Monitorando e controlando o projeto

Prévia do material em texto

07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 1/13
N
Monitorando e controlando o projeto
esta aula você aprendeu
A importância do monitoramento e controle
Monitorar e controlar inclui esforços constantes desde o início ao
longo de todo o projeto para acompanhar, analisar, regular o progresso
(desempenho), identificar necessidade de mudanças no plano e disparar
mudanças.
Monitorar e Controlar são conceitos distintos. Monitorar é coletar dados,
realizar medições, relatar desempenho e disponibilizar e divulgar
informações. Controlar é comparar o realizado com planejado, analisar
variações e tendências e recomendar ações corretivas.
Em projetos com abordagem de ciclo de vida preditiva demandam um
processo de aprovação formal para as mudanças. Somente mudanças
aprovadas são implementadas. O passo a passo do processo é composto
por:
1- Solicitação de mudança;
2- Análise de impactos (riscos, recursos, cronograma e orçamento);
3- Aprovação formal da mudança pelo comitê;
4- Revisão do planejamento;
5- Comunicação às partes interessadas.
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 2/13
O maior benefício de monitorar e controlar é realizar medições periódicas
de desempenho a fim de identificar e corrigir desvios e variações em
relação ao planejado. Isso engloba:
• Um entendimento real do status do projeto.
• Dados confiáveis para a tomada de decisão.
• Ações adequadas e no tempo certo para manter o desempenho nos
trilhos.
• Alcançar metas e gerar valor tomando decisões assertivas e oportunas
com base em previsões e avaliações confiáveis.
 
Rituais e ferramentas de acompanhamento
Métrica é um conjunto de medidas quantificáveis usadas para avaliar o
desempenho. Os KPIs são um tipo de métrica que define a forma com
que a organização medirá seu sucesso! As métricas devem ser SMART:
• Specific (Específico) - Medições específicas, por exemplo, tempo médio
de uma correção.
• Measurable (Mensurável) ou Significativo - Que façam sentido medir e
estejam vinculados aos objetivos do projeto.
• Attainable (Alcançável) - Metas alcançáveis considerando os recursos,
o ambiente e a tecnologia
• Relevant (Relevante) - As medidas devem fornecer informação de valor
relevantes.
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 3/13
• Time related (Temporal) - Informações oportunas (novas) e prospectivas
sobre tendências
O controle inclui registrar desempenho atual, calcular variação (desvio),
estimar desempenho futuro e tomar ou não ação corretiva
A medição de progresso do projeto pode ser feita das seguintes formas:
1- Medição real: Medição do progresso real em loco. Pode consumir
uma elevada quantidade de recursos (tempo, dinheiro, esforço etc.),
ou ser praticamente impossível.
2- Estimativa do responsável pelo pacote de trabalho (%
realizado): Realizada através de reporte simples do responsável
pela atividade ou pacote. Nem sempre é confiável.
3- Por “marco” atingido: Nesse caso, o acompanhamento do
progresso é definido antecipadamente através do estabelecimento
de marcos importantes.
4- Esforço executado no período e previsão de esforço restante
alocada em cada período futuro: Exige um nível excessivo de
detalhamento e, nem sempre, a previsão é confiável (especialmente
em grandes equipes).
5- Por percentual definido para o início e término: Pode-se definir
regras de acompanhamento. Por exemplo:
• Regra 0/100 – uma tarefa não ganha créditos pela conclusão
parcial, somente pela conclusão total.
• Regra 20/80 – uma tarefa é considerada 20% concluída quando
começa e obtém os outros 80% somente quando for concluída.
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 4/13
• Regra 50/50 – uma tarefa é considerada 50% concluída quando
começa e somente recebe os demais 50% quando for concluída.
Para saber se é hora de tomar alguma ação, é preciso avaliar o desvio.
Se for insignificante ou zero, não há nada a fazer por enquanto. Se for
significativo, mas recuperável, é bom planejar a recuperação. Se for muito
grande irrecuperável, talvez seja hora de revisar suas estimativas e sua
linha de base como um todo.
 
Indicadores: Como anda o projeto?
Valor agregado é a medida de quanto do trabalho planejado foi alcançado
até um determinado momento. O valor agregado é um excelente
indicador para avaliar o andamento do projeto.
O Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) é um método eficiente para
medir progresso, indicar variações em relação ao que foi planejado,
identificar antecipadamente os desvios, fazer previsões de prazos e
custos finais e relatar status do projeto. O objetivo principal é apoiar na
tomada de decisão corretiva antecipada.
Os 3 elementos básicos do GVA são:
• VP – Valor Planejado: É o que eu planejei gastar para o que eu
planejei fazer
• VA – Valor Agregado: É o que eu planejei gastar para o que eu
realmente fiz.
• CR – Custo Real: É o que eu realmente gastei para o que eu fiz.
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 5/13
Os indicadores de Variação do GVA são:
• VC – Variação de Custo: Comparação entre o valor agregado e o
custo real.
• VPr – Variação de Prazo: Comparação entre o valor agregado e o
valor orçado (planejado).
• VT – Variação de Tempo: Comparação entre prazo previsto e prazo
real (em unidade de tempo)
Os Índices de Desempenho do GVA:
• IDC –Índice de Desempenho de Custo: Razão entre o valor
agregado e o custo real.
• IDP – Índice de Desempenho de Prazo: Razão entre o valor
agregado e o valor orçado.
Indicadores: Como identificar tendências e fazer previsões?
Os indicadores de Previsão e Tendências do GVA são:
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 6/13
• EPT – Estimativa para Término: Valor que falta para completar o
projeto, considerando a situação até o momento.
• ENT - Estimativa no Término: Valor final do projeto considerando o
que já foi gasto e a previsão para término.
• VNT – Variação no Término: Comparação entre a atual estimativa no
término e o orçamento original.
• ETT – Estimativa de Tempo no Término: Duração projetada para o
projeto considerando o ritmo até o momento.
• ANT – Atraso no Término: Comparação entre o prazo originalmente
previsto e a estimative de tempo no término atual.
* Para determinar o valor deste índice, deve-se assumir premissas, vide
slides a seguir.
** PT (PAC) é a previsão de duração do projeto prevista no baseline.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Vamos considerar o seguinte projeto:
Escopo do Projeto:
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 7/13
• Vacinação de 1.000.000 de pessoas ao longo de 1 ano.
Custo unitário planejado:
• US$10
Status do Projeto ao final do 1o tri:
Somente havia sido realizado US$2 milhões (em vacinas) dos US$2,5
milhões planejados, com um gasto de US$2,3 milhões.
Figura: Status do Projeto ao final do 1º trimestre. (Fonte: Acervo da
Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 8/13
Figura: Status do Custo do Projeto ao finaldo 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
Figura: Status do Prazo do Projeto ao final do 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controland… 9/13
Figura: Desempenho do Custo do Projeto ao final do 1º
trimestre. (Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
Figura: Desempenho do Prazo do Projeto ao final do 1º
trimestre. (Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controlan… 10/13
Figura: Previsão Otimista para a EPT ao final do 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
Figura: Previsão Realista para a EPT ao final do 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controlan… 11/13
Figura: Previsão Pessimista para a EPT ao final do 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
Figura: Previsão Pessimista para a ENT ao final do 1º trimestre. (Fonte:
Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controlan… 12/13
Figura: Previsão Pessimista para a VNT ao final do 1º trimestre.
(Fonte: Acervo da Professora Gisele Blak Bernat)
Figura: Previsão para a ETT ao final do 1º trimestre. (Fonte: Acervo
da Professora Gisele Blak Bernat)
07/09/2023, 11:49 Descomplica
https://aulas.descomplica.com.br/pos/pos-graduacao-em-gestao-de-projetos-ad5955/turma/gestao-preditiva-de-projetos-c0072b/aula/monitorando-e-controlan… 13/13
Dica quente para você não esquecer
Figura: Previsão para a ANT ao final do 1º trimestre. (Fonte: Acervo da
Professora Gisele Blak Bernat)