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Prof. Me. Maurício Cassar UNIDADE III Gestão Estratégica da Qualidade e de Processos O planejamento consiste na especificação dos objetivos a serem atingidos, na definição das estratégias e ações que permitem alcançá-los e no desenvolvimento de planos que integrem e coordenem as atividades da organização (SOBRAL, 2013. p. 9). O planejamento permite que os administradores e trabalhadores tenham sua ação orientada para determinados objetivos, permitindo-lhes concentrar sua atenção no que é mais importante para a organização. Para Sobral (2013, p. 195), o planejamento é responsável pela definição dos objetivos da organização e pela concepção de planos que integram e coordenam suas atividades. O planejamento tem a dupla atribuição de definir o que deve ser feito – objetivos – e como deve ser feito – plano. Planejamento da qualidade Planejamento da qualidade Fonte: Sobral, 2013 (p. 195). Fonte: Sobral (2013, p. 9). O processo de administração Sem planejamento, a organização não passa de um grupo de indivíduos, cada um agindo à sua maneira. Cabe ao planejamento promover uma ação coletiva, que é a essência da organização. Monitorar o desempenho para garantir que os objetivos sejam alcançados Liderar e motivar os membros da organização Definir o que deve ser feito, como deve ser feito e quem deve fazer Definir os objetivos e desenvolver estratégias e ações para alcançá-los Resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar Guias que integram e coordenam as atividades da organização de forma a alcançar esses objetivos Planejamento Definição dos objetivos Concepção dos planos O processo de planejamento faz com que os administradores se afastem da rotina operacional e se concentrem no futuro da organização. Podemos elencar os seguintes benefícios e vantagens do planejamento: Proporciona senso de direção. Focaliza esforços. Promove a integração e a coordenação das atividades dos membros organizacionais. Maximiza a eficiência. Permite otimizar esforços e recursos organizacionais e ajuda a estabelecer prioridades, evitando os desperdícios e as redundâncias. Reduz o impacto do ambiente. Define parâmetros de controle. Atua como fonte de motivação e comprometimento. Potencializa o autoconhecimento organizacional e fornece consistência à ação gerencial. Benefícios do planejamento Primeira dimensão: corresponde ao assunto abordado, que pode ser produção, pesquisa, novos produtos, finanças, marketing, instalações, recursos humanos ou qualidade. Segunda dimensão: equivale aos elementos do planejamento, que podem ser os propósitos, os objetivos, as estratégias, as políticas, os programas, os orçamentos, as normas e os procedimentos, entre outros. Terceira dimensão: representa a dimensão de tempo do planejamento, que pode ser, por exemplo, de longo, médio ou curto prazo. Quarta dimensão: diz respeito às unidades organizacionais em que o julgamento é elaborado; nesse caso, pode-se ter planejamento corporativo, subsidiárias de grupos funcionais, de divisões, de departamentos, de produtos etc. Dimensões do planejamento Quinta dimensão: refere-se às características do planejamento que podem ser representadas por complexidade ou simplicidade, qualidade ou quantidade, confidencial ou público, formal ou informal, econômico ou caro, planejamento estratégico ou tático. O planejamento da qualidade pode ser conceituado como um processo, desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa. Dimensões do planejamento Planejar a qualidade, segundo Juran (2004), envolve uma série de passos universais, que podem ser resumidos por meio dos seguintes itens: estabelecer metas de qualidade; identificar os clientes (aqueles que serão impactados pelos esforços para se alcançar as metas); determinar as necessidades dos clientes; desenvolver características do produto que atendam às necessidades dos clientes; desenvolver processos que sejam capazes de produzir aquelas características do produto; estabelecer controles de processos e transferir os planos resultantes para as forças operacionais. Planejamento da qualidade O planejamento da qualidade tem o propósito de descartar o improviso de ações e as decisões ditas intuitivas e subjetivas, ou seja, buscam-se ações e decisões com chances reduzidas de erro. Assim, planejar a qualidade traduz-se em assumir uma postura gerencial antes da percepção de problemas no processo produtivo (falha em equipamentos, desperdício de matéria-prima, erros recorrentes, distanciamento de fornecedores). É mais crítico ainda quando antes o mercado dá sinais de intolerância com a empresa (gerando reclamações, devoluções de produtos, rescisão de contratos, perda de espaço no mercado, reajuste forçado de preços pelo aumento do custo de produção). Antecipar as ações pode significar evitar desperdício de recursos pela necessidade de reação a uma situação inesperada, mas possível de ser planejada. Planejamento da qualidade Prevenção X Correção Planejamento por nível organizacional Fonte: Sobral (2013, p. 198). Nível estratégico Nível tático Nível operacional Administradores de topo Gerentes Supervisores de 1ª linha Foco na organização como um todo. Forte orientação externa. Orientação de longo prazo. Objetivos gerais e planos genéricos. Foco em unidades ou departamentos da organização. Orientação de médio prazo. Definição das principais ações a empreender para cada unidade. Foco em tarefas rotineiras. Definição dos procedimentos e processos específicos. Objetivos que especificam os resultados esperados de grupos ou indivíduos. Assinale a alternativa que apresenta uma ação de planejamento, aplicada à gestão da qualidade: a) Controle das falhas de produção da empresa. b) Seleção de funcionários para ocupar um departamento da empresa. c) Análise de falhas da produção e definição de ações para reduzi-las, com meta de tempo para tal. d) Montagem do produto e verificação de conformidade. e) Entrega dos produtos a serem comercializados em armazéns de varejistas. Interatividade Assinale a alternativa que apresenta uma ação de planejamento, aplicada à gestão da qualidade: a) Controle das falhas de produção da empresa. b) Seleção de funcionários para ocupar um departamento da empresa. c) Análise de falhas da produção e definição de ações para reduzi-las, com meta de tempo para tal. d) Montagem do produto e verificação de conformidade. e) Entrega dos produtos a serem comercializados em armazéns de varejistas. Resposta Custos da qualidade e o planejamento Fonte: Toledo et al. (2013, p. 358). Os custos da qualidade consistem na medida dos custos especificamente associados ao sucesso e ao fracasso nos processos de obtenção da qualidade e são representados pelo somatório dos custos de quatro categorias de atividades: custos de prevenção, custos de avaliação, custos de falhas internas e custos de falhas externas. Custos da qualidade Custos de prevenção Custos de avaliação Custos de falhas internas Custos de falhas externas Custos inevitáveis Custos evitáveis A B C D A melhoria da qualidade de forma geral não representa custo para a empresa, podendo ser vista como um investimento com grande potencial de retorno. O que custa à empresa e pode ser causa de significativos prejuízos é a não qualidade, ou seja, a falta de um nível de qualidade aceitável pelo mercado custo da não qualidade. Os custos de prevenção e de avaliação são custos inevitáveis. São ações planejadas pela empresa para evitar paradas e quebras não planejadas, comprometendo os resultados de maneira severa. Exemplos: a estruturação de programa de manutenção preventiva,avaliação periódica de equipamentos, gráficos de controle etc. Custos da qualidade Os custos de falhas internas e externas são custos evitáveis, tendo em vista que estes, segundo Toledo et al. (2003), poderiam ser drasticamente reduzidos ao se investir na melhoria da qualidade. Os custos da qualidade devem abranger todas as atividades que, direta ou indiretamente, influenciam a qualidade dentro da empresa e a sua cadeia de fornecedores e de clientes, fornecendo informações para comparar os investimentos em qualidade (inputs) com os resultados (outputs). Os inputs, no caso, são os investimentos em prevenção e avaliação da qualidade, e os outputs são os custos referentes às falhas internas e externas. Custos da qualidade Os objetivos são resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar, por meio da alocação de esforços e recursos em determinada direção (SOBRAL, 2013, p. 200). Os objetivos apresentam-se de forma hierárquica, de acordo com o nível organizacional. No topo da hierarquia de objetivos estão a missão e a visão corporativa. A missão representa a razão de ser da organização, sua identidade, e é uma declaração escrita que descreve o propósito, os valores, os princípios e as linhas orientadoras dela. Os objetivos desempenham uma função importante no processo de planejamento porque é por meio de sua especificação adequada que os membros organizacionais conseguem um senso de direção, antecipam estágios futuros desejados e se mobilizam para alcançá-los (SOBRAL, 2013, p. 202). O papel dos objetivos no planejamento O planejamento da qualidade (políticas) é estabelecido geralmente por meio de objetivos estratégicos. Essas políticas são detalhadas (táticos) e se transformam em planos de ações em nível operacional. Hierarquia de objetivos Fonte: Sobral (2013 p. 202). Visão corporativa Missão corporativa Objetivos estratégicos Objetivos táticos Objetivos operacionais Ser reconhecida como a empresa pela qualidade e inovação nos seus produtos, e pela sua preocupação com o meio ambiente Produzir peças em ferro fundido para redes de água e saneamento com qualidade e rentabilidade, por meio da integração de pessoas e tecnologia Direção geral • Retorno sobre o investimento de 25% • Crescimento das receitas de 15% • Entrada no mercado argentino em 2 anos Diretor de marketing • Aumentar a participação de mercado para 30% • Aumentar a notoriedade da marca em 12% Diretor de produção • Aumentar a produtividade das fábricas em 10% • Reduzir os estoques em 15% Diretor de RH • Diminuir a rotatividade do pessoal para 18% • Aumentar a produtividade dos funcionários em 5% Diretor financeiro • Reduzir o endividamento para 35% do ativo • Alcançar lucros de R$ 30 milhões Gerente região Sul Cumprir quota de R$ 500 mil/mês para a região Supervisor produto A Produção de 15 mil unidades por mês Gerente de formação Um novo programa de treinamento por trimestre Gerente de recebimento Reduzir o prazo médio de pagamentos em 3 dias Específicos: os objetivos precisam transmitir com clareza e foco qual é o resultado esperado, qual é o nível de desempenho desejado ou o alvo a ser atingido; Mensuráveis: especificados de forma quantitativa, para que seja possível transformar as ideias em ações concretas e para facilitar o processo de avaliação e feedback; Desafiadores, porém alcançáveis: percebidos como um desafio para motivar, mas realistas, possíveis de serem alcançados com os recursos e o tempo disponíveis, para não desmotivar; Definidos no tempo: os objetivos devem especificar o horizonte temporal para sua realização, de forma a permitir avaliar se foram ou não alcançados; Coerentes: os objetivos devem ser consistentes entre si, mesmo que digam respeito a unidades distintas na organização; Hierarquizáveis: visto que os objetivos não têm todos a mesma importância para a organização, devem ser estabelecidas prioridades entre eles. Características dos objetivos Estrutura do processo de gestão da qualidade: Definição de políticas da qualidade; Definição dos meios para viabilizá-las. Método gerencial da qualidade: Planejamento das estratégias para a qualidade; Adoção de ferramentas da qualidade; Definição de planos de ações para implementação das ações definidas; Emprego de PDCL para aprendizagem. Métodos da gestão da qualidade A construção da visão estratégica da qualidade consiste na transformação do conceito da qualidade em valor gerado no processo de gestão da qualidade, definindo assim a importância da melhoria contínua e da geração de valor para sobrevivência da organização e delas próprias. O desafio da Gestão da Qualidade é estabelecer diferenciais competitivos para a organização, promovendo sua competitividade e sustentabilidade financeira. Contribuições da qualidade: Melhorias nos produtos; Melhorias nos processos organizacionais, especialmente produção, logística. A visão estratégica e os métodos da Gestão da Qualidade A adoção de métodos, normas e padrões dá maior previsibilidade aos resultados dos processos organizacionais e ao comportamento das pessoas; Economia geral em termos de esforço humano, energia, material e outros meios necessários para a produção e troca de bens e serviços; Proteção aos interesses dos consumidores por meio de qualidade adequada de bens e serviços; Segurança de pessoas e bens; Uniformidade dos meios de expressão e comunicação entre as partes interessadas. Normalização de processos – benefícios Definir os princípios gerais orientadores de uma ação, ou seja, as regras que regulam, o que deve e não deve, pode e não pode ser feito, e quem decide o que, de modo a assegurar unidade e coerência de orientação e comportamento. Definir, de forma ordenada e racional, como executar a ação, ou seja, quem faz o que faz, como faz e em que sequência o trabalho é desenvolvido. As normas detalham as políticas e devem ser coerentes em relação a elas. As normas incluem a política global da organização, suas diretrizes de funcionamento e as regras específicas, aplicáveis a todos os recursos da organização. Para a Gestão da Qualidade, o conjunto de normas básicas de operação é definido pela política da qualidade da organização. Em muitos casos, a Gestão da Qualidade restringe-se ao processo de implementação dessa política, e as normas constituem o componente estratégico da Gestão da Qualidade. Objetivos das normas A fim de acompanhar os principais concorrentes, a empresa XYZ decidiu entrar para o processo de avaliação da gestão da Fundação Nacional da Qualidade a fim de implantar o MEG – modelo de excelência da gestão. Esta decisão tomada na empresa é de responsabilidade de qual nível decisório? a) Da alta administração. b) Da zona operacional, a partir da iniciativa dos colaboradores. c) Da gerência média, que tem maior visão sobre cada departamento e seus propósitos. d) De consultoria especializada para tal propósito. e) Dos distribuidores, que se encontram mais próximos aos clientes. Interatividade A fim de acompanhar os principais concorrentes, a empresa XYZ decidiu entrar para o processo de avaliação da gestão da Fundação Nacional da Qualidade a fim de implantar o MEG – modelo de excelência da gestão. Esta decisão tomada na empresa é de responsabilidade de qual nível decisório? a) Da alta administração. b) Da zona operacional, a partir da iniciativa dos colaboradores. c) Da gerência média, que tem maior visão sobre cada departamento e seus propósitos. d) De consultoria especializada para tal propósito. e) Dos distribuidores, que se encontram mais próximos aos clientes. Resposta O objetivo da liderança deve ser melhorar o desempenho de homens e máquinas, melhorar a qualidade, aumentar a produção e, simultaneamente, dar às pessoas orgulhopelo trabalho que fazem. Dito de outra forma, o objetivo da liderança não é apenas encontrar e registrar as falhas humanas, mas eliminar as causas das falhas: ajudar as pessoas a fazer um trabalho melhor com menos esforço (DEMING, 1990, p. 184). Na Gestão da Qualidade, assim como em qualquer processo de gestão, deve haver um agente de decisão. Trata-se do gerente da qualidade que exerce um papel de liderança e, em geral, operacionaliza a Gestão da Qualidade em nível micro, definindo objetivos e metas que viabilizam as políticas da qualidade e implementando as ações correspondentes, determinando, para tanto, as formas de envolvimento dos recursos, os resultados esperados e a avaliação do processo. Liderança e gestão da qualidade Estrutura para a coordenação da qualidade (ECQ) pressupõe metodologia de gestão definida e liderança responsável para a gestão do SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade. Esta liderança deve desenvolver os fundamentos da liderança transformadora e estar alinhada aos fundamentos da FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. A liderança (ou agente coordenador) pode ser exercida por um gestor da organização base da cadeia produtiva, capaz de integrar os sistemas de gestão garantindo maior fluidez na geração de valor e cooperação entre os diferentes agentes participantes da cadeia produtiva. Há a possibilidade da liderança do SGQ ser profissional terceirizado ou próprio, ligado somente à empresa base ou abrangente em sua atuação, de modo a expandir o SGQ para a cadeia produtiva e de distribuição. Liderança e gestão da qualidade Gerenciamento do sistema de informações: espera-se que o agente coordenador gerencie o sistema de informações no que tange a: 1) Requisitos da Qualidade do Produto (RQP) final; 2) Requisito da Qualidade do Produto para cada segmento da CP; 3) Requisitos da Gestão da Qualidade; 4) Situação atual do atendimento dos ROP; 5) Situação atual da aplicação das práticas de Gestão da Qualidade; e 6) Indicadores de desempenho da cadeia e de cada segmento. Identificação e comunicação de problemas e oportunidades de melhoria: com base nas informações que gerencia, deve identificar a ocorrência de desvios (problemas) e propor possíveis melhorias, compartilhando com todos os segmentos da cadeia. Funções do agente coordenador do SGQ Análise de problemas e soluções: espera-se que o agente coordenador organize reuniões periódicas com os representantes de cada segmento da cadeia de produção, nas quais, a partir da priorização e do detalhamento dos problemas identificados, são analisadas as causas fundamentais dos problemas e também são planejadas, em conjunto, ações de melhoria tanto para atuar nessas causas, buscando as soluções de tais problemas, como para aproveitar as oportunidades de melhoria levantadas. Acompanhamentos: mais do que simplesmente propor ações de melhoria, é fundamental que estas sejam efetivamente implantadas e acompanhadas (TOLEDO et al., 2013, p. 152). Funções do agente coordenador do SGQ Funções do agente coordenador do SGQ Fonte: Toledo et al. (2013, p. 153). Funções do agente coordenador Identificação e comunicação de problemas e oportunidades de melhoria. Gerenciamento do Sistema de Informações Análise de problemas e soluções Acompanhamento sobre para de Priorização e detalhamento de problemas. Análise das causas dos problema. Definição de planos de ações de melhorias. Implementações de ações de melhoria. Resultados das implementações. Requisitos da qualidade do produto final. Requisitos da qualidade do produto para cada segmento. Requisitos de gestão da qualidade. Situação atual do atendimento dos requisitos da qualidade do produto. Indicadores de desempenho da cadeia e de cada segmento. O desenvolvimento de recursos humanos tem início com a constatação da importância do papel das pessoas na melhoria da produtividade e na produção da qualidade nas organizações. Uma das primeiras características mais visíveis, em relação à participação das pessoas na busca da qualidade nas organizações, diz respeito à importância fundamental da influência dos indivíduos nas transformações demandadas por tal busca, ou seja, as pessoas é que de fato mudam a história das organizações em termos de qualidade. Mudar é muito difícil não só pelas incertezas como também pela resistência natural ao novo. As pessoas tendem a rejeitar tudo aquilo que desconhecem, sobre o que não têm certeza, e, por isso, de modo geral, tendem ao conservadorismo. Há necessidade de certa cautela ao implantar novas filosofias (CASAS, 2007, p. 109). A gestão de pessoas na produção e no suporte à gestão da qualidade Quando se planeja inserir mudanças na cultura de uma empresa, é necessário considerar a cultura organizacional então em vigor (isto é, antes da reforma), analisando quais são os valores principais, as crenças e as normas e procedimentos do grupo. Deve-se ter em mente que aqui falamos não apenas de regras sociais, mas também das profissionais (em outras palavras, como os funcionários trabalham e justificam seus procedimentos técnicos). Em um sistema de Gestão da Qualidade, a Gestão de Pessoas é considerada um fator crítico (estratégico). É preciso ter um responsável disposto a coletar informações sobre a situação na empresa e sobre a situação de outras empresas cuja atividade possa ser similar (Benchmarking), além de informar-se sobre os novos sistemas e normativas. É necessário que a alta administração e demais líderes se comprometam com a qualidade, adotando um estilo unificado que estimule a integração de pessoal, a cooperação, a indicação de sugestões, a participação e o comprometimento com seu futuro, com o da empresa e com a melhoria contínua. Participação das pessoas e a parceria com fornecedores A cultura da qualidade é obtida quando se consegue transformar a qualidade em valor, ou seja, cria-se a cultura da qualidade quando a organização (representada pela alta administração) e seus integrantes (representados pelos seus funcionários) consideram a qualidade como algo efetivamente relevante. A cultura da qualidade busca introduzir a qualidade na cultura da organização, ou seja, inseri-la no conjunto de valores e crenças da organização. Esse conceito define o que talvez seja a mais importante atribuição da Gestão da Qualidade: incluir a qualidade na cultura da organização, transformando-a em valor para todos. Gestão da qualidade e a cultura da qualidade Observamos que a cultura é o elemento que mais bem materializa, de forma estável, a qualidade nas organizações. Segundo Casas (2007), justamente por se tratar de uma mudança crítica de valores, o processo de mudança aqui é lento, progressivo, cuidadoso. Não se trata apenas de crescer ou ampliar, trata-se de mudar de uma realidade que já existe, e está solidamente instalada, para uma situação nova. É um processo penoso, acrescenta ele, mas que gera retornos consideráveis ou até melhor que isso, talvez seja essa a única opção para consolidar a qualidade nas organizações. Gestão da qualidade e a cultura da qualidade Benefícios da adoção do MEG Fonte: Adaptado de: https://fnq.org.br/ https://prod.fnq.org.br/comunidade/wp- content/uploads/2018/12/2014_14_foru m_de_boas_praticas_fnq.pdf. Representação do MEG anterior à versão 21: relação entre os critérios de excelência e os fundamentos que promovem a geração de valor às partes interessadas. Aprendizado organizacional Agilidade Atuação em rede Inovação Pensamento sistêmico Liderança transformadora Olhar para o futuro Conhecimento sobre clientes e mercados Responsabilidade social Valorização das pessoas e da cultura Orientação por processos Decisões fundamentadas Geração de valor Sociedade Liderança Clientes Resultados Pessoas Processos Estratégias e planos Benefícios daadoção do MEG Fonte: Adaptado de: https://prod.fnq.org.br /comunidade/wp- content/uploads/2019 /02/Guia_Filiados.pdf Representação do MEG da versão 21: fundamentos da excelência – valores – que podem ser organizados da melhor forma para que cada empresa alcance os resultados esperados. COMPROMISSO COM AS PARTES INTERESSADAS DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL LIDERANÇA TRANSFORMADORA PENSAMENTO SISTÊMICO ADAPTABILIDADE APRENDIZADO ORGANIZACIONAL E INOVAÇÃO A P R EN D IZ A D O O R G A N IZ A C IO N A L E IN O V A Ç Ã O A P R EN D IZ A D O O R G A N IZ A C IO N A L E IN O V A Ç Ã O APRENDIZADO ORGANIZACIONAL E INOVAÇÃO GERAÇÃO DE VALOR ORIENTAÇÃO POR PROCESSOS O sucesso de um Sistema de Gestão da Qualidade passa pelas pessoas. Para a estruturação do SGQ e seu funcionamento adequado, é necessário que sua liderança: I. Se responsabilize em coletar informações sobre a situação na empresa, seus produtos e processos e sua entrega de valor. II. Obtenha informações sobre a situação de outras empresas cuja atividade possa ser similar (Benchmarking), além de informar-se sobre os novos sistemas e normativas. III. Se comprometa com a qualidade, promovendo a constância de propósito para cooptar os demais colaboradores ao compromisso com a qualidade, estimulando a integração, cooperação, participação e comprometimento. Assinale a alternativa correta: a) Somente as afirmações I e II são verdadeiras. b) Somente as afirmações I e III são verdadeiras. c) Somente as afirmações II e III são verdadeiras. d) A afirmação III é verdadeira. e) As afirmações I, II e III são verdadeiras. Interatividade O sucesso de um Sistema de Gestão da Qualidade passa pelas pessoas. Para a estruturação do SGQ e seu funcionamento adequado, é necessário que sua liderança: I. Se responsabilize em coletar informações sobre a situação na empresa, seus produtos e processos e sua entrega de valor. II. Obtenha informações sobre a situação de outras empresas cuja atividade possa ser similar (Benchmarking), além de informar-se sobre os novos sistemas e normativas. III. Se comprometa com a qualidade, promovendo a constância de propósito para cooptar os demais colaboradores ao compromisso com a qualidade, estimulando a integração, cooperação, participação e comprometimento. Assinale a alternativa correta: a) Somente as afirmações I e II são verdadeiras. b) Somente as afirmações I e III são verdadeiras. c) Somente as afirmações II e III são verdadeiras. d) A afirmação III é verdadeira. e) As afirmações I, II e III são verdadeiras. Resposta Planejamento estratégico: contempla a análise das variáveis do ambiente externo (identificando oportunidades e ameaças) e do ambiente interno (identificando pontos fortes e fracos), elaborando as diretrizes estratégicas com o objetivo de evitar as ameaças, aproveitar as oportunidades, utilizar os pontos fortes a seu favor e superar as deficiências dos pontos fracos. Planejamento operacional: Consiste na identificação, integração, avaliação de alternativas de ação e escolha de um plano de ação a ser implementado. Compreende as seguintes etapas: estabelecimento dos objetivos operacionais; definição dos meios e recursos; simulação das alternativas identificadas; escolha das alternativas e incorporação do plano; estruturação e quantificação do plano; aprovação e divulgação do plano. Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade O processo de Administração Estratégica Fonte: SOBRAL, Filipe. PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. – São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2013. p. 210 com adaptações. Análise ambiental Análise interna Diagnóstico da situação atual Formulação estratégica Implementação estratégica Controle estratégico Propósito da Organização – sua razão de existência Diretrizes Organizacionais VISÃO DE FUTURO NEGÓCIO E MISSÃO VALORES ORGANIZACIONAIS (Fundamentos da excelência da gestão) Direção: as organizações executam as definições da etapa do planejamento pelos gestores, que devem exercer uma atuação efetiva que assegure que os funcionários realizem suas atribuições de forma correta, conforme as regras determinadas e com foco nas metas de eficiência, eficácia e motivação. Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade Comando Autocrático Democrático Participativo Foco Ordens Maioria Consenso Vantagens Disciplinas Ampla Eficácia máxima Desvantagens Burocracia Vazio na chefia Monitoramento Aplicabilidade Níveis distintos de competência Entidades consolidadas Convergência de competências Exemplos Exército Partidos políticos Consultorias Liderança Fonte: Sobral (2013, p. 333). Figura 7.10 >> Continuum de comportamentos de liderança Liderança centrada no chefe Líder democráticoLíder autocrático Uso da autoridade pelo administrador Área de liberdade dos subordinados Líder laissez-faire Liderança centrada no subordinado O gerente toma e anuncia a decisão O gerente “vende” a decisão O gerente apresenta ideias e abre espaço para perguntas O gerente apresenta uma decisão provisória sujeita a mudanças O gerente apresenta o problema, recebe sugestão e toma a decisão O gerente define limites e pede ao grupo que tome a decisão O gerente dá liberdade aos subordinados para atuar dentro de limites Controle: Concluindo as fases da administração de empresas, as organizações devem assegurar um efetivo controle do que é executado nas áreas operacionais e avaliar o desempenho de cada departamento por quatro etapas principais: prever resultados das decisões na forma de medida de desempenho; reunir informações sobre o desempenho real; comparar o desempenho real com o previsto; verificar se a decisão foi deficiente e corrigir o procedimento. Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade Fonte: Sobral (2013, p. 359). Controle Monitorar as atividades Corrigir os desvios Monitoramento das atividades, de forma a garantir que sejam realizadas conforme planejado Tomada de medidas corretivas sempre que se verifiquem desvios significativos Sistema de informações gerenciais. Sistemas estruturados para a coleta, armazenagem, tratamento e disseminação de informações necessárias para os processos decisórios das organizações. Tipologia de sistemas e tipos de informações. Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade Fonte: livro-texto. Mercado Governo Economia Problemas sociais Tecnologia Processos Pessoas Sistema de informação Ambiente externo As estruturas das organizações precisam se ajustar às condições de mercado e sustentabilidade, pois são sistemas vivos, integrados em ambientes complexos com os quais interagem e dependem para sua sustentabilidade na capacidade de se organizar e perseguir objetivos. Na tarefa de buscar a melhor estrutura, as organizações devem organizar seu modelo produtivo, distribuir os trabalhos a serem realizados, buscando otimizar a alocação de três elementos fundamentais de gestão: recursos humanos, processos empresariais e Tecnologia de Informação (TI). Estruturas organizacionais e a Gestão da Qualidade A estrutura organizacional é o resultado final do processo de organização. Refere-se ao modo como as atividades de uma organização são ordenadas para possibilitar o alcance dos objetivos. Essa estrutura especifica os papéis, as relações e os procedimentos organizacionais que possibilitam uma ação coordenada de seus membros. Suas funções básicas são: possibilitar aos membros organizacionais a execução de uma variedade de atividades de acordo com os critérios de divisão de trabalho que definem a especialização, a padronização e a departamentalização de tarefas e funções; proporcionar aos membros organizacionais a coordenação dasatividades por meio de mecanismos integradores, como supervisão hierárquica, regras e procedimentos formais, treinamento e socialização; definir as fronteiras da organização e suas interfaces com o ambiente e outras organizações com as quais interage. Estruturas organizacionais Estruturas organizacionais Fonte: Sobral (2013, p. 259). Estrutura aguda Estrutura achatada Departamentalização tradicional ou funcional Fonte: livro-texto. Fonte: Sobral (2013, p. 264). F u n c io n a l Vantagens Melhor coordenação intradepartamental por causa do compartilhamento de um mesmo conhecimento técnico. Incentiva a especialização técnica, garantindo a utilização máxima das habilidades técnicas dos funcionários. Promove a redução de custos porque elimina possíveis redundâncias. Desvantagens Incentiva o isolamento de cada unidade e reduz a comunicação e coordenação interdepartamental. Dificulta a adaptação e flexibilidade a mudanças externas, pois o foco é interno, não considerando os objetivos gerais da organização. Promove uma maior burocratização com maior número de níveis hierárquicos. Presidência Diretoria comercial Vendedores Telemarketing Diretoria operacional Gerência operacional Colaboradores operacionais Setor financeiro Setor de RH Técnicos de TI Gerência administrativa Gerência de TI Diretoria de TI Diretoria administrativa Organização orientada para processos é o modelo organizacional dominante no século XXI. Representa um reduzido número de níveis hierárquicos, divisão departamental baseada em processos; Relações interpessoais intensas e constantes, como também ênfase em gestão por projetos; Descentralização das decisões e facilidade de comunicação com o acesso das camadas mais simples ao processo administrativo. Administração de processos Aspectos estratégicos Planejamento estratégico, qualidade, marketing e logística Aspectos tecnológicos Produtos, serviços e conhecimento Aspectos estruturais Estrutura organizacional, informações gerenciais e custos das atividades Aspectos comportamentais Capacitação, desempenho, comportamento e comprometimento Analise na tabela as características de uma organização departamentalizada por processos. Sobre essa forma de organização da empresa, analise as afirmações: I. Possibilita maior integração entre atividades e unidades. II. O foco nos processos possibilita racionalizar a organização, tornando-a mais enxuta. III. Permite gerenciar melhor a geração de valor aos clientes. Interatividade Fonte: Sobral (2013, p. 264). P ro c e s s o Vantagens Garante plena utilização e vantagens econômicas da tecnologia no processo. Maior comunicação entre as diferentes unidades por causa da interdependência entre os processos organizacionais. Maior eficiência e menos desperdícios devido ao foco na racionalização das diferentes etapas de execução do trabalho. Desvantagens Possibilidade de ocorrência de conflitos interdepartamentais por causa da interdependência entre os processos organizacionais. Menor flexibilidade e capacidade de adaptação a mudanças tecnológicas e ambientais. Maior risco operacional, uma vez que uma falha em um processo pode levar a uma falha sistêmica da organização. Da análise das afirmações, assinale a alternativa correta: a) Somente as afirmações I e II são verdadeiras. b) Somente as afirmações II e III são verdadeiras. c) Somente as afirmações I e III são verdadeiras. d) Somente a afirmação I é verdadeira. e) As afirmações I, II e III são verdadeiras. Interatividade Da análise das afirmações, assinale a alternativa correta: a) Somente as afirmações I e II são verdadeiras. b) Somente as afirmações II e III são verdadeiras. c) Somente as afirmações I e III são verdadeiras. d) Somente a afirmação I é verdadeira. e) As afirmações I, II e III são verdadeiras. Resposta CASAS, A. L. L. Qualidade total em serviços. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2007. DEMING. W. E. Qualidade: a revolução da administração. Rio de Janeiro: Saraiva, 1990. FNQ. Modelo de Excelência da Gestão – MEG: guia de referência da gestão para excelência 21. ed. São Paulo: FNQ, out. 2016a. Disponível em: https://bit.ly/3qAzfoV. Acesso em: 15 mar. 2022. FNQ. Novo modelo de excelência da gestão – MEG. São Paulo, dez. 2016b. (#24). Disponível em: https://bit.ly/3JDzAi5. Acesso em: 23 mar. 2022. FNQ. Sistemas de gestão. São Paulo, [s.d.]l. Disponível em: https://bit.ly/36JXBpp. Acesso em: 18 mar. 2022. Referências JURAN, J. M.; GODFREY, A. B. Juran’s quality handbook. New York: Mc Graw Hill, 1998. PALADINI, E. P. Gestão da qualidade: teoria e prática. São Paulo: Grupo GEN, 2019. SOBRAL, F.; PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2013. TOLEDO, J. C. et al. Qualidade: gestão e métodos. Rio de Janeiro: LTC, 2013. Referências ATÉ A PRÓXIMA!
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