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Orçamento Empresarial Orçamento Empresarial 3 Desenvolvimento do material Henrique Martins Rocha 1ª Edição Copyright © 2022, Afya. Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Afya. Sumário Orçamento Empresarial 3 Para início de conversa… ................................................................................ 3 Objetivo ......................................................................................................... 3 1. Orçamento de Custos Fabris ..................................................................... 4 2. Orçamento dos Custos dos Produtos Vendidos ................................ 6 3. Orçamento de Despesas Comerciais, Administrativas e Financeiras .................................................................................................... 9 Referências ........................................................................................................11 Para início de conversa… A análise e gestão de qualquer tipo de negócio passa pela verificação de viabilidade técnica (é possível fazer?), de viabilidade comercial (há mercado para consumir os produtos e serviços a serem oferecidos?) e econômico-financeira (é esperado gerar lucros? Os lucros gerarão retorno sobre o capital investido? Haverá geração de riqueza e fluxo de caixa que sustentem a continuidade do negócio?). Para a análise de viabilidade financeira, é necessário analisar as receitas previstas e compará-las com os custos para produção e comercialização dos produtos, mercadorias e serviços. Entretanto, a expectativa de um bom resultado quanto aos custos não é suficiente para que a decisão de investimento seja tomada: há de se pensar, também, nos gastos para o funcionamento do negócio. Ou seja, além de apurarmos a expectativa de um ganho sobre o produto, dado na forma da diferença entre as receitas previstas e o custo do produto vendido, precisamos ficar atentos aos gastos para efetuar a venda em si, manter a estrutura da empresa em funcionamento, ter gastos com telefone, água, bancos etc. Na verdade, tais fatores podem transformar uma expectativa de lucro e rentabilidade em perdas substanciais para a empresa. Por isso, é importante que, junto ao orçamento de receitas e de custos, tenhamos, também, as peças orçamentárias de despesas comerciais, administrativas e financeiras. Objetivo Elaborar os orçamentos: custos fabris, custos dos produtos vendidos, despesas comerciais administrativas e financeiras Orçamento Empresarial 3 1. Orçamento de Custos Fabris Os custos fabris englobam os custos de matérias primas, os custos de mão de obra direta e os custos indiretos de produção. Mas, quando tratamos dos custos indiretos, é importante estarmos atentos a algumas sutilezas e especificidades. Primeiramente precisamos destacar que a separação formal que a Contabilidade faz entre o que é “custo” e o que é “despesa” pode ter pouca relevância no processo orçamentário (ao menos até o momento em que forem feitas as projeções dos relatórios contábeis), visto que ambos são, em termos práticos, dinheiro que “sai” da empresa. Na verdade, há a área de conhecimento e de estudo denominada Contabilidade de Custos, a qual trata, de fato, tanto dos custos quanto das despesas (seu entendimento e suporte às tomadas de gestão). Outro aspecto diz respeito ao fato de que há gastos (sejam eles custos ou despesas) fixos e variáveis, os quais sofrem efeitos das variações nos volumes produzidos e comercializados e podem ter comportamentos mutáveis. É o caso, por exemplo, dos custos que permanecem fixos até determinado volume e variáveis acima dele (por exemplo, os valores de franquia de contas de luz e água, acima do qual há a cobrança por consumo). Ou, ainda, custos que permanecem estáveis (fixos) dentro de determinadas faixas de uso, mas variam de faixa para faixa (por exemplo, aluguel de equipamentos ou serviços por faixa de tempo, com estacionamento com preço fixo até uma hora, outro preço fixo entre uma e três horas etc.). A própria mão de obra direta é um fator que pode gerar certa complicação no processo orçamentário, pois, apesar de ser calculada com base no uso, variações de demanda fazem com que a utilização da capacidade instalada varie e, consequentemente, os custos. Observe que a folha de pagamento da mão de obra direta, saldo por efeito de admissões ou demissões, permanece constante ao longo do tempo. No entanto, a alocação de tais gastos aos produtos, na forma de mão de obra direta, ocorre pela utilização prevista, como você pode ver no Gráfico 1. Gráfico 1: Variação dos custos de mão de obra direta e da ociosidade em função do volume. Fonte: Elaborado pelo autor. 100 80 60 40 20 0 45 45 45 45 46 51 60 73 90 100 Volume Ociosidade Gastos variáveis totais MOD x ociosidade em função do volume Orçamento Empresarial 4 Dessa forma, ainda que consigamos custear a MOD para os produtos, a ociosidade acaba recaindo sobre a estrutura da empresa. Na verdade, tal lógica se aplica a qualquer gasto fixo: ainda que o aumento de volume reduza os custos fixos unitários (isto é, calculados para cada unidade de produto), devemos lembrar que a ociosidade dos gastos fixos é repassada como gasto de produto final, por compor os gastos da empresa. “Na indústria, o orçamento de gastos variáveis por unidade está intimamente ligado ao orçamento da produção, que envolve programação produtiva, gerenciamento da capacidade disponível, gerenciamento de estoques e orçamento de materiais”. (COELHO; PONTES, 2018, p.56) Nesse sentido, uma prática bastante comum é a de utilizar o método de custeio variável para auxiliar a construção das peças orçamentárias. A lógica de tal método de custeio é o de não considerar os gastos fixos na composição dos custos de produtos e serviços: eles seriam considerados tão somente como gastos da infraestrutura de funcionamento do negócio. Ou seja, a composição de gastos e resultados seguiria a lógica mostrada abaixo. RECEITA (CUSTOS VARIÁVEIS) (DESPESAS VARIÁVEIS) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (CUSTOS FIXOS) (DESPESAS FIXAS) LAIR Observe que, nesse caso, precisamos pensar em custos variáveis em função do volume produzido, enquanto as despesas variáveis usualmente são função da receita (exemplo: comissões de vendas). De forma para compatibilizarmos as unidades e permitir que os cálculos sejam feitos de forma correta, o mais comum é que calculemos os custos unitários (dividindo valores totais pelo volume produzido) e transformemos toda a base de cálculo como sendo em função da receita. Quanto aos gastos fixos, uma prática comum nas empresas é a de criação de centros de custos (CC), facilitando enormemente o planejamento e previsão dos gastos fixos: cada CC tem a responsabilidade de prever seus gastos, os quais, se aprovados pela Alta Administração, compõem o cálculo dos gastos fixos da empresa. E, a partir desse ponto, os CC são responsáveis por monitorar seus gastos, gerenciando, assim, sua parte no orçamento. De acordo com Coelho e Pontes (2018), há três tipos de gastos fixos, de acordo com suas características: Orçamento Empresarial 5 Comprometidos - Ligados à estrutura da empresa como um todo e que tendem a permanecerem inalterados. Exemplos: valor do aluguel, depreciação, manutenção predial etc. Padrão – Correlacionados ao resultado obtido, sendo possível medir sua eficiência. Exemplo: quantidade de funcionários necessária para atender à determinada demanda, tomando por base o tempo unitário previsto para cada atividade, a partir do que poderiam ser estimados os gastos com salários, encargos etc. Importante destacar que não estamos falando de gastos variáveis, pois não variam em relação direta com a quantidade. Discricionários - Não possuem correlação com os resultados obtidos, não sendo possível,portanto, medir sua eficiência. Exemplos: serviços específicos, treinamento e consultorias etc. 2. Orçamento dos Custos dos Produtos Vendidos Ainda que reconheçamos o custo dos produtos vendidos (CPV) como um elemento resultante dos registros contábeis presente no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), como mostrado na Figura 1, dentro do escopo do processo orçamentário, ele é um elemento de projeção e controle. Figura 2: Integração entre os demonstrativos contábeis projetados. Fonte: Adaptado de Frezatti (2017). ATIVO PASSIVO E PL CIRCULANTE CIRCULANTE LONGO PRAZO LONGO PRAZO ATIVO PASSIVO E PL CIRCULANTE CIRCULANTE LONGO PRAZO LONGO PRAZO RECEITAS CPV MARGEM BRUTA DESPESAS RESULTADO OPERACIONAL OUTROS RESULTADO ANTES DO IR IR RESULTADO LÍQUIDO APÓS IR OPERACIONAL DE BENS DE CAPITAL DO ACIONISTA FINANCEIRO BALANÇO PATRIMONIAL EM 31/12/20X1 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS DO PERÍODO BALANÇO PATRIMONIAL EM 31/12/20X2 FLUXO DE CAIXA DO PERÍODO Orçamento Empresarial 6 Lembre-se de que a legislação e as práticas geralmente aceitas preveem que o CPV e o DRE, como um todo, devem englobar todos os custos referentes aos produtos comercializados, sejam eles fixos ou variáveis. Portanto, o CPV não serve apenas para fins de gestão, mas também fiscais. Dessa forma, mesmo que utilizemos o método de custeio variável para nossas atividades de planejamento, análise e controle do processo orçamentário, tais cálculos não são aceitos na elaboração dos relatórios contábeis da empresa, sendo necessário converter os dados para que possam haver os registros como os que seriam obtidos pelo uso do método de custeio por absorção. Aqui, cabe recordarmos as definições dos métodos de custeio, de acordo com Martins (2003) e Frezatti (2017): Por absorção (também conhecido como Custeio Integral): Todos os custos são distribuídos pelos produtos. Ou seja, todos os custos fixos devem ser absorvidos pelos produtos. Assim, todos os custos, fixos e variáveis, transitam pelos estoques antes de se constituírem em custos dos produtos vendidos, utilizando, para isso, critérios de rateio que, por sua arbitrariedade, podem gerar distorções. Por departamentalização: Nesse caso, os custos indiretos dos setores ou centros de custo são atribuídos de acordo com critérios predefinidos aos outros departamentos ou centros, de forma que há uma acumulação dos custos conforme avançamos nesse processo, até cobrirmos todos os setores. Em seguida, atribuímos os custos indiretos (que, agora, estão alocados somente aos departamentos de produção) aos produtos, de acordo com critérios especificados. Ou seja, é uma forma mais detalhada do método por absorção. Custeio por Atividades (Activity Based Costing): Pode contribuir para a redução das distorções provocadas pela figura de alguns tipos de rateios sem critérios com racionalidade econômica: os custos indiretos são atribuídos às atividades exercidas na empresa, de tal forma que o total de custos dos departamentos seja transformado em total de custos das atividades. Feito isso, os custos das atividades são atribuídos aos diferentes produtos, de acordo com o “uso” que tais produtos fazem de tais atividades. Ou seja, a racionalidade do que gera custos existir por exercer atividades e o de que tais atividades são necessárias à produção dos produtos, proporciona uma lógica de relacionamento entre os recursos consumidos e os produtos gerados. Variável: Nesse método, são alocados, a cada produto gerado, somente os custos variáveis, ou seja, aqueles que variam em relação direta com a variação da produção e venda. Nesse caso, os demais custos são lançados para o período (exercício), não transitando pelos estoques. Orçamento Empresarial 7 Direto: Difere do método variável, pois são alocados a cada produto somente os custos diretos, ou seja, aqueles que se consomem na geração dos produtos, sejam fixos ou variáveis. Mas, antes de discutirmos o CPV, vale lembrar que ele se aplica usualmente às empresas do ramo industrial. Ainda que não sejam regras fixas, temos: CPV (Custo dos Produtos Vendidos): para empresas que “produzem” (industrializam) os produtos que são comercializados. Assim, devem ser considerados os gastos com produção, e não somente compras, ou seja: CPV = Estoque Inicial + Insumos aplicados nos produtos vendidos (matéria-prima, embalagens etc.) + Mão de obra aplicada nos produtos vendidos + Gastos gerais de fabricação aplicada nos produtos vendidos (energia, depreciação etc.) – Estoque Final. Para identificação de tais fatores, será necessário estabelecer componentes e quantidades do processo produtivo. CMV (Custos das Mercadorias vendidas): Para empresas que comercializam produtos que não são produzidos por elas. Ou seja, não há a industrialização e, por tal razão, os produtos são entendidos como “mercadorias” vendidas. Refere-se, assim, especificamente, aos produtos adquiridos pela empresa para revenda, como costuma acontecer no comércio, De forma simplificada, podemos dizer que CMV = Estoque Inicial + Compras - Estoque Final. CSV (Custos de Serviços Vendidos) ou CSP (Custos dos Serviços Prestados): aplicado a empresas, obviamente, de prestação de serviços. Dessa forma, o CPV (e, de forma análoga, o CMV e CSV, já que os cálculos de CPV, do CMV e do CSV são parecidos) representa o valor da obtenção e processamento da mercadoria, levando em consideração a aquisição de matérias- -primas, o processo de industrialização e correlatos. Seu cálculo mensura os itens vendidos e não os que ficaram em estoque. Ou seja: CPV = Estoque Inicial + Produção – Estoque Final Por exemplo, se temos 500 unidades de um produto em estoque, são produzidas mais 1.500 unidades de produto e, ao final do exercício, há, em estoque, 550 unidades, foram vendidas 1.450 unidades do produto (500 + 1500 – 550 = 1.450) e, se o custo de cada unidade é de R$ 100,00, o CPV será de R$ 145.000. Por mais óbvia que seja tal análise, é importante destacar que tomar por base somente o dinheiro que entra na empresa pelas suas vendas, pode gerar uma visão distorcida das finanças. Afinal, podemos estar recebendo “muito” por algo que nos custou “muito mais”. Assim, o Custo do Produto Vendido inclui todos os gastos para produzir e armazenar um produto, até que ele seja vendido. Como parte do processo orçamentário, é fácil perceber que o orçamento dos CPV tem como base Orçamento Empresarial 8 as informações oriundas de outras peças orçamentárias, para podermos trabalhar com a projeção de vendas, de produção, de consumo e compras de matérias primas, mão de obra direta e custos indiretos. 3. Orçamento de Despesas Comerciais, Administrativas e Financeiras O cálculo do CPV não exaure as necessidades de informações para planejamento e controle do orçamento, afinal, o CPV não engloba todos os gastos para comercialização do produto e manutenção das atividades da empresa. Desta forma, deve haver o orçamento de despesas comerciais, administrativas e financeiras, visando o planejamento e controle de tais elementos. O orçamento de despesas comerciais engloba as despesas referentes às atividades comerciais da empresa: salários/encargos da equipe de vendas e marketing, gastos com pesquisa de mercado, administração de vendas etc. Ou seja, leva em consideração a venda, publicidade, promoção de vendas e armazenagem, inclusive, despesas incorridas após a ocasião da venda ou custos de preenchimento dos pedidos, tais como despesas de embarque, expedição, comissões de vendedores e custos tributários, fretes da distribuição etc. ‘‘ O Orçamento de despesas de vendas visa dimensionar os recursos necessários para dar suporte às vendas orçadas. A maioria das despesas de vendas é de natureza fixa. Algumas despesas de vendas e distribuição são variáveis, isto é, variam em função do volume de vendas. Por exemplo, as comissões de vendedores e fretes de distribuição podem aumentar à medida que aumenta o volume de vendas.(HOJI, 2017, p.444)’’ Os centros de custos administrativos incluem a alta direção da empresa e as operações de staff não relacionadas às atividades de produção, marketing e, na maioria das empresas, Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). Isso se deve ao fato de as empresas optarem por ter o orçamento de P&D como uma peça orçamentária separada ou, mais comumente, como parte do orçamento de investimentos. No que tange ao orçamento de P&D, a empresa deve (LOBATO: AZEVEDO, 1994, p.60): ▪ Decidir o nível de comprometimento financeiro para pesquisa e desenvolvimento ao longo dos próximos anos. ▪ Decidir as direções do esforço de pesquisa e desenvolvimento. ▪ Avaliar a eficácia do grupo de pesquisa e desenvolvimento. ▪ Decidir quanto ao valor dos fundos que serão colocados à disposição de P&D ao longo de um período de anos. Orçamento Empresarial 9 O orçamento de despesas administrativas tem a finalidade de determinar os recursos que serão despendidos com a gestão da empresa” (HOJI, 2017, p.444). Incorpora as despesas de setores como Recursos Humanos (RH), Finanças, Segurança, Informática etc. Aluguéis e condomínios, gastos referentes ao material de escritório, telefone, água, energia elétrica etc. fazem parte das despesas administrativas. Cabe aos setores e departamentos fornecerem os valores previstos de gastos, seja com base em dados históricos e/ou discricionários, para compor a peça orçamentária específica. Se aprovado pelo responsável pelo processo orçamentário, além de servir de base para o planejamento do orçamento, será utilizado, também, como instrumento de gestão para controle do orçamento, além de servir de entrada para o processo de elaboração dos relatórios financeiros projetados. Já o orçamento de despesas financeiras, que em algumas empresas é incorporado ao orçamento de despesas administrativas, para efeito de simplificação, engloba gastos como taxas bancárias, pagamento de juros etc. Importante destacar que os gastos com salários e benefícios dos empregados dos setores financeiros da empresa, bem como quaisquer outros gastos em tais setores não se caracteriza como despesas financeiras: são despesas administrativas. Como você pôde perceber, há diversos aspectos a serem considerados no processo orçamentário, que vão além das estimativas de vendas e receitas, quantidade a ser produzida, matérias-primas a serem utilizadas e adquiridas, mão de obra utilizada, bem como custos indiretos diversos. A manutenção das operações, implicando em gastos fabris, compõem um total de fatores a serem considerados quanto à elaboração dos orçamentos do custo de produtos vendidos. Entretanto, a ele precisam ser incorporados, também, gastos referentes à comercialização, na forma dos orçamentos de despesas comerciais, administrativas e financeiras, elementos fundamentais a serem considerados no processo de planejamento e controle do orçamento empresarial. Orçamento Empresarial 10 Referências COELHO, F. S.; PONTES, R. M. Orçamento e controle. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2018. FREZATTI, F. Orçamento empresarial: planejamento e controle gerencial. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2017. HOJI, M. Administração financeira e orçamentária: matemática financeira aplicada, estratégias financeiras, orçamento empresarial. 12 ed. São Paulo: Atlas, 2017. LOBATO, D. M.; AZEVEDO, H. M. Orçamento empresarial. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1994. MARTINS, E. Contabilidade de custos. 9 ed. São Paulo: Atlas, 2003. Orçamento Empresarial 11 Orçamento Empresarial 3 Para início de conversa… Objetivo 1. Orçamento de Custos Fabris 2. Orçamento dos Custos dos Produtos Vendidos 3. Orçamento de Despesas Comerciais, Administrativas e Financeiras Referências