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Gestão Eletrônica de Documentos
• Sociedade e tecnologia da informação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sociedade da informação
Sociedade da informação é um termo também
chamado de sociedade do conhecimento (ou
nova economia), que surgiu no fim do século XX,
por meio da globalização. É um tipo de
sociedade que está em expansão.
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• Unidade I – Sociedade e Tecnologia da Informação
Sociedade Agrícola
•Caça
•Terra
Sociedade Indústrial
•Indústria
•Energia
Sociedade da 
Informação
•Informação
•Conhecimento
Revolução Industrial Revolução da Informação
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Sociedade da informação
Início da ideia em 
1973, por Daniel Bell.
Reaparecimento nos 
anos 1990.
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Sociedade da informação
Discutida nas grandes 
reuniões mundiais.
Sociedade da 
informação: 
embaixadora da 
globalização.
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Centros de 
documentação: 
serviços de 
leitura pública 
e informação 
especializada.
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• Formas de comunicação
diferentes.
• Mudança de suporte.
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O livro em suporte papel tem possibilidade
de acabar?
Questão 1 
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Sociedade da informação
Meios e 
ferramentas de 
comunicação.
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Coesão digital: aproximação de pessoas, por meio de políticas inclusivas.
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As redes sociais aproximam ou afastam 
as pessoas?
Questão 2
Gestão Eletrônica de Documentos
Esse novo modelo de organização da sociedade
fundamenta-se num modo de desenvolvimento
social e econômico em que a informação, como
meio de criação do conhecimento, desempenha
um papel fundamental na produção de riqueza e
na contribuição para o bem-estar e a qualidade
de vida das pessoas.
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Descentralização
• Acesso à 
informação de 
qualquer lugar e 
em qualquer 
tempo.
Globalização
• Universalização, 
mercado 
mundial, 
exclusão digital 
e progressiva 
desigualdade.
Digitalização
• Mudança de 
suporte da 
informação, do 
conhecimento e 
na distribuição.
Sociedade da informação
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Conhecimento
Conhecimento é definido como
especializações e aptidões adquiridas
por um indivíduo por meio da sua
experiência de vida ou educação; é
também a compreensão prática ou
teórica sobre um assunto (CARVALHO;
RAMOS, 2008).
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Explícito
• É o que facilmente 
se codifica e se 
transmite (textos, 
áudio, imagens).
Tácito
• Reside na mente do 
conhecedor, logo, é 
subjetivo e mais 
difícil de transmitir 
ou de colocar em 
textos/esquemas.
Conhecimento – 2 tipos
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Proposições:
Crenças Verdade
Conhecimento
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• Sociedade do conhecimento
Sociedade fundamentada em indivíduos, na 
sua maneira de criar, reagir, como também na 
sua aptidão de aprender de maneira 
sistemática.
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• Sociedade do conhecimento: criatividade
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Qual a contribuição da internet na criatividade 
dos profissionais e usuários?
Questão 3
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• Impactos causados pela sociedade do conhecimento
Impacto
• maior exigência 
colocada aos 
trabalhadores;
Impacto
• estruturas menos 
hierarquizadas;
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• Impactos causados pela sociedade do conhecimento
Impacto
• maior importância dos 
processos de 
aprendizagem;
Impacto
• maior importância da 
criação de 
conhecimento 
organizacional;
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• Impactos causados pela sociedade do conhecimento
Impacto
• aparecimento do 
conceito de cultura;
Impacto
• maior preocupação com 
a qualidade e 
aparecimento de novos 
produtos de software. 
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• Diferenças entre a sociedade da informação e do conhecimento
CONHECIMENTO
FATOR VITAL PARA RIQUEZA E PODER;
INOVAÇÃO TECNOLÓGICA.
MOTOR ECONÔMICO.
INFORMAÇÃO
RESPONSÁVEL PELAS REDES DE COMUNICAÇÃO;
COMPARTILHAMENTO DA INFORMAÇÃO.
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AGENTES 
Sistemas de conhecimento
Portais e serviços
Sistemas de informação e 
fontes de informação
Unidades de informação
Sociedade da 
informação e do 
conhecimento
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O que fazer para acompanhar o ritmo desse novo 
modelo de pensamento?
Questão 4
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O que é sociedade da informação e do
conhecimento?
Questão 5
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Tecnologias da Informação e
Comunicação (TICs)
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• Definições
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• Origem “ Informática”
Informática: 
tratamento 
da 
informação
Informação Automática
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• Origem “ Tecnologia”
Tecnologia: 
conhecimento 
voltado para a 
prática
Techné: 
técnica
Logia: 
conhecimento 
organizado
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• Evolução
Informática
Tecnologia de 
Informação
TICs
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• TICs
Conjunto de recursos tecnológicos, utilizados de 
forma integrada, com um objetivo comum.
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• TICs
• As TICs consistem em processos de tratamento, controle e
comunicação da informação, fundamentalmente através
de meios eletrônicos.
• Os processos de tratamento da informação estão
essencialmente ligados à informática, utilizando, portanto,
computadores ou sistemas informáticos.
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• Áreas de aplicação das TICs
Tecnologias da 
Informação
Computador
Comunicação
Controle e 
automação
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• Áreas das TICs:
TICs
Controle e 
automação
Comunicação Tratamento
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As TICs são utilizadas:
Indústria
Comércio
Educação
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TICs:
• Processamento, armazenamento e transmissão da informação, através
de redes de computadores (sistemas informáticos) e meios de
comunicação.
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Qual o objetivo principal das TICs?
Questão 1 
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Sistema Informático
Hardware Software
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Estrutura geral de um computador
Entrada de 
dados
Dispositivo 
de entrada
Processador
Dispositivo 
de saída
Saída de 
dados
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Dispositivo de entrada
Teclado Mouse
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Dispositivo de entrada
Scanner
Leitor de código de 
barras 
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Dispositivo de saída
Monitor Impressora
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Processador
Processador
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Características dos sistemas informáticos:
• são de caráter inovador e criativo, pois dão acesso a novas formas de
comunicação;
• têm maior influência e beneficiam em maior proporção a área educativa, já
que é mais acessível e dinâmica;
• fazem parte do debate público, pois são considerados um assunto promissor;
• estão relacionados na maioria das vezes com a internet;
• afetam várias áreas das ciências humanas como a sociologia, a psicologia,
teorias organizacionais e gestão.
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Qual a necessidade de conhecer os 
objetivos de um sistema?
Questão 2 
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Vantagens:
• permite o aprendizado interativo e a educação a distância;
• promove o trabalho em equipe, motivação, disciplina etc;
• oferece novas formas de trabalho como o home office;
• promove a exatidão e facilidade da informação, menos riscos e custos;
• dá acesso ao fluxo de conhecimento e informação para empoderar e
melhorar a vida das pessoas;
• informação é poder.
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Desvantagens:
• falta de privacidade;
• Isolamento;
• fraude;
• diminuição dos postos de trabalho.
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Você já sofreu/sofre alguma desvantagem com as 
TICs?
Questão 3 
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Principais novas tecnologias:
TecnologiasInternet
Robótica
Dinheiro eletrônico
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Principais novas tecnologias:
Tecnologias
Webcam
TV por assinatura/TV a cabo/TV digital
Tecnologias digitais de captação e tratamento de imagens e sons (Vimeo, 
Youtube, Last.fm);
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Sobre as novas tecnologias, quais dela você usa 
no seu dia a dia?
Questão 4 
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Você acha que as TICs favoreceram a educação?
Questão 5 
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• Informação.
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• A evolução da informação
Pré-História: contagem 
com paus, pedras e riscos
5550 a. C: contagem e cálculos, 
através do ábaco 
1642: calculadora 
mecânica de Pascal 
(soma e subtração)
Século XIX: máquina de 
computação de 
engrenagens a vapor 
Século XX: computador para uso militar = Eniac
Década de 1970 = PC - Apple
Década de 1980 = IBM
Hoje: supercomputadores
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Conceito
Segundo o Dibrate (ARQUIVO NACIONAL,
2005), informação é um elemento
referencial, noção, ideia ou mensagem
contidos num documento.
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• Informação
• Momento em que o conhecimento é comunicado e este 
transforma-se em informação (registrada).Processo
• Refere-se ao momento em que a informação registrada 
torna-se documento.Como coisa
• Meio de intercâmbio informacional em que os sujeitos 
sociais se comunicam e tomam conhecimento de seus 
direitos e deveres e, a partir deste momento, tomam 
decisões, seja de forma individual, seja de forma 
coletiva.
Conhecimento
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• Dados × informação × conhecimento
Dados
Se dá por meio de 
simples observações 
acerca do mundo
É fácil estruturar e 
pode ser obtivo por 
meio de máquinas
Pode ser 
quantificado e 
transferido
Informação
Dados com 
propósito e são 
relevantes
Requer análise
Exige consenso em 
relação ao 
significado
O homem deve 
mediar
Conhecimento
A informação agrega 
valor e está inserida 
em um contexto
Tem dificuldade em 
estruturar e ser 
captada por 
máquinas
Frequentemente 
tácito e de difícil 
transferência
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• Embora os dados não tenham significados
inerentes, são muito importantes porque
constituem a matéria-prima essencial para a
criação da informação.
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• Informação possui:
Contexto Categorização Cálculo
Correção Condensação
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• Os dados são os fatos em sua forma primária, como observamos no
mundo. São elementos em sua forma bruta.
• Quando organizamos um conjunto de dados, de forma que eles
adquiram valor adicional, tornando-se úteis, eles “viram” informação.
Este é o resultado da análise dos dados. Exemplo:
Quantidade de saques Busca de imóvel
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• A transformação de dados em informação 
é tarefa principal dos sistemas de 
informação (e do homem!).
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Dados
Processo de 
organização
Informação
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• E o conhecimento, onde entra?
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• O processo de organização de dados em
informações é um processo cognitivo, que define
as relações.
• Conhecimento é o que possibilita estabelecer os
procedimentos, as regras e as diretrizes utilizados
para selecionar, organizar e manipular os dados
com o objetivo de dar significado a estes, para
que sejam úteis a determinadas tarefas.
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Dados
Necessita-se 
de 
conhecimento
Para 
definição de:
Informação
Processo de 
organização
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• E aqui, onde o conhecimento entra?
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Dados
Processo de 
organização
Informação
Reconhecimento 
Compreensão
Conhecimento
• E aqui, onde o conhecimento entra?
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Tempo
Prontidão
Aceitação
Frequência
Período
Conteúdo
Confiabilidade
Precisão
Relevância
Integridade
Concisão
Amplitude
Desempenho
Forma
Clareza
Detalhe
Ordem
Apresentação/ 
mídia
Outros
Segurança
Acessibilidade
Flexibilidade
Economia
Características de qualidade da informação
As informações nas 
organizações
Informação 
estruturada 
em papel
Informação 
estruturada 
em 
computadores
Capital 
intelectual ou 
conhecimento
Informação 
não 
estruturada
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• Formatos da informação nas organizações
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• Informação e conhecimento
Organização do 
conhecimento
(Conceitos)
Organização da 
informação
(Conteúdo e 
descrição física)
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Computadores são importantes na organização da 
informação, entretanto, não agregam contexto: 
apenas mentes humanas.
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• Sistema de armazenamento e recuperação da informação
• Fatos, ideias.
• Imagens.
Criação da Informação
• Seleção, entrada, 
classificação.
• Armazenamento, 
recuperação e uso.
Sistema de armazenamento e 
recuperação da informação
• Assimilação, 
apropriação da 
informação pelo 
indivíduo.
• Informação -> 
conhecimento.
Realidade
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• Podemos concluir que:
• a informação é algo que se recebe ou é obtido por meio de
outra informação;
• o ato de informar é realizado por meio de mecanismos
que enviam uma mensagem (comunicação);
• a informação é o conteúdo de uma mensagem ou algo que
é comunicado.
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Informação
• Corresponde ao crescimento
marginal do conhecimento de
uma pessoa acerca do mundo
real, por interpretação
semântica dos fenômenos
ocorridos, mensagens ou dados.
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• Como transformar dado em informação?
De aorcdo com uma pqsieusa de uma uinrvesriddae
ignlsea, não ipomtra em qaul odrem as lrteas de uma
plravaa etãso, a úncia csioa iprotmatne é que a piremria
e útmlia lrteas etejasm no lgaur crteo. O rseto pdoe ser
uma ttaol bçguana que vcoê pdoe anida ler sem
pobrlmea. Itso é poqrue nós não lmeos cdaa lrtea
isladoa, mas a plravaa cmoo um tdoo.
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• Informação digital
• A informação digital é guardada na memória do computador sob a
forma de bits, bytes...
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• Informação digital
• Os números, caracteres e palavras com que os sistemas
informáticos operam, ao nível do hardware, têm de se
encontrar sempre convertidos para o sistema de numeração
binário.
• Como se converte um número decimal para binário?
• Um processo prático para fazer a conversão de um número
decimal para binário consiste em efetuar divisões sucessivas por
2 até se obter um quociente igual a 1; em seguida, forma-se o
número com esse 1 seguido de todos os restos encontrados,
pela ordem inversa.
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• Organização e sistemas de informação.
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• Capítulo 1 – Organização da informação.
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• Escala evolutiva da informação
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• Organização da informação
Catalogação descritiva e de assunto 
de origem anglo-americana (anglo-
saxônica) durante o último século.
Sistemas de classificação bibliográfica utilizados
nas bibliotecas até hoje: CDD (Classificação
Decimal de Dewey), Classificação da Biblioteca do
Congresso (LCC), CDU (Classificação Decimal
Universal), Lista de cabeçalho de assunto da
Biblioteca do Congresso (LCSH), Regras de
Catalogação Norte-Americanas (AACR/AACR2).
Explosão da informação; 
revolução computacional. Proliferação de novas mídias (fitas de 
áudio, disquete, CD, DVD, pendrive, 
documento eletrônico etc.).
Necessidade de controle 
bibliográfico universal.
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• Conceito
• A organização da informação é um processo de arranjo de 
acervos tradicionais ou eletrônicos realizado por meio da 
descrição do assunto de seus objetos informacionais.
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• A descrição do assunto recebe várias denominações na
literatura:
Descrição do assunto
Análise 
documentáriaAnálise 
temática
Análise de 
assunto
Descrição de 
CONTEÚDO
Tratamento 
temático da 
informação
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Portanto, é importante organizar a informação
para....
...melhor compreendê-la e recuperar objetos informacionais.
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Num sistema de informação, a qualidade obtida na
recuperação da informação...
... depende substancialmente dos procedimentos e 
instrumentos utilizados para a organização da informação.
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Na Arquivologia e na Biblioteconomia, qual o
objetivo de ambas?
Questão 1 
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• São objetivos da Organização da Informação (OI):
Objetivos da OI
Identificar a existência de 
todos os tipos de recursos 
informacionais assim que 
eles estiverem disponíveis.
Agrupar sistematicamente 
esses recursos 
informacionais em coleções 
de bibliotecas, arquivos, 
museus, arquivos da 
internet, e outros tipos 
similares de repositórios, de 
forma centralizada ou não.
Produzir listas desses 
recursos informacionais 
preparadas de acordo com 
regras padronizadas.
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• Contexto filosófico
Contexto 
filosófico
Filosofia de 
sistemas
Filosofia da 
ciência
Filosofia da 
linguagem
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• Organização e representação
Para cumprir sua função social, os dois processos de
organização produzem dois tipos distintos de
representações, que compreendem o conjunto de
atributos de um documento.
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• Organização e representação
Representação do conhecimento
• Descrição conceitual.
Representação da informação
• Descrição física e de conteúdo.
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• Representação do conhecimento
• Processo ou atividade que descreve as estruturas
utilizadas para construir ou representar o mundo,
de maneira que os conhecimentos se organizem e
possam ser utilizados em diferentes aplicações e
de múltiplas formas.
• Ex: taxonomia, ontologia e folksonomia.
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Diferencie catalogação e indexação.
Questão 2 
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Tesauro
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Qual a contribuição dos tesauros na organização 
do conhecimento?
Questão 3 
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Taxonomia
Diante da grande quantidade de espécies existentes no planeta, é imprescindível
identificá-las com um nome e classificá-las em grupos que incluam organismos
semelhantes entre si. Este é o objetivo da taxonomia, ciência encarregada de dar
nome e classificar os seres vivos. A taxonomia é a ciência encarregada de nomear,
descrever e classificar os seres vivos. É um ramo da biologia.
Espécie: Cardinal nortenho.
Gênero: Cardinalis.
Família: Fringillidae.
Ordem: Passeriformes.
Classe: Aves.
Exemplo de Taxonomia
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Ontologia
Estúdio
Série
Gênero
Música
Produção
Animação
Fotógrafo
Músico
Ação
owl: Thing
Pessoal
Emissora
Produtor
Publicidade
Ator
Arte
Diretor
Escritor
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Folksonomia
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Qual a contribuição da folksonomia como 
ferramenta de representação do conhecimento?
Questão 4 
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• Representação da informação
• Processo ou atividade que descreve o conjunto de
atributos que compõem um documento
específico, por meio de linguagens que descrevem
a informação (conteúdo) e o documento (suporte
físico).
• Ex.: catálogos, índices, resumos e metadados.
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Catálogo
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Índice
Gestão Eletrônica de Documentos
Metadados
Gestão Eletrônica de Documentos
Organização da 
informação
Descrição física
Representação 
descritiva
Descrição de 
conteúdo
Representação 
temática -
Indexação
Recuperação 
da informação
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Resumindo
• A organização da informação gera uma maneira de
encontrar com facilidade uma informação a ser
pesquisada.
Gestão Eletrônica de Documentos
Resumindo
• Catalogação.
• Classificação e indexação.
Atividades
• Códigos, sistemas de classificação, tesauros, 
normas.
• Ontologias, folksonomias etc.
Instrumentos
• Catálogos, índices, resumos e metadados.
• Pontos de acesso etc.
Produtos
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Catalogação
Gestão Eletrônica de Documentos
CDU
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Código de classificação
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Catálogo
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É possível indexar informações de arquivos em 
um sistema sem que o acervo esteja organizado?
Questão 5 
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Teoria Geral dos Sistemas (TGS)
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Conceito de sistemas:
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Sistemas
É um conjunto de 
elementos 
interdependentes e 
interagentes ou um 
grupo de unidades 
combinadas que 
formam um todo 
organizado.
É um conjunto de 
partes reunidas que se 
relacionam entre si 
formando um todo.
É um grupo de 
unidades combinadas 
que formam um todo 
organizado cujas 
características são 
diferentes das 
características das 
unidades.
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Sistema:
TI
Pessoas
Hardware
Software
RedesDados
Políticas
Procedi-
mentos
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Tipos de sistemas
• Físicos ou concretos.
• Abstratos ou conceituais.
Constituição
• Fechados.
• Abertos.
Natureza
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Sistemas abertos
Mineradora Gráfica
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Sistemas abertos
Seres vivos: fotossíntese
Ambiente: cliente e 
fornecedor
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Sistemas abertos
Características
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Características
1) Importação de 
energia (input)
2) Transformação 3) Saída (output)
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Características
4) Ciclo de 
eventos
5) Entropia 
negativa
6) Input de 
informação 
(feedback
negativo)
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Sistemas fechados
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Sistemas fechados
Máquinas Tecnologia
Fonte: www.pixabay.com
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Conceito de TGS:
Organismo Célula Comportamento
Harmonia
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Teoria
• Ação de 
examinar.
• Estudar.
• Observação.
Geral
• Pode ser aplicada 
a todo tipo de 
sistema.
Sistemas
• Todo organizado.
• Combinação de 
coisas ou partes, 
formando um 
todo complexo 
ou unitário.
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A TGS é uma teoria que tem por objetivo melhorar a
compreensão sobre sistemas, podendo ser aplicada, de
forma geral, a todo o tipo de sistema. É interdisciplinar,
pois para a sua compreensão e aplicação recorre-se a
conceitos de Filosofia, Sociologia, Biologia, Psicologia e
Administração, entre outros.
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Aplicação da Teoria dos Sistemas
Teoria dos 
Sistemas
Economia
Sistema 
Monetário
Fisiologia
Sistema 
Respiratório
Astronomia
Sistema 
Solar
Sociologia
Sistema 
Social
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• Teoria Geral dos Sistemas
• A Teoria Geral dos Sistemas (TGS) surgiu com os trabalhos
do biólogo austríaco Ludwig von Bertalanffy, publicados
entre 1937 e 1968.
• A TGS não busca solucionar problemas ou tentar soluções
práticas, mas sim produzir teorias e formulações
conceituais que possam criar condições de aplicação na
realidade empírica.
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Constatações de Bertalanffy:
• interessante abordar a questão do todo;
• as características de um sistema são
observadas em outro sistema;
• aplicação em diversas áreas do
conhecimento;
• cunhou a expressão “teoria geral dos
sistemas”.
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Avanços da TGS:
1938 - O biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy abordou as 
questões científicas e empíricas ou pragmáticas dos sistemas.
Integração das premissas da TGS nas várias ciências naturais e 
sociais.
TGS surgiu como uma teoria dos sistemas biológicos, 
econômicos ou mecânicos.
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Objetivos
Formular 
princípios válidospara os sistemas, 
qualquer que 
seja a natureza 
dos elementos 
que compõem as 
relações.
Integrar as várias 
ciências, naturais 
e sociais.
Centralizar essa 
integração em 
uma Teoria Geral 
de Sistemas.
Construir uma 
teoria exata nas 
áreas não físicas 
da ciência.
Desenvolver 
princípios 
unificadores 
entre as ciências 
individuais.
Gestão Eletrônica de Documentos
São pressupostos da TGS:
• existe uma tendência para a integração das ciências naturais e sociais;
• essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria dos sistemas;
• a teoria dos sistemas constitui o modo mais abrangente de estudar os
campos não físicos do conhecimento científico, como as ciências
sociais;
• a teoria dos sistemas desenvolve princípios unificadores que
atravessam verticalmente os universos particulares das diversas
ciências envolvidas, visando o objetivo da unidade da ciência;
• a teoria dos sistemas conduz a uma integração na educação científica.
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• A TGS fundamenta-se em três premissas básicas, a saber:
Premissa 1 Os sistemas existem dentro de sistemas. Cada sistema é constituído 
de subsistemas e, ao mesmo tempo, faz parte de um sistema maior, o 
suprassistema. 
Premissa 2 Os sistemas são abertos. Cada sistema existe dentro de um meio 
ambiente constituído por outros sistemas. Os sistemas abertos são 
caracterizados por um processo infinito de intercâmbio com o seu 
ambiente para trocar energia e informação. 
Premissa 3 As funções de um sistema dependem de sua estrutura. Cada sistema 
tem um objetivo ou finalidade que constitui seu papel no intercâmbio 
com outros sistemas dentro do meio ambiente.
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A TGS:
• Não é propriamente a TGS que interessa, mas seu produto
principal: a sua abordagem de sistemas (teoria de
sistemas).
• A teoria de sistemas permite reconceituar os fenômenos
dentro de uma abordagem global, permitindo a inter-
relação e integração de assuntos que são, na maioria das
vezes, de naturezas completamente diferentes.
Gestão Eletrônica de Documentos
A TGS:
• O conceito de sistema proporciona uma visão compreensiva,
abrangente, holística (as totalidades representam mais que a
soma de suas partes) e gestáltica (o todo é maior que a soma
das partes) de um conjunto de coisas complexas, dando-lhes
uma configuração e identidade total.
• O conceito geral de sistema passou a exercer significativa
influência na administração, sob a ótica da ciência, favorecendo
a abordagem sistêmica, que representa a organização em sua
totalidade com seus recursos e seu meio ambiente externo e
interno.
Gestão Eletrônica de Documentos
Características básicas da TGS:
• Propósito ou objetivo: definidos pelos arranjos de suas
unidades ou elementos.
• Globalidade ou totalidade: qualquer estimulação em
qualquer unidade do sistema afetará todas as unidades.
Gestão Eletrônica de Documentos
Empresa como sistema: pensamento sistêmico
Ambiente Elementos
Interação Objetivos
Empresa
Gestão Eletrônica de Documentos
Empresa como sistema: pensamento sistêmico
Empresa
Vendas Finanças Compras Material
Gestão Eletrônica de Documentos
Estruturação de sistemas informação,
utilização e atualização da tecnologia da
informação
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• Sistema
• O conceito de sistema foi desenvolvido a partir do estudo da Cibernética
iniciado por Norbert Wiener.
• A Cibernética é a ciência do controle e da comunicação no animal e na
máquina. Constitui um ramo da teoria da informação que compara os
sistemas de comunicação e controle de aparelhos produzidos pelo homem
com aqueles dos organismos biológicos.
• A comunicação torna os sistemas integrados e coerentes, e o controle regula o
comportamento.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sistema
• Conjunto de elementos interdependentes e interagentes 
ou um grupo de unidades combinadas que formam um 
todo organizado. 
• É um conjunto ou combinações de coisas ou partes 
formando um todo unitário. 
• Exemplo
Gestão Eletrônica de Documentos
Sistema de 
Transporte
Sistema de 
Eletricidade
Sistema de 
Esporte e 
Cultura
Sistema de 
Saúde
Sistema de Água 
e Esgoto
Sistema Urbano
Gestão Eletrônica de Documentos
• Especificidades do sistema
Emergente 
sistêmico
Características
Elementos 
que formam 
um todo
Constituição
Físicos ou 
concretos
Tipos
Constituição
Abstratos ou 
conceituais
Natureza
Fechados ou 
abertos
Tipos
Parâmetros
Entrada, saída, 
processamento 
retroalimentação 
e ambiente
Gestão Eletrônica de Documentos
• Tipos
Constituição
Físicos ou concretos Constituição
Abstratos ou conceituais
Gestão Eletrônica de Documentos
• Tipos
Natureza
Fechados ou abertos
Gestão Eletrônica de Documentos
Exemplifique os sistemas aberto e fechado.
Questão 1 
Gestão Eletrônica de Documentos
Resposta
Gestão Eletrônica de Documentos
Sistemas de informação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Definição:
Sistema de informação (SI)
• Conjunto de componentes relacionados entre si, 
que coletam, processam, armazenam e distribuem 
INFORMAÇÃO nas organizações. 
• É um sistema em que a entrada principal são os 
dados que, por diversas maneiras, são transformados 
em informação para as pessoas da organização.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Tipos
SI
 M
an
u
al • Papel e lápis.
SI
 In
fo
rm
al • Boca a boca.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Tipos
SI
 F
o
rm
al • Procedimentos 
escritos.
SI
 
C
o
m
p
u
ta
d
o
ri
za
d
o • Utilizam 
hardware, 
software, redes 
de telec., adm. 
de dados e 
outras TI.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Parâmetros
• Os sistemas de informação dependem dos recursos humanos,
de hardware, software, bancos de dados e redes para executar
atividades de entrada, processamento, produção,
armazenamento e controle.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Parâmetros
Entrada Processamento Saída
Gestão Eletrônica de Documentos
• Pessoal
RH
Analistas
ProgramadoresUsuários
Gestão Eletrônica de Documentos
• Recursos de hardware
Hardware
• Computador.
• Monitor.
• Unidade de disco.
• Leitor ótico.
• Impressora.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Recursos de software
Software
• Software de 
sistemas.
• Aplicativos.
• Procedimentos.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Banco de dados
Banco de 
dados
Alfanumé
ricos
Imagens
Textos
Auditivos
Gestão Eletrônica de Documentos
• Estruturação sistêmica
• Dados: conjunto que expressa um fato isolado gerado por
uma atividade que pode ser controlada.
• Informação: são os dados organizados e classificados para
suprir um objetivo específico.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Recursos de rede
Rede
Meios de 
comunicação
Processadores 
de 
comunicação
Acesso a redes
Software de 
controle
Internet Intranet
Wireless Redes locais
Gestão Eletrônica de Documentos
• Produtos de informações
•Relatórios.
•Planilhas.
•Gráficos.
•Formulários.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sistema aberto de uma empresa
Sistema Empresa
Processamento
Entradas
Matéria-prima
Trabalhadores
Equipamentos, 
etc.
Saídas
Produtos, bens
ou serviços
Ambiente
Economia Recursos Naturais
Política
Concorrência
Leis, conceitos e padrões
Sociedade
Tecnologia
Gestão Eletrônica de Documentos
Qual a diferença de um sistema bem estruturado 
e um mal estruturado?
Questão 2 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sistema de um modelo educacional
Professores
Prédios
Livros
Estudantes
Equipamentos Outros
Administradores
Sistema Educacional
Estudantes 
com certas 
características
Entrada
Estudantes 
com novas
características
Saída
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sistema e subsistema
Entrada
Entidade Entidade
EntidadeEntidade
Subsistema
Entidade Entidade
EntidadeEntidade
Subsistema
Saída
Gestão Eletrônica de Documentos
Desenhe um sistema de gestão de documentos.
Questão 3 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Sistema GED
Cadastro
OCR
Gestores
Documento
Equipamentos Outros
Tramitação
GED
Documento
ScannerEntrada
Consulta 
usuários
Saída
Gestão Eletrônica de Documentos
• Qual o papel dos SI?
Apoio à vantagem 
estratégica
Apoio à tomada de 
decisão gerencial
Apoio às operações
Gestão Eletrônica de Documentos
Quais são os benefícios de um SI?
Questão 4 
Gestão Eletrônica de Documentos
Só um sistema de informação pode manter 
uma base concreta para um bom processo 
de tomada de decisões.
Decisões bem tomadas = Estabilidade.
Gestão Eletrônica de Documentos
Quais são os maiores problemas na tomada de 
decisão?
Questão 5
Gestão Eletrônica de Documentos
Disponibilização e segurança das 
informações 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Axioma de segurança
“Uma corrente não é mais forte que o seu 
elo mais fraco” 
Henry Ford (apud JORDÃO, 2015).
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceito
Gestão Eletrônica de Documentos
• Segurança da informação
Segundo a Mycybersecurity (BAPTISTA, 2016), “segurança da
informação está preocupada com a preservação da
confidencialidade, integridade e disponibilidade da
informação. Outras propriedades como autenticidade,
responsabilidade, não repúdio e confiabilidade também
podem estar envolvidas”.
Gestão Eletrônica de Documentos
Regras
Direitos
Política de 
Segurança
(usuários)
Gestão Eletrônica de Documentos
• Princípios de segurança da informação
Gestão Eletrônica de Documentos
Confidencialidade Integridade Disponibilidade
Gestão Eletrônica de Documentos
São mecanismos 
que limitam o acesso 
a recursos, 
baseando-se na 
identidade do 
usuário, grupo que 
integra e função que 
assume
Controle de acesso
Em segurança, é 
suportado pela tríade 
AAA (definida na RFC 
3.127)
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
É a capacidade 
que um sistema 
tem de determinar 
as ações e 
comportamentos 
de um único 
indivíduo no 
sistema, e de 
identificar este 
indivíduo
Auditoria
Trilha de auditoria, 
tentativas de 
acesso, problemas 
e erros de 
máquina, e outros 
eventos 
monitorados ou 
controlados
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
Propriedade de 
confirmar a 
identidade de 
uma pessoa ou 
entidade
Autenticação
Meio pelo qual a 
identidade de um 
usuário é 
confirmada, e 
garante que ele 
realmente é quem 
diz ser
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
Direitos ou 
permissões, 
concedidos a um 
indivíduo ou 
processo, que 
permite acesso a 
um dado recurso
Autorização
Os níveis de 
autorização irão 
determinar a 
extensão dos 
direitos que este 
usuário pode ter 
em um dado 
sistema
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
Trata-se do nível 
de 
confidencialidade 
e garantia de 
privacidade de 
um usuário no 
sistema
Sigilo
Garante a 
privacidade dos 
dados de um 
usuário em relação 
ao operador do 
sistema
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
Meio pelo qual o 
usuário 
apresenta sua 
identidade
Identificação
Mais 
frequentemente 
utilizado para 
controle de 
acesso, é 
necessário para 
estabelecer 
autenticação e 
autorização
Princípios auxiliares
Gestão Eletrônica de Documentos
O que é spear-phishing?
Questão 1 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças e ataques
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças
Agentes ou condições.
Causam incidentes que comprometem as 
informações.
Exploram vulnerabilidades.
Perda de confidencialidade, integridade e 
disponibilidade.
Causam impacto nos negócios da 
organização.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças e ataques
Ameaças externas ou internas.
As ameaças sempre existirão 
independentemente dos controles de 
segurança.
As medidas podem eliminar as 
vulnerabilidades.
E neutralizar as ameaças.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças internas, verificar:
Procedimento inadequado de funcionários.
Funcionários mal treinados.
Contaminação por vírus.
Pirataria.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças internas, verificar:
Roubo de informações.
Fraudes de funcionários.
Outras ações intencionais.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ameaças que exploram vulnerabilidade para realizar
ataques
Tentativa de quebras às propriedades de 
segurança.
Confidencialidade, integridade e 
disponibilidade.
Outras propriedades estudadas.
Gestão Eletrônica de Documentos
O que é watering hole?
Questão 2 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação do ataques
A B
FLUXO NORMAL
Fonte da informação Destino da informação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação do ataques
A B
INTERRUPÇÃO
Fonte da informação Destino da informação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação do ataques
A B
INTERCEPÇÃO
Fonte da informação Destino da informação
I Intruso
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação do ataques
A B
MODIFICAÇÃO
Fonte da informação Destino da informação
I
Intruso
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação do ataques
A B
FABRICAÇÃO
Fonte da informação Destino da informação
I
Intruso
Gestão Eletrônica de Documentos
O que motiva as invasões?
Questão 3 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Vulnerabilidades e códigos maliciosos
Gestão Eletrônica de Documentos
• Vulnerabilidades
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação das vulnerabilidades
Vulnerabilidades
• naturais;
• de hardware;
• de software;
• de comunicação;
• humanas;
• de mídia;
• físicas.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Códigos maliciosos
Gestão Eletrônica de Documentos
• Tipos de códigos maliciosos
Cavalo 
de Troia
SpywaresVírus
BotsBackdoors Botnets
Rootkits
Códigos 
Maliciosos
Worms
Gestão Eletrônica de Documentos
Segundo Scott Pulp (apud MILHORIM, 2007):
• Ninguém acredita que nada de mal possa acontecer até que acontece.
• Segurança só funciona se a forma de se manter seguro for uma forma simples.
• Se você não realiza as correções de segurança, sua rede não será sua por muito tempo.
• Vigilância eterna é o preço da segurança.
• Segurança por Obscuridade, não é segurança.
• LOGs, se não os auditar, melhor não os ter.
• Existe realmente alguém tentando quebrar (adivinhar) sua senha.
• A rede mais segura é uma rede bem administrada.
• A dificuldade de defender uma rede é diretamente proporcional a sua complexidade.
• Segurança não se propõe a evitar os riscos, e sim gerenciá-los.
• Tecnologia não é tudo.
Gestão Eletrônica de Documentos
Quem são os alvos de invasão?
Questão 4 
Gestão Eletrônica de Documentos
Segurança
Política
Implementação
RiscosMonitoramento
Auditoria
Ciclo da Segurança
Gestão Eletrônica de Documentos
• Riscos
Ameaças (Intenção da parte de alguém em causar dano a um indivíduo/organização)
• sabotagem de software ou hardware;
• roubo de informações;
• ataques a infraestrutura;
• ataque de hacker;
• incêndio;
• inundação.
Vulnerabilidade (deficiência na infraestrutura e organização que expõem riscos a eventos imprevistos/indesejáveis)
• má configuração do sistema operacional;
• sistema de banco de dados com defeito;
• falha em um programa de acesso a dados;
• firewall desatualizado;
• falta de nobreak.
Gestão Eletrônica de Documentos
Quais são as portas de entrada mais comuns?
Questão 4 
Gestão Eletrônica de Documentos
Lidar com os riscos significa eliminá-los?
Não, significa que devemos gerenciar os riscos.
NADA ESTÁ 100% LIVRE DOS 
RISCOS.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação dos riscos
Financeiros (riscos envolvidos no relacionamento entre uma organização e o ativo)
• indivíduo ou organização estão expostos aos riscos;
• ativo ou receita ,cuja destruição/perda causa prejuízo financeiro;
• uma ameaça que possa causar perda.
Não financeiros (riscos representados por perdas não passíveis de mensuração financeira)
• Inundação nos Estados Unidos, em 1993, quando milhões de acres de fazendas foram destruídos
causando bilhões de dólares em perdas financeiras para os proprietários. Não há como mensurar as
perdas financeiras resultantes da destruição da fauna e flora selvagem.
GestãoEletrônica de Documentos
• Classificação dos riscos
Estáticos (riscos não relacionados a mudanças na economia)
• desastres naturais.
• invasão ao sistema computacional;
• falha tecnológica;
• incêndio.
Dinâmicos (fatores relacionados com o meio externo e com as decisões estratégicas)
• mudanças tecnológicas;
• competidores; 
• clientes de mercado;
• o que comprar;
• como financiar;
• o que produzir e como produzir.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação dos riscos
Fundamentais (riscos causados por fenômenos econômicos, políticos e sociais)
• Propagação de e-mails com vírus.
Particulares (riscos relacionados a um evento pontual que atinge um determinado grupo)
• Ataque específico ao website da empresa/organização.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Classificação dos riscos
Fator catastrófico negativo (refere-se à ocorrência de potenciais efeitos negativos)
• fraude;
• roubo;
• reputação;
• falhas tecnológicas.
Gestão Eletrônica de Documentos
Por que se preocupar 
com a segurança do 
computador?
Gestão Eletrônica de Documentos
Por que alguém invadiria
um computador?
Gestão Eletrônica de Documentos
Alguns cuidados 
que devemos ter!
Senhas
Atenção!
Software
Atenção!
Pendrive
Atenção!
Sites
Atenção!
Gestão Eletrônica de Documentos
• Política de segurança Bradesco
Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos
“Não há progresso sem mudanças. E quem
não consegue mudar a si mesmo acaba não
mudando coisa alguma.”
George Shaw
Gestão Eletrônica de Documentos
• Massa Documental Acumulada
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos
Gestão Eletrônica de Documentos
Documento 
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO 
NACIONAL, 2005, p. 73), documento é “Unidade de registro 
de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. 
Gestão Eletrônica de Documentos
Documento Arquivístico
Documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão 
ou unidade no exercício de suas funções e atividades, para fins 
de prova, informação ou fonte de pesquisa.
Gestão Eletrônica de Documentos
D
o
cu
m
e
n
to
s
Representam a informação estruturada para a 
compreensão humana.
São os meios pelos quais a informação atinge seu maior 
objetivo – compartilhar o conhecimento.
Dão o suporte a processos, produtos, sendo às vezes o 
próprio produto.
Gestão Eletrônica de Documentos
• “Os Documentos suportam, apoiam ou são o próprio 
negócio dos clientes” (AAVELLAR, 2007).
Gestão Eletrônica de Documentos
Arquivo
Lei nº 8.159/1991
“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência 
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos” (BRASIL, 1991, art. 2º).
Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão de Documentos
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase 
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente” (BRASIL, 1991, art. 3º) .
Gestão Eletrônica de Documentos
• Avanço da gestão documental (GD)
Documentos em papel eram armazenados em pastas dentro de
arquivos.
O Word permitiu o armazenamento eletrônico dos documentos.
Informações eram armazenadas em HDs individuais.
Usuários criavam ilhas de informações.
Informações estavam desorganizadas em vários locais.
Gestão Eletrônica de Documentos
Objetivos da GD
• permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
• promover a transparência dos atos administrativos;
• garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
• tornar o processo decisório mais célere.
• racionalizar a produção documental;
• controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
Gestão Eletrônica de Documentos
Objetivos da GD
• normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência,
recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
• estabelecer os critérios adequados para o uso da microfilmagem e de
outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
• contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de 
guarda permanente;
• incentivar o trabalho em equipe.
Gestão Eletrônica de Documentos
GD
• produção;
• tramitação;
• uso;
• organização;
• arquivamento;
• avaliação.
Atividades da Gestão de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos
• Fases da Gestão de Documentos
Utilização
Avaliação
Produção
Gestão Eletrônica de Documentos
Um documento possui um tempo de vida?
Questão 1 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Ciclo vital dos documentos
• Arquivos setoriais.
• Documentos 
consultados com 
frequência.
Fase corrente
• Arquivo central.
• Documentos 
consultados 
esporadicamente.
Fase intermediária
• Arquivo central.
• Documento com 
valor de prova, 
histórico; sempre 
preservado.
Fase permanente
Eliminação, 
se for o caso
Gestão Eletrônica de Documentos
Metodologia da GD
• conhecer a missão, visão e valores da organização;
• diagnóstico arquivístico;
• mapeamento de processos;
• elaboração de instrumentos arquivísticos;
• identificação/avaliação de documentos;
• implantação do GED/Sigad (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística);
• capacitação da equipe e sensibilização de todos.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Análise dos Normativos
Gestão Eletrônica de Documentos
Porque é importante ter normas arquivísticas?
Questão 2 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Diagnóstico arquivístico
Gestão Eletrônica de Documentos
• Mapeamento dos processos
Gestão Eletrônica de Documentos
• Elaboração de instrumentos arquivísticos
Cód./Assunto Fase 
corrente
Fase Intermediária Destinação 
Final
010 – Administração 1 ano - Permanente
020 – Pessoal 2 anos - Permanente
030 – Material - - Eliminação
040 – Patrimônio - - -
050 - Finanças - - -
Fonte: adaptado de Conarq (2001).
Gestão Eletrônica de Documentos
Como os prazos de guarda são estabelecidos?
Questão 3 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Avaliação de documentos
Gestão Eletrônica de Documentos
Existem normas que estabelecem a eliminação 
de documentos privados?
Questão 4 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Implantação de sistema GED/Sigad
Gestão Eletrônica de Documentos
A empresa pode adotar o GED antes de
estabelecer a GD?
Questão 5 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Treinamento e sensibilização
Gestão Eletrônica de Documentos
• Acompanhamento e controle
Gestão Eletrônica de Documentos
Vantagens da Gestão de Documentos
Gestão de Documentos
Redução do tempo
Melhora na 
qualidade
Redução de 
custos
Uniformização 
de processos
Redução de 
espaço físico
Acesso rápido
Gestão Eletrônica de Documentos
A GD pode ser aplicada
Administrativa e 
financeira
Qualidade Produção
Gestão Eletrônica de Documentos
A GD pode ser aplicada
Jurídica Marketing Hospitalar
Gestão Eletrônica de Documentos
• Massa Documental Organizada
Gestão Eletrônica de Documentos
Conceito e aplicabilidade da Gestão 
Eletrônica de Documentos (GED)
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 1 
Por que as instituições passaram a aderir à GED?
Gestão Eletrônica de Documentos
• Com o passar dos anos, o acúmulo de documentos
triplicou, necessitando de novas metodologias que
otimizassem o espaço físico e reduzissem os processos de
trabalho. Por isso, os estudos de novas tecnologias
iniciaram para minimizar essa situação.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceito e aplicabilidade da GED
Gestão Eletrônica de Documentos
Informação 
“Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem 
contidos num documento” (CONARQ, 2006, p. 14).
Gestão Eletrônica de Documentos
Documento = conteúdo + estrutura e contexto
Gestão Eletrônica de Documentos
Documento Eletrônico“Informação registrada, codificada em forma analógica ou 
em dígitos binários, acessível por meio de um 
equipamento eletrônico” (CONARQ, 2006, p. 11).
Gestão Eletrônica de Documentos
Fita 
audiomagnética
Fita 
videomagnética
Documento 
processado em 
computador
• Exemplos
Gestão Eletrônica de Documentos
Documento Arquivístico Digital 
“Documento arquivístico codificado em dígitos binários, 
produzido, tramitado e armazenado por sistema 
computacional” (CONARQ, 2006, p. 11). 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Exemplos
Documento arquivístico digital
Textos Base de dados
Planilha 
eletrônica
Imagens fixas e 
em movimento
Gestão Eletrônica de Documentos
Vantagens do documento arquivístico digital
• economia de espaço físico;
• ganho de produtividade;
• otimização dos fluxos de trabalho;
• facilidade de acesso aos estoques de informação;
• facilidade de geração e distribuição de dados e informações digitais.
Gestão Eletrônica de Documentos
Especificidades do documento arquivístico digital
• Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte.
• O conteúdo não é diretamente acessível à compreensão humana. Os símbolos
precisam ser decodificados por software específico para se tornarem legíveis.
• Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela
mídia (disquete, CD, DVD).
• Nos documentos digitais, a conservação não se resume ao armazenamento em
condições ideais. Para garantir o acesso contínuo, é necessário que haja a
transferência periódica para outros suportes (refreshing) ou a conversão para
outros formatos/sistemas.
Gestão Eletrônica de Documentos
Especificidades do documento arquivístico digital
• Conteúdo e suporte são separáveis e nesta transferência pode ocorrer perda da
integridade do conteúdo, o que não ocorre com os documentos tradicionais,
em que conteúdo e suporte são inseparáveis.
• Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda,
adulteração e corrupção.
Gestão Eletrônica de Documentos
Problemas do documento arquivístico digital
• incapacidade dos atuais sistemas eletrônicos de informação em assegurar a
preservação a longo prazo: perda de documentos científicos;
• fragilidade intrínseca do armazenamento digital – degradação física do suporte;
• rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos;
• complexidade e custos da preservação digital;
• dependência social da informação digital: dependência do documento digital
como fonte de prova das funções e atividades de indivíduos, instituições e
governos.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Documento arquivístico digital
• dependentes de tecnologia;
• mutáveis.
Características
• acesso;
• autenticidade.
Ameaça
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 2
Mas o que é GED?
Gestão Eletrônica de Documentos
GED
GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação 
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas 
seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e 
distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está 
armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, 
arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. (CÂMARA TÉCNICA DE 
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS, 2011, p. 10).
Gestão Eletrônica de Documentos
• GED tem características próprias e é 
interdisciplinar.
Gestão Eletrônica de Documentos
• O GED é a soma de todas as tecnologias e
produtos que visam o gerenciamento de
informações de forma eletrônica, fechando o ciclo
completo, desde sua criação até o seu
arquivamento.
Gestão Eletrônica de Documentos
• O GED é um sistema que converte informações
em voz, texto ou imagem para a forma digital.
Funciona com softwares e hardwares específicos
que permitem a captação, o armazenamento, a
localização e o gerenciamento das versões digitais
das informações.
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 3
É possível estimar a redução de espaço físico destinado à 
armazenagem de documentos após a adoção de uma 
solução GED?
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 4 – Como você prefere procurar seus documentos?
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 5
Pretendo implantar soluções GED em algumas áreas da 
minha empresa. O que devo levar em consideração na hora 
de decidir quais documentos devo digitalizar?
Gestão Eletrônica de Documentos
Questão 6
Existe alguma norma que fale sobre digitalização de 
documentos?
Gestão Eletrônica de Documentos
Especificidades da GED 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Especificidades da GED - Ambiente
Scanner
Processador
Rede Documento
Software
Gestão Eletrônica de Documentos
• Especificidades da GED – Componentes de 
funcionamento
Mídia
Colaboradores
Dados Tarefas
Gestão Eletrônica de Documentos
Quanto tempo dura uma mídia?
Questão 1 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Especificidades da GED - Tecnologias
Document
Imaging
Workflow
Forms
Processing
Information
Management
https://pi
xabay.co
m/pt/illus
trations/
marca-
marcador
-
m%C3%A
3o-
escrever-
516277/
Gestão Eletrônica de Documentos
• GED - Componentes
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos básicos de GED: organização lógica
Diferentemente das pastas (diretórios físicos) do
computador, as pastas de um sistema GED são
agrupamentos lógicos (por algum critério) dos
documentos/informação que facilitam o
rastreamento e acesso da informação pelo usuário.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos básicos de GED: workflow
Criação Revisão Aprovação Publicação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos básicos de GED: status do documento
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos básicos de GED: comentários
Gestão Eletrônica de Documentos
• Conceitos básicos de GED: check-in/check-out
Check-out Check-in
Gestão Eletrônica de Documentos
• Etapas da GED:
Preparação Digitalização Indexação
ConferênciaDisponibilização
Gestão Eletrônica de Documentos
• Etapas do GED:
Preparação
*arquivo
Digitalização
*indexação
*documento
Controle de 
qualidade
*estação de 
captura
Armazenamento
* servidor
Consulta
* estação
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
Acelera processos de negócio por meio
da captação de documentos e
formulários, transformando em
informações confiáveis e recuperáveis,
passíveis de serem integradas a todas as
aplicações de negócios.
Capture
Gestão Eletrônica de Documentos
O que é OCR?
Questão 2 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
Gerenciamento de Documentos - É a
tecnologia que permite gerenciar com
mais eficácia a criação, a revisão, a
aprovação e o descarte de documentos
eletrônicos.
Document Management
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
Controla e gerencia processos dentro de
uma organização, garantindo que as
tarefas sejam executadas pelas pessoas
corretas no tempo previamente
definido.
Workflow/BPM
Gestão Eletrônica de Documentos
Porquê é importante mapear processos antes da 
implantação da GED?
Questão 3 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
Tecnologia que trata páginas de
relatórios, incluindo a captura,
indexação, armazenamento,
gerenciamento e recuperação de dados.
Cold/ERM
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
(Processamento de formulários) -
tecnologia que possibilita reconhecer as
informações e relacioná-las com campos
em bancos de dados, automatizando o
processo de digitação.
Forms Processing
Gestão Eletrônica de Documentos
• Módulo de solução da GED
É o gerenciamento do ciclo de vida de
um documento, independente da mídia
em que se encontre.
RIM
Gestão Eletrônica de Documentos
Quais são os benefícios da GED?
Questão 4 
Gestão Eletrônica de Documentos
• Benefícios da GED:
• Controle no processo de negócio.
• Agilidade nas transações entre empresas/instituições.
• Precisão na localização de documentos.
• Respostas rápidas e precisas.
• Melhoria na tomada de decisões.• Vantagem competitiva sustentável.
• Aproveitamento de espaço físico.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Diferenças ECM × GED
Gestão Eletrônica de Documentos
ECM × GED
ECM
- é uma evolução da GED;
- engloba ferramentas de workflow/BPM
- ECM é a GED que se utiliza das 
potencialidades da web;
- voltado para a empresa como um todo;
- interpreta dados;
- faz a gestão de todo tipo de informação;
- se limita a gerenciar informações.
GED
- é direcionada apenas à gestão de 
documentos;
- voltada para departamentos;
- responsável somente pelo registro, 
armazenamento e gerenciamento dos 
documentos;
GED gerencia apenas os documentos da 
empresa;
- produz conhecimento.
Gestão Eletrônica de Documentos
• Exemplo de GED
Gestão Eletrônica de Documentos
Onde a GED pode ser aplicada?
Questão 5 
Crédito das imagens
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CLASIFICACION%20DE%20LOS%20SERES%20VIVOS.htm
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/ontologia_para_desenvolvedores/
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https://www.pergamum.pucpr.br/redepergamum/consult
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http://alfanumericus.blogspot.com/2017/09/incluindo-
um-indice-remissivo-latex.html
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de-metadados/
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http://www.udcsummary.info/php/index.php?lang=pt&pr
=Y
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reasdoConhecimento.pdf/d192ff6b-3e0a-4074-a74d-
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