Gestão de Arquivos

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Gestão de arquivos
GESTÃO DE ARQUIVOS
GESTÃO DE 
ARQUIVOS
Conjunto de documentos
Produzidos por qq entidade
Durante suas atividades
Independentemente do suporte
Permite a 
recuperação dos 
documentos Rápida
Econômica
Eficaz
De que 
forma?
OTIMIZANDO
Recursos 
Humanos
Materiais
Físicos
Lei 8159/91
Quanto à
ENTIDADE
MANTENEDORA
Quanto aos
ESTÁGIOS DE
SUA EVOLUÇÃO
Quanto à
NATUREZA DOS
DOCUMENTOS
CLASSIFICAÇÃO 
DOS ARQUIVOS
Públicos: âmbito federal, 
estadual e municipal
Institucionais: escolas, 
igrejas, ONGs, associações
Comerciais: empresas, 
corporações, companhias
Familiares ou pessoais
Correntes ou de 
primeira idade
Intermediários ou de 
segunda idade
Permanentes ou 
de terceira idade
Especiais: formas 
físicas diversas
Especializados: 
específicos de 
uma área de 
conhecimento
Quanto à
EXTENSÃO DE
SUA ATUAÇÃO 
Setoriais: próximos 
aos órgãos 
operacionais
Centrais ou gerais: 
centralizam as 
funções de arquivo 
correnteCE
NT
RA
LIZ
AD
OS
DIAGNÓSTICO / FASES DA 
GESTÃO DE ARQUIVOS
Levantamento
de dados
Análise
dos dados
Planejamento Execução e acompanhamento
Estudar a organização
Coletar informações
Levantar a estrutura
Diagnóstico do arquivo
Proposta de soluções
Plano arquivístico
Posição do arquivo
Método de arquivamento
Normas e funcionamentos
Recursos humanos
Instalações
Equipamentos
Recursos financeiros
Campanha de conscientização
Treinamento
Elaborar manual de arquivo
COLETA DE 
INFORMAÇÕES
Qual o GÊNERO dos documentos?
(escritos, cartográficos, iconográficos, etc) 
Qual a ESPÉCIE dos documentos mais comuns?
(relatórios, projetos, cartas, faturas, etc) 
Quais são os MODELOS E FORMULÁRIOS em uso?
Qual é o VOLUME e o ESTADO do acervo?
Quais são os MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Como são feitos os REGISTROS e PROTOCOLOS?
Como são feitas as ATIVIDADES DE CONTROLE de empréstimo, 
conservação, reprodução de documentos, entre outras? 
CLASSIFICAÇÃO DOS 
DOCUMENTOS
Entidade 
arquivística
Gênero
Espécie
Natureza do 
assunto
Suporte
Valores
Documentos públicos: produzidos, recebidos 
e mantidos por entidades de caráter público
Documentos privados podem ser identificados 
pelo Poder Público como de interesse social, desde 
que sejam considerados como cj de fontes 
relevantes
Assume um documento de 
acordo com o sistema de 
signos que seus executores 
se serviram para registrar a 
mensagem
Assume um documento de acordo 
com a disposição e a natureza das 
informações nele contidas
Ostensivos – são os documentos 
ordinários ou comuns. Podem ser 
consultados e divulgados
Sigilosos – são documentos que, 
por alguma razão, são de 
conhecimento restrito.
Utilidade que o 
documento tem a uma 
instituição.
CLASSIFICAÇÃO DOS 
DOCUMENTOS
Entidade 
arquivística
Gênero
EspécieNatureza do 
assunto
Suporte
Valores
Públicos
Privados
Textual
Iconográfico
Sonoro
Filmográfico
Audiovisual
Informático
Cartográfico
MicrográficoAtos normativos
Atos enunciativos
Atos de assentamento
Atos comprobatórios
Atos de ajuste
Atos de correspondência
Ostensivos
Sigilosos
Papel
HD / CD
Filme
Fita magnética
Primários
Secundários