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Unidade I SERVIÇOS DE TERCEIROS E PROCESSOS HOSPITALARES Profa. Lourdes Galego Objetivos: promoção prevenção e recuperação da saúde. Para atender as novas exigências e condições de mercado, são vistas e gerenciadas como empresas. Possuem uma variedade de especialidades médicas e tratamentos vindos da evolução da ciência e tecnologia. Necessitam uma gestão eficiente para assegurar que seus objetivos sejam alcançados. Organização hospitalar Os ensinamentos de administração se fundamentam, ainda hoje, em quatro funções básicas e interligadas: planejar, organizar, dirigir e controlar. A gestão hospitalar é “o conjunto de princípios e atividades que envolvem o planejamento, organização, direção e controle das ações praticadas por gestores de instituições de saúde das redes públicas e privadas”. (BORBA; LISBOA, 2006) Gestão hospitalar Estabelece o que a organização pretende executar no futuro e como isso deve ser realizado. É a primeira etapa do processo administrativo. São definidos objetivos, recursos e métodos de trabalho. No planejamento o gestor tomará decisões mais assertivas na resolução de problemas, atingindo metas pré-definidas. O planejamento é constituído de seis etapas. Princípios da administração – planejamento 1. Definição de objetivos: os objetivos a serem alcançados devem ser definidos e devem orientar os principais planos, servindo de base a todos os setores. 2. Análise da situação da organização em relação aos objetivos: deve-se avaliar a situação atual em relação aos objetivos almejados, como a organização se encontra e o que deve realizar. 3. Desenvolvimento de proposições em relação às condições futuras: determinar as situações esperadas durante a execução do plano. Etapas do planejamento 4. Análise das possíveis ações: relacionar e avaliar as ações a serem adotadas, analisando as vantagens e desvantagens de cada uma delas. 5. Escolha da ação: selecionar o curso da ação mais adequado para atingir os objetivos e excluir as demais. Isso representa a tomada de decisão. 6. Implementação do plano e avaliação dos resultados: executar o plano e avaliar criteriosamente os resultados para que os objetivos sejam alcançados. Etapas do planejamento Planejamento estratégico – a definição dos objetivos e das estratégias das organizações é feita pela alta administração (ex.: presidentes, vice-presidentes). O alcance dos objetivos é programado para longo prazo e a ênfase é dada ao ato de planejar e não de executar. Planejamento tático – envolve uma determinada unidade da organização e é conduzido por executivos de nível (ex.: diretores). O alcance dos objetivos se estende a médio prazo. São delineadas as ações que os departamentos irão executar para que a organização tenha sucesso no que foi planejado. Tipos de planejamento Planejamento operacional – tem foco no curto prazo. Este planejamento também é chamado de plano de ação. É realizado pelo nível operacional (ex.: gestores de departamentos) e retrata a aplicação prática dos planos estratégicos e táticos, detalhando “o que fazer” e “como fazer”. Obs.: O planejamento deve ser flexível; deve adaptar-se às situações. Se pudermos prever situações, torna-se mais fácil realizar ajustes nas atividades e reorientá-las em outras direções. Tipos de planejamento A organização tem o objetivo de estabelecer os meios e os recursos necessários para viabilizar o planejamento. Apresenta o modo como a organização tenta cumprir os planos. É a função relacionada com a divisão e distribuição de tarefas em unidades organizacionais, bem como de recursos necessários, às equipes ou departamentos. Existem dois aspectos da organização: a organização formal e a informal. Princípios da administração – organização Organização formal: baseia-se na divisão racional do trabalho e na diferenciação de seus órgãos, de acordo com critérios estabelecidos por aqueles que têm o poder de decidir. Organização informal: é aquela que surge espontaneamente entre os integrantes de todas as posições hierárquicas, por meio das relações interpessoais, que não estão definidas no documento formal da organização. Organização formal e informal A estrutura organizacional é o modo como as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. Quando a estrutura é definida adequadamente, ela propicia: a organização das funções e responsabilidades; a identificação de tarefas necessárias; medidas de desempenho compatíveis com os objetivos; condições motivadoras. Estrutura organizacional O organograma é a representação gráfica da organização. É constituído de retângulos e linhas horizontais e verticais. Os retângulos representam as unidades e suas coligações, como departamentos e seções. As linhas representam as relações de autoridade e responsabilidade, ou seja, como as pessoas e setores se relacionam hierarquicamente entre si. Estrutura organizacional PRESIDENTE DIRETOR APOIO TÉCNICO DIRETOR SERVIÇO ENFERMAGEM DIRETOR SERVIÇO MÉDICO DIRETOR APOIO ADMINISTRATIVO DIRETORIA SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS Na gestão hospitalar, o Planejamento é considerado uma importante função. Assinale abaixo o que corresponde ao Planejamento Estratégico: a) O alcance dos objetivos é programado para longo prazo e a ênfase é dada ao ato de executar. b) É necessária uma definição clara de objetivos e deve ser feita por supervisores das áreas. c) Não é necessário traçar objetivos, mas sim planejar quem irá executar as ações. d) Presidente e Vice-Presidente da empresa não participam desse tipo de Planejamento. e) É necessária definição de objetivos e estratégias realizados pela Presidência da empresa, onde o alcance dos objetivos é programado com ênfase no ato de planejar. Interatividade Na gestão hospitalar, o Planejamento é considerado uma importante função. Assinale abaixo o que corresponde ao Planejamento Estratégico: a) O alcance dos objetivos é programado para longo prazo e a ênfase é dada ao ato de executar. b) É necessária uma definição clara de objetivos e deve ser feita por supervisores das áreas. c) Não é necessário traçar objetivos, mas sim planejar quem irá executar as ações. d) Presidente e Vice-Presidente da empresa não participam desse tipo de Planejamento. e) É necessária definição de objetivos e estratégias realizados pela Presidência da empresa, onde o alcance dos objetivos é programado com ênfase no ato de planejar. Resposta Constitui crenças, valores e hábitos da instituição. Consiste nas relações e na forma como as pessoas se organizam, interagem e agem dentro da empresa, diferenciando-a das demais. É a maneira tradicional de pensar e executar as coisas, as normas que orientam o comportamento que são compartilhadas por todos os integrantes da organização. Pode ser apresentada em três níveis: artefatos, valores compartilhados e pressuposições básicas Cultura organizacional Artefatos: constituem o primeiro nível. São componentes visíveis e perceptíveis que demonstram a cultura, como, por exemplo, vestuário, padrões de comportamento, instalações, processos, histórias, símbolos, eventos. Valores compartilhados: constituem o segundo nível. São valores de importância para as pessoas, filosofias, metas, estratégias adotadas para a tomada de decisão, regras que juntos formam a identidade do grupo. Pressuposições básicas: constituem o terceiro nível. São os sentimentos, as crenças e percepções. As pressuposições guiam o comportamento dos integrantes. Cultura organizacional As organizações públicas se diferenciam das organizações do segundo e terceiro setores por terem perfis diferenciados de cultura: Cultura de poder ou política – predomínio do critério político em suas decisões. Cultura Burocrática – privilegia a hierarquia, o desempenho,o universalismo e a meritocracia técnica. Cultura Compreensiva – enfoca o tratamento compreensivo ao cidadão. Cultura organizacional É a forma como os integrantes das organizações convivem entre si e satisfazem as suas necessidades; a forma como percebem a cultura e a expressam em atitudes. Depende da estrutura, da cultura e das condições econômicas da instituição, além do estilo de liderança adotado e do investimento na equipe de trabalho. Influencia a motivação, o desempenho e a satisfação no trabalho, provocando diversos níveis de produtividade. A pesquisa sobre clima organizacional e manutenção de um clima favorável é fundamental para a obtenção de bons resultados de desempenho. Clima organizacional Tem como objetivos: avaliar a situação interna na organização; obter informações a respeito de como a instituição é vista pelos seus colaboradores, do grau de satisfação e das expectativas, bem como a integração entre departamentos; identificar as fragilidades com o propósito de estabelecer estratégias e soluções para corrigi-las. A pesquisa organizacional deve levar em consideração vários aspectos, entre eles, a liderança, a comunicação, o investimento em treinamento e desenvolvimento e a satisfação dos colaboradores. Pesquisa do clima organizacional A liderança baseia-se no poder de influenciar pessoas e norteá-las. A comunicação, além de ser considerada um instrumento facilitador para a motivação, favorece a obtenção de dados importantes. A implementação de programas de treinamento e capacitação aumenta a motivação do pessoal. Satisfação dos colaboradores e cooperação com a instituição são obtidas por meio de estratégias de relacionamento. Pesquisa do clima organizacional A direção é a função da administração responsável pela coordenação das ações dos membros da organização. Está ligada diretamente ao gerenciamento das relações interpessoais. Essa função envolve a comunicação, a motivação e a liderança dos trabalhadores para adequar os objetivos destes com os objetivos da organização. Inclui, também, medidas para oferecer boas condições de trabalho, ambiente de cooperação entre seus membros e gerenciamento de possíveis conflitos. Princípios da administração – direção É por meio da comunicação que os fluxos de informação percorrem todos os setores e seus usuários. Existem quatro níveis hierárquicos de comunicação nas organizações: comunicação intrapessoal – processo interno de codificação e decodificação permanente de mensagens; comunicação interpessoal – refere-se à comunicação entre duas pessoas e consiste na verbalização de pensamentos; comunicação de grupos pequenos – ocorre entre três ou mais pessoas que, por meio da interação, alcançam metas comuns; comunicação de grupos múltiplos – é um desdobramento dos pequenos grupos, que agem de modo interdependente. Comunicação Outro fator que influencia a eficácia do processo de comunicação é denominado “fluxo de comunicação”. Os fluxos de comunicação constituem níveis: fluxo descendente: as comunicações são formais e o fluxo é de cima para baixo – destinadas a fornecer informações sobre normas e rotinas e orientar procedimentos (ex.: manuais, boletins); fluxo ascendente: as comunicações são menos formais, regulares e o fluxo é de baixo para cima – destinadas a fornecer sugestões ou reclamações individuais (ex.: relatórios, caixa de sugestões); Comunicação fluxo lateral ou horizontal: a comunicação ocorre entre níveis hierárquicos semelhantes e se processa entre departamentos, serviços ou pessoas no mesmo plano da organização – destinadas a troca de informações (ex.: reuniões, conversas telefônicas); fluxo diagonal: a comunicação é estabelecida entre agentes de setores diferentes, cruzando a cadeia de comando – destinada à troca de informações entre especialistas em diferentes níveis de gestão (ex.: contatos escritos, reuniões). Comunicação São objetivos da pesquisa sobre clima organizacional, exceto: a) Avaliar a situação interna na organização. b) Obter informações a respeito de como a instituição é vista pelos seus colaboradores. c) Verificar o grau de satisfação e das expectativas, bem como a integração entre departamentos. d) Identificar as fragilidades com o propósito de estabelecer estratégias e soluções para corrigi-las. e) Obter dados para reformular a missão e a filosofia da instituição. Interatividade São objetivos da pesquisa sobre clima organizacional, exceto: a) Avaliar a situação interna na organização. b) Obter informações a respeito de como a instituição é vista pelos seus colaboradores. c) Verificar o grau de satisfação e das expectativas, bem como a integração entre departamentos. d) Identificar as fragilidades com o propósito de estabelecer estratégias e soluções para corrigi-las. e) Obter dados para reformular a missão e a filosofia da instituição. Resposta Liderança é o uso da influência para dirigir e coordenar as atividades dos membros de um grupo em direção aos objetivos propostos. Essa influência pode ser vista como a capacidade de uma pessoa modificar, intencionalmente, o comportamento de outra pessoa ou de um grupo. Nem sempre os administradores são líderes. A influência dos administradores é consolidada pela autoridade formal, pelo próprio cargo ou posição que ocupa. Os líderes ultrapassam a autoridade formal, motivando seus colaboradores a desempenhar atividades além daquelas definidas formalmente. Liderança A liderança pode ser centrada nas atividades ou centrada nas pessoas. A liderança centrada nas atividades preocupa-se com a execução das tarefas e seus resultados. A abordagem é controladora e diretiva. A liderança centrada nas pessoas preocupa-se com os aspectos humanos dos seus colaboradores e suas relações interpessoais. A característica da abordagem é participativa. Liderança Motivação é a predisposição individual para exercer esforços que busquem o alcance de metas organizacionais. É o processo responsável pela intensidade, pela direção e pela persistência das pessoas, por meio de esforços, alcançarem objetivos. Cabe ao administrador ajustar esses esforços em direção às metas da organização. Motivação Controle é a última função da administração, fechando o ciclo das quatro funções da administração (planejamento, organização, controle e direção). É responsável pela geração das informações sobre a execução das atividades da organização. É necessário o monitoramento e controle das atividades executadas em relação às planejadas e a correção de desvios significativos. Princípios da administração – controle Para garantir que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido sejam alcançados conforme os objetivos pré-definidos, deve-se seguir quatro etapas: 1. estabelecer padrões de desempenho – estabelecer um modelo daquilo que se pretende alcançar, ou seja, parâmetros desejáveis; 2. mensurar o desempenho atual; 3. compará-lo com os padrões pré-definidos; 4. adotar ações corretivas – caso se façam necessárias. Etapas do controle O controle pode ser feito por três níveis: nível institucional, denominado controle estratégico – tem foco na organização como um todo; obtenção de resultados a longo prazo; nível intermediário, chamado controle tático – focaliza o desempenho das unidades ou departamentos com resultados a médio prazo; Nível operacional, chamado controle operacional – utiliza mecanismos de controle mais específicos para abordar as atividades operacionais e obter resultados a curto prazo. Níveis de controle O controle pode ser realizado em três momentos diferentes: O primeiro momento – controle preventivo – consiste na antecipação dos problemas que poderão surgir, evitando ter de resolvê-los depois de acontecerem. Osegundo momento – controle simultâneo – consiste na supervisão continuada das atividades para certificação de que estão sendo realizadas em consonância com o padrão de desempenho estabelecido. O terceiro momento – controle por feedback – constitui a avaliação de desempenho da atividade após a sua execução, por meio da comparação dos resultados obtidos com os parâmetros de desempenhos previamente definidos. Tipos de controle Os sistemas de controle são desenhados com base na definição dos procedimentos e ferramentas, ou métodos para a coleta, processamento e apresentação das informações sobre o curso das atividades organizacionais. Devem ter características como: flexibilidade, rapidez, aceitação, clareza e precisão, economia, orientação estratégica para resultados e orientação rápida para as exceções. Englobam toda a organização e podem caracterizar-se como controles contábeis, controle patrimonial, sistemas de custo, controle de qualidade, entre outros. Sistemas de controle Para controlar o desempenho organizacional, são utilizadas ferramentas gerenciais estratégicas, como por exemplo: Sistemas de informação – sistemas informatizados que processam os dados e fornecem, continuamente, informações, em tempo real, relevantes aos gestores para auxiliar na tomada de decisão. Controle financeiro – é o mais utilizado, mede a capacidade de geração de lucros, disponibilidade para pagar as despesas, a eficiência do uso dos ativos, entre outros. Auditoria – avalia a eficiência e eficácia das atividades da instituição. Ferramentas de controle A auditoria pode ser realizada por uma equipe da própria empresa (auditoria interna), ou por uma equipe externa à organização, composta por profissionais especializados (auditoria externa). A auditoria interna tem a finalidade de verificar e avaliar os sistemas e procedimentos de controle realizados na organização, identificando falhas, erros ou práticas ineficazes. Vantagem: conhecimento aprofundado do trabalho e da estrutura administrativa. Desvantagem: dependência administrativa e o envolvimento afetivo com a organização. Ferramentas de controle Uma pesquisa feita em uma instituição detectou falta de motivação e relacionou esse problema aos aspectos motivacionais da Teoria dos Dois Fatores – Herzberg. Qual dos fatores abaixo não representa aspecto motivacional? a) Possibilidade de crescimento. b) Responsabilidade. c) Valorização do trabalho. d) Segurança no trabalho. e) Reconhecimento. Interatividade Uma pesquisa feita em uma instituição detectou falta de motivação e relacionou esse problema aos aspectos motivacionais da Teoria dos Dois Fatores – Herzberg. Qual dos fatores abaixo não representa aspecto motivacional? a) Possibilidade de crescimento. b) Responsabilidade. c) Valorização do trabalho. d) Segurança no trabalho. e) Reconhecimento. Resposta A gestão da qualidade é um modo de administrar as instituições com vistas à satisfação dos clientes. Nos serviços de saúde, a qualidade deve apoiar-se em pressupostos de segurança e satisfação dos usuários, pois o serviço é consumido enquanto é oferecido, diferente da produção de bens. Envolve a atuação da alta administração na definição de políticas de qualidade da organização e no desenvolvimento, implantação e avaliação de programas de qualidade. É importante ter em mente que qualidade inclui dois aspectos: o serviço oferecido propriamente dito e a maneira como é percebido. Gestão da qualidade Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), por meio da NBR ISSO 8402, define qualidade como “a totalidade de características de uma entidade que lhe confere a capacidade de satisfazer as necessidades explícitas e implícitas”. Está ligada à efetividade da recuperação e à redução de ocorrências indesejáveis. Para obter qualidade, é necessária a avaliação do desempenho da organização, por meio de indicadores, a fim de mensurar sua eficiência. Qualidade Qualidade total significa fazer com que os princípios da qualidade façam parte dos objetivos estratégicos da organização. Para isso, se faz necessária a participação de todos os membros na busca do aperfeiçoamento contínuo das operações, focalizando, acima de tudo, as necessidades dos clientes. Existe um conjunto de princípios comuns e interdependentes: o foco no cliente, a organização como processo contínuo e a melhoria contínua. Qualidade total Foco no cliente – atender às necessidades do cliente constitui o princípio básico. Organização como processo contínuo – percepção de organização como uma série de processos e atividades interligadas. Melhoria contínua – parte da premissa que as necessidades dos clientes sofrem constantes mudanças e em tempo de concorrência, a sobrevivência a longo prazo depende da capacidade em atender as expectativas, inovar e surpreender os clientes ou usuários dos serviços. Princípios da qualidade total Os Círculos de Controle de Qualidade (CCQ), consistem em reuniões com grupos de vários funcionários pertencentes à linha de operação que, voluntariamente, se reúnem com regularidade para resolver problemas e melhorar a qualidade dos serviços. Alguns objetivos: melhorar a qualidade; propiciar o crescimento e utilização do potencial dos colaboradores; reduzir a ocorrência de erros e melhorar a comunicação; estimular o envolvimento total com o trabalho; desenvolver a capacidade para resolver os problemas. Técnicas de qualidade total – CCQ “Processo de Acreditação é um método de consenso, racionalização e ordenação das Organizações Prestadoras de Serviços Hospitalares e, principalmente, de educação permanente dos seus profissionais” – Ministério da Saúde. Acreditação Hospitalar consiste na avaliação sistematizada e ordenada dos recursos organizacionais por um órgão reconhecido, de forma periódica e de caráter voluntário, com o propósito de garantir a qualidade da assistência com base em padrões previamente aceitos. Acreditação Duas dimensões da acreditação: processo educativo – leva as instituições e os profissionais de saúde a adquirirem a cultura da qualidade e excelência; processo de avaliação e certificação dos serviços – avalia e atesta o desempenho de acordo com padrões pré-definidos. O objetivo da Acreditação é incentivar o aperfeiçoamento permanente dos processos hospitalares com o objetivo de promover a qualidade na prestação de serviços de saúde, por meio da padronização de processos com foco na segurança do paciente. Acreditação Vantagens da acreditação: segurança oferecida aos usuários do serviço e aos profissionais envolvidos no processo; melhoria nas condições de trabalho e na construção de equipes; padronização de procedimentos; qualidade da assistência. As organizações de saúde que optam pela Acreditação têm de se adequar aos preceitos estabelecidos pela Organização Nacional da Acreditação (ONA). Acreditação – ONA Os avaliadores julgam a qualidade da organização mediante critérios estabelecidos no Manual Brasileiro de Acreditação Hospitalar (MBAH) relacionados à estrutura, processo e resultado. Nível 1: relacionado à estrutura – observam-se requisitos formais básicos, técnicos e de estrutura física e segurança para a sua atividade conforme legislação correspondente. Princípio: Segurança. Níveis de Acreditação – ONA Nível 2: Além dos requisitos exigidos no nível 1, são avaliados os processos internos por meio de manuais, programas de educação, indicadores de qualidade, ações voltadas para a melhoria de processos. Princípio: Organização. Nível 3: manutenção dos requisitos dos dois níveis anteriores somados à avaliação de métodos de monitoramento das ações implementadas na busca da qualidade e produtividade; comparaçõescom referenciais externos e identificação de pontos fracos. Princípio: Gestão de resultados. Níveis de Acreditação - ONA As instituições também podem solicitar a certificação de qualidade internacional por meio da Joint Commission International (JCI), representada no Brasil pelo Consórcio Brasileiro de Acreditação (CBA). A JCI promove uma avaliação sistematizada, por meio do seu manual, das funções mais importantes dentro das organizações de saúde: funções relacionadas aos cuidados prestados aos pacientes e funções relativas à gestão da organização. Acreditação – Joint Commission International A responsabilidade social consiste no conjunto de iniciativas que buscam, de maneira voluntária, integrar aspectos de natureza econômica, social e ambiental, além de éticas, às suas relações com clientes internos e externos, fornecedores, concorrentes, comunidades e governo, visando ao desenvolvimento sustentável. Percebe-se uma mobilização dos hospitais no sentido de estruturarem projetos voltados ao desempenho socialmente responsável. Além do compromisso com o desenvolvimento sustentável, também investem em relações baseadas em transparência e ética com os seus públicos interno e externo. Responsabilidade social A Organização Nacional de Acreditação (ONA) é dividida em níveis que contemplam os padrões exigidos. Assinale abaixo a alternativa que corresponde ao Nível 2: a) A avaliação dos processos internos por meio de manuais, programas de educação, indicadores de qualidade, ações voltadas para a melhoria de processos e tem como princípio a organização. b) A avaliação de métodos de monitoramento das ações implementadas na busca da qualidade e produtividade. c) Requisitos formais básicos, técnicos e de estrutura física e segurança. d) Tem como princípio a gestão de resultados. e) Nesse nível, são avaliados os processos internos e externos das instituições. Interatividade A Organização Nacional de Acreditação (ONA) é dividida em níveis que contemplam os padrões exigidos. Assinale abaixo a alternativa que corresponde ao Nível 2: a) A avaliação dos processos internos por meio de manuais, programas de educação, indicadores de qualidade, ações voltadas para a melhoria de processos e tem como princípio a organização. b) A avaliação de métodos de monitoramento das ações implementadas na busca da qualidade e produtividade. c) Requisitos formais básicos, técnicos e de estrutura física e segurança. d) Tem como princípio a gestão de resultados. e) Nesse nível, são avaliados os processos internos e externos das instituições. Resposta ATÉ A PRÓXIMA!
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