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PLANEJAMENTO DE CENÁRIOS AULA 5 Profª Elaine Cristina Hobmeir 2 CONVERSA INICIAL Olá, caro aluno! Nesta aula, apresentaremos os seguintes temas: Figura 1 – Sequência de temas da aula 5 Dentro da temática Planejamento de Cenários, não podemos deixar de abordar o Planejamento Futuro; não conseguimos apresentar a projeção de cenários sem a escolha de variáveis1 e predeterminadas.2 Temos que analisar as incertezas e as mudanças no ambiente e, principalmente, o que é mais grave, o que é mais urgente e o que é tendência. A principal diferença entre as variáveis e as pré-determinadas está na sua essência. Uma varia e a outra é constante. Mas, além disso, elas se diferenciam pelas suas incertezas. Por exemplo: as variáveis, por serem modificadas constantemente, principalmente pelo tempo, suas incertezas (futuras) podem estar na condição de serem mais ou menos, além delas mesmas. Exemplo das três incertezas possíveis: a variável inflação poderá ser no próximo ano de 6,5%; mas pode ser 2% para menos (4,5%), ou pode ser 2% para mais (8,5%). 1 Variável: quantidade algébrica cujo valor pode mudar. Se tomarmos a variável x, que pode assumir os valores x1, x2, x3... xn, e se a cada um desses valores estiver associada exclusivamente uma probabilidade p1, p2, p3... pn, então, x será uma variável aleatória. (Sandroni, 2001). 2 Predeterminada: entende-se como predeterminada uma constante que influencia o ambiente que se submete. Exemplo: “Um funcionário se ausenta da sua mesa de trabalho de 4 a 5 vezes ao dia, perdendo de 20 a 30 minutos do tempo de trabalho, só para fumar”. Variável: tempo perdido. Predeterminada: Lei 12.546 Anti Fumo. Ou seja, a lei é uma constante que influencia o hábito de se ausentar (deve se ausentar, porque no local não é permitido fumar), mas o que muda a variável “tempo perdido” é a prática de se ausentar. 3 Já as pré-determinadas têm suas três incertezas pela condição, ou seja, “ser” ou “não”. Isso mesmo, uma condição shakespeariana (“ser ou não ser”). Por exemplo: temos um produto químico para ser importado e comercializado no Brasil. Uma de suas pré-determinadas é um Projeto de Lei Federal que proíbe a comercialização do produto. A influência nós sabemos, o produto não pode ser comercializado. As três incertezas: 1. Não poderá ser comercializado, caso o projeto de lei seja aprovado; 2. Poderá ser comercializado, caso o projeto de lei seja abandonado; e, 3. Pode ser comercializado agora, mas no futuro talvez não, caso o projeto de lei permaneça como projeto. Peço que nos acompanhem nesta aula e que consigam identificar cada um dos temas propostos para futura análise. CONTEXTUALIZANDO Um dos maiores problemas das organizações é o Planejamento Futuro; como planejar com o cenário atual? Essa deve ser uma das grandes dúvidas dos grandes CEOs das empresas: como planejar sem tentar adivinhar? Os cenários são compostos por ferramentas que ajudam nesta tomada de decisão. Não devemos esquecer que algumas organizações perdem muito dinheiro devido à falta de planejamento e, nesse caso, como corrigir os erros sem gastar mais dinheiro. Planejar é indispensável para qualquer projeto; até o churrasco que você fará no fim de semana precisa de um planejamento. Muitas pessoas acham que planejar cenários é jogar tempo fora, mas essa é uma grande mentira. O tempo que você perde no planejamento é o tempo que você economiza em retrabalho e o gasto que você muitas vezes evita. Você pode estar se perguntando: mas como desenvolver um planejamento de cenários se eu não sei o que vai ocorrer? É simples, como já citei, o planejamento de cenários é composto por várias ferramentas que ajudam a empresa na tomada de decisão. Algumas dessas ferramentas serão apresentadas ao longo deste material, para que vocês consigam identificar tanto o micro, quanto o macro ambiente e poder se prevenir contra possíveis imprevistos que possam ocorrer. Os responsáveis pela empresa buscam a análise de cenários no curto, médio e longo prazo. Isso se deve ao cenário muitas vezes instável de nossa 4 economia e um dos itens analisados na projeção de variáveis PASTE, que são as iniciais de: político, ambiental, social, tecnológico e econômico. Não podemos esquecer que depois do Planejamento Futuro, nós temos a Projeção de Cenários, na qual apresentamos os cenários otimista, pessimista e mediano. Por que dessa projeção? Para que a organização consiga definir diretrizes estratégicas para cada um dos cenários e consiga fornecer aos administradores as informações pertinentes à tomada de decisão. Dentro desse contexto, precisamos desenvolver a projeção de variáveis, escolhendo as que interferem de forma direta ao negócio da empresa, optando por aquelas que não podem ser negligenciadas de maneira alguma. Com isso, o administrador precisa identificar quais são as tendências de mudança, além de buscar os elementos externos que podem impactar na empresa. O ambiente, tanto interno quanto externo, é de suma importância na definição das estratégias operacionais, trazendo com isso as percepções a respeito do que interfere nas empresas, lembrando que a cada dia se torna mais imprevisível e complexo. Saiba mais Escolhi para você um artigo bem interessante que explica sobre a Estratégia: o ambiente organizacional, disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/estrategia-o-ambiente- organizacional/70336/>. Acesso em: 29 out. 2017. Além do artigo, temos um vídeo bem conveniente que explica sobre Cenários: <https://www.youtube.com/watch?v=B6V1Z2sJiZk>. Acesso em: 29 out. 2017. TEMA 1 – PLANEJAMENTO FUTURO Estamos no nosso primeiro tema da Aula 5 e vamos explicar melhor o que é Planejamento Futuro, e isso não quer dizer que você precisa arranjar uma bola de cristal e fazer previsões do que poderá ocorrer daqui alguns anos. Planejamento Futuro é o administrador conhecer o ambiente em que atua, tanto interno, quanto externo. Para Denis Alcides Rezende (2008, p. 67), é "(...) tudo que circunda ou envolve a organização e suas pessoas por todos os lados, ou seja, o meio ambiente interno e externo". De acordo com Maximiano (2006, p. 337), "a análise de ameaças e oportunidades do ambiente é um dos pilares do planejamento estratégico. 5 Quanto mais competitivo, instável e complexo o ambiente, maior a necessidade de analisá-lo". O Planejamento Futuro busca ferramentas para a análise de cenários e com isso faz projeções das situações em que a empresa pode se encontrar. Quanto mais complexo for a elaboração da estratégia, melhor para a organização, pois a possibilidade de acertos se torna maior. Além disso, a mudança de estratégia sendo mais ágil tem uma maior probabilidade de acerto de acordo com as alterações causadas pelo ambiente. Mas aí vem a grande pergunta: vamos planejar o que? Antes de mais nada, devemos analisar quais são os itens primordiais à empresa e como eles se comportam mediante modificações, já que o processo é contínuo e dinâmico. “Uma vez que a estratégia planejada seja implementada, frequentemente irá requerer modificações à medida que as condições ambientais ou organizacionais se modificam” (Wright, 2000). Um ponto a ser estudado são os ajustes que serão necessários para as possíveis modificações, e a partir do momento em que o planejamento é desenvolvido de forma eficaz, essa modificação é mínima, a menos que o cenário externo dê uma guinada e mude completamente. Deste ponto vem aimportância de analisar os três cenários, para conseguir escolher qual se encaixa ao momento atual. Para Mintzberg (2000), a estratégia pode ser moldada, sendo diferente do que foi planejada. Segundo o autor “moldar evoca habilidade, dedicação, perfeição por meio do domínio dos detalhes”, deve-se concentrar menos no pensamento e na razão, mas, sim, no envolvimento com a estratégia, “um sentimento de intimidade e harmonia com os materiais disponíveis, desenvolvido através de longa experiência e comprometimento”. Para o planejamento de cenários, uma ferramenta que ajuda a organização a fazer escolhas, hoje, com vistas a um futuro desejado, denomina- se visão; este é o foco do planejamento de cenários. É o gerenciamento da incerteza e da ambiguidade presentes no ambiente externo de uma organização. Porém, lidar com a incerteza exige da organização aprendizado sobre si mesma, sobre os atores que participarão desta peça, sobre os convidados desejáveis (clientes e fornecedores) e indesejáveis (concorrentes, produtos substitutos, novos entrantes) e, principalmente, atenção às intempéries geradas pelos 6 convidados incontroláveis (governo, sociedade, tecnologia, meio ambiente e economia). Heijden (2009) nos diz que a finalidade principal do planejamento de cenários é criar uma organização mais adaptável, que reconheça mudanças e incertezas e que as utilize em seu proveito. Isso significa que o recurso que a empresa precisa mobilizar é o poder cerebral dos seus funcionários, das suas redes e das suas aptidões de observação. A organização precisa se engajar em um processo para abrir espaços para as ideias. A elaboração de cenários em uma organização é buscar o equilíbrio entre a flexibilidade e a incerteza. Quanto mais flexível a organização, mais fácil ela enfrenta as incertezas. Quanto mais incerto o mercado em que a organização atua, maior a necessidade de flexibilidade. O sucesso vem do aprendizado e da ação rápida frente às mudanças ambientais. Você não pode esquecer que o objetivo das organizações é construir e manter o diferencial competitivo do negócio; em geral, a ideia do negócio precisa evoluir com as mudanças no ambiente dos negócios. A direção deve desenvolver uma visão a respeito de quais novas competências distintivas serão necessárias no futuro e trabalhar no sentido de elas serem conseguidas. Essa elaboração de cenários leva a organização a construir e testar estratégias em relação aos futuros possíveis elaborados por ela. Os cenários ajudam as empresas a rever dois pontos essenciais do planejamento estratégico: a ideia do negócio e o posicionamento competitivo. Ao rever a ideia do negócio, a organização deve repensar sua atuação frente aos clientes e aos mercados que atende e pretende atender no futuro, reforçando as bases de sua vantagem competitiva, mantendo-a difícil de ser copiada, renovando suas competências distintivas. Ao rever seu posicionamento competitivo, a organização testa seus negócios em relação a novos clientes e mercados, identifica potenciais concorrentes, direciona suas estratégias de preços e de custos, percebe e contesta a estratégia da concorrência. Concluindo o assunto sobre a importância do planejamento de cenários para a estratégia organizacional, voltamos a Heijden (2009), que nos diz: Promover o aprendizado e a mudança organizacional é difícil e toma tempo. Se aprender mais rápido que os concorrentes é a única vantagem competitiva sustentável, ela não pode ser fácil e barata. Estamos lidando com um fenômeno 7 cultural complexo que só pode ser superado lentamente com uma grande dose de perseverança e tenacidade. Todavia, fazer menos do que isso pode não ser suficiente em momentos de mudanças ambientais aceleradas. TEMA 2 – PROJEÇÃO DE CENÁRIOS Antes de explicarmos sobre a projeção de cenários, vamos explicar a origem da palavra. A palavra “cenário” vem do latim scaenarium, que significa local da cena. Traduzindo este conceito para a linguagem do planejamento estratégico, o cenário representa a forma como seus atores (governo, sociedade, tecnologia, meio ambiente, economia, concorrentes, clientes, fornecedores, entre outros) atuarão em futuro próximo, visando sua sobrevivência e crescimento3. É importante que não se tomem cenários como previsões de coisas que acontecerão. Cenários são visões nebulosas de possibilidades futuras. Também não se deve entender um cenário ao pé da letra – se a descrição de algum cenário contiver algum detalhe, ignore o detalhe. Possivelmente ele foi ali anotado apenas como ilustração, apenas para tornar a descrição mais didática. Cenários são, também, visões extrapoladas do passado. (Sciere, p. 2) Em outras palavras, os cenários não devem ser utilizados para tentar prever o futuro, mas, sim, para preparar a organização para o futuro. Para a projeção de cenários, precisamos de informações importantes e estratégicas, sendo elas as variáveis e as pré-determinadas que explicaremos no próximo tema da aula. Devemos sempre perguntar quem será afetado pelas decisões tomadas pela empresa, de que maneira serão afetados e como reagir perante a situação. Projetar diversos cenários e os diferentes caminhos a serem seguidos é o fundamental para essa projeção, buscando formas objetivas e essenciais para as organizações. Antes de mais nada, a empresa deve rever seus conceitos e sua situação, para ver se a projeção será possível de ser implantada, pois as empresas também possuem limitações e estas devem ser respeitadas. De acordo com o SEBRAE, muitas empresas vão à falência nos dois primeiros anos devido à falta de um planejamento estratégico. Esse é um dos maiores erros de quem está começando um negócio: criar sem planejar. Além de planejar, a organização deve se prevenir de possíveis problemas que possam 3 http://www.mettodo.com.br/pdf/Elabora%E7%E3o%20e%20An%E1lise%20de%20Cen%E1rio s%20Estrat%E9gicos.pdf.) 8 ocorrer ao longo do tempo; com isso, deve desenvolver uma projeção de cenários, para que, caso ocorra um imprevisto, ela tem um plano de contingência. Nesse cenário todos os fatores devem ser analisados. Digamos que você tenha uma loja de roupas e fez as compras para que o pagamento seja de 30 e 60 dias. Seus clientes normalmente pagam no cartão, isso quer dizer que daqui, no mínimo, 30 dias você receberá a primeira parcela. Mas você está condicionado à venda dos produtos, o que não quer dizer que tudo que você tem em sua loja será vendido imediatamente. Como você fará os demais pagamentos? Isso é um pequeno exemplo do que ocorre todos os dias nas empresas: como cumprir com suas obrigações em curto prazo mediante um cenário predefinido. Caso o país esteja em crise, temos um cenário pessimista; isso quer dizer que você deverá ter um bom capital de giro para se manter até a venda das mercadorias, ou não suportará e acabará falindo. Para a maioria das empresas, essa previsão é indispensável: como cumprir com minhas obrigações mediante o cenário que está sendo antecipado? Devemos sempre apresentar três cenários: um otimista, um mediano e o pessimista, e o que devemos sempre nos preocupar de forma mais direta é o pessimista. Mas você deve estar se perguntando: porque a preocupação maior é com o pessimista? Pois o negócio deve ser viável no pior cenário possível. Caso isso não ocorra, nem adianta continuar com a ideia. Peter Schwartz (2000) salienta que os cenários lidam com dois mundos: o mundo dos fatos e o mundo das percepções. Exploram os fatos, mas são dirigidos às percepções no interior da cabeça dos tomadoresde decisão. Para Schwartz citado por Marcial (2000, p. 25), “cenários são uma ferramenta para nos ajudar a fazer previsões em um mundo de grandes incertezas, [...] para ordenar a percepção sobre ambientes alternativos futuros, nos quais as decisões pessoais podem ser cumpridas”. TEMA 3 – ESCOLHA E PROJEÇÃO DE VARIÁVEIS (PASTE) E PREDETERMINADAS Agora vamos falar um pouco sobre a escolha e projeção de variáveis, já que esta deve ser a parte mais importante do Planejamento de Cenários, na qual nos deparamos com quais variáveis podem interferir em nossa empresa. Peter 9 Schwartz (2000) afirma que a Análise de Cenários é uma ferramenta para nos ajudar a adotar uma visão de longo prazo (com arte e criatividade), combinada com a prática da conversação estratégica, num mundo de grande incerteza política, social, econômica e tecnológica. Porter (1999) define as constantes como aquelas formadas por aspectos da estrutura que têm pouca probabilidade de sofrer mudanças e as contantes predeterminadas como áreas cuja estrutura sofrerá modificações, em grande parte, previsíveis. Nós não temos uma fórmula única para a análise de cenários, cada empresa possui as variáveis relevantes a seu negócio e essas variáveis resultam em mudanças expressivas ao negócio. Agora vamos conhecer as variáveis que podemos utilizar utilizando o PASTE. O PASTE é a abreviatura das variáveis Políticas, Ambientais, Sociais, Tecnológicas e Econômicas. Esse conjunto de variáveis deve ser escolhida de acordo com o ramo em que a empresa se encontra. Recomendamos a escolha de um número não muito grande de variáveis, devido à complexidade da análise. Figura 2 – Planilha de tendências das variáveis Fonte: Planilha utilizada no curso de Administração Uninter (2016). Variável: Indice: base Tendencia Redução (%) Mediano (normalidade) Tendencia Elevação (%) 20 - 20 6 0,718 2011 0,718 0,718 0,718 7 0,730 2012 0,730 0,730 0,730 8 0,752 2013 0,752 0,752 0,752 9 0,755 2014 0,755 0,755 0,755 10 0,729 2015 0,729 0,729 0,729 11 0,708 2016 0,566 0,708 0,850 12 0,756 2017 0,604 0,756 0,907 13 0,726 2018 0,580 0,726 0,871 14 0,744 2019 0,595 0,744 0,892 15 0,736 2020 0,589 0,736 0,883 16 0,740 2021 0,592 0,740 0,888 Planilha de Tendências das Variáveis IDH Índice de Desenvolvimento Humano 10 Na Figura 2 mostramos uma planilha em Excel de tendência das variáveis, em que é escolhida a variável, o índice que ela apresenta, a base histórica e o administrador apresenta com base no histograma a tendência de redução e elevação. Assim, conseguimos demonstrar em forma de gráfico a evolução das variáveis. Essas variáveis devem ser identificadas no Macroambiente, no qual devem ser mapeadas, classificadas, examinadas e reconhecidas de acordo com o grau de importância para o planejamento estratégico. A Figura 3 cita algumas variáveis que podem ser aplicadas nas empresas, de acordo com a PASTE. Conforme citado anteriormente, cada empresa escolhe as variáveis de acordo com seu nicho e proposta de valor. Figura 3 – Planilha de PASTE POLÍTICAS AMBIENTAIS SOCIAIS TECNOLÓGICAS ECONÔMICAS Regime de governo; Índice de poluição sonora; Percentual da população pertencente a cada segmento socioeconómico; Capacidade para aquisição e desenvolvimento de tecnologia; Distribuição de renda. Sindicatos; Legislação sobre uso do solo e meio ambiente; Condições de vida de cada segmento (moradia etc.); Proteção de patentes; Arrecadação (impostos federais, estaduais e municipais); Empresas estatais; Índice de poluição hidrológica; Estrutura de consumo de cada segmento; Ritmo de mudanças tecnológicas; Reservas cambiais; Importância relativa dos fatores de poder; Índice de poluição visual; Estilo de vida de cada segmento: tendências; Orçamento de pesquisa & desenvolvimento; Taxa de inflação; Fonte: Planilha utilizada no curso de Administração Uninter (2016). Após a definição das variáveis, da inserção das mesmas na planilha, da inclusão do histograma e da opção tendência inseridas, vem a segunda parte: a escolha das predeterminadas. Elementos ou fatos predeterminados, definidos por Michel Godet (2008), “Referem-se aqueles eventos já conhecidos e certos, cuja solução ou controle pelo sistema ainda não se efetivou” e interferem no comportamento de diversas variáveis, como Eleições Presidenciais, que ocorrem no Brasil de quatro em quatro anos, Natal, Dia das mães e Períodos de Safra. Os resultados desses eventos podem mudar o curso dos acontecimentos, mas as datas/períodos em que irão ocorrer não se alteram, são 11 invariantes. Com relação aos eventos predeterminados, procuramos gerenciar os nossos riscos com plano de contingência de acordo com os itens escolhidos. TEMA 4 – ANÁLISE DE INCERTEZAS E MUDANÇAS DE AMBIENTE De acordo com o dicionário, a incerteza é a “Condição ou natureza do que é incerto; qualidade daquilo que incita dúvida; indecisão. Que não possui certeza; em que há indecisão ou hesitação; imprecisão”. Devemos lembrar que existe a incerteza quando não se sabe realmente a ação que deve ser tomada, como também a dificuldade em formular previsões sobre o futuro. Para que possamos desenvolver estratégias acerca das incertezas, precisamos de dados e informações condizentes com o cenário apresentado. Agora vamos falar um pouco sobre a análise de incertezas e mudanças de ambiente, quando lidamos com a incerteza não sabemos o que irá ocorrer no futuro, mas podemos afirmar que nossa ignorância não é total, pois conseguimos identificar disposições a respeito do futuro que pode diferir de um caso para outro, mas pelo menos temos uma base a respeito do assunto. O desenvolvimento de uma organização sólida e saudável requer a compreensão tanto do ambiente quanto da organização. Segundo Porter (2004), os cenários não são, em si, um fim e devem ser convertidos em estratégia. Em geral, a empresa não sabe, porém, qual cenário vai ocorrer e, neste caso, deve tratar o problema como uma situação de incerteza, onde as mudanças do ambiente externo são mais acentuadas. Quando você estudar as incertezas descobrirá a grande complexidade das organizações, onde a preparação de cenários será um fator determinante em todo o processo de planejamento estratégico. Os cenários servem para que as estratégias sejam antecipadas perante um cenário de incertezas. Dentro do macroambiente não esqueça de estudar seus concorrentes, pois eles são uma ameaça ao seu negócio; antecipar-se e estar sempre à frente deles é o diferencial. Além disso, trazer para a realidade da empresa o cenário descrito é fundamental para o sucesso da operação. Heijden (2005) identifica três categorias de incerteza: 1. Riscos − são incertezas susceptíveis de predição, em que há suficientes precedentes históricos, sob a forma de acontecimentos similares, que tornam possível estimar as probabilidades dos vários resultados possíveis; 12 2. Incertezas Estruturais − são situações em que se admite a possibilidade de um acontecimento, mas este, pelo seu caráter único, não nos fornece uma probabilidade da sua realização; a possibilidade do acontecimento existir é, por sua vez, resultante de uma sequência de raciocínio do tipo “causa-efeito” (e daí a referência a uma estrutura), mas não podemos saber com antecedência qual a sua configuração; e 3. Eventos imponderáveis – onde não se pode imaginar nem o evento. Ao se olhar o passado histórico é possível saber que muitosdesses eventos surpresas têm acontecido e deve-se assumir que isso acontecerá também no futuro. Mas não se possui qualquer evidência de que tipo de eventos possa acontecer (Heijden, 2005, p. 93). Então, de acordo com Heijden (2005), riscos é quando há precedentes históricos, já as incertezas estruturais é quando não temos a probabilidade de sua realização, enquanto que os eventos imponderáveis é quando não podemos nem mesmo imaginar o evento. Para complementar o tema, temos que explicar agora as mudanças de ambiente, onde as organizações estão passando todo o tempo por mudanças e o ritmo das mesmas é aleatória. Há alguns anos, demorava-se muito para se mudar um sistema, uma programação, um organograma, as mudanças eram brandas e vagarosas. Com o avanço da tecnologia, o que se levava anos, hoje leva-se dias, o que impactou diretamente no planejamento das organizações. As mudanças que muitas vezes poderiam afetar apenas um departamento ou setor da empresa, atualmente afetam toda a organização de forma direta. Para Joseph (1994), a mudança pode ser caracterizada por algo que: Altera alguma coisa ao longo do tempo; Tem uma direção, ritmo de alteração e trajetória; É causada por alguma coisa; - pode gerar deslocamentos e resultar no desenvolvimento de algo novo; Pode ter impactos positivos e negativos no curto prazo; Possui consequências no longo prazo; Apresenta problemas, ameaças e oportunidades; - é frequentemente progressiva; A quantidade de mudanças acelera à medida que a base de conhecimento da sociedade avança; e Possui um caminho voltado para o futuro e pode ser identificada e pesquisada (Joseph, 1994, p.1). Normalmente temos certas restrições às mudanças. Devido à resistência das pessoas, mudança nem sempre é fácil de ser aceita, pois gera certa apreensão por parte dos funcionários, mas o que temos de identificar é o que realmente pode ser afetado e quais as suas possíveis alternativas. A velocidade da mudança, antes lenta e esporádica, nunca foi tão constante e dominante (Brodzinsky, 1979). A antecipação à mudança tornou-se fundamental para a sobrevivência das organizações. 13 TEMA 5 – GUT: GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA Agora vamos falar sobre a Matriz GUT. Essa ferramenta é bem parecida com a Matriz Swot, pois uma complementa a outra, já que as duas analisam o ambiente interno e o externo da empresa. A GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1978, primeiramente utilizada como ferramenta da qualidade, mas atualmente é utilizada na formação de estratégias, em projetos, cenários e coleta de dados. Voce deve estar se perguntando: qual é seu objetivo principal? Primeiramente, deve priorizar as ações, utilizando-se do nível da gravidade, da urgência e da tendência, em que se escolhe a tomada de decisão que seja menos prejudicial à organização. Todas as ferramentas apresentadas aqui servem para orientar decisões complexas das organizações. As empresas, mais cedo ou mais tarde, passam por dificuldades; neste cenário, temos dificuldade em enxergar os problemas de forma direta. Com a utilização das ferramentas estratégicas, conseguimos identificar os problemas prioritários e separá-los pelo grau de relevância. A Matriz GUT pode ser feita por você para conhecer os problemas que a empresa que você trabalha possui, onde você escalona as dificuldades identificando os impactos positivos e negativos que podem apresentar. Para você compreender melhor, a Matriz GUT identifica o que deve ser feito primeiro e por quê. E de que maneira devemos começar. A melhor vantagem de se utilizar esta técnica é desenvolver um planejamento estratégico eficaz, colocando recursos onde realmente é necessário. Como é uma ferramenta simples, pode ser utilizada para os mais diversos problemas, mostrando que o planejamento é necessário para todas as organizações. Essa ferramenta pode ser aplicada por apenas uma pessoa, mas o correto é ser aplicada por uma equipe, buscando informações de vários pontos de vista. De acordo com Periard (2011), a execução da GUT deve seguir quatro etapas: 1. Listar os problemas ou os pontos de análise; 2. Pontuar cada tópico; 3. Classificar os problemas; 4. Tomar decisões estratégicas. 14 A ferramenta GUT é apresentada por Oliveira (2011, p. 120), que define o conceito de gravidade como “tudo aquilo que afeta profundamente o resultado da organização. Sua avaliação decorre do nível do dano ou prejuízo que pode ser gerado em caso de não se alcançar o objetivo”. Para a geração da variável deve-se responder às perguntas que estão relacionadas na escala de pontos apresentada a seguir. Figura 4 – Perguntas-chave para Gravidade Fonte: Oliveira, 2011. Para a definição de Urgência, Oliveira (2011, p. 121) enuncia este conceito como “o resultado da pressão do tempo que o sistema sofre, sua avaliação decorre do tempo que se dispõe para se tornar uma ação visando atingir o objetivo considerado”. Para mensurar essa variável as perguntas-chave são apresentadas no quadro a seguir. Figura 5 – Perguntas-chave para Urgência Fonte: Oliveira, 2011. Agora vamos apresentar a última variável: a Tendência. Para Oliveira (2011, p. 121), “considera-se tendência o padrão de desenvolvimento da situação e sua avaliação está relacionada ao estado que a situação apresentará, caso a organização não possa alocar esforços e recursos para alcançar o objetivo analisado”. Também precisamos preencher a planilha com as variáveis de tendências, conforme quadro a seguir: 15 Quadro 1 – Perguntas-chave para Urgência Fonte: Oliveira, 2011. O cálculo de GUT = G x U x T pode nos mostrar a maior e a menor prioridade de uma demanda em relação as demais. A nota 5 é para os maiores problemas, ou problemas extremamente graves. Ao fim da análise, identifica-se a prioridade dos problemas e dentro da comparação com os demais indicará qual é o mais urgente. A seguir, temos um exemplo da elaboração de uma Matriz GUT, onde foram citados problemas corriqueiros da organização. Figura 5 – Exemplo de GUT Fonte: Gustavo Periard – Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia- completo/>. Acesso em: 29 out. 2017. Após o cálculo das variáveis, chegou-se a um resultado, onde o item que inspira mais observação são os defeitos na produção da embalagem, seguido pela entrega da matéria-prima. Assim, os problemas mais sérios devem ser atacados de forma mais imediata, para se evitar mais problemas. Para refletir Viu como é fácil seu preenchimento? Agora vamos tentar? Faça uma relação de problemas que ocorrem na empresa que você trabalha, agora preencha a tabela com suas especificidades. Qual é o problema que deve ser primeiro enfrentado? Como se vai resolver? 16 TROCANDO IDEIAS O que você acha de analisar a empresa que você trabalha, ou que já trabalhou? Faça uma lista com cinco variáveis e três predeterminadas dessa empresa. O que acha de mostrar ao seu gestor e postar no fórum da disciplina que está disponível no AVA? Com isso, você estará contribuindo com seus demais colegas de UTA e recebendo as contribuições de seu professor. NA PRÁTICA O que acham de tentarmos responder esta questão? A criação dos cenários se inicia com a definição da questão principal do estudo, cujo objetivo é dar aos cenários um foco específico ou aprofundado. O autor Schwartz (2000) define como principal aquela questão estratégica que motivou a construção dos cenários alternativos. Baseia-se especificamente na definição das urgências pessoais ou institucionais de uma organização.I. Essas questões podem ser levantadas na organização por meio de entrevistas, análises e das discussões que ocorrem durante o desenvolvimento dos estudos de cenários. II. É importante ressaltar que, em todas as fases do método, consultam-se especialistas internos ou externos à organização sempre que necessário. A respeito dessas asserções, assinale a opção correta: a. As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa da I. b. As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa da I. c. A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa. d. A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira. e. As asserções I e II são proposições falsas. FINALIZANDO Encerramos mais uma aula. Aqui, apresentamos o Planejamento Futuro, onde a empresa espera chegar e quais os passos necessários para que isso ocorra. Além disso, vimos a projeção de cenários, onde precisamos de informações relevantes e estratégicas para a escolha das variáveis e das 17 predeterminadas, nunca esquecendo que não devemos prever o futuro, mas, sim, preparar a organização para ele. O terceiro tópico abordado foi a escolha e projeção das variáveis e das predeterminadas, no qual explicamos quais itens devem ser escolhidos e qual seu impacto na execução dos cenários. Explicamos também o que é a análise de incertezas e mudanças de ambiente, momento em que enfatizamos a importância desta análise para o planejamento estratégico. Para finalizar, explanamos sobre a Matriz GUT, citando e ilustrando o que é gravidade, urgência e tendência. 18 REFERÊNCIAS BRODZINSKY, F. R. The futurist perspective and the managerial process, utilizing futures research. New Directions for Student Services, n. 6, 1979. GODET, M.; DURANCE, P.; DIAS, J. A prospectiva estratégica para as empresas e os territórios. IEESF: Lisboa, 2008. HEIJDEN, K. van D. Scenarios: The art of strategic conversation. 2. ed. England: John Wiley&Sons, 2005. _____. Planejamento por cenários: a arte da conversação estratégica. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2009. JOSEPH, E. C. Some thoughts on change. Future Trends 25:3, May-June, 1994, 1. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006. MINTZBERG, H. et al. Safári de estratégia: um roteiro pela selva do planejamento estratégico. Tradução de Nivaldo Montingelli Jr. Porto Alegre: Bookman, 2000. OLIVEIRA, D. de P. R. de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 2011. Periard, G. Matriz GUT: guia completo. 2011. Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/>. Acesso em: 29 out. 2017. PORTER, M. E. Competição: estratégias competitivas essenciais. Rio de Janeiro: Campus, 1999. _____. Estratégia competitiva: técnicas para a análise da indústria e da concorrência. Rio de Janeiro: Campus, 2004. REZENDE, D. A. Planejamento estratégico para organizações privadas e públicas. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. 19 SANDRONI, Paulo. Novíssimo dicionário de economia. 6. ed. São Paulo: Best Seller, 2001. SCIERE Conhecimento e Transformação. Cenários de planejamento. Disponível em: <http://www.sciere.com.br/arquivos/doc_download/3-cenarios- de-planejamento>. Acesso em: 29 out. 2017. SCHWARTZ, P. A arte da visão de longo prazo: planejando o futuro em um mundo de incertezas. São Paulo: Best Seller, 2000. WRIGHT, P. L. et al. Administração estratégica: conceitos. São Paulo: Atlas, 2000. 20 GABARITO A resposta correta é a letra A; as asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa da I. À medida que a reflexão e a exploração avançam, as questões se tornam mais elaboradas. Schwartz (2000) sugere que o grupo procure responder às seguintes perguntas: “em que os tomadores de decisão de sua empresa estão pensando seriamente quando se trata do futuro? Que decisões a serem tomadas terão influência a longo prazo nos destinos da empresa?”.
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