Controle e Ferramentas

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Controle
A gestão do controle e monitoramento do projeto demandou um Plano de gerenciamento dos riscos descrevendo assim todos os processos e verificando se foram estruturados e executados conforme almejado
	Documento
	Descrição
	Plano de controle e monitoramento
	O Plano de Controle e Monitoramento teve como objetivo aumentar o impacto dos eventos positivos dentro do projeto em si, além de reduzir o impacto dos eventos negativos no projeto, embora a equipe tenha sido orientada sobre o funcionamento de suas demandas além de todos os riscos que pudessem surgir.
	Registro das oportunidades
	E os conduzindo da melhor maneira possível.
Sendo assim, tivemos o máximo de detalhamento visando a entrega do projeto com base no que fora solicitado pelas partes interessadas, logo almejando que está entrega fosse da melhor maneira possível, desenvolvemos nossas próprias visões afim de controlar e monitorar conforme aprovado durante a fase inicial, ou seja de planejamento do projeto.
Processos estabelecidos: 
· Identificamos as oportunidades 
· Determinamos quais oportunidades afetaram o projeto e documentamos suas características.
· Realizamos uma análise qualitativa e quantitativa. 
· Avaliamos a exposição desses acontecimentos e ranqueamos conforme suas prioridades.
Estrutura Analítica de Acompanhamento do Projeto
O impacto variou de acordo com a área impactada. Temos abaixo um quadro orientando tal classificação no qual apresentamos as áreas mais impactados ou senão a mais impactada da seguinte forma
	Etapa
	Muito baixo
(Nota = 1)
	Baixo
(Nota = 2)
	Médio
(Nota = 3)
	Alto
(Nota = 4)
	Muito alto
(Nota = 5)
	Custo
	Até 2% no orçamento
	De 2 a 5% no orçamento
	De 5 a 8% no orçamento
	De 8 a 10% no orçamento
	Acima de 10% no orçamento
	Tempo
	Até 2% no prazo total
	De 2 a 5% no prazo
	De 5 a 8% no prazo
	De 8 a 10% no prazo
	Acima de 10% no prazo
	Escopo
	
	Mudança impactará no custo
	Mudança impactará no custo e no tempo 
	Mudança impactará no custo, tempo e qualidade 
	
O GP e as áreas responsáveis definidos no início do projeto acompanharam visando a entrega do projeto, visando monitorar cada etapa do projeto garantindo qualquer oportunidade ocorrida fosse benéfica para o projeto, evitando a terceirização total ou parcial para outras áreas, onde todas foram exploradas todas as oportunidades localizadas e tirado o máximo proveito possível e avaliando sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto. Logo, fora gerenciado com base no planejado uma análise no qual fora controlado qualquer alteração pudesse impactar na execução do projeto conforme checklist.
Checklist: 
· Implementação sobre a análise de risco aprovada e na identificação, análise, e planejamento para mitigar os erros;
· Monitoramento dos riscos e quaisquer oportunidades de melhoria e atualizar o plano de resposta com os novos riscos;
· Nova análise sobre os erros residuais como forma de localizar novas melhorias e gerenciá-los adequadamente;
· Monitoramento das condições evitando assim contingência;
· Incluímos um sumario para discutir em reuniões de status e determinamos se as métricas do projeto estavam de acordo;
· Revisamos todas as políticas e demandas dimensionadas para saber se estavam sendo seguidas ou se havia algo impactado;
· Determinamos se as reservas de contingência de custo e prazo necessitavam de uma nova proposta conforme as sessões estabelecidas de avaliações.
Ferramentas Usadas
Para uma melhor gestão com foco sobre o projeto e tarefas determinadas, além da gestão de pessoas e comunicação. Usufruirmos de ferramentas pré-estabelecidas no mercado que nos auxiliaram com nossos objetivos: previsão de custos, gráfico de Gantt, gerenciamento de tarefas, mas com o objetivo de controlar o trabalho das pessoas envolvidas.
	Ferramenta
	Descrição da aplicação
	Quando aplicar
	Responsável
	Brainstorming
	Usado para identificar riscos
	No início e semanalmente visando nivelar informações, entregas conforme projetadas.
	Gerente do Projeto e Diretorias
	Trello
	Usada para comunicação de informações de acordo com cada setor/área responsável pela entrega de demanda 
	No início do projeto e sempre que for necessário revisar os riscos identificados
	Todas as áreas
	Runit
	Usado para calcular produtividade da equipe
	Tempo de vida do projeto
	Todas as áreas
	Canva
	Confecção de informativos e newsletter
	Sempre que houver atualizações pertinentes a prazos ou procedimentos
	Comunicação e Publicidade
	Whatsapp
	Usada para compartilhamento de informações
	Sempre que necessário desde em grupos estabelecidos
	Líderes do Projeto
Estrutura Analítica do Projeto
Utilizamos da estrutura analítica do projeto (EAP) para auxiliar no
Detalhamento de cada trabalho a ser realizado. Ou seja, uma demonstração sendo ela de forma hierárquica ou individual de tarefas a serem realizadas.
Checklist: 
• Identificamos as principais entregas, sendo elas intermediárias ou
Finais, e do que seria necessário para realizá-las;
• A organização do trabalho visou identificar todas as estruturas: graficamente ou em listas
Soma de todos os pacotes compõe 100% do projeto.
• Subdividimos por equipes, conforme suas diretorias ou áreas correlacionadas, permitindo reconhecer a estrutura hierárquica dos elementos do
Projeto e assim facilitando no direcionamento das informações.
Distribuição das demandas e comunicação
Designamos uma equipe multidisciplinar para participar do brainstorming de modo que todas as áreas estivessem bem representadas e que as principais oportunidades e riscos do projeto fossem identificados de imediato e bem distribuídas em conformidade com suas diretorias.
Plano de ação para controle de produtividade
Além de calcularmos as horas registradas e alocadas por cada colaborador, além de atribuição de funções para todos os envolvidos neste projeto fora gerado indicadores de desempenho.