Encerramento de projeto

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Encerramento de projeto
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O que é o encerramento do projeto?
Os maiores benefícios do encerramento do projeto incluem o
correto arquivamento de informações, a conclusão do trabalho planejado
e a liberação dos recursos para outros projetos.
Os requisitos de sucesso para aprovação do encerramento e os
responsáveis pela aprovação são definidos no Termo de Abertura do
Projeto (TAP).
Nas fases finais do projeto em que começamos o encerramento do
mesmo, há poucas incertezas e menor risco, pois, estando já no final, o
custo de uma alteração de baseline seria muito alto e, portanto, a
interferência dos stakeholders é bem menor. O que geralmente acontece
é uma maior tensão da equipe devido à desmobilização premente. Isso
acaba provocando dois comportamentos distintos. Parte da equipe já
alocada a um novo projeto, começa a debandar. Outra parte da equipe,
ainda sem novo projeto para ir, pode procrastinar para que seja possível
conquistar uma realocação antes da desmobilização final da equipe, por
receio de perder seu vínculo com a empresa.
O GP é o responsável pelo encerramento que deve ser considerado parte
vital do projeto! É um trabalho que deve ser iniciado o quanto antes, até
para aproveitar a equipa antes do movimento de debandada. Vale
inclusive inserir no planejamento do projeto as atividades relacionadas ao
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encerramento. O projeto só deve ser considerado concluído quando forem
realizadas todas as atividades do encerramento.
Projetos terminam por Extinção, ou seja, quando o projeto é concluído e
aceito; por Absorção, ou seja, quando se transformam em operações
continuadas ou processos ou por Cancelamento, quando há mudança de
prioridade, não é mais necessário, não há mais orçamento ou um recurso
se extinguiu ou foi realocado.
Alguns projetos, que deveriam ser extintos ou cancelados, seguem em
frente e nunca terminam por pura dificuldade da equipe de comunicar a
sua total concordância com o fato de que aquele projeto não faz sentido.
Isso pode ser por medo, fantasmas criados, liderança equivocada, entre
outros motivos.
No encerramento devemos organizar e disponibilizar as Lições
Aprendidas (Estoque de Conhecimento), liberar e avaliar a equipe
(preparar equipe para futuros projetos), documentar (criar artefatos) para
formalizar encerramento e entrega do projeto, formalizar encerramento
dos contratos e resolver pleitos e reivindicações e medir resultados
(Sucesso x Fracasso?)
 
Como formalizar o encerramento?
A reunião de encerramento é uma cerimônia em que é discutida e
formalizada a aceitação final do escopo entregue. O principal objetivo
dessa reunião é formalizar o encerramento do projeto.
Ao final de cada fase do projeto são realizadas reuniões de fim de fase (ou
phase gates). São cerimônias em que é feita uma revisão das entregas e
do desempenho do projeto até o momento. Nessas reuniões é discutida e
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formalizada a aceitação do escopo entregue na fase. Esse é o momento
de decidir continuar ou não para a próxima fase (decisão go/no go), além
de identificar e corrigir erros.
Para concluir o projeto, preciso verificar se:
• Os documentos foram atualizados?
• Houve aceitação formal do cliente?
• Os custos foram todos lançados?
• As contas do projeto estão encerradas?
• A equipe do projeto já foi liberada?
• Foi decidido o destino de materiais em excesso?
• As instalações e equipamentos foram liberados?
• Os relatórios para a empresa estão prontos?
Para encerrar os contratos, preciso verificar se:
• Houve aceitação formal do trabalho do fornecedor?
• As reivindicações foram resolvidas?
• Os resultados finais do contrato foram registrados e arquivados para
consulta futura (desempenho do fornecedor)?
Algumas demandas adicionais do encerramento como um todo:
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• Houve uma avaliação de sucesso x falha?
• O conhecimento foi compartilhado?
• A informação gerada foi corretamente arquivada para futura consulta?
• O produto do projeto foi adequadamente transferido para a
operação/produção?
• A satisfação das partes interessadas com o projeto foi averiguada?
 
Qual a importância das lições aprendidas?
As lições aprendidas englobam todo o conhecimento conquistado e
registrado ao longo do projeto. A ideia é buscar melhorias nos futuros
projetos.
Projetos são temporários, logo, nem sempre há memória organizacional
ou mecanismos de transferência do aprendizado.
É preciso coletar, entender, administrar, transformar, disseminar e reutilizar
as lições aprendidas.
As lições aprendidas trazem muitos benefícios e vantagens. Elas são
registros de práticas voltadas para a melhoria da qualidade e apoiam na
correção de problemas de eficácia e eficiência. O correto uso de lições
aprendidas ajuda a aumentar a taxa de sucesso em projetos, melhora a
satisfação dos stakeholders e ajuda a formar o estoque de conhecimento
da equipe registrando práticas bem-sucedidas e malsucedidas.
 
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Como desenvolver a equipe para novos projetos?
Desenvolver equipes eficazes é uma das mais importantes
responsabilidades do GP. O GP deve atuar como líder-servidor, facilitando
o trabalho em equipe. O líder deve motivar, proporcionar desafios, buscar
oportunidades e oferecer feedbacks (com eventuais recompensas)
continuamente. Em equipes auto-organizáveis, deve haver um esforço
conjunto de proporcionar engajamento, motivação e oportunidades!
Se o GP identificar Gaps nas habilidades necessárias à equipe para o
projeto, ele deve incluir atividades de treinamento e seus respectivos
custos no plano do projeto. Ao longo do projeto ele deve promover a
avaliação de desempenho da equipe e, eventualmente, solicitar
treinamentos adicionais não previstos. Nesse caso, os custos podem ser
assumidos pelo projeto ou pela empresa.
A Liderança Servidora é um conceito muito importante, especialmente em
equipes com maior maturidade. O líder deve ter plena compreensão das
necessidades individuais e da equipe, deve promover soluções para
atendimento às necessidades e remoção de obstáculos. Além disso, ele é
responsável pelo desenvolvimento dos membros da equipe para melhorar
ainda mais seu desempenho. O líder deve sempre estar atento às
seguintes questões:
1- Os membros da equipe estão crescendo enquanto pessoas?
2- Os membros da equipe estão se tornando saudáveis, sábios,
livres e autônomos?
3- Os membros da equipe estão aptos a tornarem-se líderes
servidores também?
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Para entender os estágios de desenvolvimento de uma equipe, pode-se
observar o modelo da Escada de Bruce Tuckman que propõe os
seguintes degraus de evolução:
1- Formação: Apresentação (nome, papel, habilidades)
2- Conflito: Competição por posições, disputa e conflito.
3- Acordo: Começa o trabalho em conjunto com harmonia.
4- Desempenho: Equipe operacionalmente eficiente e madura.
5- Dispersão: Clima de despedida
Em cada formato de estrutura organizacional, o encerramento gera ações
e comportamentos diferentes. Porexemplo, em uma estrutura funcional,
quando o projeto chega ao seu encerramento, a equipe se desfaz e cada
um volta para suas atividades rotineiras da função. Equipes mantém o seu
“lar”. E estruturas matriciais, ao longo do projeto, há um conflito eterno
pelo recurso. No entanto, do mesmo modo que as funcionais, ao final do
projeto as equipes retornam para o seu “lar”, evitando aquele clima de “fim
de festa”. Já nas estruturas organizacionais projetizadas, as fases finais de
um projeto são mais complexas de gerenciar sob o ponto de vista de
gestão da equipe. Como a equipe não tem um “lar” para retornar, ocorrem
dois movimentos prejudiciais característicos: a debandada daqueles que
já conseguiram se alocar em um novo projeto e a procrastinação
(“empurrar com a barriga”) daqueles que ainda buscam um novo projeto
para nova alocação. É um grande desafio para o GP conseguir gerenciar
de forma leve esse clima de final de festa.
 
Pleitos ou reivindicações: o que fazer?
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Ao final de um projeto, devem ser encerrados também os contratos
envolvidos. O GP tem um papel importante nesse processo e deve
verificar se:
• O trabalho contratado foi feito?
• As entregas foram aceitas?
• Foi realizada avaliação do fornecedor?
• Eventuais auditorias estão concluídas?
• Toda a documentação foi organizada?
• Lições aprendidas foram registradas?
• Termo de recebimento foi assinado?
A Rescisão Contratual é um caso particular do encerramento do contrato
e deve seguir as regras do contrato, podendo envolver penalidades. Pode
ser unilateral ou em comum acordo. Pode ser provocada pelo contratante
que porque não realizou pagamento ou por violação de alguma cláusula.
Pode ser provocada pela contratada porque não atendeu às entregas
programadas ou também por violação de cláusula. E pode ocorrer por
outras razões como mudanças tecnológicas e/ou interrupção da
necessidade.
As reivindicações contratuais surgem por exemplo devido a alterações de
escopo, atrasos no cronograma, custo extra ou mesmo escopo adicional,
entre outros motivos. Após tomar a decisão de realizar uma reivindicação,
é preciso desenvolver a estratégia da reivindicação, preparar a
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documentação necessária, apresentá-la, negociar e buscar concessões e
acordo. Caso não seja viável o acordo, podem ocorrer disputas judiciais.
O ideal é que a reivindicação seja suficientemente convincente para não
terminar em uma disputa judicial. Comece pela conclusão, levante os
custos que levaram à sua conclusão, os impactos que geraram esses
custos, o fato gerador do impacto, compare com o planejamento original e
só então elabore a introdução.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Supondo que ao executar um projeto, houve uma intercorrência
inesperada que gerou atraso na entrega de um dos fornecedores. Outro
fornecedor do projeto foi prejudicado com esse atraso que impactou
seriamente seu planejamento, uma vez que seu serviço só poderia ser
executado após a entrega do outro fornecedor. Nesse caso, é possível
que este submeta uma reivindicação por revisão de cronograma e valor
do contrato devido ao impacto sofrido. É de suma importância que ao
fechar contratos, sejam observadas as cláusulas de cada um dos
fornecedores. O conhecimento pleno do contrato é imprescindível para
que seja possível realizar uma administração de contratos eficaz e
gerenciar a interface entre fornecedores, evitando reivindicações como
essa ou compensando seu custo com multa ao fornecedor que tenha
provocado o impacto.
 
Dica quente para você não esquecer
• Aprender é uma oportunidade da gestão de projetos;
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• Colecione e use lições aprendidas ao longo de todo o projeto (não
apenas no final).
• Dedique-se a construir conhecimento e conquiste melhoria de
desempenho.
• Engajar stakeholders para gerar e utilizar conhecimento.
• Crie um ambiente propício ao compartilhamento de conhecimento,
inclusive com recompensas.
• Dedique-se a construir e reutilizar lições aprendidas dentro do projeto e
entre projetos.
 
 
Referências Bibliográficas
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Metodologia de Administração Contratual Aplicado à Engenharia
Civil (Dissertação de Mestrado em Engenharia Civil). Niterói: UFF/CTC,
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<http://g2b.com.br/downloads/02_gestao_contratual_gisele_blak_bernat_2000.pd
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http://g2b.com.br/downloads/02_gestao_contratual_gisele_blak_bernat_2000.pdf
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KERZNER, Harold. Project Management: a systems approach to
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XAVIER, Carlos Magno e outros - Gerenciamento de Aquisições em
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