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A ESCOLHA DE SISTEMA 
PARA AUTOMAÇÃO DE 
BIBLIOTECAS
Automação de Unidades de Informação
A decisão de 
automatizar
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A decisão de automatizar
� Deve identificar os seguintes aspectos:
� Cultura, missão, objetivos da instituição;
� Características da biblioteca com relação à sua 
abrangência temática, serviços oferecidos,, etc;
� Interesses e necessidades de informação dos usuários;
� Plataforma tecnológica existente na instituição:
� Software
� Hardware,
� Os recursos humanos disponíveis;
Primeira Etapa
Planejamento do 
processo de 
automação
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Planejamento do Processo de 
Automação
� Esforço extra a ser desenvolvido pela biblioteca, 
além das atividades rotineiras
� Estrutura organizacional para conduzir o projeto de 
automação: 
� Formalização do “Comitê de Automação”
� Pessoas
� recursos disponíveis 
Segunda Etapa
Diagnóstico da 
situação atual 
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Diagnóstico da Situação Atual
� Seu produto é o Documento de Diagnóstico, que deve 
conter:
� Dados quantitativos da biblioteca: 
� acervo discriminado por tipos de materiais, usuários, serviços, projeção 
destes dados, novas demandas; 
� Base tecnológica atual: 
� Analisar a base tecnológica atual da biblioteca e também da instituição a 
qual ela pertence,
� Podem haver padrões de tecnologia já adotados e padronizados pela 
instituição que terão que ser seguidos
� Sistema atual (se houver),
� padrões utilizados,
� quantidade de dados em meio legível por computador;
� infra-estrutura de hardware/software e comunicações
� problemas identificados
Terceira Etapa
Identificação de 
fornecedores
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Identificação de Fornecedores
� Coleta de dados inicial sobre produtos e fornecedores, através de: 
� contatos diretos, 
� solicitação de folders, 
� visita a sites, 
� visitas a bibliotecas que tem determinado sistema implantado. 
� Identificar para cada sistema analisado as seguintes informações: 
� nome do produto, nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e contato comercial
� porte das bibliotecas atendidas pelo sistema,
� atende uma/várias bibliotecas?
� principais funcionalidades, 
� padrões utilizados, 
� infra-estrutura de hardware/software e comunicações requerida,
� necessidade de SGBDs de terceiros fornecedores, faixa de preços. 
� Os dados de cada fornecedor devem ser registrados.
Quarta Etapa
Análise dos pré-
requisitos
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Análise dos pré-requisitos
� Devem ser avaliados cuidadosamente os 
seguintes itens:
� Identificação/especificação da infra-estrutura (hardware, 
software, rede) necessária para o funcionamento dos 
Sistemas analisados;
� Verificar até que ponto a instituição já conta com a infra-
estrutura computacional e de redes requerida pelos 
Sistemas analisados;
� Condições políticas
Quinta Etapa
Elaboração do 
projeto de 
automação
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Elaboração do Projeto de Automação
� Objetivo
� dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema na biblioteca, seus 
custos e prazo de execução. 
� Será submetido à direção da instituição a qual pertence a biblioteca 
e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos 
necessários. 
� Pode ter a seguinte estrutura
� Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o Documento de 
Diagnóstico);
� Objetivos da biblioteca com a automação; 
� Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e 
dimensionada;
� Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, 
custos estimados do projeto; 
� Cronograma de implantação do projeto.
� Orçamento e cronograma de desembolso
Sexta Etapa
Avaliação/seleção 
de sistemas
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Avaliação e Seleção de Sistemas
� Objetivo
� Levantar os Requisitos Funcionais do Sistema desejado, 
� servirá de parâmetro de comparação com os produtos 
disponíveis no mercado;
� Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS
� Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento 
REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS
� distribuição do documentos Requisição por Propostas
entre os fornecedores candidatos
� Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas 
Requisições por Propostas preenchidas pelos 
fornecedores
Avaliação e Seleção de Sistemas
Requisito Peso Emp. A Emp. B Emp. C
1. ADMINISTRAÇÃO
1.1. Cadastro de funcionários 8.0 4 (32) 10 (80) 6 (48)
1.2. E-mail corporativo para funcionários – Grupos 7.0 6 (42) 0 (0) 4 (28)
...
2. AQUISIÇÃO
2.1. Fornecedor
2.1.1. Alerta automático ao fornecedor de atrasos na entrega 5,0 6 10 4
2.1.2. Emissão de cartas de cobrança e agradecimentos de 
doações
4,0 4 0 10
...
3. CATALOGAÇÃO
3.1. Entrada de dados
3.1.1. Duplicação de um registro para inclusão de novas edições 6,0 0 10 6
3.1.2. Restrição de acesso a edição de campos e subcampos 
específicos
6,0 10 6 6
3.1.3. Templates personalizáveis para entrada de dados 7,9 6 4 4
...
Atendo = 10
Atendo Parcial = 6
Atendo Futuro = 4
Não atendo = 0
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Questões sobre Software Livre
� O software livre é uma realidade em diversas áreas, inclusive a de 
automação de bibliotecas;
� Existem várias opções de software livre para automação de bibliotecas 
distribuídos gratuitamente;
� Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software 
livre. 
� Suporte PRECÁRIO. 
� Opção viável quando a instituição conta suporte de informática ou 
especialistas com conhecimento na implantação e manutenção destes 
softwares. 
� Neste caso é possível se montar um sistema completo de automação de bibliotecas 
baseado em software livre, a um custo bastante baixo.
� De qualquer maneira, software livres podem ser um início de 
automação barato para uma biblioteca.
� Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema 
operacional LINUX, nos servidores da biblioteca e utilizar uma opção de 
versão para LINUX de um Sistema comprado, compatível com este 
sistema operacional.
Sétima Etapa
Negociação 
contratual
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Negociação Contratual
� A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os 
possíveis fornecedores.
� Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote 
de aplicativos como um editor de textos. 
� Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e 
parametrizado para se adaptar às características de cada 
biblioteca. 
� Demanda treinamento e suporte permanente. 
� Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a 
serem resolvidos na proposta do fornecedor. 
� A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, 
antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece 
grandes possibilidades da biblioteca contratante obter 
vantagens adicionais. 
Documento: Contrato
� Aspectos contratuais
� Instalação
� Garantia e Custos de atualização (upgrade)
� Condições de garantia e assistência técnica
� prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses);
� cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas);
� fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software 
ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, 
pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração 
dessas atualizações;
� tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas);
� os tipos de atendimento: 
� pessoal (on-site); por telefone; por e-mail; via Internet 
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Documento: Contrato
� Aspectos contratuais
� Pacote de treinamento
� Representantes locais/regionais
� Necessidade de licenças de software de terceiros:
� Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de 
Dados (SGBDs) de terceiros
� Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já 
esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do 
fornecedor específico.
Documento: Contrato
� Aspectos de suporte
� Documentação
� Treinamento
� Contrato de Manutenção� Apoio Técnico
� Atendimento por telefone (grátis?)
� Aspectos gerais
� Grupos de Usuários
� Periódicos ou Newsletter
� Lista de Discussão
� Congressos e Seminários
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Oitava Etapa
implantação do 
sistema
Implantação do Sistema
� Treinamento da equipe
� Definição dos parâmetros do sistema
� Testes de aceitação
� Carga inicial das bases de dados
� Registro de dados 
� Realização da conversão retrospectiva
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ESCOLHA DE UM SISTEMA 
DE AUTOMAÇÃO
(OUTRAS CONSIDERAÇÔES)
A escolha de um 
software
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A escolha de um software
� Qualidades técnicas do sistema;
� Razões administrativas ou políticas;
� Pessoal envolvido na escolha:
� Pessoal da biblioteca;
� Direção da biblioteca;
� Centro de informática;
� Fornecedores;
� Serviços jurídicos;
� Outras bibliotecas;
� Serviços de telecomunicações;
� Usuários.
Padrões
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Padrões: formato de registro 
� MARC
� protocolo Z39.50
Processos
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Conversão Retrospectiva
� Transformar o catálogo existente na biblioteca, em 
formato de fichas, num catálogo em formato legível 
por máquina, de acordo com normas e padrões 
estabelecidos;
� No momento da escolha do software deve ser 
observado se o produto tem condições de fazer a 
conversão retrospectiva, considerando os recursos 
atuais da biblioteca;
Instalação, 
testes e garantia
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Instalação, testes e garantia
� Procedimento posterior à seleção e aquisição do 
software;
� Porém, é possível perceber o comportamento ético 
e profissional do fornecedor;
� Ocorrem situações em que o produto é instalado 
mas nada funciona. Mensagens de erro, 
travamento do equipamento. Tudo isso confere 
descrédito e desconfiança na qualidade do 
sistema.
Instalação, testes e garantia
� Todos os testes devem ser feitos detalhadamente, 
abordando as mais variadas situações;
� A afirmação de que em outros locais o sistema 
funciona corretamente não atende às expectativas 
daquele onde ocorrem as falhas;
� Para ser confiável, o sistema precisa ser instalado, 
testado e funcionar bem em todas as instituições.
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Instalação, testes e garantia
� É necessário uma cláusula contratual que proteja a 
instituição. Em caso de falência, concordata ou 
mudança de ramo de atividade, a empresa seja 
obrigada a fornecer os programas-fonte da última 
versão.
Suporte e 
Manutenção
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Suporte técnico e manutenção
� É imprescindível firmar com o fornecedor um 
contrato de suporte técnico e manutenção que 
incluam os seguintes serviços:
� Correção de erros do software;
� Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com 
os manuais e literatura técnica pertinentes;
� Apoio técnico no período de implantação de novas 
versões;
� Treinamento visando à perfeita compreensão das novas 
verões;
Treinamento 
dos Usuários
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Treinamento dos usuários
� O treinamento na capacitação técnica dos usuários 
do sistema – bibliotecários, analistas, etc – e o 
domínio que possuem no uso dos instrumentos de 
trabalho estão diretamente relacionados ao pleno 
cumprimento da missão institucional e ao sucesso 
na realização das atividades atribuídas a eles;
Documentação 
do Sistema
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Documentação do sistema
� é recomendável que a documentação do produto 
seja apresentada em português na forma 
impressa e que o fornecedor entregue os manuais 
técnicos e do usuário devidamente atualizados e 
apresentados de forma didática, de modo a 
permitir a compreensão e resolução de 
problemas quando eles surgirem.