVIDADES DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO (PCP) O sistema PCP deve informar corretamente a situação corrente dos recursos, o que envolve pessoas, equipamentos, instalações, materiais - e das ordens de compra e produção. Pois este, corresponde a uma função da administração, que vai desde o planejamento até o controle de suprimento de materiais e atividades de processo de umaempresa, a fim de que produtos específicos sejam produzidos para atender o programa de vendas estabelecidos. Planejamento estratégico da produção: “...consiste em estabelecer um plano de produção para determinado período (longo prazo) segundo as estimativas de vendas e a disponibilidade de recursos financeiros e produtivos...”(TUBINO,2000). A estimativa de vendas serve para prever os tipos e quantidades de produtos que se espera vender no horizonte de planejamento estabelecido. A capacidade de produção é o fator físico limitante do processo produtivo, e pode ser incrementada ou reduzida, desde que planejada a tempo, pela edição de recursos financeiros. Os Processos Produtivos Discretos, são os processos de bens e serviços que podem ser separados em lotes ou unidades, como por exemplo, uma fábrica de motocicletas, onde possui uma determinada demanda, e que será fabricada a quantidade suficiente para atender aquela demanda de mercado, sendo os lotes, as cores das motocicletas, azul, verde, cinza… Suas principais 18 características de definição são: aqueles em que a produção de bens e serviços podem ser isolados em lotes ou unidades. Já nos Processos Produtivos Contínuos, pudemos utilizar o exemplo de uma fábrica de refrigerantes, onde há a produção contínua de produtos por um longo período de tempo sem alteração do produto, tanto do líquido, quanto da embalagem, assim como as customizações esporádicas não afeta, de certa forma, o processo de um modo geral. Suas principais características de definição são: produção de grandes volumes e produtos com baixa variedade e alta demanda. Nos processos produtivos discretos, a presença humana é indispensável para o controle e com a crescente automação, os processos produtivos discretos tendem a assemelhar-se aos processos contínuos. O plano de produção gerado é pouco detalhado, normalmente trabalha com famílias de produtos, tendo como finalidade possibilitar a adequação dos recursos produtivos à demanda esperada dos mesmos. Planejamento-mestre da produção: “...consiste em estabelecer um plano mestre de produção (PMP) de produtos finais, detalhando a médio prazo, período a período, a partir de um plano de produção, com base nas previsões de vendas de médio prazo ou nos pedidos em carteira já confirmados...”(TUBINO,2000).O plano de produção considera família de produtos, o PMP especifica itens finais que fazem parte dessas famílias. Com base no estabelecimento do PMP, o sistema produtivo passa a assumir compromissos de fabricação e montagens dos bens e serviços. Ao executar o plano mestre da produção e gerar um PMP inicial, o PCP deve analisá-lo quanto às necessidades de recursos produtivos quanto a finalidade de identificar possíveis gargalos que possam inviabilizar esse plano quando de sua execução a curto prazo. Planejamento da produção: com base no PMP e nos registros de controle de estoques, “...a Programação da produção estabelece a curto prazo quando e quanto comprar, fabricar ou montar de cada item necessário à composição dos produtos finais...”(TUBINO,2000).São dimensionadas e emitidas Ordens de Compras para os itens comprados, Ordens de fabricação 19 para os itens fabricados internamente, e Ordens de montagem para as submontagens intermediárias e montagem final dos produtos definidos no PMP. Em função da disponibilidade dos recursos produtivos, a programação da produção encarrega-se de fazer o sequenciamento das ordens emitidas, de forma a otimizar a utilização dos recursos. Dependendo do sistema de produção empregado pela empresa (puxado ou empurrado), a programação da produção enviará as ordens a todos os setores responsáveis (empurrando) ou apenas à montagem final ( puxando). Acompanhamento e controle da produção: “...por meio de coleta e análise de dados, busca garantir que o programa de produção emitido seja executado a contento...”(TUBINO,2000). Quanto mais rápido os problemas forem identificados, mais efetivas serão as medidas corretivas visando o cumprimento do programa de produção. O acompanhamento e controle de produção estão encarregados de coletar dado (índices de defeitos, horas/máquinas e horas/homens consumidas, consumo de materiais, índice de quebra de máquinas etc.) para outros setores do sistema produtivo. São ações do PCP as questões: o que produzir e comprar; quanto produzir e comprar; quando produzir e comprar e com que recursos produzir. 6. FUNÇÕES DO ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO O primeiro passo na ação do acompanhamento e controle da produção é a coleta e o registro dos dados sobre o emprego de máquinas, homens e materiais, as informações devem estar disponíveis tão logo o programa de produção seja liberado, acelerando a identificação de desvios entre o programado e o executado, contudo muita atenção deve ser dada as questões ligadas a integridade dos dados e real necessidade de se coletar tal informação. Tendo os dados oportunos em mãos, o PCP pode, então, compará-los com o programa de produção emitido, buscando identificar possíveis desvios que demandem ações corretivas. Esta seqüência de atividades executadas pelo 20 acompanhamento e controle da produção pode ser desenvolvida segundo várias óticas de “controle administrativo”. 6.1- PAPEL DA FUNÇÃO PCP O Papel para a estratégia empresarial é apoiar sua estratégia, deve desenvolver seus recursos para que forneçam as condições necessárias para permitir que a organização atinja seus objetivos estratégicos. “... Se um fabricante microcomputadores decidiu para ser o primeiro no mercado com novos produtos inovadores, sua função produção precisa ser capaz de enfrentar as mudanças de inovação contínua exigidas...” (SLACK, 1997). São objetivos básicos de desempenho da função produção: Custo. Qualidade. Flexibilidade. Deve desenvolver ou comprar processos que sejam flexíveis o suficiente para fabricar novos produtos ou serviços, organizando e treinando funcionários para que entendam como os produtos estão mudando e fazer as mudanças necessárias na produção. Deve desenvolver relacionamento com os fornecedores que ajudem a responder rapidamente no fornecimento de novos componentes, “... quanto melhor a produção fizer essas coisas, mais apoio estará dando para a estratégia competitiva da empresa...” (HARRISON, 1997). 21 7. O SISTEMA DE PRODUÇÃO Definimos “sistema de produção” como o conjunto de atividades e operações inter-relacionadas envolvidas na produção de bens (caso de indústrias) ou serviços. O sistema de produção é uma entidade abstrata, porém extremamente útil para dar uma idéia de totalidade, que é conveniente para a apresentação de inúmeros conceitos que serão discutidos ao longo deste livro. Distinguem-se no sistema de produção alguns elementos constituintes fundamentais. São eles os insumos, o processo de criação ou conversão, os produtos ou serviços e o subsistema de controle (Vide Figura 1.1). Os insumos são os recursos a serem transformados diretamente em produtos, como as matérias-primas, e mais os recursos que movem o sistema, como a mão-de-obra, o capital, as máquinas e equipamentos, as instalações, o conhecimento técnico dos processos etc. O processo de conversão, em manufatura, muda o formato das matérias-primas ou muda a composição e a forma dos recursos. Em serviços, não há propriamente transformação: o serviço é criado. Em serviços, diferentemente da manufatura, a tecnologia é mais baseada em conhecimento (know-how) do que em equipamentos. Comparativamente, dizemos que, em geral, as atividades de serviços são mais intensivas em mão-de-obra (pessoal), enquanto as atividades industriais são mais intensivas em máquinas e equipamentos (capital físico). 22 O sistema de controle é a designação genérica que se dá ao conjunto de atividadesque visa assegurar que programações sejam cumpridas, que padrões sejam obedecidos, que os recursos estejam sendo usados de forma eficaz e que a qualidade desejada seja obtida. O sistema de controle, pois, promove a monitoração dos três elementos do sistema de produção. O sistema de produção não funciona no vazio, isoladamente. Ele sofre influências, de dentro e de fora da empresa, que podem afetar seu desempenho. Em outras palavras, ele sofre a influência de um ambiente externo e de um ambiente interno. No caso do ambiente interno, o sistema de produção encontra-se na esfera de influência das outras áreas funcionais da empresa (Marketing, Finanças, Recursos Humanos etc.) e tem sobre elas um impacto. A área de Finanças é responsável pela obtenção de recursos financeiros, pelo controle do seu uso e pela análise das oportunidades de investimento, assegurando ou tentando assegurar que a firma opere em uma base eficaz de custos e geralmente com lucro. O lucro é crucial, pois a sua ausência por algum tempo significa a morte da organização, ao menos de organizações não lucrativas (como certos serviços governamentais). Muita coisa é afetada no sistema de produção devido às decisões da área de Finanças: a escolha de equipamentos, o uso de horas extras, as políticas de controle de custos, as decisões preço- volume etc. 23 A área de Marketing responsabiliza-se pela geração e manutenção da demanda para os produtos da empresa, tentando assegurar satisfação para os consumidores e o desenvolvimento de novos mercados e produtos potenciais. Sua coordenação com o sistema de produção é fundamental para o efetivo uso dos recursos produtivos e para a manutenção de níveis adequados de atendimento ao consumidor, tanto em termos de qualidade como de quantidade. Nesse caso, por exemplo, como uma estratégia de acompanhamento da demanda o desembolso de capital com as fábricas é adiado ao máximo. Finalmente, a área de Recursos Humanos é responsável pelo recrutamento, pela alocação e treinamento da mão-de-obra, pela negociação de salários, pelas negociações sindicais etc. Trata-se de uma função essencial para assegurar o suprimento adequado (quantidade/qualidade) de mão-de-obra para a produção. Vários fatores exercem influência externa sobre a empresa como um todo e o sistema de produção em particular. Quatro dos mais importantes são: as condições econômicas gerais do país, as políticas e regulações governamentais, a competição e a tecnologia. Os fatores econômicos, por sua vez, incluem taxa de juros, inflação, maior ou menor disponibilidade de crédito e assim por diante. Taxas de juros altas, bem como restrições ao crédito, tendem a inibir os investimentos e brecar o crescimento dos sistemas produtivos. A inflação pode ser benéfica por algum tempo, se conservada em níveis baixos, mas, geralmente, as tentativas para combatê-la trazem efeitos colaterais desagradáveis. Dentre as políticas do governo, podem estimular ou desestimular a produção, conforme o caso, a política fiscal e a política monetária, além da política cambial. No início da década de 1950, essas três políticas, particularmente a cambial, permitiram o crescimento do parque industrial brasileiro. Atualmente, as leis antipoluição têm tido, em vários países, severos efeitos sobre a produção. Esses efeitos perduram por algum tempo, absorvendo capital (para o controle e o manejo da poluição) que, de outra forma, iria diretamente para a produção. Em qualquer país civilizado, porém, essa legislação é considerada como absolutamente necessária. 24 A natureza da competição, a fatia de mercado da empresa e como ela reage às estratégias competitivas dos concorrentes têm marcada influência nas linhas de produtos e nos processos afetos ao sistema de produção. Novas tecnologias em processos de manufatura, equipamentos e materiais podem afetar drasticamente projetos de produtos e métodos de produção. Freqüentemente a empresa é obrigada à introdução dessas novas tecnologias (como acontece hoje com os microprocessadores) para continuar em atividade. 7.1- TIPOS DE SISTEMAS DE PRODUÇÃO 7.1.1- Classificação Tradicional A classificação dos sistemas de produção, principalmente em função do fluxo do produto, reveste-se de grande utilidade na classificação de uma grande variedade de técnicas de planejamento e gestão da produção. É assim possível discriminar grupos de técnicas e outras ferramentas gerenciais em função do particular tipo de sistema, possibilidade essa que racionaliza a apresentação didática. Tradicionalmente, os sistemas de produção são agrupados em três grandes categorias: a) Sistemas de produção contínua ou de fluxo em linha; b) Sistemas de produção por lotes ou por encomenda (fluxo intermitente); c) Sistemas de produção para grandes projetos sem repetição. 7.1.1- Sistemas de Produção Contínua (fluxo em linha) Os sistemas de produção contínua ou fluxo em linha apresentam uma seqüência linear para se fazer o produto ou serviço; os produtos são bastante padronizados e fluem de um posto de trabalho a outro em uma seqüência prevista. As diversas etapas do processamento devem ser balanceadas para que as mais lentas não retardem a velocidade do processo. Às vezes, os sistemas de fluxo em linha aparecem subdivididos em dois tipos: 25 a) A produção em massa, para linhas de montagem de produtos os mais variados possível; b) A produção contínua propriamente dita, nome reservado nessa classificação para as chamadas indústrias de processo, como química, papel, aço etc. Esses processos contínuos tendem a ser altamente automatizados e a produzir produtos com elevado grau de padronização, sendo qualquer diferenciação pouco ou nada permitida. De uma forma geral, os sistemas de fluxo em linha são também caracterizados por uma alta eficiência e acentuada inflexibilidade. Essa eficiência é derivada de uma substituição maciça de trabalho humano por máquinas, bem como à padronização do trabalho restante em tarefas altamente repetitivas. Grandes volumes de produção devem ser mantidos para se recuperar o custo de equipamentos especializados, o que requer um conjunto- padrão de produtos estabilizados ao longo do tempo. Dessa forma, é problemático modificar tanto a linha de produtos como o volume de produção, o que leva à inflexibilidade. É quase certo que, se as condições favoráveis ao alto volume e produção padronizada estiverem presentes, a competição forçará o uso da produção contínua por causa da eficiência. A produção em massa, nas chamadas linhas de montagem, é caracterizada pela fabricação, em larga escala, de poucos produtos com grau de diferenciação relativamente pequeno: automóveis, geladeiras, fogões, aparelhos de ar condicionado etc. A produção em massa pode ser chamada de pura, quando existe uma linha ou um conjunto de equipamentos específicos para um produto final. E dita produção em massa com diferenciação quando adaptações na linha permitem a fabricação de produtos com algumas diferenças entre si. Finalmente, alguns fatores devem ser cuidadosamente pesados antes da adoção de um sistema de fluxo em linha. Além da competição, já referida, pode- se citar o risco de obsolescência do produto, a monotonia dos trabalhos para os empregados e os riscos de mudança tecnológica no processo (que custa a se pagar). 26 7.1.2- Sistemas de Produção por Lotes (fluxo intermitente) Nesse caso, a produção é feita em lotes. Ao término da fabricação do lote de um produto, outros tomam o seu lugar nas máquinas. O produto original só voltará a ser feito depois de algum tempo, caracterizando-se assim uma produção intermitente de cada um dos produtos. Quando os clientes apresentam seus próprios projetos de produto, devendo a empresa fabricá-lo segundo essas especificações, temos a chamada produção intermitente por encomenda.No sistema de produção intermitente, a mão-de-obra e os equipamentos são tradicionalmente organizados em centros de trabalho por tipo de habilidades, operação ou equipamento. Dito de outra forma, os equipamentos e as habilidades dos trabalhadores são agrupados em conjunto, definindo um tipo de arranjo físico conhecido como funcional ou por processo. O produto flui, de forma irregular, de um centro de trabalho a outro. O equipamento utilizado é do tipo genérico, ou seja, equipamentos que permitem adaptações dependendo das particulares características das operações que estejam realizando no produto. A própria adaptabilidade do equipamento exige uma mão-de-obra mais especializada, devido às constantes mudanças em calibragens, ferramentas e acessórios. Embora esses equipamentos permitam uma grande facilidade para mudança no produto ou no volume de produção, o tempo que se perde nos constantes rearranjos de máquina leva a uma relativa ineficiência. A flexibilidade conseguida com o uso de equipamentos genéricos leva também a outros problemas, principalmente com o controle de estoques, com a programação da produção e com a qualidade; se a fábrica ou o centro de trabalho estiverem operando próximo à capacidade limite, haverá muito estoque de material em processamento, o que fatalmente aumentará o tempo das rodadas de produção, pois vários trabalhos irão requerer as mesmas máquinas ou a mesma mão-de-obra ao mesmo tempo. Em suma, o que o sistema de produção intermitente ganha em flexibilidade diante da produção contínua, ele perde em volume de produção. Justifica-se portanto a adoção de um sistema intermitente quando o volume de produção for relativamente baixo. São sistemas comuns no estágio inicial de vida 27 de muitos produtos e praticamente obrigatórios para empresas que trabalham com encomenda ou atuam em mercados de reduzidas dimensões. 7.1.3- Sistemas de Produção para Grandes Projetos O sistema de produção para grandes projetos diferencia-se bastante dos tipos anteriores. Na verdade, cada projeto é um produto único, não havendo, rigorosamente falando, um fluxo do produto. Nesse caso, tem-se uma seqüência de tarefas ao longo do tempo, geralmente de longa duração, com pouca ou nenhuma repetitividade. Uma característica marcante dos projetos é o seu alto custo e a dificuldade gerencial no planejamento e no controle. Exemplos de projetos incluem a produção de navios, aviões, grandes estruturas etc. 7.2. CLASSIFICAÇÃO CRUZADA DE SCHROEDER Este modelo de classificação, devido à Schroeder (1981), torna claro que a tipologia clássica, apresentada anteriormente, leva em conta apenas uma dimensão associada aos sistemas: o tipo de fluxo do produto. Essa dimensão geralmente é suficiente para os sistemas industriais, mas incompleta se aplicada aos serviços. Por isso, a classificação cruzada é mais completa e ajuda a entender um maior número de casos práticos. A classificação cruzada dá-se ao longo de duas dimensões. De um lado, temos a dimensão “por tipo de fluxo de produto” que coincide com a tipologia clássica já apresentada. De outro, temos a dimensão “por tipo de atendimento ao consumidor”. Na dimensão “por tipo de atendimento ao consumidor”, existem os seguintes tipos de sistemas: a) Sistemas orientados para estoque; b) Sistemas orientados para a encomenda. Um sistema orientado para o estoque oferece serviço rápido (atendimento ao consumidor) e a baixo custo; no entanto, a flexibilidade do cliente na escolha 28 do produto é evidentemente menor que no caso de um sistema orientado diretamente para a encomenda do cliente. Em um processo orientado para a encomenda, as operações são ligadas a um cliente em particular, com o qual se discute o preço e o prazo de entrega da mercadoria em questão. Em uma tal situação, a medida-chave do desempenho é o prazo de entrega, que o cliente deseja saber de antemão. Em nível de acompanhamento interno, a empresa pode usar a porcentagem de pedidos entregues dentro dos prazos como uma medida viável de competência. No caso ainda de um sistema orientado para estoque, certas atividades, como a previsão da demanda, a gerência de estoques e o efetivo planejamento da capacidade de produção são cruciais. A empresa deve prover o cliente com produtos padronizados, tirados do estoque, com um certo nível de atendimento. O estoque é criado antes da demanda e é usado para atender às necessidades dessa demanda ou para suavizar as necessidades de capacidade segundo o que foi determinado pelo planejamento agregado da produção (geralmente o planejamento anual, levando em conta a demanda de todos os produtos agregados em função da capacidade). O foco dos sistemas que operam orientados para o estoque está, pois, na reposição desses estoques. É difícil identificar o cliente no processo de produção: os pedidos atuais são atendidos pelo estoque e a produção atual vai atender à demanda futura. As medidas de desempenho estão ligadas à utilização dos ativos alocados à produção – basicamente estoques e capacidade – e também à presteza no atendimento ao cliente, ou seja, ao nível de atendimento obtido na prática. As medidas de desempenho podem incluir ainda a rotação (giro) do estoque, o grau de utilização da capacidade, o uso de horas extras para atender às necessidades etc. Em suma, o grande objetivo é o de atender ao cliente ao mínimo custo. Na classificação cruzada, os exemplos devem ao mesmo tempo atender aos requisitos das duas dimensões que são levadas em conta. O Quadro 1.2 fornece alguns casos, tanto na área industrial como no setor de serviços: 29 Como o leitor pode notar, os exemplos aclaram alguns aspectos da tipologia clássica (por fluxo). A produção contínua ou fluxo em linha leva tipicamente a sistemas orientados para estoque, enquanto a produção ou fluxo intermitente, por sua vez, leva tanto a um como a outro tipo de sistema, tanto que essa distinção, muito clara, foi apresentada logo de início na tipologia clássica. A vantagem da classificação cruzada é exatamente a de mostrar que, embora um sistema seja mais característico de produção para estoque ou para encomenda, ele pode se adaptar a casos especiais. 8. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE MANUFATURA Vimos anteriormente que se desenvolve cada vez mais uma consciência da importância da Administração da Produção e Operações, devido a um reconhecimento do papel da manufatura para a posição da empresa perante seus concorrentes. Nos últimos anos, essa consciência acabou se cristalizando em um movimento que realça uma atividade vital dentro das organizações industriais: o planejamento racional das atividades de manufatura tendo em vista usá-la como uma arma competitiva. A esse tipo de Planejamento deu-se o nome de Planejamento Estratégico de Manufatura. Em primeiro lugar, qualquer planejamento que se pretenda estratégico parte da determinação de objetivos, políticas e planos da organização para o longo prazo. O planejamento estratégico define a filosofia básica da organização no que tange às suas atividades, determina os produtos e/ou serviços a serem oferecidos e trata do planejamento para a aquisição e alocação de recursos 30 críticos, como tecnologia e pessoal tanto para implementar os planos, como para avaliar os seus impactos. Falando em termos mais específicos, o Planejamento Estratégico de Manufatura é o conjunto de objetivos e políticas de longo prazo, que dizem respeito à atividade de manufatura dentro da empresa e que servem como um guia a todas as decisões tomadas nesse setor. Para dar uma idéia mais clara do que seja o Planejamento Estratégico de Manufatura, lancemos mão da classificação de Richardson, Taylor e Gordon (1985). Esses autores tentaram diferenciar as empresas industriais segundo seus objetivos e políticas de manufatura, ou seja, suas estratégiasnesse setor. Eles distinguem seis tipos de organização: a) Abridores de fronteiras tecnológicas: são firmas orientadas para a pesquisa e desenvolvimento de produtos de ponta em suas áreas de atuação. São importantes fatores de sucesso para essas companhias o projeto, o desenvolvimento e a qualidade do produto, aliados à habilidade para introduzir novos produtos continuamente no mercado. Sem dúvida alguma, ter preços competitivos não costuma ser um fator de grande importância, dado que os produtos dessas empresas são diferenciados. b) Exploradores de tecnologia: são firmas que introduzem novos produtos e continuam com eles durante o seu ciclo de vida, ou seja, até que se esgotem tecnológica e/ou mercadologicamente e não sejam mais procurados. Para essas empresas, ter preços competitivos é um fator de sucesso dos mais importantes. Elas devem ter habilidade para reduzir o preço para altos volumes de produção, para introduzir novos produtos e ter uma forte orientação para a minimização de custos de produção. c) Empresas voltadas para o cliente: são organizações que inovam pouco e aceitam projetos para produtos fabricados em baixo volume, sob especificações do cliente. Como fatores determinantes de sucesso, contam-se a habilidade e a flexibilidade de adaptação a diferentes projetos e volumes de produção. d) Empresas de alta tecnologia voltadas para o cliente: sua característica principal é a que desenvolvem tecnologia sob encomenda para poucos clientes e mercados. Para o sucesso, contam-se a excelência em projeto 31 do produto, a alta qualidade e a flexibilidade de adaptação às necessidades do cliente. e) Empresas voltadas para o cliente a custo mínimo: trabalham com produtos maduros, com preços competitivos. Entre os fatores de sucesso, contam-se a habilidade de reduzir custos, mesmo com baixos volumes de produção, os prazos de entrega atrativos e alguma flexibilidade para mudanças de projeto e volumes de produção. f) Empresas minimizadoras de custos: são firmas que trabalham com altos volumes de produção a baixo custo. A habilidade de reduzir custos e prazos de entrega é o principal fator de sucesso. A classificação apresentada não é evidentemente a única possível, mas já permite antever alguns dos componentes fundamentais que devem compor o Planejamento Estratégico de Manufatura. Alguns dos mais significativos componentes são os seguintes: I. Tecnologia do produto: os produtos variam desde os que são fabricados exclusivamente sob encomenda até os que são produzidos em grandes volumes para estoque. Fatores como custo, qualidade, prazo de entrega, capacidade da empresa em se adaptar a novos projetos ou volumes de produção são potencialmente importantes, bem como os próprios ciclos de vida dos produtos, que podem ser renovados através de melhorias tecnológicas. A coordenação entre Marketing e Produção é vital na área de tecnologia do produto. II. Tecnologia do processo: liga-se diretamente à tecnologia do produto. Os movimentos na direção de maior automação costumam complicar as decisões, não só pelo alto custo e risco envolvidos, mas também pelas mudanças que acarretam na estrutura do sistema produtivo, nas necessidades de um novo perfil de mão-de-obra, no atendimento ao cliente etc III. Capacidade das instalações: as decisões estratégicas sobre capacidade envolvem a escolha inicial da capacidade, as mudanças e as épocas de mudanças posteriores, o tipo de capacidade (como, por exemplo, ter uma grande fábrica versus ter diversas fábricas menores) e a descoberta e o aproveitamento de economias de escala (possibilidade de redução de custos, se os produtos forem feitos em maior escala). IV. Localização das instalações: é uma temática ligada bem de perto às decisões sobre capacidade. Envolve decisões como localizar a manufatura 32 perto dos suprimentos ou dos mercados consumidores, a escolha da macrorregião (a grande área geográfica dentro da qual a empresa se instalará), a infra-estrutura necessária etc. V. Recursos humanos: envolve decisões sobre políticas de formação e desenvolvimento de pessoal e suas relações com processos e produtos (assim, por exemplo, maior automação exige menor número de funcionários, mas melhor habilitados), formação de gerentes, políticas de promoção e carreira etc. Todos esses fatores afetam inegavelmente a produção. VI. Suprimentos: envolve decisões estratégicas sobre políticas de compras, desenvolvimento de fornecedores, fabricação interna de peças e componentes etc. 8.1. DESENVOLVIMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE MANUFATURA Não existe uma forma padronizada para se elaborar o Planejamento Estratégico de Manufatura que se adapte a qualquer companhia, com qualquer passado, com quaisquer características e operando em qualquer meio. Dessa forma, qualquer lista de passos se reveste meramente de um caráter sugestivo e deve sofrer modificações competentes, caso a caso. A seqüência abaixo é uma adaptação daquilo que foi proposto por Meredith e Gibbs (1984) como roteiro de desenvolvimento do Planejamento Estratégico de Manufatura: a) Escrever a estratégia de manufatura e as ações correspondentes de forma clara, evidenciando como isso será uma arma competitiva para a empresa; b) Estabelecer necessidades e restrições sobre a produção, derivadas da estratégia da empresa como um todo, das políticas de mercado e de finanças, da tecnologia e do meio econômico onde se insere a empresa; c) Determinar as implicações dessas necessidades e restrições sobre as principais variáveis da produção, tais como nível de investimento, riscos, tempos de espera de matérias-primas e de entrega de produtos, programação e 33 controle da produção, estoques, flexibilidade, qualidade, força de trabalho etc., bem como sobre os principais departamentos e funções; d) Estimar um prazo para a reavaliação da estratégia de manufatura; e) Estabelecer quais operações deverão desempenhar especialmente bem na produção, para suportar a estratégia e como isso difere do usual até o momento; f) Definir os padrões (custo, qualidade, produtividade etc.) pelos quais será julgado o desempenho da produção; g) Identificar as ações mais difíceis de serem cumpridas e seus principais impedimentos; h) Verificar e detalhar se alguma medida de desempenho deverá sofrer temporariamente para que ações necessárias sejam cumpridas; i) Identificar elementos dentro do sistema de produção que apresentem as maiores possibilidades de falhas, de maneira que recebam atenção especial. O roteiro acima pode ser completado com algumas observações contidas em outro trabalho do professor Skinner, este de 1984. Segundo Skinner, podem aparecer alguns impedimentos maiores à mudança na estratégia de manufatura. Sem a remoção dessas restrições, quaisquer mudanças ficam ameaçadas. Como um primeiro empecilho mais grave cita-se o ponto de vista de curto prazo da área financeira, focalizando em resultados imediatos e restrições aos investimentos em capital. Além disso, muitas vezes a alta gerência vê a área de produção como uma espécie de “máquina de produtividade” em vez de uma arma competitiva e um recurso estratégico potencial. A produção deve deixar de ser um meio de melhorar o desempenho financeiro para tornar-se uma fonte de força diante dos competidores. Finalmente, é preciso consertar a própria casa: os gerentes de produção precisam se tornar melhores em planejamento de longo prazo e desenvolver habilidades para colaborar efetivamente em reuniões de planejamento estratégico. 34 9. ETAPAS DO PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO (PCP) O PCP envolve diversas atividades que podem variar de empresa para empresa. Porém, existe uma estrutura de etapas de produção que geralmente estão presente em todas as indústrias: Previsão da Demanda Basicamente,é estimar o quanto a empresa deve vender para calcular a demanda de produção, materiais e recursos humanos. Trata-se de um planejamento com resultados tanto a curto prazo (quando falamos em questão de estoque, por exemplo), quanto a médio e longo prazo (se analisarmos o desenvolvimento de novos produtos, por exemplo). Planejamento da Capacidade de Produção Com a previsão de demanda a longo prazo definida, determina-se a necessidade de aumentar ou diminuir a capacidade para atender a demanda. Por exemplo, se a previsão foi de acelerar a produção e desenvolver novos produtos, será necessário adquirir novas matérias-primas e máquinas para cumprir o planejamento. Importante saber que os grupos de máquinas automatizadas que são controladas por computador, e que produzem uma variedade de produtos na mesma maquinaria, denominam-se sistemas: Flexíveis de manufatura. Planejamento Agregado da Produção É nessa etapa que são definidas as principais estratégias que vão guiar o planejamento da produção. Decisões relacionadas ao volume de produção, contratação (ou demissão) de funcionários, horas extras, contratos com parceiros, etc. Trata-se de um plano a longo prazo (geralmente anual), onde as informações de demanda e capacidade norteiam a tomada de decisão. 35 Planejamento Mestre da Produção É a operacionalização das estratégias definidas para curto prazo, em um período definido. Ou seja, nesta fase os recursos são direcionados para produzir a quantidade necessária para cumprir a demanda de um determinado período. Como trata-se de um ciclo menor, os itens e quantidades são delimitados com um grau de detalhamento maior do que no planejamento agregado. Programação Detalhada da Produção Está relacionada às atividades desenvolvidas diretamente no chão de fábrica. Podemos dividir essa etapa em subcategorias: Administração de Materiais: Planejamento da quantidade exata de materiais, gestão de estoque, definição do número de produtos por lote, entre outras atividades Seqüenciamento das ordens de produção: Definição da sequência de processos buscando maior eficiência das máquinas e minimizando atrasos. Emissão das ordens de produção: Documentação necessária para iniciar as operações. Controle de Produção É a última etapa do processo, onde temos o acompanhamento e a mensuração dos processos que foram colocados em prática nas fases anteriores. O objetivo é verificar o desempenho da produção e fazer os ajustes necessários. A ideia aqui também é acumular os dados e criar uma base maior para tomar decisões futuras e, ao começar um novo ciclo, ter um ponto de partida mais direcionado. Nesse sentido, é importante definir previamente quais serão os indicadores de desempenho que serão analisados. Setores Envolvidos Como você deve ter percebido, o esse é um processo que permeia diferentes áreas da fábrica. Engenharia, Compras e Estoque talvez sejam os 36 protagonistas, mas é muito importante que outros setores participem das decisões e do planejamento. Afinal, o Planejamento e Controle de Produção deve colaborar para a integração entre as áreas de produção e vendas, equilibrando processos internos (que busquem sempre a eficiência) e externo (que façam a ligação com o mercado). Dessa forma, o setor de vendas deve participar ativamente do PCP. Até porque, como já dissemos, a previsão da demanda é a primeira etapa desse processo. Esses profissionais também participam de decisões sobre quantidade de produtos e capacidade. O RH também deve estar envolvido nessa estratégia. Afinal, é necessário determinar quantas pessoas devem trabalhar no projeto para cumprir a demanda. O financeiro entra também, principalmente na parte do balanço de estoque, matéria-prima e produto finalizado, para entender se a empresa caminha na direção certa. Ou seja, toda fábrica precisa estar conectada e participar do Processo e Controle de Produção. Ferramentas de suporte Para colocar tudo isso em prática, é possível utilizar algumas ferramentas de gestão que vão tornar o processo mais intuitivo: Kanban O Kanban é uma metodologia de gestão à vista que, de forma geral, divide as atividades em “fazer”, “fazendo” e “feito”. O simples ato de separar as tarefas dessa forma em um quadro já ajuda a entender melhor como está o andamento de cada atividade. Assim, o gestor identifica se os prazos estão sendo cumpridos e onde estão os principais gargalos da produção. 37 Six Sigma O Six Sigma é uma metodologia que busca representar uma escala de qualidade onde “1-Sigma” é o nível com maior número de defeitos e “6-Sigma” é o padrão ideal, onde a qualidade é garantida. De forma resumida, é preciso determinar objetivos e metas que a empresa deseja alcançar, mensurar o sistema pela qual a companhia funciona, analisar os processos que ocorrem nesse ambiente e, então, buscar oportunidades de melhoria e controle desses processos. Kaizen Kaizen significa melhoria contínua, ou seja, trata-se de um processo cíclico, que deve ser constantemente revisado. A ideia pregada é a eliminação de qualquer desperdício, seguindo os conceitos de Lean Manufacturing. Para isso, os processos que ocorrem na empresa devem ser muito bem estudados, para que alguns padrões possam ser aplicados e para que toda a empresa trabalhe coletivamente em busca de maior eficiência. 10. A TECNOLOGIA NO PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO A Indústria tem passado por grandes transformações nos últimos anos. O conceito de Lean Manufacturing, que tem a eficiência como norte, é cada vez mais difundido. Paralelamente, o avanço na tecnologia está promovendo a digitalização completa do setor, o que chamamos de Indústria 4.0. Partindo-se do princípio de que o modelo de produção adotado nas dependências antigas não apresentava qualquer automação e que as estações de trabalho eram dispostas em uma sequência lógica da linha de produção (corte, costura, acabamento, embalagem), é correto afirmar que o modelo de fluxo anteriormente adotado pela organização foi substituído pelo de produção intermitente. E o que isso tem a ver com o PCP? Tudo! Hoje a tecnologia é um grande auxílio para construir uma estratégia de planejamento e controle eficiente. Por 38 exemplo, o uso de um software ERP ajuda a organizar os processos de venda, estoque, produção e até na gestão dos colaboradores. Mas é possível ir além: e se você pudesse ver em tempo real como cada um dos funcionários se movimenta pela planta? Isso já é possível com sistemas de Internet das Coisas. Por meio de sensores espalhados pela fábrica, é possível monitorar a rota de cada trabalhador e entender quais processos podem ser otimizados. Na aquisição de uma ferramenta tecnológica, a fim de haver alinhamento com os requisitos de negócios da empresa, deve ser feita consulta ao gestor da respectiva área antes da descrição das especificações técnicas. É possível também usar sensores para gerir o estoque e analisar a movimentação das máquinas ao longo do dia. Isso pode aumentar a eficiência da operação em até 20%. 11. COMO IMPLANTAR O PCP Para efetivar um sistema de Planejamento e Controle da Produção, é preciso envolver todos os departamentos relacionados ao processo produtivo da empresa e atribuir a cada um responsabilidades e metas. A seguir, vamos conhecer as 6 etapas fundamentais necessárias a sua implementação. Confira! Etapa 1 - Análise e previsão da demanda Etapa em que são estabelecidas projeções que norteiam as decisões sobre insumos e demais recursos necessários à produção. Etapa 2 - Definição da capacidade produtiva Fase em que o gestor analisa a adequação ou não, da capacidade produtiva da empresa frente às previsões de demanda estabelecidas na etapa anterior, tomando as ações necessárias para garantir a conformidade com o mercado quandonecessário. 39 Etapa 3 - PAP — Planejamento Agregado da Produção Etapa de planejamento, em que são definidas estratégias a partir das informações levantadas na etapa anterior sobre itens como contratações, volumes, estoque, logística, contratos com fornecedores etc., resultando em um documento formal anual, atualizado mensalmente. Etapa 4 - PMP — Programação Mestra da Produção Etapa com um detalhamento superior ao anterior, que leva em conta os pedidos de produção confirmados e a demanda prevista. Aqui ocorre a prática, a operacionalização dos planos de produção com o intuito de direcionar recursos para suprir uma quantidade de demanda específica em um espaço de tempo próximo. Etapa 5 - PDP — Programação Detalhada da Produção Aqui é estabelecida a operação diária da empresa, abrangendo desde a emissão de ordens, passando pela gestão do estoque e dos materiais e chegando até a definição do curso das operações a realizar. A utilização de sistemas de programação de produção e o Kanban são muito úteis na efetivação desta fase. Etapa 6 - Controle da produção Etapa final, que tem o objetivo de avaliar a conformidade das ações adotadas com o planejamento previamente estabelecido por meio de análise de dados, estimativas, controle da produção de curto prazo e identificação de falhas. Até aqui, podemos entender que o PCP entrega na prática uma forma mais eficiente de gerir o uso dos recursos da empresa, promovendo a redução de perdas e uma logística de entregas mais assertiva implantando novos processos de produção e formas de controle que garantem ganho de produtividade e qualidade dos produtos e serviços prestados pela entidade. Agora que ampliou o conhecimento sobre como implantar PCP e os seus benefícios diretos e indiretos, convidamos você a conhecer os diferenciais do nosso sistema de controle da produção capaz de agregar ainda mais valor ao gerenciamento da produção da sua empresa. 40 12. CONCLUSÃO O PCP — Planejamento e Controle de Produção é um instrumento muito importante para o sucesso de um negócio. Com ele, conseguimos otimizar a cadeia produtiva de uma empresa por meio da análise de itens como máquinas, estoque e matérias-primas. Diante desses benefícios, é essencial que os gestores saibam como implantar PCP a fim de obter os melhores resultados no processo produtivo e se manterem competitivos no mercado. Além dos benefícios sobre a produção, o PCP também permite ganhos de eficiência na tomada de decisões gerenciais ao disponibilizar dados relevantes a essa atividade. A seguir, vamos entender mais quais são as etapas necessárias para implantar um PCP na sua empresa. É preciso ter em mente sua importância e benefícios como: melhoria na organização do layout processual, melhor controle do ciclo de execução das encomendas e acompanhamento das entregas realizadas, garantindo a rastreabilidade do estoque, e eliminando recursos ociosos mediante adoção de novos planos de compras que garantam o giro das mercadorias. Assim, entendemos o PCP como um sistema de gerenciamento que, além de aprimorar a utilização dos recursos produtivos, é capaz de ofertar dados valiosos que vão subsidiar a tomada de decisões, refinando o trabalho dos gestores. O resultado dessa dinâmica afeta os resultados financeiros da companhia, reduzindo desperdícios e custos de produção e potencializando a lucratividade. 41 13. REFERENCIAS MEGA SISTEMAS CORPORATIVOS. Como implantar o PCP na sua empresa? Entenda as etapas. Publicado em 21 novembro 2019 - atualizado em 20 fevereiro 2020. Acessado em: 16 de agosto de 2020. Disponível em:<https://www.mega.com.br/blog/como-implantar-o-pcp-na-sua-empresa- entenda-as-etapas/>. MOLINA, Caroline Cristina. Atividades do planejamento e controle da produção (PCP). Revista Científica Eletrônica de Administração. Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça FAEG. Dezembro de 2006. Acessado em: 16 de agosto de 2020. Disponível em:<http://faef.revista.inf.br/imagens _arquivos/arquivos_destaque/TyyzX44jUxWOkcK_2013-4-29-10-37-13.pdf>. MOREIRA, Daniel Augusto Administração da produção e operações / Daniel Augusto Moreira. – 2. ed. rev. e ampl. -- São Paulo : Cengage Learning, 2012. Acessado em: 16 de agosto de 2020. Disponível em:<https://www.cengage.com.br/ls/administracao-da-producao-e-operacoes- 2a-edicao-revista-e-ampliada/>. NOVIDÁ. PCP (Planejamento e Controle de Produção): o que você precisa saber! Acessado em: 16 de agosto de 2020. Disponível em:<https://www.novida.com.br/blog/pcp/>. PORTOPÉDIA. 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