Métodos de controle de estoques

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Métodos de controle de estoques
Na administração dos estoques, existem inúmeros recursos que
aumentam a eficiência e a eficácia no controle e no planejamento dos
estoques, que são fundamentais nas tomadas de decisões estratégicas da
organização.
Portanto, conhecer esses métodos, suas estratégias e ferramentas é
fundamental para as funções do técnico em logística, que muitas vezes fará
uso desse conhecimento no desempenho de suas atividades.
Just in time
Um dos métodos mais conhecidos e utilizados pelas organizações é o
Just in time. Ele pode ser classificado como uma meta, uma técnica ou, ainda,
como uma filosofia de gestão, que tem como origem um modo japonês de
administrar, surgido na década de 1950. O Japão é um país pequeno e com
poucos recursos, com uma forte tradição milenar e um povo muito
disciplinado, o que influenciou na criação de uma filosofia de administração
baseada nessa carência de espaço e recursos, tendo como característica a
tentativa de evitar desperdícios e a otimização do espaço disponível.
Expressão vindo do inglês, Just in time ou simplesmente JIT, significa no
tempo certo, que traduz exatamente o que a filosofia diz. O método em si é
atribuído a uma indústria automobilística japonesa, a Toyota Motor Company,
que em meados da década de 1970 buscava um sistema que auxiliasse na
necessidade de suprir algumas demandas específicas na montagem dos
automóveis, como cor, acessórios, entre outros itens. Era uma mudança de
paradigma em que a fábrica “puxava” a produção a partir da demanda e,
desse modo, se apenas o necessário era produzido.
Nasceu, assim, uma nova maneira de gerir os processos de
administração de estoques, com a adoção de práticas gerenciais que,
embora tenham origem oriental, podem ser aplicadas em qualquer empresa,
em qualquer parte do mundo. No Brasil não foi diferente, inúmeras empresas
adotaram essa filosofia na prática diária de suas gestões.
Esse método envolve os mais variados aspectos ligados a
inúmeros processos dentro da organização, tais como:
Projeto de fabricação do produto
Arranjo físico da fábrica
Administração de materiais
Gestão de qualidade
Organização e planejamento de trabalho
Gestão dos recursos humanos
Baseadas na filosofia original do Japão, que visava a evitar desperdício
de recursos e espaço, ou seja, qualquer tipo de perda, as principais ações do
método são:
Eliminar estoques: o objetivo é o estoque zero. Os estoques
ocupam muito espaço e sua manutenção é muito cara.
Eliminar desperdícios: todos os desperdícios devem ser
suprimidos. Os desperdícios ocorrem por diversos motivos:
pelo excesso de produção, evitado pela identificação da
demanda real, por defeitos no processo de produção, entre
outros. Para evitar desperdícios, a meta é o erro zero, e todos
os recursos de qualidade devem ser aplicados em todas as
etapas do processo, principalmente na administração dos
estoques.
A filosofia JIT se caracteriza por métodos e processos contínuos de
melhorias contínuas, resolução de problemas e, por consequência, melhoria
em todos os processos dentro da empresa.
As principais vantagens na aplicação do método são:
Mais qualidade
Menor preço exigido
Menor manuseio
Menos desperdícios
Satisfação do cliente
Apesar dessas vantagens, o método só se aplica no caso de
demandas previsíveis, só funciona com eficiência com um número
reduzido de fornecedores e que tenham alto nível de estabilidade no
fornecimento de materiais, assim como não funciona bem no processo
de produção de muitos itens.
Kanban
O Kanban é um subsistema da filosofia JIT, que também é conhecido
como um sistema de gestão essencialmente visual, principalmente por utilizar
cores, que determinam a urgência de cada cartão, já que esses cartões
controlam o fluxo de matérias em toda a organização.
O termo Kanban pode ser traduzido para nós como um registro ou placa
visível, e é caracterizado pela utilização de cartões, os chamados cartões de
Kanban, que são os instrumentos principais do sistema visual proposto pelo
método. Esses cartões devem ter as orientações do funcionamento do
Kanban, ou seja, sobre o que, quanto e quando o colaborador deve iniciar a
produção de um determinado produto.
Figura 1 – Quadro de Kanban 
Fonte: <http://isoflex.com.br/produtos/kanban-2/quadro-kanban-de-estoque-3/>.
Esse método é muito difundido no Brasil desde 1980, quando foi
implantado especialmente nas indústrias de gestão e controle de peças.
Vantagens:
Reduz estoque
Reduz refugos e retalhos
Evita a produção de itens não requisitados
Reduz lead time
Controla os estágios de produção de forma eficiente
Identifica com facilidade a origem dos problemas no
processo de produção
Utiliza mecanismos de administração mais simples
O método utiliza dois tipos de cartões Kanban: de movimentação e de
produção.
Também conhecido como Kanban de transporte, utiliza um cartão
que autoriza a movimentação de peças do fornecedor ao cliente, ou
autoriza a movimentação interna de um setor para o outro, atendendo
seu cliente interno, e evita desperdícios de transporte e estoque parado.
Esses Kanbans são utilizados para iniciar a produção de uma
determinada quantidade de um item ou produto. O cartão deve
apresentar, de forma clara e visível, informações como nome do produto
a ser fabricado, código de identificação atribuído ao item, processo a
ser realizado a seguir, garantindo, assim, a produção do item correto na
quantidade exata e no momento certo.
O método do sistema Kanban é bastante flexível, pois se adapta às
características de cada organização em que é implantado, possibilitando
mudanças, mas sempre obedecendo as diretrizes e as metodologias já
estabelecidas, ou seja, os preceitos básicos devem ser respeitados de forma
metódica.
Assim, os cartões devem ser agrupados em um quadro formado por um
sistema de cores que determinam o nível de ordem da produção.
Funciona como um sinal de trânsito em que o verde significa que não
devem ser enviados para a produção. Já os amarelos significam que devem
ser enviados para a produção assim que possível. Por fim, os vermelhos
indicam que devem ser produzidos urgentemente, pois correm o risco de
parar a fabricação.
Algumas organizações utilizam, como complemento dessa ferramenta, o
código de barras para agilizar ainda mais os processos internos. Pode-se
usar, em vez dos cartões, um sistema eletrônico, o que torna o processo muito
mais dinâmico.
A seguir, vamos trazer mais algumas metodologias para organizar os
estoques de equipamentos, materiais e produtos utilizados por boa parte das
organizações, independentemente do seu segmento de negócio.
Clique ou toque no nome de cada metodologia para visualizar o
conteúdo.
PEPS ( FIFO)
Primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS), em inglês, first in, first off
(FIFO), esse método é baseado na cronologia das entradas e saídas. O
procedimento de baixa dos itens de estoque é feito pela ordem de entrada do
material na empresa, assim, o primeiro que entrou será o primeiro que sairá.
E assim utilizaremos seus valores na contabilização do estoque.
Muito utilizado por empresas que têm produtos com data de validade,
este método requer um estoque organizado. Geralmente, isso significa
adicionar produtos novos no fundo das prateleiras, deixando os mais antigos
na frente, para ficarem mais visíveis para os clientes.
UEPS (LIFO)
Último que entra, primeiro a sair (UEPS), em inglês, last in, first off
(LIFO), é outro método utilizado nos registros de controle de estoque e na
arrumação dos itens a serem armazenados. Também é baseado na
cronologia das entradas e saídas, e considera que o primeiro a sair deve ser
o último que entrou em estoque, portanto sempre teremos uma valorização do
saldo baseada nos últimos preços. É um procedimento mais utilizado em
economias inflacionárias, facilitando a contabilização dos produtos para
definição de preços de venda e refletindo custos mais próximos da realidade
de mercado. Contudo, esse métodonão é muito utilizado no controle do
estoque pelas organizações.
Seja qual for o método utilizado, FIFO ou LIFO, a avaliação do estoque
final influi diretamente no custo dos bens vendidos ou das matérias-primas
utilizadas na produção. Qualquer variação no valor do estoque repercute de
imediato nos custos operacionais e, consequentemente, no lucro.
PVPS
Esse método é baseado no primeiro que vence é o primeiro que sai.
Apesar da semelhança com os outros métodos, já que ele considera a data
do vencimento dos itens – e não a data em que foram recebidos pelo estoque
–, o maior ganho é que ele ajuda a reduzir, com muita eficiência, o índice de
perdas por validade ou obsolescência.
Podemos citar como exemplo prateleiras com uma pequena inclinação
para frente, nas quais os produtos vão descendo por gravidade, de forma que
os primeiros a saírem sejam os que vencem antes.
Custo médio
Já o custo médio está mais voltado para o custeio dos itens do estoque.
Assim, o valor do estoque é recalculado sempre que entram novos insumos,
considerando a média ponderada de todos os valores que movimentam o
estoque.
Essa classificação é uma excelente forma de ajudar nas decisões na
gestão dos estoques, tornando o processo de aquisições mais acurado.
Assim, sabe-se qual é o lugar ideal para se investir o capital de giro.
Exemplificando:
O método do custo médio utiliza uma lógica um pouco diferente para
atualizar o valor dos estoques. A principal característica deste método é que
sempre que ocorre um novo recebimento, o valor unitário dos produtos é
atualizado como uma média aplicada a todas às unidades. Assim, não há
necessidade de registrar separadamente o saldo em estoque por ordem de
recebimento.
Software para controle de estoque
O investimento em tecnologia tem se tornado uma imposição cada vez
mais obrigatória, dada a necessidade de controlar os dados referentes às
informações operacionais e aumentar a agilidade nos processos. Com essa
eliminação dos trabalhos manuais, é possível aumentar o controle sobre as
operações e obter uma base sólida que auxilie no processo de tomada de
decisão.
Podemos citar como exemplo um sistema de recebimento de materiais
que registra a movimentação dos itens. Ou seja, registra entrada e saída de
cada componente.
Automação em todos os processos
Aumento da produtividade com eficiência
Redução do índice de desperdícios, erros e retrabalhos
Mais agilidade na execução das atividades
Suporte à gestão da organização
Kardex
O kardex é um esquema simples de gerenciamento de estoques e um
dos mais antigos. Por ser baseado em fichas, gera uma visualização mais
fácil. Seu conceito é que cada produto tenha a sua ficha, e em cada uma delas
é anotado todo o histórico do item. Nas fichas são anotadas entradas, saídas,
transferências, empréstimos etc.
Esta metodologia de controle para organizar os estoques está
praticamente caindo em desuso, sendo substituída por controles
informatizados, bem mais confiáveis e eficientes.
Dentro desse contexto está o papel do técnico em logística, que deve
buscar por soluções que aumentam a eficiência e a eficácia no controle e no
planejamento dos estoques, otimizando custos e resultados. Conhecer esses
métodos, suas estratégias e ferramentas é fundamental para as funções do
técnico em logística