Controle da organização e noções de contabilidade de custos

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1.1 Conceitos básicos da organização como sistema
Sabemos que a globalização mercadológica e o acirramento competitivo das organizações impõem a necessidade de estas implantarem melhorias contínuas de desempenho, a fim de manterem-se competitivas no mercado.
Desta forma, qualquer empreendimento econômico apresenta dois objetivos fundamentais:
· a rentabilidade, expressa pela capacidade de a empresa gerar recursos que aumentem o patrimônio líquido ou retorno sobre o investimento realizado; 
· a liquidez, traduzido pela manutenção da capacidade de a empresa arcar com as obrigações e com as responsabilidades assumidas.
Entretanto, como atingir tais objetivos?
De acordo com Coronado (2006), o administrador deverá olhar atentamente para os processos de planejamento, execução e controle. A seguir, vamos estudar cada um destes processos.
Planejamento
O planejamento é um processo de ações coordenadas, visando atingir determinados objetivos; ao longo do tempo o planejamento poderá sofrer alterações visando ajustar determinado percurso para o alcance das metas estabelecidas.
Em contabilidade de custos, representa um campo de trabalho a ser desenvolvido, como, por exemplo, planejamento de um novo empreendimento industrial, lançamento de um novo produto a ser fabricado, alteração da linha de produção em atenção a algum método ou roteiro específicos.
Dentro da estrutura hierárquica empresarial, o planejamento é um setor que possui a responsabilidade de integrar as funções da empresa, coordenando trabalhos dos diversos setores, inclusive o de produção.
Agora, vamos ver quais são as atribuições do setor de planejamento na área da contabilidade de custos. Destaca-se para a área de custos a responsabilidade do setor de planejamento de realizar o orçamento da empresa, que se divide em: Orçamento operacional, orçamento financeiro e orçamento de capital.
· Orçamento operacional
· Consiste em realizar estimativas de vendas, produção, despesas e lucro.
· Orçamento financeiro
· Corresponde ao orçamento de caixa, que essencialmente corresponde à cronologia das entradas e saídas de recursos financeiros.
· Orçamento de capital
· Corresponde à estimativa de bens (máquinas, equipamentos, veículos, móveis e utensílios, etc.) que serão aplicados na elaboração dos itens que a empresa pretende produzir e comercializar.
Execução
Conforme Dubois, Kulpa & Souza (2009), logo após a etapa de planejamento, cabe à organização realizar o que foi estabelecido como atividades a serem executadas. Nesta função, a característica mais evidente é a otimização do fluxo de produção e de custeio, o que se reflete na eliminação de perdas, desperdícios e ociosidades, buscando o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Controle
O controle é a terceira função essencial da gestão e se constitui no monitoramento da execução das atividades enquanto elas ocorrem. (Dubois, Kulpa, & Souza, 2009).
Cabe à função de controle a responsabilidade de estabelecer metas para o acompanhamento do desenvolvimento produtivo, o que, em geral, é realizado com o auxílio de relatórios, medições estatísticas, acompanhamento de estoques, quer sejam de matéria-prima ou de produtos acabados ou em fase de produção.
A contabilidade de custos deixou de ser uma atividade executada para fins de determinação de estoques para balanço. Ela vem convergindo para ser usada como elemento de auxílio às decisões, tornando-se um dos instrumentos mais importantes para o desenvolvimento da contabilidade gerencial. (Dubois, Kulpa, & Souza, 2009)
A organização como sistema
Para compreendermos o comportamento das organizações e sua interação ambiental, convém abordarmos o tema utilizando a abordagem sistêmica, objetivando facilitar a compreensão dos aspectos mais relevantes para as organizações.
Na abordagem sistêmica, a organização é vista como um conjunto de partes interagentes que buscam atingir um objetivo específico. Para isto, esta organização deve atender algumas características que a evidenciam como sistema aberto.
Objetivos
Constituem-se nas pretensões do sistema em seus diversos níveis: operacional, tático e estratégico.
Entradas (inputs)
Referem-se aos recursos, insumos, materiais de que a organização necessita para realizar a sua operação e atingir os seus objetivos.
Processo
É definido como a função que possibilita à organização realizar a transformação desses insumos (entradas) em produtos e/ou serviços (saídas).
Saídas (outputs)
É o resultado do processo de transformação representando a finalidade direta para a qual o sistema foi concebido. O resultado é um importante fator de avaliação e controle do sistema, pois permite verificar se o sistema atingiu a sua finalidade.
Controles
Referem-se aos mecanismos de checagem e avaliação do sistema. Em geral, os pontos de controle devem permitir verificar todas as fases do sistema (entrada, processamento e saída) de maneira a possibilitar a correção das anomalias, ou seja, irregularidades existentes no processo.
Feedback (retroalimentação)
Trata-se da reintrodução do resultado de uma saída ao próprio sistema, possibilitando a este verificar se o produto de seu processamento está em conformidade com os parâmetros delineados, quando da concepção do sistema. É uma das funções mais importantes, pois possibilita ações corretivas pontuais e imediatas. Observe o modelo abaixo:
Figura 1 - Elementos componentes do sistema
Descrição da imagem: Componentes do sistema de processamento, representado por um cilindro descrito como Entrada (inputs) o qual apresenta as palavras: matéria-prima, recursos humanos, tecnologias, etc., com uma seta apontando para uma caixa de texto centralizada, descrita como: Processamento, desta caixa sai uma seta apontando para outro cilindro descrito como Saída (outputs) o qual apresenta as palavras: produtos acabados e serviços.
Podemos perceber, portanto, que toda organização é um sistema aberto, que, ao desempenhar as funções para as quais foi concebida, está intimamente articulada e em conexão com o seu ambiente. Da mesma forma, os seus componentes internos precisam estar alinhados para cumprir os objetivos globais e específicos delineados em sua concepção.
A contabilidade financeira e a contabilidade gerencial
A contabilidade financeira tem como objetivo informar os resultados das operações empresariais da organização em atenção aos princípios contábeis e, principalmente, em atenção aos aspectos fiscais. Para isto, ela busca atender as necessidades dos usuários internos e externos à organização.
Já a contabilidade gerencial, segundo Coronado (2006), é uma ramificação da contabilidade que tem por objetivo contemplar os dados históricos e estimados visando ao planejamento futuro da organização. Desta forma, os números e informações não precisam necessariamente estar em consonância com as exigências fiscais, possibilitando ao gestor manipulá-los da forma mais conveniente, interpretando e analisando-os para poder realizar estimativas ou projeções futuras por divisão, produtos, projeto de abrangência territorial ou global considerando toda a empresa.
Para uma empresa manter-se competitiva, ela deve almejar resultados que propiciem rentabilidade e liquidez adequadas às suas operações. Deste modo, o administrador deve zelar atentamente pelos processos de planejamento, execução e controle.
Referências:
CORONADO, O. Contabilidade Gerencial Básica. São Paulo: Saraiva, 2006
DUBOIS, A.; KULPA, L.; SOUZA, L. E. Gestão de Custos e Formação de Preços: conceitos, modelos e instrumentos: uma abordagem do capital de giro e da margem de competitividade. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.
Este material foi baseado em:
COSTA, Erico da Silva; AQUINO, Lus Marina A. Poddis de. Custos e orçamento. Cuiabá: Universidade Federal do Mato Grosso/Rede e-Tec, 2015.
1.2 Noções da contabilidade de custos e suas terminologias
Agora vamos definir alguns termos necessários à compreensão do conteúdo e utilizados pelos profissionais da área de custos. Afinal, você sabe o que significa gasto, custo, despesa, investimento, desembolso e desperdício?Diferentemente do significado da linguagem coloquial, estes termos em custos possuem uma interpretação bem diferente do conhecimento “comum” e que será utilizada ao longo do nosso estudo. A sua compreensão é de vital importância para que possamos avançar nas demais atividades. Antes de prosseguirmos é importante que você compreenda primeiramente o conceito de desembolso, pois todos os demais conceitos originam-se desse termo.
Desembolso 
Desembolso é uma situação pessoal. Significa retirar dinheiro do bolso. Porém, na linguagem empresarial, a palavra desembolso tem o significado de extrair um montante (dinheiro) do caixa para pagar algo que a empresa adquiriu, seja um bem ou serviço.
Segundo Dubois et al. (2009), desembolso é todo valor que a empresa paga resultante da aquisição de um produto ou serviço. Este desembolso poderá ocorrer antes, no ato ou posteriormente às aquisições, dependendo da forma em que foi contratado.
Gasto
É a aquisição de um bem ou serviço que originará um desembolso da empresa. Este ocorre quando o bem ou serviço passa a ser propriedade da empresa. Em geral, está vinculado à aquisição de:
· recursos que serão consumidos no ambiente fabril para a fabricação do produto;
· mercadorias para revenda;
· recursos a serem consumidos no ambiente da administração; e
· recursos a serem consumidos no ambiente comercial.
Entretanto, o gasto ainda poderá ocorrer de maneira involuntária, como é o caso de perdas ou desperdícios.
Cabe ressaltar que o termo “gastos” possui uma classificação bem ampla e que, dependendo da ocorrência, pode representar custo, despesa, investimento, perda e desperdício. Veja a ilustração abaixo.
 Figura 1 - Classificação de gastos
Descrição da imagem: Classificação de gastos representados por seis caixas de textos. No topo e ao centro da imagem está a caixa de texto descrita como Gasto. A caixa Gasto está ligada as outras cinco caixas, descritas como: Investimento, Custo, Despesa, Perda e Desperdício.
Como você pode notar, o gasto pode representar diferentes nomenclaturas e isso vai depender do fato contábil, ou seja, aquele que provoca modificação no patrimônio da entidade.
O fato contábil, refere-se àquele que provoca a modificação no patrimônio da entidade, objeto de contabilização através das contas patrimoniais ou contas de resultado, podendo gerar alterações no patrimônio líquido.
O patrimônio, expressa o conjunto de bens, direitos e obrigações que uma empresa possui.
Investimento
Segundo Megliorini (2007), investimentos são gastos registrados em contas do ativo da empresa, podendo-se referir à aquisição de matéria-prima, mercadorias para revenda e materiais diversos (registrados em contas representativas de estoque), à aquisição de máquinas ou veículos (registrados em contas do ativo imobilizado) ou mesmo à aquisição de ações de outras empresas.
Em síntese, gasto é todo desembolso ocorrido na aquisição de bens que serão estocados pela empresa até o momento da sua utilização, visando obter retorno, ou seja, através do lucro à empresa. 
Exemplos: compra de imóvel, aquisição de veículo, e aquisição equipamentos.
Figura 2 - Investimento/ esquema lógico
Descrição da imagem: Investimento representado por cinco caixas de texto. Da caixa de texto descrita como Investimento saem setas para as caixas descritas como: Almoxarifado, Fábrica, Escritório central e Filiais/Lojas de fábricas. 
Custos
Custos são os gastos consumidos no ambiente fabril para a fabricação do produto, pela aquisição de mercadorias para revenda e para a realização de serviços.
Desta forma, podemos afirmar que custo é todo gasto que representa a aquisição de um ou mais bens/serviços usados na produção de outros bens/ serviços. Em geral, está vinculado à atividade produtiva.
Exemplos: matéria-prima utilizada no processo produtivo, salários e encargos do pessoal de fábrica, aluguel da fábrica, e depreciação de bens ligados à produção.
Figura 3 - Custo/esquema lógico
Descrição da imagem: Custo representado por cinco caixas de texto. Da caixa de texto descrita como Custo saem setas para as caixas descritas como: Almoxarifado, Fábrica. As caixas de texto descritas como: Escritório central e Filiais/Lojas de fábricas não estão ligadas a nenhuma caixa de texto.
Despesas
São os gastos consumidos para administrar a empresa e realizar as vendas, isto é, para gerar receita. São representados pelas despesas administrativas (água, luz, telefone, salário dos funcionários, material de consumo, entre outros) e pelas despesas de vendas (despesas com pessoal, despesas com gasolina etc.).
Resumindo, é um gasto em que a empresa incorre para manter a sua estrutura organizacional, visando obter receitas. Reconhece-se no momento do uso (fato gerador).
Exemplos:  aluguel do escritório central, seguro do imóvel da filial de vendas, iluminação do escritório, e  comissões de vendas.
Fato gerador: caracteriza-se pelo momento em que surge a obrigação de pagamento de um tributo ou obrigação financeira. Em relação aos princípios contábeis da oportunidade e da competência, estabelece que as despesas e receitas devem ser reconhecidas no momento de sua ocorrência, independentemente de pagamento.
Figura 4 - Despesa/esquema lógico
Descrição da imagem: Despesa representada por cinco caixas de texto. Da caixa de texto descrita como Despesa saem setas para as caixas descritas como: Escritório central e Filiais/Lojas de fábricas. As caixas de texto descritas como: Almoxarifado e Fábrica não estão ligadas a nenhuma caixa de texto.
Perdas
Correspondem à parcela de gastos nos quais a empresa incorre quando um bem ou serviço é consumido de maneira anormal.
Exemplos: incêndios e greves.
Figura 5 - Perda/esquema lógico
Descrição da imagem: Perda representada por cinco caixas de texto. Da caixa de texto descrita como Perda saem setas para as caixas descritas como: Almoxarifado, Fábrica, Escritório central e Filiais/Lojas de fábricas. 
 
Desperdícios
Corresponde à parcela de gastos que a empresa apresenta pelo fato de não ocorrer o aproveitamento normal de todos os seus recursos.
Exemplos: produtividade menor que a normal e vendedor com tempo ocioso após cumprir quota de vendas.
Figura 6 - Desperdício/esquema lógico
Descrição da imagem: Desperdício representado por três caixas de texto. Da caixa de texto descrita como Desperdício saem setas para as caixas descritas como: Mão de obra ociosa e Produtividade inferior.
A seguir, estão demonstradas num quadro-resumo as terminologias e conceitos inerentes ao conteúdo que você estudou.
Tabela 1 - Quadro resumo gastos
	GASTO
	Investimento
	Custo
	Despesa
	Perda
	Desperdício
	Gasto Registrado no
ativo da empresa.
	Gastos consumidos no ambiente fabril
para a fabricação do produto, pela
aquisição de mercadoria para revenda e
realização de serviços.
	Gastos consumidos para administrar
a empresa e realizar as vendas, isto é,
para gerar receitas. São representados pelas
despesas.
	Correspondem a parcela de gastos
no qual a empresa incorre quando
um bem ou serviço é consumido
de maneira anormal.
	Parcela de gastos que a empresa
apresenta pelo fato de não ocorrer
o aproveitamento normal de todos
os seus recursos.
	Matéria-prima, mercadorias para revenda;
 Aquisição de outras empresas;
 Materiais diversos (estoques;
Aquisição de máquinas ou veículos (ativo imobilizado).
	Matéria-prima utilizada no processo produtivo,
 Salários, encargos do pessoal de fábrica;
 Aluguel de fábrica;
 Depreciação de bens ligados a produção.
	Administrativas: água, luz, telefone, salários de funcionários, materiais de consumo entre outros;
De vendas: despesas com pessoal, despesas com gasolina, etc.
	Incêndios;
Greves.
	Produtividade menor que a normal;
Vendedor com tempo ocioso após cumprir quota de vendas.
Referências:
DUBOIS, A.; KULPA, L.; SOUZA, L. E. Gestão de Custos e Formação de Preços: conceitos, modelos e instrumentos: uma abordagem do capital de giro e da margem de competitividade. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.
MEGLIORINI, E. Custos: análise e gestão. 2ª ed. SãoPaulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
Este material foi baseado em:
COSTA, Erico da Silva; AQUINO, Lus Marina A. Poddis de. Custos e orçamento. Cuiabá: Universidade Federal do Mato Grosso/Rede e-Tec, 2015.
1.3 Gestão de custos e orçamentos
A gestão de custos e orçamento é fundamental para compreender como determinar qual é o custo de um produto, qual é o custo de um serviço. E não se sabendo calcular o custo de um produto ou de um serviço é impossível também determinar qual a rentabilidade, qual o resultado que uma empresa possa ter, é fundamental o conhecimento da parte de custos e também da parte do orçamento.
E o primeiro passo é conceituarmos: o que é o custo? É o ramo da contabilidade destinado a apurar os custos para a elaboração de um produto ou para a prestação de um serviço. Imagine dentro de uma indústria a quantidade de matéria-prima que vai na composição de um produto, mão-de-obra, energia elétrica, aluguel, depreciação, manutenção de máquinas e equipamentos, e aí nós temos que determinar quanto custa um dos produtos que foram feitos. Existe toda uma complexidade. O mesmo ocorre para uma prestação de serviço. A contabilidade tem um ramo destinado a apurar esses custos. E notoriamente dentro das funções básicas da contabilidade de custos o primeiro passo é identificar justamente o custo unitário de cada produto ou de cada serviço que será ou que foi elaborado.
Começa por aí as funções básicas da contabilidade de custo que é identificar quanto custa cada produto ou cada serviço que nós vamos fazer. Ter também um controle sobre a destinação dos gastos dentro de um processo de produção. O que nós temos que fazer? Tudo aquilo que é gasto dentro de uma empresa nós temos que saber o quanto que vai para cada unidade, para cada produto, para cada departamento. Para que? Para se ter o controle de onde estão indo todos esses gastos. Permitir a análise e estudos para melhoria de rentabilidade da empresa de um setor ou de um produto.
É fundamental nós também termos uma análise daquilo que mais nos dá resultado e aquilo que também não dá resultado. Um setor que traz resultados para empresa ou que não traz, e a mesma coisa ocorre no produto ou no serviço. A função básica também da contabilidade de custos é permitir essa análise para verificar aonde nós estamos tendo ou não rentabilidade. E servir de base para determinação do preço de venda, que é uma das grandes dificuldades das empresas: determinar quanto é o preço de venda daquilo que ela faz.
E sem você ter a contabilidade de custos fica praticamente impossível determinar o preço de venda. E geralmente o que você faz? Trabalha com o preço de venda baseado no mercado, o que o mercado faz a empresa também faz, mas sem conhecer o quanto efetivamente custa aquilo que ela produz ou aquele serviço que ela irá prestar. E dentro da contabilidade de custos tem uma terminologia que temos que entender, começando por gasto.
O que são gastos? São todas as ocorrências de pagamentos ou recebimentos de ativos, custos ou despesas. É toda saída de recurso para se ter um ativo dentro da empresa, uma máquina, equipamento investimento, um custo que vai para a produção ou uma despesa. Já os investimentos também são chamados de gastos, só que são gastos que serão ativados em função de uma geração de benefícios futuros, então quer dizer: nós estamos gastando naquilo que irá nos gerar um benefício futuro, é mais ligado aos investimentos feitos por dentro da produção com máquinas, equipamentos e instalações de uma planta industrial ou ferramentas, acessórios e tudo mais.
Custos são todos os gastos necessários para elaboração de um produto ou da prestação de um serviço. Agora aqui no custo é um gasto que nós vamos ter diretamente na elaboração do produto ou na prestação do serviço, como é o caso de matéria-prima, a mão de obra aplicada e os gastos gerais de fabricação. Já as despesas são todos os gastos necessários para obtenção de receita. Geralmente essas despesas estão relacionadas com a parte administrativa ou com a parte comercial da empresa. É toda aquela despesa que é feita na parte administrativa visando o funcionamento da empresa e a obtenção de receitas dentro da empresa. Já as perdas são fatos ocasionais que ocorrem fora da normalidade de uma empresa, como a perda anormal que ocorre no estoque, o não recebimento de duplicatas, a quebra de um cliente, enfim, problemas que tenha na questão dos créditos da empresa.
A perda é um fato que não deveria acontecer, mas aconteceu, logo foge de uma normalidade da empresa. O pagamento é um ato financeiro onde ocorre o desembolso para a quitação de dívidas ou para a realização de um gasto. E prejuízo, que é o resultado negativo que nós vamos ter entre aquilo que foi gasto e aquilo que nós recebemos, entre as despesas e os custos tidos na empresa em relação as suas receitas. Se tudo aquilo que a gente gastou é maior do que aquilo que a gente recebeu então a empresa acabou tendo um prejuízo.
Este material foi baseado em:
DEGRAF, Silas. Gestão de custos e orçamento. Disponível em: https://youtu.be/EKHXTb8iVHU