RESOLUÇÃO DO CASO N1 - Thiago Rodrigues Coelho (2)

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RESOLUÇÃO DO CASO N1
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E PROCESSOS
Esse documento tem como objetivo responder a seguinte questão:
“Com base no excerto apresentado, dentro dos elementos centrais
(chave) do Business Process Management, o primeiro passo a ser
tomado é o alinhamento estratégico. Disserte (contextualize)
acerca desse princípio básico e essencial dentro do BPM e
explique como essa etapa pode contribuir para a resolução do
estudo de caso”.
A aplicação de um alinhamento implica no emprego de algumas
técnicas e conhecimentos por meio de ações interligadas, chamadas de
Ciclo de Vida BPM.
Para exemplificar esse ciclo de vida, temos as seguinte divisões:
● Planejamento e Alinhamento Estratégico.
● Análise de Processos.
● Desenho de Processos.
● Implantação dos Processos.
● Monitoramento dos Processos.
● Refinamento de Processos.
Planejamento e Alinhamento Estratégico: para se obter uma
visão ampla dos processos da empresa em sintonia com a cadeia de
valor e o planejamento estratégico da organização, é preciso analisar
toda documentação disponível e assimilar de que maneira os processos
estão alinhados aos serviços prestados, atendimento ao cliente, apoio a
gestão e vendas.
Para isso, podemos fazer uso de 4 etapas: Emoldurar a
organização, identificar os processos primários, de gestão e de apoio,
identificar indicadores de desempenho e preparar para análise de
processos.
Análise de Processos: nesta fase do ciclo de vida BPM é preciso
observar os processos exatamente da maneira que estão acontecendo
na empresa neste momento, só assim se poderá conseguir um “retrato”
que permitirá a modelagem e avaliação dos processos da organização.
É com esta análise do momento atual que será possível entender o que
poderia ser melhorado, visando as fases seguintes do ciclo BPM.
Desenho de Processos: chegou a hora de tomar decisões em
relação a tudo que foi detectado na fase anterior, chamada de AS-IS.
Agora que já se conhecem os gargalos, as falhas, os atrasos e
outras deficiências do processo analisado (com o maior detalhamento
possível), é o momento de se alinhar com os objetivos estratégicos da
empresa e desenhar um novo processo. Para isso, não se pode deixar
de fazer simulações ou prototipagem com base em cenários, e incluir as
melhorias necessárias.
Implantação dos Processos: a implantação é uma fase do ciclo
de vida BPM que pode ser executada de duas maneiras. Através de
uma implantação sistêmica, isto é, com auxílio de tecnologias e
softwares específicos para isso, ou a implantação não sistêmica, que
não conta com esse tipo de ferramenta BPMS. Independente de qual for
ser empregada, o objetivo será o mesmo: permitir e pôr em ação a
execução dos processos como foram definidos e documentados, na
forma de um fluxo de trabalho.
Monitoramento dos Processos: toda empresa tem objetivos
estratégicos. E é nesta fase do ciclo BPM que será possível descobrir
se os processos estão alinhados com esses objetivos, monitorando-se
indicadores adequados à avaliação dos resultados obtidos. Os
indicadores de desempenho mais empregados costumam envolver 4
dimensões:
● Tempo de duração do processo.
● Custo monetário despendido com o processo.
● Capacidade: quanto o processo efetivamente produz?
● Qualidade, que analisa se há muitos erros e variações que
afetam uma entrega satisfatória aos clientes do processo.
Refinamento de Processos: é neste momento que se dará início
a melhoria contínua dos processos. Ao se analisar o monitoramento da
fase anterior e perceber se os objetivos estratégicos estão ou não sendo
alcançados, se as metas definidas na modelagem estão sendo atingidas
em relação aos resultados realmente observados na prática.
O refinamento de processos também pode ser chamado de uma
transformação dos processos por meio de uma evolução planejada e
sempre monitorada em relação aos resultados medidos. O foco deve
estar na melhoria do desempenho, na redução de custos e no
atendimento das necessidades dos clientes e do relacionamento com
eles.
É por isso que toda esta cadeia de atividades se chama Ciclo de
Vida BPM: voltamos ao início! Agora que está tudo implantado e em
andamento, vamos analisar novamente os processos, verificar se estão
alinhados com os objetivos estratégicos e ir refinando continuamente,
sempre com o objetivo de entregar o maior valor percebido ao cliente,
gerando mais lucro para a empresa! Nesse contexto, fica claro que não
só a análise e modelagem, mas, da mesma forma, o monitoramento vai
depender do uso de boas ferramentas BPM, ágeis, intuitivas e
transparentes.