Reuniões Hibridas

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Slide de título
Um novo conceito para o Secretariado
Solange Giorni
Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976 
Muito bom você estar aqui conectado conosco
para aprimorarmos algumas técnicas do formato de
reuniões que está tomando conta do mundo dos
negócios.
Desenvolveremos o minicurso baseando-se em
algumas perguntas como:
• O que é uma reunião hibrida?
• Existem vantagens nas reuniões
hibridas?
• As reuniões hibridas possuem
alguma desvantagem?
• Como deve ser o planejamento?
• E as plataformas ideais para a
realização dessas reuniões?
• Como ocorre o desenvolvimento
da reunião?
• O que devemos estar atentos na
nossa participação em uma
reunião hibrida?
• É importante ter apresentações
de Power Point para impactar a
reunião?
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Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976 
Introdução
Reuniões são extremamente importantes para os
processos e comunicações organizacionais. É por meio
delas que ocorrem exposições, debates, consultas que
podem resultar em várias ações como:
• alcançar aceitação de uma ideia e/ou decisão;
• melhorar a performance de sua equipe de trabalho;
• promover mudanças de conhecimentos, habilidades
ou atitudes;
• melhorar a comunicação;
• motivar o ambiente organizacional;
• resolver os problemas;
• mostrar as novidades;
• reconciliar conflitos;
• obter feedback.
Só que existe um excesso de reuniões que muitas
vezes não são construtivas o que acarreta no mal
gerenciamento do tempo daqueles que participam delas.
As reuniões tem que ser construtivas, pois a maioria das
organizações tem muitas outras atividades que precisam
ser feitas – e atividades importantes! Sendo assim as
reuniões não apenas podem ser construtivas, elas têm
que ser construtivas. O tempo é simplesmente um
recurso muito valioso para permitir que seja desperdiçado
em reuniões ineficazes.
E agora que vivenciamos com muita intensidade
outro tipo de reunião que é a hibrida temos que observar
algumas etapas que devem ser seguidas para que ela se
torne produtiva e construtiva. E é exatamente esse o
objetivo do nosso minicurso: entender, utilizar e
desenvolver, da melhor forma possível uma reunião
hibrida.
Então vamos lá....
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Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976 
O que é uma 
reunião hibrida? 
A reunião hibrida passou a
ser um novo conceito para o
Secretariado e muitas outras
profissões e é por isso que
devemos entender o que vem a ser
essa terminologia.
O termo hibrido remete,
para ciência, a um cruzamento
genético entre duas espécies de
vegetais ou animais distintos
resultando em um novo ser. Já no
mundo dos negócios o vocabulário
utilizado para reuniões e eventos
híbridos nos leva a um cruzamento
de um momento na qual existem
pessoas próximas presentes e
pessoas longe on line reunidas
buscando um objetivo em comum.
É uma reunião presencial
que utiliza componentes digitais
para a sua transmissão para que
pessoas que se encontram em
outros locais possam participar
dela.
A reunião hibrida e virtual
são consideradas reuniões
digitais!
De uma forma bem
simples reunião
hibrida é a junção de
dois opostos:
presença física x
presença virtual
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Existem vantagens 
na reunião hibrida?
Sim e vamos conhecê-las, veja a
seguir:
• Sensação do conforto de casa –
passa uma sensação de
proximidade com o conteúdo e
informalidade. A linguagem
digital costuma ser mais leve e
descontraída o que aproxima do
público;
• Acessibilidade - uma forma de
ter o participante que não pode
estar na reunião
presencialmente.
• Cobertura geográfica do
reunião – a reunião não tem
restrições geográficas de
alcance.
• Acesso imediato – o conteúdo
pode ser disponibilizado.
• Reunião mais sustentável –
evita gastos desnecessários que
afetam os aspectos econômico,
social e ambiental.
• Melhor custo x benefício –
tende a ser custo zero, pois
diminui as despesas de
transporte, alimentação,
hospedagem e outras.
Ganha-se na questão de tempo 
e distância.
Ganha-se na objetividade.
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As reuniões hibridas possuem 
desvantagens?
Sim! Além de depender de recursos tecnológicos
(internet, computador e seus acessórios) que as vezes falham,
temos uma enorme desvantagem que é a de não estar junto
fisicamente com os nossos colegas de trabalho.
Na reunião presencial geralmente cria-se espaço para falar
de outros assuntos, novas situações, novos projetos e
oportunidades podem surgir.
É preciso ficar atento para não deixar os participantes
online como meros ouvintes o que se torna também uma
desvantagem da reunião hibrida, as vezes as pessoas remotas
ficam esquecidas em um computador.
As relações 
interpessoais 
perdem 
bastante.
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Como deve ser o 
planejamento?
Podemos dizer que a
reunião hibrida é muito próxima
da presencial em questão de
planejamento, pois ela tem etapas
semelhantes que devem ser
seguidos para a sua realização, tais
como:
Estabelecer o objetivo – Será ele
que vai nortear toda a discussão, e
todo o planejamento que será
apresentado
Definir os participantes –
Convoque apenas aqueles
colaboradores:
• que tem potencial de
acrescentar com ideias e
sugestões sobre o assunto da
reunião;
• que estão envolvidos com o
cliente, pois eles já sabem como
lidar com ele.
• que são especialistas no assunto
para que possa avaliar, propor
ideias e soluções.
Pauta ou roteiro – Estabelecido o
objetivo e os participantes faremos
a pauta que será a bussola da
reunião.
É importante que a pauta seja
enviada antes da reunião, pois ela
ajudará no preparo dos
participantes fortalecendo os seus
argumentos durante as discussões
e dará um direcionamento para o
mediador conduzir os assuntos,
bem como estipulará,
aproximadamente, o tempo de fala
de cada participante.
Equipamentos e infraestrutura –
Definir com antecedência qual
plataforma digital será feita a
reunião e ter domínio de suas
funções. Em seguida examinar
todos os equipamentos que serão
utilizados (internet, computador,
câmeras, microfones) e se houver
alguma apresentação visual testá-
la também. Verificar se o local da
reunião está adequado para sua
realização, pois é necessário uma
boa luminosidade, sem ruídos e
interferências visuais.
Ata da reunião – Ela poderá ser
elaborada por meio de tópicos
resumidos, objetivos e simples de
forma que todos os participantes
possam entendê-la.
Em seguida, a ata deve ser
encaminhada aos participantes da
reunião para eles possa aprovar o
documento ou lembrar de alguma
informação que pode ter ficado
faltando.
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Modelo de
Ata e Pauta 
Abaixo, você tem uma sugestão de
modelo para fazer uma convocação ou pauta
para uma reunião hibrida. Você pode criar uma
pauta de acordo com as necessidades da sua
organização, caso não exista um padrão. E se
Observe que nessa convocação/pauta já colocamos o assunto, quem
será o responsável por ele, como seráfeito e data para ser entregue. Na
verdade essa convocação/pauta faz um papel de ata também, pois nela
estarão contidos todos os passos e assuntos discutidos na reunião.
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não existe, opa! Agora é a hora de você demonstrar proatividade e criar
uma pauta que seja funcional, pratica e objetiva. É assim que
demonstramos o nosso diferencial!
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Modelo de
Ata e Pauta 
Agora você tem mais uma sugestão de
modelo só que é para fazer uma ata de
reunião, que no caso está sendo chamada de
Memória de Reunião.
É importante observar que esse tipo de ata de reunião não segue as
normas de uma ata formal, ou seja, ela não está sendo redigida em livro
próprio, de folhas pautadas e numeradas. Quando a reunião pedir esse tipo
de ata você não deverá seguir este modelo.
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E as plataformas
ideais para a
realização dessas
reuniões?
Ao buscar um conceito
para plataformas digitais
encontramos: “...são um modelo
de negócio que permite conexão
entre produtores e
consumidores, para que eles se
conectem a esse ambiente e
interajam entre si, buscando criar
algum valor de troca”. (Fonte:
Disponível em: https://vertigo.com.br/plataforma-
digital-portal-intranet-mobile/. Acesso em
08/10/20.)
Mas, agora simplificando
entendemos que as plataformas
digitais são um ambiente on line
que trabalham convergindo
tudo o que há de mais valioso
nos dias de hoje: elas conectam
interesses e pessoas, ao mesmo
tempo que otimizam tempo. Elas
permitem uma relação de troca.
Atualmente existem no
mercado várias plataformas
digitais para a realização de
reuniões hibridas. Iremos
relacionar algumas para que
você possa pesquisar, escolher e
ofertar para a sua organização.
Algumas são pagas e outras não,
portanto observe qual é objetivo
da reunião para escolher a
adequada.
Alguns softwares de
gerenciamento de
reuniões para você
conhecer. É só clicar.
miro
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Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976 
https://vertigo.com.br/plataforma-digital-portal-intranet-mobile/
https://boardable.com/resource/free-trial-cap/?utm_source=gartner&utm_medium=PPC&utm_term=meeting&utm_campaign=capterra
https://helpdesk.bitrix24.com/open/1343758/?utm_source=capterra&utm_medium=cpc&utm_campaign=en_capterra_Meeting
http://www.eata.com.br/
https://www.contractzen.com/meeting-management/?channel=capterra
https://info.ibabs.eu/board-portal?utm_channel=capterra
https://www.capterra.com.br/software/175001/join-me
https://www.capterra.com.br/software/133609/azeus-convene
https://miro.com/page/meetings-workshops/?utm_source=capterra&utm_medium=cpc&utm_campaign=meetings&utm_content=visite_site
https://livestorm.co/?utm_medium=ppc&utm_campaign=cat-meeting&utm_source=capterra
https://www.blizz.com/en/
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Opções de
plataforma
ezTalks - É uma plataforma projetada para videoconferências corporativas e webinars. Na
modalidade gratuita, é possível reunir até 100 participantes em encontros com duração máxima de 45
minutos. Com suporte a chats privados e coletivos, compartilhamento de tela, anotações e enquetes
em tempo real, o serviço requer o download de um software. Embora seja possível agendar e
gerenciar reuniões no navegador, o programa é indispensável para a realização das
videoconferências.(
Fonte: Disponível em https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-
reunioes-online-gratis.ghtml. Acesso em 08/10/20)
Facebook Messenger - O Facebook também possui como solução de videoconferência o
Messenger, que é utilizado pela rede social como sua ferramenta de mensageria. Ele tem como
vantagem o fato de permitir a participação de pessoas com contas no Facebook, beneficiando-se da
grande base de usuários que a empresa possui. Só no Brasil, são mais de 136 milhões.
(Fonte: Disponível em https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-
fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html. Acesso em 08/10/20)
Google Meet (hangout )- É uma das ferramentas da suíte de trabalho do Google (para além de
Gmail, Drive e Documentos). Ele é integrado um aplicativo específico que precisa ser baixado,
permitindo chamadas para os contatos do usuário. Para isso, é preciso que todos os participantes da
chamada tenham também uma conta no Google. Ele permite reuniões com até 150 pessoas. Ainda há
uma versão antiga, associada ao Gmail, o app e a versão Hangout Chats, integrada à suíte corporativa
do Google. Esta última implica a aquisição do pacote suíte, que é pago.
(Fonte: Disponível em https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-
fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html. Acesso em 08/10/20)
Jitsi – É uma plataforma de videoconferência sem fins lucrativos e de código aberto (e não 
proprietário, como as anteriores). Ela também permite videoconferências com dezenas de 
participantes. A diferença é que não há necessidade de baixar o programa (apenas caso a participação 
se dê por um smartphone) nem de colocar um e-mail válido. No site, qualquer pessoa pode criar uma 
conferência e chamar outros a participar pelo envio de um link. (
Fonte: Disponível em https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-
fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html. Acesso em 08/10/20)
Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976 
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml
https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html
Opções de
plataforma
Skype - Famoso serviço de chamadas de áudio e vídeo, também está disponível na versão para 
navegadores. Com uma interface semelhante à do programa para PC, o mensageiro online permite 
criar gratuitamente videochamadas com até 50 convidados. Não é preciso ser cadastrado no serviço 
para participar de uma reunião, que pode ser acessada por meio de um link. Para startups e empresas 
é indicado o Skype for Business, versão do mensageiro voltada para ambientes corporativos e com 
funções exclusivas. É possível criar reuniões com até 250 usuários, participar de chats em tempo real 
e compartilhar documentos, que podem ser editados durante a apresentação graças à integração com 
a suíte Office 365 Enterprise. Outro destaque da versão corporativa é a possibilidade de agendar 
reuniões direto no calendário do Outlook.(Fonte: Disponível em 
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml. 
Acesso em 08/10/20)
Zoom Meetings -É uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes
corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e webinars com público de 10 mil
pessoas. O funcionamento do serviço é simples: o administrador da reunião cria uma sala e envia um
convite via e-mail ou link para os participantes, que não precisam ter conta no site. Basta acessar a
URL e informar um nome para entrar.Entre os recursos oferecidos pelo Zoom Meetings estão bate-
papo em tempo real, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações,
compartilhamento de tela e gravação das reuniões na nuvem. É importante ressaltar que, no modo
gratuito, as reuniões em grupo têm duração máxima de 40 minutos e são limitadas a 100
participantes. Não há restrições para encontros onlineentre apenas duas pessoas. (Fonte: Disponível em
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml.
Acesso em 08/10/20)
WhatsApp - Mais popular app de mensageria do país, o WhatsApp permite videochamadas com até
quatro pessoas. Não há necessidade de baixar aplicação diferente ou de pagar pelo serviço. Mas a
limitação de integrantes restringe a funcionalidade, impedindo videoconferências com um público
maior. (Fonte: Disponível em https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-
videochamada-para-fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html. Acesso em 08/10/20)
Microsoft teams - O Teams é mais uma alternativa da Microsoft para a comunicação
empresarial. Antes restrita a assinantes do Office 365, a ferramenta de colaboração online oferece
um plano gratuito que permite criar videoconferências com até 250 pessoas, além de guardar 10 GB
de arquivos por equipe e mais 2 GB por usuário.Entre os recursos do Teams estão também
compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos do Microsoft
Word, Excel, PowerPoint e OneNote. É possível ainda conectar aplicativos externos,
como Trello e Eventos. (Fonte: Disponível em https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-
ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml. Acesso em 08/10/20)
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https://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/microsoft-outlook-express.html
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml
https://www.techtudo.com.br/noticias/2017/07/o-que-e-um-webinar.ghtml
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml
https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html
https://www.techtudo.com.br/listas/2020/03/videoconferencia-oito-ferramentas-para-fazer-reunioes-online-gratis.ghtml
Como ocorre o 
desenvolvimento
da reunião?
Um detalhe muito importante ao
começar uma reunião presencial é
receber os seus participantes com
cortesia e isso vale também para a
reunião hibrida. É relevante que
todos os envolvidos se sintam acolhidos
e que fazem parte do processo, da
reunião. Os participantes estarão do
outro lado da sua reunião hibrida e
você quer que eles naveguem nela sem
preocupações. Certifique-se de que a
tecnologia que você escolheu é fácil de
usar!
É costumeiro aplicar o “buffer
time” (tempo de atraso) devido a
problemas de conexão dos
participantes, a tecnologia muitas vezes
nos “deixa na mão”. Caso um dos
participantes demore a entrar na
reunião faça um contato com ele para
ver se pode ajuda-lo.
Toda reunião deve ter um líder,
um mediador e será ele que fará a sua
condução, observando o tempo e se a
fala do participante está dentro do que
foi proposto na pauta. Caso não esteja o
moderador poderá interferir,
gentilmente, e retomar a pauta.
E claro, tem que haver um
responsável, ideal um profissional de
Secretariado, pelas anotações das
discussões ocorridas para em seguida
elaborar a ata da reunião.
O tempo ideal de uma
reunião hibrida é de 70 minutos,
com uma parada de 10 minutos.
Caso necessitar de mais tempo
faça intervalos após 40 minutos de
reunião. Isso seria o intervalo para
café, água, ida ao banheiro nas
reuniões presenciais.
Para terminar a reunião o
mediador dará as últimas
instruções com referência as ações
propostas, agradece a participação
e aguarda todos saírem da sala
para fechar a conexão.
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O que devemos 
estar atentos na 
nossa participação 
em uma reunião 
hibrida?
Temos que estar sempre
vigilantes de como iremos
proceder em uma reunião hibrida.
Observe os detalhes a seguir:
• É de fundamental importância
vestir-se de maneira adequada.
Se arrume como estivesse em
seu trabalho presencialmente. É
a sua imagem que está
aparecendo!
• Observe como está o
enquadramento do seu vídeo,
câmera e microfone antes de
começar a reunião.
• Verifique o que vai estar atrás
de você, seja em questão de
uma janela que passe carros e
tire o foco ou mesmo em um
cenário bagunçado.
• Se estiver em casa procure um
local mais reservado e se não
tiver este espaço peça a turma
de casa para não fazer barulho.
• Desligar o microfone enquanto
não está falando é uma forma de
respeitar os participantes e é
considerada educação digital.
Só por que é virtual você
não deve relaxar!
Significa que aparecer de
pijama nem pensar!
Isto é um desrespeito
com os participantes da
reunião!
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É importante ter apresentações
de Power Point para impactar
uma reunião hibrida?
O filósofo chinês Confúcio em um das suas obras mencionou que
“uma imagem vale mais que mil palavras”. E hoje percebemos isso com
muita clareza, pois segundo estudos e pesquisas demonstram que 90%
das informações transmitidas ao cérebro são visuais e as imagens são
processadas 60 mil vezes mais rápido no cérebro que os textos. (Fontes:
3M e Zabico)
E dentro deste contexto temos um programa da Microsoft que usa
e abusa de imagens que é o Power Point, já conhecido por muitos. Por
meio desse programa podemos elaborar apresentações do trabalho, da
escola, da nossa vida pessoal, enfim o Power Point bem utilizado serve
como um forte apoio para quem está se comunicando.
Como o nosso foco neste minicurso é o de aprendizagem e
aprimoramento veremos como as apresentações do Power Point podem
ser mais interessantes e impactantes quando forem exibidas nas
reuniões de negócios das nossas organizações. Ah e isso vale tanto para
reuniões presenciais como para as virtuais e hibridas.
Iremos demonstrar alguns recursos que com certeza irá te tirar do
lugar comum, ou seja, você fará apresentações com slides incríveis e
atrativos que serão notados e poderão entregar a essência da sua
empresa ao público e cliente. Se sua apresentação for bem planejada e
estruturada sua empresa terá mais chances de conquistar visibilidade,
reconhecimento, podendo trazer bons resultados para ela.
Então vamos aprender algumas novidades no Power Point?
Como será a metodologia? Você irá baixar os templates que estão
no material do minicurso para que possa seguir o passo a passo comigo.
Farei a exposição de forma bem tranquila para que possa me seguir.
Caso se perca é só voltar o vídeo e dúvidas podem me contatar.
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Ainda sobre 
apresentações
É muito importante você
entender que por mais que os
assuntos de uma reunião sejam os
mesmos ou continuação de uma
anterior, ela não será igual e isso
quer dizer que a apresentação
deverá ser diferente. E desta forma
você demonstrará que além de
criativo é inovador.
Uma apresentação, também,
deve ter um roteiro para que ela
tenha lógica com um visual bem
atraente. Os slides devem ser bem
objetivos, sem muito texto, lembre-
se que a estratégia de se usar um
recurso visual jamais substituirá
uma boa explanação, uma história
falada pela pessoa que está
conduzindo o assunto. O
PowerPoint serve como guia e
ilustração das suas palavras.
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Alguns links para ajudar
e enriquecer as suas
apresentações
Templates grátis
https://pt.smiletemplates.com/fre
e/powerpoint-templates/0.html
Ícones grátis
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https://pt.smiletemplates.com/free/powerpoint-templates/0.html
https://thenounproject.com/term/free/199474/
http://www.flaticon.com/
Finalizando... 
Aliás, isso é apenas um começo....
Modelos de reuniões e de uma boa
comunicação são construídos
constantemente. Procuramos desenvolver, por
meio de muitas vivências, alguns modelos,
mas que muitas vezes pode não ser o ideal
para a sua empresa.
Neste breve minicurso a ideia era essa:
inspirar o melhor modelo para que você possa
se inovar e se tornar um profissional
diferenciado, principalmente neste contexto
hibrido.
O desafio está aí e agora temos que
desaprender e reaprender estratégias de
sobrevivência e melhoria para nós e nossas
organizações.
Muita luz em seu caminho....
e um abraço da Solange Giorni
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É mineira de Belo Horizonte,
possui especializações nas áreas
de capital humano, recursos
humanos, metodologia do ensino
superior e pedagogia. É Bacharel
em Secretariado Executivo
Bilíngue. Coordenadora de cursos
de Secretariado nível de
graduação e técnico e Professora
Universitária por 16 anos. Atuou
como secretária Executiva
durante 30 anos em empresas
públicas e privadas. Foi
Presidente do Sindicato das
Secretárias e Secretários do
Estado de Minas Gerais e depois
Diretora do Conselho dessa
entidade (18 anos)Atualmente é
consultora, palestrante, mentora
e escritora.
Autora dos livros: Consultoria:
um pilar do profissional de
secretariado – Conceitos,
comentários e abordagem
prática (2ª. edição revista e
ampliada);Secretariado, uma
profissão; Consultoria: um pilar
do profissional de secretariado e
Profissional de Secretariado na
Coordenação de Eventos.
Solange Giorni
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Alessandra dos Santos Sales Telefone: 31 984984358 Endereço completo: Rua Lila Borja, 51 Apto 204 Heliopolis BH/MG CEP: 31741-605 RG: MG 7.138.519 CPF: 032.590.476-62 Data de nascimento: 27/02/1976