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Secretariado
Atualização e organização de agenda:
critérios para agendamento de compromisso e
de contatos, controle de espaços, agendas
física e virtual
O profissional técnico em secretariado tem como rotina organizar o
escritório, a estação de trabalho onde atua (em alguns momentos, pode ser
preciso organizar outros espaços, como locais de reuniões, eventos),
documentos, papéis diversos, as áreas de trabalho virtuais e as agendas – o
cuidado com a agenda, seja física, seja virtual, é imprescindível para um
adequado andamento das atividades do profissional da área.
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Contudo, organizar uma agenda não é uma tarefa fácil. Apesar de parecer
simples, organizar compromissos, sempre com o objetivo de respeitar os prazos
e as possibilidades de organização do tempo, é uma tarefa complexa. Portanto,
para executar tal demanda eficientemente, é importante conhecer alguns
critérios, os quais auxiliarão no desenvolvimento da tarefa.
Lembre-se de que, para organizar a(s) agenda(s), você depende da
colaboração de outros profissionais. Por isso, cultive a comunicação
organizacional. Quanto mais eficiente ela for, mais facilidade você terá para
cumprir os compromissos conforme a necessidade estabelecida para a lista de
demandas.
Para refletir
Você atua como assistente de um dos secretários executivos de uma
grande empresa de alimentos. A agenda do executivo sofre modificações a toda
hora, pois ele é solicitado para reuniões nacionais, internacionais e internas
inúmeras vezes ao longo dos meses. As reuniões, na maioria das vezes, são
agendadas com antecedência, mas muitas acontecem de forma extraordinária,
ou seja, em caráter emergencial. Portanto, a agenda não é fixa. Novos
compromissos precisam ser inseridos ao longo do mês, em conjunto com datas
e horários já agendados. O secretário do executivo, com base nos fatos
mencionados, solicita constantemente que você confirme datas, horários, locais
e possibilidades de remarcação de compromissos.
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Essa complexa tarefa é apenas uma das que você enfrenta – e enfrentará
– em sua rotina de trabalho. Portanto, pare e pense: que estratégias você pode
utilizar para facilitar a organização das agendas?
Agendamento de compromissos e de contatos:
critérios
Para agendar assertivamente os compromissos e os contatos, você precisa
considerar algumas práticas.
Primeiramente, antes de responder positivamente a qualquer tipo de
agendamento de compromisso, verifique a disponibilidade dos envolvidos. Caso
você esteja, por exemplo, agendando um compromisso para um gestor, confirme
a disponibilidade dele. Muitas vezes, os gestores confirmam datas e horários
sem informar o profissional de secretariado, o que pode gerar conflitos de
agendamento. Observe o exemplo a seguir:
Júlio é técnico em secretariado e atua como assistente da secretária da
diretora em uma empresa familiar. Uma das funções de Júlio é se reunir com a
secretária, todos os dias, na primeira hora da manhã, para repassar os
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compromissos da diretora. A secretária faz a lista dos compromissos do dia para
então repassar para a diretora, assim que esta chegar à empresa. Em
determinado dia, ao conferir os compromissos, você verificou que havia dois
compromissos conflitantes.
Como você poderia resolver essa situação? Ainda, como você deve
proceder para que conflitos de horários não ocorram?
Para minimizar situações como a citada anteriormente, siga algumas dicas:
Primeira dica
Confirme sempre com os profissionais líderes a presença deles nos
eventos futuros. Antes de aceitar qualquer compromisso, comunique os
envolvidos e verifique a disponibilidade de todos. No exemplo de Júlio, a
situação poderia ter sido evitada se os horários dos compromissos fossem
confirmados. As agendas virtuais indicam conflito de compromissos. Agora, no
momento em que os agendamentos são feitos manualmente em agendas
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físicas, deve-se ter o dobro de cuidado. Portanto, sempre que for agendar um
compromisso, verifique a faixa de horário que ele ocupará. Inclua, inclusive, no
mínimo 15 minutos de intervalo entre os eventos. Assim, caso ocorra algum
atraso, as chances de problema são reduzidas.
Segunda dica
Apure o tempo de duração dos compromissos, pois você pode aceitar
agendas conflitantes. Deixe uma margem de tempo entre os eventos, pois, caso
ocorram atrasos, você evitará conflito de compromissos.
Terceira dica
Programe intervalos de no mínimo 15 minutos entre os agendamentos.
Assim, você pode repassar informações para o seu líder. É fundamental,
portanto, verificar a agenda (ou as agendas, caso você trabalhe em contextos
com mais de um profissional) logo que você chegar ao seu espaço de trabalho.
Liste as tarefas e repasse-as ao responsável. Lembre-se de que você também
deve verificar as suas tarefas do dia. Então, são duas listas: a das suas tarefas e
a das tarefas do seu gestor.
Quarta dica
Ao chegar ao fim da jornada de trabalho, é importante organizar o próximo
dia de atividades, pois você pode ter responsabilidades logo no primeiro horário
da manhã. Quanto mais você controlar as demandas, menos são as chances de
erro na gestão dos compromissos.
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Controle de espaço
Para um ambiente produtivo, é fundamental controlar o espaço. Você pode
aplicar o controle de espaço na disposição dos móveis, nos documentos na
estação de trabalho, nas pastas de arquivos, nos materiais de escritório etc.
Agora, no processo de controle da agenda e dos contatos, você deve
considerar o uso do espaço para registrar as informações. Observe as duas
situações a seguir:
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Controlar o espaço da agenda também pode ser uma das tarefas do
profissional técnico em secretariado. Você conseguiu identificar a diferença entre
os dois exemplos anteriores?
A agenda 1 exemplifica uma organização do espaço e do tempo não
indicada. Há muitas informações que estão sobrepostas e outras que são
desnecessárias. O excesso de informação dificulta gerir os compromissos. Já na
agenda 2, as informações estão mais completas. Os eventos cancelados não
ocupam espaço, e o tempo de duração dos compromissos está destacado.
Assim, foram reduzidas as chances de eventos se sobreporem.
Observe que entre as agendas 1 e 2 há uma diferença inclusive no
intervalo entre os compromissos. É importante verificar o tempo de finalização
de um evento e o início de outro. Caso seja necessário algum deslocamento,
mesmo que entre salas, em uma mesma empresa, programe pelo menos alguns
minutos para movimentação.
Lembre-se de que o arranjo agradável dos móveis, dos documentos e da
agenda transmite uma ideia de organização, alinhamento, dedicação, além de
possibilitar um fluxo mais adequado das tarefas.
Conforme destacam Medeiros e Hernandes (2010, p. 289), ambientes não
acolhedores provocam sensações desestimulantes para o trabalho e influenciam
o rendimento. Portanto, alguns cuidados são essenciais, tais como: guardar o
que não está sendo utilizado; eliminar compromissos desmarcados; providenciar
os materiais necessários para todas as atividades; cuidar do arejamento das
salas; e monitorar o registro dos eventos e dos compromissos com a ajuda da
agenda.
Agenda física
Conforme destacam Medeiros e Hernandes (2010), a agenda é o livro em
que se anotam compromissos, despesas, atividades, datas e horários. A agenda
física refere-se a materiais impressos, os quais podem apresentar diferentes
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formatos, tamanhos e singularidades de acordo comcada fabricante. Inclusive,
algumas empresas, todo fim de ano, fornecem agendas personalizadas, com a
identificação da empresa.
Mesmo com as várias opções tecnológicas, muitos profissionais ainda
preferem utilizar a agenda física. Portanto, você deve estar preparado, como
profissional técnico em secretariado, para contribuir com a gestão dos
compromissos tendo como suporte agendas físicas.
A agenda é o instrumento utilizado para listar todas as tarefas do dia
seguinte, do mês e do ano (MEDEIROS; HERNANDES, 2010). O objetivo dela é
aumentar a eficiência na organização do tempo, tendo em vista que possibilita
organizar e lembrar compromissos.
Sempre anote estas informações: compromisso, data, local, pessoas
envolvidas e assuntos. Medeiros e Hernandes (2010, p. 292) dizem que são de
rigor a uniformização e a coerência das agendas dos profissionais de
secretariado com as das lideranças destes. Então, mantenha as anotações de
forma uniforme, para que a liderança tenha acesso à mesma informação que
você tem. Lembre-se de comparar constantemente as agendas com o objetivo
de verificar os compromissos, pois a liderança pode aceitar compromissos e não
avisá-lo. Assim, verifique e faça as devidas adaptações.
Você pode anotar na agenda estes dados: reuniões de diretoria;
associações; clubes; acionistas; clientes; mensalidades (contas a pagar);
contribuições assistenciais; assinaturas de periódicos (vencimento); datas de
aniversários e outras datas importantes (por exemplo, Dia da[o] Secretária[o])
etc. (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 292).
Agenda virtual
Com o mesmo objetivo da agenda física, a agenda virtual é utilizada para
anotar compromissos, despesas, atividades, datas, horários, locais e qualquer
informação relevante para o andamento das atividades nas empresas.
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Considerada um instrumento de trabalho, a agenda tem por finalidade registrar
compromissos que são assumidos pelos profissionais no trabalho e na vida
pessoal de tal forma que estes estejam organizados para melhor uso do tempo.
Para manter a rotina organizada (seja ela de quem for), você pode optar
por diferentes agendas virtuais. Veja a seguir alguns exemplos:
Google Calendar
Figura 1 – Google Calendar
Fonte: <https://www.techtudo.com.br/dicas-e-tutoriais/noticia/2017/02/como-
adicionar-o-google-calendar-desktop-no-windows-10.html>. Acesso em: 15 jul.
2019.
O Google Calendar é disponibilizado pela empresa Google gratuitamente e
funciona como um serviço de agenda e de calendário, disponível em uma
interface web. Nele, você pode adicionar e controlar eventos, compromissos e
projetos e também compartilhar a programação com outras pessoas. Por
exemplo, você pode manter uma agenda virtual compartilhada com o(s)
profissional(is) que você acompanha. Dessa forma, toda movimentação
registrada na agenda pode ser monitorada pelos profissionais envolvidos. Então,
fica mais fácil o processo de agendamento, pois você pode verificar as datas e
os horários dos compromissos já registrados, sobretudo aqueles que são aceitos
pelo gestor sem que você tenha conhecimento.
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Outro recurso importante oferecido pelo aplicativo da Google é o de
acompanhamento de viagens e reserva de hotéis. Tais informações podem ser
integradas, sendo possível acompanhar trajetos, voos, datas e horários e
inclusive verificar modificações de horários de voos.
Cal Calendar
Figura 2 – Cal Calendar
Fonte: <https://www.unasp.br/blog/3-agendas-online-para-voce-se-organizar/>.
Acesso em: 15 jul. 2019.
O Cal Calendar é um recurso muito conhecido pelos usuários dos sistemas
operacionais IOS e Android da atual geração de smartphones. Ele apresenta
uma interface simples e autoexplicativa. Com a mesma funcionalidade de uma
agenda, nele você pode marcar compromissos, salvar informações (como datas,
horários, listas e localização) e programar alarme para aviso antecipado de
compromissos importantes. Um dos diferenciais da agenda virtual é que você
pode utilizar lembretes para avisar sobre agendamentos feitos, muitas vezes,
meses antes.
Outra característica do Cal Calendar é a possibilidade de integrar outros
calendários de e-mail. Você pode integrar calendários e então acompanhar em
um aplicativo apenas outras agendas.
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Ainda, alguns sistemas de serviços de webmails oferecem calendário e
agenda integrados, caracterizando-se também como uma opção de agenda
virtual. Com o serviço de webmails, você tem a opção de enviar convites para
eventos, agendando data, local e horário e informando o assunto para aqueles
que estão envolvidos no evento. Os convidados podem confirmar ou negar
presença, e você pode acompanhar quem confirmou e quem negou. Assim, o
evento ficará registrado na agenda, sendo possível ainda configurar aviso
antecipado para relembrar os envolvidos sobre o agendamento.
Para aprofundar ainda mais os conhecimentos deste material, pesquise na
Internet outras opções de calendário. Você, como profissional da área de
secretariado, deve se desafiar a conhecer novas possibilidades, ou seja,
soluções inovadoras para atividades comuns, e apresentá-las, sempre que
possível, nos espaços de trabalho.
Novas tecnologias para ajudar na atualização e
na organização de agenda
As novas tecnologias da informação modificam-se rapidamente, sempre
com o propósito de facilitar, acelerar, maximizar e integrar recursos. Elas são
ferramentas desenvolvidas para solucionar problemas tradicionais de forma
moderna.
Imagine que você, como profissional técnico em secretariado, atua em uma
empresa multinacional assessorando três secretários executivos da diretoria
(indiretamente, você lida com um fluxo de informações que envolve seis
profissionais [sete, caso você inclua a sua agenda]). 
Agora, pense na movimentação de registro, marcação, remarcação e
cancelamento de datas, horários, eventos, compromissos, recepções etc. Com o
registro físico de sete agendas diferentes, as quais, muitas vezes, precisam
estar integradas, o cuidado deve ser redobrado. É preciso ter atenção para não
sobrepor compromissos ou mesmo esquecer agendamentos.
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As novas tecnologias emergem para auxiliar na atualização e na
organização de agenda e contatos. Antigamente, utilizava-se a agenda física de
contatos (muitos ainda a utilizam), por exemplo. Hoje em dia, prioriza-se o
registro virtual para acelerar e manter as informações mais seguras.
Ao manter apenas o registro escrito dos contatos, corre-se o risco de
algum imprevisto acontecer (por exemplo, os contatos serem perdidos). Com as
novas tecnologias, é possível salvar os registros “na nuvem”, ou seja, em discos
rígidos (os conhecidos HDs) localizados para além dos HDs pessoais,
maximizando o armazenamento de informações.
O importante é considerar as opções e selecionar aquela que for mais
adequada a cada ambiente de trabalho. Isso não significa que agendas físicas
estão obsoletas e não devem ser utilizadas. Ao contrário, elas representam uma
ferramenta importante que ainda é muito utilizada pelos profissionais. O ideal é
avaliar cada situação e encontrar as estratégias mais produtivas para conduzir
as atividades.
Por fim, como exemplo de ferramenta da informação que surge para
auxiliar os profissionais no registro eficiente e compartilhado das informações,
tem-se o Trello.
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Figura 3 – Trello
Fonte: <https://www.unasp.br/blog/3-agendas-online-para-voce-se-organizar/>.
Acesso em: 15 jul. 2019.
O Trello é a ferramenta ideal para atividades desenvolvidas de forma
compartilhada. Com ele, você pode criar diferentes quadros, no estilo de post-its
(cartões coloridos ou personalizados), para cada tipo de tarefa e convidar as
pessoas envolvidas no projeto/evento. Além disso, ele tem uma aplicaçãomais
adequada para empresas modernas. Empresas mais tradicionais podem exigir a
utilização de ferramentas, mesmo modernas, que tenham uma apresentação
mais formal e tradicional.
Sempre considere, em sua trajetória profissional, o contexto e as escolhas
sugeridas. Isso serve tanto para novas tecnologias quanto para apresentação
pessoal, comunicação, postura etc.
Portanto, conforme destaca Kubica (2014, p. 93), para cumprir uma tarefa
ou auxiliar no desenvolvimento de um projeto, é importante planejar e organizar
as etapas, com registro do processo de execução. Para o autor, reforçando a
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importância da manutenção da agenda, seja física, seja virtual, uma forma
simples de organizar as tarefas é anotar tudo que tem que ser feito exatamente
em uma agenda.
Para facilitar o processo e assegurar o registro das informações, descreva
todas as tarefas (KUBICA, 2014, p. 93) que precisam ser realizadas ao longo do
tempo (dia, semana, mês, semestre, ano etc.) e, em seguida, coloque-as em
uma lista de prioridades. Conforme for concluindo as demandas, sinalize e
prossiga organizando melhor as tarefas e otimizando o tempo.