Documentos de carga

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Logística
Documentos de carga
Sabemos que, no recebimento e na entrada de produtos no armazém,
precisamos ter atenção na conferência das cargas e verificar com atenção a nota
fiscal (NF) de compra, assim como outros documentos referentes aos
procedimentos da empresa. A mesma coisa ocorre quando acompanhamos a
movimentação de materiais no estoque e a sua saída: devemos estar atentos aos
documentos pertinentes.
A elaboração da NF e do conhecimento de transporte (CT-e) não é tarefa do
encarregado do estoque. Esses documentos são providenciados pelas áreas fiscal
e de transporte da empresa. Se esta tiver frota própria, além da NF da mercadoria,
ela mesma emitirá o CT-e. Mas é muito comum esse serviço ser feito por uma
transportadora contratada. Em casos como esse, o CT-e é emitido pela
transportadora.
Entre os documentos necessários para o transporte de cargas, estão o
manifesto de carga e o romaneio.
Manifesto de carga
O manifesto de carga é um documento que agrupa vários CT-es (ou seja, é
uma lista) e todos os itens que estão sendo transportados, independentemente de
serem entregues em um ou mais destinos. Portanto, um caminhão parte levando
várias cargas, várias NFs e também vários CT-es.
O responsável pelo transporte agrupa as informações de todos conhecimentos
no manifesto, como dados dos documentos de CT-e (número do documento, local de
pagamento, valor); dados do motorista (nome, CPF); dados do veículo (placa, local
de emplacamento, origem, destino, horário de partida e de chegada); e dados da NF
(número, origem, destino, peso, volume, valor).
Como sabemos, com relação ao CT-e, se a empresa tem frota própria, é ela
quem emite o manifesto. Se o serviço for terceirizado, a emissão é feita pela
transportadora contratada.
Mesmo que você não seja o responsável por elaborar o manifesto de carga, é
importante conhecer a sua existência, pois se trata de um documento importante no
processo. O manifesto auxilia na fiscalização do material em uma atividade de
transporte e permite rapidamente conhecer todo o carregamento de um veículo na
área de recebimento em que a carga é entregue. Além disso, possibilita um controle
maior da saída dos produtos.
Romaneio de embarque
O romaneio é um documento que aborda a arrumação dos materiais na saída
do armazém. O seu objetivo é organizar a composição da carga no compartimento
de armazenagem do veículo que fará o transporte.
O romaneio de cargas pode ser definido como o documento utilizado em
transporte que lista a carga transportada. É a relação dos volumes enviados com
descrição do conteúdo de cada um. Seu objetivo é concentrar em um único arquivo
todos os volumes de um dado transporte. Isso facilita o processo de conferência –
tanto no embarque quanto no desembarque – e ajuda a agilizar o processo de
fiscalização da carga.
A emissão do romaneio de carga é importante uma vez que ajuda a prevenir
erros durante a entrega aos clientes e até mesmo auxilia na prevenção de possíveis
roubos e furtos de cargas durante o transporte.
O romaneio é composto pelos números do CT-e, pelo peso e pelo volume das
cargas, por informações de remetente e de destinatário, por horários de saída e
chegada e por dados do veículo e do motorista. O técnico em logística deve saber
para que serve e por que existe esse documento para entender melhor seu próprio
trabalho.
Documentos e sua relação com o EDI
A tecnologia da informação (TI) é uma ferramenta importante na automatização
das áreas do gerenciamento das operações logísticas, e os seus avanços
constituem um significativo aumento da eficiência no gerenciamento de compras e
vendas.
Para se adaptarem às constantes mudanças no ambiente global, as empresas
estão procurando integrar-se com outras empresas na expectativa de melhorar os
seus serviços. Essa integração é possível com a utilização da TI, especialmente no
uso do Eletronic Data Interchange (ou intercâmbio eletrônico de dados), mais
conhecido pela sigla EDI.
O EDI é uma tecnologia de informação que depende exclusivamente da
transmissão eletrônica de arquivos. As informações trafegam e são compartilhadas
entre as empresas por meio de redes de telecomunicações. Há regras e padrões de
comunicações definidos internacionalmente.
Estes são alguns documentos trocados entre empresas:
Pedido de compras
NF e fatura
Romaneio e manifesto de carga
CT-e
Posição de estoque
Quantidade vendida
Parâmetros de estoque (mínimo, máximo, ponto de reposição)
Transações financeiras (contas a pagar e contas a receber)
Esse tipo de padrão de comunicação facilita o intercâmbio das informações
entre os parceiros logísticos de qualquer setor ou país.
O romaneio e o manifesto de carga auxiliam no controle de cargas, que
alimenta os sistemas de rastreamento de envios. Com o seu uso, embarcadores,
transportadoras e carreteiros têm uma informação adicional sobre o progresso do
envio.
Em sistemas mais integrados, as informações referentes ao rastreio das
cargas são atualizadas diretamente no site da empresa. Assim, os próprios clientes
possam acessá-las a qualquer momento, com poucos cliques.
Essa é outra maneira de tornar o processo mais transparente e confiável,
fazendo com que os clientes se sintam mais satisfeitos e seguros com relação aos
envios, e de aprimorar o relacionamento comercial.
Como funciona na prática
Cada setor de uma empresa (podem ser os departamentos ou os diversos
ramos de atividades) tem um conjunto de informações que são transmitidas
conforme a necessidade de cada tipo de documento – autorização para embarque
(romaneio/manifesto), as próprias faturas emitidas pelas empresas,
encaminhamentos de pedidos, operações de transporte e armazenamento.
Vejamos um exemplo.
Os distribuidores de produtos acabados podem utilizar o EDI para criar um
sistema de distribuição direto a partir do fornecedor. O produto não precisa ser
estocado em um armazém de distribuição nem em suas prateleiras.
Os clientes recebem os produtos diretamente do fornecedor assim:
O cliente comunica ao distribuidor, via EDI, a quantidade desejada de
determinado produto e determina o local da entrega.
O distribuidor informa aos fornecedores, via EDI, a especificação do
produto e a quantidade a ser embarcada.
O distribuidor informa ao provedor logístico, via EDI, onde recolher
determinado produto nas quantidades desejadas.
O distribuidor informa ao provedor logístico, via EDI, onde entregar o
produto nas quantidades desejadas.
O provedor logístico localiza o produto, separa a quantidade desejada
e a prepara para o embarque conforme as determinações do
distribuidor.
O provedor logístico entrega os produtos aos clientes.
Os documentos de carga (como o manifesto e o romaneio) são muito
importantes, bem como o EDI, agilizando os processos de transporte de cargas
entre as empresas.
A falta de documentos obrigatórios ou o preenchimento incorreto de dados
pode acarretar o pagamento de impostos em excesso, a apreensão da carga, multa
ao transportador e, por fim, prejuízos e atrasos.