Unidade 03 - Gestão e mapeamento de processos

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ANÁLISE E MODELAGEM DE 
PROCESSOS
MICHELE DIPP
U N I D A D E 3
Nesta unidade vamos apresentar alguns programas que podem auxiliar você nos
trabalhos de organização de tarefas, gestão de informação e comunicação ativa.
Também iremos apresentar alguns programas úteis para diagramação das modelagens
de processos realizadas pela sua equipe.
UNIDADE 3| INTRODUÇÃO
1. Aprender a utilizar softwares para auxílio na organização de tarefas.
2. Aprender a utilizar softwares para auxílio na gestão de informações relacionada aos
processos .
3. Aprender a utilizar softwares para auxílio na comunicação com parceiros e
colaboradores .
4. Aprender a utilizar softwares para auxílio no mapeamento de processos.
UNIDADE 3 | COMPETÊNCIAS
Quando falamos em processos e projetos, a organização deve ir além da área de
trabalho dos colaboradores envolvidos. Deve haver organização de suas tarefas, uma vez
que, geralmente, a ação de um colaborador está associada ou afeta a ação de outros
colaboradores.
ORGANIZAÇÃO DE TAREFAS
Quando não há organização das tarefas, a informação sobre o status das ações ou quem
deve realizar o quê, não fica explícito, dificultando o andamento dos processos,
acarretando atrasos ou falhas nas entregas.
Alguns métodos tradicionais de organização de tarefas são:
Método Kanban - um dos mais utilizados para a organização de tarefas em programação
e controle de sistemas de produção, reduzindo estoques.
Cronograma de atividades- é uma forma de visualização das tarefas, avaliando seus
prazos e interação com as demais ações necessárias. Este método é muito utilizado em
projetos por ser uma ferramenta muito visual, identificando facilmente quando há
atrasos e implicações nas demais atividades ainda não iniciadas.
Lista de tarefas - é uma forma mais simples de organização, mas muito utilizada para
organização pessoal, e em algumas vezes, profissional. Consiste em colocar as atividades
em forma de checklist , assinalando o que já foi concluído.
Pensando em facilitar a organização de tarefas de pessoas e empresas no mundo
moderno, no qual a tecnologia está presente e estamos conectados a todo momento,
foram criados diversos softwares/aplicativos, combinando diferentes métodos
existentes para organização de tarefas.
O Trello utiliza a metodologia de Kaban como base de organização de tarefas,
separando-as por cartões e prioridades, identificando os responsáveis pela tarefa, no
qual todos os envolvidos (e autorizados) podem acessar as informações em tempo real
e simultaneamente.
TRELLO, ASANA, QUIRE, NOTAS DO KEEP 
Este aplicativo é um dos gerenciadores de tarefas mais utilizados por profissionais no
mundo, com uma interface de fácil utilização, na qual o usuário consegue criar quadros
de projetos e cartões de tarefas e prioridades.
O aplicativo Asana tem opção de acesso gratuito (com ferramentas limitadas) ou planos
pagos, podendo ser acessado pela web ou baixado em sistemas IOS ou Android. O
aplicativo trabalha com grupos de projetos, no qual as tarefas inseridas nos projetos
podem ser visualizadas em forma de lista, quadro, calendário ou cronograma (este
último, em planos pagos), conforme for mais conveniente ao usuário.
O Quire é um aplicativo de organização de tarefas gratuito, podendo ser acessado via
web ou por aplicativo em Android e IOS. Utiliza como base lista de tarefas e quadro de
Kanban.
As tarefas podem ser descritas em uma lista comum a todos os projetos ou por projetos
e classificadas como “Por fazer”, “Em progresso” ou “Concluída”.
Notas do Keep é um aplicativo do grupo Google, que consiste em um sistema simples de
cadastro de lista de tarefas e anotações.
Este aplicativo que pode ser baixado em sistemas operacionais IOS e Android permite o
compartilhamento e a atualização em tempo real das informações por todos os usuários
autorizados a acessarem o quadro de tarefas.
Gestão da informação é a forma de controlar onde e como os dados gerados pelas
empresas estão armazenados e quem pode ter acesso a esses dados.
GESTÃO DE INFORMAÇÕES
Com o avanço da tecnologia, a conectividade global, a internet das coisas e a 4ª era
industrial, a preocupação com segurança da informação e a transmissão de seu
conteúdo têm sido cada vez mais questionadas, sendo uma questão muito importante
para as organizações.
Para realizar uma adequada gestão de informação, a organização deve ter ferramentas
eficazes para realizar o backup, armazenamento e compartilhamento de dados,
permitindo que desenvolvedores criem diversos tipos de softwares/aplicativos para
ajudar as empresas e as pessoas nesta tarefa.
Com o avanço de tecnologia, as informações estão cada vez mais em formatos digitais,
implicando em maior facilidade de criar cópias não autorizadas, perda de arquivos
importantes, quebra de sigilo, entre outros itens não desejados, e por isso, o cuidado
com o armazenamento de dados deve ter uma atenção especial.
SISTEMA DE ARMAZENAMENTO E 
CONTROLE DE DADOS 
Os programas de PDF são considerados seguros contra alterações pela grande maioria
das pessoas, porém isto não é verdade, pois os arquivos podem ser convertidos em
texto com o auxílio dos próprios programas de PDF. Também há programas que
permitem realizar alteração do texto em formato PDF.
O Google Drive e o Dropbox são exemplos de serviços de armazenamento de dados em
disco virtual, também chamado de “nuvem”, nos quais os dados são protegidos em
servidores seguros e podem ser acessados por usuários autorizados, usando de login e
senha individuais.
Existem diversos tipos de softwares para controle de histórico, revisões e acessos de
documentos digitais (vídeos, fotos, documentos, planilhas). A sua grande maioria está
vinculada a módulos de gestão de qualidade.
Cada programa tem suas características especiais e devem ser analisadas, conforme a
necessidade de cada empresa.
A comunicação é, de longe, muito importante para a convivência social de todas as
espécies, e está presente em nossas vidas, desde os princípios dos tempos. Agora
quando se trata de processos, a comunicação se torna uma ferramenta essencial para
evitar falhas, pois temos que ter uma comunicação efetiva.
COMUNICAÇÃO EFETIVA DE EQUIPES ENVOLVIDAS
Os e-mails têm sido considerados uma forma oficial de comunicação, sendo utilizados
para envio de documentos importantes. Os e-mails podem ser criados, editados e
enviados por meio de página do provedor (na web) ou, o que é mais comum, por meio
de programas específicos para seu envio e recebimento, como o Microsoft Outlook ou
Opera Mail.
Os aplicativos de mensagens instantâneas como Whatsapp e Messenger fazem parte de
nosso dia a dia, de forma que estamos ficando, cada vez mais, “aprisionados” a esta
tecnologia.
Estes aplicativos começaram a funcionar com o objetivo de comunicação social entre
amigos e familiares.
APLICATIVO DE TROCA DE MENSAGENS 
INSTANTÂNEAS
Exatamente por isso, as conversas realizadas nestes aplicativos têm sido consideradas
como oficiais em algumas organizações, e até mesmo servindo como prova em questões
jurídicas.
Por este motivo, alguns cuidados devem ser tomados, quando tratamos de negócios.
Uma tecnologia muito utilizada são os aplicativos como Skype, Google Hangout,
Whatsapp, FaceTime, entre outros, que realizam videoconferência e conseguem reunir
diversas pessoas em uma única chamada.
Além dos aplicativos já citados para comunicação interna e externa, temos outros canais
de comunicação interna das empresas, que facilitam os colaboradores a se expressarem
sobre processos ou outros assuntos relacionados a sua organização.
Para este tipo de comunicação, as empresas podem utilizar quadros de avisos, urnas de
opiniões, pesquisas, entre outras ferramentas.
O mapeamento de processos é a base desta disciplina, e conforme você já deve ter
aprendido, é muito importante para os negócios da organização, aumentando a
produtividade, reduzindo perdas e melhorando os resultados da empresa.
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Os softwares de modelagem de processos são programas e aplicativosque auxiliam a
montar os diagramas de processos, utilizando diversos tipos de notação, conforme o
aplicativo escolhido.
O Bizagi Modeler é um dos programas mais utilizados por profissionais de escritório de
BPM (Business Process Modeling) por sua facilidade de acesso e de utilização.
O Draw.io é um programa de uso gratuito e on-line. Acessar em: https://app.diagrams.net/
A interface de trabalho é mais simples, sendo ótima escolha para estudantes e profissionais
iniciantes em modelagem de processos.
DRAW.IO E HEFLO
https://app.diagrams.net/
https://app.diagrams.net/
O programa tem notações em formato general (Fluxograma ANSI), UML, BPMN, entre
outros formatos menos conhecidos.
Na tela inicial, temos os elementos de notação alocados, na barra lateral esquerda, e na
barra lateral direita ,temos algumas opções de configuração do diagrama.
Heflo é um sistema completo de modelagem e análise de processos, com trabalho on-
line. Acessar em: https://www.heflo.com/free-business-process-modeling-software/.
O usuário deve realizar um cadastro no site para poder utilizar gratuitamente os serviços
oferecidos de modelagem e análise de processo.
A HEFLO tem ferramentas que podem ser utilizadas em análise de processos, tais como
gerenciamento de documentação, análise de não conformidades, cadastros de usuários,
departamentos, entre outros serviços oferecidos pelos planos pagos.
O site BPMN Tool Matrix - https://bpmnmatrix.github.io apresenta uma relação de
diversos programas de modelagem de processos.
OBRIGADA !