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Fundamentos dos Sistemas de Informação Unidade 1 Sistemas de Informações Gerenciais Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autoria TATIANA SOUTO MAIOR DE OLIVEIRA AUTORIA Tatiana Souto Maior de Oliveira Olá! Meu nome é Tatiana Souto Maior de Oliveira. Sou doutora em Administração com ênfase em tecnologia, possuo Mestrado em Gestão Urbana pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná e especializações na área de Tecnologia da Comunicação e Informação. Atualmente sou professora universitária, profissão que exerço há 15 anos, trabalhando com pesquisa e consultoria na área de administração e atuando principalmente no elo dos seguintes temas: informação, tecnologia e negócio. ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO O que são sistemas de informação? ....................................................12 Conceito ................................................................................................................................................ 12 Por que os sistemas de informação são necessários? ................16 Componentes de um sistema de informação ........................................................... 17 Componentes da informação .................................................................19 Tipos de sistemas de informação .......................................................................................22 Sistemas de informação e estrutura organizacional .............................................33 Estrutura necessária para a implementação de sistemas de informação ........................................................................................................................34 Gestão da tecnologia da informação e os tipos de sistemas de informação ..................................................................................................... 38 Papel da tecnologia da informação nas empresas ............................................... 39 Benefícios da tecnologia nas empresas ..................................................... 41 7 UNIDADE 01 Sistemas de Informações Gerenciais 8 INTRODUÇÃO A tecnologia da informação está presente em nossa sociedade. Isso é fácil de se perceber ao analisarmos o uso e até a dependência das pessoas no uso de celulares, redes sociais e computadores. O mesmo fato ocorre com as empresas onde a maioria dos processos acontece por meio de sistemas tecnológicos. Você está achando exagero? Ouso dizer que isso não é nada. Já ouviu falar de Big Data, Indústria 4.0, Internet das Coisas? Com o crescimento do uso e do volume de dados que estão sendo gerados todo dia, é provável que a tecnologia esteja cada vez mais no nosso dia a dia. A partir deste contexto, em que informação e tecnologia começam a ter um papel fundamental em nossa sociedade, podemos entender a importância do entendimento dessa área para todos os profissionais de hoje e de amanhã. Assim, nesta unidade estaremos nos aproximando da lógica por trás da tecnologia da informação, a qual permitirá que nós, profissionais, consigamos fazer um melhor uso dos recursos tecnológicos de nossas empresas. Agora é o momento! Vamos lá! Sistemas de Informações Gerenciais 9 OBJETIVOS Olá! Seja muito bem-vindo à Unidade 1. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: 1. Entender o que é e para que servem os sistemas de informação nas empresas; 2. Discernir sobre a importância de se implantar, manter e gerenciar sistemas de informação em uma empresa; 3. Entender, de forma crítica, o conceito de informação e seus componentes; 4. Definir o conceito de gestão da tecnologia da informação e os diferentes tipos de sistemas de informação. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Sistemas de Informações Gerenciais 10 O que são sistemas de informação? INTRODUÇÃO: Em época de Indústria 4.0, e-social e outras ferramentas baseadas em tecnologia, dominar os conceitos de sistemas de informações é hoje uma competência essencial para todo profissional. Assim, ao término deste capítulo você será capaz de entender os conceitos de sistemas de informação, seus componentes e importância, bem como os principais sistemas existentes nas organizações. Conceito O primeiro passo para compreendermos a era da informação é entendermos alguns conceitos que são essenciais para compreender o funcionamento dos sistemas de informação. Vamos começar a analisar o termo tecnologia, você já parou para pensar no que vem a ser tecnologia? A maioria das pessoas associam o conceito de tecnologia com cenários de filmes com efeitos especiais, mas na realidade o conceito de tecnologia é simples, nada mais é do que uma técnica, uma forma de se realizar algo. Desse modo, quando utilizamos alguma ferramenta para abrir um refrigerante, um abridor de latas, estamos na realidade usando tecnologia. Quando relacionamos tecnologia com informação, o mesmo acontece, podemos ter técnicas extremamente simples até as mais rebuscadas. Segundo Cruz (2014, p. 6), tecnologia “é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar e/ou processar dados e/ ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo”. Vamos imaginar uma simples calculadora, onde inserimos uma série de comandos numéricos que nos retorna um determinado resultado. A calculadora em questão é uma tecnologia, da mesma forma que o ábaco também era. Sistemas de Informações Gerenciais 11 A grande questão aqui é desmistificar que a tecnologia é só algo extremamente inovativo. Por isso, essa compreensão é importante, pois serve para identificarmos a tecnologia correta para cada necessidade. Essa simples reflexão permite otimizarmos recursos e termos projetos tecnológicos mais efetivos. REFLITA: No caso da calculadora, será que todos na organização necessitam de uma calculadora HP? Entendido o conceito de tecnologia, vamos refletir sobre o conceito de sistemas, mas o que vem a ser um sistema? Do ponto de vista conceitual, um sistema “é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função” (OLIVEIRA, 2002, p. 35). Sendo assim, vamos analisar esse conceito a partir da figura 1. Figura 1: Funcionamento de um sistema ENTRADAS SAÍDAS SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA SISTEMA FEEDBACK Fonte: Gonçalves, 2017, p. 32. O conceito de sistema é aplicado a todos os contextos possíveis e foi definido na década de 1920 por Ludwig von Bertalanfy. Sistemas de Informações Gerenciais 12 SAIBA MAIS: A Teoria Geral dos Sistemasapareceu nos trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy, publicado entre 1950 e 1968, apresentando um modelo que pode analisar os grupos sociais e o sistema geral, no qual a comunicação é uma interação de elementos, com propósito, equilíbrio, organização, regulação, diferenciação e complexidade. Um sistema é definido como um conjunto de componentes inter- relacionados que trabalham em conjunto para alcançar objetivos comuns, aceitando dados de entrada (entrada) e produzindo resultados (saída) em processos de transformação organizados. Na figura 1 pudemos ver como funciona um sistema, tudo se inicia a partir de uma entrada que alimenta o sistema e seus subsistemas. Os subsistemas processam as entradas gerando resultados, ou seja, as saídas. Agora vamos detalhar cada um dos componentes de um sistema conceitualmente. • Entradas: são todos os recursos necessários para a realização (processamento) de alguma tarefa, não se refere somente à informação, mas a todo um conjunto de recursos. Segundo Gonçalves (2017, p. 32), “por exemplo, para realizar a digitação de informações para alimentar algum banco de dados, será preciso um operador, uma máquina para digitação e coleta dos dados”. • Processamento: essa etapa se refere a todas as atividades necessárias para a geração dos resultados almejados pelo sistema. Nesse item serão feitas as atividades de produção do bem ou serviço, aqui, os recursos transformadores processaram os recursos a serem transformados, dando vida ao produto. Por exemplo, para fazer um relatório de dados, o recurso transformador (digitador) utiliza o equipamento disponível (computador) por intermédio da digitação dos dados coletados (recursos a serem transformados). O término do trabalho é o Sistemas de Informações Gerenciais 13 próprio relatório contendo os dados, ou seja, a informação copilada. (GONÇALVES, 2017, p. 32) • Saídas: as saídas são chamadas de outputs dos sistemas, ou seja, são os resultados dos sistemas. Também conhecida como output, aqui encontramos o produ- to pronto, com os atributos demandados pelo seu consumi- dor. No nosso exemplo será o relatório digitado com a maior brevidade possível, as melhores qualidade e segurança possí- veis, auxiliando a gestão para a tomada de decisão. (GONÇAL- VES, 2017, p. 32) Vamos agora imaginar o conceito de sistemas na área de produção de uma empresa. As entradas seriam as matérias-primas, mão de obra, água, energia; o processamento é a confecção do produto e a saída é o próprio produto. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Compreendemos os conceitos de sistemas de informações gerenciais, analisando o que é tecnologia. Aprendemos como se dá o funcionamento de um sistema e sobre a Teoria Geral dos Sistemas. Sistemas de Informações Gerenciais 14 Por que os sistemas de informação são necessários? INTRODUÇÃO: Seguindo a lógica conceitual de sistemas, fica fácil entender o conceito de sistema de informação. Neles as saídas são as informações e as entradas se referem a tudo que é necessário para a geração dessa informação, como dados, computadores, sistemas de redes etc. E o processamento seria a lógica do sistema, a programação que realiza as combinações corretas para gerar a informação correta. Sendo assim, neste capítulo, vamos conhecer os componentes dos sistemas de informação. Segundo Gonçalves (2017, p. 110), Os sistemas de informação são os conjuntos organizados de elementos, podendo ser pessoas, dados, atividades ou recursos em geral. Esses elementos interagem entre si para o processamento de informações para depois, de alguma forma, divulgar essas informações processadas. Ainda nesse sentido, segundo O’brien e Marakas (2013, p. 2), Um sistema de informação (SI) pode ser qualquer combinação organizada de pessoas, hardware, software, redes de comu- nicação, recursos de dados e políticas e procedimentos que armazenam, restauram, transformam e disseminam informa- ções em uma organização. De maneira simples, Kroenke (2012, p. 28) explica que “um sistema é um grupo de componentes que interagem para alcançar o mesmo objetivo e produzir informações”. Sistemas de Informações Gerenciais 15 Componentes de um sistema de informação Para que um sistema de informação funcione de forma correta, são necessários alguns componentes básicos. Na figura 2 podemos ver esses componentes. Figura 2: Componentes dos sistemas de informação Hardware Peopleware Software Rede Banco de dados Processos Fonte: Elaborado pela autora, 2021. Para melhor entendermos o funcionamento dos sistemas de informação, vamos agora detalhar cada um dos componentes da figura 2. • Hardware: trata-se de um equipamento necessário ao processa- mento das informações, é fisicamente nele que ocorre o proces- samento. Segundo Gonçalves (2017, p. 38), É o equipamento físico, o que você consegue tocar, é tangí- vel, nele você tem a opção de realizar a entrada dos dados, o processamento e a saída dos sistemas de informação, ele tem necessariamente três partes, uma unidade de processa- mento chamada de Unidade Central de Processamento (CPU), dispositivos de entradas e saídas e os dispositivos de armaze- namento (memórias e o disco rígido), eles variam de modelo, tamanho e função, de acordo com a utilização dentro das or- ganizações, porém mantendo sempre essas funções. Sistemas de Informações Gerenciais 16 • Software: podemos entender que são o cérebro dos sistemas, são eles que determinam como deve ser o processamento. Trata-se do conjunto de regras que determinam como deve ser o processamento Segundo Gonçalves (2017, p. 38), consiste em instruções detalhadas e pré-programadas que controlam e coordenam os componentes (hardware). Também pode ser definido como uma sequência de instruções escritas para serem interpretadas por um computador, com o objetivo de executar tarefas específicas. • Processos: os processos são a base para o processamento, é o que determina como deverá ser, eles são a base para o software. Segundo Gonçalves (2017, p. 31), “podem ser definidos como a maneira pela qual se realiza uma operação”. • Peopleware: todo sistema de informação necessita de pessoas para o seu funcionamento. Segundo Gonçalves (2017, p. 38), “são pessoas que trabalham diretamente, ou indiretamente, com a área de TI, ou mesmo com sistema de informação”. • Netware (Rede): os sistemas necessitam do cruzamento de diversos recursos, as redes permitem o estabelecimento dessas conexões. Segundo Gonçalves (2017, p. 38), “aqui temos as ligações e as interligações dos diversos equipamentos de computação, realizando a transferência de dados de uma localização física para outras. Esses equipamentos têm conexões de voz, dados, imagens, sons e vídeos”. • Banco de dados: o banco de dados é um software que tem a capacidade de armazenar e cruzar dados, assim ele é peça fundamental para a geração de informações. Segundo Gonçalves (2017, p. 36) “é uma coleção de dados organizados para atender a aplicações, tem a função de centralizar os dados organizando e evitando duplicidades”. Sistemas de Informações Gerenciais 17 RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Conhecemos os componentes dos sistemas de informações, bem como os detalhes de cada um deles. Componentes da informação INTRODUÇÃO: Como vimos no conceito de sistemas de informação, o output desejado desses sistemas são informações, e o inputs essenciais para a geração de informação são os dados. Neste capítulo, vamos compreender a diferença entre dado e informação. Vamos estudar quais são as características das informações, bem com os tipos de sistemas de informação e suaestrutura organizacional. Estudaremos ainda a Indústria 4.0 e a Internet das coisas. Mas qual diferença entre dado e informação? A diferença é simples, um dado sozinho não serve de nada, já um conjunto de dados se transforma em informação. Vamos ver essa diferença conceitualmente. Segundo Gonçalves (2017, p. 18), dados São um conjunto de valores ou ocorrências em um estado bruto, ou seja, podem ser inúmeros e não relacionados entre si, portanto precisam de tratamento para que virem uma informação e, então, descrevam as características de um evento aleatório. Ainda de acordo com Gonçalves (2017, p. 18), informação Sistemas de Informações Gerenciais 18 Pode ser definida como um conjunto de dados organizados, que nos trazem uma mensagem sobre um evento ou fenômeno. Ela vai ser a base do conhecimento, pois acaba por trazer as possibilidades necessárias para a solução de problemas ou tomada de decisões. Outra definição indica que a informação é um fenômeno que confere significado ou sentido às coisas, já que, por meio de códigos e de conjuntos de dados, forma os modelos do pensamento humano, convertendo os dados em contexto significativo e útil. EXEMPLIFICANDO: Imagine que você precisa realizar o paga- mento dos funcionários de uma empresa e, para isso, saber o total a ser pago para fazer o planejamento financeiro. Nesse contexto, precisamos dos seguintes dados: • Nome do empregado. • Número de horas trabalhadas. • Valor da hora trabalha. • Função de cada funcionário. Esses dados isolados, do ponto de vista empresarial, não servem para nada, mas quando cruzados nos dá exatamente o que precisamos para o devido planejamento, a informação do montante necessária para o pagamento. Ainda no em relação às informações, é importante analisarmos algumas características que devem ser consideradas e preservadas. Essas características são: Sistemas de Informações Gerenciais 19 Figura 3: Características das informações Tempo Prontidão Aceitação Frequência Período Conteúdo Precisão Relevância Integridade Concisão Amplitude Desempenho Forma Clareza Detalhe Ordem Apresentação Mídia Fonte: O’brien e Marakas, 2013, p. 376. Agora, vamos detalhar cada uma delas, pois elas são realmente importantes para a eficácia do sistema, pois se essas características não forem atendidas, os sistemas não atingirão os objetivos almejados. Vamos analisar as dimensões isoladamente. Dimensão: tempo • Prontidão: fornecida quando necessária. • Atualização: atualizada quando fornecida. • Frequência: número de vezes necessárias. • Período: fornecida em períodos desejados. Dimensão: conteúdo • Precisão: isenta de erros. • Relevância: atender às necessidades do receptor. • Integridade: fornecida de forma completa. • Concisão: apenas a informação necessária. • Amplitude: alcance e foco de acordo com a demanda. • Desempenho: mensuração de atividades concluídas, progresso realizado. Dimensão: forma Sistemas de Informações Gerenciais 20 • Clareza: fácil de compreender. • Detalhe: no grau de detalhe desejado. • Ordem: na sequência desejada. • Apresentação: narrativa, numérica, gráfica etc. • Mídia: impressa, eletrônica, vídeo etc. Vale ressaltar que a informação obtida a partir do cruzamento de informações já não é mais suficiente, as empresas precisam de conhecimento. Segundo Gonçalves, (2017, p. 19), Pode ser considerado como um conjunto de informações ar- mazenadas por intermédio da experiência ou da aprendizagem (a posteriori) ou através da introspecção (a priori). No sentido mais lato do termo, trata-se da posse de múltiplos dados in- ter-relacionados que, por si só, têm um menor valor qualitativo. Quando fazemos cenários financeiros ou de previsão de vendas com base histórica, estamos cruzando uma série de informações distintas, que nos gera como resultado um conhecimento específico. Na figura 4 podemos ver o relacionamento entre dados, informação e conhecimento. Figura 4: Relacionamento entre dados, informação e conhecimento Dados Informação Conhecimento Fonte: Elaborado pela autora, 2021. A partir do cruzamento de dados geramos informações e a partir do cruzamento de informações geramos conhecimento. Tipos de sistemas de informação Em uma organização, é possível a existência de sistemas de infor- mação diferentes conforme os outputs desejados. Na figura 3 podemos ver uma série de tipos de sistemas conforme o tipo de informação que cada sistema fornece. Sistemas de Informações Gerenciais 21 Figura 5: Classificações gerenciais e operacionais dos sistemas de informação Sistemas de suporte às operações Sistemas de Informações Apoio de operações de negócios Suporte à tomada de decisões Sistemas de suporte gerencial Sistemas de processamento especializado Sistemas especializados Sistemas de informações gerenciais Sistemas de processamento de transações Sistemas de gestão do conhecimento Sistemas de apoio à decisão Sistemas de controle de processos Sistemas de informação estratégicos Sistemas de informação executiva Sistemas de colaboração empresarial Sistemas funcionais de negócios Sistemas de processamento especializado 1 7 4 2 8 5 3 9 10 6 1. Processamento de transações de negócios 7. Apoio especializado para a tomada de decisão 2. Controle de processos industriais 8. Gerenciar conhecimento organizacional 3. Colaboração de equipe de trabalho 9. Apoiar a vantagem competitiva 4. Relatórios pré-especificados para gerentes 10. Apoiar as funções básicas do negócio 5. Apoio interativo à decisão 6. Informações adaptadas para executivos Fonte: O’brien e Marakas, 2013, p. 39. Sistemas de Informações Gerenciais 22 Na figura 5, vemos duas grande divisões entre os sistemas: os sistemas de suporte às operações e os sistemas de suporte gerencial, vamos começar analisando esses dois tipos. Os sistemas de suporte às operações são sistemas que apoiam as empresas em suas atividades operacionais cotidianas, como um sistema de gestão de custos, que permite o registro diário dos gastos e das despesas de uma empresa, ou um sistema de atendimento ao cliente, que permite o cadastramento das reclamações dos clientes. Segundo O’brien e Marakas (2013, p. 39), Esses sistemas de suporte às operações produzem uma variedade de resultados de informac ̧ão para uso interno e externo. Entretanto, sua ênfase não recai nos produtos de informac ̧ão que possam a ser mais bem usados pelos gerentes. Geralmente é necessário o processamento adicional pelos sistemas de informação gerencial. O papel dos sistemas de apoio operacional de uma empresa é processar eficientemente as transac ̧ões de negócios, controlar os processos industriais, apoiar as comunicac ̧ões e a colaborac ̧ão e atualizar bancos de dados corporativos. Já os sistemas que dão suporte gerencial, são sistemas que fornecem informações de cunho gerencial e estratégias para as empresas. Nesse caso, podemos pensar em um sistemas de controladoria que permite uma análise dos gastos gerais da empresa ou um sistemas que mede a satisfação dos cliente com base nas reclamações dos clientes. Segundo O’brien e Marakas (2013, p. 40), esses sistemas “se concentram em fornecer informac ̧ões e dar suporte para a tomada de decisão eficaz por parte da gerência”. Agora, vamos analisar rapidamente cada um dos sistemas que aparecem na figura 5, correlacionando-os com o nosso dia a dia, ou seja, operacionais. Sistemas de Informações Gerenciais 23 Sistemas de processamento de transações Os sistemas de processamento de transações existem praticamente em todas as empresas, são eles que efetuam na maioria das atividades rotineiras e controlam essas atividades. Segundo Gonçalves (2017, p. 110), esses sistemas “têm a função de supervisionar as atividades elementares e todas as transações da organização, realizando o registro das informações necessárias para o bom funcionamento da organização”. Umbom exemplo desses sistemas são Os sistemas de ponto de venda (PDV) de muitas lojas de varejo usam terminais de registro de caixas eletrônicos, para capturar e transmitir eletronicamente dados comerciais por meio de links de telecomunicação com centros de computação regionais para processamento imediato (tempo real) ou à noite (lote). (O’BRIEN; MARAKAS, 2013, p. 40) Sistemas de controle de processo Segundo O’brien e Marakas (2013, p. 39), “os sistemas de controle de processo monitoram e controlam processos físicos”. São sistemas que possibilitam o acompanhamento de alguns processos por meio de sensores, permitindo um controle remoto, como é o caso do fornecimento de energia. Atualmente, estamos vivendo uma grande mudança quando falamos de sistemas de controle de processos, com a possibilidade de integrarmos máquinas e equipamentos a sistemas de informações que prometem, e já vem acontecendo, um upgrade no nosso cenário atual. Estamos falando do advento da Internet das Coisas e da Indústria 4.0. Sistemas de Informações Gerenciais 24 Figura 6: Internet das coisas e Indústria 4.0 Fonte: Pixabay A Internet das Coisas, de maneira simples, está relacionada à possibilidade de máquinas e equipamentos poderem acessar e se conectar por meio de redes, principalmente a internet, e realizarem desde consultas até input de dados. Segundo Santos (2018, p. 21), A frase “internet of things” é amplamente creditada a Kevin Ashton [...], ele indicou que cunhou o termo em 1999, enquanto na Procter & Gamble, mas não decolou até 2009 com um artigo no RFID Journal. Em nível muito básico, “Internet das Coisas” significa dispositivos que podem detectar aspectos do mundo real – como temperatura, iluminação, presença ou ausência de pessoas ou objetos, etc. – e relatar dados do mundo real, ou agir sobre isso. Em vez de a maioria dos dados ser produzida e consumida pelas pessoas (texto, áudio, vídeo), mais e mais informações seriam produzidas e consumidas pelas máquinas, comunicando-se entre si para (esperançosamente) melhorar a qualidade de nossas vidas. Com esses dois conceitos, teremos uma total mudança de paradigma na gestão das operações organizacionais, e a base de tudo isso são os sistemas de processamento de transações e os sistemas de controle de projetos. Sistemas de Informações Gerenciais 25 O é a Indústria 4.0? Foi na edição de 2011 da Feira de Hannover que o conceito da Indústria 4.0 começou a ser revelado ao público em geral. A iniciativa, fortemente patrocinada e incentivada pelo governo alemão em associação com empresas de tecnologia, universidades e centros de pesquisa do país, propõe uma importante mudança de paradigma em relação à maneira como as fábricas operam nos dias de hoje. Nessa visão de futuro, ocorre uma completa descentralização do controle dos processos produtivos e uma proliferação de dispositivos inteligentes interconectados, ao longo de toda a cadeia de produção e logística. O impacto esperado na produtividade da indústria é comparável ao que foi proporcionado pela internet em diversos outros campos, como no comércio eletrônico, nas comunicações pessoais e nas transações bancárias. Tornar a Indústria 4.0 uma realidade implicará a adoção gradual de um conjunto de tecnologias emergentes de TI e automação industrial, na formação de um sistema de produção físico-cibernético, com intensa digitalização de informações e comunicação direta entre sistemas, máquinas, produtos e pessoas; ou seja, a tão famosa Internet das Coisas (IoT). Esse processo promete gerar ambientes de manufatura altamente flexíveis e autoajustáveis à demanda crescente por produtos cada vez mais customizados. É importante frisar que boa parte dessas novas tecnologias já está disponível, mas que a transição para a Indústria 4.0 não ocorrerá de forma repentina, e sim gradual, com uma velocidade de implantação que dependerá de fatores econômicos e estratégicos e da capacitação tecnológica da indústria presente em cada país. SAIBA MAIS: Quer saber mais ainda? Acesse o vídeo “Papo de especialistas” do SEBRAE, sobre Indústria 4.0, disponível no link: https://youtu.be/JFsYo8Q1dSQ. Sistemas de Informações Gerenciais http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/inovacao-e-tecnologia-internet-das-coisas,05d99e665b182410VgnVCM100000b272010aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/inovacao-e-tecnologia-internet-das-coisas,05d99e665b182410VgnVCM100000b272010aRCRD https://youtu.be/JFsYo8Q1dSQ 26 Aplicação da Internet das Coisas em nosso dia a dia. É possível que, pelo menos atualmente, você não tenha muito interesse em ter uma casa amplamente conectada. Sob esse ponto de vista, a Internet das Coisas pode não parecer lá muito relevante, mas é um erro pensar que o conceito serve apenas para o lar: há aplicações não ligadas ao ambiente doméstico em que o conceito pode trazer ganho de produtividade ou diminuir custos de produção, só para dar alguns exemplos. Vamos a outros mais detalhados conforme publicado no site infowester por Emerson Alecrim: • Hospitais e clínicas - pacientes podem utilizar dispositivos conectados que medem batimentos cardíacos ou pressão sanguínea, por exemplo, e os dados coletados serem enviados em tempo real para o sistema que controla os exames. • Agropecuária - sensores espalhados em plantações podem dar informações bastante precisas sobre temperatura, umidade do solo, probabilidade de chuvas, velocidade do vento e outras informações essenciais para o bom rendimento do plantio. De igual forma, sensores conectados aos animais conseguem ajudar no controle do gado: um chip colocado na orelha do boi pode fazer o rastreamento do animal, informar seu histórico de vacinas e assim por diante. • Fábricas - a Internet das Coisas pode ajudar a medir em tempo real a produtividade de máquinas ou indicar quais setores da planta precisam de mais equipamentos ou suprimentos. • Lojas - prateleiras inteligentes podem informar em tempo real quando determinado item está começando a faltar, qual produto está tendo menos saída (exigindo medidas como reposicionamento ou criação de promoções) ou em quais horários determinados itens vendem mais (ajudando na elaboração de estratégias de vendas). Sistemas de Colaboração Empresarial Esses sistemas estão relacionados com o processo de comunicação interna e externa das organizações. Eles permitem não somente a comunicação, mas realmente a colaboração entre membros Sistemas de Informações Gerenciais 27 da empresa e seus possíveis parceiros. Até recentemente o que víamos nas organizações eram sistemas como e-mail, chat e videoconferência, hoje temos todo um aparato que permite a comunicação, e as empresas começam a utilizar cada vez mais esses canais em seu dia a dia, são reuniões, entrevistas, treinamentos, todos eles por meio desses sistemas. Você já utilizou esses sistemas para realizar suas reuniões? Dentre os principais, podemos destacar: o Google Hangout Meet, Skype e o próprio WhatsApp. Dentre os sistemas de apoio à decisão podemos destacar: Sistema de Informação Gerencial (SIG) Segundo Gonçalves (2017, p. 110), Os sistemas de informações gerenciais são utilizados para desenvolver relatórios sobre desempenho, permitindo a monitoração e o controle empresarial com foco no crescimento sustentável. Suporta o trabalho que lida com dados e informações formadoras de conhecimento, também atuam no controle e na integração dos processos. No mesmo sentido, Kroenke (2012, p. 29) afirma que os SIGs consistem no desenvolvimento e uso de Sistemas de Informação que ajudam as empresas a alcançarem suas metas e seus objetivos. Essa definição contém três elementos-chave: desenvolvimento e uso, sistemas de informação e metas e objetivos de negócios. Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Esses sistemas têm como característica básica fornecer informação relevante para o setor gerencial e estratégico da organização que permite que eles tomem uma decisãoestratégica. Segundo Gonçalves (2017, p. 110), Eles são utilizados para auxiliar a gestão da empresa na tomada de decisões estratégicas ou operacionais, ele utiliza as mais diversas fontes de informações (obtidas pelo SPT, sistema de processamento de transações e SIG), além de informações externas para a análise e resolução de problemas. Sistemas de Informações Gerenciais 28 Sistemas de Informação Executiva (SIE) Esses sistemas são utilizados para o auxílio à gerência com a exposição de gráficos e dados com uma linguagem de fácil entendimento. Ele se vale de dados externos e internos (SIG, sistema de informação gerencial e SAD, sistema de apoio à decisão), condensando esses dados e mostrando ao profissional que tomará a decisão os dados mais importantes. Diferentemente dos sistemas de apoio à decisão e do SIG, esses sistemas têm como característica fundamental o formato em que é entregue essas informações, normalmente em dashboard (como se fosse um painel gráfico com informações consolidadas), personalizado para cada executivo. Por exemplo, um executivo de vendas receberia um relatório sobre o andamento de suas vendas no trimestre, bem como a previsão de vendas para o próximo trimestre com base nos leads cadastradas. Da mesma maneira um executivo da área financeira receberia um resumo da situação financeira da empresa, todos os dias ao ligar o seu computador, de maneira intuitiva e prática para a tomada de decisão. Figura 7: Exemplo de dashboard Fonte: Freepik Sistemas de Informações Gerenciais 29 Segundo O’brien e Marakas (2013, p. 40), Os sistemas de informac ̧ão executiva (executive information systems – EIS) fornecem aos executivos e gerentes informações fundamentais a partir de uma ampla variedade de fontes internas e externas em exibições em tela de fácil utilizac ̧ão. Por exemplo: os altos executivos podem usar terminais com tela sensível ao toque para examinar instantaneamente textos e gráficos destacando áreas-chave do desempenho organizacional e competitivo Ainda pensando em sistema de suporte à decisão, se pensarmos em sistemas que fornecem não só informações ao usuário, mas sobretudo conhecimento, podemos destacar o último nível de sistemas apresentado na figura 5. Esses sistemas estão relacionados ao fornecimento de inteligência organizacional, tema que iremos detalhar na unidade 4, entretanto, aproveitaremos para descrevê-lo brevemente neste momento. Estamos falando dos sistemas especialistas, sistemas de gestão do conheciemento, sistemas de informação estratégico e sistemas funcionais de negócio. Sistemas especialistas São aqueles que baseados no conhecimento, fornecem conselho especializado. Segundo Kroenke (2012, p. 206), os sistemas especialistas sintetizam o conhecimento humano específico em forma de regras “se/então”. Sistemas de gestão do conhecimento São sistemas que fornecem suporte aos negócios para integrar novos conhecimentos e auxiliar a organização a controlar o fluxo de papéis, dentre os principais sistemas podemos destacar: KWA (Sistemas de Conhecimento do Trabalho - Knowledge Work Systems); OAS (Sistemas de Automação de Escritório - Office Automation Systems); Data Warehouse (organizar dados corporativos); Data Mining (Mineração de dados) e o workflow é definido como uma coleção de tarefas organizadas. Sistemas de Informações Gerenciais 30 Sistemas de informação estratégico São sistemas que fornecem informações de cunho estratégico para o alto escalão das empresas, esses sistemas normalmente realizam um cruzamento de todas as informações da empresa e as cuzam com as variáveis pré-definidas do planejamento estratégico da organização. Nesses sistemas é possível se trabalhar também com dados externos que permitem a realização de análise contextuais. Um bom exemplo de sistema de informação estratégico seriam os Balanced Scorecard, que utilizam uma série de indicadores operacionais e gerenciais para a análise da situação da organização. Sistemas Funcionais de Negócio São sistemas específicos em determinadas áreas funcionais. Esses sistemas abordam normalmente a especificidade informacional de cada uma das áreas, por exemplo, a área de recursos humanos que tem sistemas especializados em trâmites trabalhistas e operacionais da área e integrações com os sistemas governamentais como o e-social. A grande características é que são sistemas que cujas informações, principalmente as operacionais, têm detalhes específicos. Outro exemplo é a área de contabilidade, que tem normalmente sistemas especializados para realizar os processo contábeis, como é o caso do sistema cordilheira. O que é o e-social? O e-social é uma iniciativa do governo federal por meio da ação conjunta da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social, do Ministério da Previdência, do Ministério do Trabalho e da Receita Federal do Brasil, com o intuito de facilitar o processo de transmissão de informações relativas à relação trabalhista entre empregador e empregado. O e-social é lei e foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e é regulado pelo Ato Declaratório nº 5, de 17 de julho de 2013. O e-social concentra todas as informações relativas às obrigações trabalhistas, garantindo o controle dos direitos dos trabalhadores. Assim, a finalidade principal do e-social pode ser entendida como acabar Sistemas de Informações Gerenciais 31 com as divergências nos registros relacionados aos empregados e nos números de identificação fiscal — como CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP) —, impossibilitando a ocorrência de informações incorretas nos registros de admissões e demissões. A partir da eliminação das divergências de informações é possível: • Assegurar que os direitos previdenciários e trabalhistas sejam garantidos para todos os trabalhadores. • Simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previden- ciárias. • Melhorar a qualidade das informações sobre o trabalho, a segu- rança social e as relações fiscais. • Diminuir a sonegação. • Possibilitar o cruzamento das informações, facilitando a fiscalização. Sistemas de informação e estrutura organizacional Atualmente os sistemas de informação permeiam toda a organiza- ção, e todos os níveis organizacionais demandam de informações para que suas operações sejam realizadas. Na figura a seguir podemos ver o relacionamento entre os diferentes níveis organizacionais. Figura 8: Sistemas de informação e níveis organizacionais Operacional Sistemas de processamento de transações Informações para o dia a dia da organização Tático/gerencial Sistemas de informações gerenciais Informações que amparam a continuidade das operações Estratégicos Sistemas de apoio à decisão Informações que amparam decisões estratégicas Fonte: Elaborado pela a autora, 2021. Sistemas de Informações Gerenciais 32 Dessa maneira, temos as seguintes premissas: • Os sistemas de apoio à decisão subsidiam o nível estratégico para a tomada de decisão e apoio ao planejamento estratégico da organização. Um exemplo desses sistemas é um sistema que crie cenários a partir de variáveis financeiras, como juros e taxa de dólar com base nos dados organizacionais, permitindo que um diretor financeiro tome algumas decisões estratégicas. Outro exemplo seria um sistema que permita um comparativo de investimentos em projetos que dê a sinalização de qual seria o melhor projeto com base em variáveis pré-determinadas pelo usuário do sistema. • Os sistemas de informação gerencial têm como função alimentar o gerenciamento das organizações, fornecendo informações aos gerentes e supervisores de áreas, por exemplo, na área de produção podemos citar os sistemas de PCP (planejamento de controle de produção), que realizam todo o planejamento da produção cruzando dados oriundos da área de vendas. • Os sistemas operacionais têm como função atender às demandas operacionais, isto é, fornecer informações que permitam a operacionalizaçãodiária da empresa. Por exemplo, um sistema de call center que gera lista de pessoas a serem contactadas para que os atendentes possam realizar o contato. Dessa forma, as informações fornecidas pelos diferentes tipos de sistemas têm muito valor para cada um dos níveis organizacionais. Estrutura necessária para a implementação de sistemas de informação Quando pensamos em sistemas de informação, é normal imaginarmos que para implementá-los precisamos resolver questões técnicas, como disponibilidade de hardware, infraestrutura de rede e outros itens técnicos, mas na realidade são necessários mais do que questões técnicas. Segundo O’brien e Marakas (2013) são necessários desenvolvimento e ajuste de conhecimentos de diversas áreas da organização no momento de se implementar um projeto de sistemas Sistemas de Informações Gerenciais 33 de informações. Essas áreas podem ser vistas na figura a seguir. Vamos analisar rapidamente cada uma dessas áreas. Figura 9: Sistemas de informação e aplicações organizacionais Aplicações de negócios Tecnologias da informação Processos de desenvolvimento Conceitos fundamentais Desafios gerenciais Sistemas de Informação Fonte: O’brien e Marakas, 2013, p. 5-6 (Adaptado). • Conceitos fundamentais: antes de mais nada, para o pleno desenvolvimento de sistemas de informação é necessário compreendermos conceitos fundamentais que permitem a compreensão do contexto em que esses sistemas serão implementados. Trata-se de conhecimentos organizacionais, técnicos, negociais, comportamentais e sobre estruturas organizacionais. • Tecnologias da informação: apesar de termos deixado claro que sistemas de informação não envolvem somente questões técnicas, é importante destacar que os conceitos da área de tecnologia da informação são muito importantes e devem ser analisados e estruturados organizacionalmente. • Aplicações de negócios: podemos dizer que os sistemas de informações têm como principal função aumentar a vantagem competitiva das organizações e isso se dá a partir do conhecimento dos processos organizacionais. O conhecimento dos processos organizacionais permite que a empresa e equipe tenha uma dimensão das aplicações que podem ser necessárias, bem como a viabilidade delas. Sistemas de Informações Gerenciais 34 • Processos de desenvolvimento: outro ponto importante para o entendimento dos sistemas de informação é o próprio processo de desenvolvimento que, segundo O’brien e Marakas (2013, p. 5-6), se refere a “como os profissionais de negócios e especialistas de informação planejam, desenvolvem e implementam sistemas de informação para encontrar oportunidades de negócios”. • Desafios gerenciais: no momento de se pensar em sistemas de informação, há que se considerar também os desafios gerenciais como questões éticas, de segurança, entre outros. Na opinião de O’brien e Marakas (2013, p. 5-6) devem ser considerados “os desafios de gerenciamento eficaz e ético da tecnologia da informação nos âmbitos de usuário final, na empresa e nos negócios globais”. A partir desse breve relato dos pontos que devem ser estudados no momento da implementação de um sistema de informação, podemos perceber que esses projetos devem ter um caráter multidisciplinar, e não ter como ponto de avaliação somente as questões técnicas. Por isso, existe uma série de variáveis que deve ser considerada. Conforme O’brien e Marakas (2013, p. 5-6), Neste ponto, você deve ser capaz de perceber que o êxito de um sistema de informação não deveria ser medido apenas por sua eficiência em termos de minimização de custos, tempo e uso de recursos da informação, mas também pela eficácia da tecnologia da informação em dar suporte a estratégias de negócio de uma organização, tornando possíveis os seus processos, aprimorando suas estruturas e sua cultura organizacionais, e aumentando o valor do cliente e do negócio da empresa. Sistemas de Informações Gerenciais 35 RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Estudamos aqui o que é informação, dado e conhecimento e como eles se relacionam. Vimos os tipos de sistemas de informação, sua estrutura organizacional e como ela se aplica na organização. Além disso, compreendemos o que é a Indústria 4.0 e Internet das Coisas, analisando um exemplo de dashboard. Sistemas de Informações Gerenciais 36 Gestão da tecnologia da informação e os tipos de sistemas de informação INTRODUÇÃO: O modo de gerir os investimentos deve partir de modelos de negócios diferenciados, normalmente baseados em tecnologia, já que os antigos modelos não funcionam mais. Para entendermos como a tecnologia da informação deve ser gerida, é importante retomarmos o processo evolutivo da tecnologia nas organizações, assim, neste capítulo, discutiremos primeiramente sobre o papel da tecnologia nas organizações, na sequência, veremos o processo de gestão e planejamento de tecnologia da informação e finalmente analisaremos o perfil profissional necessário para gerir a tecnologia no novo contexto organizacional. Da mesma forma que a tecnologia vem evoluindo tecnicamente, a forma como ela atua nas organizações também vem sendo alterada. Assim, paralelo ao fato de que a tecnologia tem se espalhado por todos os segmentos de mercado e por todas as áreas das empresas, a forma como ela vem sendo abordada pelas organizações vem sendo mudando. O grande impacto da mudança se reflete na migração do uso da tecnologia da informação (TI) inicialmente somente para fins operacionais e agora para fins estratégicos. Essa alteração não ocorreu somente quanto ao tipo de tecnologia a ser utilizada, mas sobretudo com relação aos investimentos que hoje são muito mais altos que antigamente. De acordo com IDG (2016), Os gastos globais com TI devem crescer 2,9% em 2017 em relação a 2016, totalizando US$ 3,4 trilhões, após uma pequena retração prevista para este ano, segundo estimativa feita pelo Gartner Group. Segundo o instituto de pesquisa, a área de software e serviços de TI são o principal responsável pela expansão dos investimentos. Sistemas de Informações Gerenciais 37 Papel da tecnologia da informação nas empresas A tecnologia da informação entra nas organizações na década de 50 com o advento dos computadores e, com eles, os sistemas de informação que começam a ser utilizados pontual e operacionalmente até chegar ao cenário de hoje, onde praticamente todas as organizações dependem da tecnologia. O desenvolvimento, o crescimento e a função da tecnologia da informação nas organizações mudou à medida que os sistemas de informação foram evoluindo. Podemos perceber que inicialmente os sistemas de informação tinham um caráter extremamente operacional, ou seja, suas funcionalidades estavam concentradas em automatizar atividades que antes eram realizadas pelas pessoas, sem a realização de críticas ou melhorias. Podemos verificar esse cenário nos sistemas de processamentos eletrônicos de dados e os de informação gerencial. Com os sistemas de apoio à decisão, sistemas de informações executivas e estratégicas e sistemas inteligentes, começamos a perceber que estes começam a exercer uma função estratégica, já que começam a deixar de simplesmente trabalhar e fornecer dados e informações e começam a dar a seus usuários – as empresas – conhecimento. De acordo com Laudon e Laudon (2004, p. 16), Enquanto os primeiros sistemas produziam, em grande parte, mudanças técnicas que afetavam poucas pessoas da empresa, os atuais vêm provocando mudanças administrativas (que têm tal informação sobre quem, quando e com que frequência) e mudanças institucionais ‘centrais’ (que produtos e serviços produzidos, sob que condições e por quem). Fazendo um paralelo com a estrutura organizacional das empresas, a área de tecnologia da informação como função organizacionalinicialmente estava posicionada na estrutura organizacional como uma das atividades do setor de administração, em alguns casos ela estava dentro do setor de manutenção da empresa, como podemos ver na Sistemas de Informações Gerenciais 38 figura a seguir. Ou seja, era simplesmente uma atividade administrativa e operacional sem grande importância para a organização. Figura 10: Estrutura organizacional I Diretoria RH Produção ADM Informática Fonte: Elaborado pela autora, 2021. Com o desenvolvimento dos sistemas de informação mais inteligentes, o setor de informática assume uma função organizacional dissociada da área operacional que era fortemente ligada ao hardware e software e passa a estar correlacionada à informação, assumindo dessa forma uma posição de staff dentro das organizações como podemos ver na figura a seguir. Figura 11: Estrutura organizacional II Diretoria RH Finanças Produção Tecnologia da Informação Fonte: Elaborado pela autora, 2021. Sistemas de Informações Gerenciais 39 Ao assumir a função de staff, a área de tecnologia da informação tem agora uma função estratégica, já que a informação é hoje um dos maiores recursos que a organização tem e muitas vezes ela pode determinar a sobrevivência da empresa. Desse modo, percebemos que a forma como a empresa gerenciava e investia na tecnologia da informação anteriormente concentrada na área técnica, não podia ser continuada, portanto, urge a necessidade de uma postura diferenciada que permita que a empresa possa aproveitar os benefícios que a tecnologia da informação pode oferecer. Benefícios da tecnologia nas empresas Eficiência operacional e redução de custos Desde o início do uso da tecnologia da informação nas empresas, ela sempre teve como objetivo a redução dos custos, principalmente pela otimização de recursos. Inicialmente, com a informatização dos processos, a TI gerou benefícios de tempo, já que com os sistemas de informação os processos acontecem de maneira muito mais rápida, ou seja, melhoria nos processos. Na sequência, a automatização gerou uma diminuição da necessidade de mão de obra, o que representou a primeira redução de custos. A automatização de processos, principalmente na área de produção, possibilita a redução do consumo de matéria-prima, visto que os sistemas de informação associados à robótica consegue uma precisão que gera otimização de recursos materiais e redução de tempo. Outro exemplo de tecnologia da informação que proporciona uma redução de custos são as tecnologias de VoIP (Voice Over Internet), que possibilitam o uso das redes para a realização de ligações, sobretudo internacionais, facilitando os contatos comerciais internacionais das empresas. VoIP, ou Voz sobre Protocolo de Internet, é uma tecnologia que permite a transmissão de voz por IP (Protocolos de Internet), ou seja, transforma sinais de áudio analógicos, como em uma chamada, em dados digitais que podem ser transferidos pela internet. (Disponível em: https://glo.bo/2PVnBpz. Acesso em: 6 abr. 2021) Sistemas de Informações Gerenciais 40 Esses benefícios refletem diretamente na eficiência e lucratividade das organizações, já que com uma diminuição de custos existe uma grande probabilidade de aumento de margens e participação do mercado e isso é proporcionado pela tecnologia da informação (LAUDON; LAUDON, 2014). Comunicação Com o avanço das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) e o advento da internet, smartphones e outras tecnologias modernas, o processo de comunicação interna e externa das empresas foi radicalmente alterado. Hoje, com o amparo da TI, as empresas conseguem a velocidade comunicacional necessária ao andamento dos negócios. Na comunicação interna, a possibilidade de acessos remotos e de processos colaborativos proporciona às empresas a agilidade que é necessária para que as organizações se mantenham no mercado. Um exemplo simples é o uso de sistemas de mensagens instantâneas e videoconferência. Muitas empresas multinacionais utilizam esses sistemas para trocar mensagens entre filiais, resolvendo pendências e agilizando processos. Na comunicação interna por meio da internet e da criação de intranets ou portais, é possível a transmissão e o compartilhamento de informações necessárias com os colaboradores, onde quer que estejam. Ainda pensando em comunicação, segundo Laudon e Laudon (2014, p. 6) “os gerentes usam costumeiramente a colaboração on-line e tecnologias sociais para tomar melhores decisões e de maneira mais rápida”. Tomada de decisões O avanço tecnológico dos sitemas de informação e banco de dados possibilitou por meio do cruzamento de informações a sinalização de tendências servindo como apoio para uma tomada de decisão mais assertiva. Na opinião de Laudon e Laudon (2014, p. 362), “uma das Sistemas de Informações Gerenciais 41 principais contribuições dos sistemas de informação é a melhoria na tomada de decisão, tanto para os indivíduos quanto para grupos”. A importância do embasamento informacional para a tomada de decisão é determinante para o direcionamento organizacional, já que uma decisão bem feita pode mudar o rumo da empresa. Competitividade De acordo com Porter (1989), as principais estratégias competitivas são baseadas no custo e na diferenciação. Com relação ao custo, a partir do momento que a TI aumenta a eficiência organizacional e consequentemente otimiza os custos, ela potencializa a competitividade das empresas. Se analisarmos a redução de custos com materiais na produção, o custo do produto fica menor e, dessa maneira, é possível uma melhor barganha comercial, aumentando a participação de mercado sem comprometer margem. A TI fornece informações que conduzem as diferenciações, como é o caso das soluções de Customer Relationship Mangament (CRM), que a partir do delineamento do perfil do cliente direciona as ações da empresa conforme as expectativas dos clientes. Na área de produção, soluções tecnológicas aprimoram a produção gerando também diferenciação ao produto, isso sem falar no processo de inovação tecnológica. Novos modelos de negócios As TICs abrem inúmeras possibilidades que sem ela não seriam possíveis. “Novos negócios e setores aparecem enquanto os antigos desaparecem, e empresas bem sucedidas são aquelas que aprendem a usar as novas tecnologias” (LAUDON; LAUDON, 2014, p. 4). De acordo com Osterwalder e Pigneur (2011, p. 14), “um modelo de negócios descreve a lógica de como uma organização cria, entrega e captura valor”. Com o uso das TICs, começam a sugir várias empresas baseadas totalmente na internet, apoiando a possibilidade de customização e personalizações. Um bom exemplo são as plataformas negociais, como o da Blank Label (www.blanklabel.com) que é uma empresa on-line que vende camisas totalmente personalizadas, e o Get Sistemas de Informações Gerenciais 42 Around (www.getaround.com) que é um ambiente virtual onde as pessoas simplesmente compartilham seus carros. Relacionamento com cliente e fornecedores O grande benefício da TI para o relacionamento com o público externo concentra-se na possibilidade de uma integração interorganizacional que permite uma agilidade nos processos. A partir dessa integração é possível personalizar as ações com os parceiros como forma de melhorar o relacionamento e atender seus interesses. Alguns fabricantes já possuem sistemas de informação que automatizam a entrada de pedidos com os grandes atacadistas. Dessa forma, ambos atacadistas e fabricante conseguem criar estratégias conjuntas, o que perante ao mercado é sem dúvida uma estratégia competitiva. Com clientes, principalmente os grandes, é possível estabelecer um elo que se bem explorado pode concretizar e manter clientes. Nesse caso, a tecnologia possibilita também a integração produtiva diferenciada baseada no just in time (JIT), que é mais difícil de ser rompida. O conceito do JIT é bastante simples: produzir e entregar os produtosa tempo (just in time) de serem vendidos. Peças a tempo de serem montadas e materiais a tempo de serem transformados em peças. A ideia dos japoneses é produzir pequenas quantidades para corresponder à procura, enquanto que os ocidentais produzem grandes quantidades de produtos variados para o caso serem necessários. (Disponível em: https://bit.ly/3en2fe8. Acesso em: 6 abr. 2021. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você real- mente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Aprendemos o papel da tecnolo- gia da informação nas empresas. Vimos o processo de ges- tão e planejamento da tecnologia e compreendemos os benefícios dos sistemas de informações nas organizações. Sistemas de Informações Gerenciais http://www.getaround.com 43 REFERÊNCIAS ALECRIM, E. O que é Internet das Coisas (IoT). 2016. Infowester. Disponível em: https://www.infowester.com/iot.php. Acesso em: 6 abr. 2021. CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologias da informação e as organizações do século XXI & Introdução ao BPM & BPMS Introdução ao CMM-I. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2014. GONÇALVES, G. R. B. Sistemas de informação [recurso eletrônico] / Glauber. Porto Alegre: SAGAH, 2017. KROENKE, D. Sistemas de informaçaões gerenciais. São Paulo: Saraiva, 2012. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Pearson Education do Brasil 2014. O’BRIEN, J. A., MARAKAS, G. M. Administração de sistemas de informação. 15. ed. Dados eletrônicos. Porto Alegre: AMGH, 2013. OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de informação gerenciais: estratégias, táticas, operacionais. São Paulo: Atlas, 2002. OSTEWALDER, A.; PIGNEUR, Y. Business Model Generation – Inovação em Modelos de negócios: um manual para visionários, inovadores, inovadores e revolucionários. Rio de Janeiro: Alta Books, 2011. PORTER, M. E. Estratégia competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. SANTOS, S. Introdução à IoT: Desvendando a Internet das Coisas. SS Trader Editora, 2018. Sistemas de Informações Gerenciais Sistemas de Informação na Cadeia Produtiva Unidade 2 Sistemas de Informações Gerenciais Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autoria TATIANA SOUTO MAIOR DE OLIVEIRA AUTORIA Tatiana Souto Maior de Oliveira Olá! Meu nome é Tatiana Souto Maior de Oliveira. Sou doutora em Administração com ênfase em tecnologia, possuo Mestrado em Gestão Urbana pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná e especializações na área de Tecnologia da Comunicação e Informação. Atualmente sou professora universitária, profissão que exerço há 15 anos, trabalhando com pesquisa e consultoria na área de administração e atuando principalmente no elo dos seguintes temas: informação, tecnologia e negócio. ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Sistemas de gestão empresarial (ERP) ...............................................10 ERP .............................................................................................................................................................10 Vantagens de um ERP .............................................................................................. 13 Fatores críticos de sucesso .................................................................................. 15 Sistemas de tomada de decisão (SIG, DSS e EIS) ..........................19 Modelo de banco de dados para sistemas de apoio à decisão................... 21 Dificuldades na criação de sistemas de tomada de decisão .........................24 Customer Relationship Management (CRM) ..................................... 26 Vantagens do CRM ........................................................................................................................28 Estrutura do CRM ............................................................................................................................ 31 CRM como ferramenta de accountability ..................................................... 37 Supply Chain Management ..................................................................... 39 Vantagens do SCM ......................................................................................................................... 41 Soluções correlatas ao SCM ...................................................................................................42 E-procurement ...............................................................................................................42 Partner Relationship Management (PRM) .................................................44 7 UNIDADE 02 Sistemas de Informações Gerenciais 8 INTRODUÇÃO No passado, as empresas adotavam estratégias de controles manuais, por meio de livros, fichários e cadernos. Muitos empresários tinham de cor o nome e contato de seus principais clientes. O avanço tecnológico nos apresenta formas bem mais eficientes de guardarmos e manipularmos os dados importantes para o sucesso dos empreendimentos. Manter clientes satisfeitos envolve uma série de estratégias que demandam o controle de todos os dados relacionados a eles; desde suas preferências, escolhas e contatos, até suas experiências após consumir os produtos e/ou serviços que foram adquiridos. Poder gerenciar essas informações de forma integrada corresponde às aplicações empresariais dos Sistemas de Informações Gerenciais, e temos muito a estudar sobre isso. Ao longo desta unidade letiva iremos mergulhar neste universo! Sistemas de Informações Gerenciais 9 OBJETIVOS Olá! Seja muito bem-vindo à Unidade 2 da disciplina de Sistemas de Informações Gerenciais. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: 1. Entender a finalidade e a arquitetura dos sistemas de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning (ERP), identificando as principais segmentações e fornecedores nacionais e mundiais desses sistemas; 2. Compreender o conceito e a finalidade dos sistemas de apoio às tomadas de decisão (SIG, DSS E EIS), discernindo sobre suas características; 3. Discernir sobre as peculiaridades dos Sistemas de Relacionamento com Clientes, ou Customer Relationship Management (CRM), suas aplicações e perfis de empresas usuárias; 4. Entender o conceito e a finalidade dos Sistemas de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, ou Supply Chain Management (SCM), identificando perfis de empresas usuárias e outraspeculiaridades. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Sistemas de Informações Gerenciais 10 Sistemas de gestão empresarial (ERP) INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo você será capaz de entender a utilização dos sistemas de informação pelas empresas. Isso será fundamental para o exercício de sua profissão. Os profissionais que utilizaram sistemas de informações gerenciais sem a devida instrução tiveram problemas nos fluxos de controle de dados e de processos. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Vamos lá. Avante! ERP A partir do momento em que as empresas perceberam os benefícios dos sistemas de informação dentro da empresa, notamos um vertiginoso crescimento dos investimentos em sistemas. De fato, podemos dizer que a partir da década de 70 a área de tecnologia, também chamada simplesmente informática, vem movimentando o dia a dia das organizações. Os Sistemas de Informações Gerenciais começam a ser desenvolvi- dos primeiramente de forma isolada, ou seja, foram sendo desenvolvidos sistemas específicos para cada área organizacional (O’BRIEN, 2004). Des- se modo, era normal em uma instituição, até a década de 90, encontrar a cada setor um sistema diferente que não conversavam entre si. Sistemas de Informações Gerenciais 11 Na figura 1 podemos ver de forma exemplificada o cenário acima, onde cada setor desenvolvia seu sistema de forma isolada. Na grande maioria das empresas, os sistemas dessa época eram sistema de cunho operacional e atendiam as necessidades diárias do setor. Figura 1: Estrutura de informação sistemas isolados Marketing Marketing de produtos Vendas Telemarketing Vendedores Operações Processamento de ordens Finanças Cotas a receber Sistema de Pedidos de Clientes (Grupo) Sistema de Análise de Vendas (Pessoal) Sistema de Geração de Receita (Institucional) Fonte: Elaborada pela autora, 2021. A grande questão que começa a aparecer é que a tendência geral, quando falamos em uso da tecnologia, é que a partir do momento em que temos acesso a informações que nos ajudam a gerir as empresas, sempre queremos mais dessa tecnologia. A premissa é simples: informação é a chave da gestão de hoje. Quando os gerentes descobrem que podem ter acesso às informações, nova demandas começam a surgir e o modelo de sistemas departamentalizado não consegue suprir. De fato, apesar das vantagens que eles representavam operacio- nalmente e em alguns casos até gerencialmente, muitas das necessida- des informacionais em nível de gestão envolviam informações de mais de um setor. Mas quais os principais problemas desse modelo? Primeiramente podemos destacar o fato de que quando temos um cenário descentralizado temos uma fragmentação da informação, ou Sistemas de Informações Gerenciais 12 seja, para compormos uma determinada informação ou conhecimento precisamos de uma série de dados, lembram? Agora, imagine em um ambiente onde os sistemas são isolados, como conseguiremos cruzar informações financeiras e comerciais? Como vou saber qual seria meu produto mais lucrativo? Nesse caso, teríamos duas possibilidades: • Extrair informações dos sistemas financeiro e comercial e cruzá- las manualmente ou por meio de planilhas de análise (ainda hoje muitas empresas fazem isso). • Outras opções é criar inputs (entradas) de dados financeiros nos sistemas comerciais e inputs comerciais nos sistemas financeiros. Nos dois casos acima chegaríamos ao conhecimento desejado, mas em ambos os casos já imaginou o tempo que perderíamos para fazer isso? Desse modo, percebemos que quando temos uma série de sistemas isolados é muito mais difícil e custoso obter informações. No segundo caso, se tivermos que duplicar os dados em vários sistemas, temos ainda outro problema, a possibilidade de uma inconsistência de dados. Toda vez que redigitamos determinado dado temos a possibilidade de erros de digitação, o que pode comprometer toda a informação gerada e consequentemente a tomada de decisão. Os sistemas de informação quando utilizados isoladamente tiveram as seguintes características: • Fragmentação da informação. • Dificuldade de obter informações consolidadas. • Inconsistência de dados. Agora você deve estar pensando: como posso resolver essa situação? A solução é simples, precisamos integrar os dados dos vários sistemas, preferencialmente em uma mesma plataforma, assim será possível a consolidação dos dados e, consequentemente, geração de relatórios de cunho gerencial e estratégico. Assim surgem os ERPs (Enterprise Resourse Planing) ou comumente chamados de sistemas de gestão, que têm como objetivo principal Sistemas de Informações Gerenciais 13 possibilitar a integração entre as diversas áreas funcionais de uma empresa, gerando informações que possibilitem seu planejamento (RAINER; CEGLESKI, 2012). Segundo O’ Brien e Marakas (2013, p. 290), O ERP é a espinha dorsal dos negócios eletrônicos, uma arquitetura de transações que liga todas as funções de uma empresa, como processamento de pedido de vendas, controle e gerenciamento de estoque, planejamento de produção e distribuição e finanças. A partir da implementação dos ERPs, as empresas conseguem controlar seus processos e suas atividades de uma maneira mais precisa, proporcionando principalmente uma melhoria operacional. Os sistemas de gestão em sua maioria atendem no mínimo as necessidades básicas de gestão, ou seja, possuem módulos para os setores de recursos humanos, financeiro, comercial, produção e áreas correlatas. Na figura 2 podemos ver um exemplo de ERP básico. Figura 2: Principais componentes de um ERP ERP Inventário Financeiro Recursos humanos Produção Serviço Compras MRP Fonte: Elaborada pela autora, 2021. Agora imagine a quantidade de descobertas que podemos fazer integrando todas essas áreas? Vamos dar uma olhadinha em algumas vantagens que os ERPs conseguem gerar para a organização. Vantagens de um ERP • Integração dos processos (informações atualizadas): as empresas são estruturadas a partir de processos e a grande maioria destes Sistemas de Informações Gerenciais 14 permeiam todos os setores das organizações. Com os sistemas isolados ficava difícil se perceber o todo de um processo e consequentemente não era possível manter sua continuidade. Já com o ERP é possível uma visão geral e atualizada por parte dos gestores da empresa. • Acesso à informação, (permissão de acesso): a lógica da base do ERP é a unificação dos sistemas em uma única plataforma, o que possibilita um controle maior no acesso, garantindo segurança a informação. • Padronização dos processos: a grande maioria das empresas tem problemas com processos segmentados que geram uma série de formatos diferente. A padronização de procedimentos, além de permitir uma melhoria operacional, possibilita um melhor controle da organização como um todo. • Velocidade da informação (tempo real): como já falamos anteriormente, o processo de integração de processos em ambiente não integrado é muito custoso e demorado, e hoje o mercado demanda informações em tempo real. Por meio do ERP é possível integrar dados de todos os setores. Assim, a integração e o acesso a essas informações ocorrem quando o usuário as solicita. • Redução de custos: quando integramos os sistemas, eliminamos processos redundantes, diminuindo processos duplicados, e agilizamos a organização como um todo. • Agilidade empresarial: a integração de sistemas em uma única plataforma permite que a empresa tenha acesso às informações de forma mais rápida, aumentando a agilidade mercadológica da empresa. • Eficácia empresarial: os conceitos de eficácia estão relacionados à capacidade de as empresas atingirem seus objetivos. Quanto mais munidos de informações são os gestores, podemos imaginar que melhores serão suas ações e consequentemente maior a probabilidade do atingimento dos objetivos. Sistemas de Informações Gerenciais15 Como dito anteriormente, o ERP tem um papel de extrema importância para o alinhamento dos processos organizacionais, já que se tem acesso o processo da organização. Esse acompanhamento é feito de maneira integrada por todos os setores, permitindo um melhor controle e consequentemente resultado. Na figura 3, podemos ver a abrangência de atuação do ERP. Figura 3: Funções e processos empresariais auxiliados pelo sistema ERP Fo rn e ce d o re s Planejamento de demandas Planejamento de produção Planejamento logístico Planejamento de distribuição Inserção do pedido C lie n te s ERP Compras e contas a pagar Planejamento de materiais Entradas estoque Gerência da fábrica Programação da produção Controle de estoque e armazenagem Distribuição e contas a receber Finanças e contabilidade Recursos humanos Fonte: O’Brien e Marakas, 2013, p. 296. Com base nessas vantagens, podemos chegar à conclusão de que a maioria das empresas buscam implantar um ERP pelos seguintes motivos: integração de informações, necessidade de informações gerenciais, busca de vantagem competitiva e redesenho de processos. Entretanto, percebemos que muitas empresas ainda não utilizam essa tecnologia, mas cada vez mais as pressões mercadológicas vêm pressionando as empresas a melhorar a sua gestão com base em informação e isso só é possível a partir da existência de informações integradas, ou seja, por meio da implementação de um ERP. Fatores críticos de sucesso É fato que os ERPs fazem muita diferença nas organizações, mas implementar essa ferramenta não é algo simples, já que ele envolve toda a organização. Normalmente, para a implementação, é necessário que a empresa se estruture com foco no projeto. Sistemas de Informações Gerenciais 16 Segundo O’Brien e Marakas (2013, p. 297), A implementação do ERP é comparável a um transplante de cérebro. Desativamos todos os aplicativos da companhia e passamos a utilizar o software da Peoplesoft. O risco, evidentemente, seria a interrupção das atividades da empresa, porque se o ERP não for implementado corretamente, com certeza você acabará matando a empresa. Segundo Valentin et al. (2001), para que as empresas tenham sucesso na implementação de um projeto de ERP, é necessário que elas tenham: • Missões claras e definidas. • Apoio da alta administração. • Usuários capazes e envolvidos. • Planejamento detalhado do projeto. • Gerente de projetos com habilidades necessárias. • Presença de consultoria externa. • Mudança nos processos de negócios. Segundo Côrtes e Lemos (2009, p. 98), • A resistência a mudanças pelo usuário é o maior risco na implantação do ERP. • Treinar somente alguns usuários para serem multiplicadores de informação é um risco de insucesso do projeto ERP. • É importante o comprometimento e a dedicação em tempo integral da ..... equipe designada na implantação para o sucesso do projeto ERP. • É importante o comprometimento de todos, principalmente do(s) executivo(s) responsável(eis) da empresa, a fim de garantir o sucesso do projeto. Sistemas de Informações Gerenciais 17 • Deve haver um acompanhamento do projeto com reuniões periódicas. • A motivação é fator decisivo em cada fase do projeto ERP. • Usuários envolvidos somente na fase final do projeto têm uma resistência natural à utilização do ERP. • Treinamento insuficiente dos usuários é uma falha que repercute negativamente na implantação do ERP. • Os objetivos e as fases do projeto ERP devem ser claramente definidos para todos na empresa. Existem várias soluções de ERP atualmente no mercado, sendo que é possível encontrarmos para pequenas empresas até soluções mais robustas. Dentre os principais players do mercado podemos destacar: • TOTVs - https://www.totvs.com • Oracle - http://www.oracle.com/applications • SAP - http://www.sap.com Pensando no cenário de pequenas empresas, podemos destacar o ERP Hábil empresarial (https://www.habil.com.br//), que tem versões escalonadas a partir de uma solução mais simples e gratuita até soluções com mais funcionalidades. Com a evolução da tecnologia da informação e a tendência de estruturas descentralizadas e/ou sistemas distribuídos, cada vez mais percebemos a tendência de as empresas utilizarem soluções localizadas fora da empresa, ou seja, na nuvem. Segundo Coulouris e Dollimore (2013, p. 18), Definimos um sistema distribuído como aquele no qual os componentes de hardware ou software, localizados em com- putadores interligados em rede, comunicam-se e coordenam suas ações apenas enviando mensagens entre si. Essa de- finição simples abrange toda a gama de sistemas nos quais Sistemas de Informações Gerenciais https://www.totvs.com http://www.oracle.com/applications http://www.sap.com https://www.habil.com.br// 18 computadores interligados em rede podem ser distribuídos de maneira útil. Segundo Veras (2012, p. 32), É um conjunto de recursos virtuais facilmente utilizáveis e acessíveis, tais como hardware, software, plataformas de desenvolvimento e serviços. Esses recursos podem ser dinamicamente reconfigurados para se ajustarem a uma carga de trabalho (WORKLOAD) variável, permitindo a otimização do seu uso. Existe hoje uma infinidade de sistemas de ERP que funcionam na nuvem e a maioria deles permite um teste gratuito. Aqui vale ressaltar que a grande vantagem do uso de sistemas na nuvem é que minimiza a necessidade de infraestrutura, mas essas soluções não são ideais para todos os cenários. Assim antes de optar por uma solução ou outra, é importante um diagnóstico das necessidades da empresa. A organização deve ter clara as suas necessidades processuais e informacionais e verificar se a solução escolhida atende as necessidades identificadas. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Compreendemos o que é como se aplica o sistema de gestão empresarial ERP. Vimos sua estrutura em sistemas isolados, as vantagens de um ERP e os fatores críticos de sucesso na implementação dessa ferramenta. Sistemas de Informações Gerenciais 19 Sistemas de tomada de decisão (SIG, DSS e EIS) INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo você será capaz de entender os sistemas de tomada de decisão, como o SIG, DSS e EIS. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Vamos lá. Avante! A partir da década de 70, as empresas começaram administrativa- mente a demandar por informações que permitissem tomar decisões que normalmente resultam do cruzamento de dados de setores distintos da organização e surgem assim os sistemas de apoio à decisão (SAD), que além de relatórios operacionais, começaram a dar informações que per- mitiam uma tomada de decisão, ou seja, o gestor agora não precisa mais ficar cruzando dados para ter informações que sinalizasse erros frequen- tes ou estratégica malsucedidas (O’BRIEN, 2004). Nesse contexto, começamos a falar de sistemas de apoio à tomada de decisão que possibilitam uma integração de informações de diferentes áreas funcionais para que fosse possível uma análise decisória. À medida que as empresas começam a buscar por soluções que deem mais que dados e informações, começamos a perceber sistemas de cunho estratégico, que permitam a criação de cenários que subsidiem a tomada de decisão. Esses sistemas têm se destacado principalmente pelo fato de que a assertividade da tomada de decisão nunca foi tão importante. Hoje, no mercado, as empresas não podem perder possíveis oportunidades, muito menos tomar uma decisão errada, se isso ocorrer, dependendo do caso, não há tempo para se reverter e toda a operação pode ser comprometida. Sistemas de Informações Gerenciais 20 Como a empresa atua cada vez mais interligada interna e externamente, é necessário que essas decisões sejam tomadas com base em todos os dados possíveis.
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