SECRETARIO2022B_ 9 16 Aprendendo a delegar competências

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Secretário - Turma 2022B
9.16 Aprendendo a delegar competências
Nesta aula estudaremos sobre a importância de saber delegar e como o secretário deve desenvolver esta competência.
Definição: Delegar: incumbir, atribuir ou atribuir-se como encargo ou obrigação.
Leia o seguinte relato: 
Quando tinha uns 10 anos de idade e tinha de ajudar minha mãe nos afazeres da casa, às vezes eu queria fazer coisas de
criança. Falava para ela que eu não iria fazer esse tipo de atividade quando ficasse moça e tivesse meu trabalho e a minha
casa, pois iria pagar a alguém para fazer isso para mim e ela me dizia: “Para saber mandar, tem de saber fazer”.
Com as atividades empresariais nos dias atuais e a grande necessidade de se atender às mudanças no mundo dos negócios
e aos avanços da tecnologia, empresas e profissionais precisam estar sintonizados às necessidades dos clientes e dos
funcionários que trabalham para si. 
Por isso, é importante ter foco no que realmente é importante para o seu trabalho, aprender a delegar as atividades que
outros podem fazer por você e, desta forma, otimizar seu tempo e esforço para atingir as metas que foram definidas para seu
setor.
A importância de saber delegar
Já estudamos, em aulas anteriores, a importância de o secretário ser um líder o que está diretamente interligado com a
capacidade de delegar, pois líderes sabem delegar. 
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Dentro das atividades secretariais, quanto mais responsabilidade você assume, acaba tendo um aumento de trabalho e
acaba fazendo atividades operacionais e estratégicas. 
Por exemplo: Você está atuando numa pequena ou média empresa e como está se saindo bem, sendo proativo, responsável
e competente, seu gerente acaba lhe passando outras responsabilidades. Ótimo, você adora, sente-se valorizado, está
assumindo mais atividades e sente-se importante! Mas, e o arquivo diário, o controle dos telefonemas e da copiadora? E
ainda tem a digitação de contratos e correspondências. 
Bem, você pode delegar algumas funções para um assistente ou funcionário novo, ou para a recepcionista, e desta forma
começar a preparar alguém para lhe substituir nas férias. Mas, existem alguns pontos importantes que é preciso saber.
Atitudes importantes ao delegar
- Apresente os Motivos da delegação das atividades: é importante chamar o funcionário e lhe apresentar o motivo que o
levou a delegar novas atividades para ele. Nesse momento, é importante elogiá-lo e incentivá-lo a assumir novas
responsabilidades. Poderá fazer com que ele veja como novas oportunidades de crescimento na empresa, pois se a
empresa cresce as atividades aumentam, e com isso trará benefícios aos funcionários. Poderá ressaltar que confia nele e
que o acha com maturidade para assumir essa nova atividade, fazendo com que se sinta importante e parte da
empresa;
- Escolha o momento apropriado: deverá escolher o momento mais adequado de acordo com as atividades da
empresa, não adianta chamá-lo para conversar no momento em que o telefone não para de tocar ou tem muitas
pessoas no ambiente, pois isso irá distrair a atenção dele e pode prejudicar seu entendimento da tarefa ou do que está
sendo delegado para ele. Se pela manhã for mais tranquilo, é nesse momento que deve chamá-lo para conversar e
explicar detalhadamente do que se trata;
- Apresente a tarefa de forma clara: explique a situação, sem usar termos técnicos complicados que possam assustá-lo
em relação às novas atividades. Pergunte se ele já conhece a atividade e, caso ainda não tenha feito nenhum tipo de
atividade similar, coloque-se como alguém disposto a ajudá-lo e a ensiná-lo. Tranquilize-o de que não é difícil nem
complicado, e que ele tem a capacidade para fazê-lo, por isso está delegando para ele.
- Certifique-se de que o liderado compreendeu: é importante, após a explicação da atividade, certificar-se de que o
liderado entendeu como deve realizar a nova tarefa e pedir para que ele explique o que entendeu sobre como a
atividade deve ser realizada. Dessa forma, se houver um mal-entendido você poderá explicar novamente para que ele
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entenda;
- Use de empatia: devemos sempre nos colocar em lugar do outro e também pensar que quando iniciamos naquele
trabalho também não conhecíamos tudo sobre a empresa, que e aos poucos fomos aprendendo. Quando tomamos
essa atitude, nós nos abrimos para que o outro possa se aproximar e expor suas dúvidas. Não existe nada pior do que
alguém fazer um trabalho, sem entender exatamente o que era para ser feito, e ter receio de fazer perguntas. Por isso,
quando usamos de empatia, podemos dirigir perguntas ao delegado (aquele a quem se delegou a tarefa) para verificar
o seu entendimento sobre a tarefa designada;
- Estabeleça um clima de incentivo: mesmo que a pessoa se sinta incapaz para a tarefa, faz parte do trabalho do líder
incentivá-lo e fazer com que ele acredite em seu potencial. Todos nascemos com potencial e talentos, mas na maioria
das vezes nós mesmos não acreditamos que somos capazes e por isso muitas vezes até deixarmos de aceitar uma
promoção ou atividade nova, por achar que não teremos condições de realizá-la. Por isso, esteja sempre aberto para
que o liderado cheque e coloque suas dificuldades em realizar as tarefas, ou até mesmo seus temores. Desta forma,
poderá conversar com ele e fazê-lo entender que é capaz de aprender o que tiver interesse de fazer.
A seguir veremos os fatores que prejudicam a delegação:
1. Falta de conhecimento da equipe: se o líder não conhece profundamente as pessoas que compõem a equipe, não
saberá escolher as pessoas certas para determinadas tarefas que precisará delegar;
2. Conhecer pouco do trabalho e suas características: se o líder não conhece o trabalho, ou as tarefas que terá que
delegar, não terá conteúdo suficiente para orientar seus liderados, e com isso ficará mais difícil dar o suporte necessário à
equipe. O líder não precisa conhecer cem por cento do trabalho, mas o suficiente para delegar com direcionamento
correto.
3. Ser ansioso ou desconfiado: ainda existem pessoas que ocupam cargos de liderança e não conseguem ser eficazes no
processo de delegação por conta de seu desequilíbrio emocional. Se o líder for ansioso, vai se tornar um “chato” perante
sua equipe, pois a ansiedade distanciará a paciência necessária para acompanhar a equipe. Se o líder for do tipo
desconfiado, certamente não deixará o colaborador trabalhar com segurança e tranquilidade, pois uma pessoa
desconfiada, ocupando um cargo de liderança, ficará supervisionando a todo o momento.
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Para delegar, você precisará estar ciente que terá que investir em uma pessoa de autoridade e confiar que esta realizará
uma tarefa que lhe cabe. Ao delegar você transfere a autoridade, mas não a responsabilidade da tarefa, que ainda
continua sendo sua. Se não fizer isso, ficará sobrecarregado com atividades que pode repassar a outro, para que assuma as
que realmente impactam na sua atividade profissional.
Este material foi baseado em:
OLIVEIRA, Marlene de; Técnicas Secretariais II. Curitiba: Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Paraná, 2011.
FREIBERGER; Zélia; OLIVEIRA, Marlene de; Técnicas Secretariais III. Curitiba: Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia
do Paraná, 2011.
Última atualização: segunda, 11 abr 2022, 14:14
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