Agentes de Transformacao

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Agentes de Transformação
esta aula você aprendeu
O gestor de projetos é um agente de transformação, é aquele
que pega uma ideia intangível de algo que ainda existe e
transforma em algo mais tangível e realizável, como um projeto para a
construção de uma casa, um lançamento de um novo produto, um projeto
de melhorias de uma área, por exemplo.
O gestor de projetos basicamente precisa entender o contexto atual,
analisando os cenários de forma holística, estruturar um objetivo e quais
as ações estratégicas para alcançar esse objetivo. Com isso, pode-se
dizer que é imprescindível que um gestor de projetos tenha uma
mentalidade inclinada para estratégia e inovação. O gestor de projetos
precisa agir de forma estratégica para conseguir alcançar os objetivos
pré-determinados.
 
Agir de forma estratégica é basicamente a capacidade de racionalizar
uma situação-problema e estruturar um caminho ou passo-a-passo para
resolver um problema ou realizar uma entrega conforme o planejado e é
desta maneira que se consegue transformar objetivos em resultados.
A gestão de projetos trabalha para dar rumo e direção a um plano de
ação, garantindo assim a clareza e alinhamentos de expectativas com
todos os envolvidos.
A comunicação também é um outro pilar fundamental e uma realidade
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constante de quem trabalha como gestor de projetos. É a forma de
garantir que todas as áreas envolvidas estão alinhadas com os objetivos a
serem alcançados, alinhando as expectativas com toda a sociedade
impactada pelo projeto, desde o planejamento, durante a execução e até
o encerramento do projeto.
Outro papel super importante de um gestor de projetos é a previsão e
prevenção de problemas. O ponto importante a ser destacado é que o
gestor de projetos não garante a inexistência de problemas, mas possui a
capacidade de antecipá-los ao máximo, com o objetivo de estar sempre
um passo à frente dos problemas para garantir o sucesso do projeto de
forma geral.
Evitar desperdícios é um outro papel fundamental de um gestor de
projetos que atua como agente de transformação. O objetivo é evitar
desperdícios de uma forma geral, de tempo, de recursos, de dinheiro, de
horas de trabalho, etc. Para isso é preciso uma gestão muito coesa e
precisa envolvendo todas as áreas de conhecimento, contemplando o
escopo do projeto como um todo e os riscos existentes para sua
execução, incluindo os recursos, aquisições, pessoas e comunicações,
por exemplo.
O gestor de projetos precisa executar uma gestão 360º, considerando os
prazos existentes de entrega, com critérios de qualidade bem
estabelecidos e os custos estimados, por exemplo. Além disso, o gestor
de projetos deve considerar também a gestão de contratos, liderança e
gestão de recursos com um perfil integrador que dialoga com clientes
externos e com as equipes internas, considerando cronogramas, micro e
macro tarefas, mas sem descartar a visão geral e sistêmica, o que inclui a
macroeconomia e cenários políticos também.
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Exemplos de resultados do projeto:
 
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
• Reforma finalizada
• Empresa criada
• Processo otimizado
• Intercâmbio realizado
Para alcançar os objetivos finais de um projeto é importante que todo
gestor tenha delimitado quais são os entregáveis durante a execução.
 
Exemplos de entregáveis:
• Parede construída
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• Parede pintada
• Wireframe criado
• Curso de inglês pago
 
Todo projeto precisa ter bem definido quais são os critérios que serão
avaliados para determinar se teve ou não êxito e sucesso
Exemplos de sucesso do projeto:
• Entregue no prazo,
• dentro do orçamento,
• de acordo com o especificado, atingiu as metas estabelecidas.
 
Um projeto é iniciado para gerar uma transformação, fazer uma melhoria
ou entregar um resultado e o primeiro ponto a ser entendido antes de
dominar o contexto da organização é a diferença entre projeto e
operação.
 
Operações são atividades rotineiras e contínuas para a entrega dos
resultados, como operações de vendas, de marketing, operações
logísticas, por exemplo.
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Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
 
A principal característica dos projetos é que eles possuem começo, meio
e fim. Existem projetos com a finalidade de estruturar ou melhorar
operações já existentes, por exemplo.
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
Uma outra característica a ser ressaltada é que um projeto tem entregas
claras e um resultado esperado. 
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
 
Um projeto de uma forma geral precisa ter muito bem definido o que está
sendo estruturado, o que precisa ser analisado, qual é o trabalho a ser
realizado e qual é o resultado esperado em sua conclusão.
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
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Dominando o contexto da organização, o gestor de projetos também
precisa consultar o organograma, o contexto empresarial e entender se
existe uma estrutura de gerenciamento de projetos ou um comitê técnico a
ser reportado. Estas análises são importantes não somente para
identificar o contexto da organização mas, também, para estruturar bem a
justificativa do projeto, com uma visão sistêmica e analítica de todas as
atividades e áreas envolvidas.
 
Ao ser nomeado (a) como gestor (a) de um projeto, a primeira coisa a se
fazer é entender o contexto da organização. Depois disso, o próximo
passo é entender a origem do projeto e com isso, pode ser levantado
uma série de informações, por exemplo:
• Declaração do Trabalho
• Contrato
• Request For Proposal (RFP)
• Declaração do problema
• Planejamento Estratégico
• Análise de GAPs
Entendendo a origem do projeto o próximo passo é analisar os contextos
de execução do projeto com uma análise prévia, identificando se outros
projetos semelhantes já foram implementados, analisando os documentos
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existentes ou quaisquer outros documentos e ferramentas que possam
auxiliar na documentação e implementação do trabalho a ser realizado
• Base de Conhecimento
• Templates (Modelos)
• Modelo de governança
• Ferramentas
Considerando todas as informações mínimas e necessárias para
desenvolver um projeto, o gestor consegue ter diretrizes mais objetivas
para apresentar o projeto e para envolver o time mínimo necessário em
uma apresentação de Kick-off.
Durante a apresentação de Kick-off o gestor de projetos já tem domínio de
quais são os objetivos principais a serem alcançados e possui argumentos
para negociar recursos necessários e mobilizar especialistas com as
áreas chaves envolvidas
Uma ferramenta que pode ser utilizada na apresentação de kick-off é o
Canvas, que utiliza a metodologia 5W2H e considera questões básicas de
um projeto, por exemplo:
• (WHAT) - O que está sendo implementado?
• (WHERE) -Onde será implementado?
• (WHEN) - Quando será implementado?
• (WHO) - Quem são os interlocutores?
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• (HOW) - Como será implementado?
• (HOW MUCH) - Quanto vale o projeto?
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
 
O material de Kick-off deve considerar todas as premissas de um projeto,
considerando o escopo, os prazos e custos. O kick-off deve conter
também a razão para a existência / motivações daquele projeto e quem
são os envolvidos.
A apresentação do material de kick-off serve para formalizar o início de um
projeto, a autoridade do gerente de projetos, os papéis e
responsabilidades e as expectativas e estimativas iniciais, além de, validar
o entendimento de todos os envolvidos.
Conforme aulas anteriores, um projeto gera uma transformação e o gestor
de projetos atua como o agente de transformação, com um papel
fundamental de analisar, prever e prevenir riscos, envolvendo todos os
interlocutores impactados com a realização do um projeto.
É importante considerar que, por mais que o gestor de projetos tenha o
papel de prevenir riscos, não significa dizer que mudanças no projeto não
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vão acontecer. Mudanças sempre ocorrem, o gestor de projetos deve
estar preparado para isso e pensar nos objetivos principais do projeto, no
processo final e na entrega. Significa dizer que um projeto não deve ser
travado por conta de uma mudança não planejada previamente, mas que
as mudanças precisam acontecer de forma estruturada, sendo bem
gerenciada para que não gere um escopo adicional ao projeto. Ou seja,
ao se deparar com uma mudança no projeto, o gestor ou a gestora
responsável precisa documentar e avaliar os impactos dessa mudança,
considerando principalmente qual é o escopo do projeto e quais são as
premissas a serem alcançadas. Se a mudança não gerar um novo
escopo ou os impactos forem ínfimos, o gestor de projetos juntamente
com os stakeholders vão aprovar ou não a mudança necessária para
seguir em frente com o projeto.
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
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Importante: Gerenciar muito bem as mudanças é o fator chave de
sucesso de um projeto, por isso, é imprescindível sempre considerar uma
gestão 360º de todo o projeto para transformar objetivos em resultados,
avaliando todos os custos, prazos e impactos envolvidos.
 
Além das mudanças que podem acontecer durante a implementação de
um projeto, é importante documentar também todo o processo, pois será
importante apresentá-los durante o encerramento, incluindo os resultados
obtidos, agradecimentos da equipe e feedbacks recebidos.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
O projeto gera uma transformação e criar coisas novas e, ao iniciar um
projeto o gestor deve fazer uma análise prévia, com a finalidade de
documentar o trabalho a ser realizado, identificando se outros projetos
semelhantes já foram implementados, analisando os documentos
existentes, conferindo se existem templates (modelos), base de
conhecimento, modelos de governança ou ferramentas que podem ser
utilizadas e podem gerar insights, por exemplo.
 
Um ponto muito importante que deve ser considerado na elaboração de
um material de kick-off é que ele deve seguir uma metodologia SMART. 
 
A metodologia SMART foi desenvolvida no início dos anos 80 pelo
consultor norte-americano George T. Doran (1939-2011) e é muito
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utilizada pelos gestores de projetos, pois considera os seguintes pontos ao
planejar um objetivo a ser alcançado:  
• Specific = específico: ter uma meta bem definida, clara e objetiva.
• Measurable = mensurável: a meta precisa ter critérios específicos que
possibilitem seu progresso e sua realização.
• Achievable = alcançável: deve ser realizável, ou seja, possível de
alcançar, considerando os recursos disponíveis.
• Realistic = realista: a meta e os objetivos devem ser realistas.
• Time based = temporal: deve ter um prazo para acontecer e uma linha
do tempo claramente definida.
 
Outras considerações que devem conter um material de kick-off são as
restrições:
• Aquilo que restringe
• Não deve ser feito
• Está completamente e explicitamente fora do escopo
• Impõe um limite
 
Etapas importantes a serem consideradas no encerramento do
projeto:
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• Feedback final e agradecimento a equipe
• Documentação e formalização dos resultados
• Liberar os pagamentos e bônus
• Resolver qualquer questão contratual
• Analisar os aprendizados e hipóteses validadas
• Documentar as lições aprendidas
• Documentar o resultado final do projeto
 
Dica quente para você não esquecer
O gestor de projetos precisa dominar o contexto da organização para
conseguir ter bases sólidas e argumentos contundentes na
implementação de um projeto, considerando os cenários reais e
existentes. Entendendo qual é a estrutura da organização é possível
definir com mais clareza quais são os próximos passos e como o projeto
deverá ser executado da melhor forma para obter sucesso.
 
É importante observar também que um material de kick-off precisa conter
as informações básicas e iniciais para se alcançar um objetivo com o
projeto a ser implementado, por isso, as premissas precisam ser muito
bem definidas.
• Algo que assumimos como verdade
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• Algo que precisa acontecer (e torcemos para isso)
 
Fonte da imagem: slide produzido pelo professor
 
É importante considerar que além do kick-off, que é a cerimônia que
oficializa o início de um projeto, também existem outros eventos
importantes para compartilhar status report e fases do projeto (durante a
execução do projeto) e a reunião de encerramento para compartilhar os
resultados finais e aprendizados obtidos.
Pontos importantes para se compartilhar em uma reunião de
encerramento de um projeto:
• Qual foi o motivador do projeto
• Um resumo do que foi feito
• Como foi o desempenho durante a execução
• Qual desempenho do projeto após a conclusão
• Quais os resultados do projeto
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• Lições aprendidas
• Quais são os próximos passos
 
Referência Bibliográfica
INSTITUTE, Project Management. Um Guia do Conhecimento em
Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5ª edição. Brasil: Ed.
Saraiva Educação S.A., 2017.
VARGAS, Rodrigo Viana. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo
Diferenciais Competitivos. 8ª edição. Brasil: Brasport, 2016.
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