Modulo 2_Arquivos Permanentes

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Olá! Seja bem-vindo(a) ao Módulo 2 – Processamento técnico e normalização arquivística!
Neste módulo buscaremos apresentar as referências para organização e descrição de arquivos permanentes.
Vamos abordar de forma mais específica a organização desses arquivos, conhecidos pelo senso comum como
“arquivos históricos” – ou seja, conjuntos documentais que já passaram pelas etapas de gestão e avaliação e
que, por seu valor secundário, serão de guarda definitiva, servindo como fonte para pesquisas retrospectivas.
Vamos tratar, em linhas gerais, dos princípios arquivísticos que norteiam o processamento técnico; das normas
internacionais de descrição arquivística do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), ou na denominação em
inglês, International Council on Archives (ICA); e da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE),
buscando apresentar exemplos de organização de fundos custodiados pelo Arquivo Nacional. 
Tópico 4 de 7
MÓDULO 02: PROCESSAMENTO TÉCNICO E
NORMALIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA
PARA RECORDAR
No módulo 1 deste curso, vimos como se dá o trâmite para recolhimento dos arquivos permanentes à
instituição arquivística competente. Ao Arquivo Nacional, por exemplo, compete o recolhimento, o
processamento técnico, a conservação e a difusão dos arquivos permanentes provenientes de órgãos e
entidades do Poder Executivo federal. A instituição é responsável também pela custódia de diversos arquivos
de natureza privada, reconhecendo a importância desses conjuntos documentais para a história, a cultura e o
desenvolvimento científico do país.
É preciso ter em mente que o acesso de usuários da instituição arquivística a essa documentação não se dá
de forma direta. Seria absolutamente inviável franquear os depósitos de documentos arquivísticos à livre
consulta. Um usuário – seja o pesquisador profissional, seja o cidadão em busca de direitos ou mesmo um
representante da própria administração – terá contato, em primeiro lugar, não com a documentação
diretamente, mas com os instrumentos de pesquisa que são produzidos pela instituição arquivística. Essa
instituição deverá previamente organizar, arranjar e descrever os conjuntos documentais sob sua custódia,
elaborando guia, inventários, catálogos e afins, hoje comumente disponíveis em bases de dados, com
informações sobre o acervo, que devem estar acessíveis aos interessados.
FIQUE ATENTO!
Chamamos de processamento técnico – também conhecido pelos termos tratamento arquivístico ou
tratamento técnico – o conjunto de operações que resultam na elaboração desses instrumentos de pesquisa.
O trabalho é realizado nas instituições arquivísticas, seguindo normas e princípios consagrados
internacionalmente, que são adotados pelos profissionais dedicados à atividade. 
A padronização metodológica traz muitas vantagens para todos: orienta os profissionais, permite o
intercâmbio de informações entre instituições e facilita a pesquisa para os usuários, que poderão reconhecer o
mesmo modelo de organização em todas as instituições. Dessa forma, conhecendo a organização do acervo
em uma determinada instituição arquivística, os usuários estariam, em alguma medida, familiarizados com as
demais, visto que todas operam com critérios semelhantes.
Ao final deste módulo, esperamos que você possa não só conhecer as diversas normas, mas também refletir
sobre os princípios, métodos e procedimentos adotados em instituições responsáveis pela custódia de
arquivos permanentes. Ao final do estudo, você será capaz de:
identificar as normas do Conselho Internacional de Arquivos para descrição de documentos de
arquivo, produtores, entidades custodiadoras e funções;
1
identificar a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), destacando os elementos
obrigatórios da descrição;
2
1 . O R G A NI ZA Ç Ã O D E A R Q U I V O S PE R M A NE NT E S : PR I NC Í PI O S
G E R A I S
1. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
PERMANENTES: PRINCÍPIOS
GERAIS 
Destacamos, a seguir, os princípios arquivísticos que regem a organização de arquivos permanentes pelas
entidades custodiadoras.
Segundo o princípio da proveniência, ou do respeito aos fundos, o arquivo de uma determinada entidade
produtora (seja uma pessoa, seja uma família ou uma entidade coletiva) não deve ser misturado aos arquivos
de outras entidades. O que isso significa, na prática?
As instituições arquivísticas não desagregam conjuntos documentais orgânicos para agrupar os documentos
segundo critérios temáticos, tipológicos, geográficos ou quaisquer outros. Esses critérios poderão ser
compreender, a partir de exemplos, a noção de descrição multinível integrada.3
Princípio da proveniência, ou do respeito aos fundos
considerados na organização de um arquivo, claro, mas nunca serão adotados de forma a fragmentar um
fundo. Não se podem pinçar documentos de fundos diversos para formar novos conjuntos. Não é dessa forma
que as instituições arquivísticas trabalham. Os documentos que foram produzidos e acumulados por uma
entidade no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte, serão mantidos
reunidos. Fisicamente, sim, poderão ser separados, em razão dos parâmetros de conservação definidos para
cada suporte documental. Em termos lógicos, no entanto, a vinculação desses documentos entre si, e do
conjunto documental com a entidade produtora, não poderá se perder. 
Veremos, mais à frente, exemplos de quadros de arranjo elaborados pelo Arquivo Nacional, sempre
respeitando o princípio da proveniência. Mas atenção! Proveniência não se confunde com procedência. A
procedência designa a origem mais imediata do arquivo (o conjunto documental pode ter sido armazenado
temporariamente, por exemplo, em uma entidade diferente daquela que o gerou). Proveniência, no entanto, é
um termo que se refere à entidade produtora do arquivo.
Já o princípio do respeito à ordem original preconiza que as instituições conservem o arranjo dado ao arquivo
pela entidade que o produziu.
É um princípio que costuma gerar diversas dúvidas. Muitos entendem que ele se refere à ordenação física da
documentação, questionando: “então, se o arquivo estiver desorganizado, com critérios de ordenação
múltiplos e conflitantes, devo manter essa desordem?”.
É preciso esclarecer que a ordem original, aqui, não se confunde com a ordenação física da documentação,
que pode ser momentânea, circunstancial. O princípio se refere, na verdade, à ordem original de produção dos
documentos. O princípio do respeito à ordem original busca, dessa maneira, garantir que não se percam os
laços naturalmente estabelecidos entre os documentos de um arquivo, criados em função das atividades da
entidade produtora.
Princípio do respeito à ordem original
Percebemos que o processamento técnico de arquivos permanentes é realizado sempre de forma a recuperar
o contexto de produção dos documentos. Um documento arquivístico perde sentido quando visto
isoladamente. Ele é parte de um conjunto, que se vincula de maneira intrínseca à entidade que o originou. A
vinculação entre os documentos desse conjunto deve ser preservada. Isso amplia as possibilidades de
entendimento acerca da atuação da entidade e do período histórico ao qual ela se vincula.
2 . A R R A NJ O , D E S C R I Ç Ã O , I ND E X A Ç Ã O : U M A I NT R O D U Ç Ã O A O
M É TO D O D E O R G A NI ZA Ç Ã O D E A R Q U I V O S PE R M A NE NT E S
2. ARRANJO, DESCRIÇÃO,
INDEXAÇÃO: UMA INTRODUÇÃO
AO MÉTODO DE ORGANIZAÇÃO
DE ARQUIVOS PERMANENTES
Considerando os princípios abordados – ou seja, tomando um fundo sem misturá-lo aos demais e buscando
sempre, na medida do possível, recuperar o contexto de produção desse conjunto documental –, as
instituições arquivísticas organizam e descrevem os fundos e as coleções sob sua custódia, visando à
promoção do acesso pelos usuários.
A organização de arquivos permanentes demanda, em primeiro lugar, a realização de pesquisa histórica. O
profissional deve estar preparado para analisar a documentação que compõe ofundo, contextualizando-a
historicamente. Conhecer, ainda que de maneira geral, os acontecimentos daquele determinado período,
assim como a biografia ou a história administrativa da entidade produtora do fundo, é tarefa imprescindível
aos profissionais que atuam no processamento técnico dessa documentação.
Os profissionais devem identificar os documentos (por meio de leitura, audição e/ou visualização, a depender
do gênero documental), criando uma estrutura hierárquica de ordenação do arquivo, que será então descrito.
Esse conjunto documental será, assim, representado pelo profissional, responsável por elaborar os metadados
descritivos consolidados nos instrumentos de pesquisa.
FIQUE ATENTO!
Você sabe o que é arranjo?
Chamamos de arranjo o conjunto de operações, tanto intelectuais quanto físicas, que têm como objetivo
dispor os documentos de acordo com um quadro previamente estabelecido. Recomenda-se que sejam
privilegiados os arranjos funcionais, ao invés dos estruturais – ou seja, que se considerem as funções
desempenhadas pela entidade produtora do arquivo, mais estáveis do que sua estrutura administrativa. 
Veremos mais à frente alguns modelos de quadro de arranjo, entendendo que outros critérios também podem
ser adotados, dependendo da composição do arquivo e das configurações técnicas da entidade
custodiadora.
É interessante ter em mente que o arranjo consiste também numa forma de classificação, sendo, no entanto,
a denominação mais adotada quando nos referimos aos arquivos permanentes. Quando tratamos de arquivos
correntes, falamos em “plano de classificação”. Quando nos referimos aos arquivos permanentes, usamos o
termo “quadro de arranjo”. Guardadas as diferenças entre ambos, cabe ressaltar que nos remetem, de igual
maneira, à ideia de uma estrutura hierárquica de classificação. 
Na descrição, deverão ser observados os elementos formais e de conteúdo da documentação, visando à
elaboração do instrumento de pesquisa. A seguir, veremos em detalhes as normas que guiam esse trabalho.
Mas é interessante perceber, desde já, que, se existem padrões a serem observados, eles não anulam a
dimensão subjetiva da atividade. O arranjo e a descrição são feitos por pessoas. A capacidade de analisar um
documento e de representá-lo adequadamente dependerá da nossa formação (a ser constantemente
atualizada), bem como de nosso esforço em controlar a própria subjetividade (os interesses pessoais e as
visões de mundo), ao analisar os documentos arquivísticos. É essa a diferença entre um leitor/espectador
comum e um profissional: estamos sempre em busca da objetividade e da imparcialidade, tentando
compreender o documento em seu contexto.
Os vocabulários controlados são bem-vindos nesse esforço de padronizar a descrição dos arquivos
permanentes. Orientam profissionais e usuários em relação aos termos (palavras-chave ou descritores)
adotados pela instituição, servindo à indexação e à recuperação da informação.
Veremos a seguir as normas de descrição arquivística, como surgiram, quais as suas finalidades e os seus
principais elementos.
3 . C O NHE C E ND O A S NO R M A S D E D E S C R I Ç Ã O A R Q U I V Í S T I C A
3. CONHECENDO AS NORMAS
DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
Você sabe o que querem dizer essas siglas: CIA? ISAD (G)? ISAAR (CPF)? ISDF? ISDIAH?
Primeiramente, para o nosso contexto, precisamos entender que a sigla CIA não é a Agência de Inteligência
Americana, e sim o Conselho Internacional de Arquivos, ou, na denominação em inglês, International Council
on Archives (ICA). Essa entidade tem por missão, conforme definido em sua página institucional, 
“promover a preservação e o uso de arquivos em todo o mundo. Na
prossecução desta missão, o ICA trabalha para a proteção e valorização
da memória do mundo e para melhorar a comunicação, respeitando a
diversidade cultural.”
Saiba mais sobre o Conselho Internacional de arquivos! 
ACESSE
O contexto da criação de normas de descrição arquivísticas se deu por conta da normalização nas bibliotecas
e do uso de computadores nos arquivos. Isso acarretou uma economia de recursos visando assim à maior
recuperação da informação.
Em busca dessa melhoria na comunicação, as normas arquivísticas contribuem para a troca de informações
em nível nacional e internacional, uma vez que campos uniformes e comuns identificam esse conteúdo para
todos que buscam por ele.
3.1 ISAD(G)  - Norma geral internacional de descrição arquivística
Esta é a norma que, de certa forma, deu origem a tudo. Ela estabelece as diretrizes gerais para a elaboração
de descrições arquivísticas, considerando sua utilização juntamente com normas nacionais ou servindo como
base para a sua criação.
Guarde bem isso:
“O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o
conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos
mesmos”
- ISAD (G), p. 11
Nós já falamos sobre organização e arranjo de documentos, então você já tem uma ideia do que vamos tratar
agora.
A descrição se apresenta na norma de forma Multinível, ou seja: 
descrição do geral para o particular: apresenta uma relação hierárquica entre as partes e o todo;
informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o
nível que está sendo descrito;
relação entre descrições: identifica o nível de descrição;
não repetição de informação: não repetir as informações em níveis diferentes de descrição. 
Observe essa Matriosca, conhecida como “Boneca russa”. Ela representa uma série de bonecas de madeira,
colocadas umas dentro das outras, da maior até a menor. De maneira ilustrativa, podemos traçar um paralelo
com a descrição multinível. Isto é, a boneca maior (representando o fundo) engloba as menores
(representando as seções, séries, dossiês e itens documentais desse fundo), exatamente como numa relação
de hierarquia
A ISAD(G) é organizada em sete áreas de informação descritiva:
Para que o intercâmbio internacional ocorra, são necessários apenas 6 elementos obrigatórios dentre os 26
existentes:
Conheça a ISAD(G) na íntegra
ACESSE
3.2 ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Registro de Autoridade
Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias
Agora preste atenção no que já foi dito anteriormente sobre os elementos obrigatórios. Um deles, em negrito,
é o produtor. Essa norma é exclusivamente sobre como descrever aqueles que são responsáveis pela
produção e manutenção de arquivos, seja ele uma pessoa, entidade coletiva ou uma família.
Segundo a ISAAR (CPF):
código de referência: identificador da descrição;1
título: “nomear” a descrição;2
produtor: responsável pela produção, acumulação e manutenção dos documentos. O nome
deve ser registrado de forma normalizada;
3
data(s): referência temporal;4
dimensão da unidade de descrição: mensuração;5
nível de descrição.6
“A descrição de produtores de documentos é uma atividade essencial
dos arquivistas, independente do fato de as descrições serem mantidas
em sistemas manuais ou automáticos. Isto requer plena documentação e
contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos,
principalmente a proveniência dos arquivos e documentos”
- ISAAR (CPF), p. 11
O objetivo desta norma é fornecer regras gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores
de documentos e do contexto da produção desses documentos.
Os elementos de descrição do Registro de Autoridade são organizados em quatro áreas de informação:
Assim como a norma de descrição arquivística, a ISAAR (CPF) possui elementos obrigatórios que, neste caso,
são 4, a saber:
tipo de entidade (elemento 5.1.1 da Norma); Pessoa – Entidade coletiva – Família1
forma(s) autorizada(s) do nome (elemento 5.1.2 da Norma);2
datas de existência (elemento 5.2.1 da Norma); e3
identificador do registro de autoridade (elemento 5.4.1 da Norma).4
Pois bem, já vimos com quais elementos nós devemos descrever nosso acervo e como descrever e normalizar
a entrada do(s) nome(s)do(s) produtor(es). Então nos perguntamos: o que faz esse produtor? Qual é a sua
função, atividade? Por que esses documentos foram produzidos? Com que propósito?
É o que veremos a seguir.
Conheça a ISAAR (CPF) na íntegra
ACESSE
3.3 ISDF – Norma Internacional para Descrição de Funções
Esta norma orienta na elaboração das descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e
manutenção de arquivos.
As funções são reconhecidas, geralmente, como mais estáveis que estruturas, que são frequentemente
mescladas ou transferidas quando ocorre reestruturação. Como resultado disso, funções são apropriadas para
servir como base para o arranjo, a classificação, a descrição e a avaliação de documentos. Fornecem,
igualmente, uma ferramenta para a recuperação e análise de documentos.
FIQUE ATENTO!
Sua descrição exerce um papel vital na explicação da proveniência de documentos. Ela ajuda a situar os
documentos com mais segurança no contexto de sua produção e uso, auxiliando na explicação do como e por
que os documentos foram produzidos e utilizados, o propósito ou papel que foram destinados a executar
numa organização/instituição, e como se ajustavam a essa organização e se associavam a outros
documentos por ela produzidos.
Assim como em outras normas, o conteúdo dos elementos de informação inserido nas descrições será
determinado pelas convenções e/ou regras que a instituição arquivística seguir.
Os elementos de descrição estão organizados em quatro áreas de informação:
Os elementos necessários para realizar uma descrição das funções são:
Conheça a ISDF na íntegra
tipo (elemento 5.1.1 da Norma);1
forma(s) autorizada(s) do nome (elemento 5.1.2 da Norma); 2
identificador da descrição da função (elemento 5.4.1 da Norma).3
ACESSE
3.4 ISDIAH – Norma Internacional para Descrição de Instituições com
Acervo Arquivístico
Depois de fornecer as ferramentas para a descrição do acervo, do produtor e da função deste produtor, se faz
necessário descrever de forma normalizada a entidade custodiadora.
A ISDIAH vem oferecer elementos de descrição visando à troca, à visibilidade e ao acesso dessas entidades e
de seus acervos.
Esta norma apresenta as orientações para a descrição das instituições com acervo arquivístico. A sua
utilização serve para descrever instituições como unidades em um sistema de descrição arquivística,
funcionando como um ponto de acesso normalizado para instituições com acervo arquivístico em um diretório,
sistema de informação arquivística ou rede. Ou, ainda, para documentar relações entre instituições e entre
essas entidades e os arquivos por elas custodiados.
O conteúdo das informações descritas será determinado pelas convenções e/ou regras seguidas pela
instituição. 
FIQUE ATENTO!
É importante que cada país estabeleça e mantenha um identificador único para cada
instituição com acervo arquivístico. Esse identificador deveria ser compatível com quaisquer outros
sistemas para codificação de instituições culturais desenvolvidos em nível internacional.
Os elementos de descrição para instituições com acervo arquivístico estão organizados em seis áreas de
informação:
Como as demais normas, existem os campos que são obrigatórios:
Conheça a ISDIAH na íntegra
ACESSE
Bem, agora, com as principais características de cada uma das normas internacionais já apresentada, vamos
nos deter nos princípios norteadores da ISAD (G):
identificador (elemento 5.1.1 da Norma);1
forma(s) autorizada(s) do nome (elemento 5.1.2 da Norma);2
endereço(s) (elemento 5.2.1 da Norma).3
Suas características principais:
Como veremos no próximo tópico, com base nesses princípios e características é que a Norma Brasileira de
Descrição Arquivística (NOBRADE) foi elaborada. 
4 . NO R M A B R A S I L E I R A D E D E S C R I Ç Ã O A R Q U I V Í S T I C A
( NO B R A D E )
descrição independente do suporte
possibilidade de intercâmbio de dados
liberdade para formatos de exibição
exigência de normas nacionais
descrição em sistemas automáticos ou manuais
4. NORMA BRASILEIRA DE
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
(NOBRADE)
A NOBRADE tem como principais características ser baseada nas normas internacionais ISAD(G) e ISAAR
(CPF), flexível tanto para sistemas automatizados quanto manuais de descrição, além de oferecer a liberdade
para formatos de instrumentos de pesquisa, ou seja, você elaborar seu formato de saída da informação.
Conta em sua estrutura com:
Prefácio;
Âmbito e conteúdo;
Normas e diretrizes relacionadas;
Glossário;
Estrutura e uso da norma;
Elementos de descrição;
Apêndice A – Modelo de níveis de descrição;
Apêndice B – Relações entre registros de descrição e de autoridades;
Apêndice C – Exemplos integrais;
Apresenta alguns pontos diferenciais das já citadas normas: uma área de pontos de acesso e indexação de
assuntos; notas sobre a conservação; elemento data(s) dividido em data(s) tópica(s) e data(s) crônica(s).
Quanto aos elementos de descrição obrigatórios, há a inclusão de um novo: nível zero – descrição de todo o
acervo da entidade custodiadora.
Bibliografia;
Índice.

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Área de identi�cação
Onde se registra informação essencial para reconhecer a unidade de descrição.

Área de contextualização
Onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição.

Área de conteúdo e estrutura
Onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição.

Área de condições de acesso e uso
Onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição.

Área de fontes relacionadas
Onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição.

Área de notas
Onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de
descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores.

Área de controle da descrição
Onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada.

Área de pontos de acesso e descrição de assuntos
Onde se registram os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.
Os elementos obrigatórios na NOBRADE são sete, a saber:
código de referência;1
título;2
data(s);3
nível de descrição;4
dimensão e suporte;5
nome(s) do(s) produtor(es);6

Observaremos com mais atenção cada um desses elementos obrigatórios.
condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1). 7
Código de referência –
Composto pelo país + entidade custodiadora + unidade de descrição. Indicar, se existente, código da
subunidade custodiadora.
 
Ex. 
BR DFANBSB - Arquivo Nacional (Brasil). Coordenação Regional no Distrito Federal
BR RJANRIO - Arquivo Nacional (Brasil) - Sede
 
Entidade custodiadora é o código a ser atribuído pelo CONARQ mediante cadastramento no Cadastro
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos (CODEARQ). O Código de Entidade
Custodiadora de Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do CONARQ, com o objetivo de
fornecer o código previsto na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).
 
Unidade de descrição é a representação ou não no nível de descrição. Se não representado, para
intercâmbio, informe títulos de todos os níveis precedentes.[1] 
DI: Inserir definições em "cards que viram ao clique", contendo o nome na face e a definição no verso.
Título –
Registre sempre, preferencialmente, o título original. Pode haver a possibilidade de abreviação. Registrar, se
for o caso, o título atribuído.
 
Ao descrever o fundo, lembre-se de que ele sempre representa o produtor. Evite nomes coincidentes ao nível
(arquivo, fundo, coleção, série).
Nos demais níveis busque a representação desta forma:
 
coleção – representar o colecionador ou tema.
série – tema, tipologia documental, estrutura administrativa ou familiar, função.
processo/dossiê e item – tipologia, responsabilidade e assunto.
Data(s) –
Registre sempre a data de produção.Se houver, anote também a data-assunto e a data de acumulação. A
data tópica, lugar de produção do documento, deve ser registrada, se relevante, nos níveis dossiê/processo
e/ou item.
 
Quando não for possível identificar a data, registre a indicação: Não disponível.
Quando for possível atribuir data, use colchetes [...].
Utilize o ponto de interrogação (?) para uma data incerta.
Nível de descrição –
É a representação numérica ou nominal dos níveis de descrição. 
 
 
0 – acervo da unidade custodiadora
0,5 – acervo da subunidade custodiadora
1 – fundo/coleção
2 – seção
2,5 – subseção
3 – série
3, 5 – subsérie
4 – dossiê/processo
5 – item
Conheça a NOBRADE na íntegra
ACESSE
Para aprofundar seu conhecimento a respeito das normas apresentadas, acesse os links disponibilizados para
consultar as Normas Internacionais do CIA e, principalmente, a NOBRADE.
Dimensão e suporte –
Quantificar/dimensionar de acordo com o gênero, indicando tipos documentais.
Em níveis mais gerais, no caso dos documentos textuais, obrigatoriamente em metros. Nos níveis mais
específicos, outras formas.
Nome do produtor –
Primeiramente, saber diferenciar autor e colecionador do produtor.
Registrar na forma normalizada do nome, segundo AACR2 e NBR 1084. Existe uma necessidade de
construção de norma para entrada de nomes, em nível nacional.
Este, como já foi alertado anteriormente, quando mostramos a ISAAR (CPF), representa a descrição do
produtor do material arquivístico.
Quando não houver a possibilidade de recuperação da produção do documento ou a impossibilidade de
localizá-lo, registre como: produtor não identificado ou dado não disponível.
Condições de acesso –
Elemento obrigatório em níveis 0 e 1 para intercâmbio de dados. Se houver algum tipo de restrição, indique.
Seja ela parcial (indicar parcela restrita), seja restrição transitória, especificando sempre o período.
COLOCANDO EM PRÁTICA
Observe na sua instituição como é elaborada a descrição do acervo! Utilizam-se as quatro normas
internacionais ou é realizada uma descrição somente utilizando a NOBRADE?
5 . D E S C R I Ç Ã O M U LT I NÍ V E L I NT E G R A D A
5. DESCRIÇÃO MULTINÍVEL
INTEGRADA 
Vamos agora ver o que é e como se aplica a descrição multinível integrada.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, descrição multinível é:
“Descrição que, levando em consideração a estrutura de organização de
um acervo, permite a recuperação das informações dos documentos que
o integram em diferentes níveis, do mais genérico para o mais específico,
estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles”
Como já vimos na NOBRADE, o nível de descrição é um elemento obrigatório na descrição arquivística. Há
seis níveis principais de descrição, sendo admitidos também níveis intermediários:
Mas como isso é usado na prática? Veremos agora exemplos de como a descrição multinível integrada foi
aplicada em alguns fundos custodiados pelo Arquivo Nacional.
Acesse o Sistema de Informações do Arquivo Nacional para conhecer mais
detalhes do arranjo e da descrição destes e dos demais fundos custodiados
pela instituição.
ACESSE
O primeiro exemplo é o fundo Agência Nacional. Trata-se de um fundo de origem pública que foi recolhido ao
Arquivo Nacional. Este fundo (nível 1) é organizado em quatro séries (nível 3) de acordo com o gênero
documental, a saber: Documentos sonoros, Documentos textuais, Filmes e Fotografias. As séries são
organizadas em subséries (nível 3,5) e, em cada subsérie, temos seus respectivos dossiês (nível 4).
Organograma Agência Nacional
No segundo exemplo de arranjo, podemos observar a organização do fundo Privilégios Industriais. Este fundo
possui apenas dois níveis de descrição: níveis 1 e 4. Ou seja, a organização vai da descrição do fundo direto
para a descrição dos dossiês.
Organograma Privilégios Industriais 
Um terceiro exemplo de quadro de arranjo é o fundo Divisão de Censura de Diversões Públicas. Ao estudar as
normas de descrição, nós vimos como se compõe o Código de Entidade Custodiadora de Acervos
Arquivísticos (CODEARQ). Este fundo, embora pertença a uma mesma instituição (Arquivo Nacional), é
compartilhado entre a sede no Rio de Janeiro e a Coordenação Regional no Distrito Federal. Cada uma delas
possui o seu próprio identificador. Portanto, a parcela deste fundo que está no Rio de Janeiro recebe o código
de referência BR RJANRIO NS, e a parcela que está em Brasília recebe o código BR DFANBSB NS. Notem que
o código do fundo é o mesmo (NS), pois trata-se de um acervo de mesma proveniência, o que muda é o código
de identificação da entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa a ela subordinada
ou da subunidade custodiadora.
O acervo textual deste fundo está localizado em Brasília e foi organizado em Seções (nível 2), Séries (nível 3),
Subséries (nível 3,5) e Dossiês (nível 4).
O acervo audiovisual, por sua vez, foi transferido de Brasília para o Rio de Janeiro, onde foi organizado em
duas séries: Filmes e Programas de televisão.
Chegamos ao fim do módulo 2 – Processamento técnico e normalização arquivística. Esperamos, assim, que
você seja capaz de identificar as normas do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e, também, a Norma
Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), além de conhecer a descrição multinível integrada.
Vamos nos ver no módulo 3!
M Ó D U LO 0 3